GENERALIDADES PROTOCOLO COMPENSAR

Para: Centros de Atención, Administradores Regionales, Jefes de Operaciones y Gestores de la

Unidad Estratégica de Negocio (UEN) Ambulatoria, Cuentas Facturación, Gerencia de Operaciones
(GOP) y Farmacoepidemiología.

ANTECEDENTES
Teniendo en cuenta que en los últimos meses se han venido presentando desviaciones en los
procesos de dispensación de usuarios de Acueducto a nivel nacional, que corresponden a
devoluciones injustificadas por no atención del cliente o reproceso al usuario para desplazarse a
otros centros de atención. Se establecen cambios al protocolo del cliente Compensar para el
convenio Acueducto a nivel nacional.

TEMA A TRATAR:
1. GENERALIDADES CLIENTE COMPENSAR CONVENIO ACUEDUCTO
2. PROCESO ESCALAMIENTO

Todos los CAF que tengan configurado este Protocolo debe prestar servicios a los usuarios ya que
al tener activa esta entidad hacen parte de la red de atención: Cliente Compensar Entidad Acueducto
Todos los CAF MAC que reciban un usuario de Compensar Acueducto con fórmulas de
medicamentos alto costo y medicamentos PBS, deben prestar servicio integral dispensando las
fórmulas de medicamentos alto costo y PBS.

1. GENERALIDADES CONVENIO ACUEDUCTO

Para el Convenio Acueducto se tienen establecidos los siguientes tiempos contractuales para la
entrega oportuna de medicamentos, so pena de incurrir en sanciones con este Convenio que maneja
recursos públicos:

 Entrega en 24 horas a la presentación de la solicitud para los medicamentos formulados en

atención por urgencias
 Entrega de 12 a 24 H para productos priorizados: antibióticos, enfermedades trombo
embolicas (anticoagulantes) antihipertensivos, anticonvulsivantes, hipoglucemiantes
 Entrega de pendientes a 48 horas en domicilio de los usuarios o presencialmente si así lo
solicita el usuario.

Bajo ninguna circunstancia el usuario podrá ser remitido a diferentes puntos de entrega de
medicamentos para su consecución, pues ésta es una responsabilidad propia del
CONTRATISTA.

Bajo ninguna circunstancia el usuario podrá ser devuelto, en caso de presentar dificultades al
momento de la prestación de servicio el funcionario de AUDIFARMA debe proceder según las
siguientes posibles situaciones:

1. Usuario beneficiario que no se encuentra en la BD de Capitación de la entidad Acueducto

No devolver el usuario, hacer la digitación por el contrato evento por las subcuentas
Beneficiario o Beneficiario manual según corresponda el formato.

2. Usuario aún cuenta con tratamiento en su poder (más de 5 días): Notificar la fecha en la
cual debe acercarse al CAF para reclamar los medicamentos. Si el usuario no acepta esta
opción se debe reportar el caso mediante la ruta de escalamiento (ver detalle más
adelante) e informar al usuario que se enviará la solicitud a Compensar para que autoricen la

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 entrega de los medicamentos que requiere. En caso de que Compensar considere viable la
dispensación se debe hacer apertura de control de dosis.

3. Prescriptor no se encuentra en la BD de prescriptores del sistema Auditor.

 Usuario presenta autorización física: Reportar a fármaco al correo
prescriptores@audifarma.com.co para que se efectúe la respectiva creación.
 Usuario no presenta autorización física pero se verifica en la integración de
AUTORIZACIONES con COMPENSAR la posibilidad de creación de la
AUTORIZACION se realizará la creación de la misma, siempre y cuando se verifique
prescriptor en base de proveedores por NIT o CC.

4. Fórmula con algún tipo de desviación según validación Decreto 780 de 2016: Reportar
mediante ruta de escalamiento con fórmula digitalizada e informar al usuario la imposibilidad
de entrega y que Compensar se comunicará para notificarle cómo proceder.

5. En todo caso NO podrán dispensarse medicamentos diferentes a las marcas y dosis

prescritos ( Decreto 2022 de 2005); si el medicamento de Marca no está disponible por
NOVEDAD DESCONTINUADO (carta vigente del Laboratorio); este caso será
ESCALADO según procedimiento descrito más adelante, enviado al buzón de medicamentos
del Convenio refiriendo en el Asunto: cambio de formulación, solo el médico puede cambiar
de marca a otra marca o medicamento genérico; se informará al usuario el escalamiento
interno, no se devolverá el usuario a realizar este trámite administrativo de forma
personal.

1.1. COBERTURA DE MEDICAMENTOS PARA LOS PROGRAMAS DEL CONVENIO

ACUEDUCTO:
El Convenio Acueducto de Compensar EPS tiene dos programas, con coberturas diferentes para el
tema de medicamentos:
 El programa PA (Plan Adicional de Salud) con cobertura de medicamentos PBS y No PBS
por el convenio; para los COTIZANTES de este programa no se requiere trámite de
MIPRES a diferencia de los pacientes BENEFICIARIOS para los cuales, si aplica
realización de este trámite de MIPRES.
 El Programa EA (Plan Complementario Especial Acueducto); para el cual aplica
realización de trámite de MIPRES para los medicamentos no PBS, este plan funciona para
los términos de la cobertura de medicamento como el Plan Complementario Básico.
Para ninguno de los 2 programas aplica cobro de Cuotas Moderadoras.

1.2 UNIDAD MINIMA DE DISPENSACION (UMD):

-Existen casos en que una fórmula médica tiene diferentes productos con diferentes UMD (Unidad
Mínima de Dispensación) por lo que la fecha de la segunda entrega es diferente para cada uno de
los productos, es válido realizar dispensación en diferentes fechas para varios productos de una
misma fórmula dando cumplimiento al control de dosis.

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 1. 3. VALIDACIÓN DE DERECHOS
Para entrega de insulinas y heparinas de bajo peso molecular: Se debe realizar validación del estado
del usuario mediante la validación de derechos y validación de la cita médica en Transar, se valida
consulta médica, autorización de procedimiento quirúrgico o consulta por urgencias, cualquiera
de estas debe estar cargada en un rango de 60 días calendario antes de la fecha de expedición
de la fórmula médica.

1.4. TOPES DE ENTREGA

 Tope de entrega para fórmulas de urgencias del convenio acueducto: 30 días
 Audifarma puede dispensar medicamentos de uso crónico habilitados hasta 3 meses de
acuerdo a la cantidad formulada por los médicos tratantes de nuestros pacientes, teniendo
en cuenta factores de accesibilidad geográfica, limitaciones físicas del paciente, viajes al
exterior, entre otras situaciones de fuerza mayor siempre y cuando cumplan con el
programa de promoción y prevención para control de la patología. Para medicamentos de
uso crónico no habilitados para dispensación directa por el proveedor (listado actualizado
por la Gerencia Integral de Gestión Farmacéutica y proceso de Contrataciones), se deberán
escalar los casos a la EPS para expedición.

1.5. POLITICA FRACIONAMIENTO (ACUEDUCTO)

Para los usuarios de los 2 programas del Convenio Acueducto: PA y EA se tiene establecido la
entrega por encima en la unidad mínima de todos los medicamentos. Ejemplo: Blíster x 28 y
blíster x 14 para una formulación de 30 tabletas en formulación de única vez debe entregarse: 42
tabletas (blíster 28 + blister14), si tiene entregas posfechadas se realizara ajuste en las entregas
sucesivas HASTA completar entrega de la formula, en este caso se debe hacer el diligenciamiento
de la garantía de entrega con una nota donde se aclare que se entrega por encima por unidad mínima
de dispensación.

1.6. DIGITALIZACIÓN DE SOPORTES:

En todas las entregas de insulinas y heparinas se debe realizar digitalización de soportes
independiente del valor de la fórmula o si la subcuenta se encuentra parametrizada para
digitalización o no, es decir, que todas las entregas de dichos productos deben tener digitalización
de los soportes
- Si en el sistema se visualizan varias autorizaciones vigentes para un mismo medicamento o grupo
de medicamentos, se debe hacer uso de la autorización más antigua y no de la más reciente.

1.7. TRAMITES DE PENDIENTES

El proveedor ubicará productos Pendientes en la cadena de suministros y/o red alternativa o por
compra directa en red alternativa, con un plazo no mayor de 24 horas para medicamentos
formulados en atención por urgencias y priorizados (antibióticos, enfermedades trombo embolicas
– anticoagulantes-, antihipertensivos, anticonvulsivantes, hipoglucemiantes) y de 24 - 48 horas

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para los otros tipos de medicamentos. En caso de medicamentos desabastecidos remitirá a la EPS
(según procedimiento de escalamiento mencionado más adelante) el soporte del laboratorio
correspondiente con fecha de expedición máximo de 30 a 60 días, excepto aquellas notificaciones
que precisan un lapso de tiempo superior.

En ningún momento se podrá trasladar al usuario el trámite administrativo para cambio de

formulación, ni se entregarán cartas de novedades de medicamentos a los usuarios, salvo que
sea una carta de Novedad General emitida por el ente regulador INVIMA, esta última carta
también deberá ser escalada a la EPS para la gestión del cambio de formula con el médico
tratante.

La EPS ubicara los productos pendientes- descontinuados ubicándolos en su red alternativa o por
compra directa en red particular; en caso de no lograr su ubicación realizará la gestión
correspondiente para cambio de formulación por el médico tratante, brindando al usuario la
información máximo en 48 horas al momento de radicación.

1.8. TRAMITES DE ENVÍOS REGIONALES DESDE EL CAF CORFERIAS CON

PROVEEDORES LOGISTICOS DISTINTOS A AUDIFARMA

Se realizan envíos diariamente a ciudades principales y municipios donde no hay oferta de servicios
farmacéuticos por los proveedores contratados por la EPS; para realizar estos envíos se deben
adjuntar la siguiente información y documentación:

 Fórmulas recibidas por medios electrónicos o físicos.

 Autorización en los casos que así aplique
 Todas las formulas se registran en planilla (Excel) la cual lleva los siguientes datos del
paciente:
o Documento
o Dirección
o Teléfono
o Ciudad / municipio
o Fecha de solicitud
o Cantidad de medicamento
o Cantidad a entregar
o Fecha de la formula.

Esta información se le entrega al Coordinador y/o Regente del CAF CORFERIAS (planilla en
Excel) más las autorizaciones y formulas.

El regente del CAF CORFERIAS revisa y valida la parte técnica, al término de la validación le
entrega a su auxiliar encargado del proceso, quien embala autorización por autorización con los
datos de cada paciente, al realizar el embalaje, hace la solicitud de recogida al operador logístico
contratado, los casos en los cuales las autorizaciones tengan novedades o inconsistencias, serán
devueltos de forma inmediata al colaborador de Compensar dispuesto en el CAF Corferias para la
revisión de las mismas.

Desde el CAF Corferias, de los casos gestionados, nos allegarán el consecutivo del número de la
guía en la matriz entregada de forma presencial y en sistema, adicionalmente los hallazgos

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encontrados por Audifarma quedarán registrados en la casilla de observaciones de la matriz física y
virtual.

Para estos envíos el soporte de entrega a los usuarios es la guía firmada con nombre y documento
del usuario que recibe.

1.8.1. ENVIOS OPERADOR LOGISTICO AUDIFARMA

Para estos envíos el trámite funciona igual al anterior, AUDIFARMA entrega al usuario una copia
del soporte de entrega con la relación detallada de medicamentos y cantidades, de esto queda una
copia firmada con nombre y documento del usuario, en el Sistema de Audifarma para ser consultada
por la EPS Compensar en los casos que así sean requeridos.

1.9. DUPLICIDADES DE AUTORIZACIONES:

Estas solo se podrán realiza por el equipo de Medicamentos del Convenio Acueducto Compensar
previa validación con el Regente del Convenio o la Profesional de Servicio del Convenio, antes de
los 30 días de entrega, en los siguientes casos:

 Ajuste por cambio de dosis.

 Por adelanto de viaje si el paciente ha reclamado durante el mes en curso.
 Casos especiales por acuerdo comercial definidos por el Convenio.

1.10. MEDICAMENTOS CONDICIONADOS

Para los cotizantes de Plan Adicional, Programa PA, NO aplica el criterio de “condicionado”; ya
que existe criterio de cobertura integral, por tanto se debe verificar en aplicativo que permita
digitación y entrega.

Para los usuarios Beneficiarios del Programa PA y los usuarios del programa EA que requieran
un producto condicionado, el CAF debe proceder a la revisión en Web Service para consumir la
respectiva autorización, si no la encuentra debe realizar el escalamiento bajo el procedimiento
descrito más adelante en este documento.

1.11. MEDICAMENTOS MIPRES PARA BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA PA Y

COTIZANTES Y BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA EA ACUEDUCTO:

Los pacientes deben presentar FÓRMULA MÉDICA EN FORMATO MIPRES.

Desde las ventanillas de atención de los CAF de AUDIFARMA se realizará búsqueda de

autorización en el Web Service por la subcuenta NO POS con la respectiva asignación de NAP y
código Mipres, si no cuenta con código MIPRES desde AUDIFARMA internamente se debe hacer
escalamiento según procedimiento descrito más adelante en este protocolo, e Informar al usuario
que el medicamento para su entrega requiere una autorización por parte de Compensar, quienes lo
contactarán en un plazo máximo de 24 horas para MIPRES en ámbito PRIORIZADO y 5 días para
MIPRES en ámbito General.

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 1.12. Fórmulas de SAP (sistema de historia Clínica de Compensar) sin código de barras

Se deben realizar por cuentas contingencias desde AUDIFARMA sin que esto implique ruta de
escalamiento.

2 RUTA ESCALAMIENTO:
2.1. TEMAS A ESCALAR:

 Se escalaran a Compensar casos de errores de formulación, cuarto Nivel y alto

costo(formula >$1.000.000 de pesos, todos estos para validación por Auditoria y/o
Regente del convenio, el correo de envío es: CONV1MEDIC
conv1medic@compensarsalud.com.
 Casos de MIPRES sin direccionamiento para AUDIFARMA, estos casos se escalan a la
Jefe de autorizaciones encargada del tema a través del buzón MIPRES:
"MIPRESCOMPENSAR" miprescompensar@compensarsalud.com.
 Autorizaciones de Medicamentos Fitoterapéuticos, cosméticos, nutricionales y Red
Externa que no se encuentren en la integración Audifarma EPS (revisar con Claudia
para inclusión en integración), el correo de envío es: CONV1MEDIC
conv1medic@compensarsalud.com.

El correo de escalamiento debe contener la siguiente información:

ASUNTO: ID usuario + Nombre del usuario + Parentesco (COT o BEN) + Programa “PA “Plan
Adicional o “EA” Plan Complementario
CUERPO DEL CORREO: Detalle de la situación, indicando el motivo de la inconsistencia
presentada con evidencias respectivas + Detalle de contacto del usuario (Celular, Teléfono) +
Detalle de tipo de atención, es decir, Urgencias o diferente a Urgencias
ADJUNTO: Fórmula médica digitalizada, para proceder con la digitalización del soporte el
funcionario le debe aclarar al usuario que se tomará una digitalización de la fórmula para la
revisión que realizará Compensar.

El funcionario del CAF debe:

Informar al usuario que el medicamento requiere una autorización por parte de Compensar, por
tanto la fórmula debe ser escaneada. Desde Compensar lo contactarán en un máximo de 24 horas
hábiles para informarle en que momento tiene la autorización para que le envíen el medicamento a
su domicilio o vuelva a la farmacia si esto último es su elección.

La información aquí publicada y que está relacionada con el protocolo de servicios será
actualizada en la ECO, en las generalidades del cliente y en los protocolos específicos según
aplique, para la consulta correspondiente.

Cordialmente,