Fase 3 – Modelamiento

Byron Eduardo Falla Suaza

Teoría de Sistemas en las Organizaciones

204016_115

Tutor
Carmen Adriana Aguirre Cabrera

Universidad Nacional Abierta y a Distancia-UNAD

Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería
Ingeniería de sistemas
Hobo-2021

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 Aplicación de la metodología de los Sistemas Blandos

Tomando como base el análisis realizado y el problema o mejora identificado

en la fase 2 Anexo Hotel la vecindad debe identificar:

 Entorno: está enfocado principalmente en el comportamiento climático,

que es un elemento esencial para el desarrollo de las actividades
laborales lo que contribuye al fortalecimiento del servicio, por otro lado,
es fundamental tener en cuenta la demanda de clientes, ya que por la
temporadas de menor ingreso y por cambio climático se pueden
presentar que se disminuya el ingreso de los huéspedes, o en otro casos
pueden influir la temporada en la que se encuentre por lo que en
muchas circunstancias por tema académicos no se puede viajar, y eso
es vital para el hotel ya que los niños y jóvenes adquieren diversos
servicios, otras de la circunstancias que son fundamentales seria a nivel
de trabajo, por lo que al desplazarse ciudadanos extranjeros pueden
alojarse en el hotel y adquirir los servicios que presta el mismo.

 Gestión: en el hotel están constituidos cada uno de los departamentos,

que así mismo permiten direccionar de manera planificada el hotel, ya
que por medio de esto se contribuye a satisfacer las necesidades de los
huéspedes y por otro lado el crecimiento del hotel, en donde se busca
que cada persona se sienta acorde con lo brindado y así mismo permita
contribuir a trabajar de manera eficiente, con el fin de que el trabajo
colectivo permita seguir creciendo en forma significativa, para poder
seguir llevando la estabilidad económica de los servicios.

 Operación: El hotel está constituido de manera organizacional, en donde

cada uno de los departamentos juega un papel fundamental, apoyando

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 el funcionamiento más estratégico y de manera práctica, con el fin de
que todo se desarrolle de la mejor manera, optando por brindar siempre
un servicio que pueda satisfacer las necesidades de los huéspedes, entre
los departamentos más esenciales está el departamento de recepción,
en donde principalmente es el sistema encargado del ingreso de todos
los huéspedes que mediante la implementación del sistema digital
contribuye a que este proceso sea más práctico, y así mismo por otro
lado el departamento de vigilancia que a su vez le permite a los clientes,
tener total confianza al ingresar a las instalaciones, por lo que el
personal, estará cuidando de ellos con el fin de velar por la integridad de
cada uno, también cuenta con el servicio alimentario el cual está
disponible a la manera en que mejor se acople el huésped, y a su vez, el
personal encargado de la limpieza que on quienes contribuyen a
mantener en aptas y acordes condiciones las instalaciones, y por ende
hacer sentir allí huésped acorde con lo adquirido.

 Transductor: como eje coordinador se encuentra los grupos

coordinadores quienes están liderados por el gerente General y así
mismo los Gerentes de cada departamento quienes son los encargados
de orientar acerca de las actividades que se llevaran a cabo con el fin de
liderar de manera didáctica y practica los ejercicios a desarrollar,
contribuyendo a velar por la estabilidad del hotel y que su
funcionamiento sea el correspondiente, en donde se adapten las
metodologías y estrategias necesarias para cumplir con los beneficios
que brinda el hotel.

 Sub-sistema 1. Función Operacional (Subsistemas)

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 • El proceso de ingreso de Huéspedes
• Servicio de cuartos constituidos por la limpieza y orden.
• Servicio de restaurante con el fin de suplir las necesidades de
alimentación de turistas.
• El operario de la planta encargado de la reparación de diferentes
elementos del hotel.
• Cajero General, encargado de los pagos y los cobros.
• Asistente General del Gimnasio y el instructor
 Sub-sistema 2. Función de coordinación.

• Supervisor de Limpieza y Lavandería: Su labor es dirigir y

coordinar a todo el personal encargado de mantener en aptas
condiciones las instalaciones del hotel.

• Jefe de Cocina: está a cargo del correcto funcionamiento de la

cocina y así mismo es el encargado de la elaboración del menú y de las
demás actividades relacionadas a pedidos y demás.

• Grupo Coordinador: El cual es el encargado de la organización y la

oferta del servicio del hotel y que así mismo busca favorecerse y
favorecer al cliente.

 Sub-sistema 3. Función de control - Auditoría (Monitoreo)

En este caso juega un papel fundamental el departamento de
contabilidad quien es el que llena el control y el monitoreo acerca de los
balances y demás funciones relacionadas con lo financiero (Balances,
Operaciones Financieras y las Operaciones Generales), con el fin de
llevar en regla el funcionamiento del hotel.
 Sub-sistema 4. Función inteligencia (Estrategia)

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 Las estrategias de mercadeo estarán ligadas con el propósito de buscar
alternativas de seguir creciendo en la demanda de los clientes, por ende,
la creación de un plan estratégico que sea factible permite y contribuye
a generar ideas viables como lo son en este caso estas:

• Marketing Digital Publicitario

• Reducción de Costos en las Tarifas en temporadas Bajas

• Reservas Mediante Plataforma Virtual

Estas estrategias están enfocadas en buscar un progreso factible en el

cual a pesar de las temporadas bajas no se vea afectado el hotel, con el
objetivo de poder sobrellevar las situaciones sin perder la generación de
ingresos.
 Sub-sistema 5. Función política
Principalmente el hotel tiene sus políticas, las cuales por los huéspedes
deben ser respetadas y cumplidas, ya que por ende entre ellas se
encuentra que no pueden adquirir servicios ajenos a los que les brinda el
hotel, ya que es una de las políticas que se deben de seguir por lo que el
reglamento esta echo para que se cumpla. Entre las cuales se
encuentran:

• No agredir al personal y operarios del hotel y huéspedes.

• Cumplimiento en las horas de cjheckin y checkout
• Solicitar de Manera Respetuosa las Cosas
• Cancelaciones de reserva con un mínimo de 72h de antelación.
• Al momento de abandonar las instalaciones no llevarse nada
• No fumar en las habitaciones solo en zonas delimitadas
• Si escuchan música deben manejar un volumen Moderado
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 Por otro lado, en las políticas se enfoca en poder buscar la manera de
poder beneficiar a los clientes, así mismo cumplir con lo adquirido por él,
sin generar error alguno, por lo que ponga en riesgo la confianza de los
huéspedes en el hotel, ya que con esto se busca es que ellos tenga
plena certeza, de que como fue realizada la compra de servicios y
demás, así mismo será brindado en las instalaciones; y que por ende
puedan disfrutar de la estadía, comodidades y servicios del hotel sin
preocupaciones, y disfruten con sus familias y que todo sea de su total
agrado, ya que el objetivo del hotel es que sus clientes se sientan
cómodos, seguros y bien atendidos por parte del personal, quienes
tienen la mayor responsabilidad, la cual es tener satisfecho a los
clientes.

 Diseñar el Modelo de Sistemas Viables

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 Grafica de los niveles de jerarquía planteados por Boulding

En esta actividad nuestro problema a resolver se encuentra ubicado en el nivel

8 asociado a las estructuras sociales (empresa) pese a que me doy cuenta que
en el hotel la Vecindad, actualmente si tiene establecido un próspero y
eficiente proyecto y sistema de departamentos en los cuales hay distintas
tareas y actividades establecidas por dependencia las cuales se cumplen a
cabalidad en un alto porcentaje de efectividad el cual se acerca a una
distribución aproximada de 80% de efectividad según la organización de cada
una de las áreas. En este análisis e detectado un inconveniente en el
departamento de Recepción más específicamente dirigido al área de Botones,
ya que si bien se definen y comprenden sus funciones veo que también nos
dice que cumplen funciones de limpieza cuya función se podría decir que hace

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parte directa y explícitamente del departamento de Limpieza o que se puede
dar un mejor manejo con una propuesta de contratar más personal o asignar y
transferir dicha tarea al departamento correspondiente como sería el caso al
departamento de limpieza ya que esto sin duda está afectando el correcto
desarrollo del área departamento de recepción de forma íntegra
adicionalmente se evidencia una estructuración operacional con un par de
deficiencias en la distribución del personal lo cual acarrea mayores cargas de
trabajo como en este caso al área de botones es por eso que en mi análisis veo
muy factible estudiar el caso con las directivas de la compañía y el área
contable con el fin de avanzar en la contratación de un par de obreros para
crear la independencia en el ramo especifico de limpieza.

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 Conclusiones

En la presente actividad se da claro entendimiento a cada uno de los

subsistemas y comprensión al detalle al detalle de cómo aplicarlos en la
organización.

Mediante el desarrollo de esta actividad podemos contribuir a conocer la

importancia del análisis con el fin de buscar las mejores estrategias con el fin
de poder seguir llevando a cabo la evolución de las actividades labores, y en
donde se enfoque en crear planificaciones referentes a la idea de crecimiento
social, que así mismo genere un gran impacto y así mismo que sea innovador,
contribuyendo a mantener la estabilidad laboral y económica.

Esta actividad facilita y ayuda a crear estrategias de mercadeo, por medio del
cual permite mejorar y así mismo genera ingresos, que ayudan a seguir
desarrollando planes de acciones que sean factibles y rentables, y que por
ende generen buenos recursos económicos, ya que la implementación de los
servicios que produzcan y permitan obtener una alta demanda por el
consumidor

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 Referencias Bibliográficas

 Narvarte Arregui, P. A., & Careaga Díaz, C. (2015). El modelo del

sistema viable: Una referencia estratégica para el estudio
organizacional del sector cooperativo chileno. REVESCO. Revista de
Estudios Cooperativos, 121(0). Recuperado de:
https://revistas.ucm.es/index.php/REVE/article/view/49702

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