ADMINISTRACION II

SISTEMA DE
GESTION
COMERCIAL

• UNIDAD IV.3
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 • Comprende una serie de
operaciones mediante las
cuales la empresa llega a sus
compradores, consumidores
finales o sus canales de
distribución para colocar sus
productos o servicios

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 Satisfacer las necesidades del mercado
seleccionado como objetivo.
Que implica:
 Contactar clientes, concertar operaciones
de venta, seleccionar productos, canales
de distribución, promover la
comercialización
La eficacia se mide:
 Ventas totales en $, en unidades
 % penetración en el mercado
 Contribución marginal (margen de vta. y
costos)

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Rendimiento en el área comercial,
conjuga dos habilidades:
• la relacionada con la estrategia
producto-cliente-marketing
• la correspondiente al entorno
administrativo para atender al
cliente en todos sus requerimientos

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Sigue …

 Dentro del diseño del sistema de soporte

administrativo para el área comercial
existen dos aspectos definidos:
- Estructura
- Sistema de información (módulos)
 Se usa técnica de diagrama de bloque: En
cada modulo se explicitan las entradas-
salidas- archivos-y procesos de
interacción entre ellos. La sucesión del
módulo describe el sistema total
encadenando un módulo al siguiente.

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 LIMITES
 Desde que se genera base
de datos para establecer la
relación con clientes y
vendedores, hasta el punto en
que concretada la venta,
entregada la mercadería se
factura y cobra

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 MODULOS DEL SISTEMA
1. Planeamiento comercial: base de datos
de clientes actuales, anteriores,
potenciales, programación, registro de
contactos y resultados
2. Clientes nuevos: procedimiento de
identificación, evaluación y aceptación
3. Pedidos: Procedimiento de emisión de
notas de pedido

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 Sigue …
4. Control de Pedidos: control comercial,
crediticio y de stock de pedidos.
Aprobación, demora o rechazo
5. Facturación / registración: procesos de
emitir factura de venta y registración
analítica y global
6. Expedición y Despacho: preparación
física de la mercadería, remisión al
cliente y proceso de planificación,
control del envío y entrega
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Sigue …
7.Control de Cobranzas :
esquema de seguimiento de
clientes para obtener el pago
de factura
8.Cobranzas: ingreso de valores
de cancelación de créditos por
ventas, generados por la
facturación
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 Sistema Comercial- Estructura
GERENTE GENERAL

AREA COMERCIAL AREA FINANCIERA AREA CONTADURIA AREA PRODUCCIÓN

Planeamiento Comercial Créditos Facturación Planeamiento y control de la producción

Marketing Cobranzas Cuentas Corrientes

Administración de Ventas

Depositos de peoductos terminados

Expedición

Operaciones de ventas
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Normas de control interno aplicable a la
operación de venta
• Actividad de vendedores, documentar
clientes visitados y resultado
• Zona de venta/clientes atendidas por
c/vendedor
• Nómina de productos a comercializar
actualizada
• Precio de los productos en listas aprobadas
• Escalas de bonificaciones y descuentos
aprobadas
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 Normas de control referidas a las
operaciones Financiadas
•Sin previo pago, debe tener carpeta de crédito
•Financiación, el cliente solicita calificación del
crédito
•Límite de crédito, en base a patrimonio y
garantías
•Excepciones al límite de créditos deberá ser
aprobados por responsable autorizado
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Normas de Control interno aplicables a facturación
•Los sistemas de facturación deben prever puntos de
control
•En los sistemas de prefacturación no se admitirá que
salga ninguna mercadería de la organización sin su
correspondiente factura
•En los sistemas de posfacturación debe imponerse un
control posterior que verifique que los remitos
prenumerados hayan sido facturados
•La facturación deben extenderse a todos los productos
y servicios que presta la empresa
•La emisión de la factura deben integrarse con la
cuenta corriente del cliente
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 Normas de control interno aplicables a los
movimientos y stock de productos terminados

•El control sobre productos terminados se

basa en una división estructural de
funciones.
•Todo movimiento de ingreso o egreso de
mercadería debe quedar documentado.
•Debe instaurarse un sistema de registro,
inventario permanente

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Sigue …

•Inventario rotativo
•Valuación de mercadería
•Sistema integral de movimientos que exige
que, frente a cada salida de un producto
terminado se de entrada a un activo.
•El ingreso de mercadería es deposito de
producto terminado
•Ingreso por devoluciones efectuadas por
clientes.
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Normas de control interno aplicables al
sistema de cobranzas
• Se sustentan en una división estructural de
función: operación de ventas, registro y análisis de
cuentas corriente, reclamos de cobranzas y
custodia de fondos
• Para todo ingreso de valores se emite Recibo
Oficial.
• Estos deben ser numerados.
• Los talonarios de Recibos en blanco deben ser
custodiados.
• Detalle de los valores recibidos
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 Esquema general de
cada módulo

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Elementos Instrumento Datos Procesos
Entrada Formularios Enumeración Oportunidad
Pantalla Contenido Responsable
Soporte magnéticos Control de consistencia y Ruteo
validación Máximo desfasaje

Proceso Manual Interrelación de entrada con Oportunidad

Computado archivo Responsable
Recupero de datos para producir Tipo de proceso
salidas
Combinación E/A/S

Archivo Disco Denominación de los discos que Pruebas de

Disquete intervienen. consistencia
CD Rom Definición de tipo de archivo. Prueba de validación
Cinta Diseño de archivos Tipo de accesos
Registro – Campo – Ítem Claves de accesos

Salidas Consulta :pantalla y Datos que deben contener Oportunidad

papel Ordenamiento Responsable de
Listados Totales de control producir
Formularios Clave para acceder
Rutinas de misión
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 Modulo de clientes
nuevos
ENTRADA PROCESO SALIDA
Formulario: •Control de datos •Otorgamiento o
no del crédito
•Solicitud de créditos •Registración
•Antecedentes jurídicos
•Referencias comerciales
ARCHIVO
•Antecedentes
patrimoniales
•Elementos impositivos

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Modulo de aprobación comercial de nota
de pedido
ENTRADA PROCESO SALIDA
Formulario:
•Control de datos •Aprobada
•Número de nota de
pedido •Registrar •Rechazada
•Fecha de emisión
•Nombre del cliente
•Nombre del vendedor
•Código de articulo ARCHIVO
•Descripción
•Cantidad de
requerimiento
•Precio unitario
•Condiciones de pago
•Fecha de entrega

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Módulo de aprobación crediticia de nota de pedido
ENTRADAS PROCESOS ARCHIVO SALIDAS

Formulario Pasos •A. Maestros de

clientes Rechazo Aprobado
•A. De cuenta
1. Verificar archivo corriente •Fecha NP •Nºde NP
•Nº nota de pedido •A. De cheque
maestro de •Nº de NP •Fecha de
•Fecha de pedido diferido
cliente •Cód. pedido
•Codigo cliente •A. De
2. Consulta de cliente •Cód. de
•Monto de pedido documentos
datos •Nombre o cliente
•Condiciones de •A. De nota de
3. Total de deuda razón social •Fecha de
pago pedido
4. Compara el •Motivo de entrega
importe obtenido rechazo
5. Actualización del
archivo nota e
pedidos
*6. Informe en caso
de rechazo

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Módulo de aprobación de stock de nota de pedido

Entradas Procesos Archivo Salida

Pasos
Formulario
•Actualiza el
archivo de nota de
•Sea aprobada pedido
•Nº de nota de pedido
•Sea pendiente •Consulta de
•Fecha de pedido
archivo de
•Código de cliente inventario
•Fecha de entrega

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 Modulo de facturación
Existen sistemas relacionados con la
emisión de la factura
1. Prefacturación
2. Posfacturación

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 Sistema de prefacturación
• DESVENTAJAS • VENTAJAS
1. Desfasaje en las 1. Seguridad de que la
fechas mercadería salida
2. Posibilidad de fue debitada
emisión de nota de 2. Control de factura
crédito con mercadería
3. Evita el desfasaje
financiero

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 Sistema de posfacturación
• DESVENTAJAS • VENTAJAS
1. Inseguridad de que 1. No se producen
toda mercadería desfasajes entre la
salida se haya fecha de entrega y la
debitado en cta. de facturación. Evita
cliente distorsiones en Sistema
2. No se puede controlar de cuentas a cobrar
la fact. con mercad. 2. No genera
3. Recepción de la fact. inconvenientes a
con posterioridad a la Cobranzas las
mercadería devoluciones de
mercaderías
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 Modulo de expedición
o Despacho

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 Expedición se ocupa de :

1. Preparación del envío

2. Programación de la entrega
3. Entrega
4. Recepción de la rendición

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 Bibliografia:
Juan C. Gómez Fulao. Fernando Magdalena y
colaboradores. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.
Estructuras y Procesos. Capítulo 12

Muchas gracias…

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