TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

PORTOCARRERO MONTAÑO MÓNICA

INSTRUCTORA
MARTHA YANETH RODRIGUEZ VELOZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACIÓN
VI TRIMESTRE
BOGOTÁ
2021
 OBJETIVO

Presentar la conceptualización del proceso de Transferencias Documentales y la

responsabilidad del Archivo Central en este proceso.
 DESARROLLO DEL TALLER

1. Mediante un cuadro sinóptico explica el concepto de Transferencia

Documental, las clases de transferencias existentes con su correspondiente
descripción y determine la normatividad vigente.

Pasos para realizar la

transferencia documental

Aportes de la
transferencia documental

Verificar que los documentos

estén listos para ser
transferidos
Evita
acumulación Registrar las series o
innecesaria de subseries que van a
Traslado de documentos ser transferidas
documentos de según la TRD.
un archivo a Resguarda la
otro. documentación Ingresar las series
Ya sea de en óptimas o expedientes
archivo de condiciones dentro de las cajas
gestión al ACTIVA - SEMIACTIVA - INACTIVA
Solicitar la verificación del
central, y del Dispone proceso de transferencia a
central al recursos Archivo de gestión - Archivo central - Archivo histórico
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
histórico, de testimoniales
la persona encargada
Transferencia primaria - Transferencia secundaria
conformidad con garantía de Transferir los documentos al
con las TRD, consulta. archivo central, junto con el
regulado por la formato único de inventario
documental diligenciado
ley 594 del
200; artículo
46, acuerdo
002 de 2014;
artículo 11 y
decreto 1515
de 2013. Proporciona
control
ordenado de la
documentación. El jefe de archivo central compara la
remisión física vs el formato único
de inventario documental, para
Facilita acceso validar la veracidad de la entrega.
a la
información a
quien lo La persona encargada del archivo
requiera central, ubica la documentación
en la estantería.
2. Justifique la importancia de las TRD, en el proceso de Transferencias
documentales que realizan las organizaciones. Presente un escrito mínimo de
tres párrafos.
 Transferencia
primaria

Realizar
Se elaboro debido proceso
de la documentación a
NO
proceso de limpieza, eliminación material metálico, identificar material bioteriorado, revisión y foliación, establecer unidades de conservación.

transferir?

SI
Se procede a realizar la transferencia documental

-Crear comité de archivo.

Cumple con los requisitos
para elaborar la
NO -TRD avalada con series y subseries estipuladas.
transferencia?

SI
Cronograma de transferencia

Preparar transferencia según TRD

-FUID
-Acta de entrega

Verificar la totalidad de la transferencia

NO
Cumple con los requisitos técnicos? -Se da por no recibida la documentación.
-Se estipulan las observaciones, para que se adelanten las acciones correctivas pertinentes.

SI
Se recibe sin ningún inconveniente la documentación a transferir

FIN
3. Elabore un diagrama de flujo con el paso a paso definiendo el procedimiento para llevar a
cabo una transferencia primaria. Desde el punto de vista de Archivo de Gestión.
4. Elabore un diagrama de flujo con el paso a paso definiendo el procedimiento para llevar a
cabo una transferencia secundaria. Desde el punto de vista del Archivo Central.

Transferencia secundaria

Identificar archivos a transferir en TRD / TVD

Localizar y organizar expedientes

FUID transferencia secundaria

Preparación física
NO

Confrontación con inventario?

SI
Traslado físico

FUID firmado, acta de entrada secundaria, registro de transferencia

Trasladar los documentos al archivo histórico

Archivar acta de transferencia y actualizar base de datos del inventario documental

FIN
 CONCLUSION

La implementación de las TRD cumple un papel muy importante en el proceso de las

transferencias documentales ya que son ellas quienes asignan el tiempo del ciclo
vital en cada una de las etapas del archivo.

Es importante que tanto las entidades publicas como privadas realicen este proceso
de transferencia para así evitar el represamiento de su producción documental,
aprovechando sus espacios y tener su documentación de manera organizada y de
fácil acceso con transparencia a la información.

De esta manera contribuyen con una buena administración, custodia y conservación

de su acervo documental.
 WEBGRAFIA

Palomino, D (1963). Archivística y su importancia en Colombia. Recuperado de

https://publicaciones.banrepcultural.org/index.php/boletin_cultural/article/view/5768/6
000

Archivo General de la Nación 2019. http://www.archivogeneral.gov.co/

Ley 594 de 2000. Artículo 15. Programa de Gestión Documental.

Decreto 1080 de 2015. Compilación normativa de archivos