MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

Mayo 2017
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 1
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S

Federico Aycardi Villaneda

Gerente General

ELABORADO POR
Nathalye Llanos Castro
 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN....................................................................................4
2. OBJETIVO.............................................................................................. 4
3. ALCANCE.......................................................................................4
4. DEFINICIONES......................................................................................4
5. GENERALIDADES...................................................................................6
5.1 Estructura interna......................................................................................6
5.2 Presentación de la empresa.....................................................................7
5.3 Misión............................................................................................... 7
5.4 Visión................................................................................................ 7
5.5 Objetivos de calidad.............................................................................. 8
5.6 Política de calidad................................................................................ 8
5.7 Valores corporativos.............................................................................. 8
5.8 Simbología utilizada............................................................................... 9
6. MAPA DE PROCESOS..........................................................................9
7. IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS.............................11
7.1 Procesos estratégicos............................................................................11
7.1.1 Dirección estratégica............................................................................ 11
7.1.2 Gestión de Calidad...............................................................................14
7.2 Procesos operativos..............................................................................18
7.2.1 Licitaciones y ofertas............................................................................18
7.2.2 Planeación del servicio..........................................................................22
7.2.3 Realización del servicio.........................................................................26
7.2.4 Entrega del servicio..............................................................................31
7.3 Procesos de Apoyo............................................................................... 35
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 3
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

7.3.1 Gestión Financiera............................................................................... 35

7.3.2 Gestión Humana.................................................................................. 38
7.4 Procesos de Evaluación.......................................................................... 44
7.4.1 Seguimiento, control y evaluación............................................................44
8. DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN..............................................47
9. CONTROL DE CAMBIOS..........................................................................49
10. ANEXOS.........................................................................................49
10.1 Formatos.......................................................................................... 49
1. INTRODUCCIÓN

El presente documento contiene el Manual de Procesos y Procedimientos de

Aycardi Ingenieros Civiles S.A.S, es una herramienta que permite a la empresa
garantizar la organización y mejorar la calidad del servicio.
La estructura de este manual relaciona los macroprocesos identificados en la
compañía, los cuales están conformados por procesos y procedimientos;
información que se presenta a través de la caracterización de los procesos,
diagramas de flujo, los cuales describen los procedimientos de cada actividad.
La estandarización de los procesos y procedimientos permiten cumplir los
objetivos y principios de la compañía, ya que permiten determinar los niveles de
responsabilidad de cada funcionario de AIC S.A.S en cada una de las actividades
ejecutadas, facilitando el seguimiento y control de los procesos.

2. OBJETIVO
El Manual de Procesos y Procedimientos busca ofrecer a la organización una
herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la
misión, las políticas y los objetivos de Aycardi Ingenieros Civiles S.A.S.

3. ALCANCE
Este manual va dirigido a todos los funcionarios de la compañía. Así mismo, se
busca que exista un documento completo y actualizado, que establezca un
método estándar para la ejecución de los procesos, y se pueda realizar un
seguimiento en la gestión diaria de la organización.

Este manual aplica para cualquier área de la empresa.

4. DEFINICIONES
 Estructura organizacional: Es la distribución formal de los puestos de
trabajo en una organización.

 Organigrama: Es la representación gráfica de los órganos funcionales que

componen una institución determinada y de los diferentes tipos de relaciones
existentes entre ellos, (Lépiz, 1986, p. 113).
 Tarea: "Conjunto de actividades y operaciones que se llevan a cabo en el
ámbito de un puesto de trabajo, para conseguir cada uno de los objetivos
esenciales y básicos del puesto, siguiendo determinadas instrucciones,
recomendaciones y normas" (Roig, 1996, p.33).

 Proceso: "Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados"

 Procedimiento: "Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso”.

 Manual de procesos y procedimientos: Es una herramienta que le permite a

la empresa, reunir una serie de actividades que están enfocadas a mejorar la
organización dentro de la misma y también busca ofrecer un servicio de
calidad a los clientes, buscando así alternativas para mejorar la satisfacción
del cliente.

 Manual: Carpeta o fólder propio de un área que puede estar compuesto por
procedimientos, instructivos, formatos, y otros documentos del Sistema de
Gestión de Calidad.

 Actividad: Es la más pequeña acción ejecutada por una persona, es todo lo

que las personas realizan diariamente en todo momento en la empresa.

 Control: Acción que busca minimizar riesgos, analizar el desempeño de las

operaciones en búsqueda del resultado esperado, para adoptar medidas
preventivas.

 Eficacia: Capacidad de producir resultados en un tiempo determinado.

 Eficiencia: Maximización de los recursos empleados para generar productos o

servicios.

 Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o procedimiento

que permite la observación sistémica de su ejecución, mostrando la lógica y
dinámica de la secuencia de un trabajo.

 Macroproceso: Conjunto de procesos.

 Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer

las necesidades de los clientes, en donde hay unas entradas,
transformaciones y unas salidas.
 5. GENERALIDADES

5.1 Estructura interna

GERENTE GENERAL

DIRECTOR ADMINISTRATIVO
COORDINADOR DE PROCESOS REVISOR FISCAL
COMERCIAL Y FINANCIERO

COORDINADOR DE PROYECTOS COORDINADOR DE DIBUJO

CONTADOR

AUXILLIAR
INGENIEROS DELLINEANTES ASISTENTE ADMINISTRATIVO
CONTABLE

SERVICIOS
AUXILIARES DE INGENIERIA AUXILIARES DE DIBUJO RECEPCIONISTA MENSAJERO
GENERALES

La Estructura orgánica de la Empresa fue concebida con base en

procedimientos generales de trabajo soportados en un sistema Integral de
Gestión, que garantiza el desarrollo de los proyectos contando con todos los
recursos técnicos, dependiendo de un adecuado apoyo logístico.

Para el desarrollo de cada proyecto de la empresa se cuenta con un personal

altamente calificado y especializado en las áreas del diseño estructural, así
como con gran experiencia en técnicas administrativas, el cual interviene en
cada fase del proceso de acuerdo con las necesidades particulares del
proyecto y el grado de complejidad del mismo.
5.2 Presentación de la empresa

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S. Se constituyó mediante escritura pública

No. 02610 del 13 de noviembre de 2002, inscrita en la Cámara de Comercio el
25 de noviembre de 2002 bajo el número 854145 del libro IX, siendo su objeto
social el diseño estructural.

Son sus socios El Gerente General Federico Aycardi Villaneda, Ingeniero Civil
con Maestría en Estructuras y experiencia profesional de 24 años, los 6
primeros años trabajo como Director de Proyectos en la firma P. C. A,
después laboró en AYCARDI INGENIERIA & CIA S. EN C como Gerente Técnico
durante 5 años; y en AYCARDI MENDEZ PAEZ se desempeñó como Gerente
Técnico durante un (1) año.

La Ingeniera Claudia Patricia Gómez León, Ingeniera Civil, especialista en

Estructuras, con experiencia profesional de 20 años, los primeros 6 años se
desempeñó como Ingeniera de diseño de la firma P. C. A., fue 5 años
coordinadora de proyectos de AYCARDI INGENIERIA & CIA S. EN C y laboro 1
año en AYCARDI MENDEZ PAEZ como Ingeniera de Diseño.

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A, ofrece sus servicios de Consultoría en todas

las áreas relacionadas con el cálculo, diseño de estructuras de concreto,
metálicas, mampostería y madera.

5.3 Misión

Estamos conscientes del papel protagónico que desempeña la Ingeniería Civil

en el desarrollo socio-económico del país, es por ello que nuestro trabajo
busca contribuir con la realización de proyectos, tanto en el sector público
como en el privado, apuntando siempre al crecimiento de la sociedad.
Ofreciendo a nuestros clientes servicios de excelencia, de acuerdo con las
necesidades y expectativas del cliente, esto a través del diseño de ofertas
que cumpla con los requisitos de calidad, costos y oportunidad.

5.4 Visión
Busca consolidarse y ser reconocida en el ámbito nacional, por sus servicios
especializados de Consultoría en Asesorías, Diseños y Estudios de Ingeniería
Civil y Arquitectura. Así como en todas las actividades relacionadas con estas
en el cual preste sus servicios.
5.5 Objetivos de calidad

 Garantizar las entregas de proyectos y servicios a tiempo, de acuerdo

a las necesidades del cliente.
 Proporcionar capacitación y entrenamiento para el desarrollo integral
de sus colaboradores y para el cumplimiento de sus proyectos.
 Obtener un incremento clave en la rentabilidad del negocio, basados
en las mejoras de eficiencia, calidad de sus proyectos y servicios
ofrecidos, disminución de tiempos perdidos y desperdicios.
 Diversificar nuestra actividad para incursionar en todos los sectores
inherentes a la ingeniería.
 Asegurar un producto final de excelente calidad.

5.6 Política de calidad

AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S, ofrece productos de calidad en

consultoría, asesorías, diseños de proyectos de Ingeniería Civil y Arquitectura,
además se compromete con el cumplimiento de la normatividad vigente, la
satisfacción de las necesidades y requisitos de nuestros clientes, mediante la
capacitación continua del equipo humano y la actualización de las
herramientas tecnológicas.

La gerencia se compromete con la provisión de recursos para asegurar la

mejora continua de sus procesos y del desempeño del Sistema de Gestión de
Calidad.

5.7 Valores corporativos

 Compromiso.
 Cumplimiento.
 Ética profesional.
 Honestidad.
 Liderazgo.
 Respeto.
 Trabajo en equipo.
 5.8 Simbología utilizada
A continuación, se relacionan los símbolos utilizados en los diferentes diagramas
de flujos, para una mejor compresión de los procesos levantados.

SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Inicio/ Final Indica fin o inicio de un procedimiento.

Acción Representa la ejecución de una o más

tareas dentro de un procedimiento.

Decisión Representa una actividad de decisión o

conmutación.

Conector Representa una entrada o una salida de una

interno parte del diagrama de flujo a otra, dentro de la
misma página.

Conector Representa el enlace en hojas diferentes de

externo un procedimiento.

Simboliza cualquier documento que intervenga

Documento en el proceso y que aporte información para
que este se pueda desarrollar.

Dirección del Conecta los símbolos señalando el orden en que

flujo deben ejecutarse las tareas en el proceso o
procedimientos.

6. MAPA DE PROCESOS
El mapa de procesos según lo establecido por la NTDSIG 001:2011, se define
como la representación gráfica de los procesos y la operación de las entidades.
Normalmente se clasifican en:

 Procesos gerenciales: Incluyen procesos relativos al establecimiento de

políticas, fijación de objetivos, asegurar la disponibilidad de los recursos.
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 10
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 Procesos operativos o misionales: Incluyen todos los procesos que

proporcionan el resultado para cumplir con el objeto social de la
empresa.

 Procesos de apoyo: Pertenecen a este grupo los procesos que provisionan

de recursos que son necesarios para cumplir con los demás procesos.

 Procesos de mejora o evaluación: Son aquellos que se utilizan para

medir y hacer un análisis del desempeño de los demás procesos, con el
objeto de analizar la mejora de la eficiencia y eficacia de los mismo.
7. IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS

7.1 Procesos estratégicos

7.1.1 Dirección estratégica

Código: CPDE01
Versión: 01
Vigencia: 02-05-2015
Nombre del Proceso: DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
Página:
Estratégico X Apoyo
Tipo de Proceso:
Operativo Evaluación
Establecer y mantener la responsabilidad de la dirección
general y su compromiso con el desarrollo e
Objetivo:
implementación del Sistema Integrado de Gestión y así
lograr la mejora continua.
Responsable: Gerente General
Alcance
Aplica a la alta dirección y su responsabilidad de realizar la planificación de
Sistema Integrado de Gestión y el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO
9001-2015.
Proveedores Actividades Salidas
 Aycardi ingenieros civiles  Planeación de proyectos  Nuevos contratos,
S.A.S y creación de convenios y
 Proceso de licitaciones presupuestos con asociaciones, que
y ofertas cronograma precisos, generen ingresos y
 Proceso de realización esquemas bien rentabilidad.
del servicio calculados de asignación  Solución de problemas
 Proceso gestión de de recursos y descripción  Plan de
calidad de tareas. acción
 Cliente  Establecer el correctivo
 Proceso de presupuesto para cumplir y/o
gestión financiera las metas de la preventivo.
compañía.  Informes de resultados.
 Realizar las actividades y  Creación de esquemas
acciones en pro del para asignación de
cumplimiento de las recursos.
metas establecidas en el  Aprobación de ingreso
Plan Estratégico. de nuevo personal.
 Gestionar nuevos  Validación final de las
contratos orientados nuevas contrataciones
al incremento de los en la empresa.
ingresos y rentabilidad  Acciones preventivas
para la empresa.  Contratos
 Realizar reuniones con  Pliego de condiciones
los coordinadores y el o requerimientos del
director administrativo, cliente
para conocer el estado
 actual de la empresa; que  Perfil de
permitan identificar las subcontratistas
fallas presentadas en los de estudios y
procesos que puedan diseños
afectar la realización y  Comunicación interna
entrega del producto para  Realización y
la satisfacción del Cliente ejecución del
Final. contrato de
 Establecer una estructura elaboración del
en la que el equipo tenga diseño o producto
responsabilidades establecido
Entradas específicas y existan Usuarios
políticas y
 Documentación de procedimientos  Procesos de
todas las áreas de la adecuados para que así licitaciones y ofertas.
empresa. se evalúen  Proceso de planeación
 Especificaciones del constantemente. del servicio.
estado de la Rediseñar y proyectar
  Aycardi ingenieros
organización. nuevas metas para el civiles S.A.S
 Informe de proyectos cumplimiento de los  Proceso de gestión de
viables la compañía. Objetivos y Visión calidad.
 Análisis de los pliegos de establecidos en Aycardi  Proceso de
peticiones relacionados Ingenieros Civiles S.A.S. gestión humana
con la viabilidad de los  Proceso de realización
proyectos. del servicio.
 Comunicación interna.  Cliente
 Revisión de Diseños.  Proceso gestión
 Acciones correctivas. financiera
 Especificaciones del
cliente de acuerdo
al servicio
solicitado.
 Contratos.
 Requerimientos y
reglamentaciones a
cumplir en el desarrollo
y ejecución del servicio.
 Requerimientos de
servicios y
materiales.
 Listado de cuentas
por pagar.
RECURSOS DOCUMENTOS
 FÍSICOS: Computador, teléfono,
 Plan estratégico.
impresora, instalaciones.
 Listado maestro de proyectos.
 RECURSOS HUMANOS: Todo el
 Consolidación de
equipo de Aycardi Ingenieros Civiles
licitaciones presentadas.
S.A.S.
 TECNÓLOGICOS: Nabuco, Autocad,  Control estado de proyectos.
Microsoft Office, RCB, Etabs.  Encuesta satisfacción al cliente.
INDICADORES
 % cumplimiento de metas.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Cargo
Nombre
Firma
  Diagrama de flujo

Dirección Estratégica

Gerente General Director administrativo, comercial

Coordinadores de área Coordinador de Procesos
y
financiero

INICIO

Entregar listado
Solicitud de información de maestro de proyectos y
proyectos a mediano y largo control del estado de
plazo los mismos

Solicita plan de capacitación Elabora

informe - Listado de proyectos.
-Control de estado proyectos

Elaborar presupuesto

Entregar al Gerente los

estados financieros

Analizar la eficacia y eficiencia Presentar informes de los

de la prestación del servicio real avances de proyectos y acciones
por cada proceso de mejora

1 1

Convocatoria de reunión 1 Asistir a la reunión

para analizar información Asistir a la reunión Asistir a la reunión

¿Aprueba el plan Elaborar plan Plan estratégico

estratégico? estratégico

Si No 2 Elaborar ajustes al Elaborar ajustes al

plan estratégico plan estratégico 2
Distribución del plan
a
empleados de la 2
 3

Realiza seguimiento a los

objetivos del plan estratégico
FIN
 7.1.2 Gestión de Calidad

Código: CPGC01
Versión: 01
Vigencia: 02-05-2015
Nombre del Proceso: GESTIÓN DE CALIDAD
Página:
Estratégico X Apoyo
Tipo de Proceso:
Operativo Evaluación
 Establecer los parámetros para documentar,
implementar, controlar, mantener y actualizar los
documentos del Sistema Integrado de Gestión de
Calidad.
Objetivo:
 Realizar evaluaciones y establecer indicadores de
medición, para determinar el porcentaje de
cumplimiento de las especificaciones del proyecto de
acuerdo al servicio entregado.
Responsable: Coordinador de Procesos
Alcance
Aplica a la elaboración, revisión, distribución y actualización de todos los documentos del
Sistema Integrado de Gestión.
Proveedores Actividades Salidas
 Aycardi ingenieros civiles  Planear las actividades  Documentos que
S.A.S. y controles del Sistema soporten los puntos
 Proceso de licitaciones Integrado de Gestión. a tomar acción.
y ofertas  Planear capacitaciones  Comunicación interna.
 Proceso de realización para la formación de los  Nuevos procedimientos
del servicio. funcionarios en NTC-ISO para la solución de
 Proceso gestión de 9001:2015, que contribuya problemas con
calidad en la implementación y características
 Cliente mantenimiento del similares futuras.
 Proceso de Sistema Integrado de  Indicadores de gestión.
gestión financiera Gestión de Calidad.  Control de estado
 Seguimiento, control  Realizar seguimiento a de proyectos.
y evaluación cada una de las  Control de carpetas
actividades desarrolladas de proyectos.
en AYCARDI INGENIEROS  Los lineamentos de
CIVILES S.A.S y la guía y control, para la
evaluación de determinación de la
cumplimiento de planeación de las
especificaciones de actividades en
calidad en cada una. cumplimiento de las
 Diseñar los especificaciones del
procedimientos que cliente durante la
guíen la planeación de la realización del
secuencia de las servicio
actividades que nutren el y posterior entrega
final.

Entradas
 Documentos de
controles de
cumplimiento de
especificaciones de
calidad.
 Evaluación de desempeño
de personal.
 Sugerencias, quejas y
reclamos de
funcionarios.
 Evaluación de satisfacción
del cliente.
 Sugerencias, quejas
y reclamos de
clientes.
 Informe revisión de
la Gerencia.
 Validación y aprobación
de los diseños por parte
del cliente.
 Evaluación de
capacitaciones, realizadas.
 Inducción del nuevo
personal contratado.
 Nuevos procedimientos
para la mejora de
puntos detectados
como fallas dentro del
desarrollo y prestación
del servicio.
RECURSOS
 FÍSICOS: Computador, teléfono,
impresora, instalaciones.
 RECURSOS HUMANOS: Todo
el equipo de Aycardi
Ingenieros Civiles S.A.S.
 TECNÓLOGICOS: Nabuco,
Microsoft Office.
 Satisfacción del cliente.
 Tiempo contractual.
SIG, soportados en los  Parámetros de control
formatos de registro y mínimos para el
recolección de cumplimiento de la
información. calidad en el
 Supervisar el desarrollo del servicio
cumplimiento de los ofrecido al
requisitos y cliente.
requerimientos de Usuarios
Calidad, en cada uno
de los procesos.  Aycardi ingenieros
 Revisar el cumplimiento civiles S.A.S
del manejo de los  Proceso de dirección
formatos, relacionados estratégica.
con cada uno de los  Proceso de
procesos que contribuyen evaluación,
en el desarrollo y seguimiento y control.
elaboración del servicio.  Proceso planeación
 Evaluar los resultados e del servicio.
identificar si se cumplen  Proceso realización
los indicadores de del servicio.
calidad establecidos.
 Realizar un análisis para
determinar los puntos
que se deben corregir, las
acciones que se deben
implantar para corrección
y/o prevención en
cumplimiento de la
mejora continua del SIG.
 Presentar el informe
de estado del Sistema
de Gestión de Calidad
de acuerdo a los
resultados obtenidos
durante la verificación
del sistema.
DOCUMENTOS
 Listado maestro de cantidades
de obra.
 Listado maestro memorias
de cálculo.
 Listado maestro de planos
 Hoja de vida del proyecto.
 Control de carpetas de proyectos.
 Control estado de proyectos.
 Listado maestro de proyectos.
INDICADORES
 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Cargo
Nombre
Firma

 Diagrama de flujo

Gestión de Calidad
Coordinador de Procesos Coordinador de Proyectos Ingeniero a cargo del proyecto

INICIO

Planear las actividades y controles

del Sistema Integrado de Gestión
PLANEAR

Planear capacitaciones
en NTC ISO 9001:2015

Hacer seguimiento a cada

Hacer seguimiento a cada
una una de las actividades
de las actividades ejecutadas
ejecutadas

Evaluar el cumplimiento de
las
especificaciones de calidad
en cada actividad
Diseñar procedimientos para
nutrir el SIG

Supervisar el cumplimiento de los procesos con base en los requerimientos de calidad

HACER

1
 Gestión de Calidad
Coordinador de Procesos
Coordinador de Ingeniero a cargo del proyecto Gerente General
Proyectos

Revisar el cumplimiento de los Revisar el cumplimiento de Revisar el cumplimiento de

formatos de cada proceso los los

Formatos
Identificar el varios
cumplimiento de
los
VERIFICAR

¿Hay
cumplimiento?

No

1 Citar a reunión Asistir a reunión

Si

Analizar los puntos que se

deben
corregir y establecer acciones a

Establecer mejoras
continuas

Informe Estado del 1

Realizar informe del estado
del SIG. SIG
No

¿Aprueba el
informe?
ACTUAR

FIN Si
 7.2 Procesos operativos

7.2.1 Licitaciones y ofertas

Código: CPLO01
Versión: 01
Vigencia: 02-05-2015
Nombre del Proceso: LICITACIONES Y OFERTAS
Página:
Estratégico Apoyo
Tipo de Proceso:
Operativo X Evaluación
 Determinar la viabilidad de los proyectos a realizar de
Objetivo: acuerdo a las condiciones contempladas en los
contratos
y el valor económico pactado con el cliente.
Responsable: Director administrativo, comercial y financiero
Alcance

Para todas las negociaciones contempladas dentro del Plan de Estratégico diseñado por el
Gerente General, además de nuevas negociaciones relacionadas con la actividad
comercial de la organización.

Proveedores Actividades Salidas

 Empresas públicas o  Planear de acuerdo a  Conclusión de

privadas. las especificaciones, realización
 Proceso de dirección requerimientos y del servicio.
estratégica. reglamentaciones;  Realización de la
 Proceso de relacionadas con la Oferta.
gestión viabilidad del proyecto,  Realización de
financiera. los beneficios directos nuevas asociaciones.
para la empresa, con la  Requisición de nuevos
realización del o más recursos.
contrato.  Desaprobación de la
 Establecer un Plan de realización del
Ofertas de acuerdo a las servicio.
licitaciones ofrecidas  Presentación del
por las entidades Plan de Negocios.
públicas y privadas,  Entrega de la
para la participación de información
la organización. establecida dentro
 Planear nuevas posibles del pliego de
asociaciones peticiones, para la
temporales que realización de la
permitan realizar planeación de
negociaciones, para el actividades
cumplimiento de contempladas en el
especificaciones. cronograma, en
 Presentar estudios y cumplimiento de las
propuestas de soporte
del
 servicio a realizar de especificaciones y
acuerdo al cumplimiento requisitos
de cada una de las determinados por el
características cliente.
establecidas en la  Información de
planeación. recursos requeridos en
 En cumplimiento de los el desarrollo y
pliegos de peticiones, elaboración del
establecer la servicio o producto
programación y solicitado por el
planeación que permita cliente.
Entradas garantizar el Usuarios
cumplimiento con las
 Invitación pública o fechas y con los  Proceso de
privada a la requerimientos exigidos gestión financiera
presentación de ofertas por el cliente a través de  Proceso de dirección
a través de la apertura especificaciones de estratégica
de licitaciones acuerdo al servicio  Proceso de Planeación
establecidas por el solicitado. del servicio
cliente.  Realizar asociaciones
 Especificaciones del comerciales temporales
cliente de acuerdo que permitan garantizar
al servicio el cumplimiento de todos
solicitado. los requisitos
 Requerimientos y contemplados en los
reglamentaciones a pliegos de petición de los
cumplir en el desarrollo clientes.
y ejecución del servicio.  Evaluar el cumplimiento
 Normatividad. de las características y el
 Aspectos legales. beneficio final de la
 Aspectos técnicos. realización del servicio.
 Nuevos contratos,  Evaluar la efectividad y
convenios y asociaciones beneficio obtenido de
para, que generen las asociaciones
ingresos y rentabilidad. realizadas para el
 Pliego de condiciones del cumplimiento de los
cliente. requerimientos
 Información de establecidos por el
presupuesto para cliente.
realización de ofertas.  En caso de no haber
 Presentación de obtenido la negociación
estados financieros. evaluar el porcentaje de
 Informe de viabilidad cumplimiento de los
financiera de acuerdo a requisitos exigidos y
la inversión e ingreso establecer las causales
mínimo a generar la de incumplimiento o
negociación. inconformidad
 Disponibilidad de manifestada por el
recursos cliente para no pactar la
económicos, nueva negociación a
técnicos, físicos y través del contrato de
humanos. realización del servicio.
 Medir el número de
ofertas realizadas y
el
 número de Licitaciones
conciliadas y evaluar la
inversión realizada de
acuerdo al ingreso y
rentabilidad obtenido.
 Rediseñar el Plan
Estratégico para
incrementar el número
de nuevas posibles
negociaciones
sustentadas en la
viabilidad y rentabilidad
que se puede generar
para la empresa.
 Determinar si se realiza o
se rechaza el servicio de
acuerdo al cumplimiento
de las características y
del beneficio recibido.
 Si en cumplimiento del
procedimiento se realiza
la Oferta, se obtiene la
adjudicación del
contrato, realizar la
legalización del mismo y
proceder a realizar la
Planeación del
Servicio.
RECURSOS DOCUMENTOS

 FÍSICOS: Computador, teléfono,

impresora, instalaciones.
 RECURSOS HUMANOS: Gerente
General, asistente administrativo,
contador.
 TECNÓLOGICOS: Microsoft
Office.
 Factibilidad del proyecto.
 Consolidación de
licitaciones prestadas.
 Solicitud de póliza
 Contrato

INDICADORES

 Eficiencia en la preparación de ofertas.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo
Nombre
Firma
  Diagrama de flujo

Licitaciones y ofertas
Director administrativo, comercial y financiero
Gerente General Cliente

INICIO

Establecer los beneficios directos 2

de la realización del contrato

Establecer un plan
parade
PLANEAR

Planear alianzas el
ofertas
cumplimiento de las
especificaciones

Presentar estudios y
propuestas del servicio a Analiza la propuesta del
realizar servicio 1

Si ¿Se realiza el
servicio?

¿Acepta la
Presentar propuesta al cliente propuesta?

No

1
FIN
HACER

Si

Contrato
Legalizar el contrato

Realizar la planeación del servicio

para cumplir con las fechas y
requisitos del cliente

Establecer causales por las que

no se puede llevar a cabo la No

negociación
VERIFICAR Y ACTUAR

¿Aprueba rediseñar
No
la propuesta? FIN

Evaluar el beneficio final de la Si

realización del servicio

2

FIN
 7.2.2 Planeación del servicio

Código: CPPS01
Versión: 01
Vigencia: 02-05-2015
Nombre del Proceso: PLANEACIÓN DEL SERVICIO
Página:
Estratégico Apoyo
Tipo de Proceso:
Operativo X Evaluación
 Determinar y establecer con el Gerente General los
requisitos y recursos para la realización del servicio,
planeación general y control (etapas del proyecto
Objetivo: cuando se debe controlar) en que se deben establecer
las actividades específicas para el cumplimiento de
los
requerimientos, especificaciones y necesidades del
cliente.
Responsable: Coordinador de Procesos
Alcance
Aplica para todas las actividades y acciones, planeadas, programadas y realizadas en el
cumplimiento de las especificaciones determinadas por el cliente en el producto a
realizar.
Proveedores Actividades Salidas

 Cliente  Realizar la planeación y  Documentación

 Proceso de determinación del general (Tiempos
gestión cronograma de acuerdo a programados de
financiera. las actividades requeridas realización y
 Proceso de licitaciones en el desarrollo y proceso de
y oferta. ejecución del servicio desarrollo y
 Proceso de gestión para no generar retraso elaboración del
de calidad. en la entrega. servicio).
 Proceso de  Establecer la  Programación de
seguimiento, control y disponibilidad y cantidad nuevas horas
evaluación. de recursos económicos, laborales para el
 Proceso de técnicos, humanos y recurso Humano,
gestión humana. físicos que se requieren debido al atraso en la
dentro del desarrollo y programación inicial
elaboración del del proyecto.
producto.  Adquisición de
 Determinar la secuencia productos o recursos
de las actividades a no contemplados en
desarrollar dentro del la planeación inicial
cronograma, de acuerdo del proyecto.
las especificaciones y  Informe del tiempo
requerimientos programado y las
definidos dentro del actividades
proyecto. establecidas para
 Presentar el cronograma el cumplimiento de
elaborado al las especificaciones
coordinador de y
proyectos. requerimientos
  Comunicar al Ingeniero de establecidos por el
Diseño, Auxiliar de cliente sobre el
Ingeniería y Delineante, producto final.
Entradas las actividades a realizar Usuarios
de acuerdo al cronograma
 Documentos con y el tiempo a emplear en  Proceso de realización
requerimientos y cada una de ellas, en del servicio.
especificaciones cumplimiento a la  Proceso de
directos del producto programación inicial y gestión humana.
solicitado por el cliente. definitiva.  Proceso de
 Asignación de recursos  Al presentarse retraso en gestión
económicos, técnicos, la programación financiera.
físicos y humanos. registrada en el  Cliente.
 Entrega de la cronograma inicial del  Proceso de
información establecida proyecto, realizar la seguimiento,
dentro del pliego de especificación evaluación y
peticiones, para la correspondiente a la control.
realización de la causa que genera el
planeación de detenimiento y/o
actividades prolongación del
contempladas en el desarrollo y elaboración
cronograma, en del proyecto, expresando
cumplimiento de las el tiempo que se excede.
especificaciones y  Realizar los controles
requisitos determinados de cumplimiento de los
por el cliente. tiempos programados y
 Información de recursos establecidos en el
requeridos en el cronograma inicial del
desarrollo y elaboración proyecto.
del servicio solicitado  En comparación del
por el cliente. Avance del Proyecto,
 Los lineamentos de guía realizar el control de las
y control, para la actividades programadas
determinación de la contra las actividades
planeación de las ejecutadas.
actividades en  Medir y Seguir el
cumplimiento de las cumplimiento de las
especificaciones del horas programadas de
cliente durante la acuerdo a las horas
realización del servicio y ejecutadas en la
posterior entrega final. secuencia de las
 Recurso humano para la actividades programadas
realización de las en el cronograma.
actividades planeadas  Al prolongarse el tiempo
en el proceso de de desarrollo y
Planeación de Servicios. elaboración del
producto, presentar la
nueva programación de
actividades registradas
en el cronograma para
aprobación por parte del
cliente de acuerdo a sus
 requerimientos y
especificaciones
establecidos junto a las
modificaciones futuras en
el diseño.
 Cumplir el cronograma
inicial, con los recursos
económicos, técnicos,
humanos y físicos
suministrados por la
Gerencia Administrativa
Comercial y Financiera,
y Gerencia General.
 Realizar las acciones
correctivas y/o
preventivas para
mejora de las fallas
presentadas en el
incumplimiento del
tiempo inicialmente
pactado y programado
para el desarrollo y
elaboración del servicio.
RECURSOS DOCUMENTOS

 FÍSICOS: Computador, teléfono,

impresora, instalaciones.
 Lista de servicios ejecutados
 RECURSOS HUMANOS: Asistente
en Aycardi Ingenieros Civiles
administrativo, director
S.A.S
administrativo, comercial y
 Registro y matricula del proyecto.
financiero, ingeniero de diseño,
 Orden de trabajo.
auxiliar de ingeniería,
 Listado maestro de proyectos.
delineante.
 Acuerdo de diseño estructural.
 TECNÓLOGICOS: Microsoft
Office, Nabuco.
INDICADORES

 Tiempo contractual.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo
Nombre
Firma
  Diagrama de flujo

Planeación del Servicio

Ing. Diseño Director administrativo,
Aux. Ingenieria Delineante Coordinador de Procesos
comercial y financiero

INICIO

Establecer
disponibilidad
de recursos requeridos
Entregar tiempos
máximos de
ejecución por etapas

Entregar tiempo
Entregar tiempo de Entregar tiempo de Solicitar tiempos de
de ejecución
ejecución por ejecución por ejecución por
por actividad
actividad actividad actividad

Si
¿Excedieron
el tiempo
límite?

No

Realizar la planeación del

proyecto con
actividades
Orden de
trabajo Presentar la planeación
del proyecto en comité
a los funcionarios
HACER

responsables del
proyecto

Controlar que se
cumplan
los tiempos planeados

¿Se cumplen
los tiempos?

Si

No
Continuar seguimiento de
FIN las horas planeadas
contra las ejecutadas

Registrar causas
de atraso y
modificar el

Informar al cliente las

fechas modificadas

¿El cliente aprueba

las fechas?

No
VERIFICAR Y ACTUAR

Crear estrategias
para cumplir con las Si
fechas pactadas

Realizar acciones
correctivas y
preventivas para
mejorar el cumplimiento
de los tiempos
programados
 7.2.3 Realización del servicio

Código: CPRS01
Versión: 01
Vigencia: 02-05-2015
Nombre del Proceso: REALIZACIÓN DEL SERVICIO
Página:
Estratégico Apoyo
Tipo de Proceso:
Operativo X Evaluación
 Realizar el diseño requerido por el cliente cumpliendo
Objetivo: con los parámetros establecidos en los aspectos de
diseño y tiempo de entrega.
Coordinador de proyecto, coordinador de dibujo, ingeniero
Responsable: de diseño, auxiliar de ingeniería, delineante y auxiliar de
dibujo.
Alcance
En cumplimiento de todas las especificaciones y requerimientos determinados por el
cliente, se encuentra vinculado y relacionado con todas las actividades incluidas en la
secuencia de
la Planeación del Servicio, para el desarrollo y elaboración del producto.
Proveedores Actividades Salidas

 Proceso de dirección  Realizar la planeación  Comunicación interna.

estratégica. específica de cada  Revisión de diseño con
 Proceso de gestión diseño. el cliente.
de calidad.  Desarrollar y ejecutar  Acciones correctivas.
 Cliente. cada una de las  Estudios y diseños.
 Proceso de planeación actividades programadas  Validación de Diseños.
del servicio. en la planificación del  Información y
 Empresas. servicio. documentación inicial
 Subcontratistas.  Definir el alcance del proyecto
del proyecto. (requerimientos. del
 Revisar el anteproyecto. cliente, estudios
 Realizar revisión y existentes, etc.).
verificación del  Reglamentación
desarrollo del diseño. vigente.
 Validar el diseño.  Revisión de Diseños.
 Determinar si el diseño  Diseños.
cumple con los  Proyectos con
requerimientos cumplimiento de
establecidos en la especificaciones
planeación del servicio, a del cliente y con los
través de auditorías controles de calidad
internas, revisiones respectivos.
Entradas gerenciales y Usuarios
seguimiento de
 Acciones preventivas. indicadores.  Proceso de dirección
 Contratos.  Si no se cumple con las estratégica.
especificaciones  Cliente.
realizar planes
correctivos.
 Aplicar acciones
preventivas para no
 Pliego de condiciones o cometer los mismos  Subcontratistas
requerimientos del errores y mejorar de diseño.
cliente. continuamente.  Proceso de entrega
 Perfil de subcontratistas del servicio.
de Diseños.  Proceso de gestión de
 Asesorías, Estudios calidad.
e Interventoría.
 Comunicación interna.
 Parámetros de control
mínimos para el
cumplimiento de la
calidad en el desarrollo y
elaboración del producto
ofrecido al cliente.
 Estudios preliminares de
acuerdo al tipo de
Diseño.
 Tiempos programados
de realización y proceso
de desarrollo y
elaboración del
producto.
 Normatividad.
 Aspectos legales.
 Diseño arquitectónico.
RECURSOS DOCUMENTOS
 FÍSICOS: Computador, teléfono,
 Acta de reunión.
impresora, instalaciones.
 Revisión de planos.
 RECURSOS HUMANOS:
 Listado maestro de proyectos.
Coordinador de proyectos,
 Listado maestro de memorias
coordinador de dibujo,
de cálculo.
ingeniero de diseño, auxiliar de
 Listado maestro de planos.
ingeniería, delineante,
 Listado maestro de cantidades
coordinador de procesos.
de obra.
 TECNÓLOGICOS: Microsoft
 Resumen del proyecto.
Office, Nabuco, Etabs, RCB,
 Revisión modelos RCB.
Autocad.
 Revisión despieces.

INDICADORES

 Tiempo contractual.
 Desempeño personal.
 Eficacia ajustes de dibujo.
 Eficacia de despieces.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo
Nombre
Firma
  Diagrama de flujo

Realización del
Servicio
Coordinador Director Coordinador de
Delineante Coordinador de Cliente
Ing. Diseño de administrativo, proyectos
Procesos
dibujo comercial y financiero

INICIO

Legalizar el
contrato
Hacer reunión con Entregar tiempos
los de ejecución por
2 coordinadores y etapas
planificar el proyecto.

Revisar la información
del proyecto

¿Estudio de suelos y
arquitectura completos?

No
Entregar
Solicitar información
información
faltante del
Si al cliente proyecto

Hacer matricula del

proyecto

Hacer orden de
trabajo

Entregar Revisar viabilidad

información del proyecto

1 Si
¿Es viable?

No

Informar al
Gerente
Planeación

A
 Realización del Servicio
Ing. Diseño Coordinador de Director administrativo, Coordinador
Delineante Coordinador de Procesos Cliente
dibujo comercial y de
financiero proyectos

Completar el acta
de reunión
registrando cambios

¿Hubo cambios
significativos?

No

Informar que inicien

con el diseño Si

Realizar reunión Informar a la

con el Gerente administración los
General nuevos cambios
1
¿Es necesario
modificar el contrato?
Si
Planeación

Modificar el contrato

Realizar
predimensión

Entregar
predimensión al ¿Aprueba?
cliente
Predimensión

Ajustar No
predimensión

B Si
 Realización del Servicio
Ing. Diseño Coordinador Director Coordinador de
Delineante Coordinador de Cliente
de dibujo administrativo, proyectos
No Procesos
comercial y financiero

Elaborar plantas
estructurales 3 Elaborar plantas ¿Están bien
estructurales las plantas?
Si 3
Coordinación

No
Entregar plantas
estructurales al ¿Aprueba?
cliente

Diseñar elementos
estructurales

Si

Revisar y verificar
el desarrollo de los
diseños

Si ¿ok?

¿ok?
No
Realizar Informar al
el ingeniero de diseño
dibujo
No

Realizar
correcciones
Diseño, revisión y liberación

Revisar el
Si
proyecto final

¿Aprueba?

No
Si Se hacen
correccione

Entregar Liquidar FIN

diseño contrato
 7.2.4 Entrega del servicio

Código: CPES01
Versión: 01
Vigencia: 02-05-2015
Nombre del Proceso: ENTREGA DEL SERVICIO
Página:
Estratégico Apoyo
Tipo de Proceso:
Operativo X Evaluación
 Realizar la liquidación y entrega de los proyectos
pactados con AYCARDI INGENIEROS CIVILES S.A.S en
Objetivo:
cumplimiento de los requerimientos y necesidades del
cliente.
Gerente general, director administrativo, comercial y
Responsable: financiero, coordinador de procesos, recepcionista, auxiliar
de dibujo, mensajero.
Alcance

Para todos los proyectos que cumpliendo con el Cronogramas de Actividades del Proyecto
se encuentren de acuerdo a las condiciones, requerimientos y necesidades establecidas
por el cliente.

Proveedores Actividades Salidas

 Proceso de realización  Organizar la entrega con  Proyecto con

del servicio. todos los documentos en requerimientos
 Gestión financiera. orden y actualizados, de cumplidos.
acuerdo a la hora  Factura de cobro.
establecida para le
Entradas entrega por parte de la Usuarios
organización y recibo
 Programa de del Cliente Final.  Cliente.
suministros con perfil  Organizar los documentos  Proceso de gestión de
de subcontratistas de que de acuerdo a los calidad.
estudios y diseños. controles de manejo y
 Diseños estructurales. registro de información
 Comunicación interna. de proyectos estén
 Proyectos con relacionados con el
cumplimiento de producto a entregar.
especificaciones del  Preparar la orden de
cliente y con los ploteo, además de
controles de calidad tener cumplidos todos
respectivos. los prerrequisitos que
 Contrato. se requieren para
 Factura y liquidación poder realizarla.
del servicio.  Documentar y realizar el
 Liberación del Proyecto. control de recibido por
parte del cliente y
entrega
 de AYCARDI INGENIEROS
CIVILES S.A.S
 Realizar actualización y
recolección de
información final de
toda la carpeta del
control de realización
del proyecto antes de
entregarse al cliente.
 Generar la orden
de ploteo.
 Organizar la información
para entrega en
documentos
encuadernados y
almacenados en archivo
magnético para el
cliente.
 Anexar a la entrega, la
encuesta de satisfacción
del cliente, para
generar el registro de
las respuestas obtenidas
con el producto por
parte del cliente.
 Realizar el control de
liberación de proyecto,
debe ser almacenado
en la carpeta del
proyecto.
 Durante el proceso de
la realización de
entrega debe revisarse
que se cumpla con cada
una de las condiciones
de presentación de
entrega del producto
solicitados por el
cliente.
 Revisar la concordancia
en los documentos
anexos entregados y los
documentos soporte de
información, verificando
que las versiones finales
de entrega son las que
soportan el resultado
obtenido bajo las
especificaciones y
condiciones establecidas
por el cliente.
 Observar que la carpeta
de control de
realización
 del proyecto, este
finalmente actualizada.
 La Dirección
Administrativa,
Comercial y Financiera,
debe verificar el valor de
la cuenta de cobro
correspondiente al valor
pactado en el contrato
firmado al iniciar el
proyecto.
 Presentar y realizar la
entrega final de todos los
documentos (memorias
de cálculo, planos,
archivos magnéticos) al
cliente.
 Entrega de Factura de
cobro con el monto
finalmente acordado
por el Gerente General
y el cliente.
RECURSOS DOCUMENTOS

 FÍSICOS: Computador, teléfono,

impresora, instalaciones, medio de
transporte, plotter, máquina para
anillar.  Listado maestro de planos
 RECURSOS HUMANOS:  Orden de ploteo.
Coordinador de proyectos,  Revisión de planos radicados.
ingeniero de diseño, delineante,  Factura.
coordinador de procesos,  Liberación del proyecto.
recepcionista, mensajero, director  Memorando de entrega.
administrativo, financiero y  Encuesta de satisfacción al cliente.
comercial, gerente general.
 TECNÓLOGICOS: Microsoft
Office, Nabuco, Etabs, RCB,
Autocad.

INDICADORES

 Tiempo contractual.
 Satisfacción del cliente.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo
Nombre
Firma
  Diagrama de flujo
Entrega del servicio
Director administrativo,
Coordinador Coordinador Gerente
comercial y financiero Auxiliar de Recepcionista Mensajero Cliente
de de General
dibujo
procesos Proyectos

INICIO

Realizar ploteo
Realiza solicitud Orden de ploteo
del proyecto
para plotear

- Memorias
- Memoriales de
Encuadernar responsabilidad
la - Otros
información

¿El cliente requiere

información en
medio magnetico?

Si

Quemar cd con
No
la

Programar con
Coordinar con el
el cliente hora Firmar Entregar proyecto
mensajero la
de entrega y documentos al gerente
entrega del
lugar.

Hacer
factura
Verificar que en la
carpeta del proyecto
este toda la
información

Liberación P. Completar el formato de

liberación del proyecto

- Control de planos. Verificar que los

Hacer memorando y
planos
- Listado entregados concuerden
maestro encuesta de satisfacción.
con el listado maestro.

Solicitar al ingeniero
del proyecto que
firme el memorando

Solicitar al ingeniero del

proyecto una ultima
revisión del paquete

Planos, memorias,
memorando, factura, Entrega del Entregar paquete
FIN
otros paquete al cliente
al mensajero
 7.3 Procesos de Apoyo

7.3.1 Gestión Financiera

Código: CPGS01
Versión: 01
Vigencia: 02-05-2015
Nombre del Proceso: GESTIÓN FINANCIERA
Página:
Estratégico Apoyo X
Tipo de Proceso:
Operativo Evaluación
 Establecer los controles de los ingresos y gastos que
Objetivo: tiene la organización, para el aumento de la
rentabilidad de la empresa.
Gerente general y director comercial, administrativo y
Responsable:
financiero.
Alcance
Todas las acciones y procesos relacionados con la obtención, uso e inversión de recursos
económicos pertenecientes a la compañía.
Proveedores Actividades Salidas

 Proceso de licitaciones y  Planear e invertir los  Requisición de

ofertas.
 Proceso de planeación
del servicio.
 Dirección estratégica.
valores y recursos de la servicios y
empresa, para proteger materiales
el capital.  Autorización
 De acuerdo al de descuentos
calendario tributario por convenio
realizar planeación de  Listado de cuentas
los pagos mensuales de por pagar.
los impuestos.  Presentación de
 Planear y controlar estados financieros.
los recursos para la  Disponibilidad de
liquidación de recursos
nómina. económicos,
 Acorde a las técnicos, físicos y
requisiciones realizadas humanos.
por las diferentes áreas,  Asignación de recursos
ejecutar la distribución y económicos, técnicos,
planeación de recursos físicos y humanos.
económicos en  Subcontratistas
cumplimiento de la de diseño y
satisfacción de estudios.
necesidades presentes.  Presupuesto final.
 Planear la adquisición  Comunicación interna.
de recursos técnicos,  Aprobación de
humanos y físicos recursos requeridos
requeridos de acuerdo a para el
funcionamiento de los
equipos.
 Contrato.
 las necesidades, basado  Liberación del
en el criterio de consumo Proyecto.
Entradas o gasto de Costos Fijos y Usuarios
Variables relacionados de
 Conclusión de forma Directa o Indirecta  Proceso de dirección
realización del servicio. en el cumplimiento de la estratégica.
 Realización de la Oferta. actividad económica de la  Proceso de licitaciones
 Realización de organización. y ofertas.
nuevas asociaciones.  Elaboración y  Proceso de planeación
 Requisición de nuevos del servicio.
presentación de la
o más recursos.  Proceso de realización
información contable.
 Requisición de del servicio.
productos o recursos no  Análisis de estados  Proceso entrega
contemplados en la financieros e del servicio.
planeación inicial del indicadores.
proyecto.  Realización y
 Especificación de presentación de los
disponibilidad de estados financieros al
recursos de acuerdo a Gerente General.
los procesos.  Realizar cotizaciones de
los recursos solicitados
por las diferentes áreas
de acuerdo a la prioridad
de la necesidad y el
resultado de uso de la
adquisición, para
determinar la inversión
del recurso económico.
 Realizar la liquidación
de nómina mensual, a
todos los funcionarios.
 Establecer la rentabilidad
obtenida a partir del
punto de equilibrio de
operación de la
organización.
RECURSOS DOCUMENTOS
 FÍSICOS: Computador, teléfono,
impresora, instalaciones  Controles estados de proyectos.
 RECURSOS HUMANOS: Gerente  Listado de proveedores.
general, contador, asistente  Cuentas por pagar.
administrativo.  Recibos de caja menor.
 TECNÓLOGICOS: Microsoft  Relación pago de impuestos.
Office.
INDICADORES
 Desempeño de proveedores.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Cargo
Nombre
Firma
  Diagrama de flujo
Gestión Financiera
Director administrativo, comercial y
financiero Coordinador de Procesos Gerente General

INICIO
Planeación

Realizar planeación de
pagos a efectuar
- Impuestos, nómina,
proveedores, requerimientos
nuevos recursos, otros.

Identificar las
necesidades de las
diferentes áreas
¿Se requiere el
recurso? Hacer requerimiento del
recurso solicitado

Si No

FIN No

¿Aprueba realizar la
Informar a la gerencia
adquisición del recurso?

Realizar cotizaciones

Realizar la adquisición
del recurso

Ejecutar pagos

Liquidar mensualmente
la nómina

Elaborar estados
financieros

Analizar los estados

financieros e indicadores
Hacer

Presentar informes
contables y de gestión
al gerente

Evaluar la rentabilidad Evaluar la rentabilidad

de los proyectos de los proyectos

Evaluar estrategias
Verificar y actuar

para incrementar la
rentabilidad

Realizar el Elaborar el plan

presupuesto de estratégico
inversión y consumo

FIN
 7.3.2 Gestión Humana

Código: CPGH01
Versión: 01
Vigencia: 02-05-2015
Nombre del Proceso: GESTIÓN HUMANA
Página:
Estratégico Apoyo X
Tipo de Proceso:
Operativo Evaluación
 Velar y mantener un ambiente de trabajo confortable
de acuerdo a los beneficios requeridos por los
Objetivo: funcionarios vinculados a la empresa, para que de
esta manera sean motivados e incrementen su
productividad en el
desempeño de sus funciones.
Director comercial, administrativo y financiero, asistente
Responsable:
administrativo.
Alcance

Todo el personal vinculado a la organización.

Proveedores Actividades Salidas

 Empleados.  Planearlas  Soluciones para

 Dirección estratégica. actividades mejorar la calidad de
 Cliente. relacionadas con la vida de los
 Proceso de planeación integración de las empleados.
del servicio. personas.  Actividades de
integración.
 Diseñar y establecer el
 Capacitación del
programa de personal.
capacitaciones, para los  Evaluación de
funcionarios relacionados desempeño del
a los cargos que personal.
requieren un continuo  Evaluación de
avance en el capacitaciones.
conocimiento de quien  Inducción del nuevo
realiza las funciones. personal
 Prever y planear el contratado por la
empresa.
Recurso Humano, para
 Programa de
el cumplimiento de las capacitaciones.
obligaciones laborales,  Recurso humano para
que garanticen la la realización de las
realización de todos los actividades
proyectos y entrega planeadas en el
oportuna al cliente. proceso de
 Adaptar las Planeación del Servicio
Entradas instalaciones físicas, a Usuarios
 Peticiones del las condiciones físicas y  Proceso de gestión de
Recurso Humano. psicológica del Recurso calidad.
Humano, para
que se encuentre en
 Quejas y reclamos de los condiciones de  Aycardi Ingenieros
funcionarios de acuerdo comodidad y agrado para Civiles S.A.S
a inconformidades la realización de sus  Proceso de planeación
manifestadas. tareas laborales. del servicio.
 Creación de esquemas  Ejecutar las
para asignación de
capacitaciones
recursos.
 Aprobación de las programadas, realizando
solicitudes realizadas a el registro en las
través de las capacitaciones internas y
requisiciones de nuevos evaluaciones de las
recursos. mismas, de acuerdo al
 Quejas y reclamos de rendimiento y logros
clientes por atención obtenidos por cada uno
recibida de los de los funcionarios
funcionarios Aycardi capacitados, además de
Ingenieros Civiles S.A.S.
generar un registro en las
 Programación de nuevas
horas laborales para el hojas de vida de los
recurso Humano, funcionarios.
debido al atraso en la  En cumplimiento del
programación inicial del control del rendimiento
proyecto. de los funcionarios,
realizar las evaluaciones
de desempeño de
personal.
 Diseñar y ejecutar la
Inducción del
Personal.
 Verificar que a las
personas se les estén
dando todas las
condiciones necesarias
para tener un buen
nivel de vida.
 Evaluar, ponderar y
analizar el resultado de
las evaluaciones de
desempeño del personal
realizadas en el
cumplimiento de sus
tareas y funciones
asignadas.
 Verificar de acuerdo a la
evaluación de las
capacitaciones realizadas,
las mejoras obtenidas en
el desarrollo de las
funciones y tareas
ejecutadas por los
funcionarios.
  Retroalimentación de
todas las actividades
realizadas por las
personas de la
organización
(bonificaciones).
 De acuerdo al
rendimiento obtenido por
el personal expresado a
través del resultado de
las evaluaciones de
desempeño crear un
programa de incentivos,
para el incremento del
rendimiento global de las
funciones realizadas por
toda la organización.
 Generar y realizar nuevas
evaluaciones que
permitan identificar las
necesidades de la
empresa, al igual que de
sus funcionarios para
establecer programas de
mejora, relacionados con
la motivación y
alimentación del
ambiente
de trabajo.
RECURSOS DOCUMENTOS

 FÍSICOS: Computador, teléfono,

impresora, instalaciones  Hojas de vida.
 RECURSOS HUMANOS: Director  Registros de capacitación.
administrativo, comercial y  Plan de capacitación.
financiero, coordinadores de
área, gerente general.
TECNÓLOGICOS: Microsoft
Office.
INDICADORES

 Cubrimiento de capacitaciones.
 Desempeño del personal.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo
Nombre
Firma
  Diagrama de Flujo
Gestión Humana
Director
Asistente Administrativo
administrativo,
comercial y financiero Gerente Coordinador de Jefe inmediato
General Procesos

INICIO

Comunicar requerimiento
Revisar presupuesto
de personal

No

¿Hay Comunicar el rechazo del

Si ¿Aprueba? No requerimiento al área lo
presupuesto?
Publicar que lo solicito
convocatoria en Si
medio de FIN

Analizar hojas de
vida
Seleccionar hojas de
Citar a entrevista y Realizar y evaluar
vida de
pruebas Hacer entrevista pruebas de
conocimiento conocimient

Analizar resultados Hacer entrevista

entrevistas y pruebas

Citar al candidato e informar Seleccionar el

de la documentación que candidato idóneo
debe entregar

Recibir y
No verificar
documentación

¿Documentación
1
completa

Si
Revisar y firmar
Elaborar contrato
contrato
Selección y contratación de personal

Hacer firmar al
empleado el contrato

Completar formularios
para las diferentes
afiliaciones

¿Esta afiliado el empleado a

1
todas las entidades de ley?

Archivar
documentación
del empleado

A
 Gestión Humana
Director administrativo,
Asistente Administrativo comercial y financiero Gerente General Coordinador de Procesos Jefe inmediato

Dar la bienvenida al
nuevo empleado

Entregar al empleado información

de la empresa misión, visión,
políticas, entre otras

Mostrar organigrama de
la empresa y ubicarlo
dentro del mismo

Dar un recorrido al
nuevo empleado por la
empresa

Presentar al equipo de
trabajo
Entregar manual de
funciones de su cargo
al empleado
Inducción

Entregar herramientas
de trabajo y ubicarlo en
su sitio de trabajo

Realizar evaluación del

desempeño de los

Registrar los
resultados obtenidos Analizar los resultados

Definir necesidades de
capacitación

Realizar el plan de No
capacitación

Presupuestar las
capacitaciones

Realizar el cronograma ¿Aprueba las

de capacitación capacitaciones?

Ejecutar la capacitación Si

Controlar el cumplimiento
de la capacitación en
tiempo y presupuesto
Capacitación

Evaluar los resultados de

la capacitación

B
 Gestión Humana
Director administrativo,
Asistente Administrativo comercial y financiero Gerente General Coordinador de Procesos Jefe inmediato

Evaluar los riesgos a los

que están expuestos los No
empleados

Elaborar programa de
higiene y seguridad ¿Aprueba el
industrial programa?

Difundir el programa Si
a todos los
Higiene y seguridad industrial

empleados

Evaluar el entendimiento por

parte de los empleados
del programa

Identificar aspectos
a mejorar

FIN
 7.4 Procesos de Evaluación

7.4.1 Seguimiento, control y evaluación

Código: CPSC01
Versión: 01
Nombre del Proceso: SEGUIMIENTO, CONTROL Vigencia: 02-05-2015
Y EVALUACIÓN Página:
Estratégico Apoyo
Tipo de Proceso:
Operativo Evaluación X
 Detectar inconformidad, falla y campos críticos para
Objetivo:
realizar acciones correctivas y preventivas.
Gerente general y director comercial, administrativo y
Responsable:
financiero, coordinador de procesos.
Alcance
Realizar el seguimiento periódico de los procesos efectuados en la empresa, identificando
las acciones correctivas y preventivas a realizar para el mantenimiento y mejoramiento de la
misma.
Proveedores Actividades Salidas

 Proceso gestión de  Planear las diferentes  Plan de Acciones

calidad. actividades que se correctivas y/o
 Proceso planeación necesitan hacer para preventivas.
del servicio. conocer si el cliente  Nuevos procedimientos
está satisfecho con los para la mejora de
puntos detectados
servicios.
como fallas dentro del
 Planeación de actividades desarrollo y
de mejora para las elaboración del
falencias existentes dentro producto.
de la organización.
Entradas  Planear las actividades Usuarios
necesarias para realizar
 Nuevos procedimientos  Proceso de gestión de
las acciones correctivas y
para la solución de calidad.
preventivas de los
problemas con  Proceso de planeación
características similares hallazgos de del servicio.
futuras. observaciones o no
 Informe y registro de las conformidades como
acciones correctivas y/o resultado del
preventivas realizadas seguimiento del Sistema
para el mejoramiento en Integrado de Gestión.
el desarrollo y  Realizar estudios que
elaboración del muestren la satisfacción e
producto.
insatisfacción del cliente.
  Verificar que todo el
personal muestre calidad
en el servicio y atención
al cliente.
 Probar el cierre de las
no conformidades y
observaciones halladas a
través del análisis de
causa y efecto.
 Realizar el seguimiento a
los diferentes procesos,
con el fin de mejorarlos
continuamente.
 Mantener el canal de
comunicación de
sugerencias, quejas y
reclamos de clientes y
funcionarios para la
detección de los puntos
a
evaluar y mejorar.
RECURSOS DOCUMENTOS

 FÍSICOS: Computador, teléfono,

impresora, instalaciones
 RECURSOS HUMANOS: Director
 Solicitud de acción correctiva
administrativo, comercial y
o preventiva.
financiero, coordinadores de
 Encuesta satisfacción al cliente.
área, gerente general, ingenieros
 Evaluación desempeño de los
de diseño, delineantes, auxiliares
proveedores.
de ingeniería, recepcionista,
asistente administrativo,
mensajero.
 TECNÓLOGICOS: Microsoft
Office.
INDICADORES

 Número de acciones correctivas realizadas.

 Número de acciones preventivas realizadas.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo
Nombre
Firma
  Diagrama de Flujo

Seguimiento, control y evaluación

Director administrativo, comercial y
Coordinador de Procesos Gerente General
financiero

INICIO

Diseñar acciones para

realizar mejoras en
los diferentes

Identificar a través de - Satisfacción al cliente.

1
evaluaciones, los puntos - Ev. Desempeño proveedores.
a corregir o mejorar - Ev. Desempeño del personal
No

2 Definir acciones
¿Se requieren recursos
adicionales para
implementar las acciones?

Si

1 Revisar
presupuesto

Si

Diseñar planes de ¿Aprueba adquirir ¿Hay

Si
acciones de mejora presupuesto?
los recursos?

Presentar diseño de
No 2 No
acciones de mejora
¿Aprueba las
acciones?

Corregir acciones No

Distribuir y presentar
3 acciones a los empleados Si
de la empresa

¿Se están cumpliendo las

Hacer seguimiento a
acciones?
las acciones No 3
definidas
Si

Fin
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 47
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8. DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores de calidad son una herramienta que permite hacer un seguimiento a
los diferentes procesos ejecutados en la empresa, comprobando si se están
cumpliendo los objetivos fijados desde la Gerencia. Determinar indicadores en
Aycardi Ingenieros Civiles S.A.S, nos permite detectar desvíos significativos entro los
objetivos propuestos y los resultados obtenidos, con el fin de realizar mejoras
oportunas en los diferentes procesos para asegurar la satisfacción de los clientes y
en general la buena organización dentro de la empresa. A continuación, se exponen
los indicadores que se definieron en los diferentes procesos:
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 48
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 9. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción de cambios

02-05-2017 01 No aplica

10. ANEXOS

10.1 Formatos

LISTA DE
FORMATOS
FORMATO PROCESO RESPONSABLE(S)
Listado maestro de Gestión de calidad – Coordinador de proyectos, Ingeniero de
cantidades de obra Realización del servicio diseño, Coordinador de procesos
Listado maestro de Gestión de calidad – Coordinador de proyectos, Ingeniero de
memorias de cálculo Realización del servicio diseño, Coordinador de procesos
Listado maestro Gestión de calidad – Coordinador de proyectos, Ingeniero de
de planos Realización del servicio diseño, Coordinador de procesos
– Entrega del Servicio – Recepcionista
Hoja de vida del Gestión de calidad Coordinador del proyecto – Director
proyecto administrativo, comercial y financiero
–
Gerente General
Control carpeta de Gestión de calidad Coordinador de procesos
proyectos
Control estado de Gestión de calidad – Coordinador del proyecto – Director
proyectos Gestión financiera – administrativo, comercial y financiero
Dirección estratégica –
Gerente General
Listado maestro de Gestión de calidad – Coordinador del proyecto – Director
proyectos Dirección estratégica- administrativo, comercial y financiero
Planeación del servicio – Gerente General – Coordinador de
– procesos
Realización del servicio.
Factibilidad del Licitaciones y ofertas Director comercial, administrativo y
proyecto financiero – Gerente General
Consolidación de Licitaciones y ofertas – Director comercial, administrativo
licitaciones Dirección estratégica y financiero – Gerente General
presentadas
Solicitud de póliza Licitaciones y ofertas Director administrativo, comercial y
financiero
Listado de servicios Planeación del servicio Coordinador de procesos
en Aycardi
Ingenieros Civiles
S.A.S
Registro y matrícula Planeación del servicio Coordinador de procesos, asistente
del proyecto administrativo
Orden de trabajo Planeación del servicio Coordinador de procesos
Revisión de planos Realización del servicio Ingeniero de diseño, Coordinador del
proyecto, Coordinador de procesos
Resumen del Realización del servicio Ingeniero de diseño, Coordinador del
proyecto proyecto, Coordinador de procesos
Revisión modelos Realización del servicio Ingeniero de diseño, Coordinador del
RCB proyecto
Revisión despieces Realización del servicio Ingeniero de diseño, Coordinador del
proyecto
Acta de reunión Realización del servicio Recepcionista, Coordinador del
proyecto
Orden de ploteo Entrega del servicio Coordinador del proyecto, Cliente,
Coordinador de dibujo
Revisión planos Entrega del servicio Coordinador de procesos
radicados
Liberación del Entrega del servicio Ingeniero de Diseño, Coordinador de
proyecto Procesos, Directora administrativo,
comercial y financiero
Memorando de Entrega del servicio Recepcionista, Ingeniero de Diseño
entrega
Listado de Gestión financiera Director administrativo, comercial y
proveedores financiero
Cuentas por pagar Gestión financiera Director administrativo, comercial y
financiero – Gerente General
Recibos de caja Gestión financiera Director administrativo, comercial y
menor financiero – Asistente administrativo
Relación presentación Gestión financiera Director administrativo, comercial y
pago de impuestos financiero
Hojas de vida Gestión humana Asistente administrativo
Registros de Gestión humana Asistente administrativo
capacitación
Plan de capacitación Gestión humana Director administrativo, comercial
y financiero – Asistente
administrativo
Evaluación Seguimiento, control y Director administrativo, comercial y
desempeño de evaluación financiero – Asistente administrativo
proveedores – Coordinador de procesos
Encuesta satisfacción Entrega del servicio – Director administrativo, comercial
al cliente Seguimiento, control y y financiero – Gerente General –
evaluación – Dirección Coordinador de procesos
estratégica
Solicitud de acción Seguimiento, control y Todos los integrantes de la organización.
preventiva o evaluación
correctiva
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 51
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 52
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 53
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 54
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 55
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 56
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 57
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 58
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 59
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 60
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 61
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 62
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 63
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 64
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 65
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 66
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 67
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 68
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 69
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 70
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 71
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 72
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 73
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 74
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 75
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 76
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 77
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 78
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 79
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 80
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO: PGC01
VERSIÓN: 01
FECHA: 02/05/2017 pág. 81
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 Nombre Cargo Fecha Versión
Elaborado
Revisado
Aprobado

Fecha de aprobación: