PROCESO DESAR

FORMATO MATRIZ IDENTIFICACIÓN Y P

INSTRUCCIONES PARA EL D

1. G

Con el objetivo de dar respuesta al requisito 6.3 Planificación de los cambios de la norma ISO 9001:2015, numeral 8.1
Gestión del cambio del Decreto 1072 de 2015, y las Políticas de Fortalecimiento organizacional y simplificación de pro
Entidad se ha definido la siguiente metodología para identificar y planear los cambios para los sistemas de gestión qu

El formato pretende que se identifiquen y se planeen todos los cambios que puedan afectar positiva o negativamente
organizacional y tecnología, que afecten la gestión institucional. Por ejemplo la actualización de la red de procesos de
institucional, creación de sedes, construcción de nuevos ambientes de formación, que se amplié el alcance de los serv

Inicia con la identificación de la necesidad de llevar a cabo una transformación de infraestructura, de procesos, estruc
darse por las dinámicas propias o por el análisis del contexto interno o externo. Una vez identificada la necesidad del
líneas generales de la transformación que se quiere lograr, a fin de implementar de forma
controlada y coordinada el cambio, minimizando los impactos que puedan generarse (descripción del cambio).

Después se identifica la fecha estimada de la materialización del cambio, su alcance y si afecta o no el cambio a los sis
los criterios de calificación se identifican las potenciales consecuencias del cambio (los criterios que como respuestas
deberán ser incluidas como acciones en el plan de mejoramiento de la OME que se registra por la fuente gestión del c
recurso humano, logísticos, equipos, legal, infraestructura, financieras, entre otros, que conlleven a desarrollar el cam
Mejoramiento.

La información de este formato se registra por los líderes de cada proceso en cada uno de los niveles de la Entidad, ap
Energéticos y responsables SST).

La actualización de la información se realiza de manera dinámica de acuerdo a los cambios que se puedan presentar e
Nota: Si el centro de formación/despacho regional/dependencia no tiene cambios significativos no debe registrar la

La revisión de los cambios se realizará mínimo una vez al año donde se puede establecer si existe la necesidad de actu
Una vez se haya registrado la información en este formato, el Gestor SIGA de cada Regional, Centro de Formación y D
del SIGA"; el seguimiento a la planificación de estos cambios se realizará a través de Oportunidades de Mejora Evoluti
incluyendo los recursos necesarios para gestionar el cambio.

1. Gestión del cambio: La práctica formal que atiende, tramita y asegura los cambios que se introducen e implementa
2. Cambio en infraestructura: Hace referencia a la intervención de la planta física en la Entidad, relacionado con el re
3. Cambio en la estructura de la Entidad: Hace referencia a las transformaciones del organigrama estructural de la En
4. Cambio en la tecnología: Hace referencia a la adquisición, reposición o repotencialización de equipos, máquinas y h
5. Cambio en la cultura organizacional: Hace referencia a las transformaciones en la cultura tras la implementación d
6. Cambio en gestión del talento humano: Hace referencia a los cambios que se dan en las formas de gestionar el per
Puede afectar la gestión del personal ante la reacción grupal o individual.
7. Cambios normativos/legales: Hace referencia a la implementación de requerimientos legales y reglamentarios inte
8. Consecuencias del cambio: son los efectos que se generan a partir de una transformación, originada por las accion
9. Cambios en la Gestión Documental: Hace referencia a las acciones o ajustes en procesos o actividades de la gestión
10. Cambios en la Gestión de la seguridad y salud en el trabajo: Hace referencia al conjunto de acciones enfocadas h
mediante la identificación de los peligros y la evaluación de los riesgos que se pueden derivar de los cambios, con el fi

HOJA 1: PLAN
PROCESO RESPONSABLE DEL CAMBIO

ORIGENES DEL CAMBIO

ACTIVIDAD, PROYECTO O FUENTE GENERADOR

DESCRIPCION DEL CAMBIO

FECHA DE IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO

FECHA ESTIMADA DE MATERIALIZACION DEL CAMBIO

ALCANCE
Afecta al SST?
Afecta al SGC?
Afecta al SGA?
Afecta al SGEE?

CONSECUENCIAS POTENCIALES DEL CAMBIO

ID OPORTUNIDAD DE MEJORA EVOLUTIVA

HOJA 2: A
Descripción del Cambio

Fecha estimada de materialización del cambio

OBSERVACIONES
 PROCESO DESARROLLO ORGANIZACIONAL
MATRIZ IDENTIFICACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS ORGANIZACIONA
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO

1. GENERALIDADES

os cambios de la norma ISO 9001:2015, numeral 8.1 de la norma ISO 14001:2015, numeral 6.3 y 8.1 de la ISO 50001:2019, numeral 8.1
ortalecimiento organizacional y simplificación de procesos; Política de Gestión del Conocimiento y Política de Control Interno del Mode
planear los cambios para los sistemas de gestión que conforman el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol -SIGA.

mbios que puedan afectar positiva o negativamente los Sistemas de Gestión de la Entidad y aplica para la gestión de los cambios estra
or ejemplo la actualización de la red de procesos del SENA, actualización de promesa de valor, políticas y objetivos de los sistemas de g
es de formación, que se amplié el alcance de los servicios misionales, entre otros.

nsformación de infraestructura, de procesos, estructura organizacional, tecnológica o normativa, para dar respuesta a los requerimien
no o externo. Una vez identificada la necesidad del cambio, se requiere obtener información de la situación de la Entidad en el contex
e implementar de forma
e puedan generarse (descripción del cambio).

ambio, su alcance y si afecta o no el cambio a los sistemas de gestión. Posteriormente se procede a realizar el análisis del cambio en la
ncias del cambio (los criterios que como respuestas tengan un si, son las consecuencias potenciales del cambio, se llevan a la columna
de la OME que se registra por la fuente gestión del cambio; en la definición de dicho plan de mejoramiento se debe realizar la identific
eras, entre otros, que conlleven a desarrollar el cambio efectivo. Los lineamientos para el seguimiento de estas acciones se encuentra

proceso en cada uno de los niveles de la Entidad, apoyado por el equipo SIGA de la Regional, Centro de Formación y/o Dependencia D

de acuerdo a los cambios que se puedan presentar en cada sistema.

no tiene cambios significativos no debe registrar la información.

de se puede establecer si existe la necesidad de actualización o no de la información registrada o cada vez que se identifique un cambi
tor SIGA de cada Regional, Centro de Formación y Dependencia de la Dirección General deberá gestionar que sea cargada la matriz de
alizará a través de Oportunidades de Mejora Evolutivas registradas en el Modulo de Mejoramiento Continuo de la plataforma Compro

DEFINICIONES

segura los cambios que se introducen e implementan de forma coordinada y controlada con el fin de minimizar la afectación de la ges
e la planta física en la Entidad, relacionado con el rediseño y construcción de espacios e instalaciones.
nsformaciones del organigrama estructural de la Entidad, cambios estructurales de los sistemas de gestión y/o creación o eliminación
sición o repotencialización de equipos, máquinas y herramientas para el mejoramiento continuo.
sformaciones en la cultura tras la implementación de los cambios organizacionales, es decir, cualquier cambio en la organización es tam
ambios que se dan en las formas de gestionar el personal de la Entidad que, a su vez, responden a los cambios de infraestructura, tecn
ividual.
ción de requerimientos legales y reglamentarios internos o externos que debe cumplir la Entidad y afectan su organización y gestión.
rtir de una transformación, originada por las acciones que motivaron el cambio.
nes o ajustes en procesos o actividades de la gestión documental a fin de alcanzar los objetivos planteados para conservar y preservar
Hace referencia al conjunto de acciones enfocadas hacia la evaluación del impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que pueden
sgos que se pueden derivar de los cambios, con el fin de adoptar las acciones preventivas antes de la implementación de estos.

HOJA 1: PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS

Corresponde a los procesos que tiene la Entidad de acuerdo al mapa de procesos; de la lista desplegable, elegir el proceso

Los orígenes del cambio hacen referencia a los diferentes tipo de cambios que se pueden generar en la Entidad, asociados
generadora). De la lista desplegable, elegir el origen del cambio.
Para cada origen hay unas actividades asociadas que se deben seleccionar de la lista desplegable. Esta lista desplegable ca
seleccionado.

Redactar de manera concreta cual es el cambio que generará un impacto en los sistemas de gestión: SGC, SST, SGA y/o SG

En este ítem se relaciona la fecha en la que se identificó el cambio.

En este ítem se relaciona la fecha en la que se tiene planeado se va a implementar el cambio.

Registrar el alcance que tiene el cambio identificado (Nacional, DG, Regional, Centro de Formación).
¿El cambio afecta al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo? Seleccionar SI o NO
¿El cambio afecta al Sistema de Gestión de Calidad? Seleccionar SI o NO
¿El cambio afecta al Sistema de Gestión Ambiental? Seleccionar SI o NO
¿El cambio afecta al Sistema de Gestión de Eficiencia Energética? Seleccionar SI o NO

Relacione los criterios que como respuestas tengan un si en la hoja "Análisis del Cambio", estas son las consecuencias pote
Con el fin de tener trazabilidad de las actividades definidas frente a los criterios de calificación (definidos en la hoja 2: Anál
Gestión del Cambio, en la que se registren las acciones que se van a planificar para mitigar las consecuencias identificadas
incluir los responsables de cada actividad y los recursos necesarios para las mismas.

Por ejemplo herramientas, como Cocreacion, Apoyo al proceso, informar, formación, actualización de las matrices legales,
actualización de matriz de aspectos e impactos, actualización de la revisión energética, entre otros que se utilizaron para l
HOJA 2: ANÁLISIS DEL CAMBIO
Relacione el cambio identificado en la columna E de la hoja "Planificación de Cambios"

Relacionar la fecha estimada para la materialización del cambio

Si seleccionó SI en el criterio de calificación, defina que actividad va a realizar para gestionarlo e inclúyalo en la OME que s
 Versión: 01

Código:
DO-F-067

y al Artículo 2.2.4.6.26.
ción y Gestión de la

fraestructura, estructura
l plan estratégico

la Entidad, que pueden

nar cuáles podrían ser las

ambio" donde aplicando

ción de Cambios" y
queridos en términos de
14 Instructivo Planes de

onsables Ambientales y
 el ONEDRIVE "Entregables
tión del Cambio,

cultura.
a cultura organizacional.

ntal de la Entidad
ernos o externos,

ctividad, proyecto o fuente

rigen del cambio que sea

 e una OME por fuente
stencia al cambio. Se deben

trices y riesgos,
encia al cambio.

n CompromISO
 FORMATO MATRIZ IDENTIFI

Regional
Centro de
Formación/Dependencia

PROCESO RESPONSABLE DEL ORIGENES DEL ACTIVIDAD, PROYECTO O FUENTE

CAMBIO CAMBIO GENERADORA
FORMATO MATRIZ IDENTIFICACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS ORGANIZACIONALES

FECHA DE FECHA ESTIMADA DE Afecta al Afecta al

DESCRIPCION DEL CAMBIO IDENTIFICACIÓN DEL MATERIALIZACIÓN DEL ALCANCE SGSST? SGC?
CAMBIO CAMBIO
ACIONALES

Afecta al Afecta al ID OPORTUNIDAD DE

SGA? SGEE? Describir las consecuencias potenciales del Cambio MEJORA EVOLUTIVA
 Descripción del
Actividad, Proyecto o Cambio
Fuente Generadora
del Cambio Fecha estimada de
materialización del
cambio
Criterios de Calificación
SI NO

En los servicios
Se generan cambios en los servicios?
El cambio implica la creación de un nuevo proceso
Se requiere modificar la estructura organizacional o niveles
organizacionales?
En la estructura de los Sistema de Gestión
Es un cambio que conlleva a restructurar el marco del Sistema
Integrado de Gestión y Autocontrol -SIGA?
Es un cambio que conlleva a restructurar específicamente
alguno de los sistemas de gestión de la entidad?
El cambio afecta la documentación del Modelo Integrado
Planeación y Gestión, los sistema de seguridad y salud en el
trabajo, ambiental, calidad, energía o la relacionada con la
misma?

El cambio implica nuevas actividades para algún programa del

Sistema de Gestión de seguridad y Salud en el Trabajo,
Ambiental y/o Energético?
El cambio implica le creación de nuevos programas SST, SGA y/o
SGE?
En la Infraestructura
El cambio implica modificar las instalaciones?
El cambio conlleva a crear nuevos espacios y/o ambientes de
formación?
El cambio afecta las condiciones de seguridad de los ambientes,
áreas u oficinas?
El cambio implica disponer de nuevas sedes (creación)?
Se requiere la inclusión de nuevos aplicativos?
En las Personas
El cambio implica cambio en el número de personas requeridas
para el o los procesos?

El cambio puede afectar la salud o seguridad de las personas?

El cambio implica preparar y capacitar al personal?
El cambio implica cambio de funcionarios?
El cambio implica cambio en los perfiles de cargo/rol?
En los procesos
Se requiere revisar algún elemento estratégico: Misión, Visión,
Política, Objetivo estratégicos, mapa de procesos,
Caracterizaciones?
El cambio implica crear roles nuevos
El cambio limita la continuidad del proceso?
El cambio afecta el cumplimiento de metas?
Se requiere crear, modificar o eliminar indicadores?
El cambio implica destinación presupuestal
Se requiere modificar los Objetivos del Proceso, de los SGC, SGA,
SGE y/o SGSST?
Se impacta la propiedad del cliente o del proveedor?
Se generan cambios en las salidas no conformes?
El cambio implica realizar Identificación de peligros, valoración
de riesgos y determinación de los controles ?
El cambio implica cambios en los protocolos, procedimientos,
recursos, etc., para preparación y respuesta ante emergencias?

El cambio implica que se deba revisar el mapa de riesgos del

proceso o la estructura de los controles, identificados por:
cambios en contexto, segregación de funciones, posibles
incumplimiento a los objetivos estratégicos, entre otros.
(impacto al Sistema de Control Interno)
Proveedores Externos
El cambio de proveedor afecta el desempeño de los sistemas de
gestión de la Entidad?
El cambio implica rotación del personal contratista de la
Entidad?
Socialización del cambio
Se requiere socializar el cambio?
 Descripción del
Cambio

Fecha estimada de
materialización del
cambio

OBSERVACIONES SI NO
 ANÁLISIS DEL CAMBIO
Descripción del
Cambio

Fecha estimada de
materialización del
cambio

OBSERVACIONES SI NO
ANÁLISIS DEL CAMBIO
Descripción del
Cambio

Fecha estimada de
materialización del
cambio

OBSERVACIONES SI NO
 Descripción del
Cambio

Fecha estimada de
materialización del
cambio

OBSERVACIONES SI NO
 Descripción del
Cambio

Fecha estimada de
materialización del
cambio

OBSERVACIONES SI NO
OBSERVACIONES
Permanente