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Captulo 2.

Bases de datos en Access


Objetivo especfico:
Al finalizar el captulo, el participante aprender a crear bases de
datos en blanco y con plantillas, adems conocer la interfaz y los
objetos que se trabajan en Access 2010.
Access es un programa de gestin de base de datos relacional, creado por Microsoft y
forma parte de la suite de Microsoft Office, que crea bases de datos de forma sencilla.

2.1. Objetos
Dentro de un archivo de base de datos de Access, puede utilizar los siguientes objetos:
Tablas: Son los objetos principales de las bases de datos que se utilizan para
almacenar informacin. Cada tabla se compone de campos y registros.
Cada columna en una tabla es un campo y cada fila en una tabla, representa un nico
registro que rene la informacin de un elemento de la tabla:
CAMPOS

REGISTROS

Cada campo de Access slo puede almacenar un tipo de datos (texto, nmeros, fechas,
etc.).

Consultas: Permiten extraer datos con


ciertas condiciones que se especifiquen. Existen 3
tipos de consultas: De seleccin, De accin, De
Referencias cruzadas. Son un recurso prctico
con el que se obtiene informacin especfica
contenida en la Base de Datos.
Con una consulta puede: Mostrar la informacin
ordenada, Obtener datos de varias tablas
simultneamente,
Calcular
totales,
Crear
formularios, informes y grficos.

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

Formularios: Son pantallas personalizadas que


se utilizan para introducir, ver o cambiar los datos
de las tablas.

Informes: Son los objetos que sirven para


presentar los datos de una tabla o consulta de manera
impresa. Permite incluir elementos grficos para
hacerlo ms atractivo. Puede utilizar informes para:
Crear etiquetas postales, Mostrar los totales en un
grfico, Mostrar totales calculados, etc.

Programacin: Se utiliza para automatizar tareas habituales o crear soluciones


complejas usando el programa Visual Basic.

Todos estos objetos se crean y guardan dentro de un archivo que genera Access y cuya
extensin es: accdb.

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2.2. Crear una base de datos en blanco


Para entrar al programa:
1. D clic en el botn de Inicio/Todos los programas
2. Busque la carpeta Microsoft Office y d clic en Microsoft Access 2007:

Cuando inicia Access aparece una pantalla similar a la siguiente:

Para crear una base de datos nueva:


1. D clic en Base de datos en blanco.
2. Escriba el nombre del archivo.
3. D clic en la carpeta para especificar la ubicacin donde se guardar.
4. D clic en el botn:

2.3.

Interfaz de Access

Access crear una nueva tabla para empezar a trabajar con los datos. A continuacin se
explicarn cada una de las partes que conforman esta pantalla inicial:
Barra de herramientas de acceso rpido: Contiene los iconos de
los comandos ms utilizados y se puede personalizar agregando
ms comandos si da clic en la flecha que aparece a la derecha.
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Barra de ttulo: Muestra el nombre de


la base de datos abierta.

Botn de Office: Se sita en la barra de ttulo del programa y muestra una


lista de opciones para manipular las bases de datos (Nuevo, Archivo, Cerrar,
Guardar, etc.), sern revisadas a lo largo del curso.

Cinta de opciones: Agrupa en distintas Fichas los comandos que se utilizan para la
creacin y manipulacin de los elementos de la base de datos. Inicialmente son 4 fichas
y cada una de stas agrupa diferentes acciones.
Al final de la cinta, se mostrarn Fichas adicionales que irn
cambiando dependiendo del elemento que est trabajando y se
mostrarn con un color diferente. Por ejemplo si est trabajando
con una tabla se mostrar la siguiente Ficha:

Panel de navegacin: Es un panel que aparece a la izquierda y sirve para ver y


administrar los objetos de la base de datos. Inicialmente se encuentran agrupados en
categoras por Tipo de objeto.
Puede cambiar la manera en que se muestran los
objetos y mostrarlos en grupos, si da clic en la flecha
que aparece en la parte superior.

Puede ocultar este panel, si da clic en el botn

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Barra de estado: Contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona


informacin segn el elemento que este trabajando. A la derecha se encuentran los
iconos para cambiar el tipo de vista del objeto activo.

2.4.

Cerrar y Abrir una base de datos

Para cerrar una base de datos realice las acciones a o b:


a) D clic en el botn de Office y seleccione Cerrar base de
datos.

b) Tambin puede presionear la combinacin de teclas: Ctrl. + F4


Para abrir una base de datos ya existente, realice las siguientes acciones:
1. D clic en el botn de Office y seleccione Abrir

2. En el cuadro de dilogo que aparece, abra la carpeta donde guardo la base.


3. D clic encima del nombre de la base de datos que desea abrir.
4. D clic en el botn Abrir

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2.5.

Utilizar plantillas de bases de datos

Access le permite la posibilidad de utilizar plantillas para agilizar el proceso de creacin


de bases de datos. Cada plantilla contiene tablas, consultas, formularios e informes que
pueden servir de ejemplo para su base de datos con la ventaja de que puede
personalizarla y adaptarla a sus necesidades.
Para utilizar una plantilla de Access:
1. D clic en el botn de Inicio/Todos los programas.
2. Busque la carpeta Microsoft Office y d clic en Microsoft Access 2007.
Observar la pantalla de inicio de Access:
3. En la parte izquierda, dentro del grupo Categoras de plantillas, seleccione la
opcin:
4. Aparecern todas las plantillas de ejemplo, d clic en la que desea utilizar:

5. En el lado derecho, Escriba el nombre, D clic en la carpeta para elegir la


ubicacin en donde se guardar y por ltimo d clic en el botn Crear.

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Espere unos segundos para que Microsoft prepare la plantilla...
A continuacin se crear una base de datos basada en la plantilla que eligi y con los
elementos que contiene para que usted la pueda personalizar: