PROCESO: FINANCIERO

Código: SG-110-CP-027
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión: 6
Vigencia: 29/06/2012

TIPO DE PROCESO

Estratégico Misional Apoyo X Evaluación

Objetivo: Proveer y controlar los recursos presupuestales, financieros y contables para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

El proceso inicia con la planeación del Presupuesto de la entidad, se desagrega para la operatividad, se controla en su ejecución y finaliza con la
Alcance: presentación de informes de ejecución presupuestal, financiera y contable a clientes internos y externos.

Políticas de Se debe ejercer un seguimiento permanente sobre la programación presupuestal con el fin de garantizar, bajo condiciones normales, la ejecución
Operación de la totalidad los recursos asignados en el Programa Anual Mensualizado de Caja.

Responsable del
Profesional Especializado - Administrativa y Financiera
proceso

PROVEEDOR-PROCESO ENTRADA SALIDA CLIENTE-PROCESO

CICLO
PHVA
ACTIVIDADES
Producto y/o
Interno Externo Insumo Interno Externo
Servicio

Formato de Costeo
Plan Operativo Anual
Oficina Asesora de
Apoyo y Formato de
Planeación
Costeo Plan Operativo
Anual Misional

Direccionamiento Plan Estratégico Proyectar el acuerdo de Acuerdo de fijacion

Estratégico Direccionamiento
fijacion del presupuesto del presupuesto de
Estrategico-
de Rentas y Gastos de Rentas y Gastos de la
Consejo Directivo
la vigencia vigencia
Evaluación y Planes de
Mejoramiento Mejoramiento

Decreto de Liquidación
de la Ley Anual de
Presupuesto

Ministerio de
Hacienda y Crédito
Resolución con la Público
desagregación del
Desagregar el presupuesto.
Presupuesto de Registros en el
Matriz de presupuesto
funcionamiento Sistema Integral de
de Funcionamiento
Ministerio de conforme a la Información
Direccionamiento detallado por rubros
Hacienda y Crédito información recibida de Financiera (SIIF II) y
Estratégico la Oficina de Planeación en el Sistema
Público
Administrativo y
P Financiero (SAFI) Todos los procesos

Registros según
Matriz de presupuesto Desagregar el desagregación del
de Inversión Presupuesto de POA en el Sistema
desagregado por Inversión conforme a la Administrativo y
Programas y información recibida de Financiero (SAFI) y
Proyectos la Oficina de Planeación desagregación por
Proyectos en el SIIF

Registros en el
Acuerdo de Sistema Integral de
distribución del Información Ministerio de
Direccionamiento Distribuir el PAC
Programa Anual Financiera (SIIF II) y Todos los procesos Hacienda y Crédito
Estratégico recursos Propios
mensualizado de Caja en el Sistema Público
con recursos propios Administrativo y
Financiero (SAFI)

Informe de Ejecución
Proceso Financiero Presupuestal de cierre
vigencia anterior
Informe de Reservas
Elaborar informe de Ministerio de
y Cuentas por Pagar
constitución de reservas Proceso Financiero Hacienda y Crédito
constituidas al cierre
y cuentas por pagar Público
de la vigencia

Programa Anual
Programar giros
Ministerio de Mensualizado de Caja Ministerio de
mensuales y Programación
Todos los procesos Hacienda y Crédito y documentos soporte Proceso Financiero Hacienda y Crédito
modificaciones de PAC mensual de giros
Público de pagos programados Público
en SIIF II

Expedir Certificados de
Solicitud de Disponibilidad Certificado Ministerio de
Todos los procesos Disponibilidad Presupuestal en el Disponibilidad Todos los procesos Hacienda y Crédito
Presupuestal aplicativo SIIF II y en Presupuestal Público
SAFI
Expedir Registros
Contratos y demás Ministerio de
Presupuestales en el
Todos los procesos documentos soporte Registro Presupuestal Todos los procesos Hacienda y Crédito
aplicativo SIIF II y en
de compromisos Público
SAFI
Soportes
documentales Expedir Obligación y Obligación Ministerio de
Todos los procesos completos autorizados Cuenta por Pagar en Presupuestal y Proceso Financiero Hacienda y Crédito
para tramitar pagos SIIF II y en SAFI Cuenta por Pagar Público

Obligación
Presupuestal, Cuenta
por Pagar y Soportes
Proceso Financiero
documentales
completos autorizados
para tramitar pagos
Expedir orden de pago Orden de pago
Ministerio de
presupuestal y generar presupuestal y pago
Todos los procesos Hacienda y Crédito
pago en SIIF II y en en cheque o abono en
Público
SAFI cuenta

Proceso Producción y
Mercadeo Social Entidades Recibos de caja en el
Proceso Gestión gubernamentales del SAFI , Consignación
Transferencias a Ministerio de
Técnica orden nacional y bancaria (Efectivo) ,
cuentas Registrar ingresos en Hacienda y Crédito
territorial y clientes Registros en Libros de Proceso Financiero
Consignaciones SAFI y en SIIF II Público- Entidad
Proceso Organismos Bancos SAFI y
Efectivo Bancaria
Direccionamiento nacionales e reportes en SIIF II
internacionales H
Estratégico

Movimiento cuenta
renta administradas y Operaciones de
Ministerio de
saldo del portafolio de Compra y/o venta y
Hacienda y Crédito
inversiones redención de Títulos Ministerio de
Público, INFOVAL Gestionar portafolio de
Proceso Financiero de tesorería (TES) Proceso Financiero Hacienda y Crédito
(Informacion para inversión forzosa
Informes mensuales y Público
valoracion bolsa de Necesidades
institucionales de trimestrales de
valores de Colombia)
recursos. portafolio de inversión
Cuadro de control en
excel (Presupuesto)

Movimientos
consolidados de
bancos, Libro de caja,
Todos los procesos Obligaciones, Saldos
acreedores (Tesorería)
Conciliar la información
presupuestal, financiera Cierre de aplicativos Todos los procesos
y contable.

Informes de los
procesos proveedores
y documentos fuente
(Contabilidad)
Informes de ejecución
de gastos e ingresos Entidades
Informes de ejecución
gubernamentales,
Elaborar y presentar presupuestal,
Proceso Financiero Todos los procesos órganos de control
informes financiera y Estados
fiscal y político y
Estados Financieros financieros Contables
ciudadanos.

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 TIPO DE PROCESO

Estratégico Misional Apoyo X Evaluación

Herramientas e Evaluar la efectividad de Proceso Evaluación

Plan de mejora del
Proceso Financiero instrumentos de los instrumentos del y Mejoramiento
proceso
trabajo proceso Institucional

Informes de entes de
Entes de control
control
V
Proceso Indicadores
Resultados de revisión Efectuar Seguimiento y Proceso
Direccionamiento Análisis de datos
por la dirección medición del proceso Direccionamiento
Estratégico Indicadores
(indicadores) Estratégico
Proceso Evaluación y publicados
Plan de auditorías y
Mejoramiento
ejecución de auditorías
Institucional
Medición y análisis de
Proceso Financiero Acciones preventivas
indicadores
Proceso de Evaluación
y Mejoramiento Resultados de
Proceso de auditorías y revisión Acciones correctivas Proceso de
Direccionamiento por la dirección Evaluación y
Estratégico Mejoramiento
Planes de
Autoridades Informes de entes de A
Tomar acciones para la
mejora mejoramiento
ambientales y entes control y autoridades
refereridos al plan de
de control ambientales
acción
Proceso de
Proceso de Ajustar los elementos
Evaluación y
Direccionamiento del direccionamiento
Informes de gestión y Mejoramiento
Estratégico estratégico, planes,
evaluación institucional Proceso de
Proceso de Evaluación programas y
Direccionamiento
y Mejoramiento proyectos
Estratégico

RECURSOS REQUERIDOS CRITERIOS Y MÉTODOS DE CONTROL

Infraestructura y
Humanos
técnológicos
Financieros Riesgos y Controles Preventivos Indicadores
Presupuesto de
Secretario General funcionamiento e
inversión.
Profesional Oficinas,
Especializado Área computadores,
Administrativa y impresoras y
Financiera aplicativos.
Ver Mapa de Riesgos Ver Cuadro Mando Integral
Funcionarios
presupuesto, tesorería
y contabilidad.

REQUISITOS
NORMATIVA
NTCGP 1000: 2009 ISO 9001: 2008 MECI 1000:2005

6,1 Provisión de recursos 6,1 Provisión de recursos Elemento: Planes y programas

8,2, Seguimiento y medición Elementos: Identificación, análisis y valoración

8,2,3 Seguimiento y medición del proceso
del proceso de riesgos.

8,5,1 Mejora continua 8,5,Mejora Elementos:evaluación y control

Ver: Normograma por procesos
Elementos: controles e indicadores
Elemento: planes de mejoramiento institucional
y por procesos.

DOCUMENTOS ASOCIADOS
Formatos Internos y Externos

Ver Listado Maestro de Formatos Ver Listado Maestro de Documentos

CONTROL DE CAMBIOS
RELACIÓN DE LAS SECCIONES O PAGINAS
VERSIÓN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO
MODIFICADAS

Se modificaron los insumos de las actividades

relacionadas con la Planeación, se modificaron las
entradas y salidas de la actividad de seguimiento Se modificó la caracterización de acuerdo con los
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y medición del proceso (verificar). Se modificaron lineamientos dados por el equipo líder de calidad.
las actividades relacionadas con el Actuar. Se
cambió la caracterización al nuevo formato.

Se modifica el objeto del proceso y se enuncian Se modificó la caracterización dando más amplitud al objeto
6 6/29/2012
los insumos recibidos de la Oficina de Planeación del Proceso.

ELABORÓ REVISÓ: APROBADO (Vo. Bo)

(Funcionario solicitante): (Responsable del proceso): (Jefe de la Dependencia a la cual pertenece el responsable
del proceso)

Nombre: Gladys Mireya Pardo Morales- María Rocio

Nombre: Gladys Mireya Pardo Trujillo Nombre: María Rocío Trujillo García
FIRMA: FECHA FIRMA: FECHA FIRMA: FECHA

29/06/2012 29/06/2012 29/06/2012

Formato Caracterización de Proceso - Proceso: Administración Documental - Código: SG-110-FM-044 - Versión: 5 - Vigencia: 26/03/2012

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