Documentos comerciales

Definición
Un documento comercial, o documento mercantil, es un título que se expide, por
escrito, para dar fe de una transacción comercial o mercantil realizada entre dos
partes.
Por tanto, lo que persigue es dejar constancia por escrito de lo sucedido en una
operación. En él, se expondrá el hecho, las condiciones acordadas y cualquier otro
dato de interés. Por supuesto, debe aparecer la información de las partes de forma
clara y detallada.
Los documentos comerciales son los comprobantes o constancias de los
hechos económicos llevados a cabo por las empresas

Ejemplo: una venta de Mercaderías genera como comprobante una factura, en la que
se indica lo que se ha vendido, a quien, a que precio, en que fecha etc.
Utilidad:
• Son una constancia de las operaciones realizadas.
• Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Actividad: menciona actividades comerciales, productos y lugares de compras donde
podemos encontrar recibos, facturas, cheques, etc.

Actividad comercial Documentos comerciales Compra/venta de

productos o servicios

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Razones de uso y requisitos de un documento comercial

Existen varias razones para utilizarlos. Las más importantes son las siguientes:
 La primera, ya mencionada, dejar constancia del acuerdo. Esto es esencial, ya que, si
todo está por escrito, les facilitará la labor a los jueces; en caso de llegar a los
tribunales. Por eso, en relaciones comerciales, mejor que todo esté claro y conciso.
 La segunda, suponen un justificante para contabilizar una operación. Sin ellos, desde
un punto de vista legal, no sería posible realizar los asientos contables.
 Tercera, queda establecida de forma clara y por escrito la relación entre las partes. De
esta forma, se detallan los derechos y obligaciones de cada uno.

Respecto a los requisitos de un documento comercial, estos serían los siguientes:

1. Nombre, que define el tipo de documento comercial.

2. Fecha de emisión, de efecto o de vencimiento.
3. Un número de orden, que permita su ordenación y archivo.
4. Datos de los intervinientes en la operación.
5. Conceptos y cantidades detallados. La cifra se debe escribir con letras y números.
6. Concepto y detalle de la transacción.
7. Firma de las partes o de sus autorizados.

Ejemplos de documento comercial

Para terminar, veamos algunos ejemplos y cómo podríamos clasificarlos.

FACTURA: Consiste en un documento que refleja una operación de compraventa y

las condiciones de esta. Sería no negociable, privado e informativo.

REMITO es un documento que se emplea en distintas operaciones comerciales.

Lo emite un vendedor con el objetivo de acreditar el envío de ciertas
mercaderías: cuando éstas llegan a destino, el receptor debe firmar el remito
original y devolvérselo al vendedor.

CHEQUE: Permite al que lo recibe obtener efectivo de la entidad bancaria del

pagador. Estaríamos ante un documento negociable, ya que se puede endosar.
Además, sería privado y de soporte (la factura es el documento original).

RECIBO: Es un justificante del pago de una deuda y exime al deudor parcial o

totalmente. Sería no negociable, privado (aunque se puede elevar a público) y de
soporte, ya que el documento original sería el de la deuda.

PAGARÉ: Como último ejemplo, otro documento comercial sería el PAGARÉ:

Este se diferencia del cheque en que tiene un vencimiento. El que lo recibe no lo podrá
cobrar antes de esa fecha. Sería negociable, privado y de soporte.

ANEXO

Quien se Quien se queda

Quien lo
Documento Concepto queda con el con el
confecciona
original duplicado
Orden de
Se utiliza para recibir
compra o nota Comprador Vendedor Comprador
pedidos de los clientes
de pedido

Aceptación del pedido

Nota de venta Vendedor Comprador Vendedor
por parte del vendedor

Comprueba la entrega de Vendedor (luego Comprador

la mercadería al de la firma por (puede haber un
Remito Vendedor
comprador y la salida del parte del triplicado para el
deposito del vendedor comprador) transportista)

Detalla la cantidad y
las características de las
Factura Mercaderías, el precio Vendedor Comprador Vendedor
unitario, el precio total, y
las formas de pago

Comunica el aumento de
una deuda en cuenta
corriente. La emite el
vendedor al
Nota de debito Vendedor Comprador Vendedor
comprador. Ejemplo: el
vendedor comunica al
comprador que adeuda
intereses

Comunica la disminución
de una deuda en cuenta
corriente. La emite el
vendedor al comprador
Nota de crédito Ejemplo: el comprador Vendedor Comprador Vendedor
devuelve mercaderías y
en lugar de devolverle el
dinero tiene un crédito a
favor

El vendedor se
queda con la
Informa periódicamente
ficha de los
Resumen al comprador las
Vendedor Comprador deudores porque
de Cuenta operaciones efectuadas en
el resumen de
su cuenta corriente
cuenta no tiene
duplicado

Comprueba el pago
Recibo El que cobra El que paga El que cobra
realizado

Refleja una promesa

escrita de pago por la El que
Pagaré Acreedor Deudor
cual una persona se debe pagar (deudor)
compromete a pagar en
 una fecha determinada
una cierta suma de dinero

El
Boleta de
Permite el depósito de depositante en
deposito o Nota
dinero y/o cheque en una el formulario Banco El que deposita
de crédito
cuenta bancaria que otorga
bancario
el banco

El El firmante tiene
Orden de pago pura y
beneficiario quien un talón que
simple librada contra
lo entrega o especifica el
Cheque un banco en el cual el El que paga
deposita en el numero de cheque
librador tiene fondos
banco para su y a quien se lo
depositados
cobro entrega