Reglamento Específico de Fondos con Cargo a

Rendición de Cuentas

[v.1.0]
 REGLAMENTO ESPECIFICO DE 17-Diciembre-
JEFATURA NACIONAL DE Fecha: 2009
FONDOS CON CARGO A RENDICION DE
CONTABILIDAD Estado:
17-Diciembre-
CUENTAS 2009
Versión: 1.0
UNIVERSAL BROKERS S.A. DOCUMENTACIÓN
Código:

1. Control del documento

1.1. Información del documento

Nombre del Proyecto: Reglamento Específico de Fondos con Cargo a

Rendición de Cuentas.
Fecha Creación: 17-Diciembre-2009
Fecha Entrega: 17-Diciembre-2009
Versión: V 1.0
Autor: Mónica Rossel

1.2. Editores

Fecha Editor Versión Cambios Realizados

17/12/2009 Mónica Rossel V.1.0 Primera versión

1.3. Tipo de Documento

Documento Confidencial

1.4. Acceso al Documento

Este documento es de uso obligatorio de:

 Gerencia General
 Gerencia de Administración y Finanzas
 Gerencias Regionales
 Unidad de Contabilidad
 Todas las áreas de trabajo

Este documento puede ser revisado o leído por:

 Gerencia General, Gerencia Comercial, Gerencia Técnica

 Gerencia Regional Santa Cruz, Gerencia Regional Cochabamba
 Jefaturas Nacionales
 Personal de la Empresa
 Auditoría del BMSC
 Auditoría Externa

Página 2 de 11
 REGLAMENTO ESPECIFICO DE 17-Diciembre-
JEFATURA NACIONAL DE Fecha: 2009
FONDOS CON CARGO A RENDICION DE
CONTABILIDAD Estado:
17-Diciembre-
CUENTAS 2009
Versión: 1.0
UNIVERSAL BROKERS S.A. DOCUMENTACIÓN
Código:

2. Aceptación
Se autoriza la política descrita en el presente documento y se instruye su aplicación.

2.1. Aprobación Área de Contabilidad

Fecha: / / Fecha: / / Fecha: / / Fecha: / /

Nombre/Sello: Nombre/Sello: Nombre/Sello: Nombre/Sello:

2.2. Aprobaciones Otras Áreas

Fecha: / / Fecha: / / Fecha: / / Fecha: / /

Nombre/Sello: Nombre/Sello: Nombre/Sello: Nombre/Sello:

2.3. Aprobaciones Gerencia General y Sub Gerencia Nal. Administrativa

Fecha: / / Fecha: / / Fecha: / / Fecha: / /

Nombre/Sello: Nombre/Sello: Nombre/Sello: Nombre/Sello:

Página 3 de 11
 REGLAMENTO ESPECIFICO DE 17-Diciembre-
JEFATURA NACIONAL DE Fecha: 2009
FONDOS CON CARGO A RENDICION DE
CONTABILIDAD Estado:
17-Diciembre-
CUENTAS 2009
Versión: 1.0
UNIVERSAL BROKERS S.A. DOCUMENTACIÓN
Código:

3. Contenido
1. Control del documento.......................................................................................................... 2
1.1. Información del documento ........................................................................................... 2
1.2. Editores......................................................................................................................... 2
1.3. Tipo de Documento ....................................................................................................... 2
1.4. Acceso al Documento.................................................................................................... 2
2. Aceptación ........................................................................................................................... 3
2.1. Aprobación Area de Contabilidad .................................................................................. 3
2.2. Aprobaciones Gerencia General y Sub Gerencia Nal. Administrativa............................. 3
3. Contenido............................................................................................................................. 4
4. Introducción.......................................................................................................................... 5
4.1. Alcance ......................................................................................................................... 5
4.2. Registros, Formularios o Impresos ................................................................................ 5
4.3. Tiempo de Ejecución..................................................................................................... 5
5. Reglamento específico de Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas ................................. 5
5.1. CAPITULO I.- Aspectos Generales ............................................................................... 5
5.1.1 Art. 1 Objetivo............................................................................................................... 5
5.1.2 Art. 2 Concepto............................................................................................................. 5
5.1.3 Art. 3 Características .................................................................................................... 5
5.1.4 Art. 4 Ambito de aplicación............................................................................................ 6
5.1.5 Art. 5 Aprobación y Difución.......................................................................................... 6
5.1.6 Art. 6 Revisión y Actualización ...................................................................................... 6
5.1.7 Art. 7 Incumplimiento .................................................................................................... 6
5.2. CAPITULO II.- Disposiciones Generales ....................................................................... 6
5.2.1 Art. 8 Fondos con cargo a rendición de cuentas............................................................ 6
5.2.2 Art. 9 Apertura de cargo de cuenta................................................................................ 7
5.2.3 Art. 10 Orden de pago .................................................................................................. 7
5.2.4 Art. 11 Atribuciones y responsabilidad de la unidad contable......................................... 7
5.2.5 Art. 12 Comprobante dce contabilidad de egreso .......................................................... 7
5.2.6 Art. 13 Cargo de cuenta de fondos con cargo a rendición de cuentas............................ 7
5.2.7 Art. 14 Emisión de cheque ............................................................................................ 7
5.2.8 Art. 15 Ejecución del Gasto........................................................................................... 7
5.2.9 Art. 16 Reversiones ...................................................................................................... 8
5.2.10 Art. 17 Reembolsos ...................................................................................................... 8
5.2.11 Art. 18 Rendición de cuentas ........................................................................................ 8
5.2.12 Art. 19 Plazo para la rendición de cuentas .................................................................... 8
5.2.13 Art. 20 Malversación de fondos..................................................................................... 9
5.2.14 Art. 21 Impedimento para solicitar nuevos fondos con cargo a rendición de cuentas ..... 9
6. Procedimiento de Ejecución de Desembolsos....................................................................... 9
6.1. Programación de Desembolsos ..................................................................................... 9
6.2. Desembolsos por la recepción de documentos exigibles ............................................... 9
6.3. Desembolsos para las Unidades Solicitantes de la empresa.........................................10

Página 4 de 11
 REGLAMENTO ESPECIFICO DE 17-Diciembre-
JEFATURA NACIONAL DE Fecha: 2009
FONDOS CON CARGO A RENDICION DE
CONTABILIDAD Estado:
17-Diciembre-
CUENTAS 2009
Versión: 1.0
UNIVERSAL BROKERS S.A. DOCUMENTACIÓN
Código:

4. Introducción
En este documento se definen los procedimientos bajo las cuales se gestionará el desembolso
de fondos para los diversos pagos que se efectúan en Universal Brokers S.A.
4.1. Alcance
Se sujetarán a las disposiciones establecidas en este Reglamento, todo funcionario
que se le asigne fondos con cargo a rendición de cuentas y a los responsables de
su revisión y aprobación.
El procedimiento para la ejecución de desembolsos aplica a cualquier tipo de
desembolso que efectúe el área de Contabilidad al personal de Universal Brokers
independientemente de estar asociado o no a la cuenta Entregas con Cargo de
Cuentas.
4.2. Registros Formularios o Impresos
- Comprobante de egreso
- Cartas de solicitud de transferencia bancaria
- Cartas de emisión de cheques de gerencia
- Cheques
4.3. Tiempo de ejecución
- Permanente
5. Reglamento Específico de Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas
5.1. Capítulo I
Aspectos Generales

5.1.1 Artículo 1 (Objetivo)

El Reglamento de Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas de Universal
Brokers S.A. tiene como objetivo precautelar el correcto empleo y aplicación de los
Recursos Económicos de la empresa, identificando la variedad y confiabilidad de la
documentación sustentatoria de las rendiciones de cuentas y su presentación en
tiempo oportuno.

5.1.2 Artículo (Concepto)

Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas es el procedimiento de entrega de una

determinada cantidad de dinero a un funcionario, previamente autorizado, con el
propósito que se utilice en la ejecución y pago de cierto tipo de gastos, para su
posterior oportuna rendición de cuentas, de acuerdo a los términos establecidos en
el presente reglamento.

5.1.3 Artículo 3. (Características)

La Gerencia Nacional de Administración y Finanzas tendrá como atribución la

autorización y aprobación para el desembolso de los Fondos con Cargo a

Página 5 de 11
 REGLAMENTO ESPECIFICO DE 17-Diciembre-
JEFATURA NACIONAL DE Fecha: 2009
FONDOS CON CARGO A RENDICION DE
CONTABILIDAD Estado:
17-Diciembre-
CUENTAS 2009
Versión: 1.0
UNIVERSAL BROKERS S.A. DOCUMENTACIÓN
Código:

Rendición de Cuentas y será su responsabilidad verificar que el requerimiento de

éstos sea para cumplir propósitos específicos relacionados con las actividades
propias de la institución.

Contablemente, los Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas, es una cuenta de

activo corriente exigible y corresponde a los funcionarios, que reciben estos
fondos, responder mediante rendición de cuentas documentada a tiempo de
depositar el efectivo no utilizado en el periodo en el que se efectuó el descargo.

5.1.4 Artículo 4. (Ámbito de Aplicación)

El presente reglamento es de estricto cumplimiento para todas las áreas y

funcionarios de la oficina central y sucursales de la empresa.
5.1.5 Artículo 5. (Aprobación y difusión)

El presente reglamento específico entrará en vigencia a partir de su aprobación. El

contenido de sus procedimientos y normas representan un instrumento
administrativo, que tiene por objeto ser una guía de las acciones del personal
involucrado de la institución, que utiliza recursos bajo la modalidad de Fondos con
Cargo a Rendición de Cuentas.

La difusión y aplicación de este Reglamento es responsabilidad de la Gerencia

Nal. de Administración y Finanzas.

5.1.6 Artículo 6. (Revisión y Actualización)

La Gerencia Nal. de Administración y Finanzas a través de la instancia

correspondiente es responsable de la revisión anual y actualización del presente
reglamento o en el momento que crea necesario en pro de una mejora.

5.1.7 Artículo 7. (Incumplimiento)

El incumplimiento al presente reglamento generará sanciones en función a la falta

cometida.

5.2. Capítulo II
Disposiciones Generales

5.2.1 Artículo 8. (Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas)

El presente reglamento constituye un instrumento técnico de control para la

presentación de gastos, con la revisión y aprobación de las rendiciones de cuenta,
cuidando que éstas sean presentadas en los plazos establecidos y lograr que
todos los funcionarios rindan cuentas de los recursos económicos y financieros
que les fueron entregados.

Todo funcionario que reciba, pague o custodie fondos de la empresa, tiene la

obligación de administrar los mismos, velando por los intereses de la empresa.

Página 6 de 11
 REGLAMENTO ESPECIFICO DE 17-Diciembre-
JEFATURA NACIONAL DE Fecha: 2009
FONDOS CON CARGO A RENDICION DE
CONTABILIDAD Estado:
17-Diciembre-
CUENTAS 2009
Versión: 1.0
UNIVERSAL BROKERS S.A. DOCUMENTACIÓN
Código:

5.2.2 Artículo 9. (Apertura de Cargo de Cuenta)

La solicitud de Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas será dirigida a la

Gerencia Nal. de Administración y Finanzas a través de correo electrónico interno,
con autorización del jefe inmediato superior.

El requerimiento de Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas debe mencionar el

tipo de gasto y una estimación presupuestaria a ejecutar.

5.2.3 Artículo 10. (Orden de Pago)

Aprobado el requerimiento de Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas por la

Gerencia Nal. de Administración y Finanzas, se procederá a instruir a la unidad
contable el trámite del desembolso.

5.2.4 Artículo 11. (Atribuciones y Responsabilidad de la Unidad Contable)

Son Atribuciones y Responsabilidad de la Unidad de Contabilidad:

a) Realizar el proceso de revisión de la documentación de descargo recibida.

b) Aceptar o rechazar la documentación de rendición de cuentas.
c) Elaborar y remitir informes periódicos de los funcionarios a quienes se
entregó Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas y no presentaron el
descargo correspondiente, para que se tomen las acciones necesarias.

5.2.5 Artículo 12. (Comprobante de Contabilidad Egreso)

Como Consecuencia de la orden de desembolso, la unidad de contabilidad

elaborará el comprobante de contabilidad de egreso.

5.2.6 Artículo 13. (Cargo de Cuenta de fondos con Cargo a Rendición de Cuentas)

El cargo de cuenta de Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas será en moneda

nacional o extranjera.

5.2.7 Artículo 14. (Emisión de Cheque)

El cheque firmado por personal autorizado es entregado al funcionario autorizado

expresamente, previa firma de los documentos respaldatorios de desembolso
(comprobante de contabilidad de egreso). A partir de ese momento el funcionario
se convierte en deudor a la empresa y consiguientemente obligado a cumplir las
disposiciones de esta norma.

5.2.8 Artículo 15. (Ejecución del Gasto)

Los Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas deberán estar enmarcados dentro
del tipo de gasto aprobado en el requerimiento del funcionario, respaldado con
factura girada a nombre de la empresa y con el número de identificación tributaria

Página 7 de 11
 REGLAMENTO ESPECIFICO DE 17-Diciembre-
JEFATURA NACIONAL DE Fecha: 2009
FONDOS CON CARGO A RENDICION DE
CONTABILIDAD Estado:
17-Diciembre-
CUENTAS 2009
Versión: 1.0
UNIVERSAL BROKERS S.A. DOCUMENTACIÓN
Código:

correspondiente y muy excepcionalmente con recibos cuando por Ley no está

establecido la emisión de notas fiscales.

5.2.9 Artículo 16. (Reversiones)

Cualquier monto de dinero no ejecutado en Fondos con Cargo a Rendición de

Cuentas, deberá ser revertido a la cuenta de origen, de la cual se entregó los
fondos correspondientes, debiendo adjuntarse al descargo el original de la boleta
del depósito bancario.

5.2.10 Artículo 17. (Reembolsos)

En caso de que los gastos sobrepasen a los Fondos con Cargo a Rendición de
Cuentas, el funcionario tendrá el derecho a solicitar, por escrito justificando el
reembolso que corresponda, previa aprobación del jefe inmediato superior y
aprobación de la Gerencia Nal. de Administración y Finanzas. Para tal efecto la
unidad de contabilidad verificará el gasto con los documentos de descargo.

5.2.11 Artículo 18. (Rendición de Cuentas)

De acuerdo al presente reglamento, el funcionario que reciba Fondos es

RESPONSABLE de su manejo y tiene la obligación de rendir cuenta de la
administración de los mismos, con el respectivo descargo, adjuntando la
documentación sustentatoria, en los plazos establecidos.

5.2.12 Artículo 19. (Plazo para la Rendición de Cuentas)

Los funcionarios deberán presentar rendiciones de cuentas en los plazos

siguientes:

a) 7 días hábiles a partir de la entrega de Fondos con Cargo a Rendición de

Cuentas.
Toda entrega de dinero en la modalidad de Fondos con Cargo a Rendición de
Cuentas, para la ejecución de actividades especificas de las unidades
solicitantes, como el pago de servicios o compras de cualquier tipo, tienen un
plazo de 7 días hábiles, a partir de la fecha de entrega, para presentar los
descargos correspondientes.
b) En el caso de entrega de fondos por viáticos, concluida la comisión, el
funcionario tiene la obligación de presentar a la Gerencia Nal. de
Administración y Finanzas, el informe del viaje, debidamente aprobado por el
jefe inmediato superior, de acuerdo al Reglamento especifico de viáticos de la
Institución.
c) Sólo en caso de que el desembolso se haya realizado a finales de mes y se
ejecutó el gasto en el mismo mes, todo funcionario está obligado a rendir
cuentas inmediatamente de realizado el gasto, así sea dentro de las 24 horas
de recibido el desembolso con el fin de no afectar el cierre contable del mes.

En caso de la no presentación del Descargo al cierre del periodo, la Unidad de

contabilidad remitirá a la Gerencia Nal. de Administración y Finanzas información

Página 8 de 11
 REGLAMENTO ESPECIFICO DE 17-Diciembre-
JEFATURA NACIONAL DE Fecha: 2009
FONDOS CON CARGO A RENDICION DE
CONTABILIDAD Estado:
17-Diciembre-
CUENTAS 2009
Versión: 1.0
UNIVERSAL BROKERS S.A. DOCUMENTACIÓN
Código:

de los saldos deudores por concepto de Fondos con Cargo a Rendición de

Cuentas, para que por su intermedio se gestione la recuperación de los fondos
pendientes de descargo y los ajustes contables correspondientes.

5.2.13 Artículo 20. (Malversación de Fondos)

Los funcionarios responsables de los gastos con Fondos con Cargo a Rendición de
Cuentas, que efectuaron manejo indebido de los recursos, porque no se ajustaron
estrictamente al tipo de gasto solicitado, incurrirán en MALVERSCION DE
FONDOS, haciéndose pasibles a las sanciones previstas por Ley.

5.2.14 Artículo 21. (Impedimento para solicitar nuevos Fondos con Cargo a
Rendición de Cuentas)

Los funcionarios que reciban Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas y no

hayan presentado sus rendiciones de cuentas en los plazos previstos en el
presente reglamento, no podrán recibir nuevos fondos entre tanto no regularicen
sus descargos pendientes, sin perjuicio de la aplicación de sanciones conforme a
la disposición vigente.

6. Procedimiento para la ejecución de desembolsos

Procedimientos que componen el proceso

- Programación de desembolsos
- Desembolsos por la recepción de documentos externos exigibles
- Desembolsos para las Unidades solicitantes de la empresa

6.1. Programación de desembolsos

1) La Unidad de Contabilidad y otras relacionadas, prepararán cronograma mensual de
desembolsos habituales (Ej. CSBP, AFP´s, Subsidios, Cajas Chicas, etc.).
2) La Unidad de Contabilidad, en coordinación con la Gerencia General y Gerencia Nal.
de Administración y Finanzas, determinarán dos días a la semana y hora máxima de
solicitud de desembolsos, días que serán comunicados a todo el personal de Universal
Brokers en comunicación interna anualmente.
3) La Unidad de Contabilidad tomará previsiones en los Bancos, realizando
transferencias oportunas a fin de garantizar la disponibilidad en Bancos.
4) La Unidad de Contabilidad priorizará desembolsos, de acuerdo a la importancia de
cada uno de ellos, en base al disponible en Bancos.
6.2. Desembolsos por la recepción de documentos externos exigibles
5) El encargado de la recepción de documentación, recibe las facturas y/u otros de
externos, derivando las mismas con hoja de ruta a la Gerencia de Administración y
Finanzas.
6) La Gerencia de Administración y Finanzas instruye con un proveído en la hoja de ruta
el procesamiento de desembolso por pago de servicios y/o compra de bienes a la
Unidad de Contabilidad en plazo no mayor a un día hábil.
7) La Unidad de Contabilidad revisará si la documentación recibida está en orden.
(Factura correctamente emitida, los montos de acuerdo a la cotización, etc.)

Página 9 de 11
 REGLAMENTO ESPECIFICO DE 17-Diciembre-
JEFATURA NACIONAL DE Fecha: 2009
FONDOS CON CARGO A RENDICION DE
CONTABILIDAD Estado:
17-Diciembre-
CUENTAS 2009
Versión: 1.0
UNIVERSAL BROKERS S.A. DOCUMENTACIÓN
Código:

8) Si la documentación no está en orden, La Unidad de Contabilidad se comunicará con

el proveedor y/o responsable, para que realice la modificación respectiva.
9) Si la documentación está en orden, la Unidad de Contabilidad procesará el
desembolso en los plazos establecidos.
10) Una vez realizado el desembolso, la Unidad de Contabilidad derivará los documentos
emergentes del mismo a la Gerencia de Administración y Finanzas para su respectiva
firma.
11) Lo propio realizará la Gerencia de Administración de Finanzas, derivando los
documentos a la Gerencia General, para su firma.
12) La Gerencia General devolverá los documentos debidamente firmados a la Unidad de
Contabilidad, la misma que será responsable del pago.
13) Cuando el documento exigible sea pagado por transferencia de fondos, la Unidad de
Contabilidad y/o la Gerencia de Administración y Finanzas se responsabilizará de
realizar el trámite respectivo ante la institución bancaria.
14) Cuando el documento exigible provenga del interior de país, donde exista sucursales
de Universal Brokers S.A. y se emita cheque para el pago, la Unidad de Contabilidad
remitirá, junto con el cheque, una Comunicación Interna con dos ejemplares de su
Comprobante de egreso a la Gerencia Regional, para que instruya a quien
corresponda el pago.
15) Una vez realizado el pago, el Gerente Regional instruirá la devolución inmediata de
uno de los ejemplares del Comprobante de Egreso, firmado por el receptor del cheque,
a la Unidad de Contabilidad. El segundo ejemplar del Comprobante de Egreso debe
ser archivado en la sucursal para cualquier eventualidad.

6.3. Desembolsos para las Unidades solicitantes de la empresa

16) La Unidad Solicitante solicitará el desembolso, adjuntando el respaldo necesario, que

puede ser a través de un informe técnico, planillas, formularios u otro documento, que
deberá ser autorizado por la Gerencias Nacionales, Gerencias Regionales y/o la
Gerencia General, según corresponda.
17) La Unidad de Contabilidad realizará la revisión de la solicitud, estableciendo si la
documentación de respaldo es suficiente, así como las firmas de autorización.
18) Si la documentación no está en orden, la Unidad de Contabilidad se comunicará con el
solicitante, para que realice la modificación respectiva.
19) Si la documentación está en orden, la Unidad de Contabilidad procesará el
desembolso en los plazos establecidos (ver punto 2)
20) Una vez realizado el desembolso, la Unidad de Contabilidad derivará los documentos
emergentes del mismo a la Gerencia de Administración y Finanzas para su respectiva
firma.
21) Lo propio realizará la Gerencia de Administración de Finanzas, derivando los
documentos a la Gerencia General, para su firma.
22) La Gerencia General devolverá los documentos debidamente firmados a la Unidad de
Contabilidad, la misma que será responsable del desembolso.
23) Cuando el documento exigible sea pagado por transferencia de fondos, la Unidad de
Contabilidad y/o la Gerencia de Administración y Finanzas se responsabilizará de
realizar el trámite respectivo ante la institución bancaria.
24) Cuando la solicitud provenga de las sucursales, la Unidad de Contabilidad remitirá,
junto con el cheque, una Comunicación Interna con dos ejemplares de su

Página 10 de 11
 REGLAMENTO ESPECIFICO DE 17-Diciembre-
JEFATURA NACIONAL DE Fecha: 2009
FONDOS CON CARGO A RENDICION DE
CONTABILIDAD Estado:
17-Diciembre-
CUENTAS 2009
Versión: 1.0
UNIVERSAL BROKERS S.A. DOCUMENTACIÓN
Código:

Comprobante de egreso a la Gerencia Regional, para que instruya a quien

corresponda la entrega del cheque al beneficiario.
25) Una vez realizada la entrega del cheque al beneficiario, el Gerente Regional instruirá la
devolución inmediata de uno de los ejemplares del Comprobante de Egreso, firmado
por el receptor del cheque, a la Unidad de Contabilidad. El segundo ejemplar del
Comprobante de Egreso debe ser archivado en la sucursal para cualquier
eventualidad.

Página 11 de 11