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Grisell Tello C.I 27.232.

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LA PLANIFICACION
La planificacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define
un problema, se analizan experiencias pasadas y se esbozan planes y programas. Una de
las principales caractersticas de la planificacin es que a travs de ella se logran objetivos,
seleccionando los medios para conseguirlos.
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN
En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia
de la planificacin para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si
los gerentes definen eficientemente la misin de su organizacin estarn en mejores
condiciones de dar direccin y orientacin a sus actividades. Las organizaciones funcionan
mejor gracias a ello y se tornan ms sensibles ante un ambiente de constante cambio.
Supone un marco temporal de tiempo ms largo que otros tipos de planificacin. Ayuda a
orientar las energas y recursos hacia las caractersticas de alta prioridad.
Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar activamente
ya que ella desde su punto de vista ms amplio, tiene la visin necesaria para considerar
todos los aspectos de la organizacin. Adems se requiere adhesin de la alta direccin
para obtener y apoyar la aceptacin en niveles ms bajos.
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los
recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no
los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten,
con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin
del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mnimo los riesgos y
aprovecha al mximo las oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificacin constructiva de los
problemas y las potencialidades de la empresa.
Por ltimo, cabe destacar que la planificacin es la primera funcin del proceso
administrativo, por tanto, realizar una buena planificacin conlleva a tener una buena
organizacin, direccin y control de la empresa lo cual se traduce en una administracin
cien por ciento efectiva.
CLASES DE PLANIFICACIN

Planificacin estratgica
La planificacin estratgica permite la toma de decisiones a largo plazo. Se deben tomar en
cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional.

Tienen como propsito establecer o actualizar la misin y los objetivos generales de la


empresa. Es muy til para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar
la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificacin estratgica se encuentran:

Identificacin de las estrategias actuales.


Identificacin de las metas estratgicas potenciales.
Seleccin de metas estratgicas.
Evaluacin y ejecucin de las estrategias.

Planificacin tctica
Es un proceso anual que gua hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas
de la empresa.

Algunas diferencias entre los planes estratgicos y tcticos son:

El plazo, los planes estratgicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tcticos son
de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.
El alcance, ya que los planes estratgicos son ms generales, en tanto que los tcticos son
especficos.
Independencia, ya que los planes tcticos tienden a reflejar las metas, y los planes
estratgicos la misin de la empresa.

Existen diversas clasificaciones acerca de la planificacin. Segn Stoner, los gerentes usan
dos tipos bsicos de planificacin. La planificacin estratgica y la planificacin operativa.
La planificacin estratgica est diseada para satisfacer las metas generales de la
organizacin, mientras la planificacin operativa muestra cmo se pueden aplicar los planes
estratgicos en el quehacer diario. Los planes estratgicos y los planes operativos estn
vinculados a la definicin de la misin de una organizacin, la meta general que justifica la
existencia de una organizacin. Los planes estratgicos difieren de los planes operativos en
cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.
La planificacin estratgica es planificacin a largo plazo que enfoca a la organizacin como
un todo. Muy vinculados al concepto de planificacin estratgica se encuentran los
siguientes conceptos: a) estrategia, b) administracin estratgica, c) cmo formular una
estrategia.
Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratgicas
de una firma con los desafos del ambiente y se le disea para alcanzar los objetivos de la
organizacin a largo plazo; es la respuesta de la organizacin a su entorno en el transcurso
del tiempo, adems es el resultado final de la planificacin estratgica. Asimismo, para que
una estrategia sea til debe ser consistente con los objetivos organizacionales.
Administracin estratgica: es el proceso que se sigue para que una organizacin realice la
planificacin estratgica y despus acte de acuerdo con dichos planes. En forma general
se piensa que el proceso de administracin estratgica consiste en cuatro pasos
secuenciales continuos: a) formulacin de la estrategia; b) implantacin de la estrategia; c)
medicin de los resultados de la estrategia y d) evaluacin de la estrategia.
Cmo formular una estrategia: es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas
bsicas. Estas preguntas son las siguientes: Cules son el propsito y los objetivos de la
organizacin?, A dnde se dirige actualmente la organizacin?, En qu tipo de ambiente
est la organizacin?, Qu puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos
organizacionales en el futuro?
La planificacin operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve
las diversas partes de la organizacin. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de
la organizacin deben hacer para que la empresa tenga xito a corto plazo. Segn Wilburg
Jimnez Castro la planificacin puede clasificarse, segn sus propsitos en tres tipos
fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificacin Operativa, b) Planificacin
Econmica y Social, c) Planificacin Fsica o Territorial. Segn el perodo que abarque
puede ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo, c) de largo plazo.
Planificacin Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseo de un estado futuro
deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970).
"Planificacin Econmica y Social: puede definirse como el inventario de recursos y
necesidades y la determinacin de metas y de programas que han de ordenar esos recursos
para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo econmico y al mejoramiento
social del pas.
Planificacin Fsica o Territorial: podra ser definida como la adopcin de programas y
normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se
incluyen los agropecuarios, minerales y la energa elctrica, etc., y adems para el
crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural.
Planificacin de corto plazo: el perodo que cubre es de un ao.
Planificacin de mediano plazo: el perodo que cubre es ms de un ao y menos de cinco.
Planificacin de largo plazo: el perodo que cubre es de ms de cinco aos" (W. Jimnez C.,
1982).
Segn Corts, los planes se pueden clasificar tambin de acuerdo al rea funcional
responsable de su cumplimiento: Plan de Produccin, Plan de Mantenimiento, Plan de
mercadeo, Plan de Finanzas, Plan de Negocios.
TIPOS DE PLANES
SEGN SU CLASE:
El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato, es el evento
intermedio entre el proceso de planificacin y el proceso de implementacin del mismo. El
propsito de los planes se encuentra en: La previsin, la programacin y la coordinacin de
una secuencia lgica de eventos. Los planes deben responder al qu (objeto), cmo
(medios), cundo (secuencia), dnde (local) y por quin (ejecutante o persona).
Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos o metas, polticas, procedimientos,
mtodos, programas y presupuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los
anteriores planes, las ms importantes son las polticas y los programas, dentro de los que
se incluyen los objetivos y los procedimientos.
OBJETIVOS
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades
de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo
regular los objetivos de mayor jerarqua representan el fin hacia el cual se dirige la empresa,
la direccin, el staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relacin a los
inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros.
Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen
el plan bsico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la
organizacin. Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de planeacin al
igual que el resto de los planes.
POLTICAS
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el
pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los
administradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como polticas
una serie de pequeas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y usualmente las
polticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las
polticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administracin, en las
cuales se basaran las polticas de los departamentos
Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las
decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual que hay diversos
tipos de objetivos, tambin los hay de polticas, entre ellas tenemos: polticas de promocin
interna, de competir con base en los precios, polticas en publicidad o polticas
departamentales, como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o
impulsar la participacin de los empleados para contribuir con la cooperacin.
Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que:
Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de quienes a aplicarlos.
Las polticas deben declararse por escrito.
Deben ser difundidos y revisadas peridicamente, la interpretacin de estas debe ser
uniforme en toda la organizacin.
Existen polticas sobre produccin, finanzas, relaciones pblicas, etc.
Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin, favorecen, la
coordinacin y el trabajo en equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y la
elaboracin de criterios e iniciativa pero dentro de unos lmites.
Procedimientos
Son planes por que establecen un mtodo o forma habitual para manejar actividades
futuras, es decir, son planes relacionados con mtodos de trabajo o ejecucin. Sirven como
guas de accin ms que de pensamiento pues sealan el cmo deben hacerse ciertas
actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se
representan a travs de flujo gramas.
Cmo se relacionan los procedimientos y los planes?
Ilustrativamente podemos explicar esta relacin apelando a otro ejemplo ms de Koontz:
La poltica de la compaa X concede vacaciones a los empleados, los procedimientos
establecidos para llevar a cabo esta poltica deben distribuir las vacaciones para evitar
interrupciones en el trabajo, establecer salarios de vacaciones y proveer los medios para
que soliciten sus vacaciones, etc.
Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan la lnea departamental, es decir,
que pasan del departamento de produccin al departamento de ventas, al de finanzas, etc.
Mtodo
El mtodo es fundamental para toda accin, el cual puede definirse como la manera
prescrita para el desempeo de una tarea dada con consideracin adecuada del al objetivo,
instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo, dinero y esfuerzo.
Un mtodo trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y especfica
como se va ejecutar este pas. Por lo general est confinado a un departamento y con
frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedica a una tarea especfica.
Presupuesto
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en trminos numricos,
estn relacionados con dinero, ya sea a travs de ingresos o gastos de un determinado
periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en trminos financieros o
en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de
gasto, de inversin, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de
control, no sirve como una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes.
Los presupuestos pueden ser planes estratgicos si cubren la totalidad de la empresa y un
largo periodo de tiempo; pueden ser planes tcticos cuando cobijan una unidad o
departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensin es local
y de corto plazo.
PROGRAMAS
Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlacin que se da entre este
ltimo con las actividades que deban llevarse a cabo. Tambin pueden definirse como un
conjunto de metas, polticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una
accin especfica, la programacin puede variar ampliamente e ir desde programas de
pequeo tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades,
hasta programas complejos o de gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas
matemticas, bases de datos, etc.
Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la planeacin de los
negocios, por ejemplo es extrao encontrar un programa que se sostenga a s mismo, por lo
general se subordinan unos con otros, lo que hace muy difcil la planeacin. Es por esto que
la planeacin coordinada requiere de ciertas habilidades administrativas que permitan el
logro de los objetivos.
Segn su fin
Nuevos
Es aquella planificacin que se pretende plantear, por lo tanto an no existe y se necesita de
un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desarrolla un
nuevo plan.
Vigentes
Son aquellos planes que ya estn establecidos, y se estn ejecutando.
Estos ya han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar su de efectividad a
travs de otro funcin administrativa el control y poder saber si se lograra cumplir con el
objetivo, en caso de presentar posibles fallas este podr ser corregido.
Correctivos
Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos con anterioridad, por
lo general son correcciones en pequeas fallas en los planes actuales. En estos planes se
determina las posibles fallas que no permitiran alcanzar los objetivos establecidos. Son
complementarios de los planes vigentes.
Segn su uso
Una sola vez
Estos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo especfico en
un momento especifico, es decir aquellos que se laborar para realizar una actividad o tarea
nica, que no se repetir o por los menos no se repetir en un periodo de tiempo largo.
Varias veces
Son los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias ocasiones, es
un estilo de planificacin cclica por al ser ejecutada en su totalidad no finaliza sino por el
contrario comienza de nuevo, es una planificacin continua.
Segn su perodo de realizacin
Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes perodos:
Corto plazo
Tambin llamada planificacin operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacn. Es una
extensin de la planificacin a mediano plazo, con gran nfasis en los presupuestos
flexibles, los relacionados con los niveles de produccin especficos durante el perodo no
mayor a un ao.
Incluye el uso de pronsticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.
Mediano plazo
Es un subconjunto de la planificacin a largo plazo.
Se centra en las mismas reas que la planificacin a largo plazo, pero dentro de un marco
de tiempo menor (de dos a cinco aos). Los estados financieros pro forma en este perodo
son ms detallados que aquellos para la planificacin a largo plazo. En definitiva se refinan
los planes estratgicos a largo plazo de la organizacin al desarrollar planes financieros
ms especficos. El resultado de este nivel de planeacin sirve como entrada para la
planeacin a corto plazo.
Se relaciona primordialmente con la planificacin financiera, de manera que pueda colocar a
la organizacin en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades
descubiertas por la planificacin a largo plazo.
Largo plazo
Su parte central est formada por las consideraciones estratgicas en cuanto a
oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una
caracterstica distintiva de este tipo de planificacin es el descubrir oportunidades, y
despus desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas
oportunidades.
Se concentra en la extrapolacin de datos recopilados de fuentes externas e internas para
proyectar la informacin relacionada con la comercializacin y distribucin, tcnica y de
instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un
entendimiento realista de los mercados, productos, plantas, almacenes, mrgenes,
utilidades, retorno sobre la inversin, flujo de efectivo, disponibilidad de capital,
capacidades de ingeniera y habilidades y capacidades del personal.
CARACTERSTICAS DE LA PLANIFICACIN
Las caractersticas ms importantes de la planificacin son las siguientes:
La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de
accin, sino que se realiza continuamente en la empresa.
La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla ligada a la
previsin.
La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas
para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio,
que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de
decisin.
La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: la
planificacin constituye un curso de accin escogido entre varias alternativas de caminos
potenciales.
La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y
subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad.
La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que
forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la definicin, el
dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos y no humanos de la empresa,
segn se haya estudiado y decidido con anterioridad.
La planificacin es una tcnica cclica: la planificacin se convierte en realidad a medida
que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la planificacin permite condiciones de
evaluacin y medicin para establecer una nueva planificacin con informacin y
perspectivas ms seguras y correctas.
La planificacin es una funcin administrativa que interacta con las dems; est
estrechamente ligada a las dems funciones organizacin, direccin y control sobre las
que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la
organizacin.
La planificacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la coordinacin e
integracin de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.
La planificacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores
maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y
seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el futuro.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN
Existen muchas ventajas para la planificacin que deben estimular a todos los gerentes en
todos los niveles de cualquier organizacin. Entre las cuales podemos mencionar las
siguientes:
Requiere actividades con orden y propsito. Se enfocan todas las actividades hacia los
resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
Seala la necesidad de cambios futuros. La planificacin ayuda al gerente a visualizar las
futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participacin.
Contesta a las preguntas "y que pasa si" Tales preguntas permiten al que hace la
planificacin, a travs de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de
contingencia.
Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificacin
est dando los resultados buscados.
Estimula la realizacin. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan
proporciona al que hace los planes la orientacin y el impulso de realizar y lograr los
objetivos.
Obliga a la visualizacin del conjunto. Esta comprensin general es valiosa, pues capacita al
gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento ms pleno de cada
actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas.
Aumenta y equilibra la utilizacin de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se
dispone.
Ayuda al gerente obtener status. La planificacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar
una direccin confiada y agresiva.

DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificacin.
La planificacin est limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros. La
utilidad de un plan est afectada por la correccin de las premisas utilizadas como sub-
secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma
significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.
La planificacin cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificacin excede
a su contribucin real. Creen que sera mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo fsico
que deba hacerse.
La planificacin tiene barreras psicolgicas. Una barrera usual es que las personas tienen
ms en cuenta el presente que el futuro.
La planificacin ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificacin obliga a los gerentes
a una forma rgida de ejecutar su trabajo.
La planificacin demora las acciones. Las emergencias y apariciones sbitas de situaciones
desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso
reflexionando sobre la situacin y diseando un plan.
La planificacin es exagerada por los planificadores. Algunos crticos afirman que quienes
hacen la planificacin tienden a exagerar su contribucin.
La planificacin tiene limitado valor prctico. Algunos afirman que la planificacin no solo
es demasiada terica.