VOLUMEN/ÁREA I

PROTOCOLO EMPRESARIAL

TEMA 2: PROTOCOLO EN LA NEGOCIACIÓN

1. NEGOCIACIÓN Y CORTESÍA
2. REGLAS PARA UNA NEGOCIACIÓN EFICAZ
3. LA MESA DE NEGOCIACIÓN
4. ACTIVIDADES PARALELAS A LA NEGOCIACIÓN
5. NEGOCIACIÓN, PROTOCOLO Y CULTURA
6. VIAJES DE NEGOCIOS
7. CONSEJOS PARA VIAJES AL EXTRANJERO
8. REUNIONES DE NEGOCIOS

OBJETIVOS:

n esta unidad vamos a ver las técnicas más habituales de negocia-

E ción, y cómo se deberían enfocar, de cara a optimizar las posibilida-
des que nos brindan tanto el entorno, como el momento donde se lle-
van a cabo.P ara poder entender el significado que tiene el Protoco-
lo empresarial en una negociación, también se van a explicar los tipos
básicos de reuniones que hoy por hoy se celebran en las empresas.
Asimismo, se explicaran diferentes formas de organizar cualquier tipo
de reunión, dependiendo tanto de la cultura como de la nacionalidad
de las personas con las que se vaya a producir la negociación.

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1. NEGOCIACIÓN Y CORTESÍA
Se negocian todo tipo de cuestiones: aumentos de sueldos, acuerdos comerciales,
mejoras diversas, etc.
Negociar es un arte, es el arte de convencer, hacer ver a la otra parte que nuestra
propuesta es interesante para ambos. Y ya que el negocio es cosa de dos, si para uno
de ellos no es negocio, deja de ser interesante.
Los negocios no se hacen por la fuerza, sino por la razón.
Un acuerdo debe ser adoptado por convencimiento y no por presiones. Muchos
negocios fracasan por intentar imponer y no convencer.
Hay que persuadir a nuestros interlocutores empleando nuestra buena educación y
nuestras razones más válidas. En este proceso distinguimos estos puntos de gran
importancia:
a) Confianza
— Hay que establecer unas bases sólidas, creando un ambiente cordial y agra-
dable para que confíen en nosotros y en nuestras propuestas.
— Hay que agradecer y ser agradecidos.
— Hay que saber agasajar y tratar a nuestros interlocutores con nuestras mejo-
res maneras.

b) Escuchar
— Tenemos que saber exponer nuestras ideas, y saber escuchar a nuestros inter-
locutores, ya que es tan positivo hablar como escuchar.

c) Al otro lado
— Debemos ser capaces de ponernos en el lugar del "otro" para conocer nues-
tras reacciones y saber que haríamos nosotros si fuéramos la otra parte.
— Hay que saber qué puntos pueden ser interesantes para la otra parte, y evitar
desde un principio cualquier choque de intereses.

d) Paciencia
— No hay que pretender "llegar y besar el Santo". Negociar no es llegar y con-
vencer. Se necesita tiempo.

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— No se deben mostrar prisas, ni impaciencia, porque puede generar descon-

fianza, y puede dar al traste el negocio y todo el proceso de negociación.
Los mejores negociadores son las personas tranquilas y educadas. Ver la cosas con
calma nos puede llevar a un acuerdo.

e) Interés común
— Hay que demostrar un interés común para ambas partes. Muchos negocios
fracasan por tratar de "vencer" a la otra parte.
Si se crea este sentimiento de intentar "vencer", puede ser rechazada nuestra
propuesta.
— Hay que tratar de establecer intereses comunes, y hablar en un terreno de
igualdad.

f) Auto convencimiento
— Nosotros debemos ser los primeros convencidos.
Si ni creemos en lo que exponemos, será difícil defender nuestra postura.
— Hay que tratar de persuadir y ser flexibles.
Nunca se hace una oferta única, sino que se parte de una base y luego se van
perfilando pequeños acuerdos, que nos llevarán al acuerdo final.

2. REGLAS PARA UNA NEGOCIACIÓN EFICAZ

— Se negocia para llegar a un acuerdo.
— El único acuerdo válido es el que convence a ambas partes.
— La negociación es partir de las diferencias a la convergencia.
— El acuerdo más válido es aquel que se cumple.
— Negociar tiene su ritmo. Tratar de forzarlo, puede ser un error.
— Negociar es una relación humana. Tratamos con personas no con cosas.
— No todos son cifras y buenas razones.
— Utilizar la buena educación, el saber estar y el don de gentes, puede llevar a
buen camino la negociación.

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— Se pueden tener las mejores condiciones para una buena negociación y echar-
lo todo a perder por un error en su manera de comportarse.
— La cortesía es lo más importante en cualquier situación, por desfavorable que
sea.

3. LA MESA DE NEGOCIACIÓN
Para organizar un mesa de negociación hay que tener claros varios puntos:
— Establecer un calendario de reuniones y encuentros.
— Cual es el objetivo de la reunión.
— Qué pretendemos con esa reunión (un acuerdo previo, un acuerdo definiti-
vo...).
— Qué se va a decir.
— Cómo se va a decir.
— Qué hacer en caso de reacciones negativas o imprevistos que surjan.
— Evaluación de resultados y posibles conclusiones.

4. ACTIVIDADES PARALELAS A LA NEGOCIACIÓN

Además de la negociación, existen una serie de actividades paralelas que debemos
tener en cuenta para garantizar el éxito de la propia negociación:
— Organización de un comité de bienvenida.
— Realización de actividades paralelas para esposas y acompañantes.
— Calendario de visitas sociales y empresariales.
— Elección de un marco adecuado para las reuniones.
— Provisión de medios materiales (megafonía, banderas, alfombras, etc.).
— Atenciones diversas (atención a discapacitados, agradecimientos, programas
alternativos al principal, alojamiento, etc.).

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Como hemos dicho, negociar es convencer, persuadir, etc.., y todo ello se puede
lograr en un marco agradable.
Los anfitriones son los encargados de preparar, dirigir y gestionar el programa de
actividades de los invitados, en coordinación con los servicios de organización de la
otra parte.
Hay que cuidar hasta el más mínimo detalle para que nuestros invitados se sientan
como en casa.
Se debe planificar todo, desde la llegada hasta la partida (recepción, equipajes,
seguridad, transporte, alojamiento, visitas, agasajos, banquetes y cualquier otro tipo
de actividad).
Nunca se debe dejar a los invitados a la improvisación y siempre hay que contar
con programas alternativos por si alguno falla.

5. NEGOCIACIÓN, PROTOCOLO Y CULTURA

Tanto la negociación como el protocolo son considerados arte y ciencia, y ambos
tienen dos características en común:
— Son consideradas mutidisciplinares, es decir, utilizan otras ciencias para su
desarrollo.
— No son estáticas, es decir, van incorporando los cambios que van experi-
mentando las diferentes sociedades a lo largo del tiempo.
Pero la principal fuente de la que se alimentan, tanto el protocolo como la nego-
ciación, es la cultura y las tradiciones de cada sociedad.
El desarrollo de una sociedad y su cultura está definida entre otros por:
— Los aspectos geográficos.
— La historia de las instituciones políticas.
— El desarrollo económico.
— La estructura social.
Pero también se pueden observar cinco condicionantes primarios:
— La raza.
— La lengua.

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— La familia.
— La religión.
— La patria.
Hoy en día, y a pesar de que la globalización ha provocado una mayor interrela-
ción entre los pueblos, se pueden señalar a las siguientes como las principales cultu-
ras del planeta:
a) La cultura oriental, distinguiendo entre ellas:
— La cultura china.
— La cultura hindú.
— La cultura japonesa.
b) La cultura árabe o islámica.
c) La cultura occidental, distinguiendo:
— La cultura europea.
— La cultura norteamericana.
— La cultura latinoamericana.
En el afán de crear escenarios propicios para el desarrollo de negociaciones exito-
sas, el profesional de protocolo deberá asesorar al líder del equipo negociador en los
aspectos culturales de los actores de la otra parte. Le ayudará a responder preguntas
tales como:
— ¿Quién saluda primero?
— ¿Cómo se saluda en oriente?
— ¿Cómo emplear los distintos tratamientos conforme al rango?.
Según esto, ¿Cuál es, entonces, el procedimiento a seguir?. En realidad, no hay
recetas mágicas simplemente debemos seguir unas pautas y aplicar el sentido común.
Se plantea aquí el siguiente dilema: ¿debería el negociador mimetizarse con la otra
parte para no ser percibido como una amenaza sino como un aliado?
¿Debería acaso disfrazarse de lo que no es? O ¿debería ser él mismo? El asesora-
miento en estos aspectos es competencia del profesional de protocolo.
De todas maneras, en tanto y en cuanto demostremos abiertamente respeto por otra
cultura, otros usos y otras costumbres, sabido es que se nos respetará de igual mane-

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ra. Como se puede ver, el secreto principal es siempre la reciprocidad, aquello de "dar
en justicia lo que le corresponde a cada persona", ni más ni menos.
Aunque a primera vista, los aspectos culturales resulten novedosos en cuanto a su
tratamiento, estas consideraciones sobre la cultura en el marco de una negociación
han sido tratadas desde tiempos muy lejanos. En el siglo XVIII el diplomático francés
y secretario de gabinete de Luis XIV, recomendaba a embajadores y ministros que
negociaban en el extranjero "que debían adaptarse a los usos y costumbres del país
donde se encontraren, sin mostrar repugnancia ni desprecio por sus habitantes, tal
como suelen hacer algunos negociadores que elogian sin cesar la forma de vivir de
sus propios países para así criticar en mayor grado a los otros."
En la actualidad no es muy diferente, aunque con más sutileza se apunta al respec-
to diciendo que la mayoría de los países presentan variaciones regionales y étnicas
significativas, que afectan a importantes elementos de la negociación, incluyendo la
comunicación, la comprensión y la confianza.
Por ello, cuando negociamos con otra cultura debemos tener presente lo siguiente:
— Entender las diferencias de comportamientos y actitudes de negociación.
— Explicitar claramente las diferencias culturales que existen entre ellos y
nosotros.
— Mostrar respeto y tolerancia por las costumbres y tradiciones de nuestros
interlocutores.
— Entender el interés detrás de la postura.
— Ver cuáles son los intereses que motivan a la otra parte para así poder enfo-
car la negociación de una manera exitosa.
— No asumir que piensan igual que nosotros ni que poseen la misma escala
de valores ya que sus tradiciones y cultura son probablemente diferentes.
— No tomar actitudes ni palabras como ataques personales ya que puede que
en su cultura sean cumplidos.
— Evaluar las alternativas al no acuerdo de las partes ya que si existe una base
sólida, la negociación se puede llevar a buen término en una segunda reunión.
Este esquema plantea la necesidad de una acción conjunta del equipo de protoco-
lo con el equipo negociador en el momento previo o de la preparación y planeamien-
to de la estrategia negociadora.

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La experiencia y preparación del equipo de protocolo, aportará los elementos nece-

sarios que contribuirán al trazado de los pasos a seguir por el equipo negociador.
Sobre esta base, ¿qué recomendaciones debe dar al líder del equipo de negociación
en el caso de tener que llevar a cabo una negociación fuera de casa?. Le será de gran
utilidad contar con los Papeles de Trabajo elaborados por el equipo de respaldo de
protocolo para proceder a incorporarlos a su estrategia o refinarlos conforme a sus
propios objetivos.
Por ejemplo:
— Conocer las jerarquías dentro del equipo negociador de la otra/s empresa/s.
— Recopilación de datos acerca del otro equipo negociador, y de su empresa.
— Acciones a realizar: llegada a destino y partida (vuelta a casa)
— Qué puntos se deberán tener en cuenta en el caso de ser negociador local.
(depende del equipo negociador)
— Preparar escenarios alternativos, por si los elegidos fallan o existen proble-
mas de última hora.
— Elaborar distintos tipos de mesas.
— Asesorar sobre la correcta ubicación de delegaciones.
— Cómo recibir y presentar a las delegaciones.
El equipo de respaldo y el equipo negociador deberán trabajar conjuntamente en
estos aspectos, para alcanzar una sintonía que le permita lograr las metas deseadas
con los más altos estándares de calidad y éxito.

ASPECTOS A ESTUDIAR EN LA NEGOCIACIÓN CON OTRAS CULTURAS

a) Forma de trabajar (orientación hacia la tarea o interacción social)
b) Tiempo y espacio
c) Idioma y pensamiento (contexto)
d) Forma de administración (management)
e) Relación grupo - individuo
f) Rituales
g) Importancia de clase social y status
h) Valores

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i) Climatología: relacionada con la vestimenta (por ejemplo, demasiado calor

con ropa pesada = incomodidad para negociar)
j) Jet-lag: cambios de usos horarios superiores a 4 horas precisan un día para
aclimatarse.
k) Horario de las reuniones: si la primera reunión será en lunes, llegar el sába-
do anterior
l) Cultura del anfitrión: conocimiento previo de los usos y costumbres "fuera
de la mesa de negociación".
Teniendo en cuenta aspectos como son:
— Gestión del tiempo.
— Imagen personal y etiqueta.
— Formas de saludarse y tratamientos en relación con los sexos.
m) Pasajes, pasaportes y visas
n) Tipo de cambio
ñ) Medios de comunicación
o) Hotel elegido: cuidado con el lujo desmedido
p) Lugar de reuniones: Se debe procurar elegir un sitio neutral.
q) Conocimiento previo de fumadores y no fumadores (espacios para fumar,
pausas)
r) Prever la agenda en función de las fechas, feriados y días festivos por reli-
gión
s) Necesidad de traducción:
— Lo ideal es que este profesional sea miembro del propio equipo.
— Si no lo es: procurar que sea especialista en negociación; al hablar mirar
al interlocutor no al traductor;
— El intérprete se sienta detrás de la mesa de negociación.
t) Obsequios, estudiar atentamente la cultura al respecto para que no se con-
funda una "atención" con "soborno". Tener en cuenta la reciprocidad en cuan-
to a los obsequios.
u) Tarjetas de presentación de doble cara con traducción al reverso.

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6. VIAJES DE NEGOCIOS
En la actualidad se sale mucho más al extranjero y se tienen negocios o acuerdos
con empresas más allá de nuestras fronteras que hace unos años, por lo que hay que
tener en cuenta que en la mayoría de los casos, sólo se conoce de un país los princi-
pales tópicos que nos suele vender la publicidad, el cine, etc.
Comprender la idiosincrasia del país con el que se va a negociar es una herramienta
tan básica como conocer las variables económicas del mismo. Un paso en falso, por
desconocimiento, en el momento de presentarse o durante encuentros menos forma-
les es una descortesía que se tolera "por cortesía" en ciertos niveles ejecutivos. La que
sigue es una guía básica para conducirse a la hora de hacer negocios.
Por ello a la hora de salir al extranjero hay que informarse bien del país que se va
a visitar, sus costumbres y tradiciones, para no caer en alguna descortesía. La infor-
mación es muy importante, antes de emprender un viaje de negocios.
Hay que reseñar que las embajadas y las cámaras de comercio pueden ser un buena
fuente de información antes de emprender cualquier viaje al extranjero
También debemos tener en cuenta que las tarjetas de visita son un elemento de
comunicación indispensable en cualquier viaje de negocios.
En las presentaciones, se suele proceder a un intercambio de las respectivas tarje-
tas de visita.
Si se va a países cuyo alfabeto es distinto al Latino (Japón, Grecia, Rusia, etc.) es
un detalle cortés imprimir las tarjetas de visita por ambas caras, en una de cuales se
pondrán los datos en el alfabeto del país visitado.
Es aconsejable Llevar siempre más tarjetas de visita de las que espera dar, ya que
nunca se sabe donde puede surgir una nueva oportunidad.

7. CONSEJOS PARA VIAJES AL EXTRANJERO

a) Inglaterra
Si existe un país por antonomasia, donde el Protocolo se escribe con mayúsculas,
ese el Reino Unido.
La historia califica de forma notable a este país como uno de los de más férreas tra-
diciones (aunque evolucionan muchas de las más arraigadas).

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Su proverbial corrección, la amabilidad de sus policías (los conocidos "bobbys"),

su "fair play" en los deportes (aunque hay excepciones que confirman la regla, como
suele ocurrir en algunos partidos de fútbol)... conforman un país educado.
— Tradicionalmente, el inglés, suele ser una persona: Reservada, generalmente
bastante "suyo".
— Casi nunca elevan su tono de voz, ni muestran su disgusto o enfado (aunque
lo tengan).
— Exteriorizan poco sus sentimientos. Mantienen la compostura y conservan
sus buenos modales, incluso en las situaciones más adversas. Es la conocida
"flema" Británica.
En Inglaterra, procure ser discreto y evitar levantar su tono de voz, así como
"tomarse" demasiadas confianzas con su interlocutor (a no ser que sea un amigo del
alma). Hay que ir poco a poco descubriéndoles.
Las corbatas de rayas, utilícelas lo menos posible, ya que pueden ser interpretadas
como la pertenencia a un "club" o college, tan extendidos por todo el país.
Las presentaciones siempre deben ser hechas por alguien de la "tierra". Espere a
que le presenten.
El orden de presentación es el mismo que en España y otros países (el caballero a
la dama, el más joven al de más edad...).
Cuando alguien nos es presentado, simplemente le daremos la mano, ya que no son
partidarios de largos y calurosos apretones de mano.
Tampoco en Inglaterra se lleva el "besamanos", es decir besar la mano de las seño-
ras.
A la pregunta de cómo está Usted, no se responde bien, estupendamente o expre-
siones similares, sino que se responde con la misma expresión que nos han pregunta-
do.
Los tratamientos habitualmente utilizados son el de Mr, Mrs. o Miss, aunque exis-
ten otra serie de títulos que son: Duke, Marquis, Earl, Viscount, Baron, Baronet y
Knight. Desde Duke hasta Baron, tienen el derecho hereditario a formar parte de la
Cámara de los Lores (aunque está en proceso de cambio).
El tratamiento del Duke es de Duke y su esposa de Duchess.
Los Marquis, Earl, Viscount y Baron son tratados de Lords, y sus esposas de
Ladys.

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Los Baronet (título hereditario) y los Knights, Caballeros en español, (título vita-
licio), son Sirs. Sus esposas son Ladys.
Una costumbre, ya no muy utilizada, es añadir en la correspondencia "Esq." (Abre-
viatura de Esquire) al nombre burgués. Es el equivalente a "nuestro honorable". Sola-
mente los que tenían escudo familiar eran los únicos que tenían derecho a este trata-
miento, pero luego se utilizó para todos aquellos que tenían cualquier tipo de título
nobiliario.
También en la correspondencia se deben utilizar el primer nombre completo y
luego se permiten utilizar abreviaturas.
En la mesa, otra peculiaridad Inglesa, es que no colocan las dos manos sobre la
mesa, sino que sólo colocan la derecha, mientras que la izquierda reposa en el rega-
zo.

b) Francia
A Francia se la conoce por la fama de "modales refinados", aunque como veremos
es más un tópico que una realidad.
La "amabilidad" de los franceses se refleja en largos apretones de manos y por los
besos en las mejillas.
Son, sin ser latinos, de los más "cariñosos" a diferencia de Ingleses y Alemanes,
mucho más fríos y distantes.
La conocida "etiqueta francesa", ha hecho imperar los buenos modales en la socie-
dad. Por ello, fueron pujantes durante tres siglos sus costumbres y su correcto "cere-
monial". Aunque la sociedad ha evolucionado mucho, todos ellos saben agradecer un
gesto de cortesía.
La señoras, aunque sea la señora del supermercado, agradece que se le trate de
"Madame".
Normalmente se trata a todo el mundo como Madame, Monsieur o Mademoiselle,
seguido del correspondiente nombre.
Aunque se les sigue acusando de "chauvinistas", no lo son más que en otros países
donde se habla de patriotismo.
Los franceses son muy ingeniosos y ese ingenio les hace tener conversaciones agu-
das.
También son muy tolerantes, y amantes de los placeres de la buena mesa.

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Aunque las "maneras" en la mesa son bastante universales, no nos debe extrañar si
les vemos "anudarse" la servilleta al cuello, o coger un hueso con la mano o mojar el
pan en la salsa.
Antes la manera de indicar que estaban satisfechos era frotarse el pecho con la
mano.
No se extrañe si le traen la cuenta sin haberla pedido. Es una costumbre poner la
cuenta nada más que han terminado de comer.
Los niños cuando van al colegio, son tratados de Usted.
No debemos dirigirnos a una persona que no nos ha sido presentada.
Las presentaciones son como en el resto de países. A una presentación respondere-
mos Je suis très o très honoré.
Si nos presentan una dama diremos, Mes hommages, Madame (o Mademoiselle).
Cuidado al conducir. Los franceses son muy correctos y respetuosos (no utilice el
claxon ni las ráfagas de luces). Y para cualquier otro imprevisto o situación que se le
presente recuerde, que una sonrisa le puede sacar de muchos apuros.

c) Italia
La amabilidad de los italianos es manifiesta.
Siempre atentos a cualquier deseo... pero no se deje engañar, a veces una cosa son
las promesas y otra la realidad. Pueden olvidarse de algunas de las cosas prometidas.
Las propinas en los restaurantes y otros servicios (como góndolas, taxis, etc.) son
bien aceptadas.
Si estamos en el restaurante y queremos la cuenta, podemos decir: "Cameriere, il
conto" o "Pagare prego !". Nos suelen contestar: "Súbito, signore".
La pasta es la comida reina, y salirse de este menú puede resultar realmente caro.
Si hace una reserva y le dicen en un hora, no se enfade si pasada esa hora aún no
se lo tienen listo.
Los tratamientos diarios, de calle, tienen sus peculiaridades pues en casi todas las
profesiones tienen el suyo propio.
Un funcionario, un periodista o un empleado de un Banco es un Dottore o Dotto-
ressa si es una señora.

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Los profesores universitarios y profesores de música son Professore o Professo-

ressa.
Un abogado, es Avvocato y quien repara algo es un Ingenierie.
Respecto a los títulos sociales, los más utilizados son el de Cavaliere y Commen-
datore. Pero si hablamos de Ministros y Embajadores, son Eccelenza.
Las damas de cierto nombre y rango son tratadas de Donna, seguido de su corres-
pondiente nombre de pila (se omite el apellido).
Los altos cargos eclesiásticos , son tratados de Eccelenza.
El vestuario italiano es muy elegante, y son de costumbres muy religiosas, por lo
que deberemos vestir con cierta prudencia si visitamos iglesias y otros templos (evi-
tar minifaldas o pantalones cortos, escotes amplios y similares).
La puntualidad, no es uno de los fuertes de los italianos, así como utilizar un tono
de voz bajo. Al igual que nosotros, son más bien gritones y de fuerte temperamento.
Los saludos son muy efusivos, aunque nos acabemos de conocer. Pero cuidado, no
se convierta el saludo en el abrazo de Judas, pues tienen una cierta tendencia a la
"picaresca"" sobre todo en la zonas de mayor índice de turismo.

d) Noruega
Al igual que el resto de países nórdicos (Suecia y Dinamarca) gozan de un altísi-
mo nivel de vida y bien podríamos decir, que también calidad de vida.
Como buen país escandinavo, son muy fieles a sus costumbres y tradiciones.
Les gusta mucho arreglarse para la celebración más insignificante y envían las
invitaciones con semanas de antelación (será por su aspecto previsor y disciplina).
Al igual que sus vecinos, gustan de las bebidas fuertes, y son grandes bebedores.
La sencillez de su carácter la podemos ver en el trato diario. Casi todos ellos se
tutean y prescinden de cualquier título.
La frialdad, de un primer contacto, desaparece con un trato más cordial a medida
que se profundiza en su conocimiento personal.
Celosos de su vida privada, no conviene entrar en temas de conversación como
religión o política.
En cuanto a la gastronomía, es muy similar a la de los países vecinos: ahumados,
arenques, salmón, etc. Son los primeros productores de hígado de bacalao del mundo.

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Recuerde agradecer siempre a sus anfitriones la comida, al terminar con la frase:

"tak for maten" (gracias por la comida).
Los brindis los comienza siempre el anfitrión, poniéndose en pie y alzando su copa
(no se le ocurra beber antes de esta señal). Se mira directamente a los ojos del invita-
do y se inclina ligeramente la cabeza y se bebe. Antes de dejar la copa en la mesa, se
mira de nuevo al invitado y se inclina de nuevo ligeramente la cabeza.

e) Rusia
— Tarjetas de visita. Son un elemento imprescindible en cualquier reunión de
negocios. Como en muchos otros países es recomendable imprimirlas en el
propio idioma del país. De no ser así, hay que procurar hacerlo al menos en
Inglés. Por una cara en su idioma y por otra cara en el idioma local o en
inglés. Llévelas en cantidad suficiente para no quedarse sin ellas.
En las tarjetas de visita no se olvide poner además de sus datos personales, la
profesión, el cargo y título/s universitarios.
Las tarjetas de visita se dan al principio de la reunión, durante las presentacio
nes, y se dan por el lado impreso en su idioma o en el idioma internacional.
Lleve siempre consigo una agenda, bien sea tradicional o bien electrónica,
para apuntar los datos de aquellas personas o empresas que no tienen tarjetas
de visita. No se olvide apuntar nombre, teléfono, dirección de la empresa,
cargo, departamento o sección y cualquier otra información relevante o de
interés.
— Correspondencia. Dado que en muchas pequeñas compañías la correspon-
dencia la abre el propio interesado, la mejor opción es mantener la misma en
su propio idioma. Y de no ser así la deberá hacer en inglés, aunque eso puede
retrasar los trámites y objetivos marcados.
Al tratar con personas de otro país y no tener un idioma común lo mejor es
ser breve y conciso y no utilizar expresiones complejas. Hay que ir a textos
cortos y muy claros. Vocabulario sencillo.
— Instituciones y Organismos. Si nunca ha trabajo con organismos oficiales
ármese de paciencia. Tratar con funcionarios públicos rusos puede ser un
poco latoso. Y en muchos casos la mejor opción es contratar un gestor o inter-
mediario del propio país. Esto agilizará en gran medida sus trámites con la
administración.

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Averigüe con toda la antelación posible la documentación que necesita para

llevar a cabo todos los trámites necesarios para llevar a buen término sus
negocios.
En la capital, Moscú, y en algunas otras grandes capitales es posible acceder
a muchos de los adelantos tecnológicos, fax, internet, etc. Pero tenga previs-
to que en otras muchas ciudades de Rusia esto no es posible, aunque evolu-
cionan de forma bastante rápida, aún no son aparatos que pueda encontrar
con facilidad.
— Jerarquías. La reciente incorporación a una economía capitalista ha dado
lugar a que aún perduren, en gran medida, jerarquías muy definidas de poder
en las empresas. Incluso, las muy grandes, aun tienen una cierta intervención
estatal, unas veces declarada y otras de forma velada.
Los máximos responsables de las empresas suelen dirigir la empresa de
forma bastante rígida y con un poder, casi absoluto, sobre sus empleados.
En Rusia podemos decir que es casi anecdótico la presencia de la mujer en
los puestos de dirección de las empresas.
— Reuniones. Los rusos son bastante reacios a las reuniones tal y como se hace
en otros países europeos o en América. Y no solo es difícil convocar una reu-
nión, sino que suelen acudir a la misma empleados que no tienen mucha
capacidad de decisión. Por eso lo mejor es tratar que estén presentes en la reu-
nión algunos directivos o ejecutivos de la compañía para que puedan presen-
ciar las explicaciones-exposiciones que Usted hace de su empresa, producto
y/o servicio.
— Gestor. Es casi imprescindible contar con los servicios de un intermediario,
gestor o bufete, para poder solventar las innumerables gestiones que hay que
hacer ante organismos oficiales y particulares. Hay que utilizar un gestor o
intermediario conocido y de buena reputación, para evitar sorpresas. Si le
recomiendan uno con el que ya han trabajado, mucho mejor. Y la relación
mejora si Usted le conoce personalmente.
— Anfitriones. Los rusos tienen una educación bastante buena, aunque algunos
hombres de negocios no lo demuestren por su rudeza. Siempre se debe actuar
educadamente ante cualquier tipo de comportamiento. Pedir las cosas por
favor, dar las gracias, llamar a las puertas antes de entrar, etc.
— Preparativos. Cuando acude a una reunión de negocios no debe olvidar dos-
siers, documentos, folletos, catálogos, tarjetas de visita, etc. Todo lo necesa-

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rio para que la reunión sea un éxito y dejar suficiente material para que ten-
gan documentación para analizar con posterioridad a su partida. Ellos tendrán
preparados para sus invitados algún tipo de bebida caliente (té, café, etc.)
junto con algo de comer (bollería, etc.).
— Primera impresión. No solo el vestuario da una buena primera impresión,
demostrar seguridad, credibilidad y firmeza hace que nuestros colegas anfi-
triones se hagan idea de Usted y de su empresa. La primera reunión suele ser
un mero análisis superficial de su persona y de la dimensión de su empresa.
Debe estar atento a cuantas preguntas le quieran hacer para conocer algo más
de Usted y de la empresa a la que representa o de la que es dueño. Nunca
muestre una cara de disgusto o de enfado que pueda crear un ambiente nega-
tivo.
— Requisitos. Aunque ellos suelen ofrecer una buena impresión, es necesario
hacer las comprobaciones necesarias de los datos aportados. Ellos siempre le
afirmarán que están capacitados para distribuir su producto o servicio, para
representar su empresa en Rusia, etc. Pero no siempre es así. Ellos tienen una
cierta predilección por las empresas occidentales.
— La cultura de negocios del antiguo régimen ha dejado su "poso" y en algunos
casos es difícil de olvidar por parte de algunos empresarios rusos. La cultu-
ra de la comisión, del engaño, etc. y otros malos vicios aún persiste en algu-
nos empresarios. Pero la economía de mercado se impone y estos comporta-
mientos van siendo cada vez más escasos. No obstante, hay que tener cierta
cautela y obtener toda la información posible sobre la empresa y las personas
con las que vaya a tratar.
Hay que aprender a diferenciar entre lo que nos dicen y lo que hacen. En
algunas ocasiones nos suelen hacer promesas y afirmaciones que luego no
pueden cumplir.
— Idioma. No hay nada mejor que utilizar el idioma propio del país, el ruso. Si
hace su exposición en ruso y la documentación también en su idioma, las
negociaciones irán mucho más rápidas. Si no es posible, lo mejor será hacer-
lo en el idioma universal de los negocios, en inglés. Cualquier exposición en
otro idioma distinto al suyo ha de ser clara, breve y con expresiones simples,
fáciles de comprender. Lo mismo ocurre con la documentación, términos sen-
cillos y fáciles de comprender. Desde luego, la mejor opción es contratar los
servicios de un traductor para todas sus reuniones y para generar la docu-
mentación necesaria que va a entregar a los asistentes a la reunión.

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Las presentaciones deben ser limpias, claras y carentes de todo tipo de exce-
sos, en cuanto a colores, gráficos, etc. Sencillez y claridad.
— Paciencia. El tiempo de negociación suele ser bastante largo, pues los rusos
son muy duros negociando y suelen pedir demasiadas contrapartidas a sus
proposiciones. Llegar a un acuerdo rápido es bastante difícil, pues para ellos
eso es un síntoma de debilidad. Hacer una dura negociación es una técnica
para ellos de "minar" la paciencia de sus colegas. A veces más que una nego-
ciación parece una "pequeña guerra" entre dos bandos. Si no pierde la pacien-
cia, puede llegar a tener un acuerdo. Hay que analizar bien los pros y los con-
tras para saber si merece la pena llegar a un acuerdo, en función de las con-
diciones que ellos le quieran imponer. Las presiones, en algunas ocasiones,
según testimonios de algunos empresarios, han llegado a las amenazas, aun-
que no sea una práctica habitual, por fortuna. No es fácil negociar en Rusia,
como tampoco lo es en otros muchos países del mundo. Y mayores volúme-
nes de negocio ... más duras las negociaciones.
— Contratos. Todo lo que se acuerde debe quedar bien escrito y firmado para
evitar cualquier tipo de problema posterior. Hasta el más mínimo detalle debe
figurar por escrito. Dado lo complicado que puede ser llegar a un acuerdo no
se puede dejar nada al azar. El documento final de acuerdo, al igual que se
hace en los notarios, es leído al completo y firmado.
Los cambios pueden darse incluso después de haberse firmado el contrato.
Hay que tenerlo presente. Por eso debe tener cuidado pues se puede encon-
trar que no se cumple algún término del contrato.
Es aconsejable tener los contratos y documentos que se firmen en los idiomas
de las dos partes (idioma local e idioma anfitrión) y en cualquier caso en
inglés.
— Regalos. Hay que tener mucho cuidado con los regalos, pues en ocasiones
pueden tener un efecto negativo al considerarse una especie de soborno,
sobre todo si el trato está siendo con empleados públicos (funcionarios).
— Fiestas. Es necesario consultar el calendario de las fiestas, las vacaciones y
los horarios de los fines de semana. No trabajarán nunca en estas fechas. Pre-
fieren disfrutar de la fiesta que hacer un esfuerzo para cerrar una determina-
da negociación.
— Concentración. No es fácil tener concentración en algunas reuniones que pue-
den ser interrumpidas por llamadas, frecuentes interrupciones por visitas,
recesos de los participantes en la reunión, etc.

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— Vida social. Los rusos son grandes amantes de la fiesta y de la diversión. Una
manera de establecer una buena comunicación personal con ellos es salir con
sus anfitriones a tomar algo.
— Simplificar. La burocracia en Rusia es bastante tediosa y suele ser un motivo
de retraso en muchas negociaciones. Haga saber que la simplificación de
estos trámites agilizaría muchos las gestiones. Trata de hacerles comprender
que toda esa burocracia les hace poco competitivos.
— Cortesía. Si desea ganar puntos ante sus anfitriones una buena idea es invi-
tarles a visitar su país y su empresa. Si Usted sabe ser un buen anfitrión, es
fácil que haya acortado el camino de sus negociaciones.

f) China
Los chinos, al igual que otras culturas orientales, son bastante protocolarios, pero
no tanto como pueden serlo los Japoneses.
El pueblo chino es muy trabajador e inteligente; son gente muy hospitalaria y
cortés; ofrecen y muestran toda su cultura a los visitantes que acuden al país, pero la
cortesía oriental nada tiene que ver con la occidental ya que suele ser siempre muy
protocolaria.
Los chinos tienen una gran variedad de costumbres muy peculiares: como por
ejemplo, al saludarse no está bien visto darse besos ni abrazarse, pues no les gusta
expresar sus sentimientos en público.
Los saludos se realizan con una leve inclinación de cabeza, aunque se están occi-
dentalizando bastante y también es cada vez más admitido el apretón de manos.
Sus comidas son muy variadas y siempre suelen ir acompañadas de una gran varie-
dad de salsas.
Para los chinos la comida es todo un acontecimiento cuya finalidad es proporcio-
nar alegría, felicidad y placer.
Una comida, que podíamos llamar típica en china consta de un plato de arroz o
pasta seguido de tres, cuatro o cinco platos finos, con los comensales sentados sobre
cojines en torno a una mesa de escasa altura.
Comportamiento en la mesa:
— Se utilizan los palillos para comer y para coger los alimentos, pero tras la
comida, nunca se dejan dentro del plato, sino al lado del plato; es propio de
funerales dejarlos dentro del plato.

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— No se debe beber hasta que el anfitrión no haya levantado su vaso.

— Tampoco se sirve uno nunca en su propio vaso, sino que se sirve el del otro
comensal, que devolverá la gentileza, llenando el nuestro.
— No hay que extrañarse si toman la sopa sorbiendo y haciendo un ruido
estruendoso, es la manera correcta de tomarla allí.
— En las comidas de negocios, se come en torno a una mesa sentados en sillas,
pero no se extrañe si le invitan a una comida sentado en cojines.
— Antes de comer, nos suelen entregar un paño humedecido y caliente para lim-
piarnos las manos.
— El menú se coloca en el centro de la mesa. A cada comensal se le entrega un
bol con un platillo, una cuchara, un par de palillos y una pequeña salsera.
— Cada uno se llena de arroz su bol, coloca encima los demás alimentos o los
moja previamente en la salsera antes de llevárselos a la boca con los palillos.
— Por lo general se comienza con una especialidad local, luego se sirven platos
de ave y, finalmente, de pescado. Es entonces cuando se toma la sopa, aun-
que en ocasiones se sirve antes del pescado.
— Los chinos acompañan los entremeses fríos con vinos de fruta y, en las comi-
das principales, con vino de arroz caliente.

La educación es un tema de vital importancia para los chinos, nunca se debe:

— Mostrar impaciencia.
— Ser impuntuales.
— Presentarse incorrectamente vestidos.
— Interrumpir a alguien que está hablando, es un acto de muy mala educación.
— Hacerles preguntas personales, aunque son grandes amantes de la familia,
pero puede que ellos si que le hagan alguna pregunta más personal. Sienten
gran curiosidad por el mundo occidental y todas sus costumbres y forma de
vida.
— Dar la espalda a una persona es una de las mayores muestras de descortesía
posible. Por este motivo hay que tener mucho cuidado al moverse.
— Lanzar una tarjeta de visita a la mesa o introducirla en el bolsillo o tarjetero
sin mirarla.

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— Exigir una respuesta ya que los chinos no suelen utilizar un "no" o un "no lo
se"; más bien intentarán dar una respuesta positiva o al menos dubitativa.

Presentaciones y saludos:
El saludo más utilizado en China durante las presentaciones es "ni hao ma" que
viene a significar lo mismo que cómo está Usted o qué tal está Usted.
Respeto y precedencia. La persona de mayor edad es la que inicia las presentacio-
nes; en este país se tiene un gran respeto por los mayores.
Se debe saludar a la persona de mayor edad antes de hacerlo a cualquier otra per-
sona. Siempre deben saludar los más jóvenes a los más mayores.
Cuando se da el intercambio de tarjetas de visita en las presentaciones de negocios,
éstas se deben coger con ambas manos por las esquinas, y mostrar interés por la
misma (es decir, echarle un vistazo). Ellos piensan que esto es una muestra de interés.
No consideran educado guardar las tarjetas por debajo de la línea de la cintura (es
decir bolsillos de los pantalones, bolsillo trasero, etc.).
Cualquiera que sea la manera de coger la tarjeta, hay que procurar no tapar nunca
el nombre con el dedo, pues lo pueden considerar una ofensa o al menos les puede
molestar (se atribuye a que el nombre impreso en la tarjeta es una representación físi-
ca de su espíritu).
El mejor horario para los negocios es durante la mañana, hasta la hora de comer.
Nunca se debe ir "directo al grano", tocar temas como la política, ni "bajo ningún
concepto" hablar de los japoneses, ya que no están bien considerados.
Antes de entrar en la materia de negociación, es normal intercambiar una serie de
cuestiones sobre temas generales (si le gusta el país, está contento con su estancia,
etc.).
En caso de hacer algún tipo de regalo, se debe ser comedido en el valor del mismo,
y tener en cuenta que son muy apreciados los regalos del tipo occidental, y más los
que tienen que ver con algún tipo de regalo costumbrista o típico del país de origen.
No hay que extrañarse si no abren el regalo en nuestra presencia, ya que al igual
que los japoneses, los chinos no abren los regalos en presencia de la persona que se
lo regala.
De todas maneras la embajada de China puede ayudar a preparar la visita de nego-
cios y orientar sobre los principales pasos a seguir. También le pueden facilitar con-
tactos provechosos y una buena lista de direcciones donde poder dirigirse.

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También (muy recomendable), como en muchos otros países, existen servicios pro-
fesionales o de una consultora local, que sabrán indicar mejor los pasos a seguir en
este país (un país muy burocratizado). Estas firmas le agilizan los trámites burocráti-
cos necesarios para llevar a buen puerto los negocios en China. Merece la pena con-
tratar sus servicios por la gran cantidad de trabajo y cuestiones que resuelven y/ o
facilitan.
Los horarios de oficina habituales son de 8 de la mañana a 5 de la tarde de Lunes
a Sábado. Sin embargo, en las ciudades más grandes la occidentalización de sus cos-
tumbres ha dado lugar a que los horarios de trabajo sean de Lunes a Viernes. En la
mayor parte de los despachos y dependencias del Gobierno, los viernes por la tarde
se dedican a cuestiones políticas internas y no es una buena fecha para poner ningún
tipo de reunión con estas autoridades.
Los horarios comerciales de las tiendas suelen ser de 9 de la mañana a 7 de la tarde,
pero pueden abrir muchos de sus comercios hasta las 10 de la noche.
La mayor parte de los trabajadores disponen de 2 horas al mediodía para comer;
este horario suele ser entre las 12 de la mañana y las 2 de la tarde, aproximadamen-
te. Es tan hermético y cuadriculado su sistema, que prácticamente en esta hora cierran
todos los servicios comerciales y de cualquier otro tipo (hasta los más necesarios).
Las mejores fechas para concertar entrevistas y reuniones son de Abril a Junio y de
Septiembre a Octubre.
Entre los días de fiesta establecidos por la ley están:
— El día de Año Nuevo (1 de enero), con un día de descanso.
— La Fiesta de la Primavera.
— Año Nuevo del calendario lunar, con tres días de vacaciones.
— El Día Internacional de la Mujer Trabajadora (8 de marzo)
— El Día del Árbol (12 de marzo).
— El Día Internacional del Trabajo (1 de mayo), con tres días de descanso.
— El Día de la Juventud de China (4 de mayo).
— El Día Internacional del Niño (1 de junio).
— El Día de la Fundación del Ejército Popular de Liberación de China (1 de
agosto).
— El Día del Maestro (10 de septiembre)
— La Fiesta Nacional ( 1 de octubre), con tres días de vacaciones.

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En cuanto a las grandes fiestas tradicionales de China, destacan:

— La Fiesta de la Primavera.
— La Fiesta de las Linternas.
— La Fiesta de la Pureza y la Claridad.
— La Fiesta "Duanwu".
— La Fiesta del Medio Otoño.

g) Japón
Los japoneses son un pueblo muy protocolario y de gran respeto por sus costum-
bres y sus mayores. Aun en la actualidad conservan costumbres ancestrales que en
otros países, como los europeos, hemos ido perdiendo con el tiempo.
Uno de los rasgos más característicos de su cultura es el saludo. La reverencia
(inclinación) que hacen para saludar, puede darnos una pista sobre la importancia de
la persona saludada.
Cuanto mayor es la reverencia y de mayor duración, mayor es la importancia de la
persona a la que se saluda.
Sentados a la mesa:
Los hombres se sientan a la mesa con las piernas entrelazadas una con la otra,
dobladas por la rodilla y apoyadas sobre ella.
Las mujeres, en cambio, se sientan con las rodillas a un lado, o con las rodillas
dobladas y sentadas sobre sus talones.
Hay dos expresiones que suelen utilizar en la comida, a parte de cualquier otra
forma de cortesía para pedir algo:
— Al empezar la comida se dice "Itadakimasu", similar a nuestro "que aprove-
che";
— al terminar la comida, "Gochisosama", que viene a significar "gracias por la
comida, todo estaba exquisito".
Para comer se utilizan los palillos "ohashi". Solamente se utilizan los palillos para
comer, no para pinchar ni señalar o cualquier otra cosa.
Al igual que en la cultura occidental se sirve con los cubiertos de la fuente, aquí
debemos servirnos con los palillos que cada fuente o plato tenga.

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La comida siempre se toma con los palillos, ya sea sushi, sashimi, etc.
Siempre que haya una salsa, como la conocida de soja, nunca se echa el trozo en
la salsa, sino que con los palillos se moja en la salsa y se lleva a la boca.
Se dan un trapitos o toallitas húmedas calientes para limpiar bien las manos antes
y después de comer. A estos paños húmedos se les conoce como "oshibori".
La costumbre Japonesa indica que uno no se sirve a sí mismo. Siempre debe hacer-
lo otro por nosotros. Por ello, se debe estar atento para servir a los comensales veci-
nos y procurar que siempre tengan bebida servida.

Visita de negocios:
Los japoneses se toman los cosas de negocios con cierta calma.
No se puede llegar y ponerse directo a ello. No se va "al grano" tan rápidamente
en Japón.
Las tarjetas de presentación son muy importantes, y es un signo de cortesía hacia
ellos, tenerlas impresas por una cara con los caracteres occidentales y por la otra con
sus propios caracteres en Japonés.
Los japoneses dan mucha importancia a estos detalles que muestran un respeto y
atención hacia ellos.

8. REUNIONES DE NEGOCIOS
Una reunión es el acto de juntar o congregar a un número determinado de perso-
nas para tratar un tema o varios temas sobre los más diversos aspectos.
Una reunión se sustenta, entre otras muchas cosas, en la persona que la dirige.
Hay que definir de forma muy clara los temas a tratar, los objetivos de la reunión
y hay que hacer una correcta preparación de los temas.
Hay que trazar un plan correcto de desarrollo y prever posibles situaciones que se
puedan producir.
Hay que evitar en la medida de lo posible la improvisación.

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DIRIGIR UNA REUNIÓN

Dirigir una reunión, no es tarea fácil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se
exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, la for-
mación de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades. Y sobre todo,
conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente sólo conoce ciertos aspec-
to generales sobre el mismo.
Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos rígidos que den lugar a posibles dis-
cusiones o alteraciones de los objetivos finales.

TIPOS DE REUNIONES
Existen tantos tipos de reuniones como temas, departamentos o motivos haya para
organizarlas:
— Reuniones de ventas.
— Reuniones de marketing.
— Reuniones de lanzamiento de nuevas líneas o productos.
— Firmas de acuerdos, tratados, cooperación, etc..
— Reuniones de accionistas.
— Reuniones de negociación.
— etc..
Aunque cada una puede tener sus características particulares las bases suelen ser
bastante comunes en todas ellas.

a) Juntas
Una junta no es más que una reunión de varias personas para tratar de un asunto.
No hay que intimidarse por el nombre del acto.
Una Junta de accionistas, se convoca para aprobar las cuentas de la sociedad de la
que son partícipes y tratar cualquier otro asunto referente a la misma.
En definitiva es un tipo de reunión especial, de las muchas existentes, pero cerca-
na a muchas personas que invierten sus ahorros en las grandes empresas.
Los detalles de su organización son comunes a los de una reunión, con alguna par-
ticularidad como una mesa presidencial y los accionistas distribuidos, por regla gene-
ral, en un gran espacio como puede ser un patio de butacas (de un teatro, por ejem-
plo) o sillas en un pabellón o gran recinto.

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Se les facilita una carpeta con documentación y el orden día, y como peculiaridad,
es habitual que haya dos convocatorias, para acudir a la misma.

b) Reuniones virtuales
Son cada vez más utilizadas por el auge en los últimos años que ha adquirido Inter-
net y las nuevas tecnologías.
La posibilidad de tratar temas y discutir sobre asuntos por medio de un simple
canal de comunicación como es una línea telefónica o una conexión vía satélite y un
sencillo equipo, es una opción cada día más utilizada por directivos y otros cargos que
no pueden perder tiempo en largos viajes para reuniones cortas, pudiéndolo hacer
desde su propio despacho o sala de reuniones.
Podemos tener dos posibilidades: solo texto (chat) y pizarra, o videoconferencia.
Tecnología y buenas maneras, no están reñidas. Por lo tanto no se debe:
— Escribir todo el texto en mayúsculas ya que significaría que estamos gritan-
do.
— Procurar utilizar un idioma común para evitar confusiones en las transcrip-
ciones.
— Intentar no enviar documentos innecesarios para no recargar la línea de
comunicación.
— Utilizar los mismo modales y tratamientos que en cualquier otro tipo de
comunicación escrita.
Si además hay imagen (videoconferencia) hay que mantener una postura correcta,
evitar ruidos extraños (movimiento de papeles, música de fondo, teléfonos, etc), ves-
tir igual que para una reunión presencial y también debemos procurar no salirnos del
ángulo de cámara para que los conectados no pierdan nuestra imagen.

c) Chat
Existen muchos programas de chat que ponen a disposición del usuario un medio
de comunicarse de forma escrita con otros usuarios. Además, alguno de ellos dispo-
ne de una pizarra común donde podemos intercambiar esquemas, gráficos y anota-
ciones.
Estos programas nos facilitan utilidades para el intercambio de documentos y
archivos, pudiendo recibir o enviar fotos, cartas y cualquier otro archivo.
Otra ventaja es que podemos "registrar" toda la conversación y quedar grabada en
un "log", pudiendo así repasarla y hacer una revisión de los temas tratados.

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La principal desventaja, es la frialdad y despersonalización.

d) Videoconferencia
Es un sistema muy utilizado en la actualidad.
A las características del apartado anterior, hay que añadir la imagen real en direc-
to. (si no hay imagen pero hay sonido se le conoce como audioconferencias).
Este sistema permite por medio de Internet y por línea directa conectar dos equi-
pos y entablar una reunión totalmente privada o conjunta, con dos o más localizacio-
nes distintas (pueden participar varias personas de distintos puntos de origen).
El ahorro de coste tanto monetario como personal es muy elevado y la productivi-
dad de estas reuniones no tiene nada que envidiar a las presenciales (sobre todo para
determinados temas).

LUGAR DE LA REUNIÓN
Es un tema importante, ya que el espacio elegido puede ser un punto clave en el
clima general de la reunión (sobre todo si es una negociación).
Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunión. Una pequeña reunión
requiere una sala pequeña y una gran reunión (como suelen ser la juntas de accionis-
tas de grandes empresas), requiere una gran sala.
Hacer sentarse a cinco o seis personas en un gran salón donde se pierden sus voces
y sus miradas no es buen comienzo. Y viceversa, sentar una nutrida delegación en un
sitio demasiado pequeño, tampoco es una elección correcta, ni un buen principio para
la reunión.

ORGANIZACIÓN DE UNA REUNIÓN

Una vez elegido el sitio de la reunión hay que proceder con los detalles, diferen-
ciando la reunión según su tamaño y las personas que asisten.
Si la reunión es pequeña y de empresa, puede ser el propio director o conductor de
la misma quien coloque a los asistentes (el mismo les indica donde colocarse).
Si la reunión ya es más grande y participan muchas personas, es conveniente colo-
car un cartel en el sitio correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a
ocupar ese sitio. Es recomendable que el cartel se coloque en el asiento, no en el res-
paldo, ya que si hubiera huecos vacíos la imagen de los ausentes podría quedar daña-
da.

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Si hay delegaciones, se pueden colocar unos carteles generales con el país o empre-
sa de la delegación o grupo (que abarque un número determinado de sitios) y luego
más detallados, cada cartel individual también en los asientos.
Una vez situados todos los asistentes, se procede a una salutación o bienvenida de
los asistentes a la reunión.
Si es preceptivo, se puede dar lugar a una presentación uno a uno de los asistentes,
o solamente presentar a los "conductores" o representantes principales de la reunión.
Posteriormente es vital aclarar las premisas de la reunión de forma precisa:
— Exposición del tema principal. Esquematizar el asunto principal.
— Aportación de puntos de vista de los asistentes.
— Establecimiento de turnos.
— Puntos claves a discutir y posibles conclusiones finales.

CONSEJOS DE INTERÉS
Hay que:
— Suscitar el interés de los participantes desde un principio.
— Evitar las conversaciones privadas que suelen distraer y no suelen aportar
nada al grupo de reunidos.
— Cuidar las opiniones mal expuestas que pueden irritar a otros asistentes a la
reunión.
— Ser educados y respetuosos, aunque no estemos de acuerdo.
— Procurar la participación de todos los asistentes.
— Evitar terminar la reunión sin lograr unas conclusiones claras.
Las reuniones son muy productivas y exitosas si sabemos dirigir y lograr que todos
los asistentes participen.
Todas las reuniones deben tener unos objetivos perfectamente definidos y si estos
no se cumplen, la reunión no habrá sido satisfactoria.

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DECORACIÓN
Elementos básicos para que la reunión sea productiva, aparte de algún simple ele-
mento de decoración (un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debería
haber:
— Folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolí-
grafos, micrófono (si la reunión es numerosa en asistentes) o intercomunica-
dores, etc.
— Para reuniones que se prevean largas, en todas las mesas debe haber botelli-
nes de agua o zumos, caramelos o algún pequeño dulce (como pastas) o algún
plato con bollería, termos con café o té,...
— Si las reuniones son muy largas es habitual que haya algún tipo de buffet, en
alguna sala contigua a la de la reunión.

DETALLES
Hay que cuidar al máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se
encuentren cómodos y respetados. Sobre todo en el caso de reuniones con delegacio-
nes extranjeras, por el entorno de la reunión.
Hay que cuidar detalles como el tipo de comidas o bebidas respecto de las cos-
tumbres de los países asistentes.
Detalles en la decoración como cuadros que puedan ser "ofensivos" para sus cre-
encias, religión o historia, al igual que cualquier mínimo detalle, como puede ser las
flores de un simple centro de mesa.

CLASES DE MESAS
Una reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo del tamaño
de la reunión y de algún que otro las mesas pueden ser:
a) Herradura. Suele utilizarse cuando se congregan tres grupos o delegaciones,
situando a la delegación anfitriona en la cabecera de la misma, y a las otras
dos a sus respectivos lados.
El lado derecho o izquierdo suele estar acordado con anterioridad a la reu-
nión.

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b) Circular. Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tener la ventaja de

ofrecer una sensación de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor cor-
dialidad.
c) Polígono. Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples grupos
o delegaciones. Son ideales por que delimitan en cada lado se su polígono el
grupo o delegación que la debe ocupar. Son también limitadas en cuanto a su
tamaño.
d) Rectangular. Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones
(empresa y trabajadores en una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se
sientan enfrentados.
e) Oval. Es similar a la rectangular, pudiendo establecer la presidencias de
forma central o en las cabeceras (al igual que sucede con la mesa rectangu-
lar).

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RESUMEN

Reglas para una negociación eficaz:

— Se negocia para llegar a un acuerdo.
— El único acuerdo válido es el que convence a ambas partes.
— La negociación es partir de las diferencias a la convergencia.
— El acuerdo más válido es aquel que se cumple.
— Negociar tiene su ritmo. Tratar de forzarlo, puede ser un error.
— Negociar es una relación humana. Tratamos con personas no con cosas.
— No todos son cifras y buenas razones.

Cuando negociamos con otra cultura debemos tener presente lo

siguiente:
— Entender las diferencias de comportamientos y actitudes de nego-
ciación.
— Explicitar claramente las diferencias culturales que existen entre
ellos y nosotros.
— Mostrar respeto y tolerancia por las costumbres y tradiciones de
nuestros interlocutores.
— Entender el interés detrás de la postura.
— Ver cuáles son los intereses que motivan a la otra parte para así poder
enfocar la negociación de una manera exitosa.
— No asumir que piensan igual que nosotros ni que poseen la misma
escala de valores ya que sus tradiciones y cultura son probablemente
diferentes.
— No tomar actitudes ni palabras como ataques personales ya que
puede que en su cultura sean cumplidos .
— Evaluar las alternativas al no acuerdo de las partes ya que si existe
una base sólida, la negociación se puede llevar a buen término en una
segunda reunión.

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