Mus - MM - 22 - Gestion de Especies Valoradas

GESTIÓN DE ESPECIES
VALORADAS
Fecha: 05 de junio del 2020
VERSIÓN 1.0
MANUAL DE USUARIO DE GESTIÓN DE ESPECIES VALORADAS
No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica
o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de
información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS.
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Documento propiedad de: Ministerio de Economía y Finanzas
Edición: Ministerio de Economía y Finanzas
Cubierta: Ministerio de Economía y Finanzas
Composición y diagramación: Ministerio de Economía y Finanzas
Estructuración: Ministerio de Economía y Finanzas
Autor (a): Consorcio AYESA-IECISA
Revisado: Subsecretaría de contabilidad

Gubernamental.
Aprobado: Subsecretaría de Innovación de las Finanzas

Públicas
Fecha: 05/06/2020
Impreso por: Ministerio de Economía y Finanzas
Gestión de especies valoradas.

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Índice
1. Manual de usuario gestión almacenes ................................................................................ 7
1.1 Objetivo ................................................................................................................................ 7
1.2 Alcance ................................................................................................................................. 7
1.3 Aplicación de la Normativa ............................................................................................. 8
1.4 Funcionalidad ..................................................................................................................... 8
1.4.1. Entrada de mercancías tipo especie valorada. ....................................................... 8
1.4.2. Anexar acta firmada y enviar a contabilidad. ..................................................... 9
1.4.3. Verificación del movimiento de materiales de inventarios remitidos por
un bodeguero. ............................................................................................................................ 9
1.4.4. Activar o desactivar cajas. ...................................................................................... 9
1.4.5. Salida mercancía tipo especie valorada. ............................................................. 9
1.4.6. Visualización numero de serie por material. ...................................................... 9
1.4.7. Dotación inicial de caja. ........................................................................................... 9
1.4.8. Registro del cobro. .................................................................................................... 9
1.4.9. Compensación............................................................................................................ 9
1.4.10 Salida de caja. ............................................................................................................. 9
1.4.11 Registro sobrante de caja. ...................................................................................... 9
1.5. Requerimientos Técnicos Mínimos Relacionados al PC ........................................ 9
1.6. Perfiles y Funciones ......................................................................................................... 9
2. Glosario ...................................................................................................................................... 10
2.1 Glosario de términos ...................................................................................................... 10
2.2 Glosario de botones rápidos ........................................................................................ 11
3. Contenido .................................................................................................................................. 13
3.1. Ingreso a SAP - SINAFIP ................................................................................................ 13
3.2. ENTRADA MERCANCIA TIPO ESPECIE VALORADA ............................................. 14
PASO 1: Ingresamos al sistema Gestión de especies-Bodeguero ............................ 14
PASO 2: Seleccionamos datos. ........................................................................................... 15
PASO 3: Actualizamos el expediente. ................................................................................ 16
PASO 4: Se visualiza pantalla de modificación ............................................................... 17
PASO 5: Ingresamos datos correspondientes ................................................................ 17
PASO 6: Actualizamos el expediente. ................................................................................ 18
PASO 7: Verificamos el expediente. ................................................................................... 21
PASO 8: Observamos documento generado ................................................................... 21

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PASO 10: Se genero el expediente ..................................................................................... 24
PASO 11: Acta entrega-recepción....................................................................................... 24
3.3. ANEXAR ACTA FIRMADA Y ENVIAR A CONTABILIDAD ...................................... 25
PASO 1: Ingresamos al sistema supervisor de especies. ............................................ 25
PASO 2: Seleccionamos el expediente .............................................................................. 26
PASO 3: Anexar Acta .............................................................................................................. 26
PASO 4: Generamos documento......................................................................................... 27
PASO 5: Seleccionamos el documento deseado. ........................................................... 28
PASO 6: Enviamos el expediente a contabilidad. ........................................................... 29
3.4. Verificación del movimiento de materiales de inventario remitido por un
bodeguero. .................................................................................................................................... 31
PASO 1: Ingreso al sistema tramitación de expediente. ............................................... 31
PASO 2: Seleccionamos el expediente .............................................................................. 32
PASO 3: Desaparece el expediente de la bandeja de tramitación.............................. 33
3.5. ACTIVAR O DESCATIVAR CAJAS ............................................................................... 34
PASO 1: Ingrese el centro ..................................................................................................... 35
PASO 2: Ingrese datos solicitados ..................................................................................... 35
PASO 3: Se visualiza las cajas activas .............................................................................. 36
PASO 4: El registro desaparece de cajas activas ........................................................... 37
3.6. SALIDA DE MERCANCIAS TIPO ESPECIES VALORADAS ................................... 37
PASO 1: Ingreso al sistema gestión de especies valoradas........................................ 37
PASO 2: Se extiende una lista desplegable...................................................................... 39
PASO 3: Hacemos clic en verificar ..................................................................................... 40
PASO 4: Se despliega pantalla informativa ...................................................................... 40
PASO 5: Ingrese datos correspondientes......................................................................... 41
PASO 6: Seleccionamos número de serie ........................................................................ 44
PASO 7: Observamos la transferencia que se pudo realizar ....................................... 45
PASO 9: Verificamos y guardamos..................................................................................... 48
PASO 10: El expediente ha sido generado ....................................................................... 49
3.7. VISUALIZACIÓN NÚMERO DE SERIE POR MATERIAL ......................................... 50
PASO 1: Ingresamos al sistema Gestión de especies valoradas. .............................. 50
PASO 3: Verificamos el expediente .................................................................................... 52

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3.8. DOTACIÓN INICIAL DE CAJA ....................................................................................... 53
PASO 1: Ingresamos al sistema Gestión de especies valoradas. .............................. 53
PASO 2: Ingresamos datos necesarios ............................................................................. 54
PASO 3: Ingresamos datos efectivos................................................................................. 54
PASO 4: Podemos visualizar saldo inicial de caja ......................................................... 55
PASO 5: Contabilizamos el expediente ............................................................................. 56
3.9. Registro de cobro ............................................................................................................ 57
PASO 1: Ingreso al sistema Gestión especies valoradas............................................. 57
PASO 3: Visualizamos la pestaña ingresos efectivo ..................................................... 59
PASO 4: Visualizamos y registramos el cobro ................................................................ 60
PASO 5: Indique el importe y verificamos ........................................................................ 61
PASO 6: Indique datos exactos ........................................................................................... 62
3.10. COMPENSACIÓN ......................................................................................................... 63
PASO 1: Ingresamos al sistema Compensación partidas caja de venta. ................. 63
PASO 2: Asignamos partida ................................................................................................. 65
PASO 3: Hacemos clic en compensar ............................................................................... 66
3.11. Salida de caja ...................................................................................................................... 67
PASO 1: Ingresamos al sistema Gestión especies valoradas. .................................... 67
PASO 2: Se ingresa el campo y se verifica....................................................................... 69
PASO 3: Visualizamos el expediente ................................................................................. 70
PASO 4: Ingresamos el campo y verificamos .................................................................. 71
3.12 Registro sobrante de caja ............................................................................................. 73
PASO 1: Ingresar a la bandeja, gestión especies valoradas. ...................................... 74
PASO 2: Llenamos el campo Sociedad y verificamos ................................................... 74
PASO 3: Ingresamos datos efectivos................................................................................. 75
PASO 4: Visualizamos el expediente ................................................................................. 76
PASO 5: Seleccionamos sobrante de caja........................................................................ 77
PASO 6: Verificamos el expediente. ................................................................................... 79
PASO 7: Contabilizamos el expediente. ............................................................................ 79
4. Anexos ........................................................................................................................................ 80
4.1. Anexo 1: Perfiles y Funciones ..................................................................................... 80
4.1.1. Entrada mercancías tipo especie valorada....................................................... 80

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4.1.2. Anexar acta firmada y enviar a contabilidad. ................................................... 80
4.1.3. Verificación del movimiento de materiales de inventario remitido por un
bodeguero. ................................................................................................................................ 80
4.1.4. Activar o desactivar cajas. .................................................................................... 80
4.1.5. Salida mercancía tipo especie valorada. ........................................................... 80
4.1.6. Visualización numero de serie por material. .................................................... 80
4.1.7. Dotación inicial de caja. ......................................................................................... 80
4.1.8. Registro del cobro. .................................................................................................. 81
4.1.9. Compensación.......................................................................................................... 81
4.1.10. Salida de caja ........................................................................................................ 81
4.1.11. Registro sobrante de caja.................................................................................. 81
4.2. Anexo 2: Reglas de Negocio......................................................................................... 81

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1. Manual de usuario gestión almacenes
Un inventario representa la relación ordenada de bienes y existencias de una empresa. La
Gestión de Inventario (materiales) es un término que en SAP se asocia a todas las actividades
y procesos asociados a la Adquisición de inventarios (materiales), Contratación de Servicios,
Gestión de stock e inventarios.
Un almacén permite subdividir y clasificar los espacios de un Centro de acuerdo con criterios
físicos y operativos y determinados por las condiciones de almacenamiento, zona de
recepción y entrega, inspección, entre otros.
Para facilitar el manejo de la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental, en el presente

documento se utilizará el concepto de Activos Fijos que comprenderá: Propiedad, Planta y
Equipo, Propiedades de Inversión, Bienes intangibles, Bienes biológicos, Bienes de control
administrativo y demás Bienes que posea la Entidad.
Un Centro logístico identifica la unidad de organización que sirve para subdividir una empresa
en función de aspectos de producción, aprovisionamiento, mantenimiento y planificación de
necesidades. Es un lugar en el que se producen inventarios (materiales) o se suministran
entregas y servicios.
La gestión de almacenes es una necesidad por parte del Ente Rector, a fin de darle control
sobre los inventarios y activos almacenados por cada entidad. Esta gestión engloba aquellos
procesos funcionales, que describen las acciones necesarias para la creación de almacenes,
visualización de almacenes, modificación de almacenes y borrado de almacenes.
Esta gestión tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas
de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, así como garantizar el
suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para
asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.
1.1 Objetivo
El presente documento tiene por objeto capacitar a los funcionarios de las entidades del PGE,
usuarios del nuevo Sistema Integrado de Gestión de las Finanzas Públicas del Ecuador en
el funcionamiento del proceso de Gestión de Almacenes, específicamente para crear
almacenes de inventarios y almacenes de activos, visualizar, modificar y borrar almacenes.
1.2 Alcance
El alcance del presente manual de usuario está enfocado para el uso de los analistas de las
entidades del PGE a quienes corresponda realizar las acciones necesarias para gestionar
almacenes a través del sistema, siendo estos:
• Ingreso al sistema SAP,
• Entrada mercancía tipo especie valorada,
• Anexar acta firmada y enviar a contabilidad,
• Verificación del movimiento de materiales de inventario remitido por un bodeguero,

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• Activar o desactivar caja,
• Salida mercancía tipo especie valorada,
• Visualización numero de serie por material,
• Dotación inicial de caja,
• Registro del cobro,
• Compensación,
• Salida de caja,
• Registro sobrante de caja.
Para llevar a cabo el proceso, es importante considerar que:
• Sólo se deberán completar los campos indicados en los pasos de cada proceso y
hacer clic exclusivamente en los íconos señalados para tal fin.
• Los campos no mencionados en cada proceso no deben ser registrados por el
usuario.
• Las ayudas de búsqueda del sistema (listas de valores), consultarán todo el catálogo
disponible, permitiendo utilizar únicamente los datos para los cuales el usuario cuente
con autorización, algunos de los campos solicitados podrán venir propuestos por
defecto.
• El presente manual es exclusivamente de tipo funcional, en el cual se encontrarán
actividades propias a realizar por los usuarios finales del ente rector y entidades del
PGE que cuenten con autorización para ejecutar el proceso de Gestión de almacenes.
En el presente manual de usuario se utilizará como entidad modelo el Ministerio de Economía
y Finanzas, cuyo órgano gestor se identifica como MEF1.
1.3 Aplicación de la Normativa

• Constitución de la República del Ecuador.
• Código y Reglamento de Planificación de las Finanzas Públicas.
• Ley Orgánica y Reglamento del Servicio Público.
• Código del trabajo.
• Ley Orgánica de Educación Intercultural.
• Ley Orgánica del Servicio Exterior.
• Ley Orgánica de Educación Superior.
• Ley de Seguridad Social, Reglamentos, Reformas, Resoluciones.
1.4 Funcionalidad
Funcionalmente, este manual permitirá a los analistas de las entidades del PGE, ejecutar las
acciones necesarias para llevar a cabo los procesos de crear almacenes de inventarios y
almacenes de activos, visualizar, modificar y borrar almacenes en el nuevo Sistema Integrado
de Gestión de las Finanzas Públicas del Ecuador.
1.4.1. Entrada de mercancías tipo especie valorada.
En este proceso se realiza la entrada de mercancías tipo especie valorada.

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1.4.2. Anexar acta firmada y enviar a contabilidad.
En este proceso se anexa el acta firmada y se envía a contabilidad.
1.4.3. Verificación del movimiento de materiales de inventarios remitidos por
un bodeguero.
En este proceso se realiza la verificación del movimiento de materiales de inventario remitidos
por un bodeguero.
1.4.4. Activar o desactivar cajas.

Se encarga de activar o desactivar cajas.
1.4.5. Salida mercancía tipo especie valorada.

Se encarga de realizar la salida de mercancía tipo especie valorada.
1.4.6. Visualización numero de serie por material.

Se encarga de la visualización numero de serie por material.
1.4.7. Dotación inicial de caja.

Se encarga de la dotación inicial de caja.
1.4.8. Registro del cobro.

Se encarga de realizar el registro de cobro.
1.4.9. Compensación.
Se encarga de realizar la compensación
1.4.10 Salida de caja.

Se encarga de realzar la salida de caja.
1.4.11 Registro sobrante de caja.

Se encarga del registro sobrante de caja.
1.5. Requerimientos Técnicos Mínimos Relacionados al PC

Los navegadores necesarios para poder acceder al sistema vía web son las versiones
actualizadas de los siguientes:
• Internet Explorer.
• Firefox.
• Chrome.
• EDGE.
• Safari.
1.6. Perfiles y Funciones

Para el proceso de gestión de almacenes intervienen los siguientes perfiles:
• Bodeguero de inventarios.
• Bodeguero de activos.

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2. Glosario
2.1 Glosario de términos
A continuación, se describe cada uno de los términos, así como de los íconos o pulsadores
que forman parte de este documento, lo que facilitará la comprensión del usuario:
Término Descripción
Para facilitar el manejo de la Norma Técnica de Contabilidad

Gubernamental, en el presente documento se utilizará el concepto de
Activos Fijos Activos Fijos que comprenderá: Propiedad, Planta y Equipo,
Propiedades de Inversión, Bienes Intangibles, Bienes Biológicos,
Bienes de Control Administrativo y demás Bienes que posea la Entidad.
Definición que permite subdividir y clasificar los espacios de un Centro
de acuerdo con criterios físicos y operativos y determinados por las
Almacén
condiciones de almacenamiento, zona de recepción y entrega,
inspección, entre otros.
Unidad de organización que sirve para subdividir una empresa en
función de aspectos de producción, aprovisionamiento, mantenimiento
Centro logístico
y planificación de necesidades. Es un lugar en el que se producen
inventarios (materiales) o se suministran entregas y servicios.
Estructuras internas dentro de cada estructura organizativa que sirven
como información relevante y utilizada en cada una de las mismas
Datos Maestros
implementadas en el sistema. Unos ejemplos para la contabilidad
presupuestaria serían: Centro gestor, proyecto presupuestario, etc.
Término que en SAP se asocia a todas las actividades y procesos
Gestión de Inventario
asociados a la Adquisición de inventarios (materiales), Contratación de
(materiales)
Servicios, Gestión de stock e Inventarios.
Inventario Relación ordenada de bienes y existencias de una empresa.
Toda la información que una empresa necesita para gestionar un
material de inventario se almacena en un registro de datos que se
Maestro de Materiales
denomina Maestro de Materiales, clasificados según diferentes
criterios.
Se refiere a aquellos productos que son adquiridos para ser utilizados
(consumidos) para las actividades propias de la Empresa o para
Material
conformar el stock de inventario de la misma.
Podrán ser utilizados para vender, producir, mantener o consumir.
Solicitud o instrucción formal que realiza una organización de compras
a un proveedor o a un centro para suministrar o proporcionar una
Pedido
cantidad concreta de mercancías o servicios durante o en un período
de tiempo concreto.
Tienen funciones de control en el Sistema R/3, igual que los tipos de
materiales de inventario. Es un factor que determina la secuencia de
Ramo
pantallas y la selección de campos en un registro maestro de
materiales.
Tareas y actividades que un usuario está autorizado a realizar en el
Rol
sistema. Ej.: roles de consulta, roles de alta y modificación.
(System, Applications and Products) Significa Sistemas, Aplicaciones
SAP y Productos en procesamiento de Datos. Compañía de sistemas
informáticos con sede en Alemania.

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Término Descripción
Unidad financiera independiente. Elemento organizativo legal de la

Sociedad
contabilidad.
Unidad de organización más pequeña para la cual puede extraerse un
set de cuentas independiente a efectos de información externa. Esto
Sociedad FI implica la grabación de todas las operaciones relevantes y la
generación de todos los documentos de soporte para los cálculos de
resultados, como balances y cuentas de pérdidas y ganancias.
Transacción Ejecución de una tarea en SAP.
2.2 Glosario de botones rápidos
Íconos o Pulsadores
Pulsador Nombre Función
Confirma los datos que ha
seleccionado o registrado en la
pantalla. Tiene la misma función
Entrada
que presionar la tecla Enter. La
ejecución de este ícono no graba
su trabajo.
Grabar (Ctrl+S) Graba su trabajo.
Regresa a la pantalla anterior sin
grabar sus datos. En el caso de
que existan campos obligatorios en
Atrás (F3)
la pantalla, antes de realizar la
acción se deben completar todos
los campos.
Finaliza la acción en curso sin
Finalizar grabar. Le devuelve a la pantalla
(Shift+F3) inicial o a la pantalla de menú
principal.
Cancelar (F12) Finaliza la tarea actual sin grabar.
Permite buscar una cadena de
caracteres en el
Buscar
listado/menú/opción que nos
encontremos.
Pone a disposición la ayuda
Ayuda conceptual en el campo donde se
posiciona el cursor.
Campo de Permite introducir códigos de
comandos o de transacción para realizar una
transacciones determinada operación.
Al digitar /N en el campo de
comandos, como prefijo de una
transacción y presionar la tecla
/N Cierre una ventana
Enter, el sistema abre una nueva
ventana/modo cerrando la
existente.

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Íconos o Pulsadores
Pulsador Nombre Función
Si el campo está marcado con un
asterisco, significa que es
obligatorio. El sistema no le
Campo obligatorio
permitirá continuar con el proceso
mientras ésta campo no haya sido
completado.
Si el campo no está marcado con
un asterisco, significa que es
Campo opcional opcional y el sistema le permitirá
continuar así el campo no haya
sido completado.
Un Match code es una ayuda de
búsqueda dentro del Sistema SAP.
Match code o Esta ayuda de búsqueda se
ayuda de activará al hacer clic sobre el ícono
búsqueda o al presionar la tecla F4 sobre el
campo en el cual se esté
posicionado.
Notificación que indica que una
acción realizada tiene una
advertencia o aviso que debe ser
Advertencia
considerado por el usuario. Para
poder continuar con el proceso se
debe presionar la tecla Enter.
Notificación que indica que una
acción fue realizada con éxito, es
Ok decir, cuando todos los datos
ingresados fueron validados
correctamente.
Notificación en una ventana
Mensaje
emergente que indica un mensaje
Informativo
informativo.
Notificación que indica que la
acción realizada tiene un error. Se
Error
debe corregir el error antes de
continuar con la siguiente actividad.

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3. Contenido
3.1. Ingreso a SAP - SINAFIP
Es importante mencionar que dependiendo del rol y las autorizaciones que tenga del usuario,
podrá ingresar o ejecutar las transacciones.
El formador le facilitará el link de acceso a SINAFIP momentos antes de iniciar la capacitación

y desarrollo de transacciones.
Favor ingresar el usuario y contraseña asignado
Para ejecutar una transacción existen dos opciones:
1. Digitar el código de la transacción en el campo de comandos.

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2. Navegar por el menú de Usuario.
3.2. ENTRADA MERCANCIA TIPO ESPECIE VALORADA

Forma parte del manual MUS_MM_22_Entrada Mercancía tipo especie Valorada.docx.
PASO 1: Ingresamos al sistema Gestión de especies-Bodeguero

En esta sesión se instruirá a los usuarios a la Entrada Mercancía tipo especie Valorada, para ello
tendrá las siguientes opciones:
1. Ingrese el código MIGO en el campo de transacciones o campo de comandos y hacer clic en

Entrada o presionar la tecla Enter.
2. A través del Menú de usuario, siguiendo la ruta que a continuación se detalla:
Ruta del menú Gestión de especies-Bodeguero – MIGO – Movimientos de mercancías.
Transacción MIGO – Movimientos de mercancías.
Para abrir las carpetas, el usuario debe hacer un clic en el pulsador que se encuentra en
el lado izquierdo de cada carpeta.

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(1) Haga clic en Gestión de Especies-Bodeguero
(1) Haga doble clic en Movimiento de mercancías.
PASO 2: Seleccionamos datos.
(1) Haga clic en el pulsador se abre una lista desplegable.
(1) Haga clic en . para seleccionar.

(1) Haciendo clic en el pulsador se abre una lista desplegable.
(1) Haga clic en la entrada para seleccionarla.
PASO 3: Actualizamos el expediente.
(1) El campo EM Entr. mercancías indicar la clase de movimiento deseado.
(2) Haga clic en para actualizar
Manual de usuario Gestión de Almacenes Página 16 de 81

PASO 4: Se visualiza pantalla de modificación
(1) Se despliega una pantalla informativa, Haga clic en para continuar.
PASO 5: Ingresamos datos correspondientes
(1) Haga clic en para seleccionar, esto permitirá generar el documento de

entrega y recepción al finalizar el proceso.
(2) En el campo Material, ingresar el número de la especie que desea adquirir.
(3) Haga clic en .

(1) El campo Cantidad en unidad de medida de entrada, indicar la cantidad de especies que
desea ingresar.
(2) El campo Importe de contab. introducido externamente en moneda local indicar el

monto base total de las especies.
(3) Haga clic en .
PASO 6: Actualizamos el expediente.
(1) En el campo Centro indicar el código del centro correspondiente.
(2) En el campo Denominación de almacén indicar el código del almacén respectivo.
(3) Haga clic en para actualizar

(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en .
(1) En el campo Número de serie Puedes ingresar el número deseado
(2) o Haga clic en . para que se generen los números de serie de

manera automática.

Si el material solo se encuentra ampliado a una clase de valoración, el sistema traerá
esta automáticamente por defecto, caso contrario el usuario deberá indicarla.
(1) Haga clic en para seleccionar la clase de valoración.
(1) Haga doble clic en para seleccionar.

PASO 7: Verificamos el expediente.
(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en .
PASO 8: Observamos documento generado
Si el documento se encuentra sin errores se genera un mensaje indicando "Documento

es O.K.", caso contrario desplegará una pantalla con los mensajes encontrados.

(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en para añadir líneas de firmantes.
Deben indicarse al menos un firmante que Recibe y otro que Entrega.
(1) Ingrese Nombre firmante.

(2) Ingrese Nombre de la empresa.
(3) Ingrese el Cargo.
(4) Ingrese el Tipo de documento.
(5) Ingrese el Número de identificación.
En caso de tener contar con un número de personal, puede indicarlo en el campo "Nr.
Personal", y los datos relacionados al firmante serán completados automáticamente.
(1) Ingrese el Nr. Pers. con esto el sistema traerá los datos registrados del firmante
asociado.
(1) Haga clic en .

PASO 10: Se genero el expediente
En este punto, ya se registra la información indicada en el sistema y se crea un

expediente que deberá ser tramitado.
(1) Haga clic en para finalizar el proceso.
PASO 11: Acta entrega-recepción
El sistema generará un acta de entrega y recepción con la información de las especies

que se está dando entrada.

3.3. ANEXAR ACTA FIRMADA Y ENVIAR A CONTABILIDAD
Forma parte del manual MUS_MM_22_Anexar acta firmada y enviar a contabilidad.docx.
Para realizar este paso, previamente debe revisar la guía:
• GUS_MM_22_01_Entrada de Mercancías.
PASO 1: Ingresamos al sistema supervisor de especies.

En esta sesión se instruirá a los usuarios a anexar acta firmada y enviar a contabilidad, para ello
tendrá las siguientes opciones:
3. Ingrese el código /IG4S/TR_004 en el campo de transacciones o campo de comandos y

hacer clic en Entrada o presionar la tecla Enter.
Menú de usuario – supervisor de especies – /IG4S/TR_004 – Bandeja de

Ruta del menú
tramitación.
Transacción /IG4S/TR_004 – Bandeja de tramitación.
(1) Haga clic en .

(1) Haga doble clic en Bandeja de tramitación.
PASO 2: Seleccionamos el expediente
Se muestra una nueva ventana con los expedientes que se encuentran pendientes por
tramitar. se debe hacer doble clic sobre el expediente deseado.
(1) Haga doble clic en .
PASO 3: Anexar Acta
En esta ventana es necesario anexar el acta de entrega y recepción correspondiente

para poder continuar con el proceso.
(1) Haga clic en .

(1) Haga clic en para desplegar.
PASO 4: Generamos documento
Se desplegarán algunas pantallas con el objeto de buscar y adjuntar el acta de entrega y

recepción del ingreso de especies.
(1) Haga clic en .

(1) Haga clic en .
PASO 5: Seleccionamos el documento deseado.
(1) Haga clic en la entrada Documento deseado para seleccionarlo.
(2) Haga clic en Abrir .

También puede pulsar Alt+a.

PASO 6: Enviamos el expediente a contabilidad.
(1) Haga doble clic en
(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en .

Antes de enviar a contabilidad, es necesario indicar el expediente del pedido de
servicios que está relacionada con la adquisición de las especies.
(1) Indicar el Ejercicio.
(2) Ingrese el Núm. Interno Expedte.
(3) Haga clic en .
El expediente tramitado desaparece de la bandeja de tramitación y se muestra un

mensaje en la parte inferior izquierda:
Expedientes vinculados correctamente"

3.4. Verificación del movimiento de materiales de
inventario remitido por un bodeguero.
Forma parte del manual MUS_MM_22_verificación del movimiento de materiales de
inventario remitido por un bodeguero.docx
Para realizar este paso, previamente debe revisar las guías:
• GUS_MM_22_01_Entrada de mercancías.
• GUS_MM_22_02_Anexar acta firmada y enviar a contabilidad.
PASO 1: Ingreso al sistema tramitación de expediente.

En esta sesión se instruirá a los usuarios a la verificación del movimiento de materiales de
inventario remitido por un bodeguero, para ello tendrá las siguientes opciones:
5. Ingrese el código /IG4S/TR_004 en el campo de transacciones o campo de comandos y

hacer clic en Entrada o presionar la tecla Enter.
Ruta del menú Tramitación de expediente -> /IG4S/TR_004 – Bandeja de tramitación.
Transacción /IG4S/TR_004 – Bandeja de tramitación.
(1) Haga clic en .

(1) Haga doble clic en Bandeja de tramitación.
PASO 2: Seleccionamos el expediente
(1) Haga doble clic en

(1) Haga clic en .
El expediente tramitado desaparece de la bandeja de tramitación.
PASO 3: Desaparece el expediente de la bandeja de

tramitación.

3.5. ACTIVAR O DESCATIVAR CAJAS
Forma parte del manual MUS_MM_22_Activar o desactivar cajas.docx
PASO 1: Ingresar al sistema
En esta sesión se instruirá a los usuarios a Activar o desactivar cajas, para ello tendrá las
siguientes opciones:
7. Ingrese el código MMBE en el campo de transacciones o campo de comandos y hacer

clic en Entrada o presionar la tecla Enter.
Ruta del menú Menú de usuario Reporteria -> MMBE – Resumen de stocks.
Transacción MMBE – Resumen de stocks.
(1) Haga clic en .

PASO 1: Ingrese el centro
(1) Ingrese el Centro
(2) Haga clic en .
PASO 2: Ingrese datos solicitados

En Cajas Gestionadas se muestran todas las cajas que el supervisor puede gestionar
y/o asignar.
En Activación de nuevas cajas se indica la caja, el usuario y la fecha/hora para la

activación de las cajas gestionadas.
En las Cajas activas se muestran las cajas que se encuentran activadas.
Lo primero que haremos es activar una caja...
(1) Indique el Código de Caja chica.
(2) Indique el Nombre de usuario
(3) Indique la Fecha fin validez.
(4) Haga clic en .
PASO 3: Se visualiza las cajas activas
Al pulsar el botón "Activar", se muestra el registro en Cajas activas.

Para efectuar la desactivación de cajas, se debe seleccionar el registro que se desea
desactivar y pulsar el botón correspondiente.
(1) Haga clic en para seleccionar el registro que desea anular.
(2) Haga clic en .
PASO 4: El registro desaparece de cajas activas
Una vez desactivado, el registro desaparece de Cajas activas y queda disponible para
una nueva activación.
3.6. SALIDA DE MERCANCIAS TIPO ESPECIES VALORADAS

Forma parte del manual MUS_MM_22_Salida de mercancías tipo especies valoradas.docx
• GUS_MM_22_01_Entrada de mercancías tipo especie valorada.
PASO 1: Ingreso al sistema gestión de especies valoradas.

En esta sesión se instruirá a los usuarios a salida de mercancías tipo especies valoradas, para
ello tendrá las siguientes opciones:
9. Ingrese el código MIGO en el campo de transacciones o campo de comandos y hacer clic

en Entrada o presionar la tecla Enter.
Menú de usuario gestión de especies valoradas-> MIGO– movimientos de

Ruta del menú
mercancías.
Transacción MIGO– movimientos de mercancías.

(1) Haga clic en Gestión Especies Valoradas .
(1) Haga doble clic en Movimiento de mercancías.

PASO 2: Se extiende una lista desplegable
(1) Haga clic en Salida de mercancías para seleccionarlo.
(1) Haga clic en Otros para seleccionarlo.

PASO 3: Hacemos clic en verificar
(1) Indique 251 en el campo Clase de movimiento.
(2) Haga clic en .
PASO 4: Se despliega pantalla informativa
Se despliega una nueva ventana informativa.
(1) Haga clic en para continuar.
(2) Haga clic en de vale colectivo para activar.
(3) Indique el número de Material.
(4) Haga clic en .

PASO 5: Ingrese datos correspondientes
(1) Indique la cantidad, en el campo Cantidad en unidad de medida de entrada.
(2) Haga clic en .
(1) Indique el Centro.
(2) Indique el Almacén.
(3) Haga clic en .

(1) Haga clic en .
(1) Indicar el Centro de coste.
(2) Haga clic en .

Si el usuario conoce el número de serie de las especies a vender podrá indicarlas
directamente o buscarla a través de la ayuda de búsqueda.
(1) El campo se ha completado.
(1) Indique el Número de serie
(2) Si no conoce el número de serie haga clic en para buscarlo.

PASO 6: Seleccionamos número de serie
(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en los recuadros que desea seleccionar, manteniendo pulsado el botón Ctrl.
(2) O para seleccionar todos los registros haga clic en .
(1) Haga clic en .

(1) Haga clic en .
PASO 7: Observamos la transferencia que se pudo realizar
Por haber seleccionado más especies de las necesarias el sistema mostrará un mensaje
informativo.
(1) Haga clic en .

(1) Haga clic en .
(1) Ingrese el número de Cajero.
(2) Ingrese el Tipo NIF.
(3) Ingrese el número de NIF Cliente.
(4) Ingrese el número de Nombre Cliente.
(5) Ingrese el número de Ciudad.
(6) Haga clic en .

(1) Haga clic en .
Si el material solo se encuentra ampliado a una clase de valoración, el sistema traerá

esta automáticamente por defecto, caso contrario el usuario deberá indicarla.
(1) Haga clic en para seleccionar la clase de valoración.

(1) Haga doble clic en para seleccionar.
PASO 9: Verificamos y guardamos
(1) Haga clic en .
Si el documento se encuentra sin errores se genera un mensaje indicando "Documento

es O.K.", caso contrario desplegará una pantalla con los mensajes encontrados.
(2) Haga clic en .

PASO 10: El expediente ha sido generado
(1) Haga clic en .
Aparece en la esquina inferior izquierda, el mensaje:

Documento material XXXXXXXXXX contabilizado.

3.7. VISUALIZACIÓN NÚMERO DE SERIE POR
MATERIAL
Forma parte del manual MUS_MM_22_Visualizacion número de serie por material.docx.
PASO 1: Ingresamos al sistema Gestión de especies valoradas.

En esta sesión se instruirá a los usuarios a la visualización número de serie por material, para
ello tendrá las siguientes opciones:
11. Ingrese el código IQ09 en el campo de transacciones o campo de comandos y hacer clic
en Entrada o presionar la tecla Enter.
Gestión de especies valoradas – IQ09 – Visualizar número de serie

Ruta del menú
material.
Transacción IQ09 – Visualizar número de serie material.
(1) Haga clic en Para desplegar las opciones de "Gestión Especies Valoradas"

(1) Haga doble clic en Visualizar número serie material.
Se despliega la pantalla "Visualizar número serie material: Selección de números de

serie", aquí se muestran diferentes campos que se pueden utilizar a modo de filtros para
realizar la búsqueda deseada. Se sugiere completar los campos Material, Centro y
almacén.
(1) Indique el Número de material.

PASO 3: Verificamos el expediente
(1) Indique el Centro.
(2) Indique el Almacén.
(3) Haga clic en .
En esta pantalla podrá visualizar las especies que coincidan con los criterios de
búsqueda especificados en la pantalla anterior.

3.8. DOTACIÓN INICIAL DE CAJA
Forma parte del manual MUS_MM_22_Dotación inicial de caja.docx
PASO 1: Ingresamos al sistema Gestión de especies valoradas.

En esta sesión se instruirá a los usuarios a la dotación inicial de caja, para ello tendrá las
siguientes opciones:
1. Ingrese el código ZF1_MM_TR_053 en el campo de transacciones o campo de comandos

y hacer clic en Entrada o presionar la tecla Enter.
Ruta del menú Gestión especies valoradas -> ZF1_MM_TR_053 –Libro de caja.
Transacción ZF1_MM_TR_053 –Libro de caja.
(1) Haga clic en Gestión Especies Valoradas para desplegar.

PASO 2: Ingresamos datos necesarios
(1) Indique la Sociedad.
(2) Indique el Libro de caja.
(3) Haga clic en .
PASO 3: Ingresamos datos efectivos
(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en para desplegar opciones.

PASO 4: Podemos visualizar saldo inicial de caja
(1) Haga clic en .

(1) Indique el Importe.
(2) Haga clic en .
PASO 5: Contabilizamos el expediente
(1) Haga clic en .

El semáforo del estado cambia de rojo a verde, indicando que el registro fue
contabilizado.
3.9. Registro de cobro

Forma parte del manual MUS_MM_22_Registro de cobro.docx
• GUS_MM_22_04_Salida de mercancías tipo especie valorada.
PASO 1: Ingreso al sistema Gestión especies valoradas.

En esta sesión se instruirá a los usuarios al registro de cobro, para ello tendrá las siguientes
opciones:

Menú de usuario – Gestión especies valoradas -> ZF1_MM_TR_053 –

Ruta del menú
Libro de caja.
Transacción ZF1_MM_TR_053 – Libro de caja.

(1) Haga clic en Gestión Especies Valoradas para desplegar.
(1) Indique la Sociedad.
(2) Indique el Libro de caja.
(3) Haga clic en .

PASO 3: Visualizamos la pestaña ingresos efectivo
(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en para desplegar opciones.

PASO 4: Visualizamos y registramos el cobro
(1) Haga clic en .

PASO 5: Indique el importe y verificamos
(1) Indique el Importe.
(1) Indique el Número de cliente o acreedor del cajero.
(2) Haga clic en .

PASO 6: Indique datos exactos
Se Se despliega una nueva pantalla en la cual existen dos campos obligatorios (Nombre y
Población). para estos se sugiere indicar la siguiente información:
• Nombre: indicar una descripción del cobro realizado, ya sea hast

a un momento específico del día o por el cobro efectuado por el d
ía completa, indicando además la ventanilla o caja física en que s
e realiza.
• Población: Indicar la ciudad donde se realiza el registro.
(1) Indique el Nombre.
(2) Indique la Población.
(3) Haga clic en .
(1) Haga clic en .

El semáforo del estado cambia de rojo a verde, indicando que el registro fue
contabilizado.
3.10.COMPENSACIÓN
Forma parte del manual MUS_MM_22_Compensación.docx
• GUS_MM_22_05_Salida de mercancías tipo de especies valoradas.
PASO 1: Ingresamos al sistema Compensación partidas caja de

venta.
En esta sesión se instruirá a los usuarios a la Compensación, para ello tendrá las siguientes
opciones:

Menú de usuario – Gestión especies valoradas-> ZF1_MM_TR_055 –

Ruta del menú
Compensación partidas caja de venta
Transacción ZF1_MM_TR_055 – Compensación partidas caja de venta

(1) Haga clic en .
(1) El campo Compensación partidas Caja de Venta se ha borrado.
(1) Haga clic en .

PASO 2: Asignamos partida
(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en .

(1) Haga clic en .
PASO 3: Hacemos clic en compensar
(1) Haga clic en .
(1) El campo Doc.6000000709 se contabilizó en sociedad MEF1 se ha borrado.

(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en.
3.11. Salida de caja

Forma parte del manual MUS_MM_22_Salida de caja.docx
• GUS_MM_22_05_ Salida de mercancías tipo de especies valoradas.
PASO 1: Ingresamos al sistema Gestión especies valoradas.

En esta sesión se instruirá a los usuarios a salida de caja, para ello tendrá las siguientes
opciones:


Menú de usuario – gestión especies valoradas-> ZF1_MM_TR_053 – Libro
Ruta del menú
de caja.
Transacción ZF1_MM_TR_053 – Libro de caja.
(1) Haga clic en .
(1) El campo Libro de Caja se ha borrado.

PASO 2: Se ingresa el campo y se verifica
(1) El campo * se ha completado.
(1) Haga clic en .

(1) Haga clic en .
PASO 3: Visualizamos el expediente
(1) Haga clic en .

(1) El campo CAJA CHICA A BCO se ha borrado.
PASO 4: Ingresamos el campo y verificamos

(1) Haga clic en .
(1) Haga clic en .

(1) Haga clic en Campo importe libro caja con signo +/- .
3.12 Registro sobrante de caja

Forma parte del manual MUS_MM_22_Registro sobrante de caja.docx

• GUS_MM_22_08_Registrar una salida de venta.docx
El usuario debe contar con los permisos necesarios para realizar la operación.

PASO 1: Ingresar a la bandeja, gestión especies
valoradas.
En esta sesión se instruirá a los usuarios al registro sobrante de caja, para ello tendrá
las siguientes opciones:
19. Ingrese el código ZF1_MM_TR_053 en el campo de transacciones o campo de
comandos y hacer clic en Entrada o presionar la tecla Enter.
Ruta del menú Gestión especies valoradas-> ZF1_MM_TR_053 -> libro de caja.
Transacción ZF1_MM_TR_053 -> libro de caja.
(1) El campo Libro de Caja se ha borrado.
PASO 2: Llenamos el campo Sociedad y verificamos

(1) Haga clic en .
PASO 3: Ingresamos datos efectivos.
(1) Haga clic en .

(1) Haga clic en .
PASO 4: Visualizamos el expediente
(1) Haga clic en .

(1) Haga clic en .
PASO 5: Seleccionamos sobrante de caja

(1) Haga clic en .
(1) El campo se ha borrado.

PASO 6: Verificamos el expediente.
(1) Haga clic en .
PASO 7: Contabilizamos el expediente.
(1) Haga clic en .

4. Anexos
4.1. Anexo 1: Perfiles y Funciones
4.1.1. Entrada mercancías tipo especie valorada.
• Supervisor de especies: Se encarga de la entrada de mercancías tipo especie
valorada.
4.1.2. Anexar acta firmada y enviar a contabilidad.

• Supervisor de especies: Se encarga de anexar acta firmada y enviar a
contabilidad.
4.1.3. Verificación del movimiento de materiales de inventario

remitido por un bodeguero.
• Analista financiero: Se encarga de verificar el movimiento de materiales de
inventario remitido por un bodeguero.
4.1.4. Activar o desactivar cajas.

• Supervisor de especies: Se encarga de activar o desactivar cajas.
4.1.5. Salida mercancía tipo especie valorada.

• Cajero de especies: Se encarga de la salida de mercancía tipo especie valorada.
4.1.6. Visualización numero de serie por material.

• Cajero de especies: Se encarga de visualizar el numero de serie por material.
4.1.7. Dotación inicial de caja.

• Cajero de especie: Se encarga de la dotación inicial de caja.

4.1.8. Registro del cobro.
• Cajero de especie: Se encarga de registrar el cobro.
4.1.9. Compensación.
• Cajero de especie: Se encarga en realizar la compensación.
4.1.10. Salida de caja

• Cajero de especie: Se encarga en la salida de caja.
4.1.11. Registro sobrante de caja

• Cajero de especie: Se encarga del registro sobrante de caja.
4.2. Anexo 2: Reglas de Negocio

A continuación, las reglas de negocio más importantes y de consideración del usuario
dentro del proceso:
• La Clave que identifica los almacenes de Materiales de inventario comenzarán

con la letra I.
• La clave que identifica los almacenes de activos comenzará con la letra A.
• El Centro logístico dependerá del específico para cada localidad.
• Cada perfil de usuario tendrá sus roles específicos de acuerdo a sus funciones.
• El sistema permitirá borrar almacenes sólo sin estos no tienen stock.
• El sistema permitirá modificar algunos campos de los registros.

Mus - MM - 22 - Gestion de Especies Valoradas

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GESTIÓN DE ESPECIES

Fecha: 05 de junio del 2020

Documento propiedad de: Ministerio de Economía y Finanzas

Edición: Ministerio de Economía y Finanzas

Cubierta: Ministerio de Economía y Finanzas

Composición y diagramación: Ministerio de Economía y Finanzas

Estructuración: Ministerio de Economía y Finanzas

Autor (a): Consorcio AYESA-IECISA

Revisado: Subsecretaría de contabilidad

Aprobado: Subsecretaría de Innovación de las Finanzas

Impreso por: Ministerio de Economía y Finanzas

Gestión de especies valoradas.

Gestión de especies valoradas.

Gestión de especies valoradas.

Gestión de especies valoradas.

Gestión de especies valoradas.

Para facilitar el manejo de la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental, en el presente

Gestión de especies valoradas.

1.3 Aplicación de la Normativa

Gestión de especies valoradas.

1.4.4. Activar o desactivar cajas.

1.4.5. Salida mercancía tipo especie valorada.

1.4.6. Visualización numero de serie por material.

1.4.7. Dotación inicial de caja.

1.4.8. Registro del cobro.

1.4.10 Salida de caja.

1.4.11 Registro sobrante de caja.

1.5. Requerimientos Técnicos Mínimos Relacionados al PC

1.6. Perfiles y Funciones

Gestión de especies valoradas.

Para facilitar el manejo de la Norma Técnica de Contabilidad

Gestión de especies valoradas.

Unidad financiera independiente. Elemento organizativo legal de la

2.2 Glosario de botones rápidos

Gestión de especies valoradas.

Gestión de especies valoradas.

El formador le facilitará el link de acceso a SINAFIP momentos antes de iniciar la capacitación

Favor ingresar el usuario y contraseña asignado

Para ejecutar una transacción existen dos opciones:

1. Digitar el código de la transacción en el campo de comandos.

Gestión de especies valoradas.

3.2. ENTRADA MERCANCIA TIPO ESPECIE VALORADA

PASO 1: Ingresamos al sistema Gestión de especies-Bodeguero

1. Ingrese el código MIGO en el campo de transacciones o campo de comandos y hacer clic en

2. A través del Menú de usuario, siguiendo la ruta que a continuación se detalla:

Ruta del menú Gestión de especies-Bodeguero – MIGO – Movimientos de mercancías.

Transacción MIGO – Movimientos de mercancías.

Gestión de especies valoradas.

(1) Haga doble clic en Movimiento de mercancías.

PASO 2: Seleccionamos datos.

(1) Haga clic en el pulsador se abre una lista desplegable.

(1) Haga clic en . para seleccionar.

(1) Haga clic en la entrada para seleccionarla.

PASO 3: Actualizamos el expediente.

(1) El campo EM Entr. mercancías indicar la clase de movimiento deseado.

(2) Haga clic en para actualizar

Manual de usuario Gestión de Almacenes Página 16 de 81

(1) Se despliega una pantalla informativa, Haga clic en para continuar.

PASO 5: Ingresamos datos correspondientes

(1) Haga clic en para seleccionar, esto permitirá generar el documento de

(2) En el campo Material, ingresar el número de la especie que desea adquirir.

(3) Haga clic en .

Manual de usuario Gestión de Almacenes Página 17 de 81