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MODULO I Técnicas administrativas básicas de oficina

Unidad 2 Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa


Capítulo 1. La comunicación escrita en las empresas públicas y privadas.
1.1. Introducción.
1.2. Funciones.
1.3. Elementos de la comunicación escrita.
1.4. Tipos: cartas comerciales y documentos admvos.
1.5. Elementos de la correspondencia comercial: el sobre, el papel y la carta.

Capítulo 1. La comunicacion escrita en las empresas públicas y privadas 1


MODULO I Técnicas administrativas básicas de oficina
Unidad 2 Gestión auxiliar de la correspondencia y paquetería en la empresa
Objetivo general:
Es adquirir los conocimientos teóricos y prácticos necesarios para la gestión auxiliar de la
correspondencia y la paquetería.

Objetivos específicos:

• Familiarizarse con los tipos de comunicación escritas con empresas privadas y públicas y los medios
de comunicación de los que se dispone como carta o correo electrónico.
• Ser capaz de gestionar la recepción, preparación y envío de correspondencia.
• Conocer la normativa de seguridad y confidencialidad.
• Identificar los niveles y clasificación de los sistemas de archivo posible en las organizaciones.
• Familiarizarse con el concepto Internet y las opciones de mensajería electrónica.

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1.1. Introducción Toda empresa necesita comunicarse tanto interna como externamente, y de
las distintas formas destaca la comunicación escrita.

Cualquier acto de comunicación en la empresa se realiza con un fin.

La empresa, en su día a día, necesita estar en continua relación con su


entorno, y ello lo logra gracias a la comunicación.

1.2. Funciones
1. Informativa. Se trata en este caso de una información que se transmite o recibe de cualquier
ámbito de la empresa.
2. Reguladora. Se refiere a las comunicaciones que puede servir para regular la conducta de las
personas integrantes de la empresa.
3. Referencial o cognoscitiva. Comunica información veraz y objetiva de la empresa.
4. Connotativa. Se refiere a un tipo de comunicación imperativa pero con un mensaje
pedagógico.
5. De implicación. Es una comunicación que para iniciar, mantener, prolongar o interrumpir un
acto de comunicación.

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1.3. Elementos de la comunicación escrita.
• Emisor o remitente. Personas que escribe el mensaje.
• Receptor o destinatario. Persona que recibe el mensaje.
• Mensaje. Contenido que se quiere transmitir desde el emisor hacia el
receptor.
• Código. Conjunto de signos que se emplean para transmitir un mensaje.
Estos signos se refieren a símbolos que se usan, conjuntos de normas,…
• Soporte. Lugar donde se refleja la información a través de la escritura.

Emisor o remitente MENSAJE Receptor o destinatario

Código Soporte

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1.4. Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos.
La elaboración de las cartas comerciales deberá de realizarse de manera cuidadosa, porque de ello depende la
imagen que dé de la empresa el emisor.

Encabezamiento:
Membrete: son los datos del remitente ( nombre de la empresa, logotipo, dirección completa y nº de teléfono).
Destinatario: datos de la persona a la que se dirige la carta (nombre y dirección).
Fecha: el día en que se redacta la carta.
Referencia: abreviaturas para identificar el documento (nº de expediente, persona que elabora la carta, …)
ESTRUCTURA

Asunto: titulo del contenido de la carta.


Saludo: para servir de puente y de contacto.
Cuerpo:
Donde se pone el contenido y se argumenta el porque de la carta.

Cierre:
Despedida: frases cortas para finalizar la carta.
Firma: Seguida de la despedida, para dar validez a la carta.
Anexos: documentos adjuntos a la carta.
Posdata: mensajes breves al final de la carta.
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1.4. Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos.

Estilos de cartas comerciales

Moderno: Todo el documento está en el margen izquierdo.


Moderno modificado: Igual al anterior pero la firma y la antefirma van el margen derecho.
Profesional: documentos con todo tipo de sangría.
Evolucionado: Igual al profesional pero elimina el saludo y la despedida.

Practicar todos los modelos de cartas con los siguientes datos:

Empresa: PULMENCO S.L., Ctra. Ancha, km.2, 41003 Sevilla, Tfno:955487877


Destinatario: Miguel Gil Gil, C/ Andalucía S/N, 41002 Sevilla.

Su superior le pide que escriba una carta comercial al cliente, para recordarle que el próximo mes se van a poner
en marcha las nuevas tarifas de la empresa, por lo que debería revisar el catálogo que le adjuntamos, y si necesita
hacer una estimación de lo que puede necesitar en breve, debería de hacer un pedido, para que se le mantengan
los precios que ahora están en vigor.
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1.4. Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos.
En base al contenido u origen de la carta comercial, existen diferentes tipos:

Cartas de informe: es aquella carta en la que se solicita una investigación o unos datos relativos a una persona,
una empresa o un proyecto. Usualmente estos documentos se solicitan dentro de una empresa con el fin de
conocer otros mercados, sondear nuevas empresas o investigar sobre el funcionamiento de la competencia,
siendo en este caso cartas solicitadas a organizaciones ajenas a la empresa en cuestión.

Cartas de pedido: es el mas utilizado entre empresas, tiendas comerciales y establecimientos, para realizar de
manera formal pedidos de productos, materiales, herramientas o servicios. Estas se elaboran con el fin de
planificar con antelación los pedidos necesarios para nuestra industria o comercio, evitando posibles
confusiones tanto en cantidades como en tipos de productos (o servicios como créditos), que se solicitan,
evitando inconvenientes posteriores.

Cartas de reclamación: se utiliza para realizar una queja o reclamación sobre un producto o un servicio que
nos ha dejado insatisfechos o no se corresponde con el precio o lo acordado previamente.

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1.4. Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos.
PRÁCTICAS: A la hora de redactar los siguientes documentos, debes inventar todos los datos que no se proporcionan
para presentar los documentos completos

1) Redacta una carta, al estilo moderno, en la que 2) Redacta una carta a un cliente porque no había nadie
solicites a un compañero, en tono formal, información en el domicilio a la hora acordada para entregar unas
sobre los horarios de las clases de “Gestión Auxiliar mercaderías. Ya han tenido que pagar dos veces el
de la Correspondencia” de tu centro. porte, y si volviera a suceder, les repercutirán el importe
del mismo

3) Redacta una carta de pedido con los siguientes datos:

Un minorista de Santander, Don Felipe López Gil, con NIF 25569875W, con domicilio en la calle Castillo n.26, CP
62003, realiza a Rovira S.A. el pedido siguiente:

100 unidades de producto A a 60 €/unidad.


200 unidades de producto B a 40 €/unidad.

Los portes corren a cuenta del comprador, los realiza “Transportex”.

La entrega de la mercancía habrá de realizarse, en el plazo máximo de tres días, en el domicilio del comprador,
siendo la forma de pago mediante letras de cambio giradas a 30, 60 y 90 días.
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1.4. Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos.
A nivel interno en la empresa existe
comunicaciones breves y concisas. Ejemplo de comunicación interna

Carta circular: Cartas que usan las empresas


para comunicar a otras empresas o a las DE: Secretaría Dirección General
FECHA: 5 de abril de 2017
personas de la empresa, cambios de
domicilio, de nueva línea de productos, ... A: Servicio Técnico, Laboratorio, Mercadotecnia
También se utilizan para comunicar a nivel REF.: SDG35/2017
interno de la empresa, cambios de horarios, ASUNTO: Acta reunión 3 de abril
y demás asuntos de interés general.
Os envío el borrador del acta de la última reunión a fin de
Saluda: cartas que se usan para invitar a que confirméis mi interpretación de vuestra intervención relativa a las
nuevas máquinas PD705, o bien para que propongáis una redacción
actos, toma de posesión, y forma de mejor desde el punto de vista técnico.
agradecimiento. Os agradecería que me enviaseis vuestra respuesta antes del día 10.
Muchas gracias.
Comunicaciones de carácter interno: Firma :Juan Antonio Canterano Redondo
documentos que se utilizan para ANEXOS: Acta de reunión 3 de abril (borrador)
comunicarse entre los distintos
departamentos, secciones,… de la empresa.
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1.4. Tipos: cartas comerciales y documentos admvos
Certificados: documentos que expide las administraciones o las empresas a través del cual se da fe de la
presencia de una situación determinada. Tiene valor legal y presenta la siguiente estructura:
• Encabezamiento: nombre y cargo de la persona que lo realiza.
• Cuerpo: se inicia con la palabra CERTIFICA o CERTIFICO, a continuación el mensaje que se certifica y la
despedida.
• Cierre: Firma y sello; Lugar y fecha.

Oficio: documento que sirve para notificar o realizar peticiones a las empresas o particulares, por parte de la
administración.

Instancia: Documentos que dirigimos a la administración para solicitar algo.


Debe poseer la siguiente estructura:
Destinatario (órgano o cargo de la Administración)
Solicitante
Exposición de hechos y motivos
Solicitud
Relación de documentos que se acompañan
Lugar, fecha y firma
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1.5. Elementos de la correspondencia comercial: sobre, papel y
carta.
Sobre: es la cubierta (de papel) donde se incluye la carta, comunicación, tarjeta, etc. Debe de contener los datos
del destinatario, remitente y franqueo.

Papel: existen diferentes tipos de papel en el mercado (autocopiativo, cebolla, guarro, … ) pero el que utilizamos
para la comunicación escrita es de color blanco y formato A4.

La carta: Es la forma mas utilizada para la realización de la comunicación escrita.


Debe poseer los siguientes requisitos:

Tener una distribución centrada y correcta.


Poder distinguir de un solo vistazo su estructura.
Tener unos márgenes adecuados.
Utilizar todas las hojas que sean necesarias.
Estar firmada a su conclusión.

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1.6. La correcta expresión de los textos escritos.

Para que la comunicación escrita en la empresa sea efectiva, es necesario cumplir una serie de puntos:

• Ser fácil de comprender.


• Realizarse de forma adecuada.
• Ser concisa.
• Ceñirse solo al hecho de la comunicación.

Además debe de tenerse presente los siguientes factores:

• Las faltas de ortografía


• Usar un vocabulario amplio ( a través de sinónimos)
• Separar los temas a tratar
• Evitar la repetición de una palabra en el mismo texto.
• No abusar de formulismos.

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