Participante: Gisel M Vaderna Martínez

MF0978. Realiza a valorar por el tutor nº 2. Tema 1. Apartado 2.1.2.

“Diferenciar los sistemas de ordenación y clasificación documental”

Planteamiento:

En la empresa de distribución de materiales de oficina, Alberto ha comenzado

a trabajar en el departamento de administración. Su compañera Raquel le
indica que desde hace dos meses la información procedente de los
proveedores, de la administración general del estado y la de la comunidad,
los recibos, presupuestos enviados y recibidos, las facturas recibidas y los
albaranes se le acumulan sin saber cómo poder organizarlos de forma
adecuada para, de esta forma, poder acceder a la información de una forma
lógica y eficaz. Alberto se ha encontrado en su mesa con los siguientes
documentos:

- Tres presupuestos de proveedores distintos de material de oficina, enviados

el 15/04, el 21/05 y el 22/05 del presente año.

- Dos facturas de teléfono, correspondientes a los meses de Abril y Mayo.

- Una factura de luz y otra de agua. La primera correspondiente al mes de

Marzo y la segunda correspondiente al bimestre Abril-Mayo.

- Tres albaranes con material de oficina recepcionado, fechados el 10/04, el

25/04 y el 27/05 respectivamente

- Tres facturas de proveedores de sillas de oficina, con fechas de 01/04, 09/04

y 12/05 respectivamente

- Dos copias de presupuestos enviados a clientes sobre material solicitado,

enviadas con fecha 02/05 y 09/05 respectivamente.

- Un recibo al cobro del Impuesto de bienes e inmuebles correspondiente al

año en curso.
- Dos notificaciones desde recepción en las que se les aportan los datos para
facturar a dos nuevos clientes.

-A la vista de esta información, ¿Cuáles serían los sistemas de ordenación,

clasificación y registro documental que, según su criterio, debería utilizar
Alberto para estructurar toda esta información? ¿Cuáles serían los soportes de
archivo y registro más adecuados en estos casos? Esboce un breve
procedimiento para poder consultar y conservar toda esta información y
documentación de forma eficiente y envíe las respuestas al tutor/a para su
valoración.

Respuesta:

Alberto debe tener en cuenta que existen múltiples maneras de

registrar y clasificar los documentos, cada una de ellas puede ser conveniente
para ordenar archivos que se utilizan don diferentes objetivos por los distintos
tipos de actividades.

Cada uno de los métodos se puede utilizar solo o en combinación con otros,
dependiendo de las necesidades del archivo y las características de los
documentos. Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes, lo
que hace que su elección dependa del caso particular al que los vayamos a
aplicar.

A la hora de elegir el más adecuado, debemos tener en cuenta que sea

un sistema:

 Sencillo y claro: Es decir que reduzcan ambigüedades.

 Simple: Que simplifique al máximo la entrada de documentos
 Ampliable: Que sea susceptible de futuras ampliaciones

Son varios los sistemas de registro y clasificación de documentos y de

información, los más utilizados son:
  Alfabético: La clasificación se realiza por el nombre del que lo suscribe
o su destinatario.
 Numérico: Si se sigue el número asignado a los documentos.
 Alfanumérico: En este caso se combinan las dos clasificaciones
anteriormente mencionadas, es decir el sistema alfabético y el
numérico, del siguiente modo: a cada letra del alfabeto se le da un
número, A es 1, B es 2.
 Temático: Cuando el criterio de clasificación responde al asunto de
que se trata. Se reúnen los documentos del archivo teniendo en cuenta
su tema, asunto o contenido.
 Geográfico: Cuando se toma el lugar donde transcurre la acción.
Consiste en la agrupación de las carpetas siguiendo un criterio
geográfico y subdividirlas por temas o nombres. Es indispensable en
oficinas de exportación, departamentos de ventas, empresas que
disponen de la organización por zonas geográficas, etc.
 Cronológico: Si el criterio empleado es la fecha en que se ha redactado,
enviado o recibido el documento. Está basado en la fecha de los
documentos, que se agrupan dentro del archivo por años o meses.
 Otros: Sistema numérico en serie, sistema decimal, el procedimiento de
la cifra terminal etc.

Ahora bien, una vez precisado lo anterior, en relación al caso que se

plantea sobre Alberto, los criterios que debería utilizar para estructurar toda
la información sería: Por orden cronológico, en este sentido se realiza la
ordenación por la fecha de los documentos. Se comienza reuniendo los que
pertenecen al mismo año, dentro de los años el mismo mes y dentro de ellos
el mismo día. En el caso de que falte el día, se colocará al final del mes
correspondiente; si falta el mes, se colocará al final del año correspondiente.
Este se utilizaría fundamentalmente para Se emplea principalmente para
información de carácter financiero o económico como facturas, letras de
cambio, pagarés, albaranes, entre otros.
 La ordenación interna de los expedientes se hace de acuerdo con el
procedimiento seguido; debe ser coherente y cronológica, del documento más
antiguo al más reciente. Los expedientes se guardan en carpetillas donde se
anotan los datos que lo identifican:

1. Nombre de la oficina.
2. Fecha de inicio /finalización.
3. Resumen del contenido.
4. Número de documentos que contiene.
5. Código del cuadro de clasificación y nombre de la serie.
6. Signatura de instalación.

Cuando los expedientes han concluido, se meten en cajas de archivo para

su conservación. En las cajas hay que señalar qué es lo que contiene; en el
lomo, adherida, se colocará una etiqueta con:

1. El código de clasificación y nombre del nivel que alberga.

2. Año(s).

Y estas cajas son las que pasarán al archivo central conforme a un

calendario de transferencias.

Por otro lado, tenemos que dependiendo del documento a clasificar

pudieran combinarse dos sistemas, así por ejemplo:

Los albaranes podrían ser archivados bajo el sistema temático: Cuando

el criterio de clasificación responde al asunto de que se trata, en este caso en
una carpeta de temas: Albaranes, y a su vez los mismos pueden ser archivados
cronológicamente, es decir por la fecha de los documentos, esta combinación
podría ser muy útil ya que la localización de los documentos es rápida y
además resulta un sistema abierto porque permite intercalar nuevos asuntos.
Presenta algunos problemas como que se olviden los papeles de un tema en
otra carpeta, sobre todo si tratan de varios asuntos, o que un mismo
documento haga referencia a más de un asunto por lo que habrá que
duplicarlo y colocarlo en varias carpetas. Es muy relevante determinar
previamente los asuntos o materias que van a constituir un apartado del
archivo.

En todo caso a la hora de clasificar, archivar u ordenar documentos e

información es importante tener en cuenta las siguientes condiciones:

 ¿Qué se va a guardar?
 ¿Durante cuánto tiempo?
 ¿Quiénes tendrán acceso a ello?
 Grado de confidencialidad
 ¿Quién quiénes son las personas responsables de su mantenimiento?
 Periodicidad de consulta

Un procedimiento a seguir para que Alberto pueda archivar la

documentación podría ser el que se recoge en la figura siguiente:

GUARDAR
Cumplidos los pasos
anteriores, se procede a
colocar los doculmentos en
las carpetas
DISTRIBUIR correspondientes dentro de INSPECCIONAR
Los documentos se las gavetas El documento debe estar
colecconan en grupos, los listo parar ser archivado,
que se refieren a un es decir, que tento la fecha
mismo asunto, a un de recibido y las iniciales
mismo lugar, o los qu,e de archivo
tienen subrayado nombres
que comiencan zon la
misma letra.
PROCEDIMIENTO
PARA ARCHIVAR
CLASIFICAR
CODIFICAR El documento debe tener el
Es indicar el nombre, el tìtulo, nombbre, asunto o
nùmero o el asunto nùmero bajo el cuál se
decidido en la clasificaciòn. archivará. La decisión
depende del sistema
adoptado por la empresa.
 BIBLIOGRAFIA Y WEBGRAFIA UTILIZADA:

 BUSTELO C, Amarilla R. Gestión del Conocimiento y Gestión de la

Información. Boletín del Instituto Andaluz de Patrimonio histórico; 2001 VIII
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 CHAIN NAVARRO, Celia. La Gestión de Información en la
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 RAMÍREZ F. Generación de valor a partir de la administración del
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