CONCEJO MUNIICPAL

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ACUERDO N°0.2.1.08 DEL 27 DE

DICIEMBRE DE 2014

“POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA LA VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA EN

LA ALCADÍA MUNICIPAL DE SANTUARIO RISARALDA Y SE CONCEDEN FACULTADES AL
ALCALDE MUNICIPAL”

EL CONCEJO MUNICIPAL DE SANTUARI RISARALDA, En uso de sus facultades contenidas

en los numerales 3, 4 y 5 del artículo 313 del Constitución Política de Colombia y en especial
las conferidas en la ley 136 de 1994, modificada por la ley 1551 de 2012 y demás disposiciones
legales y complementarias y

CONSIDERANDO

Que el articulo 313 numeral 6° de la Constitución Política establece dentro de las facultades de
los Consejos, la de “determinar la estructura de la administración Municipal y las funciones y sus
dependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de
empleos, crear, a iniciativa del Alcalde, establecimientos públicos y empresas industriales y
comerciales y autorizar la constitución de sociedades de economía mixta’’

Que mediante la ley 80 de 1989, se crea el Archivo General de la Nación, como un

establecimiento público del orden Nacional adscrito al Ministerio del Interior, hoy al de cultura,
según el decreto 1126 de junio 29 de 1999 y le asigna como principales objetivos de velar por la
salvaguarda del patrimonio documental de todo el país y establecer la política archivista a nivel
Nacional

El Archivo General de la Nación en su acuerdo 060 de octubre de 2001 brinda las pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas

Que la Administración Municipal ha implementado el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP

1000 con fundamento en los Decretos 4485 DE 2009 y el Modelo Estándar de de Control Interno
MECI 1000 en concordancia con el Decreto 1599 de 2005, como Sistemas Integrados de Gestión
que fortalecen el Programa de Gestión Documental en la entidad
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En merito de lo anterior

ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO, CREACION: Crear la Ventanilla Única Documental en la Alcaldía

Municipal de Santuario Risaralda

ARTÍCULO SEGUNDO, FINALIDAD: Gestionar de manera centralizada y normalizada los

servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales, de tal manera que
se contribuya el desarrollo del Programa de Gestión Documental en la Alcaldía Municipal de
Santuario Rda integrándose a los procesos que se llevan a cabo en los Archivos de Gestión, el
Archivo Central y el Archivo Histórico del Municipio

ARTICULO TERCERO, FUNCIONES DE LA VENTANILLA ÚNICA: Las siguientes son las

funciones de la Ventanilla Única de la Alcaldía Municipal de Santuario

1. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas
las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad; vigilando que la labor se cumpla
dentro de la debida reserva, con oportunidad y orden consecutivo

2. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los
asuntos de su competencia

3. Proponer métodos y procedimientos incorporando nuevas tecnologías, para permitir de esta

manera la modernización y la agilización de las actividades adelantadas en la Ventanilla Única

4. Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales a las

dependencias de la Alcaldía Municipal que lo requieran

5. Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos

para dar respuesta a los trámites y solicitudes realizadas por los ciudadanos

6. Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de

turno
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7. Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores que acudan
a la Alcaldía Municipal de Santuario, a fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar
información sobre el trámite de su requerimiento.

ARTICULO CUARTO TRAMITE DE LAS COMUNICACIONES: Las comunicaciones que se

reciban a la Alcaldía Municipal de Santuario, se someterán a un proceso de selección antes de
legalizar su recepción, registrando la fecha, hora, firma o sello para determinar si son de carácter
oficial o personal y si ameritan su registro y radicación; igualmente se comprobara si la
información recibida esta completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de conservación,
luego de estos procedimientos se escanea el documento y se envía al interesado para ir
agilizando el trámite.

ARTICULO QUINTO MANEJO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES: Las comunicaciones

oficiales que lleguen a la Alcaldía Municipal en sobre cerrado se abrirán, seleccionaran, radicaran
y dará el trámite correspondiente, a no ser que se trate de comunicaciones con sellos de
confidencial, privado, estrictamente personal o mensajes similares, en este caso estas se
entregaran directamente al interesado.

PARAGRAFO PRIMERO: La correspondencia personal no se abrirá, para su entrega se

depositaran en una casilla destinada para ello con el fin de que el interesado pueda acceder a
ella

PARAGRAFO SEGUNDO las revistas, folletos y demás comunicaciones de carácter informativo

como plegables y publicidad no se radicaran, serán puestas en el casillero para que el interesado
acceda a ellas. Las publicaciones o libros de interés general serán enviados a la Biblioteca
Municipal para que sean expuestas al público interesado.

ARTICULO SEXTO RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES: la radicación de

comunicaciones oficiales consiste en agregar un número consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de su recepción o envió, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la
ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento

PARAGRAFO PRIMERO: En la Ventanilla Única se llevara un control de movimiento de la

correspondencia registrada, con el fin de asegurar la ubicación de documentos. El traslado de la
correspondencia de dependencia en dependencia debe ser registrado en los formatos abiertos
por el Sistema Integrado de Gestión para tal fin
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PARAGRAFO SEGUNDO En ningún caso la Ventanilla Única reservara números de radicación

interna o externa

ARTICULO SEPTIMO TIEMPO DE RESPUESTA DE COMUNICACIONES OFICIALES: Toda

la correspondencia externa debe ser contestada dentro de los ocho (08) días siguientes a su
recibo, especialmente si proviene de una autoridad del Gobierno Nacional.

La Ventanilla Única registrara a quien le corresponde el trámite de dicha respuesta, si por alguna
razón la elaboración de la respuesta requiere de más tiempo, es conveniente que se tomen las
previsiones pertinentes a fin de que la respuesta se dé a la menor brevedad posible.

En caso de que la respuesta que deba producirse no se emita en el tiempo establecido, la

Ventanilla única hará un respectivo recordatorio informándole al funcionario responsable que se
han vencido los términos de respuesta, la dependencia responsable deberá tomar las medidas
correspondientes ya sea pidiendo una prórroga, la cual será máximo de tres (03) días, o
realizando el respectivo tramite

PARAGRAFO cuando se trate de comunicaciones sospechosas, la entidad deberá tener en

cuenta las siguientes recomendaciones para evitar atentados terroristas contra cualquier
funcionario de la entidad:

a) Sobres o paquetes sin remitente.

b) Paquetes sucios, manchados o con colores extraños.
c) Excesivo de avisos o de sellos postales.
d) Palabras restrictivas.
e) Paquetes amarrados con cables o presencia de cables.

En caso de llegar a la Alcaldía Municipal de Santuario un paquete con estas características se

aislará y se averiguará su procedencia, por ningún motivo se debe abrir, en caso de no
identificarse el remitente, inmediatamente se debe llamar a las autoridades competentes.

ARTICULO OCTAVO FACULTADES. Facultades al Alcalde Municipal de Santuario para

que en un plazo no mayor a seis (6) meses realice las acciones legales que sean necesarias a
fin de proveer el cargo de que trata el presente acuerdo Municipal dentro de los términos que le
señala la Constitución Nacional, la ley y el reglamento

ARTICULO NOVENO APLICACION: El presente proyecto de acuerdo rige a partir de la fecha

de su aprobación y publicación y deroga en su totalidad las disposiciones que le sean contrarias
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PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en el Municipio de Santuario Risaralda a los veintisiete (27) días del mes de diciembre de
dos mil catorce (2014)

JAIME ALBERTO TAMAYO RENDON ARACELLY CARDONA MONTOYA

Presidente Secretaria
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PROYECTO DE ACUERDO N° 008

DICIEMBRE 12 DE 2014

“POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA LA VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA

EN LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTUARIO RISARALDA Y SE CONCEDEN
FACULTADES AL ALCALDE MUNICIPAL”

EXPOSICION DE MOTIVOS

Respetados Concejales:

La presentación del presente proyecto de acuerdo al Honorable Concejo Municipal tiene entre
otros fines dar cumplimiento a las disposiciones legales que obligan a que las entidades públicas
deban tener en la estructura de la administración una dependencia que asuma con propiedad las
funciones propia que le asigna la Constitución Nacional y la ventanilla única

Además de ello, se crea esta dependencia para dar respuesta ágil y rápida a las consultas, quejas
o reclamos presentados sobre funcionarios o contratistas y cumpliendo con el Decreto
que establece que las entidades públicas deben elaborar programas de gestión documental,
siguiendo con lo contemplado por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
determinando que las entidades deben establecer la unidad de correspondencia que gestione
de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones oficiales, de manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del
Programa de Gestión Documental y así tener una mayor eficiencia en términos de productividad,
por lo tanto la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación y el
Acuerdo No. 060 de 2001, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación,
establece los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencia
de las Entidades Públicas y de la privadas que cumplan funciones públicas, cumplir los programas
de Gestión Documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y
consulta de los documentos.
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Además de esto, la Planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades,

se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia
se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la
gestión documental.

Por lo anterior es que se hace importante que el Honorable Concejo Municipal de Santuario
Risaralda apruebe esta iniciativa de creación de la Ventanilla Única la que se encargará de la
gestión central y normalizada de los procedimientos de producción, recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose
a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Por consiguiente y en cumplimiento de las disposiciones legales contenidas en la Constitución

Nacional y en la ley , se adopta y se pone en marcha a partir de la fecha de aprobación y sanción
del presente acuerdo la unidad de correspondencia o ventanilla única, según Decreto 027 de 06
de Abril de 2010 y demás disposiciones legales y complementarias

En virtud de lo anterior, dejo a consideración de esa Honorable Corporación Edilicia, este

proyecto de acuerdo para que sea estudiado, debatido y aprobado en todas y cada una de sus
partes.

Cordialmente,

ADRIAN BEDOYA CANO.

Alcalde