Herramienta de Mejora Continua PHVA

Edwar Ferney Franco Triana

Curso 075

Elsy Nathalia Chaparro Hernández

Introducción a Ingeniería

Fundación Universitaria del Área Andina

Programa de Pregrado en Ingeniería Industrial

Cundinamarca, Colombia

Septiembre 20, 2021

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Tabla de Contenidos

Introducción .................................................................................................................. III

Herramienta de Mejora Continua Ciclo PHVA ............................................................. IV

Situación Problema – Proyecto: Mejora de Procesos. .................................................... VI

Planear...................................................................................................................... VI

Indicadores de Gestión sobre Objetivos................................................................ VII

Planificación de decisión con mayor impacto (5W2H) ........................................ VIII

Hacer ........................................................................................................................ IX

Verificar. .................................................................................................................. XI

Indicador de Calidad: ............................................................................................ XI

Indicador de Proveedores (Inventarios) ................................................................. XI

Aumento de Producción. ...................................................................................... XII

Actuar. ..................................................................................................................... XII

Conclusiones Ciclo PHVA ......................................................................................... XIII

Conclusiones .............................................................................................................. XIV

Referencias .................................................................................................................. XV
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Introducción

El ciclo PHVA es una herramienta de mejora continua de procesos empresariales,

enfocada en la solución de problemáticas especificas identificadas con anterioridad a partir del

análisis de información, siguiendo las 4 etapas que lo componen, en las cuales se pone a prueba

en fases experimentales para determinar su efectividad frente a la resolución del problema

identificado,

La importancia de conocer la funcionalidad del ciclo PHVA radica en la oportunidad de

mejora que este puede significar en una compañía en la actualización, adaptación, corrección o

implementación de un proceso, procedimiento, equipo, entre otros, que permiten el crecimiento

operacional de una compañía.

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Herramienta de Mejora Continua Ciclo PHVA

El ciclo PHVA es un sistema de mejora continua que busca identificar problemáticas que

afecten a un sistema empresarial y plantear posibles soluciones que se llevan a cabo dentro de un

ciclo experimental, compuesto por 4 etapas: Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

Planear. Esta etapa consiste en reconocer la situación actual a partir del análisis de datos

preexistentes que permitan identificar las falencias con mayor afectación de un proceso, para así

plantear una situación futura deseada, para así trazar el camino que permita una consecución

óptima y exitosa de los objetivos fijados, mediante un proceso de mejora continua. En esta etapa

es necesaria la definición de parámetros que permitan medir y controlar el progreso del proceso.

Sus características principales son:

 Identificación de problemática.

 Definición de objetivos.

 Plantear indicadores de gestión.

 Planificar acciones a desarrollar.

Hacer. Este es el momento de poner a prueba cada una de las propuestas planteadas en

la etapa anterior, pero sin perder de vista que es un experimento, que aún no se puede tomar

como solución definitiva. Por lo tanto, la implementación de esta etapa debe realizarse de manera

mesurada, a pequeña escala y sin afectar procesos u operaciones ajenas a las de interés principal.

Sus principales características son:

 Desarrollo de propuestas.

 Identificación de oportunidades de mejora.

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 Búsqueda de alternativas.

Verificar. En este punto, se evalúa la efectividad de los nuevos procesos o

procedimientos implementados con fin de encontrar una solución y si estos permiten la

obtención del efecto deseado. La etapa de verificación requiere el análisis de la información

generada y recopilada en la etapa anterior con el propósito de evaluar el éxito de las propuestas

ejecutadas, y que actividad deben conservarse en el avance del proceso.

 Evaluación de actividades.

 Identificación de acciones improductivas.

 Definición de procesos exitosos.

 Medición de resultados.

Actuar. En esta etapa final se debe haber identificado la propuesta de cambio idónea

para implementar dentro del proceso. No obstante, el PHVA es solo la base inicial de próximos

ciclos de mejora que garanticen el desarrollo continuo del proceso empresarial. Sus principales

características son:

 Estandarizar cambios.

 Tomar medidas correctivas.

 Procesos de mejora continua.

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Situación Problema – Proyecto: Mejora de Procesos.

Planear

La compañía en estudio presenta varias deficiencias dentro de su cadena de producción

que no le permiten ejecutar de manera adecuada sus actividades operativas y por ende no

culminar con éxito sus labores, generado contratiempos, reprocesos y sobre costos que afectan la

operación total de la compañía. Los déficits identificados que afectan en mayor medida la

operación son:

1. Desabastecimiento de materias primas.

2. Falta de maquinaría libre para producir.

3. Fallas en la verificación de calidad de producto.

Es necesario desarrollar una serie de planes de aplicación que permitan solventar las

necesidades identificadas para minimizar el impacto de cada una de estas circunstancias dentro

de la actividad económica de la compañía.

Los objetivos principales para la compañía son reducir a 0 el producto terminado con

problemas de calidad y aumentar la capacidad de producción en temporadas de aumento de

ventas. Con el fin de conseguir los objetivos definidos, se plantean las siguientes soluciones:

Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad de Procesos y Productos

(SGCPP): Un sistema de calidad óptimo, con lineamientos definidos y con intervención dentro

de la totalidad de la cadena de producción garantizará la calidad del producto fabricado.

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Gestión de proveedores. Teniendo en cuenta las falencias de inventario de materias

primas, es necesario contar con proveedores de respaldo que permitan a la compañía contar con

los elementos necesarios para la ejecución de las actividades.

Contratación de personal temporal para meses con aumentos en ventas. Un mayor

número de colaboradores dentro de la compañía en meses de aumento de ventas, permitirá el

aumento de producción.

Aumento de maquinaría. Se debe garantizar la disponibilidad de maquinaria necesaria

para producir el producto sin el menor contratiempo.

Indicadores de Gestión sobre Objetivos

Calidad: Después de la implementación del sistema de gestión, semanalmente se debe

evaluar el producto terminado con problemas de calidad. (Producto con defectos de

calidad/Producción total semana) < 2%. Este porcentaje debe disminuir a medida que el sistema

de gestión se vaya asentando dentro de la compañía.

Proveedores: Realizar inventarios de materia prima de manera semanal, el resultado de

este debe garantizar la producción ininterrumpida por 5 o más días.

Personal/Maquinaría: La contratación de personal y el aumento de maquinaría

disponible son decisiones que van de la mano y pretenden aumentar la productividad. (Pedidos

semanales/Producción semanal < 100%)

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Planificación de decisión con mayor impacto (5W2H)

What. ¿Que se hará? Implementar un Sistema de gestión de calidad de procesos y

productos.

Why. ¿Por qué se hará? Disminuir el margen de producto terminado con problemas de

calidad para conseguir una mayor eficiencia productiva.

Who. ¿Quién lo hará? Personal profesional capacitado y con experiencia en procesos

productivos que sea capaz de llevar a buen término su implementación. (Interno o Externo)

When. ¿Cuándo se hará? El personal que estará a cargo de la implementación del sistema

de gestión deberá estar contratado a más tardar la última semana del mes de julio. Los procesos a

intervenir (proveedores, dobladoras, etc) deben estar ubicadas en el mes de septiembre. Y por

último, los términos del sistema de gestión de calidad deben estar estipulados e implementados

en la primera semana del mes de noviembre para su ejecución.

Where. ¿Dónde se hará? Iniciando en el área de calidad, con intervención directa en la

planta de producción.

How. ¿Cómo se hará? Se contratará personal capacitado y con experiencia en procesos de

calidad para desarrollar un plan de gestión de calidad en el cual se determinen procesos y

procedimientos a intervenir que permitan controlar a detalle la producción de la compañía y

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conseguir una reacción inmediata a problemáticas específicas, para así disminuir el margen de

producto terminado con defectos de fabricación.

How much. ¿Cuánto costará? Los costos sobrecaen en personal contratado, la

maquinaría por renovar y el posible cambio en proveedores de materia prima.

Hacer

La implementación de las potenciales soluciones debe ser desarrollada de manera precisa

y abarcando la totalidad de procesos involucrados, monitoreando los procesos, gestionando las

incidencias presentadas y estableciendo planes de acción ante eventualidades que se evidencien.

El Sistema de Gestión de Calidad de Procesos y Productos (SGCPP) junto con su

equipo (Supervisores de producción y analistas de calidad), debe iniciar su gestión desde el

arribo a la compañía de las materias primas, verificando que se encuentren en óptimas

condiciones para la fabricación del producto, en caso de que estas no sean aptas para el

desarrollo de la operación, su paso a seguir debe ser con los proveedores alterno (A detalle en

Gestión de Proveedores). Luego, el seguimiento y monitoreo de la cadena de producción es de

vital importancia para el éxito de la operación, garantizando la correcta manipulación y uso de

materias primas y maquinaria, respectivamente, por parte de los colaboradores de la compañía.

El seguimiento de la cadena de producción permite minimizar los defectos de fabricación que

puedan presentarse en el producto dentro de los diferentes pasos por los cuales se somete este

antes de ser embalado, proceso en el cual se han identificado falencias y por ello tendrá un
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porcentaje de intervención y acción elevado para el SGCPP. Por último, verificar el producto

terminado será la última intervención del sistema antes de que este sea llevado al cliente, durante

el proceso de producción debe perderse materias a un nivel mínimo y el producto terminado debe

ser apto en su totalidad para ser vendido.

La Gestión de Proveedores, a cargo de las directivas y el área de compras de la

compañía, deberá garantizar el establecimiento de contratos con proveedores principales que

generen rentabilidad para la operación. Sin embargo, la gestión de proveedores implica contar

con de 2 a 3 proveedores de respaldo, que garanticen a la compañía contar con suficientes

materiales en todo momento. En casos como el arribo de materias primas en mal estado, los

proveedores de respaldo con materias primas listas para distribución serán de vital importancia.

Para lograr una disponibilidad de maquinaría es necesaria la compra de esta. La

adquisición de estos activos para la compañía garantiza la agilidad del proceso de producción y

por ende un aumento del producto terminado en menor tiempo. Adicional, con la contratación

de personal temporal para los meses de noviembre y diciembre, en los cuales las ventas

aumentan, el aumento de la maquinaría es necesaria. La ubicación de maquinaría debe ser

realizada de manera estratégica, teniendo en cuenta el número de máquinas actuales y el número

de personal contratado.

La Contratación de Personal Temporal se debe iniciar con antelación a los meses a los

cuales son requeridos (15 días), con el fin de capacitar adecuadamente a cada individuo para que

este pueda cumplir con sus tareas a cabalidad, garantizando que sea personal con experiencia

dentro de áreas de producción y en capacidad de cumplir con la laboral sin generar reprocesos o

costos adicionales a la compañía. Adicional, es importante hacer un monitoreo constante a su

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rendimiento con el fin de definir si son un elemento a tener en cuenta dentro de la compañía una

vez terminada la temporada de aumento de ventas.

Verificar.

Una vez culminado el tiempo de implementación de cada una de las potenciales

soluciones, con estimado de la mitad del mes de enero próximo, los datos recolectados mediante

los indicadores de gestión deben ser analizados para verificar las acciones productivas e

improductivas que fueron ejecutadas.

Indicador de Calidad: Calculado semanalmente teniendo en cuenta los productos con

defectos de fabricación y el total de producto terminado, no puede ser mayor al 2% sino que debe

acercarse a 0% para que la implementación del SGCPP haya sido productiva. Sin la

implementación del SGCPP el porcentaje de producto defectuoso semanal era del 2% por lo cual

un indicador superior a 1% determinará la ineficiencia de la implementación del sistema en la

compañía. Adicional, el SGCPP se medirá teniendo en cuenta la identificación y acción sobre

focos específicos con mala ejecución del proceso de producción.

Indicador de Proveedores (Inventarios): Un solo día con desabastecimiento indicará el

fallo de la Gestión de Proveedores. Sin embargo, si resultado de inventarios de materia prima no

garantiza el funcionamiento de la planta por 5 días, el plan de acción a ejecutar debe ser el

contacto con proveedores respaldo u alternos, para lo cual se está preparado para actuar.
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Aumento de Producción. La producción semanal indicará el éxito de la capacitación del

personal nuevo y la adquisición de maquinaria, para cumplir con el 100% de los pedidos

satisfactoriamente.

Actuar.

Consolidar y mejorar las propuestas ejecutadas optimiza el proceso de producción

llevado a cabo y permite solventar falencias de manera inmediata, garantizando la agilidad de los

procesos. El punto de partida está planteado y en funcionamiento pero es importante que su

mejoramiento sea constante para que la compañía se adapte a las necesidades del mercado y

lleve a buen término su actividad económica.

La consolidación del SGCPP garantizará el estado del producto terminado, teniendo

oportunidad de mejora en la agilización de procesos e implementación de técnicas de control y

monitoreo que permitan el oportuno hallazgo de incidencias operativas para que estas sean

solucionadas de manera inmediata para que la operación no se vea afectada en ningún momento.

La Gestión de Proveedores permite asegura la permanencia de materias primas

necesarias para la producción de la compañía, teniendo como propósito una búsqueda constante

de nuevos proveedores que permitan a la empresa disminuir costos y ampliar la cadena de

proveedores para que la producción no se vea detenida por desabastecimiento.

Y por último, la contratación de personal y la adquisición de maquinaria como

principales factores para el aumento de producción, permiten a la compañía explorar nuevos

mercados con la seguridad de estar en capacidad de cumplir con las exigencias que estos puedas

significar.
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Conclusiones Ciclo PHVA

En el caso concreto planteado de la compañía productora de herrajes, el PHVA permite al

ejecutor abarcar una variedad de posibles soluciones con el fin de corregir una problemática

común, la deficiencia dentro de la línea de producción. Desde la etapa de planear, el ciclo

permite visualizar comportamientos de los procedimientos propuestos y controlar durante cada

etapa el correcto funcionamiento de los mismos, generando una capacidad de reacción inmediata

ante posibles incidencias no previstas, pero para cuales se puede ejercer un plan de acción a

partir de los procesos implementados.

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Conclusiones

El ciclo PHVA como plan de mejora continua permite a las compañías, partiendo de un

estudio previo, plantear posibles soluciones a una problemática definida y controlar los

resultados obtenidos hasta afianzar una herramienta, proceso, método, etc., que permita satisfacer

las necesidades identificadas. Teniendo en cuenta las características de cada una de las etapas, el

ciclo PHVA se puede definir como un procedimiento eficiente para la gestión de incidencias,

corrección de operaciones e implementación de herramientas, controlando cada fase en las que

una posible solución pueda ser aplicada.

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Referencias

1. Ciclo PHVA: ejemplo práctico en logística de última milla: Recuperado de.

https://www.beetrack.com/es/blog/ciclo-phva-ejemplo-log%C3%ADstica-%C3%BAltima-mill

2. Gestión de calidad: qué es y cómo implementar en cualquier compañía. Recuperado

de. https://www.atlasconsultora.com/gestion-de-calidad/

3. Metodología 5w2h: qué es y cómo te ayudará a tomar las acciones correctas para tu

empresa. Tomado de. https://rockcontent.com/es/blog/metodologia-5w2h/

4. 5 tips para la gestión de proveedores. Tomado de.

https://destinonegocio.com/mx/economia-mx/herramientas-financieras-mx-mx/tips-gestion-

proveedores/

5. ¿En qué consiste el ciclo PHVA de mejora continua? Tomado de.

https://www.isotools.org/2015/02/20/en-que-consiste-el-ciclo-phva-de-mejora-continua/