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DOCUMENTAL 2016-2017
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INDICE
1. Aspectos Generales 5
a. Introducción 5
b. Alcance 5
c. Publico al cual está dirigido 5
d. Requerimientos para el desarrollo del PGD 5
1. Normativos 5
2. Económicos 7
3. Administrativos 8
4. Tecnológicos 8
2. Lineamientos para los Procesos de la Gestión Documental 9
a. Planeación 9
b. Producción 9
c. Gestión y Tramite 10
d. Organización 10
e. Transferencia 11
f. Disposición de Documentos 11
g. Preservación a Largo Plazo 12
h. Valoración 13
3. Fases de Implementación del PGD 14
a. Debe estar alineado con los Objetivos Estratégicos 14
Mapa Estratégico 14
b. Establecer las Metas de Corto, Mediano y Largo Plazo 15
c. Asignar los recursos necesarios para alcanzar las Metas y lograr los Objetivos Definidos 16
d. Articulación con otros programas y Sistemas de la Entidad de acuerdo con la normatividad
de cada sector. 16
Instrumentos Archivísticos 17
4. Programas Específicos 17
a. Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos 18
b. Programa de Documentos Vitales o Esenciales 18
c. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos 18
d. Programa de Archivos Descentralizados 20
e. Programa de Reprografía 20
f. Programa de Documentos Especiales 21
g. Plan Institucional de Capacitación 21
h. Programa de Auditoria y Control 21
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1. Aspectos Generales
a) Introducción
Al interior del Hospital Militar Central la actividad archivística está a cargo de la Subdirección
Administrativa – Unidad Apoyo Logístico – Área Archivo Central, y desde allí se propende por dar a
conocer a las diferentes áreas y servicios toda la normatividad archivística de manera tal que la
organización documental sea realizada teniendo como base las pautas dadas por el Archivo General
de la Nación.
Es por eso que el Hospital ahora realiza la actualización del Programa de Gestión Documental
elaborado en el año 2013 y tiene en cuenta todas las pautas que están dadas para tal fin.
b) Alcance
El Programa de Gestión Documental - PGD pretende llegar a todos los responsables (encargados)
de los archivos de gestión (oficina) de las diferentes áreas y servicios del Hospital, y así dar a
conocer las pautas para la realización de las diferentes actividades archivísticas de una manera
puntual y tener la claridad en la forma de proceder al enfrentar cualquier situación en particular.
1. Normativos
Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación promover la
organización y fortalecimiento de los archivos públicos del país para garantizar la eficacia de la
gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.
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Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo
General de la Nación tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional
de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales,
culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de
Archivos.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos de comercio
electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al
mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en
igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica.
Que la Ley 1341 del 30 de Julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la
información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones – TIC, en
especial el principio orientador de neutralidad tecnológica.
Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta para la gestión administrativa, económica,
política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las
obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soporte,
en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de
Archivo Total, que comprende procesos, tales como la producción o recepción, la distribución, la
consulta, la organización, la recuperación, y la disposición final de los documentos.
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la administración pública elaborar
inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
Que el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autoriza la utilización de los medios electrónicos en el
proceso administrativo en particular en lo que refiere al documento público en medios electrónicos, el
archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos
electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envió de datos, así como la Ley
527 de 1999 en sus artículos 5 y 9 los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le
competen al Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística del Estado.
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Que el Decreto Ley 019 del 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública,
establece en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y
en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los
trámites ante la administración pública.
Que la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el código general del proceso y se dictan
otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las
comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y tramites de los procesos judiciales, así
como en la formación y archivo de los expedientes.
Que el Decreto 2609 de 2012, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia
de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.
2. Económicos
Al interior del Hospital Militar Central se siguen las pautas dadas en la Directiva Presidencial 004 de
Abril de 2012, “Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la
Administración Pública”
Así mismo, la Política Cero Papel de la Institución “Utilizar mecanismos tecnológicos que minimicen
el papel” aprobada en las Políticas Institucionales señaladas en el Código de Ética y Buen Gobierno
versión 2 de la vigencia 2016 y establecida mediante la Directiva Transitoria N° 044 del 29 de
noviembre de 2016, la cual aplica para todas las dependencias del Hospital Militar Central, cuyo
objeto es : “Disminuir paulatinamente el uso del papel por parte de todas las personas del Hospital Militar Central
que realizan procesos, procedimientos y actividades asistenciales y administrativas, mediante prácticas de
eficiencia y uso de la tecnología; generando así un mejor acceso a la información, oportunidad y celeridad en la
gestión y en el cumplimento de la misión de la entidad”.
Realización de campañas para fomentar buenos hábitos de impresión y reducción del consumo
de papel por parte de las diferentes áreas y servicios.
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Reutilizar el papel usado por una sola cara, para la impresión de borradores, toma de notas,
impresión de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otras.
3. Administrativos
En el año 2014 con la Resolución No 1080 del 4 Diciembre 2014, se actualiza la estructura de
grupos de trabajo adscritos a las dependencias del Hospital Militar Central – Dirección, Subdirección
Servicios Ambulatorios y Apoyo, Subdirección Medica, Subdirección de Docencia, Subdirección
Financiera y Subdirección Administrativa.
En el año 2015 con la Resolución No 1282 del 24 Diciembre 2015, se adiciona la Resolución 1080
/2014, se actualiza la estructura de grupos de trabajo adscritos a las dependencias del Hospital
Militar Central – Adición a la Subdirección Médica en la Unidad Medico Hospitalaria y a la
Subdirección Administrativa en la Unidad Talento Humano.
Con base en lo anterior el archivo central realizo una actualización y elaboro las Tablas de Retención
Documental de las diferentes áreas según la nueva estructura de la institución - Dirección,
Subdirección Servicios Ambulatorios y Apoyo, Subdirección Medica, Subdirección de Docencia,
Subdirección Financiera y Subdirección Administrativa – son 212 áreas.
4. Tecnológicos
Con el objeto de mejorar el desarrollo de las diferentes actividades laborales el Hospital Militar
Central cuenta con el Sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria – Dinamica.Net a través del cual las
diferentes áreas y servicios de la institución están realizando/procesando las acciones propias de su
trabajo y de la prestación del servicio a los diferentes usuarios.
Adicional a esto el Hospital cuenta con el servicio de correo electrónico institucional el cual es una
herramienta de gran utilidad para los empleados, este contribuye a optimizar la comunicación al
interior de la institución y promueve la reducción del uso de la correspondencia interna mediante
oficios de tal manera que también promueve la disminución del consumo de papel.
Otro aspecto a tener en cuenta es que el Hospital hizo la contratación del “Servicio de Implantación,
Parametrización y Soporte de una Solución Tecnológica para el Proceso de Gestión Documental
(Ventanilla Única)” primera y segunda fase para la ejecución del proyecto que incluye desarrollo,
configuración, implementación, puesta en marcha y capacitación de usuarios radicadores y gestores
del Software Control Doc., lo cual se tiene proyectado para iniciar en la vigencia 2017.
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a) Planeación
El área Archivo Central es el encargado de dar a conocer y replicar la normatividad que está dada
en materia archivística por el Archivo General de la Nación ente regulador de la Política archivística
a nivel nacional al interior de la institución.
Así las cosas el archivo tendrá la capacidad de brindar el apoyo requerido por las diferentes áreas y
servicios (archivos de gestión – (oficina)) que integran la institución, para orientar y desarrollar las
actividades archivísticas y propender por la organización documental.
Al interior del área Archivo Central se realizan los siguientes procesos acorde a las caracterizaciones
y procedimientos e instructivos: los cuales fueron actualizados en el año 2016, según las pautas
dadas por el área de Calidad Integral.
Es así como al interior del Hospital Militar Central se cuenta con la Política de Gestión Documental:
b) Producción.
En el Hospital Militar Central las diferentes áreas y servicios elaboran los documentos que sean
necesarios los cuales respaldan la realización de sus diferentes actividades, ya sean internos o
externos los cuales son gestionados a través del área de Registro y Correspondencia encargada de
realizar el trámite a todo documento.
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El área de Registro y Correspondencia es la única que puede asignar numeración a los diferentes
documentos que se producen en la institución
c) Gestión y trámite.
El área en mención cumple con los programas de gestión documental en cuanto a producción,
recepción, distribución, seguimiento conservación y consulta de los documentos.
d) Organización.
Los diferentes documentos producidos al interior del Hospital Militar Central hacen su tránsito
a través del ciclo vital de los documentos y sus tres etapas Archivo de Gestión (Oficina) – Archivo
Central – Archivo Histórico y esta información se encuentra en las Tablas de Retención Documental
dadas para todas y cada una de las áreas y servicios; así mismo en los Cuadros de Clasificación
Documental.
Los lineamientos para la organización de los archivos de gestión (oficina) y el archivo central están
dadas por el Archivo General de la Nación, desde el archivo central estas pautas han sido difundidas
a las diferentes áreas/servicios a través de jornadas de capacitación en donde se ha hablado de
temas como:
Normatividad
- Normatividad archivística
- El Archivo General de la Nación como ente regulador de la actividad archivística.
- Reglamento de Archivo del Archivo General de la Nación.
- Reglamento de Archivo del Hospital Militar Central
- Tablas Retención Documental
- Comité de Archivo
Archivo Central
- Ubicación – Organigrama, Misión, Visión, Objetivo, Base Legal, Funciones, Procesos y
Procedimientos, Clientes.
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Para la entrega de los archivos de gestión (oficina) al archivo central, se elabora un cronograma en
el cual se fijan las fechas de entrega para cada una de las diferentes áreas y servicios y además se
brinda la información que ellos requieran para resolver inquietudes sobre este proceso.
Así mismo los inventarios que se tienen en el Hospital de las diferentes áreas y servicios deberán
ser publicados en la página Web de la institución.
e) Transferencia.
f) Disposición de documentos.
La actividad archivística al interior del Hospital Militar Central está a cargo de la Subdirección
Administrativa / Unidad Apoyo Logístico / Área Archivo Central, en la actualidad en el depósito del
archivo hay documentos de las diferentes áreas y servicios de la institución correspondientes a los
años 1995 a 2014.
El archivo hace una revisión de los inventarios que han cumplido con el tiempo de retención – 20
años y elabora un oficio dirigido a las diferentes áreas en donde se informa que los documentos
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Una vez se tienen los conceptos respectivos que dan su visto bueno para la eliminación de
documentos se procede a realizar reunión del Comité de Archivo del Hospital en donde se da a
conocer toda la información que soporta el trámite de eliminación de estos documentos – se espera
que con base en la información suministrada esta sea suficiente para que los miembros del Comité
den su voto favorable para llevar a cabo la eliminación de documentos.
Se elabora el acta del Comité respetiva la cual es firmada por los miembros del Comité y
posteriormente, se coordina con el área de Gestión Ambiental para realizar la coordinación del retiro
del papel de desecho que ha resultado después de haber realizado la destrucción de los
documentos que van a ser eliminados, se efectúa el pesaje del papel y se entrega a la empresa que
hace reciclaje en el Hospital aquí concluye el proceso.
Miembros del Comité de Archivo – Subdirector Administrativo (Presidente), Jefe Oficina Jurídica,
Jefe de la Oficina de Planeación, Coordinador del área Archivo Central (Secretario).
Es así como el Archivo realiza periódicamente el cambio de las tapas (caratulas) de las diferentes
nominas las cuales se van deteriorando por el uso continuo que estos documentos tienen. La Unidad
de Talento Humano es el área que realiza más consultas entre ellas las nóminas, esto para obtener
información que va a ser utilizada en la elaboración de las certificaciones laborales.
(Unidad Talento Humano - veinte visitas al archivo central al mes en promedio)
Se deben ejercer controles en cuanto a la revisión de las condiciones físicas del depósito,
observando factores como la humedad, luz, polvo y otros.
Bimestralmente se deben realizar jornadas de aseo generales las cuales deben programarse al inicio
del año, y deben incluir la limpieza de pisos, paredes y estantería al interior del depósito. (Módulos
rodantes)
Esta actividad debe coordinarse con la empresa que realiza el aseo en la institución.
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El Archivo Central en el mes de noviembre de 2016 realizó la actualización del Manual de Limpieza
Mantenimiento y Desinfección del año 2011, teniendo como base el Instructivo de Limpieza y
Desinfección Áreas y Documentos de Archivo promulgado por el Archivo General de la Nación.
Al interior de los archivos de gestión (oficina) de las diferentes áreas y servicios, los encargados del
archivo deberán adoptar las medidas necesarias para velar por la salvaguarda de los documentos
mientras estos permanezcan bajo su custodia en esta primera etapa del ciclo vital de los
documentos – archivo de gestión (oficina)
(Ciclo Vital Documentos – Archivo Gestión – Archivo Central – Archivo Histórico)
h) Valoración.
El área Archivo Central es el encargado de realizar la valoración de los documentos, actividad por
medio de la cual se determinan los valores primarios: administrativo, técnico, legal, fiscal y contable
y los valores secundarios: cultural, científico, histórico, a los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes etapas de archivo (gestión, central, histórico) y así mismo
determinar su disposición final (eliminación, conservación temporal o definitiva). Esta información
queda registrada en las Tablas de Retención Documental de las diferentes áreas y servicios de la
institución.
Adicionalmente se tienen las Tablas de Valoración Documental para documentos importantes que
reposan en el depósito del archivo central como los siguientes:
Para estos documentos se ha determinado que por su importancia para la institución se deben
conservar de manera permanente en el depósito del archivo central.
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El Hospital Militar Central tiene planteado su correspondiente Mapa Estratégico para el año 2016 en
el cual se tienen identificados cinco Objetivos Estratégicos, los cuales enmarcan un todo para las
diferentes actividades que son desarrolladas en la institución.
Así mismo con Resolución 001 del 4 Enero 2016 se fija el Plan de Acción para el Hospital Militar
Central, y es así como en el objetivo 4. - Optimizar la Capacidad Instalada y dentro de este en el
numeral 4.4 – Mejorar Procesos de Soporte Logístico, están incluidas las diferentes actividades que
están relacionadas con la actividad archivística al interior de la institución y dentro de estas el
Programa de Gestión Documental el cual se destaca por la importancia que tiene al fijar pautas para
el desarrollo de las actividades de archivo.
Mapa Estratégico
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Una vez sea aprobada la actualización del Programa de Gestión Documental – P.G.D. del
Hospital Militar Central, se debe realizar su difusión a todas las áreas y servicios que integran la
institución haciendo énfasis en la importancia que tiene la actividad archivística y el seguimiento
a las pautas propuestas en el mismo:
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c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos
definidos.
Al interior del Hospital se cuenta con el Sistema de Gestión de Calidad, el cual se encuentra
publicado en la Intranet de la Institución, en la página principal del Sistema Documental Institucional.
En el directorio ubicado allí encontramos las diferentes áreas que integran la institución como las
siguientes:
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1. Dirección General
2. Oficina Control Interno
3. Oficina Asesora Jurídica
4. Oficina Asesora de Planeación
5. Oficina Control Disciplinario Interno
6. Subdirección Servicios Ambulatorios y Apoyo
7. Subdirección Docencia E investigación Científica
8. Subdirección Medica
9. Subdirección Financiera
10. Subdirección Administrativa
11. Documentos Institucionales Transversales
12. Formatos Institucionales
Al ingresar a cada una de las opciones se encuentra información importante de cada una de ellas.
Lo anterior acorde a los lineamientos de la Política de Gestión Documental del Hospital Militar
Central.
Instrumentos archivísticos:
Se tienen además los diferentes instrumentos archivísticos para la gestión documental entre los
cuales se pueden mencionar los siguientes:
4. Programas Específicos:
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Plataforma Hospital Militar Central – Mapa de Procesos, Mapa Estratégico, Organigrama, Mega,
Misión, Visión, Valores Institucionales.
Manuales de Dinamica.Net para las diferentes áreas y servicios
Directivas
Capacitación
Resoluciones
Políticas de Seguridad del Paciente
Sistema de Gestión de Calidad (y dentro de esta lo siguiente)
Es de aclarar que el área de Calidad Integral de la Institución es la encargada de avalar todos los
formatos que se producen en las diferentes áreas y servicios de la institución.
Se deben ejercer controles en cuanto a la revisión de las condiciones físicas y estructurales del
depósito, informando de cualquier novedad al área de Mantenimiento. Así mismo se hace
verificación de las áreas aledañas al área Archivo Central (costado sur y occidental, haciendo
revisión de las condiciones de aseo de estos lugares previendo que no se acumulen basuras y
desechos que permitan el desagüe fácil de las alcantarillas que se encuentran ubicadas en este sitio.
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Alcance: Cubrir el 100% de los procesos de Hospital Militar Central con una solución que permita
realizar el gerenciamiento de la información promoviendo el uso de las nuevas tecnologías de la
información y las comunicaciones oficiales en tiempo real, dándole al proyecto el siguiente alcance:
Cumplir los lineamientos del Programa de Gobierno en Línea del Ministerio de las TICS y
Directiva Presidencial de Eficiencia Administrativa y Política de Cero Papel.
Ampliar la cobertura de la solución tecnológica de gestión documental del Hospital Militar Central
a todos los procesos de la Entidad en integración con Directorio Activo de la Entidad.
Mantenimiento y suministro de insumos para los equipos utilizados para el óptimo cumplimiento
del objeto contractual.
De acuerdo a la Circular Externa 02 de 2012, el Archivo General de la Nación recomienda que las
entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos en cumplimiento
de la Ley 594 de 2000, deben tener en cuenta los estándares mínimos en procesos de
administración de archivos y gestión de documentos electrónicos, considerando los requerimientos
particulares de cada entidad, así como las normas NTC ISO 15489-1, NTC ISO 15489-2 y el modelo
de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Por lo tanto, es importante
adoptar de manera extensiva; es decir, a las demás dependencias de la Entidad los estándares
apropiados que permitan asegurar la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de
archivo de todo el Hospital Militar Central.
“El Hospital Militar Central celebró el Contrato de Prestación de Servicios cuyo objeto es el “Servicio
de Implantación, Parametrización y Soporte de una Solución Tecnológica para el Proceso de
Gestión Documental (Ventanilla Única) primera y segunda fase para el Hospital Militar Central”, para
la ejecución del proyecto que incluye desarrollo, configuración, implementación, puesta en marcha y
capacitación de usuarios reducadores y gestores del Software Control Doc. Actualmente se
encuentra en proceso de implantación el servicio de ventanilla única a través de un software de
gestión y control de documentos para correspondencia oficial recibida, enviada e interna con
licenciamiento perpetuo para los usuarios, los cuales quedaron distribuidos por dependencias.
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Digitalización de Archivos:
Reseña:
La actividad archivística al interior del Hospital Militar Central está a cargo de la Subdirección
Administrativa - Unidad Apoyo Logístico - Área Archivo Central.
En la actualidad en el depósito del archivo hay documentos de las diferentes áreas y servicios de la
institución correspondientes a los años 1995 a 2014.
Anualmente el Archivo Central hace una eliminación de documentos que ya han cumplido con su
tiempo de retención (20 años - permanencia) en el depósito del archivo central la cual es avalada por
el Comité de Archivo del Hospital, esto permite abrir espacio para así poder recibir los documentos
del siguiente año.
En el año 2016 se hizo eliminación de documentos del año 1994 y se hizo recepción de inventarios
del año 2014.
Otras áreas que manejan un gran volumen de archivo de documentos son Bioestadística (1.500.000
Historias Clínicas) y la Unidad de Talento Humano.
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No Aplica
Al interior del Hospital Militar Central el Área Bienestar y Capacitación, realiza una encuesta y el
resultado del análisis de la información, se constituye en la base de las necesidades allí
identificadas, realiza una priorización de la importancia de los diferentes temas y se formula el Plan
de Capacitación para la vigencia del año correspondiente, en el cual se incluyen capacitaciones de
Gestión Documental, en cumplimiento a la normatividad vigente.
La Entidad genero la Directiva Transitoria N° 044 de fecha 29 Noviembre 2016 en la cual se dan
instrucciones para la reducción del uso de papel en la institución.
Objeto:
“Disminuir paulatinamente el uso del papel por parte de todas las personas del Hospital Militar
Central que realizan procesos, procedimientos y actividades asistenciales y administrativas,
mediante prácticas de eficiencia y uso de la tecnología; generando así un mejor acceso a la
información, oportunidad y celeridad en la gestión y en el cumplimiento de la misión de la entidad”.
Alcance: La presente directiva aplica para las dependencias del Hospital Militar Central.
Vigencia: A partir de la firma de la presente Directiva y se deroga la Circular Interna No 021 del 06
de diciembre de 2013 del Hospital Militar Central por la cual se establecen los lineamientos para
disminuir paulatinamente el uso del papel.
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Misiones Generales:
EL Hospital Militar Central mediante la presente Directiva, dará cumplimiento a los lineamientos
establecidos en la Directiva Presidencial No 04 de 2012, a lo indicado en la Estrategia de Gobierno
en Línea y al Modelo Integrado de Planeación y Gestión con el fin de avanzar en la Política de
Eficiencia Administrativa y Cero Papel y reducir el uso del consumo de papel en la institución así:
Acorde al Decreto Único Reglamentario N°1083 del 2015, el cual contiene Decreto N° 943 del 21
Mayo 2014 se establece la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, el cual en su
artículo 1 expresa lo siguiente:
“Artículo 1°. Adoptase la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
colombiano (MECI), en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para
establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos
obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley 87 de 1993”.
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La Institución adoptó la actualización del Grupo MECI mediante Resolución N°869/2014 y el Comité
de Coordinación del Sistema de Control Interno mediante Resolución N°019/2015.
Estructura MECI:
El Hospital Militar Central como entidad pública acoge la normatividad que está dada para las
entidades públicas, entre ellas la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP1000
la cual es aplicable a los diferentes procesos que se realizan al interior de la institución.
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Control de documentos:
Teniendo en cuenta el Manuel Técnico MECI del 2014, los documentos requeridos por el Sistema de
Gestión de la Calidad deben controlarse.
Así mismo se debe establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios
para:
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Intencionalidad del Ejercer el control sobre toda la operación de la entidad, con el fin de
Modelo Estándar de alcanzar los resultados, metas y objetivos en todos los niveles de la
Control Interno entidad. En este marco la documentación, es entendida como una
medida de control que apoya el cumplimiento de las actividades que
permiten alcanzar los resultados previos.
Intencionalidad de la
Desarrollar y mantener la documentación necesaria para asegurar el
Norma Técnica de
funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, adaptado a las
Calidad en la Gestión necesidades específicas de la organización.
Pública
Aspectos Comunes La documentación común incluye:
Política de calidad (entendida desde el Modelo Estándar de
Control Interno como una política de operación).
Manual de Calidad (el cual forma parte del Manual de Operaciones
(o de procedimientos, en el marco del Modelo Estándar de Control
Interno).
Documentos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus
funciones.
En la medida en que el Manual de operación (Procedimientos), exigido
en el Modelo Estándar de Control Interno, consolida todos los
lineamientos, políticas, normas o disposiciones internas, la
documentación del SGC conforma en gran parte este Manual.
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA
INTERNO GESTIÓN PÚBLICA
Numeral 4. Sistema de gestión de Calidad
4.2 Gestión Documental
Subsistema: Control de Gestión 4.2.1 Generalidades
Componente: Información 4.2.2 Manual de Calidad
4.2.3 Control de Documentos
4.2.4 Control de Registro
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ANEXOS
SECTOR Defensa
CARÁCTER DE LA ENTIDAD Pública
DIRECCIÓN: Transversal 3 N° 49-00
MUNICIPIO: Bogotá
Nº DE DEPENDENCIAS: 212 Áreas
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Tipo de consulta
Manual: SI
Automatizada: NO
Otro NO
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CENTRAL
EL ARCHIVO
Qué nivel ocupa el archivo dentro del edificio: Sótano 3
Cuántos depósitos tiene el archivo: 1
Con qué áreas cuenta el archivo:
Administrativa: SI
Reprografía: NO
Limpieza: NO
Consulta: NO
Baño: SI
Cafetería: NO
Conservación: SI
Condiciones de seguridad: NO
INSTALACIONES (DEPÓSITOS)
Abierta?
24 H NO
Horas Laborales SI
Ocasional NO
Ventanas SI
Claraboyas NO
Puerta SI
Nº de focos: 23 Lámparas
Incandescente ( )24 H ( ) Horas Laborales
Fluorescente: ( )24 H (X) Horas Laborales
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CENTRAL
ARCHIVOS DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
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CENTRAL
La capacidad de
almacenamiento del depósito * No se cuenta con de otro
del archivo central alcanzó el espacio para almacenamiento.
100 %.
BIOESTADISTICA
CONTRATOS
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CENTRAL
La Institución en la vigencia 2016 realizó un contrato por valor de 250 millones cuyo objeto es:
“Servicio de Implantación, Parametrización y Soporte de una Solución Tecnológica para el Proceso
de Gestión Documental (Ventanilla Única)” primera y segunda fase para la ejecución del proyecto
que incluye desarrollo, configuración, implementación, puesta en marcha y capacitación de usuarios
radicadores y gestores del Software Control Doc., el cual se dará continuidad en la vigencia 2017.
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HOSPITAL MILITAR CENTRAL PLAN DE ACCIÓN OPERATIVO CODIGO: DE-OAPL-PR-04-FT-02
# Acciones de Mejora
Tomar Acciones de Mejora de
Realizadas / # Acciones Mejora * Area Archivo Central X X X X
Auditorias internas y/o externas
Total