Por Moraima Guerrero

▪ La primera entrevista siempre nos ayuda a conocer algunas cosas

importantes:
▪ Lugar del evento
▪ Dimensión del evento
▪ Cantidad de invitados
▪ Actividades adicionales: Brunch previo, cena post evento.
▪ Presupuesto aproximado. Considerar solo gastos del evento, no se deben
considerar gastos personales.
▪ Preparación del organizador: Cumpleañero,
Novios, Anfitrión, etc.
▪ Ejem: En caso de ser una boda, sesión de fotos
individual o familiar.
▪ La ceremonia
▪ La recepción o fiesta.
▪ Actividades adicionales al evento:
▪ Ejemplo: Shower o Brunch, Despedida de Soltero,
After Party, Brunch o almuerzo posterior al evento
(normalmente cuando se reciben familiares del
extranjero).
▪ Fecha previa al día de la madre o San Valentín, el precio de las flores es
bastante elevado.
▪ Feriados religiosos. Ejemplo: Fin de semana previo a semana santa, las
iglesias no realizan bodas porque se encuentran en Cuaresma.
▪ Feriado de cada lugar son importante. Algunos proveedores cobran doble por
trabajar 1ero de mayo.
▪ Considerar los fines de semana largo o vacaciones del colegio, invitados con
familia pueden haber planeado algún viaje.
▪ Si tenemos invitados que vienen de afuera verificar la temporada alta.
▪ Eventos políticos como elecciones. Podrían representar un problema porque
normalmente se tiene ley seca 48 horas antes.
▪ Clima. Eventos al aire libre en invierno no es considerable.
▪ Cena Servida
▪ Ordena y elegante
▪ Exije un numero fijo de invitados
▪ Restricciones alimentarias.
Vegetarianos, veganos o celiacos.
▪ Requiere más mozos
▪ Cena Buffet
▪ Variedad de platos
▪ No necesitas un numero exacto
de invitados
▪ Flexibilidad a la hora de la
cena. Tiene una cantidad de
horas de apertura.
▪ Tiempo mas flexible
▪ Cocktail
▪ Corto e informal
▪ Bocaditos pasados o walking dinner
(pequeñas porciones de comida caliente,
servida en bowls)
▪ Mesa de quesos, antipastos o mesa de carnes
▪ Sugerido para eventos de poca duración
▪ Económico: Menos mobiliario, menos vajilla,
menos flores, toldo pequeño.
▪ Opciones más informales. Ejemplo:
Foodtruck
▪ Es una de los aspectos más importante porque puede generar variaciones en
el presupuesto.
▪ Existen aspecto que no suelen afectarse:
▪ Sonido
▪ Orquesta
▪ Fotos y video
▪ DJ
▪ Locación, a menos que se cobre por persona

▪ Aspectos que si se afectan:

▪ Catering
▪ Licores
▪ Servicio
▪ Es importante tener la lista de invitados
desde el inicio
▪ Es importante determinar quienes
participaran en lista de invitados
▪ Solo el organizador o algún otro familiar.
▪ Cuantos invitados se asignaran por
familia (Ejemplo matrimonios)
▪ Grado de cercanía y familiaridad
▪ No porque alguien me invite debo
invitarlo. Puede que tu evento sea
diferente o más pequeño.
▪ Debe estar definido desde el inicio al igual que el
presupuesto.
▪ Saber si se realizará alguna ceremonia previa a la
fiesta. Ejemplo: Ceremonia en iglesia o en el local.
Lo ideal es que el lugar de la ceremonia sea cerca
al local.
▪ Horario en el que se realizará el evento porque de
eso depende que organice el timing con mis
proveedores.
▪ Capacidad del local acorde con el numero de
invitados
▪ Servicios adicionales como baños, limpieza.
▪ Si se requiere licencias y permisos.
▪ Consultar al local, si hay un máximo de decibeles,
para casos de orquestas. Tiempo de Armado,
desarmado y/o restricciones
 Copia de
Partida de Partida de
documento
bautizo confirmación
de identidad

Certificado
Partida de Foto tamaño
del curso
nacimiento pasaporte
matrimonial

Certificado
domiciliario
▪Fotografía
▪Maquillaje
▪No necesariamente el vestido mas caro es
el mejor. Se trata de estar contento
Diseñar
Cada detalle del eventos.
El concepto o temática del
evento.
Implica conocer al cliente y
que el cliente te conozca.
Explorar el concepto,
gustos y preferencias.
Planificar
Con tus proveedores los
detalles.
Establecer un cronograma.
Contratar espacios y
tramitar permisos.
Desarrollo de presupuesto.
Definir el menú y detalles.
Producir
Ejecutar el día del evento.
Evitar contratiempos.
Trabajar con sinergia entre
las áreas involucradas.
Respetar los tiempos
establecidos en el
cronograma.
APDAYC:
▪ Es la Sociedad de Gestión Colectiva, específicamente
constituida para defender, tutelar y administrar, los
derechos patrimoniales de los autores y
compositores.
▪ 20% del contrato de alquiler de local, más el contrato
con el proveedor de música.
▪ Las casas particulares no están obligadas
▪ Locales comerciales, Clubes, hoteles o lugares que
usen el lugar con fines lucrativos.
▪ El impuesto lo paga quien alquile el local, a menos
que el contrato lo incluya.
▪ Pago 45 días antes del evento.
UNIMPRO:
▪ Tiene a su cargo la gestión de los derechos de los
productores fonográficos y por ley se encarga
también de gestionar los derechos de los artistas
intérpretes y ejecutantes (cantantes y músicos)
por la Comunicación Pública de Fonogramas
▪ 8% del contrato de alquiler de local, más el
contrato con el proveedor musical u orquesta, el
contrato de catering pero solo de la parte de
comida.
PERMISO MUNICIPAL Y DEFENSA CIVIL:
▪ Clubes, museos y locales comerciales los piden. Los
requisitos pueden variar dependiendo del distrito.
SERVICIOS HIGIENICOS:
▪ 1 baño por cada 100 invitados mínimo.

▪ Personal de limpieza.

▪ Baño especial para el servicio.

▪ Considerar alguna empresa de alquiler.

▪ Canasta con amenitis toallas higiénicas, un

costurero, desodorante o enjuague bucal.
 FIESTAS NO MUY GRANDE
▪ 60 KW –
Y CON DJ
▪ 80 KW – RECOMENDABLE
▪ 100 KW – FIESTA CON ORQUESTA

▪ Es mejor contar con un grupo

electrógeno y uno de backup.
▪ Si el evento es por 8 horas, el grupo
debe contratarse por 12 horas, 2
horas antes para pruebas de sonido.
ANFITRIONES:
▪ Se sugieren 2 y controlan la lista de invitados, indican la
ubicación, se sugieren 2 para eventos de hasta 250
invitados. Aumentar uno cada 100 invitados más.
SEGURIDAD:
▪ Una persona en puerta para que pueda apoyarnos ante
cualquier eventualidad, se contratan hasta el final del
evento.
ESTACIONAMIENTOS:
▪ Se debe considerar estacionamiento para invitados y
proveedores.
▪ Si el estacionamiento es alejado, considerar un valet
parking.
(*) Para eventos grandes considerar una ambulancia.
 PERSONAS MAYORES NIÑOS
MESAS PRINCIPALES Lugar de fácil acceso Junto a sus padres
Ubicación preferencial Lejos de Parlantes y Si son mayores , mesa
corrientes de aire. de niños.