MICROSOF EXCEL

BASICO GUIA NRO 1

Contenido
Introducción ................................................................................................................................................. 2
Reconocimiento del Ambiente de Trabajo .................................................................................................. 2
Fichas ............................................................................................................................................................ 3
Cintas ............................................................................................................................................................ 3
Grupos .......................................................................................................................................................... 3
Botón Control ............................................................................................................................................... 3
Crear Carpetas, organización del trabajo .................................................................................................... 4
Diseño Tabla Ingresos Vs Egresos. ............................................................................................................... 4
Cálculo del Saldo, reglas bases de una fórmula. ......................................................................................... 6
Totalizar Tablas............................................................................................................................................. 6
Darle Formato a la Tabla .............................................................................................................................. 7
Cambiar Nombre a las Hoja ......................................................................................................................... 8
Insertar una nueva Hoja de Cálculo ............................................................................................................. 9
Práctica Nro. 1 .............................................................................................................................................. 9
Respuesta Práctica Nro. 1 .......................................................................................................................... 10
Estadísticas ................................................................................................................................................. 11
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Práctica Nro. 2: ........................................................................................................................................... 12

Gráficas ....................................................................................................................................................... 14
Editar Gráficos ............................................................................................................................................ 15
Sumar.Si ...................................................................................................................................................... 17
Configurar Páginas ..................................................................................................................................... 19

Celular: 0424-8428148
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Introducción
Microsoft Excel es una hoja de cálculo que nos permite diseñar tablas, cálculos permitiendo evaluar
resultados de forma precisa y oportuna, esta aplicación pertenece a las herramientas Office. Una de las
virtudes de este programa es que nos permite desarrollar un sin números de aplicaciones que se convierte
en una herramienta de Administración y control muy eficaz.

Reconocimiento del Ambiente de Trabajo

Como indicamos es un Libro que está formado por Hojas, las celdas son cada cuadro dentro de la hoja y
es la intercepción entre las columnas y filas, esta se conoce como referencias y se identifican con letras y
números.
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Fichas
Clasifica los comando de acuerdo a su función o categoría a la que pertenecen, ejemplo las Fichas
Archivo, Inicio, Insertar….. También se les conoce como Etiquetas.

Cintas
Cuando seleccionamos una Ficha se despliega una Cinta donde están los grupos y comandos.

Grupos
Donde están los comandos clasificados de acuerdo a sus funciones, ejemplo en la Cinta de la Ficha Inicio
están los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilo, Celdas…… Ejemplo:

Botón Control
Nos permite acceder a unos cuadros de dialogo que despliegan mas comando, se
encuentra en la parte derecha inferior de los grupos, no todos los grupos tienen este
botón.
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Crear Carpetas, organización del trabajo

Es importante establecer donde queremos guardar la

información de tal forma que podamos acceder a ella
rápidamente, debe también tomar en cuenta si vamos a
relacionar estos archivos con otros libros o programas, para
ello vamos a crear en el escritorio la siguiente carpeta, allí
debemos guardar todos los archivos que relacionaremos:

Diseño Tabla Ingresos Vs Egresos.

Vamos a crear una Tabla que represente los Ingresos vs los Egresos,
utilizaremos Listas y reglas base para calcular.

1. Iniciamos Microsoft Excel

2. Nos colocamos en la Celda A1 y escribimos la palabra Meses,
presionamos Enter.
3. Escribimos Enero y usando el cursor de Cruz Negra arrastramos hasta
diciembre.
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4. Luego completamos la tabla como muestra la imagen:

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Cálculo del Saldo, reglas bases de una fórmula.

La base de Excel es respetar las reglas de una fórmula, calcularemos el Saldo de cada mes que seria los
=Ingresos - Egresos

1. Debemos colocarnos donde queremos que

aparezca el resultado, celda (D2).
2. Abrir el signo = (esto indica que estamos iniciando
una fórmula).
3. Platear la fórmula, hacemos clic en el 1er Ingreso,
colocamos el signo – y hacemos clic en el 1er
Egreso.
4. Aceptar con Enter y copia la fórmula siempre que sea la misma con el
cursor Cruz Negra haciendo doble clic.

Totalizar Tablas

Para que nuestras tablas sean funcionales y nos permitan seguir

introduciendo registro, todos los resúmenes, estadísticas y totales se
deben platear a la derecha de las tablas y no en la última fila. Ahora
en este caso sabemos que ya no vamos agregar más información por
lo tanto acá si podemos cerrar en la última línea.

1. Escribimos la palabra TOTAL en la celda A14.

2. Selecciona donde van aparecer los resultados (desde B14 hasta
D14)
3. Hacemos clic en el botón Autosuma.
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Darle Formato a la Tabla

Es importante darle un formato de presentación a los datos,
resaltando los campos más que los registros, para ello:

1. Seleccionamos toda la tabla y colocamos Todos los Bordes,

abre el indicador de este comando que está en el Grupo
Fuentes.

2. Seleccionamos los campos o encabezados y

colocamos un color de fondo, si este es muy
oscuro abrimos el indicador de la fuente y le
colocamos Blanco, así como negritas para
destacar y centrada tanto vertical como
horizontalmente.
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3. Seleccionamos las columnas B,C y D y aplicamos estilo millares. Esto permite que todos los valores
que introduzcamos en esas columnas tengan el punto de los millares, la coma y 2 decimales.

Cambiar Nombre a las Hoja

Es importante que el nombre de la hoja refleje el contenido de la misma, siguiendo nuestro ejemplo
llamaremos a esta hoja CIERRE ANUAL

1. Haz doble clic dentro de la Etiqueta Hoja 1.

2. Escribe el nombre
4. Haz clic en cualquier parte dentro de la cuadricula para aceptarlo.
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Insertar una nueva Hoja de Cálculo

Para agregar nuevas hojas solo hacemos clic en la opción que está a la
derecha de la 1era, es decir en el símbolo + o dependiendo de las versiones de
Excel es una hoja en blanco.

Práctica Nro. 1
1. Cambia el Nombre de la Nueva Hoja por Ventas y diseña la
siguiente Tabla.

 Calcular el 15% de las comisiones, la fórmula seria

Ventas*15%, recuerda respetar las reglas base de una
fórmula y copiarla con doble clic Cruz Negra.

 Calcular el Saldo Neto, la fórmula seria Ventas –

Comisiones.
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Respuesta Práctica Nro. 1

1. Calcular el 15% de las comisiones, la fórmula seria Ventas*15%, recuerda
respetar las reglas base de una fórmula.

 La fórmula seria: =C2*15%

2. Calcular el Saldo Neto, seria Ventas – Comisiones.

 La fórmula seria: =C2-D2

Debe ir quedando la tabla:

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Estadísticas
Nos permite cuantificar la información de lo que se está registrando y así realizar análisis que nos
permita tomar decisiones en forma oportuna.

Vamos a obtener con relación a la hoja Ventas cual fue la más alta, más baja y el promedio vendido.

Para ello:

1. Diseñamos en la celda G1 la siguiente tabla y nos colocamos en la celda H1:

2. Utilizando el asistente para funciones, vamos a buscar la categoría

Estadísticas y hacemos doble clic en la función MAX.
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3. Cuando nos pida los números seleccionamos la columna C que es donde

están las ventas.

Práctica Nro. 2:
1. Repetimos los pasos para calcular la venta más baja (MIN) y el
(PROMEDIO).
Debe quedarnos:
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2. Calcular el Total de las Ventas, Comisiones y saldo Neto

Recuerda no ubicamos donde va el resultado y le damos al botón AUTOSUMA,
luego selecciona la columna a sumar, en el caso de Ventas es la columna C,
repite para las COMISIONES y el SALDO NETO.
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Gráficas
Nos permite poder visualizar rápidamente el comportamiento de los datos, los más usados son Barra,
Columnas y Circular son indicadores visuales para evaluar oportunamente lo que está ocurriendo.

Vamos a crear un gráfico de las Ventas por zona.

1. Selecciona los datos que vamos a graficar incluyendo el encabezado. Desde el encabezado Zona
(B1) hasta la última fila de la columna C (C11).

El rango seria B1:C11

2. En la Ficha Insertar selecciona Grafico y hacemos clic en columnas.

3. Arrastra el gráficos para visualizar toda la

información (mover) siempre selecciona
donde diga área del gráfico.
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Editar Gráficos
Podemos agregar los datos al gráfico, así como modificar su diseño.

1. Haga un solo clic dentro del grafico para activar el menú de edición, en la Ficha Diseño de
Herramientas de Gráfico seleccionamos un Estilo.

2. En Agregar elementos de gráfico seleccionamos Etiqueta

de datos, ejemplo Extremo externo.

Debe quedar parecido a:

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Nota: Esta grafica no está correcta dado que si observamos se repiten las zonas crean redundancia.

 Eliminemos el grafico solo haga clic dentro y presione la tecla SUPR o DELETE

Copiemos las Zonas:

 Seleccionamos las zonas y la copias, ejemplo en la celda G11.

 La dejamos seleccionada y en la Ficha Datos seleccionamos Quitar Duplicados.

 Aceptamos y nos va a dejar solo un registro único, completamos la tabla.

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Sumar.Si
Aplicamos esta función que nos permite sumar basándonos en una condición, en este caso necesitamos
sumar las ventas de cada zona, para ello:

 Nos ubicamos donde debe aparecer el resultado.

 Colocamos el signo igual y la función =SUMAR.SI cuando aparezca en la lista hacemos doble clic para
activarla.

 En Rango, seleccionamos la columna B y separamos los argumentos con punto y coma ;

 En criterio hacemos clic en la zona a buscar, celda G12. Separamos el argumento con ;
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 El Rango a sumar son las ventas, seleccionamos la Columna C

 Aceptamos y copiamos las fórmulas y ahora realizamos el gráfico con esta tabla.
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Configurar Páginas
Esto nos permite ajustar la información antes de imprimirla, realizaremos los siguientes cambios:

 Tamaño de papel Carta

 Orientación Horizontal
 Centrado en la Página Horizontalmente

Pasos:
1. Selecciona la Ficha Diseño de Página y hacemos clic en el botón control del
Grupo Configurar Página.

2. En la Ficha Página seleccionamos Horizontal, Tamaño de papel carta.

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3. En la Ficha Márgenes y activamos la casilla Horizontalmente para centrar la

tabla.

Resultado: