Proceso Direccionamiento Estratégico

Matriz identificación de aspectos claves de éxito, segunda línea de defensa, temas clave
periodicidad, y nivel de aseguramiento de los aspectos claves de éxito de

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORM

NO IMPRIMIR
1. Generalidades

la siguiente matriz se elabora con el objetivo de identificar aspectos claves de éxito, segunda línea de defensa, temas cl
de aseguramiento de los aspectos claves de éxito que contribuyen al logro de los objetivos misionales, temas que su ide
desarrollo y mantenimiento del Sistema de Control Interno de la entidad.
Esta matriz debe ser diligenciada por cada uno de los responsables de procesos que tienen a su cargo factores claves de
para identificar el nivel de aseguramiento de estos aspectos claves y tomar medidas para su mantenimiento y mejora.
El diligenciamiento será coordinado por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
2. Instrucciones para diligenciar las casillas
NOMBRE DE LA CASILLA INSTRUCCIONES

Hoja Líneas de Defensa En esta hoja se defienden las líneas de defensa y los roles y
responsabilidades de sus integrantes
Hoja Segunda línea

procesos, procedimientos, actividades, unidades funcionales, proyectos,

ASPECTO CLAVE DE ÉXITO programas, planes, sistemas de información, sistemas de gestión (bajo
(Programa, Proyecto, Proceso,
Sistema, entre otros) normas técnicas internacionales), que sean transversales y esenciales
para el cumplimiento de la misión

En este campo se debe relacionar la persona o área responsable del

Responsable aspecto clave de éxito

En este campo se relaciona el área funcional a la que pertenece el

Área funcional
responsable del aspecto clave de éxito

Criterios para la identificación Se deben diligenciar las 3 casillas siguientes asignando una X de acuerdo
de la segunda línea de defensa al cumplimiento de la pregunta del ítem

¿Pertenece a la Media o Alta
Gerencia?
En esta casilla marcar con X si el responsable pertenece a la alta gerencia,
teniendo en cuenta que a esta pertenecen los cargos que dentro del
organigrama dependen del representante legal. ejemplo: Secretario
general, director de planeación, director jurídico, asesores etc., o si
pertenecen a la media gerencia, que son aquellos cargos que se
desprenden de la alta gerencia. (coordinadores de equipos de trabajo,
coordinadores de sistemas de gestión, áreas financieras y de TIC, comités
de contratación entre otros)

¿Responde ante la Alta En esta casilla marcar con X si el responsable maneja un tema transversal
para la entidad y si este responde ante la alta dirección (presenta
Dirección? informes)

En esta casilla marcar con X si el responsable del factor clave de éxito

¿Realiza actividades de
seguimiento? realiza evaluación y efectúa seguimiento a los controles aplicados por la
primera línea de defensa.

Clasificación Este campo se diligencia automáticamente

FUNCIONES DE
ASEGURAMIENTO O ACTIVIDAD Describir la función de aseguramiento, o la actividad de control que se
DE CONTROL QUE DEBE realiza al aspecto clave de éxito (seguimiento, revisión, etc.)
ADELANTAR

Nombre del Informe a presentar

relacionado con la función de En este campo se relaciona el nombre del informe que el responsable
aseguramiento o actividad de debe presentar a alguna instancia para la toma de decisiones
control

Instancia donde se presenta el En este campo se relaciona la instancia ante la cual el responsable de la
informe función de aseguramiento debe presentar el informe

Periodicidad del informe Relacione la periodicidad con la que se presenta el informe

Atributos Función de
Aseguramiento o Actividad de Descripción de la función de aseguramiento con su responsable,
Control para la evaluación de metodología, periodicidad y presentación de resultados
confianza

Objetivo y Alcance de la función

De acuerdo a si están definidos o no el alcance y el objetivo de la función
de aseguramiento de aseguramiento, se debe asignar un puntaje entre 1 y 5
(20%)
Metodología Si existe o no una metodología documentada, aprobada y aplicada se
(30%) debe asignar un valor entre 1 y 5
Responsable si está definido o no el responsable de la función de aseguramiento se
(30%) debe asignar un puntaje entre 1 y 5

si se comunican o no los resultados de la función de aseguramiento a

Comunicación de resultados alguna instancia par la toma de decisiones se debe asignar un valor entre
(20%)
1y5
Total Este campo se diligencia automáticamente

Nivel de confianza Este campo se diligencia automáticamente

Este campo se diligencia automáticamente, recomendando el paso a

Observación seguir de acuerdo al nivel de aseguramiento obtenido.

Esta hoja arroja automáticamente los resultados finales de acuerdo a la

información relacionada en la hoja de segunda línea, que servirá para la
Hoja Matriz de aseguramiento
toma de decisiones por parte del Jefe del área funcional en relación con
el mantenimiento y mejora del aspecto clave de éxito

Nota 1: No insertar comentarios en las casillas para dar instrucciones porque al imprimir el formato las instrucciones n
Nota 2: Al hacer uso de este formato, coloque en el encabezado el código y versión que le corresponda.

Nota 3: El cuerpo del formato se estructura según lo determine el proceso, conservando el encabezado de la hoja "Plan
hoja, se sigue el mismo lineamiento anterior.
 Versión: 01
nto Estratégico
nea de defensa, temas claves, críticos, responsables, Código:
aspectos claves de éxito de la entidad. DE-F-061

IGENCIAMIENTO DEL FORMATO

MPRIMIR
eralidades

, segunda línea de defensa, temas claves, críticos, responsables, periodicidad y el nivel

bjetivos misionales, temas que su identificación y tratamiento hacen parte del

e tienen a su cargo factores claves de éxito, en el mes de enero de cada año, y servirá
s para su mantenimiento y mejora.
nto Corporativo.
a diligenciar las casillas
ES TENER EN CUENTA
nsa y los roles y

dades funcionales, proyectos,

n, sistemas de gestión (bajo
transversales y esenciales

a o área responsable del

al a la que pertenece el

s asignando una X de acuerdo

le pertenece a la alta gerencia,
los cargos que dentro del
egal. ejemplo: Secretario
rídico, asesores etc., o si
quellos cargos que se
ores de equipos de trabajo,
s financieras y de TIC, comités

le maneja un tema transversal

ta dirección (presenta

le del factor clave de éxito

os controles aplicados por la

actividad de control que se

to, revisión, etc.)

nforme que el responsable

oma de decisiones

e la cual el responsable de la
el informe

senta el informe

o con su responsable,
de resultados

ance y el objetivo de la función

aje entre 1 y 5

da, aprobada y aplicada se

nción de aseguramiento se

nción de aseguramiento a
se debe asignar un valor entre

Este campo asigna automáticamente el nivel de

aseguramiento del aspecto clave de éxito(Alto
aseguramiento, medio aseguramiento, y bajo
aseguramiento)

recomendando el paso a
o obtenido.

tados finales de acuerdo a la

nda línea, que servirá para la
rea funcional en relación con
ve de éxito

primir el formato las instrucciones no se leen.

que le corresponda.

ando el encabezado de la hoja "Plantilla Excel". Si existen formatos con más de una
 ESTRUCTURA LÍNEAS DE DEFENSA

LÍNEAS DE DEFENSA INTEGRANTES RESPONSABILIDAD

Tendrá la responsabilidad de definir el marco general para la

Alta Dirección y Comité gestión del riesgo (política de administración del riesgo) y
Línea Estratégica Institucional de Coordinación de garantizar el cumplimiento de los planes de la entidad.
Control Interno.
Analiza los riesgos y amenazas institucionales al cumplimiento del
os planes estratégicos (objetivos, metas, indicadores)

Dependiendo de la estructura Garantizan la gestión en el día a día, en conjunto con sus equipos
de trabajo.
organizacional de la entidad
(organigrama), Líderes de proceso
Primera Línea de Defensa Se encarga de identificar, evaluar, controlar y mitigar los riesgos.
y sus equipos (En general
servidores públicos en todos los
niveles de la organización). Son responsables de implementar acciones correctivas y detectar
fallas en los controles.

Media y Alta Gerencia: Jefes de

planeación o quienes hagan sus Corresponde establecer mecanismos que les permitan ejecutar un
veces, coordinadores de equipos seguimiento o autoevaluación permanente de la gestión,
de trabajo, comités de riesgos
orientando y generando alertas a la 1ª línea de defensa.
Segunda Línea de Defensa (donde existan), comité de
contratación, áreas financieras, de
TIC, entre otros que generen Supervisa la implementación de prácticas de gestión eficaces por
parte de la primera línea.
información para el
Aseguramiento de la operación.

A cargo de la Oficina de Control A través de un enfoque basada en riesgos, proporciona

Interno, Auditoría Interna o quién aseguramiento sobre la eficacia de la gestión del riesgo y control
Tercera Línea de Defensa haga sus veces.
interno a la alta dirección
 Criterios para la identificación de la
ASPECTO CLAVE DE línea de defensa
ÉXITO
No. (Programa, Responsable Área Funcional
Proyecto, Proceso, ¿Pertenece a
Sistema, entre la Media o
otros) Alta
Gerencia?
 Proces
Formato identificación segunda línea de defensa, metodología para identificar temas c

SE

terios para la identificación de la segunda

línea de defensa
FUNCIONES DE Nombre del Informe a
ASEGURAMIENTO O presentar relacionado
Clasificación ACTIVIDAD DE con la función de
¿Responde ¿Realiza CONTROL QUE DEBE aseguramiento o
ante la Alta actividades de ADELANTAR actividad de control
Dirección? seguimiento?

0
0
0
0
0
0
0
0
 Proceso Direccionamiento Estratégico
gía para identificar temas claves, críticos, responsables, periodicidad y nivel de aseguramiento de los aspectos claves de éxito

SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA

Instancia donde
se presenta el periodicidad del
informe informe
onamiento Estratégico
ticos, responsables, periodicidad y nivel de aseguramiento de los aspectos claves de éxito de la entidad

ÍNEA DE DEFENSA

CRITERIOS EVALUADORES DE L

Atributos Función de Aseguramiento o Actividad de Control para la

evaluación de confianza Objetivo y
Alcance de la
función de
aseguramiento
(20%)
a entidad

CRITERIOS EVALUADORES DE LA FUNCIÓN DE ASEGURAMIENTO

NIVEL DE
CONFIANZA
Comunicación de
Metodología Responsable resultados Total
(30%) (30%)
(20%)

0
0
0
0
0
0
0
0
 Versión: 01

Código:
DE-F-061

OBSERVACIÓN
 Formato identificación segunda línea de defensa, metodología para identificar
SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA

ASPECTO CLAVE DE ÉXITO

No. (Programa, Proyecto, Proceso, Sistema, Responsable
entre otros)
1 #N/A #N/A
2 #N/A #N/A
3 #N/A #N/A
4 #N/A #N/A
5 #N/A #N/A
6 #N/A #N/A
7 #N/A #N/A
8 #N/A #N/A
 Proceso Direccionamiento Estratégico
egunda línea de defensa, metodología para identificar temas claves, críticos, responsables, periodicidad y nivel de asegurami
SEGUNDA LÍNEA DE DEFENSA

Instancia donde
Área Funcional Nombre del Informe a presentar se presenta el
informe
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
 Versión: 01

Código:
DE-F-061

odicidad y nivel de aseguramiento de los aspectos claves de éxito de la entidad

periodicidad Nivel de confianza Observaciones

del informe

#N/A #N/A #N/A

#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A
#N/A #N/A #N/A