PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN DE Código

E.S.E
HOSPITAL MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS
AT-PR07
SAN JOSÉ MÉDICOS E INSUMOS
DE LA Versión
PALMA Y APOYO TERAPÉUTICO
YACOPÍ V03-2019

PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS

MÉDICOS E INSUMOS EN LA E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DE LA PALMA Y EL
CENTRO DE SALUD SAN ANTONIO DE YACOPI

Elaboró Revisó Aprobó

Regente Referente
Cargo: Cargo: Cargo: Gerente
Farmacia Calidad
Zaira Sánchez
Nombre: Paola Nombre: – Elizabeth Nombre: Oscar
Babativa Sánchez
Cely
Fecha: Octubre Fecha: Octubre 2019 Fecha: Octubre
2019 2019

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OBJETIVO
Entregar medicamentos y dispositivos médicos a las diferentes dependencias y en el
centro de salud san Antonio de Yacopí en las cantidades solicitadas, de manera segura
y oportuna siguiendo las solicitudes realizadas en el sistema o formato indicado

ALCANCE

Aplica para todo el personal de la salud en la E.S.E. Hospital San José de La Palma y el
centro de salud san Antonio de Yacopí, siendo los principales responsables el auxiliar de
farmacia

TÉRMINOS DESCONOCIDOS
No TÉRMINO DEFINICIÓN
Distribución física Es el conjunto de actividades que tienen por objeto lograr que
de medicamentos y el medicamento o dispositivo médico que se encuentra en el
1
dispositivos establecimiento farmacéutico, distribuidor autorizado, sea
médicos entregado oportunamente al usuario
Es el proceso que comprende la prescripción de un
medicamento a un paciente en una Institución Prestadora de
Distribución Servicios de Salud, por parte del profesional legalmente
2 intrahospitalaria autorizado, la dispensación por parte del servicio farmacéutico,
de medicamentos la administración correcta en la dosis y vía prescrita en el
momento oportuno, por el profesional de la salud legalmente
autorizado para tal fin
El dispensador entregará la totalidad de los medicamentos y
Entrega de dispositivos médicos prescritos por el facultativo, al momento
3
medicamentos de la primera comparecencia del interesado o de recibo de la
solicitud del respectivo servicio hospitalario
El servicio o establecimiento farmacéutico registrará en los
medios existentes para tal fin, preferiblemente
4 Registro de salida
computarizados, la cantidad, fecha, etc., de los medicamentos
y dispositivos médicos dispensados

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No CONDICIONES GENERALES
Según la resolución número 1403 de 2007 los requisitos que debe verificar el personal
acargo serán los siguientes:
 Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo
con su competencia que cumpla con lo previsto en el artículo 17 del Decreto
2200 de 2005 modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006
 La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias
para su administración.
 Se hará en idioma español, en forma escrita y/o computarizado
1
 No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos,
abreviaturas o símbolos químicos
 La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito
y el medicamento dispensado por parte del servicio farmacéutico y
administrado (en el caso hospitalario) por el personal del servicio de
enfermería.
 La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal
y en casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera
La prescripción del medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe
contener, como mínimo, los siguientes datos cuando estos apliquen:

 Nombre del prestador de servicios de salud dirección y número telefónico y

dirección electrónica.
 Lugar y fecha de prescripción
 Nombre del paciente y documento de identificación
 Numero de la historia clínica
 Tipo de usuario (contributivo o subsidiado, particular)
 Nombre del medicamento comercial o nombre genérico
 Concentración o forma farmacéutica
 Vía de administración
2
 Dosis y frecuencia de administración
 Periodo de duración del tratamiento
 Cantidad total de unidades requeridas para el tratamiento en números y letras
 Indicaciones que considere el prescriptor
 Vigencia de la prescripción
 Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro
profesional y sello
 formula médica sin enmendaduras ni tachones
 indicar el diagnostico

3 Las obligaciones del personal a cargo de los medicamentos son:

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• Verificar que la prescripción este elaborada por el personal de salud

competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de
la prescripción, establecidas en el capítulo IV del decreto 2200 del 2005.
• No dispensar los medicamentos y consultar con el prescriptor cuando
identifique en una prescripción errores, con el fin de no incurrir en falta contra
ética profesional.
• Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los
prescritos.
• Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto
terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como
condiciones de almacenamiento, como medir la dosis, que cuidados debe tener
en la administración, interacciones con alimentos y otros medicamentos,
advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia del
efecto en la terapia.

Las prohibiciones del expendedor de medicamentos son:

• Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción

• Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de
administración, frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.
• Dispensar medicamentos adulterados y fraudulentos.
4
• Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña
• Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos
• Tener muestras médicas de medicamentos
• Tener empaques o envases vacíos
 Inducir al usuario a la compra de un medicamento que reemplace o sustituya
el prescrito.
Los aspectos a tener en cuenta por parte del expendedor de medicamentos son:
Al momento de recibir la formula o prescripción se debe tener en cuenta:
• Al recibir la formula se debe mirar la fecha de expedición.
• Verificar que la formula tenga los requisitos descritos anteriormente en las
características de la prescripción.
5
Para la entrega de medicamentos:
• método FIFO (first in, first out), que significa que “lo primero en entrar es el
primero en salir”.
• Además, el método de fecha de vencimiento, teniendo siempre presente que
lo que primero se vence es lo que primero debe salir
Según el boletín de buenas prácticas de almacenamiento y distribución del Invima
basado en el decreto 2200 de 2005 y resolución n°1403 de 2007 las condiciones
6 intra y extra hospitalaria de medicamentos son:
 El embalaje de los medicamentos debe garantizar su traslado de manera segura
y oportuna.
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 Los medicamentos deben ser adecuadamente almacenados y debidamente

identificados en el área que solicitó el servicio.
 Revisar que durante la distribución de los productos se mantengan las
condiciones de estabilidad y calidad del medicamento y en especial los de los que
requieren de cadena de frío.
Los medicamentos que requieran conservación en temperatura contralada (2-8°C)
se dispensarán en una nevera de icopor con gel congelado (o frío) que conserve la
temperatura hasta el área de servicio donde será administrado o utilizado el
producto.
7 En cada servicio se debe contar con mecanismos que garanticen la conservación de
la cadena de frío en el tiempo de almacenamiento del producto.
La nevera de icopor y el gel pertenecen al servicio farmacéutico por lo que serán
devueltos por los responsables inmediatamente se almacenen los productos en su
destino final.
La distribución de medicamentos de uso hospitalario de la E.S.E Hospital San Jose
de La Palma es a cargo de la auxiliar farmacia y el auxiliar de enfermería o
enfermera jefe se dirigen a la farmacia al área de dispensación a llevar los
medicamentos y dispositivos médicos.
Se reciben las fórmulas se verifican que vengan bien diligenciadas con todos los
datos de prescripción, que las cantidades estén acorde posología que venga firmada
por el paciente o la huella.
8 Fórmula original y copia cuando es medicamento de control especial es original y
dos copias. Se procede a la entrega formula por formula, medicamento por
medicamento

Las fórmulas se dejan en farmacia el original se archivan y las copias son para la
contabilidad del hospital.

A las fórmulas medicas se les coloca un sello de entregado

Cuando se da de alta al paciente la auxiliar se dirige a farmacia a reclamar las
fórmulas del paciente, estas se le entregan y en un libro de tres columnas queda
9
consignado el nombre del paciente cuantas formulas se entregan nombre del
auxiliar y fecha de egreso y se hace el movimiento en el sistema de Citysalud
El Hospital San José de La Palma distribuye medicamentos hacia el centro de salud
Yacopí esto se hace mediante una orden de pedido por medio de Citysalud que envía
la Auxiliar de farmacia con aprobación del médico director del centro de salud.
Luego se hace el respectivo traslado entre bodega se descarga del inventario del
hospital para dar ingreso al inventario del centro de salud, las salidas se realizan
10
semanal y se entrega informe a la parte contable.
Este traslado se debe hacer cumpliendo las condiciones mínimas ambientales y de
transporte que sean requeridas para la conservación de la calidad del producto en
el almacenamiento y manipulación durante el traslado, impactando finalmente en
la seguridad del paciente

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Cualquiera que fuera el acuerdo sobre la responsabilidad del transporte y entrega

de las solicitudes, se debe tener en cuenta:
 Contar con un sistema de transporte que garantice la calidad y conservación
del embalaje y su contenido
 El transporte de medicamentos de control especial se hará de manera que se
garantice su conservación, seguridad y preservación, además debe tener el
rótulo “CONTENIDO DELICADO. TRANSPORTE, ALMACENE Y USE CON
PRECAUCIÓN”
 Los medicamentos que requieren la conservación de su temperatura (2-8ºC),
11
es necesario transportarlos en neveras herméticas, con pilas refrigerantes, o
cualquier otro mecanismo que permita conservar la temperatura, debe ser de
uso exclusivo para estos medicamentos.
 En lo posible evitar el transporte de medicamentos, dispositivos médicos e
insumos con otro tipo de sustancias o insumos que puedan generar
contaminación o deterioro.
 La caja que contenga los medicamentos contenidos en envase de vidrio debe
estar rotuladas como “MANIPULESE CON PRECAUCIÓN”, “DELICADO”,
“ARRUME MÁXIMO”
Los medicamentos, dispositivos médicos e insumos que son distribuidos a los
servicios para consumo en su prestación de servicio deben ser semaforizados en su
12
totalidad todas aquellas unidades que tengan fecha de vencimiento menor a 12
meses ver procedimiento AT-PR08 procedimiento control fechas de vencimiento
Las devoluciones deben cumplir con los siguientes requisitos (por paciente, por
servicio o puestos de salud), las cuales serán verificadas en el momento de la
entrega al servicio farmacéutico:
 Efectuar las devoluciones en sus empaques originales
 Abstenerse de rayar, marcar, pintar o pegar sticker a los empaques de los
productos.
 La información básica del medicamento no debe estar tapada o borrada
13 (nombre, concentración, forma farmacéutica, fecha de vencimiento vigente,
lote, registro sanitario INVIMA).
 No se encuentre rotulado con el nombre de un paciente, con el número de
cama o rayado.
 No presente muestras de deterioro, alteración, contaminación o signos que
puedan indicar afectación de su calidad.
 No se recibirán devoluciones de medicamentos que requieran cadena de frío.

Normas específicas de restricciones sobre actividades de asesoría farmacológica:

El servicio farmacéutico debe ofrecer a los pacientes, al equipo de salud, a las

14
autoridades del Sector y a la comunidad, información oportuna, completa, veraz,
independiente, de calidad y sustentada en evidencia científica sobre medicamentos y
dispositivos médicos. La información que solicite una persona sobre el uso adecuado

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de los medicamentos será ofrecida por el Director del servicio farmacéutico o

establecimiento farmacéutico minorista.

Según el decreto 2200 de 2005 el dispensador no podrá:

 Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos.
 Inducir al paciente o consumidor a la compra de un medicamento que
reemplace o sustituya al prescrito o al solicitado.
 No puede cambiar la formula, dosis y vía de administración ordenada por el
médico tratante.
 No se puede dispensar sin orden médica el hospital san José de la palma y el
centro de salud san Antonio de Yacopi no cuenta con venta de medicamentos
al público. Su dispensación y/o distribución es intrahospitalaria.

Para este caso, el único que pude brindar asesoría farmacológica es el

químico farmacéutico pero como en la ESE Hospital San José de La Palma y
Centro de Salud San Antonio de Yacopí solo se cuenta con regente de
farmacia no se podrá realizar
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SOLICITUD POR PACIENTE

RESPONSABLE No ACTIVIDAD OBSERVACIÓN

Registrar por paciente los

Médico, medicamentos, dispositivos médicos e
Personal de 1 insumos según necesidad por
Enfermería diagnóstico, procedimiento,
tratamiento, control, etc.
Pedir al auxiliar de farmacia los
productos registrados en la formula
Personal
2 médica. Para la distribución a
asistencial
internación, enfermería trae el carro
de medicamentos.
Exigir que la prescripción
Auxiliar Servicio Comprobar el registro, seleccionar lote
3 cumpla con lo establecido en
Farmacéutico y confirmar.
el decreto 2200 de 2005
Sacar lo más próximo a
Auxiliar Servicio Distribuir los productos según vencer según procedimiento
4
Farmacéutico cantidades y detalles de lo confirmado. control de fechas de
vencimiento AT-PR07
Personal Contrastar que lo entregado sea lo
5
asistencial solicitado.
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DEVOLUCION POR PACIENTE

RESPONSABLE No ACTIVIDAD OBSERVACIÓN

Requerir la devolución del suministro a

Personal de paciente ante la farmacia para esto
1
Enfermería debe tener la historia clínica del
paciente con el sello de entregado
Conceder al auxiliar del servicio
Personal de
2 farmacéutico los productos registrados
Enfermería
para ser confirmados.
Tomar la devolución en físico
Auxiliar Servicio verificando que se cumpla con los
3
Farmacéutico requisitos establecidos para las
devoluciones por paciente.
Si la devolución no cumple con
Auxiliar Servicio Ratificar la devolución una vez haya
4 lo exigido, registrar y realizar
Farmacéutico cumplido los requisitos.
el movimiento en Citysalud.
Ubicar los medicamentos, dispositivos
Auxiliar Servicio
5 médicos e insumos en el lugar
Farmacéutico
correcto.

DISTRIBUCION A CENTRO DE SALUD SAN ANTONIO DE YACOPÍ

RESPONSABLE No ACTIVIDAD OBSERVACIÓN

Auxiliar de
Hacer la orden de pedido en Citysalud
farmacia de
semanal (miércoles) de los
Yacopí – 1
medicamentos, dispositivos médicos e
Coordinador
insumos necesarios para realizar las
medico Yacopí

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actividades o procedimientos diarios

en el centro de salud según necesidad
Realizar el respectivo traslado entre
Auxiliar de
bodega se descarga del inventario del
farmacia La 2
hospital para dar ingreso al inventario
Palma
del centro de salud
Auxiliar Servicio
Alistar la solicitud según cantidad y
Farmacéutico 3
lote confirmados en sistema
La Palma
Auxiliar Servicio
Ver condiciones de este
Farmacéutico 4 Rotular las cajas del embalaje
procedimiento No 11
La Palma
Recoger en el servicio farmacéutico,
Personal
revisar cantidades y detalle, firmar
asistencial 5
recibido y transportar el pedido al
Yacopi
centro de salud

DEVOLUCION CENTRO DE SALUD

RESPONSABLE No ACTIVIDAD OBSERVACIÓN

Pedir la devolución del producto,

Personal indicando motivo e información
1
asistencial solicitada y entregar al personal del
servicio farmacéutico.
Tomar la devolución en físico
Auxiliar de verificando que se cumpla con los
2
farmacia requisitos establecidos para las
devoluciones por paciente.
Distribuir los insumos cuando se trate
Auxiliar de
3 una reposición y registrar la
farmacia
devolución
Si la devolución no cumple con
Auxiliar de Efectuar los movimientos en el sistema lo exigido, registrar y realizar
4
farmacia una vez haya cumplido los requisitos. el movimiento en el sistema
Citysalud.
Colocar los medicamentos,
Auxiliar de
5 dispositivos médicos e insumos en el
farmacia
lugar correcto

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ASESORIA FARMACOLOGICA

RESPONSABLE No ACTIVIDAD OBSERVACIÓN

Químico Ver condiciones de este

1 Realizar asesoría farmacológica
Farmacéutico procedimiento No 14

Control de Cambios al Documento

Nombre Nombre
Parte del y Cargo y Cargo
Cambio
Fecha Documento de de
Versión Justificación que se le Versión
del donde se quien quien
actual del Cambio realiza al Nueva
cambio requiere elaboro Aprobó
documento
el Cambio el el
Cambio: Cambio:
Por solicitud de
asistencia tecnica se
eliminó el proceso de
Se eliminó el Yesica Paola
dispensación ya que
proceso de Babativa Zaira
no aplica para la ESE
04/09/2019 1 Página 2,3,4,6,7 dispensación ya 2 Linares Sanchez, Ing
Hospital San José de
que no aplica para Regente de Calidad
la Palma. Debido a
el hospital Farmacia
que se maneja solo
la distribución
intrahospitalaria.
Se anexo las Yesica Paola
Por solicitud de restricciones Babativa Zaira
21/09/2019 2 visita de Página 6,7 y 10 sobre la 3 Linares Sanchez, Ing
habilitación asesoría Regente de Calidad
farmacológica. Farmacia

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