Conjunto Parque Residencial VillaMar

MANUAL DE PROTOCOLO DE
SEGURIDAD, PREVENCION Y
DEFENSA DE INTERESES POR EL
BIEN COMUN.

EL MORRO-ANZOATEGUI

2018
Este Manual consta de las siguientes partes:

Objetivo del Manual

Definición

Gerencia del Manual

Comportamiento y actitud del Oficial de seguridad

Deberes y obligaciones del Oficial de seguridad

Prohibiciones del Oficial de seguridad

Cuaderno de anotaciones

Ingreso de personas a la Residencia

Plan de contingencia

a. En caso de sismo
b. Incendio
c. Alarmas

OBJETIVO GENERAL:

Implementar los procedimientos del Sistema de Seguridad a ejecutar por los

Oficiales de Seguridad en las instalaciones físicas del Condominio “Parque
Residencial VillaMar”.

Manual de procedimientos:

Representa un conjunto de normas y procedimientos para la protección general

de la Residencia Villamar y sus residentes. Incluye tanto las áreas comunes
ubicadas dentro del Condominio como las adyacentes a la Residencia.

Gerencia del Manual de Seguridad:

La Comisión de Seguridad y la Junta de Condominio son las personas encargadas

de recibir las novedades y de quienes emanan los lineamientos a seguir.

Los propietarios deben velar por el cumplimiento de las normas estipuladas en el

presente manual y en caso de constatar algún incumplimiento, deberán notificarlo
de inmediato a la Comisión de Seguridad o a la Junta de Condominio de La
Residencia.

Comportamiento y Actitud del Oficial de Seguridad

 a. Estar en todo momento alerta para velar por la seguridad, de los bienes y
de las personas.
b. Debe estar uniformado y el mismo siempre debe estar limpio y planchado,
usar calzado adecuado a sus funciones y uniforme, usar sus distintintivos
de forma visible. Debe estar rasurado y con el cabello bien cortado.
c. Llevar consigo la credencial de identidad y devolverla cuando cese su
relación de dependencia con el mismo, cualquiera que sea el motivo.
d. Mantener un trato cordial y respetuoso con los propietarios, residentes,
visitantes, trabajadores del condominio y compañeros de labores. Siempre
utilizando los vocablos Ud., Sr., Sra., Srta, al dirigirse a las personas; evitar
tutearlas y la excesiva confianza.
e. Los Oficiales de seguridad no deben discutir o hacer polémicas con ningún
propietario o visitante sobre el protocolo de seguridad u órdenes recibidas,
deberán acatarlas y si tienen alguna duda pueden consultar posteriormente
con la Comisión de Seguridad.
f. Queda totalmente prohibido a los Oficiales de seguridad, brindar cualquier
tipo de información sobre los propietarios, como por ejemplo el nombre,
número de teléfono, tipo de vehículo, número de placa, horas de entrada,
horas de salida, puesto de trabajo, etc. Además, No hará comentarios de
ningún tipo, con ninguna persona conocida o extraña, acerca de las
actividades e intereses de los propietarios, siempre deberá mantener total
discreción.
g. No establecer conversaciones innecesarias ni tratar asuntos personales
mientras se encuentre en servicio.
h. Los Oficiales de seguridad deben hacer su trabajo con la mejor disposición
y control.
i. Queda totalmente prohibido a los Oficiales de Seguridad prestar apoyo a
propietarios y visitantes tales como: cargar cajas, botellones de agua o
cualquier cosa que sea transportable, efectuar llamadas telefónicas, recibir
encomiendas, guardar paquetes, dar recados personales.

Deberes y obligaciones del Oficial de Seguridad:

1. Deben presentarse al puesto de trabajo a recibir el servicio por lo menos 15

minutos antes para que se haga la entrega física del puesto.

2. El Oficial que se integra por primera vez al servicio, debe presentarse por lo
menos tres (3) horas antes de iniciar su turno, durante sus primeras tres jornadas
de trabajo, para recibir el entrenamiento requerido
3. Mantener actualizado su domicilio real y teléfono de contacto, en su hoja de
vida resguardada en los archivos de la administración. En ese domicilio serán
ejercidas y consecuentemente válidas a todos los efectos legales las
notificaciones inherentes a la relación de trabajo

4. Cumplir con las disposiciones y órdenes impartidas por la Junta Directiva del
Condominio y la Comisión de Seguridad respectiva.

5. Conservar en todo momento las puertas de la entrada peatonal y vehicular

cerradas, salvo los casos de emergencias.

6. Tomar nota en el cuaderno de ocurrencias todas las novedades y eventos que

alteren la tranquilidad y/o pongan en riesgo la seguridad de los residentes,
igualmente pondrán como novedad cualquier hecho que viole, trasgreda o
incumpla este manual de seguridad.

9. Encender/apagar y mantener (según lo indicado) la programación de las luces

de las áreas. En caso de surgir alguna novedad en esta materia; realizar las
respectivas anotaciones en el cuaderno asignado para tal fin.

10. Es obligatorio hacer rondas dentro del condominio, con una frecuencia de 2
horas (como mínimo 6 rondas por turno) en ambos turnos de la vigilancia,
dejando constancia de las mismas en el cuaderno de novedades.

11. El Oficial de seguridad que realiza la ronda deberá asegurarse que las puertas
de las torres A, B y C, D estén debidamente cerradas, así como las puertas de
bajantes, hidrantes, salón de fiesta, cajas de electricidad… Pasada las 9:00 p.m.
deberá asegurarse de que todas las rejas de los apartamentos estén cerradas. Así
mismo deberá supervisar que los puestos de estacionamiento estén siendo
usados por sus respectivos propietarios, inquilinos o autorizados.

12. En caso de congestionamiento vehicular en las adyacencias de la residencia

priorizar la seguridad en los puntos de ingreso; dejando constancia en el cuaderno
de ocurrencias la razón por la que no se hace la ronda.

13. Estar alerta al ingreso del propietario en su vehículo, a fin de detectar alguna
situación irregular.

14. Es responsable de custodiar todas las llaves que se le asignen, las mismas
deben entregarlas con el inventario al cambio del servicio, contra entrega física y
numérica dejando constancia en el cuaderno por parte del agente ingresante
15. Cada agente en su respectivo turno deberá mantener en perfecto estado de
limpieza la caseta de seguridad y al dejar su turno debe tener todo pulcro y
ordenado.

16. Solo podrá retirarse del puesto de trabajo cuando esté presente el Oficial de
seguridad que hará su respectivo relevo.

17. Cuando el Oficial por razones debidamente justificadas tenga la necesidad de

faltar a sus tareas habituales, solicitara el respectivo permiso con 24 horas de
anticipación y deberá presentar el justificativo médico. Se exceptúa de lo
precedente, los casos de enfermedad, respecto a los cuales hará por sí o por
medio de un tercero la pertinente comunicación. El incumplimiento de esta norma
será motivo de amonestación y si fuere tres (3) veces dentro de un mismo mes
calendario tendrá una sanción laboral (destitución del cargo).

18. El Oficial de seguridad deberá reportar a la Comisión de Seguridad y/o la Junta

de Condominio cualquier situación anómala que comporte una importancia
relevante de inmediato, mantenerse en comunicación ante cualquier eventualidad
que se presente en el ejercicio de sus funciones, o cuando lo requiera la comisión
de Seguridad.

19. Los teléfonos de las casetas son estrictamente para asuntos de trabajo y
seguimiento de protocolo de seguridad. El agente, se abstendrá de facilitar el
número de teléfono a sus familiares o personas cercanas y no lo utilizará para
asuntos personales.

20. El Oficial de seguridad, cuidará de cualquier equipo o herramienta del

Condominio que esté a su cargo. Ningún recurso o herramienta que se asigne al
puesto deberá ser utilizado por otra persona, ni siquiera por cualquier residente o
propietario; sin autorización previa de la Comisión de Seguridad. El agente será el
responsable, de los daños que eventualmente causara a los intereses del
condominio, por dolo o culpa en el ejercicio de sus funciones.

21. En caso de cualquier tipo de situación donde la paz y tranquilidad se vea

afectada: El Oficial deberá tratar de persuadir al perturbador verbalmente hasta
por dos oportunidades, dando 15 minutos entre ambas. Si no logra desactivar el
foco perturbador con el procedimiento ordinario deberá llamar a la policía
municipal informando la novedad y solicitando el apoyo, na vez apersonado el
policía deberá acompañarlo hasta el sitio en cuestión, debe brindar el apoyo
necesario dejando al policía efectuar su procedimiento. Ejemplo donde se aplica
este procedimiento: Contaminación sónica, violencia doméstica, peleas verbales o
físicas, actos inmorales…
Prohibiciones Laborales de los Oficiales de Seguridad:

* Ningún Oficial de Seguridad puede presentarse a trabajar en estado de

embriaguez o bajo influencias de ningún tipo de droga. Tampoco consumirlas
durante su jornada laboral. Esto pone en peligro la seguridad de todos los que
están bajo su responsabilidad.

.* No es función de los Oficiales de seguridad el recoger basura, tampoco recibir ni

entregar correspondencia a los propietarios en los apartamentos o en la caseta de
vigilancia.

* Evitar realizar juegos o bromas de ningún tipo y en especial las que pongan en
peligro la vida, salud e integridad moral de las demás personas.

* No permitirá el ingreso de taxis registrados ni taxis piratas dentro del

Condominio. Cualquier excepción será únicamente en caso especial,(ancianos
enfermos, embarazadas). Se anotarán las placas, nombre del conductor modelo y
toda aquella información que permita su identificación se observará en todo
momento el tiempo que demora y su actividad al interior recordando siempre que
este vehículo entra y sale inmediatamente

* Cuando un propietario autorice el uso de su puesto de estacionamiento debe

entregar autorización en físico al departamento de Administración. El Oficial de
seguridad anotará la placa, modelo del vehículo, nombre del conductor y toda
aquella información que permita su identificación

* Las correspondencias o encomiendas deberán ser entregadas por la empresa de

encomienda al residente interesado o alguna otra persona autorizada. No serán
admitidas en la caseta de vigilancia

* No podrán abandonar su puesto para realizar mandados de ninguna índole, ya

sean personales o por petición de algún propietario o compañero de trabajo. Sólo
podrán apoyar en caso de emergencia calificada, dichas emergencias serán
anotadas en el cuaderno de novedades.

* Impedir el ingreso de terceros para promocionar servicios, pedir limosna,

predicadores y vendedores ambulantes dentro del perímetro del condominio.

* No permitirá el ingreso de ninguna persona ajena al Condominio, en estado de

ebriedad o en cualquier situación análoga que pueda alterar la paz del
condominio.
* No solicitará dinero prestado, hacer rifas o ventas de cualquier tipo dentro o en
las adyacencias del condominio. Además, está prohibido mantener algún vínculo
comercial laboral o sentimental con los residentes.

* No está permitido recibir ningún tipo de regalías por ningún servicio prestado.

* No debe dormir en el puesto de trabajo.

* Queda estrictamente prohibido la permanencia de personas ajenas a la función

de seguridad, en especial de niños, en la caseta de seguridad.

* Evitará reuniones de personas (adultos, jóvenes y niños) a la entrada del

Conjunto residencial.

* No están permitidas las mudanzas fuera del horario establecido. Las mismas
deben contar con el visto bueno de la administración y comisión de seguridad. La
autorización debe estar en la carpeta de circulares de los agentes de seguridad.
La autorización de mudanza debe contener el nombre de la empresa o
transportistas, inventario y la hora en que se efectuara dicha mudanza, caso
contrario se impedirá rotundamente su práctica. El camión de mudanza será
vigilado por los Oficiales de seguridad durante todo el tiempo que dure su
permanencia en el interior del condominio y al final será revisado con inventario
por el Oficial antes de aprobar su salida.

* El Oficial no podrá abrir manualmente el portón vehicular, salvo en los siguientes

casos: Catástrofes naturales donde se deba aplicar el plan de evacuación, falla
permanente de electricidad y fallas en eléctricas, electrónicas o mecánicas del
portón.

* El Oficial al momento de dejar su puesto de trabajo deberá hacer la entrega

física de todas las llaves bajo su responsabilidad y del cuaderno de novedades, en
caso de que su relevo no llegue a tiempo el Oficial deberá poner a resguardo el
material antes mencionado en la caja de seguridad de la respectiva caseta de
vigilancia y deberá dejar constancia de ello en el libro de novedades.

Cuaderno de anotaciones

a. Tomar nota en el cuaderno de novedades de todo lo atípico que exponga la

seguridad y riesgo de los residentes, empleados y todos quienes hagan vida en la
residencia Villamar; incluyendo las llamadas telefónicas realizadas.

b. Registrar en el cuaderno de visitas según pautas detalladas todas las personas

que ingresen y salen la residencia Villamar
c. El escribir en el cuaderno de novedades las nuevas órdenes o disposiciones
que se le dicten para que los otros compañeros las conozcan. Si la orden es
girada por escrito, el documento deberá permanecer en la carpeta de
memorándum y circulares, con la finalidad de que cuando su compañero le reciba
se dé por enterado de la nueva disposición.

d. Utilizar un lenguaje claro y legible para todas las anotaciones del libro de
novedades. (no emplear claves), de modo que sea fácil y comprensible para todas
las personas. Su revisión será frecuente, por parte de la Comisión de Seguridad
y/o Junta de condominio, Cuerpos de Seguridad del Estado etc; de modo que las
páginas no deben ser desprendidas, ni alteradas en su contenido.

Ingreso de Personas a Residencia Villamar:

1. Es de carácter obligatorio, tomar nota en el cuaderno de control de ingreso, la

identidad de los visitantes (solicitar cédula laminada) y el apartamento al cual se
dirige.

2. Como norma principal el propietario debe abrir la puerta de entrada de la

Residencia para dar acceso y retirada a su visita, empleado etc. En ningún
momento el Oficial de seguridad está obligado para tal fin.

3. Para el ingreso a la residencia de los obreros, técnicos especializados, o

cualquier trabajador que así lo requiera. Solicitar de forma cortés la respectiva
autorización del propietario Dejar registro de su cedula de identidad laminada en
el libro de visitas.

4. El propietario que espera varias visitas podrá registrarlas ante el agente de

seguridad, entregando una hoja de información, donde detallará el nombre
completo de los respectivos invitados.

5. El agente de seguridad deberá verificar dichos datos, solicitando a cada

visitante la información nuevamente, exigiendo presentación de la cedula de
identidad inclusive y así autorizar el ingreso de una manera más despejada y
segura.

6. Cualquier empresa de servicios (televisión por cable o satelital, compañías

telefónicas, etc.) que solicite ingresar a hacer corte de servicio, comunicarlo al
propietario afectado y si no se encuentra no se puede autorizar el ingreso.

7. El ingreso de los trabajadores en general será autorizado solo después de la

06.30 horas hasta las 18.00 horas (de lunes a viernes) y de 07.00 horas hasta las
12.00 horas (los días sábados), prohibido el ingreso los días domingos y feriados.
9. Si algún propietario agrediera en forma física, verbal o de otra índole, a un
agente o vecino, de inmediato será denunciado y/o demandado ante la autoridad
pública que corresponda.

10. Si algún visitante se niega a dar los datos respectivos (nombre, C.I.), se tratará
al máximo y con buenos modales, de hacerle entender que es una regla del
Condominio; si insiste en negarse a dar los datos requeridos, NO se le permitirá el
ingreso.

11. La visita que no se encuentre previamente anunciada deberá esperar a que el

Oficial solicite autorización del propietario para darle acceso. El Oficial de ronda irá
hasta el apartamento que indique la visita, tocará el timbre y hablará con el
propietario al cual indicará nombre completo de la persona que lo solicita, el
propietario indicará si autoriza o no el acceso de la persona.

12. El Oficial solo podrá abrir la puerta de entrada en los siguientes casos: Para
dar acceso y retiro a trabajadores dependientes de la residencia o personal
doméstico, personas enfermas o discapacitadas, funcionarios policiales y/o visitas
debidamente anunciadas o autorizadas.

EMERGENCIAS

a. En caso de Sismo:

El agente de seguridad de turno deberá permanecer en su área asignada.

Primeramente, deberá ubicarse en un lugar seguro y luego deberá esperar el

desenlace del evento para posteriormente tomar las acciones de acuerdo a la
magnitud del mismo.

Dentro de estas acciones deberá actuar con mucha ecuanimidad y mantener la

calma. Durante el evento, deberá permanecer a la expectativa, observando la
posible caída de objetos y si alguna persona sufriese algún tipo de lesión. Por tal
razón, el agente debe ubicarse en un lugar seguro, ya que por su condición de
responsable de la seguridad del lugar, primeramente debe velar por su seguridad,
para que una vez terminado el evento podamos contar con él en el proceso final.

Evaluar la posibilidad de una maniobra de prevención y valorar rápidamente si

esta maniobra es suficiente para controlar el fuego, (en el caso q lo hubiera) o de
lo contrario, coordinar de inmediato con la estación de Bomberos más cercana.
Una vez tomada esta decisión, se iniciará la labor de evacuación, siendo el agente
de Seguridad el último en evacuar el área por su condición de responsable de la
vigilancia y seguridad del condominio.

b. Incendio en apartamentos:

El personal de Guardia deberá seguir los siguientes pasos en caso de:

Comunicarse inmediatamente con la estación de Bomberos.

Dar aviso de inmediato al Supervisor de Turno, Central de Operaciones

Comisión de Seguridad y Administración.

Registrar el incidente en el cuaderno de novedades.

c. Activación de Alarmas:

Alarmas dentro de un apartamento:

Deberá hacer un chequeo completo del lugar y dar aviso a la Junta de

Condominio, Administración y Comisión de Seguridad.

Tratar de hacer contacto con el propietario tocando el timbre del

apartamento.

Pedir autorización al residente para chequear y verificar que todo esté bien.

El 2º agente permanecerá en su lugar atento ante cualquier ambiente

extraño.

En caso de existir indicios contundentes de violencia doméstica o cualquier

otro tipo de violencia que ponga en riesgo la vida de las personas dentro del
apartamento y/o perturben la tranquilada del condominio, el guardia deberá
realizar un llamado de atención tocando el timbre, hablar con las personas
para tratar de controlar y terminar con la violencia o perturbación manifiesta,
de no ser esto suficiente, el guardia deberá llamar a la policía municipal o
nacional para pedir su apoyo.

Registrar la ocurrencia en el cuaderno de novedades.

Escalada:
 Se llamará a la policía municipal o nacional en caso de encontrar
desconocidos en la propiedad que no hayan pasado por el protocolo de
acceso al condominio.

El guardia deberá activar las alarmas o dispositivos de seguridad con que

cuente el condominio para alertar a la comunidad vecinal.

El guardia deberá permanecer a resguardo mientras llegue el apoyo policial.

Una vez terminado el suceso se debe registrar la ocurrencia en el cuaderno

de novedades.

Cualquier desacato por parte de un propietario, residente o no a estas

disposiciones incurrirá en una falta la cual será anotada en el libro de novedades
para su posterior amonestación por parte de la administración.

Todo lo no previsto en este manual será registrado como nueva ocurrencia y será
añadido al mismo para su control, mejora, ampliación o reforma.

Se les recuerda a todos los propietarios e inquilinos de Residencias VillaMar que

la seguridad es un asunto prioritario y debe ser tratado con la mayor
responsabilidad posible. La convivencia en comunidad requiere soluciones
comunitarias. Solo unidos podremos tener la seguridad que merecemos.

Cualquier observación puede hacerse a través de la Administración por escrito o

por correo electrónico.

Este manual de procedimiento será difundido a través de correo electrónico y

comenzará su aplicación a partir del 15/09/2018.

Nota: Se les informa a todos los propietarios que todos los oficiales de seguridad
estarán en entrenamiento a partir del 15 de este mes, se les agradece toda la
comprensión, tolerancia y apoyo. El entrenamiento no afectará la jornada laboral.
También debemos brindarnos el apoyo y la comprensión entre nosotros mismos
como propietarios a fin de llevar a cabo esta labor lo más placentera posible.

Gracias por su apoyo y cooperación.

Atte.

Junta de Condominio

Comisión de Seguridad