TECNICA TECNOLOGICA ESPECIALIZADA

SISTEMAS INFORMATICOS

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO

DOCENTE: ING. MARIO ARTEAGA

MATERIA: SISTEMAS INFORMATICOS

INTEGRANTES: LUIS FALDIN CAPOBIANCO,
YOVANY JIMENEZ RODRIGUEZ, MARIA JOSE
DORADO PARADA, MARIEL ZEBALLOS, DIEGO
GALVAN QUIROZ.
TABLA DE CONTENIDO
1.- INTRODUCCION AL PERFIL DE PROYECTO....................................4
1.1 DEFINICION DEL PROBLEMA.............................................................5
2.- OBJETIVOS..................................................................................................5
2.1.- OBJETIVO GENERAL.........................................................................5
2.2.- OBJETIVO ESPECIFICO....................................................................5
3.- JUSTIFICACIÓN.........................................................................................5
3.1.- JUSTIFICACIÓN TÉCNICA...............................................................5
3.2.-JUSTIFICACIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA................................5
3.3.- JUSTIFICACIÓN SOCIAL...................................................................6
4.- MARCO TEORICO ....................................................................................5
5.- CRONOGRAMA............................................................................................15
6.- DETERMINACIÓN DE COSTOS..................................................................15
7.- REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS..............................................................15
 CAPITULO I
INTRODUCCION
AL PERFIL DEL
PROYECTO
1.- INTRODUCCION AL PERFIL DE PROYECTO

En los sistemas de inventarios que comúnmente se llevan dentro de las empresas

o establecimientos, se aprecian tres aspectos que se traducen en problemas para
la gestión eficiente de una obra, como son las compras erróneas, la escasez y el
exceso de existencias.

Dentro de este contexto la logística empresarial debe gerenciar eficientemente la

adquisición de materiales equipos y herramientas, el movimiento y
almacenamiento de los mismos y el control de inventarios que genere el flujo de
información de los productos que entran y salen.

En el entorno actual, las direcciones de los establecimientos públicos deben ser

conscientes de la importancia de dar un manejo de inventarios eficientes dentro de
los almacenes de obra, como una forma fundamental a la hora de disminuir
costos, en un mundo global donde las organizaciones deben ser cada vez más
competitivas, requiriendo continuamente oportunidades de mejora y contabilidad
de los productos que se hallan dentro del establecimiento .

1.1 DEFINICION DEL PROBLEMA

Viendo la necesidad de tener un control más preciso de los ingresos de la unidad

educativa es que implementa el diseño de control de inventario.
2.- OBJETIVOS

2.1.- OBJETIVO GENERAL

Diseñar y crear un sistema de control de inventario.

2.2.- OBJETIVO ESPECIFICO

 Mantener la productividad en el manejo de las existencias.

 Llevar a cabo todas las tareas en el menor plazo y con menor esfuerzo
posible.
 Tener registro de forma electrónica de todas las mercancías almacenadas.

3.- JUSTIFICACIÓN.

3.1.- JUSTIFICACIÓN TÉCNICA

Nuestro presente proyecto funciona a través de la hoja de cálculo Excel en el cual

asignamos macros para cumplir la función de inventario.

3.2.-JUSTIFICACIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA

Una de las mayores fuentes de ahorro o despilfarro de productos, es la eficiencia

en la actividad de inventarios en obra que implica la selección de proveedores, la
compra, el almacenamiento y la utilización de materiales, y maquinarias a utilizar;
es por este motivo que cobra tanta importancia el inventario dentro de una
organización, el manejo eficiente de los mismos permitirá a la unidad educativa
mantener el control de sus existencias para, lograr presentar en todo momento un
estado confiable de la situación económica en cuanto al manejo de sus insumos.

3.3.- JUSTIFICACIÓN SOCIAL

Si hablamos de una empresa esto, favorece al comprador porque le ayuda a

comprobar la cantidad y la calidad del producto que esta comprando.
4.- LÍMITES

El presente proyecto lo realizaremos en nuestra Unidad Educativa Santa Clara

para demostrar lo que hemos aprendido en la materia de Sistemas Informáticos

5.- MARCO TEÓRICO

Con el presente proyecto se pretende exponer la importancia que tiene en la
actualidad el área del manejo de almacenes de obra, con sistemas de inventarios
eficientes dentro de la logística de una unidad educativa. Se darán a conocer las
ventajas que tendría para nuestro establecimiento. al tener un sistema que
controle eficientemente las entradas, permanencias y salidas de materiales,
equipos y herramientas dentro de toda la unidad educativa, teniendo en cuenta
que su aplicación dentro de los proyectos no solo puede mejorar algunos
problemas de pérdidas, sino que puede llegar a cambiar toda la cultura
organizacional que se maneja en cuanto al control de los bienes.
Para lograr lo anterior se inicia con el diagnóstico del proceso de inventarios,
mediante consultas a los encargados y revisión de los archivos, documentos y
registros de los bienes de cada obra actual de la unidad educativa, después de
tener una idea más clara de las causas y repercusiones reales de la problemática
dentro nuestro establecimiento, se diseñará un sistema de control interno de
inventarios, utilizando los conceptos teóricos.

Luego de divulgar el sistema propuesto, dentro del cual sean identificados los
procedimientos, formatos y registros apropiados que mejoran el control interno de
los inventarios para cada entrada y salidas de productos, se procederá a
implementación, estableciendo puntos de control interno que verifiquen su
eficiencia. Igualmente se validará el sistema de inventarios propuesto mediante el
seguimiento a indicadores de gestión y acciones de mejora continua en los
mismos.

Así mismo se puede convertir en medio de consultas para los docentes en donde
quieran implementar sistemas de calidad, mejoramiento o implementación que
incluyen procesos como compras, almacén, inventarios, selección, calificación de
proveedores, alquiler y manejo de equipos.

Pasos para crear un inventario en Excel

Paso 1: Crear la tabla de nuestros productos.

El primer paso es crear nuestro catálogo de productos, aquí vamos a poder dar
seguimiento acerca de las existencias que vamos a tener de cada producto y esto
lo vamos a calcular por medio de fórmulas, pero por el momento únicamente
vamos a crear los campos básicos.

 Creamos un libro de Excel en blanco

 Renombramos la hoja y ponemos el nombre de Productos

 Agregamos el título puede ser Listado de Productos

 

 Agregamos las columnas que va a tener nuestro catálogo

o Clave del producto
o Descripción del Producto
o Existencia Actual

Podemos ajustar el ancho de las columnas como necesitemos.

 

 En el menú INSERTAR, seleccionamos TABLA y ponemos el rango

$A$2:$C$3, tenemos que seleccionar “La Tabla Tiene Encabezados”, para
indicarle a Excel que la primera fila son los encabezados de nuestra tabla y
damos click en el botón Aceptar.
 

 Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una

celda de nuestra tabla
 En el menú HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO
 En Nombre de la tabla ponemos TblProducto

Al crear la tabla se le va a aplicar un formato que podemos cambiar, lo podemos

hacer dentro del menú DISEÑO y en ESTILO DE TABLA  podemos seleccionar
cualquier diseño que queramos, en este caso voy a seleccionar el de color verde.
 

Con estos pasos ya hemos creado nuestra tabla de productos.

Pero el título de la tabla se va a ver mejor si lo centramos, para hacer esto

seleccionamos el rango de celdas donde queremos centrar nuestro título. En este
caso A1 a C1.

Y solo damos click al botón COMBINAR Y CENTRAR, además voy a aumentar el

tamaño de la letra para que resalte y le voy a dar un tamaño 16.
 

Nuestra hoja para nuestros productos la hemos terminado.

Ahora vamos a crear nuestra hoja para los movimientos de nuestro almacén.

Paso 2: Crear Tabla para los movimientos de almacén

En esta hoja vamos a registrar todas nuestras entradas y salidas de productos en

nuestro inventario.

Estas es la hoja que más vamos a utilizar, ya que dependiendo de las entradas y
salidas que tengamos, se va a actualizar en automático las existencias de
nuestros productos.

Para crear nuestra tabla realizamos los siguientes pasos:

 Creamos una nueva hoja y cambiamos el nombre a Movimientos

 

 Ponemos de título Movimientos de Inventario

 

 Creamos las siguientes columnas

o Clave de Producto
o Descripción del Producto
o Movimiento
o Cantidad Entrada
o Cantidad Salida
o Precio por Unidad
o Total

Recuerda ajustar el ancho de columna para verlas correctamente.

 

 En el menú INSERTAR, seleccionamos TABLA y damos el rango

=$A$2:$G$3, recuerda seleccionar La Tabla Tiene Encabezados. Como ya
sabes el formato de la tabla lo podemos cambiar en el menú DISEÑO, de la
sección HERRAMIENTAS DE TABLA.

 Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una

celda de nuestra tabla
 En HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO
 En Nombre de la tabla ponemos TblMovimiento
 

 Listo ya tenemos nuestra tabla de movimientos de inventario, recuerda

centrar el título para que se vea mejor, por si no lo recuerdas, selecciona el
rango de celdas donde quieras centrar el título y presiona el botón
Combinar y centrar y aumentamos la letra a 16.

Si lo deseas puedes cambiar los colores de la tabla de movimientos, como vimos

en la tabla de productos, dentro del menú, dentro de HERRAMIENTAS DE TABLA
en la sección de ESTILO DE TABLA, puedes seleccionar alguna combinación de
colores, en este caso, seleccionamos el verde.
Ahora vamos a dar los formatos y fórmulas para el funcionamiento de nuestro
inventario.

(NOTA: Si quieres contar con un control de inventario que te pueda ayudar a

controlar y te de información valiosa para que nunca te falte producto para vender,
tenemos una plantilla en Excel que te dara la información al momento de como
esta tu inventario)

Paso 3: Aplicar Formatos y Fórmulas a la Tabla de Productos

La parte fundamental de nuestro inventario es poder calcular y llevar nuestro

inventario de la forma más automática posible.

En nuestra hoja, en la tabla de productos según las entradas y salidas que se

registren, se va a aumentar o disminuir la existencia actual de nuestro producto.

Pero primero vamos a dar formato a nuestra tabla de productos.

 Vamos a nuestra tabla de productos

 Seleccionamos la celda C3
 

 En el menú dentro de la sección Número, seleccionamos el formato

Número

 
  Dependiendo de si tus productos utilizan o no decimales para las
existencias, puedes aumentarlos o disminuirlos con los botones , el primero
sirve para aumentar decimales y el segundo para disminuirlos. Estos
botones están dentro de la sección Número. En este ejemplo voy a eliminar
todos los decimales.

Para nuestra tabla de productos, hemos terminado de dar formato a nuestras

columnas, solo ha sido una ya que las otras 2 van a ser texto.

Creo que puedes tener una pregunta...

¿Por qué solo le dimos formato a una sola celda de nuestra tabla de productos?

En el Paso 2 hicimos una tabla y que le dimos formato, la ventaja de utilizar tablas
en Excel es que los formatos y las fórmulas que uses en tus columnas, solo lo
tienes que hacer en la primera fila, y Excel de forma automática va a aplicar el
formato y las fórmulas a las filas que vayas insertando.

Así que ya sabes, utiliza tablas para agilizar tu trabajo.

Ahora vamos a insertar nuestra fórmula para que la existencia se vaya

actualizando conforme los movimientos de nuestra tabla Movimientos de
Inventario.

En la celda C3 ponemos la siguiente fórmula:

 Con esta fórmula, vamos a calcular de forma automática la existencia en base los
movimientos de entradas y salidas.
Paso 4: Aplicar Formatos y Fórmulas a la Tabla de Movimientos

El formato que necesitamos para nuestra tabla de Movimientos es:

 Las columnas Cantidad Entrada y Cantidad Salida les aplicamos el formato

de Número, esto como anteriormente explicamos, seleccionamos las celdas
D3 y E3 y en la sección Número del menú, seleccionamos del combo el
formato Número y con los botones agregamos o quitamos decimales.

 Las columnas Precio por Unidad y Total, les vamos a dar un formato de
Moneda y vamos a dejar 2 decimales.
 

En nuestra tabla de movimientos solo necesitamos aplicar una fórmula en la

columna Total.

Nuestra fórmula para total sería.

Nuestra fórmula para total sería.

Para paises con separador de miles con punto "."

=SI([@[Cantidad Salida]]="", [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]],

[@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

Para paises con separador de miles con coma ","

=SI([@[Cantidad Salida]]=""; [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]];

[@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

 
Con esta fórmula obtenemos el precio total de nuestro movimiento de inventario ya
sea de entrada o salida.

Para obtener este resultado usamos la función SI, nos ayuda a evaluar cuando
una condición se cumple o no.

Vamos a analizar la fórmula:

Para paises con separador de miles con punto "."

=SI([@[Cantidad Salida]]="", [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]],

[@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

Para paises con separador de miles con coma ","

=SI([@[Cantidad Salida]]=""; [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]];

[@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

La función SI nos pide 3 argumentos,

SI(Condición, parte verdadera, parte falsa)

el primero es [@[Cantidad Salida]]="", estamos diciendo que de nuestra tabla de

movimientos si la columna Cantidad Salida del renglón que estamos posicionados
es vacío entonces va a ejecutar la parte verdadera.

Para paises con separador de miles con punto "."

=SI([@[Cantidad Salida]]="", [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]],

[@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

Para paises con separador de miles con coma ","

=SI([@[Cantidad Salida]]=""; [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]];

[@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])
La parte verdadera de nuestra fórmula corresponde a [@[Precio por
Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]]

Aquí lo único que estamos haciendo es multiplicar el valor que tengamos en la

columna Precio por Unidad y el valor que tengamos en Cantidad Entrada. Esto
es porque sabemos que la columna Cantidad Salida está vacío por lo que
corresponde a un movimiento de entrada.

En caso de que la columna Cantidad Salida tenga un valor entonces la

Condición [@[Cantidad Salida]]="" nos da como resultado un falso por lo que la
fórmula toma la parte falsa.

Para paises con separador de miles con punto "."

=SI([@[Cantidad Salida]]="", [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad

Entrada]], [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

Para paises con separador de miles con coma ","

=SI([@[Cantidad Salida]]=""; [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad

Entrada]]; [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])

La parte falsa es  [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]], que solo

estamos multiplicando la Cantidad Salida y el Precio por Unidad.

Con esta fórmula obtenemos el total no importando si el movimiento es de entrada

o salida.

Pero, ¿Para qué la descripción del producto se llene automático?

Ahora, vamos a ligar la columna Clave de Producto y Descripción del Producto

con la tabla de Productos, de esta forma cuando pongamos una Clave de
Producto solo nos va a aceptar los que tengamos en nuestra tabla de Productos.
“El ligar una columna para que solo acepte los valores que tengamos en otra
columna, nos evita que cometamos errores al capturar la información.”

Además, la columna Descripción de Producto se va a llenar automáticamente con

lo que pusimos en la tabla de productos.

Vamos a empezar…

 En nuestra hoja de Productos, nos posicionamos en la celda A3 y en el

cuadro de nombres que es el que está al lado de la barra de fórmulas
ponemos el nombre de ClaveProducto. Esto nos va a servir para hacer
referencia a los valores que tenga esta columna.

 En nuestra hoja de Movimientos, seleccionamos la celda A3..A300 que

corresponde a la columna Clave de Producto. Le dimos 300 para tener
capacidad de 300 registros, pero tú puedes extender el rango como tú
quieras.
 Dentro del menú DATOS, damos click en el botón VALIDACIÓN DE
DATOS.
 

Nos va a presentar una ventana con las opciones para validar los datos que va a
aceptar la columna.

Para nuestro rango vamos a indicarle que es una lista de valores.

Para esto, en el combo de PERMITIR, seleccionamos Lista y en ORIGEN
ponemos el valor =ClaveProducto

Presionamos Aceptar, y si nos fijamos en la celda A3 nos va a mostrar un combo

en donde van a aparecer los valores aceptados para esta columna, en este
momento va a aparecer vacío porque en nuestra tabla de Productos todavía no
tenemos ningún producto

Para que al momento de introducir un valor en la celda A3 nos aparezca de forma

automática la descripción del producto, en la celda B3 vamos a introducir la
siguiente fórmula.

Para paises con separador de miles con punto "."

=BUSCARV([Clave de Producto],TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del
Producto]],2,FALSO)

Para paises con separador de miles con coma ","

=BUSCARV([Clave de Producto];TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del

Producto]];2;FALSO)

Pero… ¿Qué significa esta fórmula?

La función BUSCARV nos permite buscar un valor en un rango o tabla de forma

vertical y nos regresa el valor de la columna que le indiquemos.

BUSCARV acepta 4 argumentos que son:

BUSCARV(Valor buscado, rango de las celdas o tablas a buscar, columna a

regresa el valor, FALSO o VERDADERO si se quiere una coincidencia exacta).

En nuestro ejemplo, los valores son

Para paises con separador de miles con punto "."

=BUSCARV([Clave de Producto],TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del

Producto]],2,FALSO)

Para paises con separador de miles con coma ","

=BUSCARV([Clave de Producto];TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del

Producto]];2;FALSO)

El primer argumento es [Clave de Producto], aquí indicamos que en el renglón

que estamos posicionados tome el valor de la columna Clave de Producto y lo va
a tomar como el valor a buscar.
El segundo argumento es TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del
Producto]], en el cual indicamos que el rango a buscar son los valores de la tabla
Productos y es necesario especificar las dos columnas ya que lo que hace la
función es buscar el valor en la primera columna del rango que le dimos y
debemos especificar la columna Descripción del Producto ya que va a ser el valor
que va a regresar.

El tercer argumento es 2, significa que del rango que le dimos nos va a regresar el
valor que esté en la columna 2 que es la de Descripción del Producto.

El tercer argumento es FALSO, que significa que requerimos que la coincidencia

sea exacta.

Con esta fórmula al momento de seleccionar una clave de producto nos va a llenar
en automático la descripción del producto.

Entonces, llegó la hora de poner a funcionar todo….

Paso 5: Introducir los datos a nuestro control de inventario

Ahora solo debemos introducir los datos a nuestras hojas.

(Nota: Recuerda que puedes descargar esta hoja de excel completamente

funcional aquí)

Primero nos vamos a nuestra tabla de productos y a manera de ejemplo voy a dar
de alta 3 productos.
 

Si te das cuenta la columna Existencia Actual nos pone en ceros ya que la fórmula
se va replicando en todos los renglones que vayamos creando, como no hay
movimientos de inventario entonces nos calcula en ceros.

Nos vamos a nuestra tabla de Movimientos de Inventario, nos posicionamos en la

celda A3 y si te fijas hay un combo, si damos click en la flecha nos despliega las
claves de productos que capturamos en nuestra tabla de Productos.
 

Y como habíamos dicho, al capturar una clave, nos trae también su descripción.

En la columna movimiento corresponde a la descripción del movimiento, en este

caso yo le voy a poner Entrada por pedido 340
 

Cantidad de Entrada voy a suponer que pedí 10 artículos

El precio por unidad es el costo por cada producto y en este caso le voy a poner
7000, como ya tiene formato solo hay que capturar los puros números.

Y también en automático se calcula el Total.

Voy a capturar 5 movimientos más…

Si nos regresamos a la tabla de productos, puedes darte cuenta que la columna

Existencia Total ya se ha actualizado dependiendo de los movimientos de
inventario.
Si te das cuenta la columna Existencia Actual nos pone en ceros ya que la fórmula
se va replicando en todos los renglones que vayamos creando, como no hay
movimientos de inventario entonces nos calcula en ceros.

Nos vamos a nuestra tabla de Movimientos de Inventario, nos posicionamos en la

celda A3 y si te fijas hay un combo, si damos click en la flecha nos despliega las
claves de productos que capturamos en nuestra tabla de Productos.

Y como habíamos dicho, al capturar una clave, nos trae también su descripción.
 

En la columna movimiento corresponde a la descripción del movimiento, en este

caso yo le voy a poner Entrada por pedido 340

Cantidad de Entrada voy a suponer que pedí 10 artículos

El precio por unidad es el costo por cada producto y en este caso le voy a poner
7000, como ya tiene formato solo hay que capturar los puros números.

Y también en automático se calcula el Total.

 

Voy a capturar 5 movimientos más…

Si nos regresamos a la tabla de productos, puedes darte cuenta que la columna

Existencia Total ya se ha actualizado dependiendo de los movimientos de
inventario.

Y con esto ya tenemos un control básico de nuestro inventario.

PARA QUÉ SIRVE UNA MACRO EN EXCEL
¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar
aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de
instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser
ejecutadas cuando lo necesitemos.
AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS

Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito

industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles
donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por
humanos. La automatización trajo beneficios como mayor eficiencia y
productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del personal
al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.

De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de
nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis
de los datos  y en la toma de decisiones.

¿CÓMO SE VE UNA MACRO EN EXCEL?

Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por
sus siglas en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje
de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a
indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.
CREACIÓN DE UNA MACRO
Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos
permitirá introducir el código con las instrucciones que serán
ejecutadas por la macro.
Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual
irá grabando todas las acciones que realicemos en Excel hasta
que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro
podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.
Ahora que ya sabes para qué sirve una macro en Excel puedes
dar los primeros pasos en este camino utilizando el
tutorial Introducción a las macros.