MARCO TEÓRICO

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

En este capitulo se introducen los antecedentes y consideraciones

teóricas que apoyan el proyecto de investigación y que sirven de aporte para

las variables que van a ser analizadas como son: sistema de información y

procesos administrativos.

1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

Con la revisión realizada a diferentes trabajos de investigación para

establecer la relación que existe con el presente trabajo de investigación, se

ha tomado como medio de información las siguientes investigaciones:

Vázquez (2000), presentó su trabajo de investigación titulado “Desarrollo

de un sistema de información para la automatización de los procesos

administrativos del departamento de Telecomunicaciones Avanzadas de

CANTV”, para la Universidad “Rafael Belloso Chacin”, la finalidad del sistema

a desarrollar era almacenar, controlar y agilizar la toma de decisiones. Para

el mismo se utilizaron instrumentos como observaciones y entrevistas no

estructuradas a los usuarios, que permitieran obtener información para

hacer un análisis del ambiente y el entorno donde se desenvolvía el sistema

actual. La investigación fue de tipo Campo, Descriptiva y Factible, utilizando

como metodología la presentada por Jonás Montilva. Los resultados

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obtenidos permitieron el desarrollo del sistema propuesto capaz de dar

información actualizada de cada uno de los procesos que se manejan en el

departamento de Telecomunicaciones Avanzadas de CANTV.

Los aportes ofrecidos por este antecedente a la presente investigación es

la forma como controlar los procesos administrativos, ya que para Centro de

Ingenieros este es uno de los aspectos más importantes e incontrolado.

Gutiérrez (2000), propusieron un “Sistema de Información Automatizado

para los Procesos Administrativos del Departamento de Operaciones. Caso:

Sintel Servicio”, para la Universidad “Rafael Belloso Chacin”, el propósito de

la presente investigación consistió en desarrollar un sistema de información

automatizado que agilice los procesos administrativos, ayudando a la toma

de decisiones de la gerencia de la empresa, para llevarlos a cabo de manera

eficiente. La investigación fue de tipo Aplicada, Descriptiva y de Campo,

sustentada por Bavaresco, Chávez y Hernández.

Para lograr el desarrollo del sistema se utilizó la metodología propuesta

por James Senn. Se utilizó como técnica de recolección de datos el sondeo

de opinión, el cual permitió la situación del sistema anterior.

Este antecedente está en relación con la presente investigación por ser

un sistema automatizado, para la administración y el control de inventarios

para una empresa.

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Pineda (2001), cuyo trabajo se titula “Sistema de Información

Automatizado para el control de los procesos administrativos en la empresa

Marmolería León C.A.”, para la Universidad “Rafael Belloso Chacin”, el

propósito fue el desarrollo de un sistema de información automatizado para

controlar los procesos tales como captura, procesamiento y presentación de

reportes que permitan a la gerencia realizar toma de decisiones y lograr una

efectiva evaluación de los procesos. Se utilizó la metodología del Ciclo de

Vida presentado por James Senn (1992), el cual sirvió como base el

desarrollo en implantación del sistema propuesto. Esta investigación es

considerada como aplicada, ya que tiene como fin principal resolver un

problema en un periodo de tiempo corto.

Así mismo, fue considerada descriptiva, ya que recolecta datos en un solo

momento, en un tiempo único y su propósito es describir variables. Los

módulos del sistema se desarrollaron en el lenguaje de programación

orientado a objeto Visual Basic Versión 6.0.

Para la presente investigación, la implantación de un sistema como el

propuesto por el trabajo consultado, los aportes considerados lo son la

captura, el procesamiento y la emisión de información generada por los

procesos de entrada y salida.

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Aparicio (2002), propuso un sistema información automatizado para el

control de los procesos administrativos del departamento de bienes de la

Contraloría General del Estado Zulia, en la Universidad “Rafael Belloso

Chacin”. El objetivo de esta investigación fue desarrollar un sistema que

permita eliminar la perdida de tiempo, datos y materiales que ocasionaba el

sistema manual.

Para la verificación de la funcionabilidad del sistema se aplicaron prueba

de caja negra y de cristal, generando resultados positivos que indican el

cumplimiento de los objetivos. Esta investigación fue de tipo aplicada y

descriptiva. La metodología aplicada fue el ciclo de vida de un sistema de

información presentada por James Senn. Se aplicó una herramienta de

recolección de datos para determinar las necesidades y requerimientos del

sistema: la herramienta utilizada para el desarrollo del sistema de

información fue Visual FoxPro Versión 6.0.

Esta investigación sirve de apoyo al trabajo a desarrollar, ya que aporta

un aspecto importante como lo es la captura, procesamiento,

almacenamiento y distribución de la información, así como también

conocimiento del lenguaje de programación (Visual FoxPro Versión 6.0) el

cual será utilizado en el desarrollo del sistema propuesto en esta

investigación.

Coello, (1999), realizó la investigación titulada “Implantación de un

sistema de información automatizado para el control de inventario de

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materiales en la empresa Shell Venezuela, S.A. “, la cual tuvo como objetivo

principal implantar este tipo de sistema en la Gerencia de Operaciones de

Shell Venezuela, S.A. La fundamentación teórica del proyecto consistió e una

amplia documentación sobre teoría de sistema e inventario. Debido a esta

característica particular la investigación se caracterizó por ser aplicada,

debido a que busca resolver un problema en un lapso de tiempo corto,

también es de tipo tecnológico porque es una actividad orientada a la

generación de un conocimiento que puede ser aplicado directamente a la

producción y distribución de bienes y servicios.

En cuanto a la metodología utilizada para el desarrollo de la investigación,

fue la propuesta para el ciclo de vida de desarrollo de sistema de información

por Kendall & Kendall(1998), tomando en cuenta la aplicación de todas sus

fases. Para el desarrollo del sistema se utilizo el software de aplicación

Microsoft Visual Basic 5.0 y la base de datos fue creada empleando Microsoft

Access, de acuerdo a la característica que presentan cada una de dichas

aplicaciones, las cuales facilitan las tareas a realizar cuando el objetivo se

refiere a sistemas de información automatizados.

Por ultimo, el análisis de los resultados obtenidos , permitió concluir que

este trabajo de investigación, representa una herramienta importante en la

optimización del proceso de control de inventario, reduciendo los tiempos de

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respuestas disminuyendo los errores, lo que contribuye a incrementar los

márgenes de productividad de la empresa.

Los trabajos de investigación anteriormente mencionados han servido

como norte para la presente investigación, por cuanto han proporcionado al

mismo, las pautas para seguir la evolución de otras Instituciones que

ameriten algún sistema de información con capacidad para contribuir a

mejorar sus procesos, brindándoles una herramienta para el apoyo en la

toma de decisiones, basada en las nuevas tendencias en el área de

Informática.

2.- BASES TEÓRICAS:

Constituyen parte fundamental de esta información, ya que proporcionan

una base sólida sobre la cual se sustentará el objeto de este estudio, cuyo

propósito es desarrollar un sistema de información Automatizado para los

procesos Administrativos en el C.I.D.E.Z.

2.1.- Sistema

Existen diversas definiciones de sistema entre las que podemos

destacar.

Al respecto Montilva (1996, p.15), afirma que “ Es un conjunto de dos o

más elementos (Conceptos, Objetos, Eventos entre otros), interrelacionados

que conforman un todo”.

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Así mismo Stair (1999, p.8), lo define como un conjunto de elementos o

componentes que interactúan entre sí para cumplir ciertas metas.

De acuerdo a los criterios que manejan los autores anteriormente

citados, se puede observar que ambos coinciden en su definición de sistema,

puesto que afirman estar conformado por varios elementos que están

relacionados entre sí para lograr un objetivo común.

2.2.- Clasificación de los Sistemas

Según Stair (1999, p.10), los sistemas pueden clasificarse de acuerdo

con numerosas dimensiones; pueden ser simples o complejos abiertos o

cerrados estables o dinámicos adaptables o no adaptables.

• Simple: Posee pocos componentes, y cuya relación o interacción entre

ellos es sencilla directa.

• Compleja: Posee muchos elementos estrechamente relacionados e

interconectados.

• Abierto: Interactúa con su entorno.

• Cerrado: No interactúan con su entorno.

• Estable: Sufre escasos cambios al paso del tiempo.

• Dinámico: Sufre rápidos y constantes cambios al paso del tiempo.

• Adaptable: Es capaz de modificarse en respuesta a cambios en el

entorno.
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• No adaptable: Es incapaz de modificarse en respuesta a cambios en el

entorno.

• Permanente: Esta diseñado para existir durante un periodo relativamente

largo.

• Temporal: Esta diseñado para existir durante un periodo relativamente

corto.

2.3.- Información

Actualmente la información ha ejercido un profundo impacto en la

sociedad y en todas las organizaciones debido a que representa uno de los

requerimientos más importantes para la toma de decisiones.

Los datos son representaciones abstractas de hechos u objetos, cuando

esto se ordena en un contexto adecuado por medio de un procesamiento

adquieren significado y proporcionan conocimientos sobre los hechos u

objetos que lo originan, transformándose en lo que se denomina información.

Por consiguiente, la información es un conjunto de datos organizados

de tal modo que adquieren valor adicional mas allá del propio. Al respecto

Davis citado por Montilva (1996, p. 23), define la información como “Datos

que han sido procesados en una forma que es significativa para quien los

utiliza y que son de valor real y perceptible en decisiones actuales y futuras”.

Se caracterizan por lo siguiente:

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• Agrega algo a la representación simbólica de hechos u objetos, es decir,

a los datos.

• Le dice algo a quien la recibe que no conocía.

• Reduce la incertidumbre.

Los datos por tanto constituyen la materia prima para producir la

información y se define como grupos de símbolos no aleatorios que

representan cantidades acciones, cosas entre otros.

En forma general, se puede decir que la función de la información es

incrementar el conocimiento de un hecho u objeto que se desconoce; de tal

forma que reduce la incertidumbre. Dentro del ámbito organizacional, la

información juega un papel fundamental, ya que sirve como elemento para el

apoyo de la toma de decisiones, permitiendo a quien la utiliza ganar un

conocimiento más amplio de lo ocurrido o de lo que pueda ocurrir en la

organización.

2.4.- Características de la información

Stair (1999, p.7), describe que la información debe poseer ciertas

características, para que los administradores y responsables de decisiones le

resulte valiosa; entre las características se encuentran:

• Exacta: Es aquella que carece de errores. En algunos se genera

información inexacta porque se insertan datos incorrectos en el proceso

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de transformación. En este sentido Montilva (1999, p. 26), afirma que la

exactitud de la información es generalmente difícil de verificar por lo que

en un momento dado el receptor de la información puede

inadvertidamente utilizar información inexacta como si fuese exacto. Así

mismo explica que exactitud depende de varios factores pero

fundamentalmente de la manera como se capturan, registran y procesan

los datos que la originan.

• Completa: Contiene todos los datos importantes. Al respecto Montilva

(1999, p.27), refiere que la información completa es el grado de

cobertura, alcance o amplitud de los eventos, lugares, objetos o personas

representados por la información.

• Económica: La producción de la información debe ser relativamente

económica. Los responsables de la toma de decisiones siempre deben

evaluar el valor de la información con el costo de producirla.

• Flexible: Es muy útil para muchos propósitos del sistema.

• Confiable: La información confiable dependerá de algunos factores. En

muchos casos, la confiabilidad de la información depende del método de

recolección de datos; en otros, de la fuente de información.

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• Pertinente: La información pertinente es la realmente importante para el

responsable de la toma de decisiones ya que esta debe estar acorde para

generar los resultados que se necesitan.

• Simple: La información debe ser no excesivamente compleja. Por lo

general no se precisa de información sofisticada y detallada. Un exceso

de información puede provocar sobrecarga de información, caso éste en

el que un responsable de la toma de decisiones tiene tanta información

que le es imposible identificar la verdaderamente importante.

• Oportuna: Oportuna es la que se recibe cuando se le necesita. En este

orden de ideas, Montiva (1999, p.27), explica que la información puede

estar disponible o no. Si está disponible se dice que es oportuna.

• Verificable: La información debe ser verificable. Esto significa la

posibilidad de comprobar que es correcta mediante la consulta de

muchas fuentes al respecto.

• Accesible: La información debe ser de fácil acceso para los usuarios

autorizados, quienes deben obtenerla en el formato adecuado y en el

momento correcto para satisfacer sus necesidades.

• Segura: La información debe estar protegida contra el acceso de

usuarios no autorizados.
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Si la información posee las caracte rísticas anteriormente mencionadas,

es factible que el valor de información se incremente positivamente para la

organización. Si la información no es exacta ni completa se corre el riesgo de

tomar decisiones desacertadas que pueden implicar los costos a las

organizaciones. Además si, la información no es pertinente para la situación

de que se trate, no se hace llegar de forma oportuna a los responsables de

decisiones o es tan compleja que resulta incomprensible, cabe la posibilidad

de que su valor para las organizaciones sea mínimo.

Para el desarrollo de este sistema de información resulta necesario que

la información recolectada posea dichas características, dado que la

información exacta produce datos exactos para garantizar el buen

funcionamiento de todos los procesos administrativos que se realizan en el

Centro de Ingenieros del Estado Zulia (C.I.D.E.Z.).

2.5.- Sistema de Información

Los sistemas de información en la estructura organizacional se ve

influido para cumplir metas a través de resolución de problemas que

embargan a las instituciones. Dada la importancia de los sistemas de

información para las labores de la organización, es evidente la incorporación

de estos para mejorar el cumplimiento de las metas y obtener mejoras en la

manera que realizan sus actividades.

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Por su parte, Montilva (1999, p.34), Los reconoce como “Un sistema

hombre – máquina que procesa datos a fin de registrar los detalles

originados por las transacciones ocurridas en las entidades componentes de

la organización las cuales proporcionan información que facilite la ejecución

de las actividades operacionales y funciones en ellas”.

Siguiendo este orden de ideas, Senn (1990,p.363). define a los

sistemas de información como “Un sistema basado en el computador que

procesa datos en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe

para fines de toma de decisiones. Se define como un medio organizado que

proporciona información pasada, presente y futura (proyecciones)

relacionadas con las operaciones internas y conocimiento externo de la

organización.

A su vez sobre el mismo terminó Davis citado por Montilva(1999, p.32),

señala que “Es un sistema hombre – máquina integrado provee información

para el apoyo de las funciones de operación gerencial y toma de decisiones

en una organización”.

Siguiendo el orden de ideas que hacen dichos autores concerniente al

termino para los fines de la presente investigación se reconocen como un

apoyo a la toma de decisiones en el ámbito administrativo. En ese sentido,

cabe destacar que en este proceso necesariamente deben interactuar

hombre y máquina a fin de optimizar la organización.

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2.6.- Clasificación de los sistemas de Información

Según varios autores tales como: Burch y Strater Davis, Philippakis y

Kasmer y Lucas, citados por Montilva (1999, p.46) afirman que se acepta la

existencia de dos tipos de sistemas de información en cualquier

organización.

• Sistema de Información Formal.

Se basa en un conjunto de normas estándares y procedimientos que

permiten que la información se genere y llegue a quien la necesite en el

momento deseado. Esta información puede ser producida por el computador.

• Sistema de Información Informal.

Esta basado en la comunicación no formalizada ni predefinidas entre

personas de la organización. Este tipo de sistema no tiene estructura y no

sigue normas o procedimientos establecidos, porque su información puede

ser bastante imprecisa, irregular e incierta, imposibilitándose así, el

procesamiento automático.

Por otra parte, Alexander citado por Montilva (1999, p.46) clasifica los

sistemas de información de una organización, en base a su naturaleza y sus

objetivos de la siguiente manera:

• Sistemas de Comunicación:

Son aquellos que transmiten información entre diferentes subsistemas de

una organización, éstos pueden ser personas de la organización o equipos

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electrónicos (computadores, terminales, telex, entre otros.) El objetivo de

ésta red es impartir conocimientos, pensamientos, ideas, percepciones,

propiedades, órdenes y datos organizados entre los subsistemas que lo

componen.

• Sistemas de Información Organizacional:

Formados por los flujos o canales de información que transmiten

mensajes entre los diferentes niveles jerárquicos de la organización desde

los niveles de planificación, pasando por el control, hasta las operacionales.

El objetivo de éste sistema es transmitir las directivas organizacionales desde

los niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la información de

retroalimentación necesaria para controlar la organización.

• Sistemas de Información Operativos:

Son definidos como sistemas de información que recogen, mantienen y

procesan los datos ocasionados por la realización de operaciones básicas en

la organización, el objetivo primordial de este tipo de sistema es el de

preparar y mantener los registros de datos originados por las operaciones

elementales(rutinarias) de la organización.

• Sistema de Información Gerencial:

Es un tipo de sistema que proporciona la información necesaria para que

gerentes o directores puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y

solución de problemas de una organización

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• Sistema de Apoyo para la Toma de Decisiones:

Es un tipo muy especial de sistema de caracterizado por procesar datos

para realizar automáticamente parte o todo el proceso de toma de

decisiones, además de indicar la acción que se debe tomar para mantener a

la organización dentro de condiciones normales de funcionamiento, en el

área gerencial su objetivo es ayudar al gerente en el proceso de toma de

decisiones permitiéndole evaluar, mediante el uso de modelos automatizados

de decisión, control, simulación entre otros.

• Sistema de Procesamiento de Datos:

El procesamiento de datos es parte fundamental e implícita de la mayoría

de los sistemas de información, sin embargo, existe un tipo de sistema cuyo

objetivo exclusivo es transformar datos en información fácil de entender y

utilizar por el usuario.

Dependiendo de la complejidad y tamaño de la organización éstos tipos

de sistemas de información se integran para configurar un sistema global tal

es el caso del sistema de información operacional y de apoyo para la toma

de decisiones, cuya integración debe ser en base a:

ü Diseño del Sistema.

ü Uso de computadoras que permitan manipular grandes bases de datos.

De acuerdo a la revisión de la clasificación de los Sistemas de

Información y tomando en cuenta las características del sistema que se

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pretende en la presente Investigación este puede ser clasificado como un

Sistema de Información Administrativa.

2.7.- Componentes de un Sistema de Información

Según Montilva (1999, p.35), es necesario la mencionar los

componentes de un sistemas de información de acuerdo a su naturaleza;

señalando dos de ellos, a saber:

• Componentes físicos; representados por las entidades que forman el

sistema de información.

• Componentes funcionales; que agrupan una o más entidades en torno

a una función básica del sistema.

Este autor opina que se puede dividir un sistema de información en

varios sub-sistemas físicos, como se muestra a continuación:

• El sub-sistema computador

Formado por el equipo de computación (procesador, unidades de

entrada, salidas, entre otros) y programas de apoyo de ese equipo como,

sistema operativo, sistema de manejo de bases de datos editores,

compiladores, entre otros.

• El sub-sistema de personal

Constituido por los usuarios del sistema (administrador de bases de datos,

operadores, otros).
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• El sub-sistema programable

Lo conforman todos los programas de aplicación para la ejecución del

procedimiento en el computador y a su vez los procedimiento para hacerlos

aplicables operativamente, como manuales de operación, manuales de

usuario, manuales del sistema, formularios, entre otros.

• El sub-sistema de datos

Está constituido por los elementos de almacenamiento de datos, entre los

cuales existen archivos convencionales y las bases de datos.

Por otra parte, Según Senn citado por Montilva (1999, p.36), explica que

los componentes funcionales dividen los diferentes tipos de sistema de

información que se pueden desarrollar para satisfacer las distintas

necesidades empresariales, existen tres componentes funcionales:

• Sub-sistemas de procesamiento de transacciones

Su propósito es mejorar las actividades rutinarias de una empresa por

medio de la captura, clasificación, ordenación, cálculo y resumen de los

datos originados por las transacciones relevantes que acontecen en la

organización.

• Sub-sistemas de administración de datos

Este se encarga de que los datos originados por las transacciones deben

almacenarse en medios apropiados tales como bases de datos o archivos, el

sub-sistema deberá de encargarse del mantenimiento y actualización de

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esos medios de almacenamiento de forma, tal que facilite el

almacenamiento, acceso y transformación de los datos en información.

• Sub-sistema de procesamiento de información

Se encarga de producir y distribuir la información requerida por los

usuarios del sistema se encarga de tomar los datos de la base de datos o

archivo, los procesa siguiendo patrones predefinidos y posteriormente

presenta la información en forma de reporte (Informes gráficos, entre otros)

reflejando la información que se utilizará en el proceso de tomas de

decisiones.

2.8.- Funciones de los Sistemas de Información

Siguiendo con el criterio del mismo autor, Senn, citado por Montilva

(1999, p.43), los sistemas de información cumplen varias funciones entre las

cuales se mencionan:

• Procesamiento de transacciones; Consistente en capturar, o recolectar,

clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por

las transacciones que tienen lugar durante la realización de actividades

en la organización.

• Definición de archivos; Constituye el almacenamiento de los datos

capturados, por el procesamiento de transacciones, tomando en cuenta,

una estructura u organización de almacenamiento adecuado (bases de

datos o archivos), un método que facilite su almacenamiento,

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actualización y acceso, y un dispositivos apropiados de almacenamiento

(discos, cintas, diskette, entre otros).

• Mantenimiento de archivos; Los archivos o bases de datos del sistema

deben mantenerse actualizados, las operaciones básicas de

mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos

en los medios de almacenamiento.

• Generación de reportes; La realización de los reportes es esencial para

el sistema de información, ella se encarga de producir la información

requerida y transmitirla a los puntos o centros información que la soliciten,

entre los reportes que genera un sistema de información se clasifican de

la siguiente manera:

ü Reportes de Errores: Los cuales proporcionan información sobre los

errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de

transacciones.

ü Reportes de Actividad: Proporciona información sobre las actividades o

elementos de la organización, no están orientados a la toma de

decisiones.

ü Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones, se

preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que

se pueden generar automáticamente.

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ü Reportes de Excepción: Tienen un formato predefinidos y se pueden

generar automáticamente bajo la solicitud o cuando ocurra la condición

anormal.

ü Reportes no planeados: Requeridos eventualmente para la toma de

decisiones, se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato

predefinido.

ü Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines

de analizar situaciones o resolver problemas, no tienen formato

predefinido y pueden o no generarse automáticamente.

De los reportes anteriormente mencionados los dos primeros son

producidos por el subsistema de procesamiento de transacciones, mientras

que los restantes los produce el subsistema de información.

• Procesamiento de consultas; Esta función es generalmente ejecutada

por los subsistemas de administración de datos, los cuales facilitan el

acceso a los datos y de procesamiento de información que transforma los

datos almacenados en información.

• Mantenimiento de la Integridad de los datos; Los datos mantenidos por

el sistema de información deben ser confiables y auténticos por lo que

una de sus funciones debe garantizar la integridad de los datos y

protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra

modificaciones mal intencionadas.

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2.9.- Ciclo de Vida de un Sistema de Información

Un sistema de información al igual que los seres vivientes muestra un

proceso de nacimiento y muerte bien definido. Robertshaw, Mecca y Rerich,

autores citados por Montilva (1998,p.61) representan este proceso tal como

se muestra a continuación.

Crecimiento Maduración

Nacimiento Decaimiento

Muerte

Figura 2. Ciclo de vida de los sistemas de información.

Fuente Montilva (1999,p.61)

Está especifican las etapas por las cuales pasan un sistema de

información.

• Nacimiento: Generalmente ocasionado por necesidades, a partir del

cual se emprende su desarrollo que va desde la definición del proyecto

hasta la puesta en operación.

• Crecimiento: Seguidamente se inicia su operación y mantenimiento por

un periodo mayor a los demás durante el cual alcanza el máximo

rendimiento posible
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• Maduración: Posteriormente factores tales como la dinámica de la

organización, los avances tecnológicos y las presiones internas o

externas vuelven obsoleto e ineficaz el sistema.

• Decaimiento: En esta etapa se origina su paralización.

• Muerte: En este último periodo se toma la decisión de renovar el

sistema, lo que origina un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo,

lo cual marca su fin definitivo.

Cabe destacar que para llevar a cabo la presente investigación es

importante tomar en cuenta las etapas relevantes del ciclo de vida:

• Surgimiento de necesidades

• Desarrollo del sistema

• Operación y mantenimiento

• Disposición ( renovación o extinción)

2.10.- Ciclo de Vida para el Desarrollo de un Sistema de Información.

La etapa de desarrollo del sistema de información constituye la base

de esta investigación la misma está dividida en varias etapas según el autor

Senn (1992, p.33), comprendida entre:

• Investigación preliminar: Esta etapa consta de tres parte: Aclaración de

la solicitud, estudio de factibilidad y aprobación de la solicitud.

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ü Aclaración de la solicitud: es la solicitud clara y precisa del proyecto

que se desea plantear. Esto es muy importante ya que debe estar

claramente planteado la necesidad de la empresa del sistema solicitado.

ü Estudio de factibilidad: La investigación preliminar misma es la que

determinará si el sistema solicitado es factible. Para ello se realizan los

siguientes análisis:

♦ Factibilidad técnica: Consiste en determinar si el trabajo para dicho

proyecto puede realizarse con el equipo actual, la tecnología existente de

software y el personal disponible. En caso contrario determinar la

posibilidad de implantar nueva tecnología.

♦ Factibilidad económica: Consiste en realizar un estudio para identificar y

realizar los costos asociados con la decisión de crear el sistema y

analizar los beneficios que se obtendrán al aceptar el sistema.

♦ Factibilidad operacional: Es la consonancia entre el personal

involucrado, el desarrollo e implantación del sistema con relación a cierta

resistencia al cambio por parte de los usuarios.

ü Aprobación de la solicitud: Al saber que no todos los proyectos

modificados son factibles a la organización, es esta la responsable de

decidir que proyectos son lo de mas relevancia y/o factibles y el orden

como se llevan a cabo. Después de aprobar la solicitud del proyecto se

estima su costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de

personal.
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• Determinación de los requerimientos del sistema: Esta etapa consiste

en los estudios del sistema, para conocer como trabaja y donde es

necesario efectuar mejoras. Un requerimiento es una característica que

incluyen varios procesos como: Producir información, detectar cómo

capturar o procesar datos hasta controlar datos de la empresa. Estos

estudios obedecen a cuestionarios hechos a los miembros de la

organización donde se detallan los manuales y reportes, las condiciones

reales de las actividades de trabajo; para luego, reunir los detalles e

identificar las características que deben tener el nuevo sistema,

incluyendo tanto la información que debe producir como las

características operacionales del mismo.

2.11.- Bases de Datos

Para empezar se define lo que es un dato: Es la unidad mínima de

información de la que se dispone por ejemplo un nombre, un número de

cédula, una dirección entre otros. Partiendo de ello, se definirá un registro

como una colección de datos que de alguna manera tiene una relación entre

sí.

Según la Enciclopedia de Informática y Computación (1997; p 26).

“Una base de datos se refiere a una colección de ficheros interrelacionados,

un conjunto de datos que modelan la actividad de una empresa, de manera

más formal es un conjunto de datos operativos a los que acceden los

programas de aplicación o los usuarios de la organización ”.

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Esta definición da como resultado la elaboración de una base de datos

para el sistema y así poder apreciar la información almacenada en ella de tal

forma que al proceder a consultarla sea útil para los usuarios dándole paso a

un mejor funcionamiento en sus diversas actividades.

Según Senn. J (1991, p.599) “Una Base de datos es una colección

integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de manera

que se encuentren accesibles para múltiples aplicaciones”.

Mueble

Código Nombre Color Marca Ubicación Asignación

00345 Tijera Negro Still Recepción Secretaria

Registro
00346 Calculadora Rojo Casio Caja Cajero

Campo

FIGURA3. Ejemplo de Base de datos.

Fuente Senn (1991, p.599)

Por medio de la Tabla de ejemplo Llamada Mueble, se organiza la

información que identifica a un mueble; sin mezclar ni confundir la

información de dos muebles distintos, los objetos de la tabla serían los

campos, que son características propias de cada mueble y se aprecian

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verticalmente, y los registros, que se forman horizontalmente con los campos

que identifican plenamente a un mueble, lo cual permitirá que uno sea un

registro individual dentro de la tabla o Base de datos.

Tal y como se puede apreciar, esta forma ordenada de coleccionar

datos resulta muy práctica ya que ofrece una amplia facilidad de organización

y ubicación de los mismos, por lo que este tipo de archivos maestros se ha

transformado en la forma estándar de almacenamiento de datos a gran

escala fortaleciendo la necesidad de su utilización para el Desarrollo del

Sistema de Información para el Control de Procesos Administrativos del

departamento de Administración del Centro de Ingenieros del Estado Zulia

(C.I.D.E.Z), ya que las mismas demandan gran capacidad de

almacenamiento y las bases de datos pueden perfectamente satisfacerla.

2.11.1.- Elementos de una Base de Datos

Los elementos que conforman una base de datos son: entidades,

atributos y datos. Los mismos son definidos a continuación:

• Entidades: Según Montilva (1999, p.234), “ Es un objeto tangible o

intangible que posee propiedades denominadas atributos que lo

identifican y diferencia de otro similar o de igual naturaleza”.

• Atributos: Para Stair (1999, p.191), Es una característica de una

entidad.
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• Datos: Para Montilva (1999, p.233), Representaciones abstractas de

hechos u objetos generalmente formadas mediante combinaciones

ordenadas de caracteres alfabéticos, numéricos y especiales.

Los elementos de una base de datos, juegan un papel importante dentro

sistema de información a desarrollar, debido a que sustenta lo que es una

base de datos, herramienta fundamental dentro del sistema que solucionara

los procesos administrativos que son llevados en forma manual en el CIDEZ.

2.11.2.- Objetivos de la Base de Datos

Según Korth y Silberschatz (1994, p.2), la base de datos debe tener

como objetivo lo siguiente:

• Disminuir la redundancia e inconsistencia de datos: La redundancia

de que un mismo dato este repetido en varios archivos aumentan los

costos de almacenamiento en acceso, además de crear posibles

problemas de inconsistencia de los datos, es decir, que las diferentes

copias de la misma información no concuerdan entre sí.

• Fácil acceso a los datos: Es factible desarrollar nuevos programas que

operen con los mismos datos contenidos en los archivos del sistema.

• Protege la integridad de los datos: Es garantizar que los datos

contenidos en el sistema sean exactos. Cuando la información es

centralizada, se pueden implantar mecanismos de validación que

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MARCO TEÓRICO

permiten filtrar la información al momento de la entrada o actualización de

la misma.

• Establecer normas de seguridad: Existe un administrador de base de

datos que aun teniendo jurisdicción completa sobre los datos de

aplicación, pueden asegurar que el único medio de acceso a la

información sea a través de canales establecidos para garantizar el

resguardo de la información contenida.

2.11.3.- Abstracción de datos

Siguiendo el orden de ideas de Korth y Solberchatz (1994,p.2), La

abstracción de datos “Proporcionan a los usuarios de un sistema de base de

datos, una visión abstracta de los datos, es la visión general de este. Por ello

existen ciertos niveles de abstracción que facilitarán la interacción del usuario

con el sistema”. Dichos niveles de abstracción son:

• Nivel Físico:

Corresponde a nivel más bajo de abstracción, describe como se

almacenan los realmente los datos.

• Nivel Conceptual:

Este describe exactamente qué datos son realmente almacenados en la

base de datos y las relaciones que existen entre ellas, esta técnica es muy

útil cuando se debe decidir que información se va a guardar o almacenar.

• Nivel de Visión:
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MARCO TEÓRICO

Es el nivel más alto de abstracción, ya que describe un buena parte de los

datos de la base de datos, y es exactamente lo que los usuarios necesitan

(solo parte de la información). Este nivel es para simplificar la interacción de

dichos usuarios con el sistema.

2.11.4.- Modelos de datos

Según Korth y Silberschatz (1994, p.5), “ Es una colección de

herramientas conceptuales, las cuales se utilizan para describir datos, las

relaciones de datos, la semántica de los datos y las ligaduras de

consistencia”. Los tres tipos de modelos de datos son los siguientes:

• Modelo lógicos basados en objetos:

Son aquellos que describen los datos existentes en los niveles de

abstracción conceptual y de visión. Su característica primordial es el hecho

de que permiten desarrollar una estructura de datos flexibles, así podrá ser

posible especificar las limitaciones de la información. Los modelos lógicos

basados en objetos son varios, sin embargo, solo se mencionarán dos, ya

que son los que más aceptación han tenido de acuerdo a estos autores.

• Modelo Entidad – Relación:

Este se fundamenta en la percepción de un mundo real, que consiste en

un conjunto de objeto básicos, denominados entidades y las relaciones entre

estos. Destacándose la entidad como un objeto que se distingue entre otros

a través de un conjunto específico de atributos y una relación es la

asociación entre varias entidades. Una restricción importante, a la que deben

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MARCO TEÓRICO

ajustarse los contenidos de una base de datos es la coordinación que se

deberá mantener en la asignación que expresa el número de entidades a las

cuales pudo asociarse otra entidad mediante un conjunto de relación.

• Modelo Orientado a Objeto:

Este modelo, se basa en una colección de objeto, los cuales contienen

valores almacenados en variables instancia dentro del objeto, dicho valores

son objeto por sí mismos. Un objeto también contiene parte de código que

operan sobre los objetos, estas partes se llaman métodos. En dicho modelo

cada objeto tiene su propia identidad única independiente de los valores que

contienen los mismos valores son sin embargo, distintos, la distinción radica

en un nivel físico a través de identificadores de objeto, Los objetos que

contienen los mismo tipos de valores y los mismos métodos agrupan en

clases y esta corresponde a de ser vista como una definición de tipo para

objetos.

• Modelo lógico basado en registro:

Se denominan así porque la base de datos esta estructurada en

registros de formatos fijos de varios tipos. Cada tipo de registro define un

número fijo de campo, y cada campo es la longitud fija. Estos modelos

describen normalmente a los datos en los niveles conceptuales y físicos.

• Modelo físico de datos:

Estos modelos por lo general, se utilizan para describir datos en el nivel

más bajo de abstracción, los modelos más conocidos son: El modelo

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MARCO TEÓRICO

unificador y la memoria de elementos, estos capturan aspectos de la

implementación de sistemas de base de datos.

2.12.- Diagrama de Flujo de Datos

Según Senn (1992, p.178), ”Es una herramienta gráfica que se

emplea para describir y analizar el movimiento de datos a través de un

sistema, ya sea que éste fuera manual o automatizado, incluyendo procesos,

lugares para almacenar datos y retrasos en el sistema.

El diagrama de flujo de datos está integrado por cuatro notaciones

básicas para diagramar el movimiento de datos; los cuales son: El flujo de

datos representado por una flecha; el proceso representado por un

rectángulo con esquina redondas; el destino o entidad representado por un

doble cuadro y por último, el almacén de datos representado por un

rectángulo de extremo abierto (derecho).

El objeto de los diagrama de flujo de datos es modelar la realidad de la

organización y/o sistemas en el ámbito funcional, presentando una vista

lógica más física del sistema, es decir, muestra que está sucediendo en lugar

de cómo se esta llevando a cabo una actividad.

Así mismo, ofrecen apoyo al enfoque, de lo general a lo particular

(descendente) del análisis del sistema, para trazar primero un diagrama de

contexto del sistema, dentro de la imagen más grande. Luego es trazado un

diagrama de flujo de datos lógico a nivel “0”. Este demuestra los procesos
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MARCO TEÓRICO

actuales y se añaden los almacenes de datos. Luego el analista crea un

diagrama de flujo de datos para cada uno de los procesos del diagrama “0”.

Las entradas y salidas permanecen constantes, pero cambian los almacenes

de datos y los flujos. La explosión de diagrama de flujo original permite que el

analista de sistema se enfoque en representación cada vez más detallada de

los movimientos de datos dentro del sistema.

Las ventanas de los diagramas de flujo de datos incluyen la

simplicidad de la notación, usada para obtener información más clara de los

usuarios, permitiendo al analista de sistema:

• Liberar para realizar en forma muy temprana la implementación técnica

del sistema.

• Una mejor comprensión de las interrelaciones de los sistemas y sub –

sistemas.

• Comunicación del conocimiento del sistema actual a los usuarios por

medio de diagramas de flujo de datos.

• Análisis de un sistema propuesto para determinar si han sido definidos los

datos y procesos necesarios.

2.13.- Diccionario de Datos

Según Senn (1992, p.210), Los diccionarios de datos son

componentes importantes para el analista estructurado, ya que por si solo los

diagramas de flujo de datos no describen el objeto de la investigación. El

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MARCO TEÓRICO

diccionario de datos proporcionan mas información relacionada con el

sistema.

“Un diccionario de datos es un catalogo, un deposito, de los elementos

de un sistema”. Como su nombre lo sugiere, estos elementos se encuentran

alrededor de los datos y la forma en que esta estructurado para satisfacer los

requerimientos de los usuarios y las necesidades de la organización.

En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los

elementos incluidos en el conjunto de diagramas de flujo de datos que

describe un sistema. Los elementos principales en un sistema, son el flujo de

datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos

almacena detalles y descripciones de estos elementos.

El diccionario de datos se desarrolla durante el análisis de flujo de

datos y ayuda al analista involucrado en la determinación de los

requerimientos de sistemas. Sin embargo, el contenido del diccionario de

datos también se utiliza durante el diseño del sistema.

Los analistas utilizan los diccionarios de datos por las siguientes

razones importantes:

• Para manejar los detalles en sistema grande

• Para comunicar un significado común para todos los elementos del

sistema.
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MARCO TEÓRICO

• Para documentar las características del sistema.

• Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las

características y determinación donde efectúa cambios en el sistema.

• Localizar errores y convicciones en el sistema.

2.14.- Administración

Según Stoner (1996, P.7), “Es el proceso de planificación

organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la

organización y de usar los recursos disponible de la organización para

alcanzar las metas establecidas”.

Tomando en cuenta lo dicho por el mencionado autor se puede

generalizar emitiendo que la administración es un proceso y que en ella

están implícitas diversas actividades que son la base para lograr que una

organización funcione eficientemente.

2.15.- Administración en las Organizaciones

Según el criterio de Stoner (1996, p.7), a lo largo del tiempo, las

organizaciones indistintamente del grado de formalidad que éstas tengan

(grupos musicales, empresa o universidad), están compuestas y reunidas por

un grupo de personas que buscan los beneficios de trabajar en conjunto con

el propósito de alcanzar una meta común. Además, todas las organizaciones

tienen un programa o método para alcanzar dichas metas, es decir, un plan

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MARCO TEÓRICO

para llevarlo a cabo y asignar los recursos que se necesiten para alcanzar

las metas propuestas.

Durante el desarrollo la gestión de cualquier organización, por más

pequeña que esta sea, la administración esta siempre presente.

2.16.- Procesos Administrativos

Siguiendo el orden de ideas del presente autor Stoner (1996, p.11)

“Son aquellos que investigan la entrada y salida de datos dentro de la

organización y los métodos de procesamiento de transacciones, tratando

como herramienta el control y la toma de decisiones”. El control significa que

los procesos se ajusten a los requerimientos de la empresa, ser aplicado a

componentes organizacionales, individuos de la empresa, actividades

funcionales o especiales como el control de inventario y contabilidad del

producto entre otros.

En el proceso administrativo están representados las funciones o

actividades primarias con los que los administradores están comprometidos,

dichas funciones son: Planeación, Organización, Dirección y Control. Y

aunque cada función es independiente, todo administrador de ser capaz de

desempeñar las cuatro funciones simultáneamente, recordando que es como

una cadena, cada una tiene efectos sobre las otras.

• Planeación: Planificar significa que los administradores piensan con

antelación en sus metas y acciones que basan sus actos en algún

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MARCO TEÓRICO

método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los

objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para

alcanzarlos.

• Organización: Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el

trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una

organización, de tal manera que estos alcancen las metas

organizacionales, con quien se cuenta para realizarlos, cómo se van a

agrupar las actividades y quién y que decisiones tienen qué tomarse.

• Dirección: Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para

que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son

fundamentales para las actividades de la dirección. Los gerentes dirigen

tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el

futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.

• Control: Es el proceso de verificar las actividades para asegurarse de

que se están llevando a cabo como se planearon y así corregir cualquier

desviación importante. Todos los administradores deben participar en la

función de control, aun cuando sus unidades se estén desempeñando

como se planeó. Sin embargo, los administradores no pueden saber en

realidad si sus unidades se desempeñan adecuadamente hasta que han

evaluado si las actividades se han realizado y han comparado el

desempeño real con el deseado. Un sistema de control efectivo asegura

que al término de las actividades, se lograran las metas organizacionales.

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MARCO TEÓRICO

Los procesos anteriormente mencionados son llevados a cabo en el

Centro de Ingenieros del Estado Zulia, ya que el jefe administrativo, toma

en cuenta todos estos procesos para llevar un orden debidamente de

gerencia en el departamento que tiene a su cargo.

3.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS.

Automatización: Es la ejecución de tareas y trabajos mediante máquinas

con un nivel de intervención de operadores humanos mínimos o inexistentes.

(Antonio y Plágaro 1992, p.30).

Aplicación: Problema o tarea especifica que va a ejecutarse mediante el

procesamiento de datos (Diccionario enciclopédico de Informática de tejera,

H. 1994, p.59).

Archivo: Colección de registros relacionados usados para la planeación,

operación, administración y toma de decisiones( Murdick,1990. p.23).

Control: Concepto de garantizar que las operaciones y actividades esten

desarrollándose de acuerdo con los planes de determinada empresa, esta

relacionada con la naturaleza de los sistemas sean cerrados o abiertos

(senn, j, 1992, p.21).

Conversión: La conversión es el proceso de cambiar el sistema anterior al

nuevo .( Senn, j, 1992, p.825).

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MARCO TEÓRICO

Diagrama de Flujo: Conjunto de descripciones representadas gráficamente

que muestran las características lógicas de las aplicaciones, pero no

establece los detalles físicos( Métodos de almacenaje, dispositivos de

entrada y salida).( Senn 1992. P.132).

Desarrollo de Sistema: Las actividades que se orientan a la producción de

una solución de problemas de información a un sistema organizacional o

para el aprovechamiento de un actividad. London, (1996,p.389).

Elemento dato: Son todos los bloques que constituyen todos los datos del

sistema por si solo no proporcionan suficiente información a ningún

usuario.(Senn, 1992.p.132).

Facturación: Documento preparado por un vendedor de bienes y servicio y

entregado al comprador. El documento contiene una lista de todos los

productos adquiridos así como su precio.(Diccionario de administración y

finanzas por Rosemberg, 1994, p.184).

Generador de Reporte: Programa o rutina de Computadora diseñada para

desarrollar un programa o rutina objeto, que al ejecutarse mas tarde en la

computadora, proporciona el informe deseado. (Diccionario de Informática de

Chandor, A., 1993, p.132).

Instrucciones: Parte de un programa de ordenador que informa a este que

función debe realizar llegado el momento de ejecutarla.(Diccionario de

Informática de Chandor, A., 1993, p.206).

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MARCO TEÓRICO

Interfaces: Se utiliza este término para determinar a los canales y circuitos

de control que permiten establecer conexión entre un procesador central y

sus unidades periféricas.(Diccionario de Informática de Chandor, A., 1993,

p.212).

Lenguaje de Programación: Lenguaje que se utiliza para escribir

instrucciones para el computador, permitiendo que el programador exprese el

procesamiento de datos en forma simbólica sin tener en cuenta los detalles

específicos de la maquina.(Diccionario de Computación de Freedman, A.,

1996, p.429).

Hardware: Componente físico de una computadora, incluyendo el

procesador, memoria, dispositivos de entrada / salida y discos. (London,

1996, p.226).

Información: Es un signo o conjunto de signos que impulsan a la acción.

(Murdick, 1994,p.6).

Organización: Cualquier sistema estructurado de reglas y relaciones

funcionales, diseñadas para lleva a cabo políticas empresariales o más

precisamente, los programas que tales políticas inspiran. (Rosenberg,

1992,p.316).

Proceso Administrativo: son las fases o funciones de la administración.

(Senn, 1990,p.82)
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Requerimientos: Necesidad de un usuario o unidad funcional de la

organización. (Montilva, 1992,p.226)

Software: Las instrucciones detalladas de la operación de un sistema de

cómputos. (London,1996,p.226).

Transacción: Evento o acontecimiento que ocurre dentro o en los limites de

una organización y que la afecta de algún modo. (Montilva, 1995, p. 242).

Usuario: Persona o grupo de personas que hacen uso de un siste ma de

información como un medio para la ejecución de sus actividades o tareas.

Puede o no participar activamente en la operación del sistema, de acuerdo al

diseño de éste último. (Montilva, 1995, p.243).

4.- SISTEMAS DE VARIABLES

En el desarrollo de la presente investigación, se manejan dos variables,

cuyos contenidos engloban el significado y función del sistema de

información

Las Variables a utilizar son:

• Sistema de Información

• Procesos Administrativos
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Sistema de Información.

Conceptualmente, Montilva (1994; p 241), lo define como “un sistema

hombre-máquina que procesa datos a fin de registrar los detalles registrados

por las transacciones que ocurren y las entidades que intervienen en las

actividades de una organización y proporcionar información que facilite la

ejecución de actividades, operaciones y funciones en dicha organización”.

Operacionalmente, Es un conjunto de elementos que adecuadamente

organizados entre sí, permiten reemplazar las operaciones manuales por

operaciones computadorizados, partiendo de una entrada procesada para

obtener datos a la salida, además de cumplir con la función de procesar

datos para obtener la información necesaria que se maneja en el Centro de

Ingenieros del Estado Zulia, C.I.D.E.Z.

Procesos Administrativos.

Conceptualmente, Stoner (1996, p.11) lo define como: Son aquellos que

investigan la entrada y salida de datos dentro de la organización y los

métodos de procesamiento de transacciones, tratando como herramienta el

control y la toma de decisiones. El control, significa que los procesos se

ajusten a los requerimientos de la empresa, ser aplicado a componentes

organizacionales, individuos de la empresa, actividades funcionales o

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especiales como el control de inventario y contabilidad del producto entre

otros.

Operacionalmente, los procesos administrativos implican todo el ambiente

en el cual se desarrollan los procesos administrativos como son: facturación,

registro de documentos, control y registros de libros y memorandos los

cuales deben desarrollarse de la mejor manera posible, ya que son vitales

para alcanzar los objetivos.