RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL

PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS

PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA-SUBASTA INVERSA SH-SASI-002-2020

OBJETO: PRESTAR EL SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA PARA TRAMITAR LA

CORRESPONDENCIA, ASÍ COMO LOS REQUERIMIENTOS DE IMPOSICIÓN DE
NOTIFICACIONES EMITIDAS POR LA DIRECCIÓN DE EJECUCIONES FISCALES Y LA
DIRECCIÓN DE RENTAS Y GESTIÓN TRIBUTARIA DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA
DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA.

Mediante el presente documento la Secretaria de Hacienda de Cundinamarca se permite dar

respuesta a las observaciones presentadas al pliego de condiciones definitivo.

RESPUESTA OBSERVACIONES PRESENTADAS POR METROENVIOS LTDA.

Observación No. 1

“De conformidad por lo estipulado en el pliego de condiciones, no se especifica un volumen

promedio de envíos a emitir. Esto teniendo en cuenta que la tarifa integral de envíos contiene el
suministro del personal y software solicitados y que esta sólo se facturará multiplicada por el
número de envíos generados.

Toda vez que los contratos deben guardar un equilibrio de las cargas, se hace necesario que la
entidad emita el dato promediado o estimado de los envíos a emitir mensualmente, para que así el
proponente esté en capacidad de definir su punto de equilibrio económico y así estructurar de
mejor manera una propuesta económica que asegure el cabal cumplimiento de las obligaciones
contractuales.

De esta forma, se solicita amablemente que la entidad certifique un estimado de los envíos emitidos
mensualmente para así tener un mejor cálculo del costo real de la tarifa integral por envío que se
estructura en el formato económico.”

Respuesta No. 1

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que:

Las cantidades promedio mensuales de mensajería expresa son 450 envíos.

En el año 2019 entre septiembre inicio del contrato y diciembre adicionalmente se enviaron dos
masivos cada uno de aproximadamente cien mil (100.000) envíos.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

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Observación No. 2

“EL capítulo 2 "Requisitos para participar y estructuración de la propuesta" numeral 2.4

"presentación de la propuesta, establece:
 
"Se entenderán presentadas dentro del término previsto en el pliego de condiciones, todas las
propuestas que se entreguen oportunamente en la en el portal de contratación de Colombia
Compra a través de la plataforma electrónica del SECOP II y en las instalaciones de la Secretaría
de Hacienda del Departamento de Cundinamarca (Sobre económico)"
 
Por favor aclarar si a pesar de la utilización de la plataforma Secop II es necesario radicar un
sobre económico físico en las instalaciones de la Secretaría de Hacienda del Departamento de
Cundinamarca.”.

Respuesta No. 2

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Oficina Asesora Jurídica,
se permite aclarar que:

El sobre económico se presentará únicamente en la plataforma SECOP II, en el módulo destinado

para ello.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

RESPUESTA OBSERVACIONES PRESENTADAS POR SERVICIOS POSTALES

NACIONALES S.A.

Observación No. 1

“Se indica que la entidad podrá solicitar el incremento o reemplazo de personal; al respecto
agradecemos tener en cuenta que se debe establecer un tiempo mínimo de reemplazo de los
funcionarios y que debe ser previa justa causa del cambio. Así mismo solicitamos aclarar cómo
serán cobrados los funcionarios adicionales solicitados, es decir si se fijará un valor previo a la
solicitud que no estará enmarcado en el de la oferta inicial, toda vez que podría afectar el balance
económico al no contemplarse desde el principio.”

Respuesta No. 1

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que el cambio se realizará con mínimo
dos (2) días de antelación y no se requerirá personal adicional al solicitado que genere un
desequilibrio económico.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

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Observación No. 2

“¿Agradecemos aclarar en qué casos aplica el alistamiento y cuáles son los volúmenes mensuales
definidos para esta actividad? Así mismo, quisiéramos saber ¿si la actividad mencionada de
impresión está referida a la impresión de los documentos enviados por la entidad o de las guías?
por favor aclarar el alcance.”

Respuesta No. 2

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que:

a. El alistamiento corresponde al proceso interno que debe llevar a cabo por cada empresa de
mensajería, requerido en todas modalidades
b. El promedio histórico mensual de envíos es de aproximadamente 450. Adicionalmente en el
año 2019 se hicieron dos masivos de cien mil (100.000) envíos cada uno, entre septiembre
(fecha de inicio del contrato y el mes de diciembre).
c. Los documentos a imprimir son las comunicaciones a enviar.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 3

“En el evento que las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y de Gestión Tributaria de la
Secretaría de Hacienda del Departamento no entregue guías por correo electrónico, el contratista
deberá digitar los envíos, relacionados en las mismas.”

“Agradecemos aclarar el alcance. ¿A qué guías por correo electrónico se refiere?”

Respuesta No. 3

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que son guías o planillas donde se
relacionan la mensajería entregada.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 4

“En los casos de pérdida, avería o expoliación de los Objetos Postales el Proveedor debe
indemnizar por cinco (5) veces el valor de la tarifa pagada por la Entidad Compradora, hasta un
máximo de un (1) SMMLV, por cada envío en que haya Objetos Postales perdidos, averiados o
expoliados, excepto por las exenciones de responsabilidad contempladas en el Artículo 31 de la
Ley 1369 de 2009 o la que la modifique, sustituya o adicione”

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“Agradecemos aclarar ¿cómo se medirán estos valores por envío toda vez que la oferta se está
presentando por un valor global unitario?”

Respuesta No. 4

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que será el valor ofertado por unidad,
multiplicado por cinco (5), teniendo en cuenta que es un valor integral.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 5

“Se entenderán presentadas dentro del término previsto en el pliego de condiciones, todas las
propuestas que se entreguen oportunamente en la en el portal de contratación de Colombia
Compra a través de la plataforma electrónica del SECOP II y en las instalaciones de la Secretaría
de Hacienda del Departamento de Cundinamarca (Sobre económico)”

“Agradecemos aclarar este aparte, si la entrega es por medio de la plataforma o de manera física”

Respuesta No. 5

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Oficina Asesora Jurídica,
se permite aclarar que:

El sobre económico se presentará únicamente en la plataforma SECOP II, en el módulo destinado

para ello.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 6

“Por favor confirmar cantidades mensuales estimadas para los correos electrónicos y número de
usuarios habilitados que se requieren.”

Respuesta No. 6

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Oficina Asesora Jurídica,
se permite aclarar no se requieren envíos por correo electrónico, por lo tanto, esta alusión será
eliminada de los pliegos de condiciones definitivos y se verá reflejado en adenda.

Observación No. 7

“Por favor relacionar los volúmenes mensuales estimados para este servicio.”

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Respuesta No. 7

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que:

Las cantidades promedio mensuales de mensajería expresa son 450 envíos.

En el año 2019 entre septiembre inicio del contrato y diciembre adicionalmente se enviaron dos
masivos cada uno de aproximadamente cien mil (100.000) envíos.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 8

“Solicitamos respetuosamente se sirvan modificar los indicadores de Capacidad Financiera dado

que:   Si bien las Entidades en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.5.3 de la Ley
1082 de 2015, solicita a los oferentes el cumplimiento de la citada norma para la evaluación de la
Capacidad Organizacional, requerimos disminuir los rangos estipulados de la evaluación con el
fin de permitir una mayor pluralidad de oferentes y así mismo permitir la participación de
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., Operador Postal Oficial de Colombia,  condición que
según la ley 1369 de 2009 conlleva  “prestación de servicios postales de calidad, prestados en
forma permanente y a precios asequibles, que el Estado garantiza a todos los habitantes del
territorio nacional con independencia de su localización geográfica” y servicios de Correo; lo que
deriva en que nuestra compañía debe cumplir con el mandato de la ley y asumir las condiciones
financieras intrínsecas, que como lo indica el Ministerio de salud y protección social en su estudio
previo del sector: 4.2.1 Servicio Postal , "Históricamente, los Estados han sido responsables de
garantizar la prestación de los servicios postales a todos los habitantes. Normalmente, el Estado
cumplía con su obligación a través de un operador público  en régimen de monopolio, no sólo para
preservar la integridad del correo sino también como un mecanismo de financiación de dicho
operador por prestar servicios en áreas deficitarias, no rentables".(Subrayado fuera de texto), lo
que implica que Servicios Postales Nacionales S.A. como Operador Postal Oficial del Estado, es
comparado de manera equivoca con los otros oferentes sin que los mismos deban asumir los costos
de las áreas deficitarias y con ello obtener un resultado igualmente deficitario en el cálculo de los
indicadores financieros.

También es importante resaltar que Servicios Postales Nacionales S.A. cuenta con indicadores
financieros apropiados para atender el proyecto de la entidad SECRETARIA DE HACIENDA,
garantizando la correcta ejecución y cumplimiento del objeto de la contratación, avalado en más
de 10 años de experiencia con entidades públicas y privadas. ya que esta solicitud de cambio de
indicador en contraste con las características específicas y la dinámica del mercado de servicios
postales, no reviste un impacto financiero negativo que pueda atentar contra los parámetros
establecidos en el presente proceso.

Por lo anteriormente expuesto solicitamos se modifiquen los indicadores de capacidad financiera

así:

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Nivel de endeudamiento <= (menor o igual) 61%”

Respuesta No. 8

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Oficina de Análisis
Financiero acepta la observación para permitir mayor pluralidad de oferentes, ya que con el cambio
de este indicador entra un 70% de la base analizada para este indicador, por lo tanto, esta alusión
será eliminada de los pliegos de condiciones definitivos y se verá reflejado en adenda.

RESPUESTA OBSERVACIONES PRESENTADAS POR CADENA S.A

Observación No. 1

“Se solicita a la Entidad confirmar si tienen un formato específico para la Matriz de

Categorización de Tiempos y destinos; dado que cada proponente maneja diferentes modelos y esto
no puede generar desigualdad en la información”

Respuesta No. 1

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que este formato será el propio de la
empresa adjudicataria.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 2

“Se solicita a la Entidad confirmar si tienen un formato específico para la Matriz de

Categorización de Tiempos y destinos; dado que cada proponente maneja diferentes modelos y esto
no puede generar desigualdad en la información”

Respuesta No. 2

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que:

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 3

“Solicitamos a la entidad confirmar de acuerdo con sus históricos de procesos anteriores a este,
cuál sería el porcentaje de distribución y cobertura tanto en Cundinamarca como a nivel nacional
en cada una de las modalidades”

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Respuesta No. 3

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que este porcentaje es variable de
acuerdo a los envíos mensuales.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

RESPUESTA OBSERVACIONES PRESENTADAS POR TEMPO EXPRESS S.A.S

Observación No. 1

“¿Cuál sería la cantidad de envíos electrónicos a manejar?”

Respuesta No. 1

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Oficina Asesora Jurídica,
se permite aclarar no se requieren envíos por correo electrónico, por lo tanto, esta alusión será
eliminada de los pliegos de condiciones definitivos y se verá reflejado en adenda.

Observación No. 2

¿Qué tipo de validez probatoria requieren, certificación? “

Respuesta No. 2

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Oficina Asesora Jurídica,
se permite aclarar no se requieren envíos por correo electrónico, por lo tanto, esta alusión será
eliminada de los pliegos de condiciones definitivos y se verá reflejado en adenda.

Observación No. 3

“¿Ellos entregarían el documento electrónico o debemos generarlo o digitalizarlo de uno físico?”

Respuesta No. 3

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Oficina Asesora Jurídica,
se permite aclarar no se requieren envíos por correo electrónico, por lo tanto, esta alusión será
eliminada de los pliegos de condiciones definitivos y se verá reflejado en adenda.

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RESPUESTA OBSERVACIONES PRESENTADAS POR URBANEXPRESS

Observación No. 1

“¿Cómo utilizarán los recursos, con envíos de ser así cuantos (estimado) o con el costo del
personal?”

Respuesta No. 1

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que los recursos se agotarán contra
envíos realizados y el costo del personal es un valor integral que se ve reflejado en cada envío.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 2

“¿Cómo se diferencia el valor a cobrar por los diferentes tipos de envíos? Ya que la Oferta en un
Valor Total Integral y el formato NO tiene ninguna especificación, ni se puede modificar.”

Respuesta No. 2

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que el valor de la oferta deberá ser
integral. Al momento de presentarla, el proponente debe tener en cuenta el costo de la totalidad de
componentes y los gastos adicionales de cada uno, por lo que no hay distinción en los tipos de envío
respecto a valor.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 3

“¿Qué cubre la Oferta Integral? ¿Cómo se oferta servicio unitario de qué? No existe formato para
discriminar valores unitarios.”

Respuesta No. 3

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que el valor de la oferta deberá ser
integral. Al momento de presentarla, el proponente debe tener en cuenta el costo de la totalidad de
componentes y los gastos adicionales de cada uno, por lo que no hay distinción en los tipos de envío
respecto a valor.

Calle 26 #51-53 Bogotá D.C.

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Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 4

“¿A qué hacen referencia con Mensajería Expresa? ¿A qué tipo de unidad de medida hacen
referencia?”

Respuesta No. 4

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que:

a. La mensajería expresa es un servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de

características especiales para la recepción, recolección, aplicación y adopción de
características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega
de objetos postales hasta 5 kilogramos.

Que la Ley 1369 de 2009 en su artículo 4°, estableció las condiciones y requisitos generales
para los operadores postales, y sin perjuicio de ello otorgó al Ministerio de Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones la competencia para fijar requisitos adicionales a los
allí indicados, en cuanto al patrimonio y a las características de la red.

b. La unidad de medida se refiere un (1) envío.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 5

“¿Este menor precio para selección es menor precio de qué? ¿In-house, Mensajería Expresa,
Mensajería Masiva, Correo electrónico o Impresión? O ¿Servicio Integral a qué corresponde?”

Respuesta No. 5

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que el valor de la oferta deberá ser
integral. Al momento de presentarla, el proponente debe tener en cuenta el costo de la totalidad de
componentes y los gastos adicionales de cada uno, por lo que el menor presentado, hace referencia
al valor integral propuesto por cada uno de los oferentes.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Observación No. 6

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“La Oferta Económica, NO da la posibilidad de discriminar servicios, ¿Cómo se cobrará? ¿Se
cobrará el 33.333% del valor Total del contrato mensualmente?”

Respuesta No. 5

Una vez analizadas las observaciones propuestas, la entidad a través de la Dirección de Ejecuciones
Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria aclara que el valor de la oferta deberá ser
integral. Al momento de presentarla, el proponente debe tener en cuenta el costo de la totalidad de
componentes y los gastos adicionales de cada uno, por lo que no hay distinción en los tipos de envío
respecto a valor.

Así las cosas, no se realizará modificación en adenda toda vez que es una aclaración a los pliegos de
condiciones definitivos.

Dadas a los 12 días del mes de abril de 2021:

Luis Augusto Ruiz Quiroga Eduber Rafael Gutiérrez Torres

Director de Ejecuciones Fiscales Director de Rentas y Gestión Tributaria

Dumar Albeiro David Bonilla Paola Fernanda Beltrán Rueda

Jefe Oficina de Análisis Financiero Jefe Oficina Asesora Jurídica

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