GESTIÓN FINANCIERA Código IN-GF-01/v0

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO DE

ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
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PARA LA CONTRATACIÓN (COMPRAS, SUMINISTROS,
ARRIENDOS Y SERVICIOS PERSONALES)

1. OBJETIVO
Este documento sirve de orientación a todos los funcionarios de la institución que elaboren un
estudio previo de conveniencia y oportunidad para la contratación de compras, suministros,
arriendos y/o servicios personales.

2. ALCANCE
Este instructivo aplica al Formato de Estudios Previos de Conveniencia y Oportunidad para la
Contratación de Compras, Suministros, Arriendos y Servicios Personales, requerido para
adelantar el proceso de contratación dentro de la Universidad Francisco de Paula Santander,
sede Cúcuta.

3. RESPONSABLES
El líder del Proceso de Gestión Financiera

4. DEFINICIONES
4.1. Estudios Previos de Conveniencia y Oportunidad para la contratación: Son
documentos previos que fundamenten la contratación, sirviendo de soporte para la
elaboración del proyecto de pliego de condiciones.
4.2. Riesgos: Circunstancias que puedan presentarse durante la ejecución del proceso
contractual y que altere el equilibrio del mismo.
4.3. Garantías: Medidas preventivas para la protección y amparo de riesgos durante la
ejecución de un objeto contractual.

5. CONTENIDO
5.1. INFORMACION GENERAL
DEPENDENCIA SOLICITANTE: Área donde se presenta la necesidad
FUNCIONARIO RESPONSABLE: Nombre del servidor público que requiere el bien
o servicio y perteneciente a la Dependencia Solicitante.
CARGO: Cargo que desempeña el Funcionario Responsable
FECHA DILIGENCIAMIENTO: Fecha en formato día, mes, año, del
diligenciamiento
5.2. BIEN O SERVICIO REQUERIDO: La definición técnica de la necesidad y su
correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán
analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes
aspectos:
 Especificaciones técnicas del bien, obra o servicio a contratar. Se sugiere tener en
cuenta las posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la
coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del
personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la
satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
 Actividades técnicas y plazos para ejecutarlas, así como el plazo de ejecución total
del contrato. En este aspecto se deben tener en cuenta los tiempos administrativos
de perfeccionamiento y la legalización del contrato.
 Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del
objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos,
soportes técnicos, entrega de manuales, etc. El supervisor o interventor del contrato
será quien verifique que estas actividades u obligaciones pendientes se cumplan a
cabalidad.
Elaboró Revisó Aprobó
Equipo de Mejoramiento Gestión Financiera Líder Sistema Integrado de Gestión de Calidad Comité Sistema Integrado de Gestión de Calidad
Fecha 27/03/2014 Fecha 07/05/2014 Fecha 12/05/2014
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INSTRUCTIVO PARA DOLIGENCIAR EL FORMATO DE
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PARA LA CONTRATACIÓN (COMPRAS, SUMINISTROS,
ARRIENDOS Y SERVICIOS PERSONALES)

5.3. JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y CONVENIENCIA DE LA

CONTRATACIÓN: Se debe definir de forma técnica lo que se busca con el proceso
solicitante, aportando argumentos como el fin del bien o servicio, dificultades existentes
o futuros; demostrando con claridad y sin discusión alguna, la viabilidad del proyecto o
servicio.
5.4. DOCUMENTOS SOPORTE DEL ESTUDIO DE CONVENIENCIA: Documentos
que justifiquen la necesidad y oportunidad, en caso de haberlos, ejemplo (Solicitudes,
conceptos técnicos, normas legales, etc.)
5.5. ANÁLISIS DE RIESGOS: Definir los riesgo que se pueden presentar en el proceso
contractual y las correspondientes Garantías de acuerdo a lo establecido en el
Reglamento de Contratación de la Universidad Francisco de Paula Santander, Cúcuta
(Acuerdos expedidos por el Consejo Superior Universitario Nos. 077 de Septiembre 5
de 1997 y 099 de Octubre 30 de 1997), Artículo 18. Garantía de cumplimiento.
5.6. FUNDAMENTO JURÍDICO: REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN DE LA
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER, SEDE CÚCUTA
(Acuerdos expedidos por el Consejo Superior Universitario Nos. 077 de Septiembre 5
de 1997 y 099 de Octubre 30 de 1997).
5.7. RESPONSABLES, INTERVENTORES O SUPERVISORES: En este cuadro se
debe llenar la información de las personas que están inmersas en el proceso contractual:
Nombre, Cargo y firma, así:
Responsable: Funcionario de la dependencia solicitante
Supervisor: No se requiere conocimientos especializados y es ejercido por la misma
entidad
Interventor: Cuando se requiere conocimientos especializados y es de contratación
externa, con sus respectivas firmas.
5.8. PLAZO DE EJECUCIÓN: Plazo estimado tiempo, en que el objeto del contrato
(compra, suministro, arriendo o servicios) será entregado por parte del contratista, se
deben tener en cuenta los tiempos administrativos de perfeccionamiento y la
legalización del contrato.
5.9. LUGAR DE EJECUCIÓN: Definir con claridad y exactitud la dirección física donde
se requiere la necesidad.
5.10.PRESUPUESTO ESTIMADO: Valor aproximado del costo de la contratación, dado
en pesos colombiano
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1. Acuerdos expedidos por el Consejo Superior Universitario Nos. 077 de Septiembre 5 de
1997 y 099 de Octubre 30 de 1997.
6.2. Cartilla de Recomendaciones para la Elaboración de Estudios Previos de la
Procuraduría General de la Nación.