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TEMA 3

PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA PLANIFICACION

3.1. DEFINICION

Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación,

organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los
recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la
organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.

Se entiende por Stakeholder, en el ámbito empresarial, significa 'interesado' o 'parte interesada', y que
se refiere a todas aquellas personas u organizaciones afectadas por las actividades y las decisiones
de una empresa. (palabra del inglés)

Proceso:

Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.

Administración:

Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una
estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado.

Definido estos dos aspectos, se tiene entonces que:

Un proceso administrativo es una serie o una secuencia de actos regidos por un conjunto
de reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u organización, con la
finalidad de potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos humanos,
técnicos y materiales.
Se entiende por proceso administrativo a la herramienta aplicada en las organizaciones
con el propósito de lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales.

Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través

de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus
metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se
puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso administrativo.

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3.2. ETAPAS O FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

l proceso administrativo y sus componentes, planeación, organización, dirección y control,

resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del sistema de toma de decisiones.

La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo, nótese la

interrelación y la continuidad de las actividades:

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ACCIONES DE LOS ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

3.2.1. PLANEACIÓN
Es un proceso para decidir de antemano qué se hará y de qué manera.
Incluye determinar:
 Las misiones y visiones globales.
 Identificar los resultados claves.
 Fijar objetivos específicos.
 Establecer políticas, programas y los procedimientos para alcanzar los objetivos.

La planeación representa el inicio del proceso administrativo, en ella se establecen las

premisas requeridas y se definen las metas y objetivos que se quieren lograr,
proporcionándose el procedimiento detallado para lograrlo. Planificación

El proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por medio

de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las
estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos

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CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACION

De manera puntual cuando se piensa en la planificación se debe preguntar ¿Qué SE VA A

PLANEAR?.
Esto quiere decir que se realizan planes para proporcionar a la organización objetivos y
conocimientos a futuro, con el fin de alcanzarlos.
Da respuesta a las siguientes interrogantes:
 ¿Qué Hacer?
 ¿Cuándo hacerlo?
 ¿Dónde hacerlo?
 ¿Cómo hacerlo?
 ¿Quién?
 ¿Por qué?
Entre las actividades a realizar en la planificación se encuentra las siguientes:
 Analizar la situación actual
 Anticipar al futuro
 Determinar objetivos
 Elegir estrategias corporativas
 Determinas recursos necesarios para lograr las metas de la organización.

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CLASIFICACION DE LA PLANIFICACION
Se debe considerar que la planificación es una función del proceso administrativo útil para los
propietarios y la alta dirección con el propósito de ayudar a lograr los objetivos, en ese sentido
se identifican dos tipos de planificación:
PLANEACION FORMAL
Este tipo de planificación se caracteriza por estar desarrollada de manera escrita, estableciendo
objetivos específicos para determinados tiempos, generalmente se lo realiza por años, por su
carácter de formalidad este debe ser de conocimiento de toda la estructura organizacional.
En este tipo de planificación se crean programas de acción que permiten definir que se quiere
realizar para lograr los objetivos, donde se encuentra y donde se quiere llegar, en síntesis se
puede decir que se realiza un diagnostico del proceso a realizar.
PLANEACION INFORMAL

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TIPOS DE PLANES

POR SU EXTENSION
Planes Estratégicos
Un plan estratégico es una herramienta que recoge lo que la organización quiere conseguir
para cumplir su misión y alcanzar su propia visión (imagen futura). Entonces ofrece el diseño
y la construcción del futuro para una organización, aunque éste futuro sea imprevisible. El
plan estratégico define también las acciones necesarias para lograr ese futuro.
Plan Operacional
Se concentra a corto plazo y cubre cada una de las tareas u operaciones individuales. Se
preocupa por el “que hacer” y el por el “como hacer” las actividades cotidianas de la

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organización, la planeación operacional esta orientada hacia la optimización y maximización
de los resultados.
La planeación operacional esta constituida por infinidad de panes operacionales que proliferan
en las diversas áreas y funciones de la organización.
En el fondo, los planes operacionales se preocupan por la administración de la rutina, para
garantizar que todos ejecuten las tareas y operaciones de acuerdo con los procedimientos
establecidos por la organización, de manera que esta pueda alcanzar sus objetivos. los planes
operacionales se orientan hacia la eficacia (énfasis en los medios),pues la eficacia ( énfasis en
los fines) es asunto de los niveles institucional e intermedio de la organización.
Los planes operacional se puede clasificar en cuatro tipos :
 procedimientos: planes operacionales relacionados con los métodos.
 presupuestos: planes operacionales relacionados con dinero.
 programas (o programación): relacionados con el tiempo.
 reglamentos: relacionados con el comportamiento de la persona
POR EL TIEMPO
Plan a corto plazo
La planeación a corto plazo (y el presupuesto) normalmente cubre un período de un año y
presenta el plan de mercadotecnia o corporativo de la organización con sus presupuestos
correspondientes. Este es un plan que cubre el futuro inmediato y detalles que la organización
pretende hacer en un período de doce meses (ligados al año fiscal de la organización). Los
planes a corto plazo se presentan con más detalles que cualquier otro plan. También se pueden
revisar dentro del año en caso necesario
Plan a mediano plazo
La planeación a mediano plazo es más práctica y normalmente cubre un periodo de dos a cinco
años (tres años es lo más común). Este es un ejercicio más práctico porque los planificadores
están cerca y en el momento presente. Se necesitan menos hipótesis y el plan probablemente
refleja lo que está sucediendo. El plan estratégico a mediano plazo refleja las estrategias
desarrolladas en el plan a largo plazo, pero incluye las decisiones más importantes necesarias
para el corto plazo. Estas decisiones incluyen cosas tales como la introducción de nuevos
productos requerimientos de inversión de capital y la disponibilidad y utilización de personal
y recursos
Plan a largo plazo
La planeación a largo plazo estima las tendencias futuras económicas y comerciales con varios
años de anticipación. Permite a una compañía determinar estrategias que mantengan el
crecimiento y logren los objetivos corporativos a largo plazo. Es de especial importancia en
campos tales como los productos aerospaciales y farmacéuticos, donde las épocas de
desarrollo para nuevos productos pueden tomar de cinco a diez años. La planeación en estos
casos puede llegar a cubrir períodos de 10 o 20 años. Pero casi ninguna compañía gasta todo
ese tiempo desarrollando un producto, sino que planifica para un plazo que no exceda los cinco
o siete año

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POR EL CARÁCTER ESPECIFICO
Plan especifico
Este tipo de plan tienen objetivos claramente definidos. No hay ambigüedad ni malentendidos.
Establecen procedimientos programas y actividades específicas. Sin embargo, requieren una
claridad y un sentido de previsibilidad que con frecuencia no existe debido a la incertidumbre.
Plan direccional
Este plan tiene por característica identificar o definir guías generales. Hacen énfasis pero no
obligan a los gerentes a objetivos o cursos de acción específicos.
La flexibilidad es inherente a estos planes, aunque esto debe sopesarse con la pérdida de
claridad respecto de los planes específicos.
Pasos del proceso de planificación. ¿Por dónde empiezo?
1. Análisis del proyecto:
En esta fase se realiza un diagnóstico de la relación entre el proyecto y el medio al que se
dirige, fijando, además, su grado de viabilidad. Es recomendable hacer una división de los
factores en áreas del siguiente tipo: económicas, sociales, políticas, tecnológicas o geográficas,
entre otras. Si alguna de éstas arroja resultados incompatibles con la naturaleza del proyecto,
es preciso introducir las reformas necesarias.
2. Definición de objetivos:
Confirmada la viabilidad del proyecto, el siguiente paso es establecer sus objetivos. Es decir,
dar respuesta a una serie de preguntas relacionadas: qué busca la empresa con el proyecto,
para qué lo lleva a cabo, dentro de qué valores y principios lo enmarca y qué resultados espera
tras su puesta en marcha. Los objetivos ayudan a centralizar toda la información que se genera
en torno al plan y, a la vez, guían la toma de decisiones de las personas que están a cargo.
Además, una vez ha terminado el proceso, son una buena herramienta para evaluar la eficacia
del proyecto.
3. Identificación de recursos:
En esta fase, los encargados del plan establecen las herramientas, instrumentos y medios con
los que cuentan para la ejecución del proyecto. Estos medios pueden ser de varios tipos:
humanos, económicos, tecnológicos, físicos y virtuales (páginas web, blogs, entre otros
recursos digitales). Es una buena técnica para determinar los puntos débiles de un proceso. En
la mayoría de los casos, los gestores del proyecto echan mano de un presupuesto o inventario
que les permita tener un mejor diagnóstico de los recursos que se podrían emplear.
4. Plan de trabajo:
Hechas todas estas valoraciones, el proyecto entra en su fase decisiva: determinar las fechas,
los plazos de ejecución, las labores que se llevarán a cabo y las estrategias que se pondrán en
marcha. Un plan de trabajo es, en esencia, la hoja de ruta de un proyecto. Sin embargo, no
debe ser una camisa de fuerza para quienes lo elaboren; al contrario, es preciso que se conceda
un cierto margen para aquellas eventualidades que se puedan generar durante la ejecución.

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5. Valoración de los resultados:
En esta última fase, los gestores deben responder a una pregunta fundamental: ¿se han
cumplido los objetivos iniciales? Lo más habitual es que se elabore un documento que recoja
las principales conclusiones del proyecto
ESTRUCTURA DEL PLAN DE DISEÑO
CONTENIDO
1. TÉRMINOS DE REFERENCIA
1.1 Contrato
1.2 Caracterización y Naturaleza del trabajo.
1.3 Objetivos del Trabajo.
1.4 Alcance del trabajo
1.5 Metodología.
1.6 Acceso a la Información, limitaciones
1.7 Personal involucrado
1.8 Tiempo de Ejecución del trabajo
Actividades y fechas de mayor importancia.
2. DIAGNOSTICO

Antecedentes, ubicación, objetivos del trabajo, misión, visión y fines

1. Tipo de institución
2. Objetivos de la institución
3. Estructura Organizativa.
4. Información general de la institución
5. Fuentes de financiamiento
6. Misión
7. visión
3. SISTEMA DE CONTABILIDAD
3.1. Controles Interno Contable
3.1.1 Autorización
3.1.2 Registro
3.1.3 Custodia
3.1.4 Limitación en el Acceso a la Información Contable
3.1.5 Evaluación de las Transacciones
3.2 Control Interno de Cuentas importantes
3.3 Activo
3.4 Pasivo

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3.5 Patrimonio
3.6 Ingresos
3.7 Egresos
3.8 Orden
4. MARCO IMPOSITIVO, LEGAL Y JURIDICO
4.1 Servicio Nacional de Impuestos Nacionales
4.1.1 Régimen al que corresponde
4.1.2 Impuestos que le corresponde pagar
4.1.3 Cumplimiento de normas impositivas
4.2 Padrón Municipal
4.3 Registro de Comercio
4.4 Registro y Cargas Sociales
5. NORMAS Y PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
5.1 NIC.
5.2 PCGA
5.3 NIIFs
6. SISTEMA ADMINISTRATIVO
6.1 Estructura
6.1.1 Organigrama Estructural
6.1.2 Niveles Jerárquicos
6.1.3 Tipos y Líneas de Autoridad
6.1.4 Tramos de Control
6.1.5 Dependencias y relación con otras áreas
6.2 Funciones
6.2.1 Funciones principales
6.2.2 Relación entre funciones de los puestos
6.2.3 Duplicidad u omisión de funciones
6.2.4 Complejidad y especialización
6.2.5 Descripción y perfiles de los puestos de Trabajo
6.3 Procesos
6.3.1 Procesos principales
6.3.2 Sub-procesos
6.3.3 Procesos contingentes
6.3.4 Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras áreas.
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