CARACTERIZACION DE PROC
GESTION DE COMPRAS Y MANEJO DE
GESTION DE COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIO
Garantizar el suministro de bienes, servicios, para el buen funcionamiento del Instituto garantizando el cumplimiento de la Constitución, las Leyes, las Ordenanza
Normas técnicas ISO-9001, GP-1000 y el MECI-1000.
Se aplica para todo tipo de compra realizada por el Instituto, desde su solicitud de compra hasta la entrega del mismo al solicitante.
PROVEEDOR O
PROCESO FUENTE
CLIENTES
Compras y manejo de Inventario
Gestión gerencial y Estrategia
Empresarial.
Planificación, Mejora y
administración del S.G.C
Compras y manejo de
inventarios
Oficinas Gestoras Clientes
del IDESAN
Oficinas Gestoras Clientes
del IDESAN
TODOS LOS PROCESOS DEL
S.G.C.
TODOS LOS PROCESOS DEL
S.G.C
OFICINAS GESTORAS
OFICINA GESTORA
CORD. GRUPO JURIDICO
GERENCIA COMITÉ
PROVEEDORES
PROCESO
ENTRADAS
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
NORMA ISO- 9001:2008 GP
1000:2009, REQUISITOS
Necesidades de los clientes y los
diferentes procesos relacionados
Misión, Visión, Política,
Objetivos de calidad, Plan de
implementación y mejoramiento
del S.G.C,
direccionamiento de la gerencia
Base de datos
proveedores
Necesidades y expectativas del
IDESAN
Necesidades y expectativas de
los clientes
base de datos SICE
Necesidades y expectativas del
IDESAN
Necesidades y
expectativas de los clientes
Necesidades de insumos,
servicios de todos los procesos
del S.G.C.
Estudios previos Disponibilidad
presupuestal cotizaciones,
Formato Selección proveedores
OPS 60.038.02-130
Formato selección Proveedores
para Inversiones 60.038.02-124
Propuestas, cotizaciones
RESPONSABLE DEL PROCESO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA PLANEACION E
PROPOSITO
ALCANCE
PH ACTIVIDADES DEL PROCESO
VA (METODOS- DOCUMENTOS)
PLANIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO:
P GESTION DE COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIO
Participar en la elaboración de los Procedimientos, registros, caracterización, Mapa de
procesos y en general los diferentes documentos del proceso con el fin de lograr su eficaz
implementación y mantenimiento en el S.G.C.
Participar en la definición de metas del proceso de compras
IMPLEMENTAR DIRECTRICES Y DISPOSICIONES DEL INSTITUTO PARA EL
H S.G.C.
IDENTIFICAR LOS INSUMOS, SERVICIOS PRINCIPALES QUE AFECTAN LA
CALIDAD DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS DEL IDESAN
P
DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
dependiendo de tipo de contratación:
 Minima cuantía y menor cuantía (Formato Selección
proveedores 60.038.02-130
P  Mayor cuantía - Licitación Pública ( Se define en
los pliegos)
DEFINIR CRITERIOS DE REEVALUACION PERIÓDICA DE
PROVEEDORES PRINCIPALES
 Minima cuantía
P  Menor cuantía
 Mayor cuantía - Licitación Publica
ELABORACIÓN, APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE
P ADQUISICIONES
DETERMINAR LOS REQUISITOS DE COMPRA ( CALIDAD, TIPO,
H PRODUCTO, SERVICIO, CARACTERISTICAS, PRECIOS, ECT )
Solicitud de requisitos e invitación a cotizar, definir términos de referencia, según la
modalidad de contratación.
 Minima cuantía
 Menor cuantía
 Mayor cuantía - Licitación Publica
ESCOGER O SELECCIONAR EL PROVEEDOR
 Minima cuantía
 Menor cuantía
 Mayor cuantía - Licitación Publica
H
 Proveedor Seleccionado, Ofertas
Ganadoras, Cotizaciones
PROVEEDORES
OFICINA GESTORA Documentos requeridos para la
CORD. GRUPO JURIDICO legalización del contrato ver
GERENCIA COMITÉ Proceso: Gestión y Asesoria
PROVEEDORES Jurídica.
Producto Bien, Servicio
comprado o contratado Factura
Cuenta de Cobro. Documentos
soporte
PROVEEDORES
P Producto Bien, Factura
Cuenta de Cobro. Documentos
soporte
PROVEEDORES
Informe de supervisor. Informe
PROVEEDORES
del proveedor.
Informe de supervisor. Informe
del proveedor. Facturas, cuentas
de cobro
PROVEEDORES
Formato Reevaluación
proveedores para Inversión
60.038.02-
125.
Formato Reevaluación
Proveedores OP´S, Contratación
Directa y Licitación Pública.
60.038.02-131.
PROVEEDORES Informes de supervisor. Informes
del proveedor.
Formato para
calificación de proveedores
Todos los procesos del s.G.C. Bienes Insumos
Proveedores Sistema de Inventario
Mapa de Riesgos de la Entidad
Manual de Administración del
Riesgo
Planeación, mejora y
administración del S.G.C
DOCUMENTAR Y REVISAR Y APROBAR LOS REQUISITOS DE COMPRA
(PARA CUALQUIER MODALIDAD DE CONTRATACION)
Actos administrativos para la compra
H
ELABORAR ACTO ADMINISTRATIVO DE COMPRA (JURÍDICA) LEGALIZACIÓN
H DEL CONTRATO ( PARA CUALQUIER MODALIDAD DE CONTRATACION)
VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO COMPRADO/
CONTRATADO
 Minima cuantía
 Menor cuantía
V  Mayor cuantía - Licitación Publica
ELABORACIÓN DE ACTA DE INGRESO AL ALMACÉN(APLICA PARA
H BIENES DE CONSUMO O DEVOLUTIVO)
H ELABORACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN
H
ELABORACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN
REEVALUAR PERIÓDICAMENTE A LOS PROVEEDORES CRITICOS
 Minima cuantía
 Menor cuantía
 Mayor cuantía - Licitación Publica
H
ADMINISTRACION Y CONTROL DEL INVENTARIOS DE BIENES E
H INSUMOS
ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO
Identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear los riesgos del proceso, generando acciones
preventivas y diseñando controles para reducir pérdidas potenciales y/o incrementar
beneficios potenciales.
H
 CODIGO: 60.038.01-010-11
CARACTERIZACION DE PROCESO
DE COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIO
Fecha: 11/03/2014 Reviso y Aprobó:
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA
PLANEACION E INVENTARIO

RESPONSABLE DEL PROCESO TIPO

ROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA PLANEACION E INVENTARIO SOPORTE

PROPOSITO
mplimiento de la Constitución, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos del Consejo Directivo, los Estatutos de la Entidad, y las

ALCANCE
mo al solicitante.
RESPONSABLES SALIDAS DOCUMENTOS Y CLIENTE
REGISTROS PUNTOS DE PROCESO QUE
CONTROL REQUIERE LA
SALIDA
Procedimientos. Listado maestro de Documentos. GESTION DE COMPRAS Y
Registros. Listados de distribución Acto MANEJO DE INVENTARIO.
Mapa de Procesos. administrativo de adopción. PLANEACIÓN, MEJORA Y
Documentos del S.G.C. relacionados con el Documentos originales firmados. ADMINISTRACIÓN DEL
PROFESIONAL UNIVERSITARIO proceso S.G.C
AREA PLANEACION E INVENTARIO Cuadro de Indicadores de Gestión.
Plan de acción.

Reorganización operativa, conocimiento y

aprobación de la Política de calidad, objetivos,
misión y visión del instituto por parte de los
PROFESIONAL UNIVERSITARIO funcionarios. GESTION DE COMPRAS Y
AREA PLANEACION E INVENTARIO MANEJO DE INVENTARIO.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO Listado de proveedores críticos. GESTION DE COMPRAS Y

AREA PLANEACION E INVENTARIO Listado de productos, insumos o servicios críticos. MANEJO DE INVENTARIO,
OFICINAS GESTORAS
Selección de Proveedores

Formato Selección proveedores mínima, menor y GESTION DE COMPRAS Y

mayor cuantia. MANEJO DE INVENTARIO,
60.038.02-130 OFICINAS GESTORAS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO Formato selección Proveedores para Inversiones
Supervisores de Contratos
AREA PLANEACION E INVENTARIO 60.038.02-124
Pliegos de condiciones

Formato Reevaluación proveedores para Inversión GESTION DE COMPRAS Y

60.038.02-125. MANEJO DE INVENTARIO,
Formato Reevaluación Proveedores Aplica para OFICINAS GESTORAS
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
las modalidades de Supervisores de Contratos
AREA PLANEACION E INVENTARIO
contratación vigente a excepción de la Licitación
60.032.02-131-03.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO Plan Anual de Adquisiciones. Grupo de apoyo para la elaboración GESTION DE COMPRAS Y
AREA PLANEACION E INVENTARIO Formato establecido por Colombia Compra del PAA. Gerente MANEJO DE INVENTARIO,
Eficiente. Planeación e Inventarios OFICINAS GESTORAS

OFICINA GESTORA Estudios previos ( documentos soporte según la GESTION DE COMPRAS Y

PROFESIONAL UNIVERSITARIO normatividad vigente para cada modalidad de MANEJO DE INVENTARIO,
AREA JURIDICA contratación) OFICINAS GESTORAS
GESTIÓN Y ASESORIA
Supervisores de Contratos Gerencia JURÍDICA

Formato Selección proveedores mínima, menor y Resolución de adjudicación GESTION DE COMPRAS Y

mayor cuantía. 60.032.02-131, diligenciado Contrato Legalizado MANEJO DE INVENTARIO,
Formato selección Proveedores para Inversiones Actas de evaluación de ofertas, del OFICINAS GESTORAS
60.038.02-124, diligenciado comité de licitaciones y compras GESTIÓN Y ASESORIA
Calificación proponente para JURÍDICA
GERENCIA COMITÉ DE licitación por el Comité evaluador de los procesos
EVALUADOR de selección.
 PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA JURIDICA
GERENCIA
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA JURIDICA
GERENCIA
OFICINA GESTORA
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA PLANEACION E INVENTARIO
NEACION
SUPERVISOR DEL CONTRATO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA PLANEACION E INVENTARIO Acta Ingreso al Inventario del funcionario. ( SI ES Inventarios.
SUPERVISOR DEL
CONTRATO
SUPERVISOR DEL
CONTRATO
Formato Reevaluación proveedores para Inversión
OFICINA GESTORA
SUPERVISOR DEL CONTRATO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA PLANEACION E INVENTARIO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA PLANEACION E INVENTARIO
Contratos
Contrato legalizado por las partes
Registro de verificación de Producto comprado:
Acta de Ingreso, devolutivo o de consumo
Actas de informe del supervisor del contrato
Acta de ingreso al almacén.
DEVOLUTIVO)
Acta de Terminación
Acta de Liquidación
60.038.02-125. , diligenciado
Formato Reevaluación Proveedores mínima,
menor y mayor cuantía. 60.032.02-131.
diligenciado.
Informe de existencias.
Informe Sistema Xeo devolutivos
Mapa de Riesgos de la Entidad actualizado
Acciones Preventivas y planes de
mejoramiento.
Elaborar el Contrato Firmas
Gerencia y Contratista
Revisión Área Jurídica
Legalización del Firmas Gerencia y
Contratista
Revisión Área Jurídica
Actas de Supervisión del
Contrato.
Registro del ingreso Xeo Modulo de
Calcomanía Inventario
TESORERÍA CONTABILIDAD
Firmas de revisión de la Gerencia y
supervisor del contrato
TESORERÍA CONTABILIDAD
Firmas de revisión de la Gerencia y
supervisor del contrato
Indicador Interno Revisión por
la Dirección
Sistema Xeo devolutivos-
Inventarios
Revisión por la Dirección.
Indicadores de gestión.
GESTION DE COMPRAS Y
MANEJO DE INVENTARIO,
OFICINAS GESTORAS
GESTIÓN Y ASESORIA
JURÍDICA
GESTION DE COMPRAS Y
MANEJO DE INVENTARIO,
OFICINAS GESTORAS
GESTIÓN Y ASESORIA
JURÍDICA
GESTION DE COMPRAS Y
MANEJO DE INVENTARIO,
TESORERÍA CONTABILIDAD
GESTIÓN Y ASESORIA
JURÍDICA
GESTION DE COMPRAS Y
MANEJO DE INVENTARIO,
GESTION DE COMPRAS Y
MANEJO DE INVENTARIO,
GESTIÓN Y ASESORIA
JURÍDICA
COMPRAS Y MANEJO DE
INVENTARIO,
GESTIÓN Y ASESORIA
JURÍDICA
GESTION DE COMPRAS Y
MANEJO DE INVENTARIO,
GESTION DE COMPRAS Y
MANEJO DE INVENTARIO
GESTIÓN GERENCIAL Y
ESTRATEGIA DE LA
ENTIDAD
PLANEACIÓN Y
MEJORAMIENTO DEL S.G.C.
GESTION DE
COMPRAS Y MANEJO DE
INVENTARIO
 PROVEEDOR O ENTRADAS
PROCESO FUENTE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Comité de Coordinación de Cuestionario Auto evaluación
Control Interno. del Control
Fichas Técnicas de Indicadores.
Manual de Sistema de
Evaluación y Control
Procedimientos.
Reglamentos, Requisitos legales
Planeación, mejora y
administración del S.G.C
Compras y manejo de
inventario
Datos del proceso
Compras y manejo de
inventario
Problemas potenciales y reales
PH ACTIVIDADES DEL PROCESO
VA (MÉTODOS- DOCUMENTOS)
AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL
Realizar la auto evaluación del control teniendo en cuenta la encuesta, y verificar la
existencia de cada uno de los elementos de control así como evaluar su efectividad en el
proceso, área responsable y la entidad
V
AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROCESO
Recopilar de datos y procesamiento de indicadores de gestión relacionados con el proceso,
calificarlos de acuerdo a la Gestión realizada comparándolo con las metas establecidas,
presentando informe
V
ELABORACION DE INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO
Recopilar datos, procesar indicadores y realizar análisis
V
DESARROLLAR ACTIVIDADES DE CORRECCION Y MEJORAMIENTO DEL
PROCESO
Documentar acciones correctivas y preventivas tendientes a mejorar el proceso
A
 RESPONSABLES
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA PLANEACION E INVENTARIO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA PLANEACION E INVENTARIO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA PLANEACION E INVENTARIO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AREA PLANEACION E INVENTARIO
SALIDAS DOCUMENTOS Y CLIENTE PROCESO
REGISTROS PUNTOS DE QUE REQUIERE LA
CONTROL SALIDA
GESTIÓN GERENCIAL Y
ESTRATEGIA DE LA
ENTIDAD
PLANEACIÓN Y
Comité de Coordinación de Control MEJORAMIENTO DEL S.G.C.
Cuestionario Auto evaluación del Control GESTION DE
Interno.
diligenciado para procesar. COMPRAS Y MANEJO DE
Revisión por la dirección
INVENTARIO
GESTIÓN GERENCIAL Y
ESTRATEGIA DE LA
ENTIDAD
PLANEACIÓN Y
MEJORAMIENTO DEL S.G.C.
Informe de Autogestión del proceso Revisión por la Dirección GESTION DE COMPRAS Y
Indicadores de Gestión Cuadro de Mando MANEJO
DE INVENTARIO
Revisión por la Dirección
Cuadro de Mando
Indicadores de Gestión. GERENCIA
Acciones correctivas Acciones preventivas Seguimiento de acciones Correctivas, PLANEACIÓN, MEJORA Y
Planes de Mejoramiento del proceso Planes de preventivas y a Planes de mejora, ADMINISTRACIÓN DEL
mejoramiento Individual Control Interno S.G.C
PROCESOS CON LOS QUE INTERACTUA:

RECURSOS:

RIESGOS :

PARAMETROS DE CONTROL Y MEDICION:

REQUISITOS

DOCUMENTOS RELACIONADOS
Este proceso interactúa con todos los procesos del Sistema de Gestión de calidad del instituto, para garantizar el suministro de bienes y servicios requeridos por los procesos co
eficaz funcionamiento.

Oficina, computador, software, personal, instalaciones.

Ver Mapa de Riesgos de la Entidad

Auditorias Internas, Revisión por la dirección, Indicadores de gestión, procedimientos

REQUISITOS DEL CLIENTE: Productos, insumos y servicios que cumplan y satisfagan las expectativas de los clientes internos y externos

Manual de Calidad Manual de crédito

Manual de Administración de Riesgo.
60.027.02-001 Creación y Elaboración de Documentos del S.G.C, 60.027.02-002 Control de documentos del S.G.C,
60.027.02-003 Control de Registros del S.G.C, 60.027.02-004 Acciones Correctivas y Preventivas mediante planes de mejoramiento
60.027.02-006 Control del producto No Conforme, 60.027.02-007 Auditorias Internas del S.G.C,
 ÍNDICES DE GESTIÓN DE: COMPRAS Y MANEJO DE INVE
OBJETIVO INDICADOR TIPO FRECUENCIA

2.5.7 Mantener relaciones mutuamente PROMEDIO CALIFICACION DE

PROVEEDORES EFICACIA TRIMESTRAL
beneficiosas con los proveedores para
contar % CUMPLIMIENTO PLAN DE
con talento humano y recursos COMPRAS
técnicos, administrativos y financieros EFICIENCIA TRIMESTRAL
de óptima calidad, para garantizar la
prestación de los servicios del Instituto. DEVOLUCION, QUEJAS O
RECLAMOS A PROVEEDORES
EFECTIVIDAD TRIMESTRAL

2.5.1 Lograr la eficacia, % EFICACIA AL CIERRE DE

ACCIONES CORRECTIVAS-
eficiencia y efectividad de las COMPRAS
EFICACIA TRIMESTRAL
actividades y procesos, a través
del desarrollo de una cultura de # NO CONFORMIDADES EFECTIVIDAD TRIMESTRAL
AUDITORIAS INTERNAS- COMPRAS
mejora continua

2.5.5 Ser una entidad confiable, % EFICIENCIA AVANCE PLAN DE

MEJORAMIENTO- COMPRAS EFICIENCIA TRIMESTRAL
actuando bajo los principios de
ética y transparencia.
# NO CONFORMIDADES
AUDITORIA ENTIDADES
EFECTIVIDAD TRIMESTRAL
GUBERNAMENTALES
EXTERNAS- COMPRAS
2.5.6 Fortalecer la
implementación y desarrollo de la
política de la administración
del riesgo a través de la % EFICACIA AL CIERRE DE
adecuada gestión y tratamiento de los ACCIONES PREVENTIVAS EN EFICACIA TRIMESTRAL
riesgos para garantizar el COMPRAS
cumplimiento de la misión y
visión institucionales.
N DE: COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIO
RESPONSABLE

PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA

PLANEACION E INVENTARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA

PLANEACION E INVENTARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA

PLANEACION E INVENTARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA

PLANEACION E INVENTARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA

PLANEACION E INVENTARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA

PLANEACION E INVENTARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA

PLANEACION E INVENTARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA

PLANEACION E INVENTARIO