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HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

(BPM)

Luis Jesús Reyes Orduz

Abril 2021

Corporación Universitaria Iberoamericana

Ingeniería Industrial
Business Process Management
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¿Qué es BPM?

“La Gestión de Procesos de Negocio se define como la metodología empresarial cuyo

objetivo es mejorar la eficiencia de una organización a través de la gestión sistemática de
los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y
optimizar de forma continua.
BPM, constituye la colaboración entre personas de negocio y tecnólogos para fomentar
procesos de negocio efectivos, ágiles y transparentes. BPM abarca personas, sistemas,
funciones, negocios, clientes, proveedores y socios. Combinando los métodos ya
establecidos de gestión con una nueva clase de herramienta de software empresarial.
La llave del concepto BPM es la convergencia de las tecnologías con las teorías de gestión
de procesos. Esta convergencia produce nuevos diseños de procesos muy cercanos a la
aplicación o sistema necesario para la empresa, que se conoce bajo el término de Procesos
Empresariales, dado por Michael Hammer. El Proceso Empresarial es el centro de los
procesos y atraviesa transversalmente departamentos y líneas divisorias, por lo que pueden
ser estandarizados y optimizados a través de la organización.

Origen y evolución de la gestión de procesos de negocio

Desde el punto de vista de gestión organizacional

En 1990, Michael Hammer, profesor de Ciencias de la Computación del Massachusetts

Institute of Technology (MIT) publicó un artículo en el Harvard Business Review en el
cuál planteaba que el mayor desafío para los directivos era eliminar el trabajo adicional
que no agregaba valor, en lugar usar la tecnología para automatizarlo. El planteamiento de
Hammer fue simple: la mayor parte del trabajo que se estaba haciendo no agrega valor para
los clientes, por lo que debía quitarse, en vez de intentar acelerarlo a través de la
automatización.

Las compañías comenzaron a reconsiderar sus procesos en función de maximizar el valor

a los clientes al mismo tiempo que minimizar el consumo de los recursos requeridos para
desarrollar el producto o servicio. Por otra parte, pensadores de dirección como Peter
Drucker y Tom Peters comenzaron a abogar por la Reingeniería de los Procesos de Negocio
(Business Process Reengineering BPR) como una nueva herramienta para lograr el éxito
en un mundo dinámico. La reingeniería permite un cambio transaccional en las
organizaciones, donde primero se tenía una estructura con unidades funciones, pero la
introducción de nuevos productos permite atravesar de forma transversal la organización,
reestructurándose las actividades y eliminándose aquellas que no agregan valor.

La reingeniería se adoptó a un paso acelerando y por 1993, aproximadamente el 65% de la

fortuna de 500 compañías plantearon haberse iniciado con los esfuerzos de la reingeniería,
o tener planes para hacerlo.
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El fervor de la reingeniería comenzó a menguar en los Estados Unidos a partir de la

publicación de críticas en los años 1995 y 1996 por parte de algunos de los defensores
tempranos de BPR, acoplado, a su vez, con los abusos y malos usos del concepto por otros.
Desde entonces se consideraron los procesos de negocio como un punto de inicio para el
análisis del negocio y el rediseño, siendo convertido en una parte estándar del portafolio
de metodologías de cambios, pero siendo normalmente empleado en una forma menos
radical que la originalmente propuesta porque la reingeniería no puede por si sola ser la
solución a los males de la organización.

Más recientemente, el concepto de Gestión de Procesos de Negocio, BPM ha ido ganando

una mayor atención en el mundo corporativo y puede ser considerado como el sucesor de
la ola de reingeniería de procesos de negocio de los años 90, siendo este uniformemente
manejado por un esfuerzo de soportar la eficiencia de los procesos a través de las
tecnologías de la información. Equivalentemente a la crítica traída adelante contra la
reingeniería, BPM ahora es acusado de centrarse en la tecnología y desatendiendo los
aspectos de cambio de las personas. (NOY VIAMONTES, P., & PEREZ FERNANDEZ,
Y. (2010)).

Desde el punto de vista de la tecnología

Posterior al surgimiento de la Reingeniería de Procesos de Negocio en los años 90 se

enfatiza en el papel de las tecnologías de la información como facilitadoras y conductoras
de la innovación, llave para la gestión de los procesos y la gestión del cambio, y para la
implementación de la reingeniería y la mejora continua de los procesos y los procesos.
Como resultado, las tecnologías de la información se establecieron firmemente como
sistema de gestión de grandes empresas. De esta forma y como consecuencia directa del
movimiento de reingeniería y el levantamiento de TI, grandes compañías comenzaron a
desarrollar e implementar los llamados Enterprise Resourse Planing (ERP) o Software para
la Planificación de los Recursos Empresariales, tales como Systems Analysis & Program
Development (SAP), Oracle and Peoplesoft.

De esta forma y como consecuencia directa del movimiento de reingeniería y el

levantamiento de TI, grandes compañías comenzaron a desarrollar e implementar los
llamados Enterprise Resourse Planing (ERP) o Software para la Planificación de los
Recursos Empresariales, tales como Systems Analysis & Program Development (SAP),
Oracle and Peoplesoft.

Tal era la demanda para los Sistemas ERP, que el primer vendedor de estos (SAP), creció
sus beneficios desde 255 millones de euros en 1990 a 7, 3 billones de euros 11 años
después. Existen historias desde mediados de los 90 sobre clientes que buscaban al
vendedor SAP para adquirir el software.

A pesar de su propagandizada y extendida presencia en el mundo corporativo, los ERP son

sistemas excesivamente caros y con gran dificultad para poder implementar cambios en el
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flujo de trabajo, es decir, a menudo son rígidos a los cambios en implementaciones para el
especialista en procesos de negocio. Todo esto podría llevar a pensar que no se puede lograr
conceptualizar el cambio radical planteado por los teoristas de la reingeniería. Sin embargo,
este pensamiento cambia con el advenimiento de un nuevo proceso de negocio basado en
tecnología e internet, entrándose en un nuevo mundo tecnológico, con un diseño basado en
procesos e implementaciones de flujo de trabajo. En este nuevo mundo tecnológico, los
diseñadores de procesos de negocio están directamente envueltos en el sistema.

La Suite de Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management Suite, BPMS)

cierra las relaciones de trabajo entre los analistas de proceso y los especialistas de TI, lo
que ayuda a reducir la brecha entre los requerimientos del negocio y la solución final de
despliegue. (NOY VIAMONTES, P., & PEREZ FERNANDEZ, Y. (2016)).

Conceptos básicos del BPM

Procesos: es el flujo de actividades de un negocio que están enfocadas en lograr alguna

transacción del mismo.

Medición: la medición es aquel esfuerzo que se toma para determinar cuantitativamente

qué tan bien está trabajando el proceso en términos de atender las necesidades de los
clientes.

Control: es la forma de asegurarse que los procesos sigan el curso diseñado.

Optimización: significa que la disciplina del BPM es una actividad continua que se basa
en el tiempo para mejorar constantemente las medidas del proceso. La mejora es relativa a
los objetivos de la organización, y en última instancia está dirigida a satisfacer las
necesidades de los clientes.

Empresa: se utiliza aquí simplemente para referirse a una organización empresarial en

donde las personas trabajan para alcanzar metas comunes, no necesita ser grande, y no tiene
porqué ser con fines de lucro.

Negocio: implica el trabajo comercialmente viable y rentable. Existe un negocio para

proporcionar valor a los clientes.

Automatización: se refiere al trabajo que se realiza con antelación para asegurar la correcta
ejecución de las instancias de proceso.

Ejecución: significa que las instancias de un proceso son realizadas o promulgadas, esto
puede incluir aspectos automatizados.
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Modelado: identifica, define y hace una representación del proceso completo para soportar
la comunicación sobre el proceso. No hay un estándar único para modelar, pero el
modelado debe abarcar el proceso.

Límites empresariales: dentro y fuera de los límites de la empresa se reconoce que la

empresa es parte de un sistema mayor. Los clientes son parte del proceso del negocio. Su
interacción, junto con la de los empleados debe ser considerada como parte de la
interacción de extremo a extremo.

Objetivos empresariales: la mención de los objetivos de la empresa se incluye aquí para

destacar que BPM se debe hacer en el contexto de los objetivos de la empresa, y no una
pequeña parte de ella.

Principales aplicaciones del BPM

✓ Integración de aplicaciones de base de datos: permite conectarse e intercambiar

información con las bases de datos de la organización. Todos los datos a los que se
puede acceder a través de SQL se pueden integrar directamente en los formularios
y flujo de trabajo. Ejemplos comunes incluyen sistemas ERP, aplicaciones de
recursos humanos, CRM e incluso aplicaciones propias que almacenan información
en una base de datos. Cuando se detecta un nuevo documento, una aplicación de
flujo de trabajo puede iniciarse automáticamente con el nuevo documento, como
un archivo adjunto. Esta capacidad es útil para procesos ETL o de tipo «dropbox»
en los que los clientes, socios o usuarios internos entregan documentos a una
carpeta compartida para su procesamiento.

✓ Servicios web: las aplicaciones BPM permiten el acceso a todo tipo de datos, ya
sean almacenados en bases de datos, sistemas de archivos o incluso correo
electrónico. Pero también permiten acceder a otras aplicaciones de flujo de trabajo,
aplicaciones BPM y servicios directamente a través del conector de servicios web.
Al igual que el conector de la base de datos, el conector de servicios web es
gestionado por un asistente y no requiere codificación o scripting.

✓ Servidores de correo electrónico BPM: después de supervisar el correo electrónico

entrante, el mensaje que aparece en la bandeja de entrada inicia automáticamente
una aplicación BPM. De esta forma, el contenido del correo electrónico se puede
extraer y usar para rellenar campos del formulario o adjuntar a un flujo de trabajo.
La capacidad de interactuar y extraer datos de los mensajes de correo electrónico
es valiosa en una variedad de aplicaciones que incluyen: soporte técnico, servicio
post ventas y atención al cliente.

✓ Aplicación de BPM social e integración de aplicaciones de flujo de trabajo: con las

aplicaciones BPM es posible crear flujos de trabajo asociados a eventos como
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tweets de Twitter, Me gusta o comentarios de Facebook o publicaciones de

LinkedIn. Bastaría con asignar un tweet a un agente de servicio al cliente o dirija
un comentario de Facebook a un experto en marketing de redes sociales para
obtener una respuesta. A través de una aplicación de flujo de trabajo y una
integración y configuración de aplicaciones BPM, es posible definir qué tipo de
eventos de redes sociales desencadenarán una respuesta de flujo de trabajo.
BENEDET M. (2018).

Las herramientas BPMS

Los BPMS son una nueva categoría de software y abren una nueva era en la infraestructura
de las tecnologías de la información. Los BPMS permiten a las empresas modelar,
implementar y gestionar los procesos de negocio, que abarcan múltiples aplicaciones
empresariales, departamentos, partners detrás de los cortafuegos y sobre internet.

BPMS es la suite de tecnologías BPM que incluye todos los módulos funcionales, las
capacidades técnicas y la infraestructura de apoyo integradas en un único entorno para
realizar todas las funciones de la tecnología BPM de manera perfecta y sin fisuras.

Los BPMS persiguen el objetivo de extraer los procesos de las diferentes aplicaciones de
software y almacenarlos en un repositorio de procesos, las aplicaciones que apoyen estos
procesos deberán acceder a este repositorio para consultarlos y trabajar sobre ellos,
integrando la información de la organización a un nivel mucho más elevado.

Constituyen aplicaciones de software que se configuran con base en parámetros, no en

desarrollo, y por tanto requieren una participación marginal de un experto en tecnología,
dejando el mayor por ciento de la puesta en marcha a los expertos en procesos.

Los BPMS deben reunir tres requerimientos obligatorios Flexibilidad, Fiabilidad y

Seguridad, poseer capacidades de escalabilidad, alto rendimiento, tolerancias a fallos y
calidad de servicio y desde que esta tecnología ha pasado la frontera de la empresa deben
también ofrecer niveles avanzados de seguridad.

Los componentes principales de la arquitectura tecnológica de BPM son:

✓ El espacio de trabajo unificado: interfaces de usuario, supervisión y paneles, y
bandejas de entrada de tareas
✓ El entorno de ejecución: el motor de reglas de negocio, el motor de procesos y el
motor de análisis
✓ El motor de simulación
✓ La caja de herramientas de diseño de los procesos: creación de modelos de
procesos, definición de reglas, definición de indicadores clave de desempeño (KPI,
Key Performance Indicators), desarrollo de procesos y diseño de interfaces de
usuario
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✓ El repositorio de metadatos: el “contenedor” de las descripciones, relaciones y

políticas de los activos de los procesos
✓ Adaptadores de servicios web y nuevo entorno de desarrollo de servicios:
proporciona conexiones con las funciones y herramientas existentes para la
creación de nuevos servicios

Un BPMS debe poseer los elementos claves que se relacionan a continuación:

✓ Modelamiento de procesos de negocio

✓ Entornos de desarrollo de aplicaciones para la colaboración entre procesos de
negocio Generación, actualización y publicación de documentación de procesos
✓ Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones
de carga exigidas en determinados momentos del proceso.
✓ Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio
✓ Automatización de procesos
✓ Despliegue de las aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no
requieran mayor conocimiento y experiencia de un usuario final
✓ Análisis del proceso y comportamiento de la operación

(NOY VIAMONTES, P., & PEREZ FERNANDEZ, Y. (2010)).

BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN) es una notación gráfica que describe la
lógica de los pasos de un proceso de Negocio. Esta notación ha sido especialmente diseñada
para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen entre los
participantes de las diferentes actividades. BPMN proporciona un lenguaje común para que
las partes involucradas puedan comunicar los procesos de forma clara, completa y
eficiente. De esta forma BPMN define la notación y semántica de un Diagrama de Procesos
de Negocio (Business Process Diagram, BPD).

BPD es un diagrama diseñado para representar gráficamente la secuencia de todas las

actividades que ocurren durante un proceso, basado en la técnica de “Flow Chart”, incluye
además toda la información que se considera necesaria para el análisis. BPD es un diagrama
diseñado para ser usado por los analistas, quienes diseñan, controlan y gestionan procesos.
Dentro de un Diagrama de Procesos de Negocio BPD se utiliza un conjunto de elementos
gráficos, agrupados en categorías, que permite el fácil desarrollo de diagramas simples y
de fácil comprensión, pero que a su manejan la complejidad inherente a los procesos de
negocio.

¿Por qué es importante modelar con BPMN?

✓ BPMN es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por la

comunidad.
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✓ BPMN es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos.

✓ BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de
negocio y la implementación de estos.
✓ BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada
permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organización
✓ BPMN está planeada para dar soporte únicamente a aquellos procesos que sean
aplicables a procesos de negocios. Esto significa que cualquier otro tipo de
modelado realizado por una organización con fines distintos a los del negocio no
estará en el ámbito de BPMN.

Usos del modelado de procesos

Existen diferentes usos que le podemos dar a los modelos de procesos de negocio, dentro
de ellos están:

✓ Gestionar los procesos

✓ Analizarlos
✓ Mejorarlos

Características de BPMN

Algunas de las características que destacan de esta notación son las siguientes:

✓ Cuenta con más de 100 símbolos visuales

✓ Cada símbolo tiene una descripción concisa especificada dentro del estándar
✓ La versión actual es la 2.0 referida como: BPMN 2.0
✓ Permite modelar procesos en los diferentes niveles de entendimiento y uso
✓ Se pueden modelar procesos ejecutables mismos que sirven para automatizar
procesos.

principales beneficios de BPMN

BPMN ofrece muchos beneficios en el ámbito que comprende el modelado de procesos,

dentro de ellos tenemos:

Fácil de entender
La notación es simple, pero con una semántica poderosa, dado que pone especial énfasis
en el negocio y no en aspectos técnicos, lo que hace que podamos analizar nuestros
procesos para tener un mejor entendimiento de ellos.

Capaz de implementarse a diferentes niveles

Los niveles de modelado de procesos es un concepto, que nos ayuda a determinar qué tanto
nivel de detalle queremos plasmar en nuestros diagramas de procesos.
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En nivel de detalle determinará la audiencia objetivo para la cual describiremos nuestros

modelos de procesos.

Por ejemplo, para los directivos y gerentes de un negocio se utilizan representaciones más
generales y abstractas, mientras que el personal operativo o los ingenieros de TI utilizan
modelos más específicos, con más detalle lo que les permitirá saber con precisión el trabajo
que deben realizar.

Adoptada por diversos fabricantes

Al ser una notación neutra ha sido adoptada por diferentes fabricantes de herramientas para
diagramación de procesos, lo que permite que independientemente de la herramienta
podamos mantener el mismo significado y lógica de nuestros procesos.

Capaz de automatizar procesos

Al ser también una notación rigurosa y estricta, se han diseñado plataformas de software
que toman los diagramas en la BPMN que diseñamos y generan una aplicación ejecutable
que permite llevar las acciones que indica el proceso.

Acciones que se traducen como: registro de datos en formularios, envío de correo, envío
de información a otros sistemas, entre muchas otras.

A través de estas plataformas podremos implementar un control estricto para que se

ejecuten los procesos y no queden solamente descritos a un nivel documental o conceptual.

Reducción de costos
Tener una visión completa de procesos de negocio, cómo se interactúan y el flujo que
siguen facilita mucho a la hora de que el gestor busque por cuellos de botella y
desperdicios, sea de tiempo o recursos.

Aumento de la rentabilidad
Rediseñando procesos con una visión completa sobre ellos no sólo ayuda a ahorrar en la
punta productiva, pero también potencializa sus ganancias al final de esa cadena: en la
entrega al cliente. Los procesos optimizados cuestan menos para la empresa, y ese costo
puede ser repasado como un diferencial de mercado para su público.

Viabilidad de la automatización de procesos complejos

Dependiendo de la complejidad de ciertos proyectos y procesos empresariales, el propio
crecimiento de la empresa puede convertirse en un peso en su agilidad para adaptarse al
mercado.

BPMN ayuda a visualizar oportunidades de automatización en cada etapa productiva.

Sumando pequeñas optimizaciones, usted tiene al final una empresa inclinada, flexible y
que no pierde tiempo para transformar sus propias ideas.
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Mayor transparencia
Esta visión general, automatizada y simplificada de los procesos de negocio, contribuye a
una relación más directa entre causas y consecuencias. El flujo es más fácil de monitorear,
lo que garantiza control, seguridad y conformidad de las actividades y resultados de los
procesos.

Mejora en la comunicación intersectorial

Como llegamos a citar, la colaboración es un punto alto de BPMN. Con la estandarización
de procesos y la relación entre ellos, es fácil para profesionales de cualquiera de los
departamentos (o incluso subcontratistas) entender su papel en ese flujo y cómo trabajar
para alcanzar los próximos pasos - principalmente con quienes debe comunicarse para
agilizar el trabajo de todos.

Es decir, el diseño de proyectos visualmente utilizando BPMN es una forma de facilitar la

vida de todos los colaboradores dentro de una empresa: facilita su gestión, incentiva
innovación y colaboración, además de colocar todos en la misma página hacia objetivos
comunes. Todo ello con más optimización, economía y productividad en su empresa.

Cosas en lo que no es bueno BPMN

BPMN fue diseñado para modelar procesos de forma lógica, cronológica, secuencial y eso
es todo. Sin embargo, no fue diseñado para otro tipo de representaciones como:

✓ Estructuras organizacionales
✓ Estructuras de datos
✓ Estrategias
✓ Reglas de negocio
✓ Mapas conceptuales de TI
✓ Entre otras diferentes al modelado de procesos.

Presente y futuro del BPM

Evolución del BPM

Las soluciones BPM heredadas requerían mucho soporte de IT y de desarrolladores. El

software fue diseñado y construido desde cero. Mantener un sistema heredado es una tarea
compleja y costosa. Estos sistemas y el correspondiente lenguaje de programación
necesario para utilizar el sistema suelen ser obsoletos y anticuados, el propio sistema
complejo e hinchado, centrado en una funcionalidad más mediocre que en una menor
funcionalidad de mayor calidad, y tienen una documentación pobre para arrancar. Para
reducir estos problemas, muchas organizaciones han optado por implementar modernas
plataformas de BPM SaaS basadas en la nube.
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En los últimos años, BPMS ha cambiado su enfoque hacia la experiencia del cliente. La
mayoría de las organizaciones se preguntan cómo podemos cambiar nuestros procesos para
permitir una mejor colaboración, apoyo e innovación para ayudar a crear una mejor
experiencia del cliente. Como resultado, las organizaciones están mirando hacia el BPM
para la transformación digital. Las organizaciones buscan un BPM que utilice tecnología
que impulse la automatización, la colaboración y el compromiso con sus clientes.

Siguiendo la tendencia de código bajo que se observa en otras verticales de software, las
soluciones BPM actuales requieren poca o ninguna participación de TI para crear,
implementar, automatizar y optimizar los procesos de negocio.

El futuro del BPM

Según Mordor Intelligence, "el mercado de la gestión de procesos empresariales (BPM) se

valoró en 3.380 millones de dólares de los EE.UU. en 2019 y se espera que alcance un
valor de 4.780 millones de dólares de los EE.UU. en 2025, con una CAGR del 6,26%
durante el período previsto (2020-2025)". Atribuye al crecimiento del mercado la creciente
integración de la automatización y la Internet de las cosas (IoT) con el BPM.

En el incierto clima económico actual, las organizaciones exigen una mayor productividad,
una mejor gestión de los riesgos y un mejor control de los costos. Con este aumento de la
demanda, más programas de BPM están mirando hacia la implementación de la
Automatización de Procesos Robóticos (RPA). Con esta pila de tecnología en su lugar, las
organizaciones pueden ver una mejora en la agilidad y la flexibilidad con la capacidad de
desplegar nuevas aplicaciones y procesos más rápidamente.

El futuro del BPM parece prometedor, ya que la tecnología que impulsa el RPA, los bots
y la automatización adaptativa continúa mejorando con el aprendizaje de las máquinas.
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Línea de tiempo
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Referencias

NOY VIAMONTES, P., & PEREZ FERNANDEZ, Y. (2010). La actualidad de la Gestión

de Procesos de Negocio: Business Process Management (BPM). Revista Estudiantil
Nacional De Ingenieria Y Arquitectura

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atributos. 2021, mayo 3, de Mediacloud Recuperado de https://blog.mdcloud.es/

BPM: Pasado, Presente, Futuro | ProcessMaker

https://www.processmaker.com/es/blog/bpm-past-present-future/

Notación BPMN: entienda lo que es y sus beneficios - Blog MXM

https://www.mxm.com.br/es/blog/notacao-bpmn-entenda-o-que-e-e-seus-beneficios/
Rojas A. (2021). Qué es BPMN y para qué sirve. 2021, mayo 8, de nextech Recuperado de
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