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Trabajo N°3 - Enfoque de Sistemas
Trabajo N°3 - Enfoque de Sistemas
Integrantes:
Tumbes, Perú
2021
ÍNDICE
RESUMEN............................................................................................................4
ABSTRACT...........................................................................................................5
1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................6
2. OBJETIVOS..................................................................................................7
3. MARCO TEÓRICO........................................................................................8
4. MATERIALES Y MÉTODOS.......................................................................15
4.1. Metodología..........................................................................................15
4.1.3. Misión..............................................................................................17
4.1.4. Visión..............................................................................................17
2
4.2.1. Paso 1: Ver la compañía como un sistema....................................20
4.4.5. Paso 10: Dar seguimiento para asegurar que la solución sea eficaz
61
5. CONCLUSIONES........................................................................................63
6. RECOMENDACIONES...............................................................................64
7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................................65
3
RESUMEN
4
ABSTRACT
It is known that there is a potential market that has been insufficiently served by
the different companies that offer lubricants, which, most have not taken into
account the study and the importance of implementing a correct systems
approach that can cover any type of need before a problem that arises. The
systems approach is all those activities that determine a general objective and
the justification of each of the subsystems, the performance measures and
standards in terms of the general objective, the complete set of subsystems and
their plans for a specific problem.
5
1. INTRODUCCIÓN
El enfoque de sistemas radica en que algo muy complejo se hace muy fácil de
comprender, ya que este nos permite tener una visión específica de cada
elemento del sistema para comprender como funcionan en conjunto; además
de que podemos reconocer las debilidades y fortalezas de cada elemento y
subsistema de las organizaciones.
El presente trabajo nos permite conocer a fondo las fases del enfoque de
sistemas y con ello diagnosticar los problemas que acontecen en las
organizaciones y que a través de ello se elabore, se evalúe y se elija a la
alternativa más idónea para ello.
6
2. OBJETIVOS
7
3. MARCO TEÓRICO
Por otro lado, se comprende que el enfoque de sistemas son las actividades
que determinan un objetivo general y la justificación de cada uno de los
subsistemas, las medidas de actuación y estándares en términos del objetivo
general, el conjunto completo de subsistemas y sus planes para un problema
específico.
a) SÍNTOMAS: son las señales o las alertas que nos indican que existe un
problema o que va a suceder a futuro. Los síntomas son condiciones
producidas por el problema. Es común que el gerente vea los síntomas y no
el problema. El ciclo de retroalimentación llama la atención del gerente
hacia los síntomas pero estos no cuentan toda la historia, el gerente debe
8
buscar debajo de los síntomas para encontrar la verdadera causa del
problema.
9
estado deseado (lo que el sistema debe lograr) y el estado actual (lo que el
sistema está logrando). Si el estado actual y el deseado son iguales no hay
problemas, pero si son diferentes algún problema es la causa y debe
resolverse.
Una vez que se han identificado las alternativas, puede usarse el sistema
de información para evaluarlas individualmente, esta evaluación debe tener
en cuenta las restricciones que pudiese haber, tanto internas como
externas.
10
RESTRICCIONES: es el impedimento o la limitación a la hora de realizar
alguna actividad o tarea.
1. Subsistema de Recepción.
11
TIPO DE SUSBSISTEMA DESCRIPCIÓN FUNCIÓNES A DETALLE
Requisitos Intelectuales
2. Subsistema de Ventas
Requisitos Intelectuales
12
i. Instrucción Básica: que cuenten con estudios técnicos en
administración o contabilidad o carreras afines.
ii. Otras Aptitudes: Ser personas responsables, honestas, carismáticas y
que realice sus actividades efectivamente.
Conocer y dar lectura correcta a las boletas de venta
Capacidad para identificar el servicio que se brinda, de acuerdo a las
especificaciones.
Habilidad para brindar con facilidad el servicio.
3. Subsistema de Almacenamiento
Requisitos Intelectuales
13
y elaboración del servicios vehículo.
exigido o demandado por 2. Diagnóstico
el cliente y siempre 3. Se realiza la
OPERATIVO MECÁNICO
satisfaciendo sus cotización, pende al
necesidades o interés diagnóstico.
finales.
Requisitos Intelectuales
14
5) Paso 5. Analizar las partes del sistema en cierto orden
15
6) Paso 6. Identificar soluciones alternativas
16
4. MATERIALES Y MÉTODOS
4.1. Metodología
17
6. Se elaboró el caso práctico para su posterior desarrollo tomando en
consideración los pasos del enfoque de sistemas.
18
Los Lubricantes son sustancias que permiten un adecuado funcionamiento de
instrumentos a través de un recubrimiento que se genera en diferentes piezas,
sin importar las temperaturas a las que sean sometidas.
En Tumbes, las marcas de aceites que más se comercializan son Shell Castrol
móvil y en cuanto a filtros destaca la marca LYS, la cual es la más
comercializada en la ciudad.
19
- Entre otros.
4.1.3. Misión
4.1.4. Visión
20
de bajo consumo, entre otros.
GERENTE GENERAL
ALMACENERO Y
JEFE DE TALLER
DESPACHO
ASESOR DE ASESOR DE
SERVICIO 1 SERVICIO 2
T. MECÁNICO 1 T. MECÁNICO 2
21
4.2. Fase I: Trabajo de preparación
Estándares
Procesador de
Decisiones Información
información
GERENCIA
Integración de modelos
básicos
a) Modelo físico
b) Modelo narrativo
c) Modelo gráfico
d) Modelo matemático
Datos
Recursos de entrada:
a) Técnicos 22
b) Clientes
Proceso de Recursos de salida
transformación a) Residuos
a) Recepción del vehículo b) Abundante consumo de
b) Mantenimiento del agua
vehículo c) Elevado consumo de
c) Entrega del móvil energía
d) Satisfacción o d) Contaminación
4.2.1.1.1. Recursos de entrada
insatisfacción del ambiental
4.2.1.1.1.1. Recursos humanos
cliente
1. Jefe de taller
a. Funciones:
1. Mantener el buen funcionamiento del taller mecánico a su cargo.
Administrar conjuntamente con el encargado de mantenimiento, las
herramientas a ser utilizadas.
2. Fiscalizar el trabajo de los mecánicos a su cargo.
3. Solicitar el presupuesto y pedido de repuestos, materiales, insumos y
herramientas que se necesiten para atender los servicios solicitados.
4. Elaborar y realizar programas de mantenimiento preventivo de
los equipos, maquinarias y herramientas conforme a las indicaciones
de los manuales técnicos respectivos.
5. Supervisar al personal técnico, mecánicos, torneros, auxiliares y
ayudantes de mecánicos en su trabajo diario, velando que se cumpla
con la Ley y las políticas internas de la institución.
6. Recibir del encargado de mantenimiento las informaciones pertinentes a
los trabajos realizados por cada vehículo, maquinaria o instalaciones
edilicias.
7. Otras tareas inherentes y especificadas en el Manual de Funciones.
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Los técnicos de ingeniería mecánica se encargarán del diseño, desarrollo,
mantenimiento y operación de todo tipo de máquinas y de sus equipamientos.
a. Funciones:
1. Realizar check list de ingreso, evaluación y diagnóstico del vehículo.
2. Ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo de autos para
garantizar su adecuado funcionamiento.
3. Velar por el cuidado de la maquinaria y sus implementos.
4. Comunicar oportunamente los mantenimientos y fallas que se pueda
presentar.
5. Cooperar con el orden y la limpieza de su puesto de trabajo.
6. Disponibilidad para realizar asistencia en ruta para cuando sea
requerido.
7. Manejo de Equipos de Diagnóstico de unidades.
8. Elaborar informes Técnicos: Diagnósticos de Falla - Motor, fallas
graves, análisis de revisión periódicas de componentes con desgaste
prematuro.
9. Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral
establecidos por la Organización.
10. Realizar cualquier otra actividad que le sea asignada por el superior
inmediato.
3. Asesor de servicio
a. Funciones:
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1. Atender al cliente en tienda y brindar asesoría integral, atendiendo sus
consultas, detectando necesidades y realizando un óptimo
acompañamiento en todo el proceso de inicio a fin.
2. Realizar el correcto cuadre de caja y reportes de ventas, manteniendo
el orden y limpieza en su espacio de trabajo.
3. Cotizar los requerimientos de repuestos para los clientes y cerrar
ventas.
4. Codificar los repuestos solicitados por los clientes.
5. Mantener constantemente informado al cliente acerca del status de sus
pedidos.
6. Elaborar el presupuesto de repuestos para el taller y coordinar para
asegurar el cumplimiento del stock solicitado.
7. Ayudar constantemente a mejorar los procesos de venta en la empresa.
4.2.1.1.1.2. Clientes
4.2.1.1.1.3. Proveedores
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4.2.1.1.1.4. Maquinaria y equipos
Para el funcionamiento del punto de lubricación se debe contar con un mínimo
requerido para la prestación de servicio, se requieren los siguientes equipos y
herramientas:
- Kit de Lubricación, la cual es aquella bandeja recolectora de aceite y
herramientas.
- Recolector de Aceite. Máquina aspiradora del aceite usado que la deposita
en la bandeja.
- Rampas de fierro. Se entiende por aquel material de fierro que permite que
el auto se eleve para un mejor desempeño del mecánico a la hora del
cambio de aceite.
- Computadoras. Son los equipos electrónicos que permitirán almacenar
información y procesar datos. Además que permitirán la comunicación vía
internet con nuestros proveedores.
- Muebles. Comprende aquellos escritorios de oficina, muebles para que los
clientes puedan esperar cómodamente sentados y evitar que ingresen a la
zona de trabajo.
26
y procede a firmarla autorizando de esta forma los trabajos a realizar por el
Lubricentro. Una vez acabado el proceso de recepción, es asignado a un
técnico el cual procederá a realizar los mantenimientos acordados.
27
4.2.1.1.2.4. Satisfacción del cliente
Una vez que el móvil haya sido entregado al cliente, este lo inspeccionara con
el fin de que lo pactado en la orden de trabajo esté conforme, además influirá
mucho la atención que reciba por parte del asesor de servicio, cuan atento,
respetuoso, amable y que los tiempos no sean muy prolongados. Por otra parte
la garantía y algunos beneficios como descuentos hará que se fidelice con la
empresa por su eficiente servicio.
4.2.1.1.3. Salidas
- Generación de residuos
28
4.2.1.1.4.1. Modelo físico
29
Lubricentro “El Resbaloso S.A.C” cuenta con un área de 8x20 m 2 en el cual
han dividido sus instalaciones de acuerdo a sus mecesidades de la siguiente
manera:
https://drive.google.com/drive/folders/1pB1ste9dfuk428pbJAeXXcPHKT4fiW
le?usp=sharing
30
Asunto: Falencia encontrada dentro del proceso de atención al cliente que
dificulta un servicio postventa de calidad
Sería de gran ayuda que estas sean archivadas y/o registradas con el apoyo de
la tecnología esto con la finalidad de tener un historial detallado de cada cliente
que facilite el seguimiento y atención en su siguiente servicio o en caso de
reclamos y/o dudas.
31
Además, que se podría abrir un área dedica al seguimiento de los clientes para
programar citas, recordarles el tipo de servicio que requerirá su vehículo según
su kilometraje o recorrido, además tener datos oportunos para que cada
servicio futuro se agilice permitiendo el ahorro de tiempo.
Sin otro particular es todo lo que podemos informar para los fines que estime
necesario.
Atentamente
Alex Quispe Pumachari
32
Asunto : Reposición de Inventarios Deficientes.
Además que se les dificulta colocar precios pues es un proceso tardado por
falta de una base de datos que sea bien llevada y actualizada constantemente.
Sin otro particular es todo lo que podemos informar para los fines que estime
necesario.
Atentamente
Alex Quispe Pumachari
33
como el desabastecimiento en las perchas de lubricantes y por ende una baja
rentabilidad en la comercialización de estos.
Para la ejecución del modelo gráfico, se llevó a cabo la aplicación del modelo
ABC para el inventario de la empresa de Lubricación “El Resbaloso”, siguiendo
los siguientes pasos:
Paso 2: Ordenar los productos del inventario en función al precio (de mayor a
menor) con base en su monto acumulado
Programación en excel
LIM.SUPERIOR 0.7
34
LIM.INFERIOR 0.9
POLITICAS DE LA EMPRESA
A 70%
B 20%
C 10%
35
ARTÍCULOS TIPO DE
UNIDADES PRECIO FREC.cant.REL. FREC.cant.ACUM MONTO ACUMULADO F.REL.MONTO F.ACUM.MONTO
(CODIGO) PRODUCTO
234 10 S/155.31 1.41% 1.41% S/. 1,553.10 7.43% 7.43% A
228 16 S/80.10 2.26% 3.67% S/. 1,281.60 6.13% 13.56% A
233 10 S/120.26 1.41% 5.08% S/. 1,202.55 5.75% 19.32% A
225 12 S/98.55 1.69% 6.77% S/. 1,182.60 5.66% 24.97% A
229 12 S/94.86 1.69% 8.46% S/. 1,138.32 5.45% 30.42% A
232 8 S/136.71 1.13% 9.59% S/. 1,093.68 5.23% 35.65% A
231 12 S/90.68 1.69% 11.28% S/. 1,088.10 5.21% 40.86% A
215 18 S/55.45 2.54% 13.82% S/. 998.10 4.78% 45.64% A
230 8 S/120.26 1.13% 14.95% S/. 962.04 4.60% 50.24% A
219 12 S/60.28 1.69% 16.64% S/. 723.36 3.46% 53.70% A
117 25 S/28.43 3.53% 20.17% S/. 710.75 3.40% 57.10% A
220 12 S/58.74 1.69% 21.86% S/. 704.88 3.37% 60.47% A
214 12 S/57.10 1.69% 23.55% S/. 685.20 3.28% 63.75% A
202 18 S/28.17 2.54% 26.09% S/. 507.06 2.43% 66.18% A
211 5 S/93.75 0.71% 26.80% S/. 468.75 2.24% 68.42% A
218 7 S/66.20 0.99% 27.79% S/. 463.40 2.22% 70.64% B
216 6 S/75.20 0.85% 28.63% S/. 451.20 2.16% 72.80% B
210 16 S/27.38 2.26% 30.89% S/. 438.08 2.10% 74.89% B
217 6 S/65.30 0.85% 31.73% S/. 391.80 1.87% 76.77% B
222 6 S/62.31 0.85% 32.58% S/. 373.86 1.79% 78.56% B
209 12 S/28.07 1.69% 34.27% S/. 336.84 1.61% 80.17% B
203 6 S/51.06 0.85% 35.12% S/. 306.36 1.47% 81.63% B
201 26 S/11.67 3.67% 38.79% S/. 303.42 1.45% 83.08% B
206 10 S/30.27 1.41% 40.20% S/. 302.70 1.45% 84.53% B
207 10 S/29.19 1.41% 41.61% S/. 291.90 1.40% 85.93% B
107 24 S/12.13 3.39% 44.99% S/. 291.12 1.39% 87.32% B
227 24 S/11.40 3.39% 48.38% S/. 273.60 1.31% 88.63% B
204 20 S/11.27 2.82% 51.20% S/. 225.40 1.08% 89.71% B
182 8 S/24.87 1.13% 52.33% S/. 198.96 0.95% 90.66% C
205 6 S/29.19 0.85% 53.17% S/. 175.14 0.84% 91.50% C
223 12 S/13.42 1.69% 54.87% S/. 161.04 0.77% 92.27% C
186 12 S/. 12.83 1.69% 56.56% S/. 153.96 0.74% 93.01% C
224 12 S/. 12.59 1.69% 58.25% S/. 151.08 0.72% 93.73% C
188 22 S/. 6.27 3.10% 61.35% S/. 137.94 0.66% 94.39% C
226 12 S/. 10.93 1.69% 63.05% S/. 131.16 0.63% 95.02% C
221 12 S/. 10.87 1.69% 64.74% S/. 130.44 0.62% 95.64% C
206 12 S/. 10.50 1.69% 66.43% S/. 126.00 0.60% 96.24% C
212 12 S/. 10.00 1.69% 68.12% S/. 120.00 0.57% 96.82% C
208 12 S/. 9.40 1.69% 69.82% S/. 112.80 0.54% 97.36% C
189 12 S/. 7.54 1.69% 71.51% S/. 90.48 0.43% 97.79% C
191 12 S/. 6.93 1.69% 73.20% S/. 83.16 0.40% 98.19% C
100 20 S/. 2.83 2.82% 76.02% S/. 56.60 0.27% 98.46% C
190 8 S/. 6.80 1.13% 77.15% S/. 54.40 0.26% 98.72% C
183 24 S/. 2.17 3.39% 80.54% S/. 52.08 0.25% 98.97% C
184 24 S/. 2.17 3.39% 83.92% S/. 52.08 0.25% 99.22% C
187 18 S/. 2.37 2.54% 86.46% S/. 42.66 0.20% 99.42% C
185 12 S/. 3.40 1.69% 88.15% S/. 40.80 0.20% 99.62% C
213 24 S/. 1.67 3.39% 91.54% S/. 40.08 0.19% 99.81% C
101 30 S/. 0.83 4.23% 95.77% S/. 24.90 0.12% 99.93% C
102 30 S/. 0.50 4.23% 100.00% S/. 15.00 0.07% 100.00% C
37
709 100.00% S/. 20,900.53 100.00%
100.00%
90.00% ABC
80.00%
70.00%
57.10%
60.00%
50.00%
40.00% 35.65%
30.00%
19.32%
20.00%
10.00%
0.00%
224
238
223
225
239
232
211
235
210
119
227
210
204
212
211
218
216
210
227
202
209
203
201
206
107
227
207
184
202
225
183
226
184
228
226
201
216
202
188
199
101
190
180
183
184
187
215
103
101
2
23
38
Como se puede apreciar del gráfico, en cuanto a los artículos de tipo A, el de
código 234 sus costos son elevados motivo por el cual su rotación tiende a ser
lenta, mientras que el artículo de código 211 es el que menor cantidad de
existencia existe en la bodega, por lo que se puede comprender que es un
producto que tiene buena rotación en el mercado.
También se puede apreciar del gráfico, que entre los productos tipo B el
artículo de código 201 es el producto el cual ha quedado con mayor cantidad
en el inventario, a lo que habría que aplicar estrategias para que tenga más
rotación y no se esté quedando en bodega.
Paso 4: Con base en la clasificación se establece las políticas de control y
periodicidad de los pedidos.
Tabla: Resumen de la clasificación de los productos
matemático
40
Con la aplicación del presente modelo se obtendrá la cantidad óptima de pedir
sin incurrir a costos que generan decrecimiento en la rentabilidad.
Lo primero que se realiza en el modelo aplicado es definir sus variables y
parámetros. Donde:
Q op: Cantidad optima de pedir
D: Cantidad de demanda anual
T: Período de tiempo entre pedidos
C p: Costo de pedir
C h: Costo de mantener el inventario (almacenaje anual)
C: Costo unitario de compra
L: Tiempo de anticipación
N: Número de pedidos
CIT: Costo Incremento Total
P R: Punto de reorden
d́: demanda promedio diaria
TL: Tiempo Laborable
A continuación, se desarrolla el modelo de inventario con un ejercicio de
aplicación:
Formulación del modelo CEP:
2 D ×C p
Q op=
√ Ch
P R=d́ × L
D
N=
Q
41
D
d́=
T
D× C P C h × Q
CT OP =D× C+ +
QOP 2
CIT =√ 2C h ×C p × D
Ejercicio de aplicación:
En la empresa de Lubricentro “El Resbaloso S.A.C” se tiene una demanda
anual de 2500 unidades (galones) de aceites Repsol Elite Neo de 10w, el costo
de cada unidad es de S/.87.56, además se sabe que por lo general el tiempo
de demora entre lo que se pide, analiza y demora es de 3 días. Por otro lado el
costo de almacenamiento es de S/.0.5 y el costo de pedir es de S/.1.00, la
empresa trabaja 360 días al año. Teniendo estos datos, se puede calcular la
cantidad de pedido optimo, el punto de reposición del aceite y otros lubricantes,
así como tambien el costo total, los cuales son indicadores de medida para
llevar a cabo un control eficiente de los inventarios.
Datos:
D= 2500
C= 87.56
L= 3 días
Cp= 1.8
Ch=0.5
T= 360
Reemplazo de fórmulas:
2× D× C p
Q op=
√ Ch
2× 2500 ×1.8
Q op=
√ 0.5
=134 unid
42
b) Fórmula del número de pedidos
D
N=
Q
2500
N= =18.63 número de pedidos
134.16
D
d́=
T
2500
d́= =6.94 unid (demanda diaria)
360
P R=d́ × L
P R=6.94 × 3=20.83 unid
D× C P C h × Q
CT OP =D× C+ +
QOP 2
2500 ×1.8 0.5 × 134.16
CT OP =2500× 87.56+ + =218967.08CT
134.16 2
CIT =√ 2C h ×C p × D
CIT =√ 2× 0.5 ×1.8 ×2500=67.08
43
Tabla: Control de la ejecución del modelo de valoración de inventarios
AVANCE EN MESES
ACTIVIDAD N° AGOST NOVIEMBR % DE
JULIO O SETIEMBRE OCTUBRE E DICIEMBRE CUMPLIMIENTO
Inventario físico
Ajuste físico-
contable
Control de
costos
Determinación
de utilidad
44
eventualmente dentro de la planta. Para el control del impacto ambiental que
generará una instalación de envasado de aceites lubricantes minerales
(derivado de hidrocarburos), el Perú tiene como norma que se deba cumplir las
siguientes leyes de impacto ambiental:
45
Reglamento Nacional de Edificaciones (Decreto Supremo Nº 006-2014-
VIVIENDA) específicamente la Norma A.060 Industria
Reglamento de Seguridad para el Almacenamiento de Hidrocarburos
(Decreto Supremo Nº 036-2003-EM).
Ley Orgánica de Hidrocarburos – Ley 26221
Norma de participación ciudadana para la realización de actividades de
hidrocarburos según el DECRETO SUPREMO N° 012-2008-EM.
Ley General de Aguas: Decreto Ley N° 17752.
Modificación del Reglamento de Medio Ambiente para las Actividades de
Hidrocarburos: D.S. N0 09-95-EM.
SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN
SUBSISTEMA DE
RECEPCIÓN
46
a) SUBSISTEMA DE RECEPCIÓN
SE REGISTRA
INICIO
LOS
PRODUCTOS A
SE LE INFORMA REGISTRA LOS
VENDER
DEL PRECIO DE INGRESOS Y
LOS SALIDAS DE
PRODUCTOS Y SE COBRA EL MERCADERÍAS
PROMOCIONES DINERO
b) SUBSISTEMA DE VENTAS
SE DA VUELTO
SI ASI SEA EL
CASO
47
c) SUBSISTEMA DE ALMACENAMIENTO
48
d) SUBSISTEMA OPERATIVO MECANICO
INICIO
Recepción
del vehículo
Diagnóstico
SI
Cotización
NO
Reparación del
vehículo
Captura de datos
Pago de revisión
Pago
Entrega de
vehículo
SALIDA
FIN
49
Tipo del Subsistema Descripción Función Detallada
50
la empresa cumplir las
funciones
encomendadas.
Atender a los
clientes de la
empresa de
manera que las
ventas se vean
incrementadas
alcanzando así
las metas de
ventas
planificadas
51
Atender los
requerimientos
técnicos de los
clientes de la
empresa
Síntomas identificados
Identificación de problema
52
4.3.1. Paso 4: Proceder del nivel de sistema al nivel del subsistemas
Sistema General
La empresa cuanta con personal asesor y operativo necesario para la
realización de los servicios que ofrece, además de dedicarse a la adquisición
de productos de la mejor calidad para venta y uso operativo propio del negocio.
Dentro del manejo del negocio que se realiza, existen algunas deficiencias que
hacen que el servicio brindado no cumpla las expectativas de los clientes; la
mayoría de estas deficiencias están relacionadas a la falta de insumos en
distintos momentos oportunos.
Análisis del subsistema de recepción y asesoría
Se identificó la existencia de un espacio indicado para el área de recepción,
además de personal capacitado para brindar asesoría a los clientes, respecto a
los servicios necesarios para cada vehículo.
Análisis del subsistema de ventas
Se observó que el subsistema de ventas es una parte importante debido a la
relación directa que posee con nuestros usuarios, en donde parte de la
satisfacción de estos proviene de la atención que se les brinde y de la calidad
de los productos que se le ofrezcan. En este subsistema se identificó que
existe un problema relacionado con la existencia de productos puestos a la
venta, debido a que el inventario de algunos no es suficiente para atender la
demanda.
Análisis del subsistema operativo
Se determinó que, si bien parte del área operativa se encuentra bien
establecida en relación con los procesos que se realizan y el personal
capacitado para su desarrollo, hay otra parte que está causando retrasos en el
proceso y por consiguiente causando malestar a los clientes, quienes se ven
obligados a esperar más tiempo del debido por el servicio que pidieron; este
retraso es causado por la falta de algunos materiales, los cuales, a causa de un
deficiente sistema de inventarios, llegan en momentos inadecuados.
Análisis del subsistema almacenamiento
Con respecto a este subsistema, se identificó un adecuado espacio para la
ubicación de los productos tales como lubricantes, filtros, etc.; se observó
53
también que dicho espacio cuanta con los aspectos adecuados para el correcto
mantenimiento de los productos, evitando su desgaste y ruina.
Problemática
En la empresa “El resbaloso” se ha observado una evidente reducción en las
ventas debido a la baja de clientes que se ha visto en los últimos años, en
consecuencia, la gerencia ha enfrentado una disminución de las utilidades de
acuerdo a lo que se había proyectado en relación a las ventas, tomando en
cuenta esta información, podemos decir que la empresa no está alcanzando los
estándares propuestos.
B. Elemento dos: Comparar las Salidas del Sistema con los Estándares
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observar en como los trabajadores siguen el protocolo de atención, además de
tener en cuenta temas como el uniforme, el mantener limpia el área, etc.
Con respecto a los estándares de rapidez en el desarrollo de los procesos
operativos, se ha visto que no se está alcanzando el estándar de tiempo
propuesto para casa servicio; en consecuencia, esto ha traído malestar a los
clientes, a quienes se les dice un hora o día, dependiendo del servicio, y al
retorno se llevan con la sorpresa de que aún no se encuentra listo.
En el estándar de ventas, también se ha encontrado un problema, se ha
observado que cuando el cliente se acerca a las instalaciones para adquirir
algunos productos, estos no se han encontrado disponibles, siendo una pérdida
de tiempo para el cliente y logrando que este no quiera retornar, debido a esto,
el estándar establecido con respecto a las ventas, tampoco ha sido cumplido.
A pesar de que la empresa cuenta con un gerente general efectivo y con los
conocimientos necesarios, uno de los problemas es que no recibe información
adecuada por parte de todos los subsistemas de la empresa. Esto causa que el
gerente no pueda procesar la toda la información importante de la empresa y
de cada área, por lo que se están obviando conflictos importantes que suceden
actualmente. La falta de un sistema que recoja información con respecto al
tema logístico se ha vuelto una de las causas de los problemas que enfrenta la
empresa
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E. Elemento cinco: Evaluar las Entradas y los Recursos de Entrada
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Como se pudo observar anteriormente, comenzamos a analizar desde el
órgano principal, es decir la alta gerencia, en el cual se observó que si bien, el
gerente con el que se cuenta cumple con todos los requisitos para ocupar el
cargo, hay conflictos que ha estado pasando por alto esto debido a la falta de
información con respecto al tema de logística e inventario.
Dentro de los subsistemas los que han presentado mayor problema son los de
venta y el subsistema operativo, ambos problemas relacionados con el tema
del inventario, en donde por un lado se observó que no existe un control de los
productos existentes en la empresa, tampoco existe un programa que pueda
avisar cuando un producto está cerca de agotarse para realizar el pedido
respectivo y evitar quedarse sin stock.
La falta de inventario ha ocasionado grandes demoras en el desarrollo del
servicio, fallando con la labor de entregar los vehículos a tiempo, dando una
mala reputación a la empresa y causando una disminución en los clientes.
Además de ocasionar problemas como: no poder recibir más vehículos debido
al espacio ocupado por los automóviles cuyo servicio aún no ha sido finalizado.
En el subsistema de almacenamiento, si bien el espacio con el que se cuenta
para guardar los productos es el adecuado, el control que se lleva de este no lo
es; no existe un control de los productos que entran y salen, lo cual genera que
exista la imposibilidad de poder generar un control adecuado.
Ahora nos concentraremos en resolver el problema identificado. Pues las
señales que recibía el gerente general de las ventas bajas solo eran síntomas
de que no se estaban haciendo las cosas bien, es decir, eran síntomas del
problema a identificar.
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4.4.2. Paso 7: Evaluar las soluciones alternativas
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diario - El control puede demorar
- La necesidad de pedidos
para renovar stock
pueden tardar.
B) Comprar software - Fácil acceso a la información - Es costoso
de inventarios - Ubicación rápida de los - Hay que capacitar al
para su almacén.
insumos. personal para su uso
- Stock actualizado en - Debe ser alimentado
cualquier momento constantemente
- Menos margen de error en el - Debe estar entrelazado
stock con facturación y con el
- Alarmas para pedidos área de servicio.
nuevos, seguimientos de
compras, registro de
ingresos y salidas, etc.
- Puede cruzar información
muchos más rápido con
otras áreas.
- Los pedidos para reposición
se harían a tiempo.
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4.4.4. Paso 9: Implementar la solución
Premisas
En primer lugar, cabe destacar que para garantizar el éxito de la solución
seleccionada, se deben cumplir las siguientes premisas, que van orientadas a
lograr un compromiso de la Dirección para aceptar los resultados obtenidos e
impulsar la implantación de los planes de mejora.
Implementar la solución
Como ya hemos escogido la segunda solución de “implementar un sistema
software que permita mejorar la gestión de los inventarios” y de ese modo
subsanar aquel problema de pérdidas económicas e inconvenientes en el
abastecimiento de productos al cliente. El grupo de trabajo ha decidido
organizar una pequeña lista de estrategias a implementar con el fin de mejorar
el sistema de control de inventarios y dar soluciones al uso, manejo y soporte
del aplicativo y recursos, los cuales son:
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ventas para salida de los productos con baja rotación o próximos a su fecha de
caducidad.
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Por eso hay que dedicar esfuerzos a identificar los productos de más alta
rotación y aquellos que no suelen llamar la atención de tus clientes, pero que
son necesarios para mantener la variedad.
4.4.5. Paso 10: Dar seguimiento para asegurar que la solución sea eficaz
Como bien se sabe, las cantidades más grandes de inventario requieren una
solución de administración de inventario más extensa.
Por lo que Excel se puede utilizar únicamente cuando solo hay uno o dos
trabajadores que están introduciendo y editando datos para una pequeña
cantidad de inventario. Sin embargo, el software de inventario que se
implementará es necesario ya que en la empresa El Resbaloso se cuenta con
un mayor número de productos, y su capacidad de integrarse con escáneres y
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sistemas POS para realizar un seguimiento perpetuo del stock lo hace
incomparable al seguimiento manual.
Asimismo, cabe destacar que cuando hay cantidades mayores de existencias
que deben contabilizarse y varios funcionarios que ingresan datos, puede
provocar confusión y un aumento de los errores humanos. Para evitar esto, los
sistemas de códigos de barras se pueden integrar con el software de gestión
de inventario para que los artículos escaneados ingresen automáticamente en
el programa.
5. CONCLUSIONES
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sistema ambiental en el cual esta se relaciona, ya para la segunda fase
se detectan los problemas por medio de síntomas que vienen
produciéndose en el interior de la empresa, y por última fase se analizan
las posibles alternativas de solución con el fin de determinar cual es la
más idónea implementar, analizando a la empresa como un todo, ya que
al implementar aplicativos como el ERP puede cubrir un control de todas
las áreas de la empresa como es la gestión de inventarios el cual se ha
tratado en el trabajo práctico.
6. RECOMENDACIONES
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control de inventario de modo que se registren todos los movimientos de
entradas y salidas de mercadería para mantener actualizado el stop de
mercadería.
6.3. Para que una empresa tenga éxito, ésta debe contratar a personas
acorde al perfil del puesto con la finalidad de que desarrollen sus
funciones de manera eficiente. Asimismo, hoy en día, contar con un
personal calificado, capacitado y competitivo dentro de una empresa es
un factor indispensable que le permite obtener una ventaja competitiva
frente a sus competidore, y las capacitaciones constantes al personal
para que este informado de los más nuevos acontecimientos o modos
de trabajo, exigencias de los clientes y tendencias del mercado.
7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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