Unidad II: Gestión de archivos

electrónicos e informáticos
Transformación digital - Del archivo
físico al digital
 Módulo: Gestión de archivos
Unidad II: Gestión de archivos electrónicos e informáticos

Contenido

1. Digitalizar o conservar. ¿Por qué no ambas?...................................................... 3

2. Equipos multidisciplinares (archiveros e informáticos)..................................... 5

3. Documentos digitalizados, documentos electrónicos y transformación digital..... 5

a. Digitalizar con el objetivo de controlar y tramitar información rápidamente..........6
b. Digitalizar para preservar.........................................................................................................6
c. Digitalizar como plan de contingencia................................................................................6
d. Digitalizar para eliminar el papel...........................................................................................7

4. Problemática de conservación de documentos digitales...................................... 7

5. Conservación tradicional vs Conservación digital............................................... 7

a. Principales problemas para la preservación digital.........................................................8

6. Conclusión....................................................................................................... 9

2 Departamento de Tecnología Educativa

campus.inatec.edu.ni
 Módulo: Gestión de archivos
Unidad II: Gestión de archivos electrónicos e informáticos

Transformación digital - Del archivo físico al digital

Vivimos inmersos en una revolución que está

cambiando el mundo. Tanto es así que muchos autores
han coincidido en llamarla “Tercera Revolución
Industrial”. Una revolución cuyo germen surge en
las décadas de los 50, 60 y 70 con el cambio de la
tecnología mecánica a la tecnología digital.

Gracias a esta nueva tecnología, ya en la década de los

90, proliferan y se expanden los dispositivos digitales
(ordenadores portátiles, agendas electrónicas, PDA,
etc) y, a finales de la década, se inicia el comercio
de dispositivos de almacenamiento como el DVD que
permite grabar y leer cualquier tipo de información
digital, superándose así la fase en la cual los soportes
de información eran analógicos (como cintas y
casetes) y no permitían búsquedas dinámicas y
selectivas de información.

Pero, sobre todo, se multiplicó la capacidad de almacenamiento de la información y con ella, la

dificultad para gestionarla. Fueron tiempos en lo que lo digital llegó a muchos de nuestros hogares
dándose una democratización de la tecnología, y esto trajo consigo nuevos avances tecnológicos
como el escáner, un invento que permitía pasar a este nuevo mundo digital lo que siempre había
pertenecido al papel. Se podían digitalizar documentos y trabajar con ellos desde los ordenadores
para después, compartir la información.

Los documentos viajaban a través de la World Wide Web (www), un sistema de distribución de
documentos de hipertexto, gracias al protocolo de transporte de hipertexto llamado  hypertext
transport protocol (http) que posibilitó la transferencia de información por bloques, sin necesidad
de una conexión permanente entre los ordenadores clientes y servidores... y entonces comenzaron
a fluir por este nuevo mundo digital correos, documentos... INFORMACIÓN. Todo cambió hasta tal
punto que marcó el comienzo de una nueva era: la llamada Era de la Información. Y en ese tiempo
nuevo, nos encontramos con la duda de qué hacer con la información que durante tanto tiempo se
ha custodiado en formatos analógicos, principalmente en papel.}

1. Digitalizar o conservar. ¿Por qué no ambas?

Hoy en día el escenario (también en el ámbito documental) es totalmente distinto. Lo digital

coexiste con lo analógico, y parece que seguirá así por mucho tiempo aún. Los documentos
que se generan nacen directamente en formato digital. También la gestión de estos documentos
es digital, lo que origina un crecimiento en el volumen de materiales digitales, que deberán ser
conservados para las generaciones futuras. Además de los documentos electrónicos generados,
gestionados y custodiados en el ámbito digital, están también los documentos tradicionales en
papel, que son digitalizados para poder disfrutar de las ventajas que ofrece el formato digital.

Departamento de Tecnología Educativa 3

campus.inatec.edu.ni
 Módulo: Gestión de archivos
Unidad II: Gestión de archivos electrónicos e informáticos

Algunas ventajas de la digitalización

»» Las búsquedas rápidas de información.

»» La  recuperación de los datos  contenidos en los
documentos.
»» Un control de versiones para saber si un documento
ha sido modificado y por quién.
»» Un  flujo estructurado de aprobación  o  control
documental  en el que no se pierde en ningún
momento
»» La trazabilidad del mismo, etc.

Como vemos, son muchas las bondades para abandonar

el mundo analógico del documento y dar el salto al digital.
Por ello,  las empresas requieren digitalizar todos sus
fondos y aprovechar los beneficios de la digitalización.

¿Conviene digitalizar todos los documentos?

En muchas ocasiones no será conveniente por criterios económicos y prácticos. Lo más usual es
pasar a formato digital los documentos que se utilicen normalmente, aquellos que se consulten y
con los que se trabaja a diario, los que en términos archivísticos se llama “documentación activa”.

Éstos serán los documentos que, una vez digitalizados, más rendimiento les podamos sacar y, por
tanto, con los que recuperar la inversión realizada en el menor tiempo posible. Sin embargo, esto
no se ha hecho así y ha existido una tendencia en la que se digitalizaban todos los documentos
posibles, olvidándose de que digitalizar conlleva un coste.

Puede parecer sencillo el proceso de digitalización de un documento, pero cuando se trata de

cientos o miles de documentos es mejor asegurarse que el proceso se lleva a cabo sin errores
confiando la tarea a empresas especialistas en trabajos de digitalización. Gracias a las técnicas
de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres por sus siglas en inglés) podemos, no solo pasar
la imagen de un documento a formato digital, sino que también podemos capturar ciertos campos
de interés de un documento e indexarlos para recuperar esa información fácilmente  (a través
de metadatos) y gestionarla como si de un documento electrónico (los creados directamente en
soporte digital) se tratara.

En este proceso ganaremos agilidad en el tratamiento y recuperación de la información contenida

en los documentos además del simple hecho de pasar a digital lo que antes se encontraba en
papel. El papel no está muerto aún. Existe un gran segmento de la población que prefiere seguir
realizando gestiones con papel y legalmente hay documentación que aún exige estar en formato
papel. Pensemos que la brecha hacia lo digital no es absoluta y que los llamados “nativos digitales”
aún no son mayoría, por lo que es algo que coexistirá durante tiempo. Así, es razonable custodiar
y conservar documentación que tengamos en papel.

4 Departamento de Tecnología Educativa

campus.inatec.edu.ni
 Módulo: Gestión de archivos
Unidad II: Gestión de archivos electrónicos e informáticos

2. Equipos multidisciplinares (archiveros e informáticos)

Volviendo al punto de partida de la década de los 90

y ya entrados en el nuevo milenio, hubo un cambio en
el paradigma de los profesionales de la información: de
clientes de soluciones informáticas a profesionales de
las mismas a través de  equipos multidisciplinares de
archiveros e informáticos.

El objetivo en ese momento era establecer una

colaboración que garantizase la perdurabilidad y la accesibilidad de los documentos creados con
herramientas informáticas siguiendo criterios archivísticos. Cambiaba el formato del documento
pero no el tratamiento que se debía hacer del mismo. Así empezaron a tratarse documentos
digitales y se comenzó a hablar de conceptos hoy en día totalmente habituales como:

»» Control de versiones
»» Trazabilidad
»» Interoperabilidad
»» Firma electrónica.

Se trataba de intentar ordenar y clasificar documentos digitales hasta ese momento casi
inexistentes. Para los documentalistas el reto estaba en dar respuesta a preguntas tales como
la conservación documental, el trámite de acceso a los documentos, la autenticidad de los
mismos etc.

Para los informáticos el punto de mira se dirigía más a cuales serían los metadatos que deberían
acompañar a un documento, cómo debía ser el repositorio que los custodiase, cómo garantizar
la integridad de los mismos y la identidad de su autor…y un largo etcétera de retos a los que se
debía dar una solución.

3. Documentos digitalizados, documentos electrónicos y transformación digital

Caminando hacia lo digital. Según fueron pasando los años todos estos conceptos se fueron
clarificando y los retos del pasado empezaron a normalizarse. Se empezó a trabajar cada vez más
en formato electrónico debido a las múltiples ventajas que estos documentos digitales aportan
aunque sin perder de vista el formato papel. Las ventajas para hacerlo son múltiples:

»» Reduce tiempos de consulta

»» Asegura la trazabilidad y el acceso
»» Elimina costes en papel
»» Mejora la atención al cliente

Si bien es cierto que el paso de papel a formato digital conlleva unos costes. Por eso hay que
tener claro qué es exactamente lo que queremos digitalizar y para qué queremos hacerlo. En
algunos casos el documento digital aparecerá junto su homólogo en papel, en otros el papel
puede quedar eliminado.

Departamento de Tecnología Educativa 5

campus.inatec.edu.ni
 Módulo: Gestión de archivos
Unidad II: Gestión de archivos electrónicos e informáticos

Los casos más comunes por los cuales una empresa puede requerir la digitalización son la rapidez
en el trámite  y el  control de los documentos, finalidades archivísticas para la  preservación,
digitalizar como plan de contingencia y así no perder nunca la información, y la digitalización
certificada. Los tres primeros no eliminan el formato papel, sin embargo en el último caso sí
podemos prescindir de él con las ventajas (e inconvenientes que veremos más adelante) que ello
nos da.

a. Digitalizar con el objetivo de controlar y tramitar información rápidamente.

Se digitalizan documentos con el objetivo último de asegurar que los trámites internos de
una empresa u organización se realizan en el menor tiempo posible. No sustituyen el original
papel y su nivel de seguridad para acceso y consulta suele ser bajo (porque no se determinen
permisos ni otros criterios archivísticos para su organización, debido a la inmediatez y finalidad
de su uso) pero generan satisfacción en la empresa gracias al acceso rápido a las imágenes
del documento y la pronta toma de decisiones.

b. Digitalizar para preservar.

Se digitalizan los documentos y se agrupan siguiendo  conceptos archivísticos, es decir,

siguen conceptos de orden lógico tales como expediente, series documentales o fondos.
Se asegura un control en el ciclo de vida de los documentos.

c. Digitalizar como plan de contingencia.

Esta digitalización de documentos sigue un propósito de recuperación de los documentos para

tenerlos siempre disponibles de manera rápida. Tienen un mayor nivel de seguridad en el
acceso y consulta de los mismos aunque tampoco se pueden eliminar físicamente.

6 Departamento de Tecnología Educativa

campus.inatec.edu.ni
 Módulo: Gestión de archivos
Unidad II: Gestión de archivos electrónicos e informáticos

d. Digitalizar para eliminar el papel.

Es una alternativa interesante para empresas con altísimos volúmenes de documentación física.
Este proceso, al implicar la firma digital, posee un nivel alto de seguridad en la información.
Ojo, no todo documento que nace en papel se puede eliminar tras su digitalización.

Como vemos, pueden ser múltiples los motivos por los que una empresa quiera digitalizar sus
fondos documentales y grandes las ventajas que esto acarrea. Pero también debemos hablar
del nacimiento documental en formato exclusivamente electrónico, el llamado “documento
electrónico”, un documento que nace en el mundo digital, se utiliza y es custodiado digitalmente.
A estos documentos se les da el nombre de documentación electrónica y aportan todas las
ventajas (e inconvenientes) antes mencionadas en el paso del documento papel al digital.
En el tratamiento de estos documentos hay que tener especial cuidado pues deberemos
contar siempre con un hardware y un software que sea capaz de leerlos para no caer en la
obsolescencia tecnológica.

Cuando hablamos de digitalización, no solo nos referimos al simple hecho de pasar el papel
a formato digital, sino que es un término mucho más amplio que abarca conceptos tales como
el Big Data, Cloud Computing, los wearables, la Inteligencia Artificial, CRM, etc. Todos estos
conceptos tratan de  cómo se gestiona la información, y de cómo podemos aprovecharla
de manera eficiente para que redunde en nuestro beneficio. Lo que está claro es que la
transformación digital es el presente, que guía la economía a nivel mundial.

La transformación digital de documentos es uno de los principales motores de la

transformación ya que el análisis de la información permite una mejor toma de decisiones,
fundamental para el buen hacer de cualquier empresa.

4. Problemática de conservación de documentos digitales. Obsolescencia tecnológica

La conservación a largo plazo de los documentos digitales

es un problema de hace tiempo. De hecho, ya en 2003 la
UNESCO habló en la Carta para la preservación del patrimonio
digital  de la problemática de perder estos documentos
soportados a través de medios digitales. Cuando hablamos
de patrimonio digital nos referimos a “textos, bases de
datos, imágenes fijas o en movimiento, grabaciones sonoras,
material gráfico, programas informáticos o páginas Web,
entre otros muchos formatos posibles dentro de un vasto
repertorio de diversidad creciente.” (Definición de la UNESCO). Este patrimonio corre peligro de
perderse debido a la rápida obsolescencia tecnológica de los programas y aparatos que les dan
soporte. Así que nos debemos preguntar cómo conservarlo.

5. Conservación tradicional vs Conservación digital

La diferencia fundamental entre conservación tradicional y conservación digital es la propia

naturaleza del formato del documento. 

Departamento de Tecnología Educativa 7

campus.inatec.edu.ni
 Módulo: Gestión de archivos
Unidad II: Gestión de archivos electrónicos e informáticos

Conservación tradicional: su objetivo es conservar el documento en su formato original.

Conservación digital: su objetivo es conservar inalterada la información del documento digital.

En formato digital, para poder preservarlo se hace necesaria la transformación de su formato a lo

largo del tiempo para permitir que la información contenida en él siga siendo legible, auténtica e
íntegra. Tiempos y costes asociados a la conservación según el formato del documento

»» Si el formato es de material físico, tendrá un deterioro más lento y, por tanto, con costes
más bajos para su conservación directa.
»» Si el formato es digital, conlleva un deterioro más rápido. No porque el documento digital
tenga una caducidad, sino debido a la obsolescencia de los soportes que hacen posible
su lectura.  En consecuencia, los costes de preservación indirectos pueden ser más altos
debido al constante cambio de soporte de almacenamiento.

Para la preservación de cualquier documento se tiene como objetivo central garantizar

su autenticidad y la integridad de la información en él contenida. Se busca que cualquier
cambio ulterior sea fácilmente reconocible y se distinga fácilmente el original de la copia.
En documentos digitales esto se intenta conseguir a través de los metadatos, el control de
versiones y estándares sobre acceso, uso e intercambios de la estructura de la información.

La digitalización documental se nos presenta como un buen método de conservación y

preservación puesto que diversifica riesgos al custodiar un mismo documento en formato digital
y en formato papel. Reduciendo el uso y la consulta del documento en papel, evitaremos su
degradación y aprovecharemos los beneficios que el formato digital nos ofrece.  Se trata de ver
la digitalización no solo como un método de gestión más eficaz del documento, si no como un
método eficaz para su misma preservación.

a. Principales problemas para la preservación digital

Están directamente relacionados con las características que

acompañan a un documento digital, la dependencia de hardware y
software para poder visualizar y leer el documento y, por tanto, sujetos a
la obsolescencia de estos elementos esenciales. Cuando hablamos de
obsolescencia nos referimos a la caducidad tecnológica que puede llegar
a impedir la lectura de un documento que fue generado con programas
informáticos que, pasado un tiempo, no se sigan utilizando o con
componentes de hardware que hayan caído en desuso y hayan sido
sustituidos por otros. Los documentos afectados por este fenómeno se
suelen denominar “documentos huérfanos”.

Los documentos digitales gozan de un nivel de protección extra ante

desastres naturales ya que al poder alojarse en diferentes ubicaciones,
se diversifica el riesgo. Es cierto que si los servidores físicos donde se aloja
la información sufren un desastre, la información en ellos contenida puede
perderse, pero es una posibilidad mucho menor al diversificar riesgos
a través de copias de seguridad y backups situados en diferentes

8 Departamento de Tecnología Educativa

campus.inatec.edu.ni
 Módulo: Gestión de archivos
Unidad II: Gestión de archivos electrónicos e informáticos

ubicaciones físicas. De lo que se trata es de proteger el contenido de los documentos

digitales, más que el contenedor, ya que los soportes tienen una función utilitaria y
pueden sustituirse sin que se dé una pérdida significativa para el valor del documento.

En la práctica, el cambio de un soporte a otro más moderno que contenga los documentos,
se denomina “migración”.  Su función principal es la conversión del documento creado en
un entorno y codificado para un formato determinado, a otro formato para que funcione y
sea legible en una nueva plataforma informática. Para conseguir esto existen múltiples vías o
caminos. Uno de ellos es poder visualizar un nuevo documento en la nueva plataforma pero
sin perder la capacidad de poder visualizarlo también en plataformas más antiguas.

Hay otras vías como la de la “interoperabilidad” que consiste en que distintos programas
puedan compartir los mismos formatos del documento digital. Pero, sobre todo, la manera
principal de preservación digital es la búsqueda de formatos estándar y la conversión de los
documentos a estos formatos.  Asegurando formatos estándar se garantiza la funcionalidad de
los documentos digitales bajo formatos seguros en los que se puedan conservar los valores
de un documento a largo plazo.

Tenemos en cuenta que conservación y preservación según el contexto se suelen utilizar

como sinónimos, pero tienen unos matices que diferencian la conservación del documento de
la preservación del documento. Digitalizar no implica preservar.

Conservación: Corto plazo. Prevenir o retardar el deterioro. Hacer que una cosa se mantenga
en buen estado, guardándola en determinadas condiciones o haciendo lo necesario para que
así sea.
Preservación: Largo plazo. Mantener, proteger o resguardar a alguien o algo, intentando
conservar su estado, de un daño o peligro.

6.  Conclusión

La transformación digital es un fenómeno imparable que seguirá

creciendo. Sin embargo también es preciso señalar que este
fenómeno seguirá coexistiendo con el mundo tradicional
de documentos en papel durante bastante tiempo aún.
Es imprescindible que estos dos mundos coexistan y
aprovechemos las oportunidades que cada uno de ellos
nos brinda. 

El objetivo de la transformación digital de las empresas

no es tanto eliminar el papel, sino la recuperación
eficaz de la información contenida en los documentos.
Así aseguraremos una  mejor y más rápida toma de
decisiones  además de  agilizar todos los procesos
documentales, ahorrándonos tiempo y dinero. 

Departamento de Tecnología Educativa 9

campus.inatec.edu.ni