ADMINISTRACION EN OBRA

Es aquella persona que realiza funciones propias de administración y control

económico en empresas del sector de la construcción, y más concretamente en una o
varias obras que una empresa constructora esté llevando a cabo.
La finalidad del administrativo de obra es realizar la gestión y el control administrativo
en la obra, en conformidad con los procedimientos establecidos por la empresa
constructora para la cual trabaja.

FUNCIONES DE ADMINISTRACION, EN OBRA.

La principal función del administrativo de obra es realizar el control económico de la
obra o grupo de obras a las que está asignado. Para ello, ha de realizar un
seguimiento estricto y exhaustivo de los ingresos y de todos los costes que la obra
genere.
El seguimiento de los ingresos supone revisar toda la información y documentación
relevante de los importes a cobrar y elaborar las facturas a entregar al cliente.
El control de los costes de obra implica administrar y supervisar en mayor o menor
medida los siguientes ámbitos de la obra:

 La gestión del personal de obra: gestionar altas y bajas de contratos

laborales, vacaciones del personal, bajas temporales, notas de gastos, etc.
 Compras: revisión de comparativos, elaboración de contratos de
suministros y servicios, recepción de pedidos, comprobación de albaranes,
revisión de prefacturas o proformas internas
 Gestión de subcontratistas: revisar contratos con subcontratistas, solicitar y
revisar la documentación laboral de los subcontratistas.
 Control de tesorería: registro y control de los movimientos de la caja de
obra y las cuentas bancarias asociadas a la obra, realizar estimaciones de
flujos de caja de la obra
 Facturación y pagos: revisión, conformidad, contabilización y pago de las
facturas de proveedores y subcontratistas
 Cierres mensuales analíticos: elaboración de cierres para el resultado
económicos de obra en el mes, en el año y a origen
 Contabilidad: realizar la contabilidad analítica de la obra, y realizar o
supervisar la contabilidad financiera de la obra.
Asimismo, también suelen ser competencia del Administrativo de obra las siguientes
acciones:

 Gestionar el archivo documental de la obra

 Controlar las comunicaciones oficiales de la obra (entrada y salida de
documentación)
 Supervisar el almacén de la obra
 Recopilar las actas de las reuniones internas de la obra
 Realizar todas las gestiones necesarias con las Administraciones Públicas
relacionadas con la obra
 Llevar el control de inmovilizado e inventario de obra
DEPENDENCIA JERÁRQUICA DEL ADMINISTRATIVO DE OBRA
La actividad del administrativo de obra suele depender de una doble cadena jerárquica:
por un lado, el administrativo de obra funcionalmente depende del jefe de obra a la que
está asignado, teniendo que realizar las actividades de apoyo requeridas por éste para el
seguimiento y el funcionamiento correcto de la obra. Por otro lado, depende
orgánicamente del Departamento de Administración de la empresa constructora, y tiene
que velar que todos los procesos y procedimientos de gestión y control administrativo de la
empresa se aplican y se respetan en la obra.

EL ADMINISTRATIVO DE OBRA EN EL ORGANIGRAMA DE LA OBRA

La Administración de Obra constituye un departamento independiente dentro de la obra, al
mismo nivel que otros departamentos de la obra como pueden ser la Oficina Técnica,
Producción, Calidad, Seguridad y Salud y otros. Al igual que el resto de departamentos de
la obra, la Administración de obra está subordinada al jefe de Obra. Aunque las
actividades desempeñadas por el Administrativo de obra son esencialmente de apoyo y
soporte a la obra, la relevancia de las tareas desempeñadas por el Administrativo de obra
es fundamental para el correcto desarrollo de la obra.

PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE UN ADMINISTRATIVO DE OBRA Y UN

ADMINISTRATIVO DE OFICINA
Tanto el Administrativo de obra como el Administrativo de oficina realizan trabajos de
gestión administrativa. Aunque ambos coinciden en muchos aspectos, también existen una
serie de diferencias:

CONTABILIDAD EN OBRA

La contabilidad es una parte muy vital del proceso administrativo y administrativo en

cualquier negocio. En las empresas con varias partes móviles, como en la
construcción, depende del equipo de contabilidad realizar un seguimiento preciso del
movimiento de los activos dentro y fuera de la empresa para garantizar tanto la
transparencia como la rentabilidad.

Si es importante Tenga en cuenta que el papel de un contador en una empresa de

construcción no será exactamente el mismo que en una empresa normal. Por ejemplo,
una empresa como un restaurante o una tienda de comestibles utiliza principios de
contabilidad típicos. Este modelo funciona perfectamente para ese tipo de negocio que
vende productos desde una ubicación fija. El negocio comprende el costo de cada
artículo que vende y los gastos generales se mantienen relativamente constantes.
Por otro lado, las empresas de construcción son móviles y tienen trabajos
personalizados completos en ubicaciones novedosas de forma regular. Como tal, las
empresas de construcción deben monitorear categorías de costos totalmente
diferentes: tiempo de viaje, costos de movilización, como herramientas y equipos de
embalaje, entrega de materiales al sitio e incluso limpiar el sitio de materiales en
exceso una vez que se completa un trabajo.

En cierto sentido, el negocio no tiene una ubicación fija y se traslada a donde el cliente
lo necesite, junto con los materiales necesarios para el trabajo.

En Además, las empresas de construcción también utilizan el Método del porcentaje

de finalización, donde los ingresos se contabilizan en función de la ganancia estimada
de un contrato y qué porcentaje de ese proyecto se ha completado. Esto hace que sea
aún más crítico que las empresas de construcción implementen métodos de
contabilidad de costos que permitan un seguimiento preciso de sus gastos para
proyectar con precisión las ganancias y pérdidas.

La contabilidad de la construcción es significativamente más compleja de lo que se

puede obtener en otros tipos de negocios. Poder rastrear, informar y clasificar los
costos y otros gastos en su negocio de construcción es importante para comprender
cómo ofertar por proyectos, qué proyectos son rentables para su negocio, cómo
facturar a los clientes de manera precisa y justa, y cómo aprovechar al máximo su
recursos de la empresa.

Estas son algunas de las funciones y responsabilidades de un contador en una

empresa de construcción.

 Proporcionar apoyo de gestión y contabilidad financiera para la organización, lo

que incluye asumir la responsabilidad de las entradas en el libro mayor,
incluidas las conciliaciones y completar revisiones detalladas de la cuenta de
pérdidas y ganancias en el sistema de contabilidad de la empresa.
 Preparación y conciliación de los informes de pérdidas y ganancias y balance
de forma mensual, trimestral y anual.
 Asistir en la elaboración de presupuestos y pronósticos.
 Gestionar la relación con las partes interesadas externas, asegurando que los
informes y documentos apropiados se presenten y se actualicen con el IRS.
 Administrar los asuntos financieros de la compañía y la contabilidad general.
 Monitoreo y administración diaria de varias cuentas bancarias de la compañía.
 Asistencia en la preparación de ta anuales x devoluciones y otras
presentaciones regulatorias.
 Gestión efectiva del presupuesto de un proyecto.
 Asegurarse de que el proceso contable cumpla con la ley.
  Proporcionar información precisa, comprensible y oportuna que respalde sus
decisiones de gestión, incluidos análisis y recomendaciones.
 Supervisiones contables en la empresa (si corresponde) y estableciendo y
monitoreando el sistema contable e interpretando los datos de las actividades
contables.
 Aplique los estándares y procedimientos contables de construcción requeridos
para el registro y reporte de la actividad de construcción
 Configure trabajos, control presupuestario, subcontratos y órdenes de cambio
en el software de contabilidad.
 Trabaje en estrecha colaboración con los Gerentes de Proyectos de
Construcción desde el principio hasta el final del proyecto para garantizar que
las cuentas por cobrar y por pagar se manejen de manera adecuada y se
contabilicen a tiempo para.
 Comprender los términos en los contratos de propietarios y subcontratistas
para garantizar la precisión y la puntualidad de la facturación y los pagos
progresivos.
 Comprender y mantener los códigos de costos estándar en el sistema de
contabilidad
 C comunicarse con varias agencias de financiación (es decir, Title Company,
Escrow Company) con respecto al proceso de solicitud de pago y los requisitos
necesarios para el pago.
 Administre el desembolso y el cobro de la exención de gravamen.
 Revise y apruebe las cuentas por pagar semanalmente.
 Comuníquese con la división de Construcción y proveedores externos y
subcontratistas por teléfono y correo electrónico.
 Prepare entradas de diario.
 Ayude con los cierres de fin de mes y de fin de año.
 Asiste con la preparación de informes financieros mensuales y análisis de
cuenta.
 Monitoree y resuelva problemas bancarios, incluyendo anomalías en las tarifas
y verifique las diferencias.
 Revise las conciliaciones de cuentas / bancos.
 Asistir en la preparación y coordinación de los procesos de auditoría y
declaración de impuestos.
 Asistir con la implementación y el mantenimiento de los controles y
procedimientos financieros internos

https://repositorio.usmp.edu.pe/bitstream/handle/20.500.12727/5325/guevara_qga.

https://es.qoodis.com/index.php/deberes-de-un-contador-en-una-empresa-
constructora