Estrategias para Mejora de Proceso de Facturación de Empresa

UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ
ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA DEL

PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA
EMPRESA COMERCIALIZADORA
TRAPECIO, C.A
Autora: Zuleima Elisa Flores Romero
Urb. Yuma II, calle Nº 3. Municipio San Diego

Teléfono: (0241) 8714240 (master) – Fax: (0241) 87123
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

TRAPECIO, C.A
Proyecto del Trabajo de Grado para optar al título de

Licenciado en Administración de Empresas
Autora: Zuleima Flores
Tutor: MSC Francisco Sarmiento
San Diego, Julio de 2014

ACEPTACIÓN DEL TUTOR
Quien suscribe, Francisco Sarmiento, portador de la cédula de identidad Nº ,en

mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por la ciudadana Zuleima
Flores portadora de la cédula de identidad Nº ,titulado ESTRATEGIAS
PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA
EMPRESA COMERCIALIZADORA TRAPECIO, C.A. presentado como
requisito parcial para optar al título de Licenciado en Administración de
Empresas, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos
suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte
del jurado examinador que se designe.
En San Diego, a los 29 días del mes de Julio del año 2014
___________________
Nombre
C.I:
DEDICATORIA
Quiero dedicarles este trabajo de grado a mis padres, quien es la guía en

la formación de la persona que hoy soy.
A mi hijo, que esto sirva de ejemplo para su futuro y entienda lo

importante del saber a través dl estudio.
A mi esposo, que con su paciencia me enseño a vencer los obstáculos

que se me presentaron a lo largo de todos los años de gran esfuerzo, en los que
me toco ser madre, esposa, trabajo y estudiante.
Mi suegra por todo su apoyo incondicional.
Zuleima Flores
AGRADECIMIENTO
Primeramente a Dios por haberme dado la oportunidad y la fortaleza de

alcanzar esta meta en vida.
A mi hijo, por su paciencia y comprensión.
A todos aquellos que durante todos estos años de alguna forma

aportaron para que esta maravillosa travesía fuera alcanzada, empezando con
mis profesores, compañeros de clase, trabajo y amigos.
Adicionalmente quiero agradecerle a mi tutor Francisco Sarmiento por

haberme guiado por el camino correcto durante el camino correcto durante el
desarrollo de este trabajo de grado.
A mis padres por darme la vida, y toda mi familia por todo su apoyo.
Zuleima Flores
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO pp.
DEDICATORIA……………………………………………………………….. v
AGRADECIMIENTO……………………………………………………………… vi
LISTA DE CUADROS…………………………………………………………….. x
LISTA DE GRÁFICOS…………………………………………………………….. xi
RESUMEN INFORMATIVO ................................................................................... xii
INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA……………………………………………………... 3
3
1.1Planteamiento del Problema ................................................................
1.2.Formulación del Problema ................................................................
5
5
1.2. Objetivos ................................................................................................
1.3. Justificación ................................................................................................
6
II MARCO TEÓRICO ................................................................................................
8
2.1. Antecedentes ................................................................................................
8
12
2.2. Bases Teóricas ................................................................................................
2.3. Definición de Términos ................................................................20
III MARCO METODOLÓGICO ................................................................22
3.1. Tipo y Diseño de la Investigación………………………………. 22
3.2. Fases Metodológicas……………………………………………. 23
Fase I………………………………………………………….. 23
Fase II…………………………………………………………. 25
Fase III……………………………………………………….. 25
IV RESULTADOS ................................................................................................
26
4.1 Análisis y presentación de los Resultados………………………. 26
4.2 Fase I: Cuestionario……………………………………………… 26
4.3 Fase II: Matriz Dofa…………………………………………….. 36
V LA PROPUESTA ………………………………………………….. 39
5.1 Presentación de la Propuesta……………………………………. 39
5.2 Justificación de la Propuesta……………………………………. 40
5.3 Objetivos de la Propuesta ………………………………………. 40
5.4 Factibilidad de la Propuesta ……………………………………. 41
5.5 Desarrollo de la Propuesta……………………………………… 42
CONCLUSIONES………………………………………………… 53
RECOMENDACIONES ...................................................................... 54
REFERENCIAS ........................................................................................................ 55
ANEXOS ................................................................................................................... 58
LISTA DE CUADROS
CONTENIDO
CUADRO p.p
1 Planificación Financiera……………………………………… 26
2 Recepción y Emisión de las Facturas………………………… 27
3 Conocimiento del Proceso …………………………………… 28
4 Gestión de Cobros……………………………………………. 29
5 Control de Facturas ………………………………….……….. 30
6 Procedimientos……………………………………………….. 31
7 Revisiones……………………………………………………. 32
8 Actividades Contables………………………………………… 33
9 Toma de Decisiones…………………………………………… 34
10 Estrategias…………………………………………………….. 35
11 Matriz Dofa………………………………………………….. 36
12 Matriz Dofa. Formulación de las Estrategias………………… 38
13 Lineamientos para el proceso de Facturación…………………. 42
14 Procedimiento administrativo para el proceso de facturación…. 46

LISTA DE GRÁFICOS
CONTENIDO
GRÁFICOS p.p
1 Planificación Financiera……………………………………… 26
2 Recepción y Emisión de las Facturas………………………… 27
3 Conocimiento del Proceso …………………………………… 28
4 Gestión de Cobros……………………………………………. 29
5 Control de Facturas ………………………………….……….. 30
6 Procedimientos……………………………………………….. 31
7 Revisiones……………………………………………………. 32
8 Actividades Contables………………………………………… 33
9 Toma de Decisiones…………………………………………… 34
10 Estrategias…………………………………………………….. 35
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
ESCUELA DE CONTADURIA
CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA

TRAPECIO, C.A
Autora: Zuleima Flores

Tutor: Francisco Sarmiento
Fecha: Agosto de 2014
RESUMEN INFORMATIVO
La presente investigación se llevó a cabo en la empresa Comercializadora

Trapecio, C.A., ubicada en Valencia, Estado Carabobo, dedicada a ofrecer los
servicios de juegos de pre-impresos a través del sistema de maquina (on-line).
Esta organización presenta debilidades en el proceso de facturación, careciendo
de procedimientos y normas administrativas para su control. En tal sentido, el
objetivo general del estudio fue proponer estrategias que permitan mejorar los
procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.De
acuerdo a las características de la investigación y a los objetivos planteados, se
considera bajo la modalidad de proyecto factible, apoyado en un diseño de
campo y una revisión bibliográfica. Se realizan tres fases metodológicas: en la
primera se utilizó como técnica de recolección de información la encuesta,
mediante un cuestionario estructurado con preguntas cerradas para diagnosticar
la situación en cuanto a los procesos de facturación que actualmente se
realizan; dicho instrumento fue aplicado a la población objeto de estudio
conformada por 9 trabajadores que laboran en la empresa. En la segunda fase,
se identificaron las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, en el
proceso de facturación de la empresa, utilizando para ello el análisis de la
matriz Dofa. En la tercera fase se presenta la propuesta, mediante el diseño de
las estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa
Comercializadora Trapecio, C.A. se concluye que no se planifican las
actividades financieras en la empresa para el control del proceso de
facturación., debido a que no se cuenta con procedimientos administrativos y
contables para llevar a cabo las actividades de facturación
INTRODUCCIÓN
En la organización el proceso de administrar representa un elemento

importante en el desarrollo de las actividades y el uso de recursos en forma
eficiente; a través de ella se pone en práctica los procesos de planeación,
organización, coordinación y control. Es por ello importante, el diseño y
establecimiento de lineamientos, mecanismos y procedimientos que a nivel
organizacional regulen y garanticen una evaluación constante de sus procesos y
operaciones con el objeto de verificar el adecuado desempeño y apego a las
políticas y normativas establecidas; a fin de verificar que todo se está
desarrollando de acuerdo a lo planeado
En este sentido, requieren de efectivos sistemas de procedimientos

administrativos, como instrumentos de vital importancia orientado al logro de
los objetivos, entre los cuales se encuentra el proceso de facturación.Al
respecto, la facturación en una empresa es una de las más importantes, por un
lado porque mediante la expedición de las facturas se materializan y
documentan los ingresos de la empresa y, por otro, porque tiene la importante
labor de recibir, examinar y aceptar o rechazar las facturas recibidas en función
de que estas cumplan o no los requisitos exigidos por la normativa en materia
de facturación.
Por lo tanto, la facturación se aplica principalmente para gestionar un

control sobre todos los movimientos financieros que posee una empresa o
negocio, por lo cual debe cumplir con ciertos parámetros contables y
administrativos para su buen procedimiento, además de que proporciona a la
organización llevar un control de la entrada y salida de la mercancía.
En este contexto, se presenta la investigación en la empresa
Comercializadora Trapecio C.A., cuya finalidad es ofrecer los servicios de
juegos de pre-impresos (Triple Gordo), presenta como problemática
debilidades en el proceso de facturación, el cual es realizado con lentitud
porque no hay una planificación del mismo, además no cuenta con manuales de
normas y procedimientos por escritos. Visto de esta forma, el objetivo general
de la investigación es proponer estrategias que permitan mejorar los procesos
de facturación en la Empresa Comercializadora Trapecio, C.A. para su
cumplimiento la investigación se estructura en los siguientes capítulos:
Capítulo I. este capítulo está conformado por el problema, los objetivos

(Generales y Específicos), la justificación del estudio, los alcances y la
formulación del problema
Capítulo II. Este capítulo está conformado por el Marco Teórico, en el se

describen los antecedentes del estudio y se adaptan las teorías relacionadas con
la investigación, y se nombran sus bases teóricas y definiciones de términos
básicos
Capítulo III: Comprende el marco metodológico de la investigación,

compuesto por el tipo y diseño de la investigación, y las fases metodológicas,
donde se muestra la población y muestra, las técnicas e instrumentos de
recolección de datos, y las técnicas de análisis de datos.
Capítulo IV: En este capítulo se muestran los resultados de la

investigación, una vez aplicada las diferentes técnicas de recolección de datos
Capítulo V: contiene la presentación de la propuesta, los objetivos, la

justificación, la factibilidad, el desarrollo de la propuesta, las conclusiones y
las recomendaciones.
Finalmente se presentan las referencias bibliográficas

CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema
Actualmente, el mundo de los negocios debido al proceso de globalización

presenta un nuevo panorama, reflejándose en cambios a nivel financiero,
económico y tecnológico. En tal sentido, surge la necesidad de revisar y
mejorar las operaciones que se efectúan en las organizaciones para obtener
mejores resultados y convertirse en empresas sólidas. Desde esta perspectiva,
las compañías necesitan estar a la vanguardia en el conocimiento de
herramientas gerenciales que les ayude a mejorar su capacidad y desempeño
basado en la toma de decisiones.
Del mismo modo, demandan implantar mecanismos efectivos que le
permitan adoptar los lineamientos necesarios para asegurar y garantizar la
calidad de sus productos, satisfacer las necesidades de los consumidores,
controlar eficientemente sus costos, mantenerse competitivas en el mercado y
obtener la rentabilidad esperada para sus propietarios y accionistas.
Evidentemente, para alcanzar sus objetivos de manera efectiva, las
empresas requieren establecer procedimientos administrativos, la complejidad
de estos, van a depender de la magnitud y el tipo de actividad a la que se
dedique la organización. A su vez dichos procedimientos, se descomponen de
diversas maneras, tratando siempre de realizar una tarea específica quedando
una relación y secuencia cronológica en sus resultados. Al respecto, Terry y
Franklyn (2007) señalan que “se trata de la aplicación de la planeación,
organización ejecución y control por medio de los cuales se administra un
gerente”. (p.76)
El proceso de administrar representa un elemento importante en el
desarrollo de las actividades y el uso de recursos en forma eficiente. Sobre estas
consideraciones, para asegurar el cumplimiento de los propósitos de las
organizaciones se hace necesario el establecimiento de estrategias y
procedimientos en procesos de gestión, específicamente en la de facturación,
ya que se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los
movimientos financieros que posee un negocio.
Se puede señalar, que por medio de la facturación se materializan y
documentan los ingresos de la organización; por otra parte, tiene la importante
labor de recibir, examinar, aceptar o rechazar las facturas recibidas en función
de que estas cumplan o no los requisitos exigidos por la normativa en materia
de facturación. Por lo tanto, las estrategias de negocio orientadas al
cumplimiento de este objetivo deben fundamentarse en un proceso integral con
el fin analizar, observar y verificar como se están llevando a cabo en las
actividades de esta área en estudio, y de existir algunas desviaciones, tomar
decisiones que realmente se corresponda en el momento preciso.
Dentro de lo planteado, se presenta la investigación, específicamente en la
empresa Comercializadora Trapecio C.A, cuya finalidad es ofrecer los servicios
de juegos de pre-impresos (Triple Gordo), juegos de loterías, recargas
telefónicas, directv, inter, movistar, juegos de carreras de caballos a través del
sistema de maquina (on-line), la misma es distribuidora de estos servicios en
todo el territorio Carabobeño.
Esta organización ha ido creciendo debido a la globalización de tecnologías
que ha hecho que la cartera de cliente se incremente velozmente. Sin embargo,
presenta debilidades en el proceso de facturación, el cual es realizado con
lentitud porque no hay una planificación del mismo, además no cuenta con
manuales de normas y procedimientos por escritos, ni estrategias que les
permita agilizar dicho proceso, lo que trae como consecuencia deficiencias en
los actividades ejecutados por el personal que labora en el área.
Lo cual, la recepción y emisión de las facturas, las cuales se emiten el
último día de cada mes presenta dificultades, puesto que transcurren quince días
después de la fecha de entrega; y aun no se ha recibido la facturación completa
de la clientela. Esta situación trae como consecuencia demoras en las
actividades realizadas por el departamento de facturación, así como retraso en
los procedimientos administrativos y contables de la organización,
observándose una deficiencia en la planeación, organización, ejecución y
comunicación entre los distintos departamentos de la entidad que obstaculizan
la toma de decisiones efectivas en la misma y por ende entorpece la gestión del
proceso de cobranzas, afectando la liquidez financiera.
De acuerdo a lo expuesto, se hace necesario proponer estrategias que
permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa Comercializadora
Trapecio, C.A. que le permitan corregir los errores y disminuir las debilidades
encontradas para maximizar la eficiencia y la eficacia de la gestión de
cobranzas y facturación y por ende lograr un aumento del volumen de ventas y
un crecimiento sostenido
1.2 Formulación del Problema
¿Cuáles serán las estrategias adecuadas que servirán en la mejora del proceso
de facturación de la Empresa Comercializadora Trapecio, C.A.?
1.3 Objetivos de la Investigación

1.3.1 Objetivo General
Proponer estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la
Empresa Comercializadora Trapecio, C.A
1.3.2 Objetivo Específicos
• Diagnosticar la situación en cuanto a los procesos de facturación que

realiza actualmente la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.
• Analizar cuáles serían las debilidades, fortalezas; amenazas y
oportunidades, en el proceso de facturación de la empresa
Comercializadora Trapecio, C.A.
• Diseño de las estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación
en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.
• 1.4 Justificación de la investigación
A medida que se desarrollan las empresas, la complejidad de las

operaciones que ellas efectúan se incrementa, así como la necesidad de
establecer procedimientos que permitan el adecuado funcionamiento de las
actividades. En este sentido, requieren disponer de métodos de trabajo eficaces
para gerenciar y administrar eficientemente los procesos internos. Al respecto,
los procesos de facturación cumplen una función muy importante en toda
organización, ya que a través de ellos se pueden visualizar los ingresos que
integran la empresa.
Desde este punto de vista, la investigación se justifica, puesto que se
establecerán estrategias de planificación en miras de mejoras en los procesos
administrativos de facturación para prevenir retrasos en las operaciones,
aunando a esto prevenir costos adicionales que perjudiquen a la organización.
Así mismo, se logrará precisar cuáles son los aspectos más resaltantes que se
necesitan para el desarrollo eficiente de gestión administrativa y funcional que
optimice sus recursos disponibles.
En consecuencia, contar con una gestión adecuada de la facturación, le
ayudará a la empresa a tener la uniformidad de criterios, la correcta utilización
y el máximo aprovechamiento de los recursos disponible. Siendo esta una
investigación que va aportar soluciones a los diferentes problemas que se
originan al no llevar un adecuado control en los procedimientos que se deben
aplicar para el registro, control y emisión de la facturación, de tal manera que se
originen alternativas que ayuden a lograr altos niveles de eficiencia en el
desempeño de las tareas en función de un mayor y mejor control.
Por otro lado, la propuesta se presenta como una herramienta de control
interno administrativo, puesto que se contará con óptimos procesos de cobranza
de manera de poder obtener mayor liquidez que le permita la normal fluidez de
sus actividades, así como cumplir con sus obligaciones en el tiempo establecido
y alcanzar de esta forma, los objetivos propuestos por la gerencia de la empresa,
permitiendo la toma de decisiones acertadas.
De igual forma, repercutirá en un mejor desenvolvimiento de los
trabajadores al detectar fallas y desviaciones para establecer los correctivos a
tiempo optimizando el área de facturación, dado que se conocerá en corto
tiempo, cuáles son las tareas a ejecutar, dónde hacerlas y cómo hacerlas de
manera eficiente, quedando así establecido los niveles de responsabilidad e
independencia.
También tendrá beneficios la Universidad José Antonio Páez, dado que este
proyecto será de gran ayuda para otros investigadores que contarán con el
material bibliográfico que pudiera serles útil para conocer diferentes criterios y
punto de vista con relación al tema. Aportando información que pueda servir de
base como referencia en la elaboración de futuros trabajos.
Este proyecto contribuye con el desarrollo profesional de la autora, ya que
permite ahondar en los procesos administrativos de las organizaciones para
entender el funcionamiento de los mismos y a partir de los conocimientos
adquiridos poder determinar la manera correcta de la ejecución de los procesos
y la aplicación correcta de las normas del proceso de facturación
Comercializadora Trapecio, CA.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de la Investigación
De acuerdo Sabino (2008): “Los antecedentes de la investigación se refiere

a los estudios previos relacionados con el problema planteado, es decir,
investigaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculación con
el objeto de estudio” (p.23). para el presente trabajo se han realizado estudios
que guardan estrecha relación con la problemática expuesta, los cuales se
presentan a continuación:
Ñungoso, R y Chirinos, M (2013), realizaron un trabajo titulado: “Plan de
Control Interno de Facturación para la Coordinación de Apoyo a la
Comunidad de la Universidad José Antonio Páez”, presentado en la
Universidad José Antonio Páez como requisito para optar por el título de
Licencias en Contaduría Pública. La Coordinación de Apoyo a la Comunidad
de la Universidad José Antonio Páez (UJAP) tiene como finalidad medular el
diseño, organización y desarrollo del programa de apoyo a la comunidad, la
cual es parcialmente financiado por la universidad. Sin embargo, presentaba
debilidades en el proceso de facturación, por lo cual el estudio tuvo como
finalidad el diseño de un plan de control interno en la Coordinación.
Metodológicamente se presenta como un proyecto factible apoyado en una
investigación de campo.
En cuanto a los instrumentos de recolección de datos se empleó el
cuestionario con respuestas cerradas aplicadas a la población objeto de estudio
conformada por 5 empleados. Una vez analizado los resultados se concluye que
no se poseen procedimientos ni formularios administrativos que permitan llevar
un control en el área de facturación. Es por ello, que la investigación estuvo
dirigida a dar una alternativa de solución en el proceso administrativo.
El antecedente planteado se relaciona con la presente investigación, puesto
que aporta elementos basados en la planificación del proceso de facturación a
través de un control interno, lo cual sirve de marco de referencia para la
propuesta de estrategias para mejorar la facturación en la empresa.
De igual forma, se consultó el trabajo de grado de Delgado, M y Guevara,
V (2013), titulado: “Estrategias para el mejoramiento en el Control de la
Gestión de Cuentas por Cobrar de la empresa Real Medical C.A.”,
presentado en la Universidad de Carabobo para optar por el título de
Licenciadas en Contaduría Pública. La empresa Real Medical C.A., presentaba
debilidades en la gestión de las cobranzas, es por ello que la investigación tuvo
como objetivo general diseñar estrategias que permitan mejorar el control de la
gestión de cuentas por cobrar de la empresa. Este trabajo se ubicó bajo la
modalidad de proyecto factible, con un diseño de campo de tipo descriptivo con
apoyo documental. La población objeto de estudio estuvo conformada por 10
trabajadores que laboran en la empresa.
Como técnicas de recolección de información se empleó la observación
directa a través de una lista de cotejo y la encuesta mediante un cuestionario
aplicado a la población objeto de estudio conformada por 10 trabajadores que
laboran en la empresa. Una vez analizado los resultados se concluye que no se
realiza una adecuada gestión de las cobranzas porque no existen políticas y
procedimientos para ejecutar las actividades, lo que trae como consecuencia
problemas de liquidez, generando retrasos en el cumplimiento de los
compromisos adquiridos. En este sentido, se propone e diseño de estrategias
para mejorar el control de la gestión de cuentas por cobrar de la empresa
El antecedente planteado, se relaciona con la presente investigación, puesto
que aporta información relacionada con la gestión de las cuentas por cobrar,
desde el inicio de la venta hasta la emisión y cobro de la factura, lo cual es de
gran importancia para la propuesta de estrategias para el manejo y control del
proceso de facturación en la empresa.
También se consultó el trabajo de Sierra, J (2012), titulado: “Estrategias
para cumplir con las exigencias de facturación para la deducción de los
viáticos en la determinación del Enriquecimiento Neto de la empresaC.A.
Venezolana de Pinturas.”, presentado en la Universidad José Antonio Páez
como requisito para optar por el título de Licenciado en Administración de
Empresas. Los deberes de facturación adquieren relevancia y eficacia como
deber formal de los contribuyentes y responsables, no obstante existen
empresas que por diversas razones no pueden demostrar la totalidad de sus
gastos, así como no contar con las facturas que lo justifiquen, tal es el caso de la
empresa objeto de estudio; es por ello, que el estudio tuvo como finalidad
proponer estrategias para cumplir con las exigencias de facturación para la
deducción de los viáticos en la determinación del enriquecimiento neto de la
empresa.
Como técnica de recolección de información se empleó la encuesta y como
instrumento un cuestionario tipo escala Likert, el cual fue aplicado a una
población conformada por 16 empleados que laboran en la empresa. Para
efectos de la muestra se tomó la totalidad de la población. Una vez analizado
los resultados se concluye que el personal de la empresa no tiene conocimientos
para el llenado de las facturas, ni para presentar las facturas con las debidas
formalidades, aspecto que hace requerir de distintas estrategias para mejorar los
procesos establecidos para el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
La vinculación que existe con el trabajo de investigación se da en el hecho
que no existen procedimientos claros y precisos en el manejo de las facturas,
específicamente en el control de sus clientes; lo que genera atraso en el
cumplimiento de las obligaciones tributarias y un efecto negativo en el margen
de utilidad de la empresa.
Por otro lado, se tiene el trabajo de González, A (2012), quién realizó una
investigación titulada: “Estrategias Financieras para la optimización de la
Gestión de Cuentas por Cobrar en las empresas Importadoras de Mármol
y Granito, ubicadas En Maracay, Estado Aragua.”. Trabajo Especial de
Grado presentado en la Universidad de Carabobo para optar al título de
Magíster en Administración de Empresas: Mención Finanzas. Se planteó como
objetivo general diseñar estrategias financieras para la optimización de la
gestión de cuentas por cobrar, en las empresas.
Esta investigación estuvo enmarcada, bajo la modalidad de proyecto
factible, con base en investigación de campo y de tipo descriptivo. Dentro de
las técnicas utilizadas para la recolección de datos, se encuentra la entrevista y
la revisión documental. Como instrumento de recolección de datos, se usó el
cuestionario.
La población estuvo conformada por cinco empresas. Una vez analizado
los resultados, se concluye que la situación actual de las cuentas por cobrar de
las empresas en estudio no es óptima, ya que no realizan planificación operativa
a corto plazo, ni se elaboran periódicamente estados de flujo de efectivo. Ante
esto se proponen estrategias financieras para la optimización de la gestión de
cuentas por cobrar, lo cual generará beneficios a la empresa en cuanto a la
gestión de las cobranzas.
El antecedente planteado, tiene concordancia con la presente investigación,
ya que orienta su estudio hacia estrategias financieras, procedimientos,
clasificación de cuentas, entre otros, lo cual ayuda a construir el marco teórico
del presente estudio.
Finalmente, se consultó el trabajo de Reyes, G (2011), titulado: “Análisis
del procedimiento Administrativo de facturación y Cuentas por Cobrar en
la empresa Ufimoca, C.A:”, presentada en la Universidad de Oriente para
optar por el título de Licenciado en Administración. La empresa mantiene
relaciones con varias empresas tanto privadas como públicas gubernamentales y
les ofrece un servicio a crédito, por lo que tiene una alta rotación de facturación
y cuentas por cobrar. Debido a esto, la investigación tuvo como objetivo
general realizar un análisis del procedimiento administrativo de facturación y
cuentas por cobrar de la empresa.
Metodológicamente, la investigación se consideró descriptiva con un
diseño de campo. Para los efectos de este estudio la población estuvo
constituida por los documentos que se generan en el procedimiento
administrativo de facturación y cuentas por cobrar en la empresa objeto de
estudio. Como técnica de recolección de información se empleó la revisión
bibliográfica a través de una ficha de registro y la observación directa
participativa mediante una lista de cotejo.
De acuerdo a los resultados obtenidos se concluyó que ambos
procedimientos no están formalmente establecidos y que el personal encargado
de su ejecución conoce el trabajo por la rutina diaria. Por lo cual, recomendó
aplicar herramientas para mejorar las operaciones de la gestión de facturación y
cuentas por cobrar
La vinculación que existe con el trabajo de investigación se da en el hecho
que no existen procedimientos claros y precisos para el proceso de facturación,
específicamente en el control de las facturas de los clientes. Lo que puede
influir de manera negativa en el resultado de la empresa
2.2 Bases Teóricas

Las bases teóricas son aquellas que van a ampliar la descripción del
problema, e integran las teorías con la investigación y sus relaciones mutuas;
según Tamayo y Tamayo (2008), las bases teóricas permiten:
Ampliar la descripción del problema e integra la teoría con la
investigación y sus relaciones mutuas; en una palabra, es la
teoría del problema y tienen como fin ayudarnos a precisar y
organizar los elementos contenidos en la descripción del
problema, de tal forma que puedan ser manejados y convertidos
en acciones concretas (p. 179).
En este sentido, se citan las siguientes teorías que fundamentarán el

estudio.
2.2.1 Estrategias
Todas las organizaciones tienen que superar los retos de desarrollo

estratégicos, algunas por el deseo de aprovechar nuevas oportunidades y otras
para superar importantes problemas. La definición de estrategia según Johnson,
G., Scholes, K. y Whittington, R. (2006):
La estrategia se puede considerar como la creación de

oportunidades mediante la acumulación de recursos y competencia
en una organización. Esto se conoce como el enfoque de recurso y
capacidades, que se ocupa de explotar la capacidad estratégica de
una organización en términos de recursos y competencias, para
lograr una ventaja competitiva y/o nuevas oportunidades. (p.7)
Por otro lado, Koontz y Weihrich (2008), definen la estrategia como la

“…determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la
adopción de los cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para
alcanzarlos” (p. 123), por lo tanto, la estrategia es un marco de referencia para
las decisiones de una empresa que conforman su naturaleza y rumbo. Una
estrategia será práctica y útil sí un marco de referencia que especifique el
alcance y los límites de cada área de decisión.
En este orden de ideas, Díez y López (2001) afirman que:“…la estrategia
es la elección de una vía de actuación entre distintas alternativas convistas a
alcanzar un objetivo…” (p 150), está caracterizada por:
• La incertidumbre: acerca del entorno, el comportamiento de los
competidores y las referencias de los clientes.
• La complejidad: derivada de las distintas formas de percibir el entorno y de
interrelacionarse éste con la empresa.
• Los conflictos organizativos: entre los que toman decisiones y los que están
afectados por ellas
Las estrategias son cursos alternos de acción, que resuelven el problema de

cómo lograr la más eficiente adaptación de los medios a los fines o propósitos
de la empresa. En tal caso, es importante para la empresa Comercializadora
Trapecio, CA. La implantación de estrategias en el ámbito administrativo le
permitirá mejorar el proceso de facturación
2.2.2 Facturación
La facturación se aplica principalmente para gestionar un control sobre
todos los movimientos financieros que posee una empresa o negocio. Catacora
(2007), señala que el proceso de facturación tiene como objetivo registrar y
procesar todas las actividades relacionadas u operaciones que tiene como
objetivo mantener y aumentar las ventas en una empresa” (p . 282). El área de
facturación de la empresa es una de las más importantes, por un lado porque
mediante la expedición de las facturas se materializan y documentan los
ingresos de la empresa, a su vez, porque tiene la importante labor de recibir,
examinar y aceptar o rechazar las facturas recibidas en función de que estas
cumplan o no los requisitos exigidos por la normativa en materia de
facturación. Conocer en qué casos hay que documentar con factura las
operaciones de la empresa y cuáles son los requisitos que deben cumplir
2.2.3 Factura
Se puede señalar que la factura es un documento tributario de compra y
venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este
comprobante acredita la venta de mercaderías u otros efectos, porque con ella
queda concluida la operación; y ya que este documento registra el hecho
imponible y las características del mismo, es fundamental en el sistema
tributario. De acuerdo a Miller (1998):
La factura es un documento de uso frecuente en el cual se
registran diversos datos que permiten identificar un negocio
jurídico concreto, como por ejemplo; la venta de un bien, el pago
de un canon de arrendamiento, la prestación de un servicio, la
fabricación de un producto, entre otros. Normalmente, la factura
describe la naturaleza, la calidad y las condiciones de una
mercancía o de un servicio; el precio y los eventuales descuentos
que se conceden sobre el mismo; las condiciones de pago o de la
contraprestación correspondiente que hayan pactado previamente
las partes; quien fabrica o suministra el bien o quien presta el
servicio; y en general, en el que se hacen todas las anotaciones
usuales y pertinentes para describir el negocio jurídico en virtud
del cual dicho documento ha sido emitido. Es posible que la
factura se emita como consecuencia de la ejecución de un
contrato escrito, previamente celebrado por las partes que
intervienen en el negocio jurídico, pero no es poco usual que la
factura misma contenga el convenio entre las partes o que se
emita como consecuencia de un contrato verbal. (p20).
Una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de

comprobante de una compraventa de un bien o servicio y además, incluye toda
la información de la operación. Se puede decir, que es una acreditación de una
trasferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo. Emitir una
factura tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la
realización de la operación comercial.
Para emitir una factura se necesitan incluir algunos datos básicos
obligatorios para la validez de la misma:
• Nombre del comprador o vendedor, ya sea una empresa o un particular.
• Identificación del producto o del servicio, como el nombre o un código.
• El precio por unidad y el precio total de todas las piezas que se han
adquirido.
• Si existe algún descuento.
• Impuestos como el Impuesto sobre el Valor Añadido.
2.2.4 Importancia de la Factura

En resumidas cuentas, la importancia de la factura radica que la misma es
el justificante fiscal de la entrega de un producto de la provisión de un servicio.
Al respecto Mailxmail (2012), comenta sobre la importancia de facturar lo
siguiente “una de las claves del éxito para las empresas es hacer bien la
facturación de las ventas, ya que el éxito no está solo en vender sino también en
cobrar las facturas”.(p. 25). Una factura es un instrumento tributario de compra
y venta que reconoce el convenio comercial obligatorio y reconocido ante la
ley.
Por ser un documento legal para el respaldo de toda transacción
contablemente, que le da el derecho al vendedor de reclamar una deuda con el
comprador y viceversa el comprador tiene el respaldo de la compra y la
responsabilidad de cancelación de la misma, la información que se manifiesta
en la misma debe ser fidedigna.
En la misma el vendedor debe hacer manifestar en forma detallada cada
producto o servicio que esté involucrado en el intercambio o venta, señalando
todas las condiciones de la misma, ya que debe ser emitida en dos o tres copias,
para evidenciar los registros en el sistema tributario. Asimismo debe permitir
tanto al vendedor como al comprador poder respaldar todos los ingresos y
egresos económicos que hayan generado mensualmente para efectos tributarios
y en el caso de procedimientos para una exportación.
La extensión de facturas en cualquier establecimiento de comercio es total
obligatoriedad y responsabilidad del usuario exigirla a la culminación de
cualquier operación, ya que de esto depende la transparencia contable en la
declaración de los impuestos de cada uno de los contribuyentes en cualquier
país.
2.2.5 Proceso de Facturación

Ahora bien, el proceso de facturación tiene por objeto la emisión del
documento legal que da derecho al cobro. Según medina (2004), “el proceso de
facturación debe permitir el control de la cartera de los clientes”. (p.28). La
facturación debe agregarle valor a la operación de venta, ya que es una
actividad de servicio directo (no aporta beneficio a la empresa que la hace sino
que solo le permite cumplir una obligación administrativa).
Por otra parte, Méndez (2003), señala que “el proceso de facturación debe
poseer un buen sistema informático administrativo y contable que resuelva
todos los temas relacionados con el control de lo que cada cliente está
escogiendo cuando visita la negociación”.(p.53).
La facturación es quizá un punto de contacto con el cliente más amplio en
una empresa. Es el punto en el que el contacto con el cliente es más frecuente,
aún más que el de la venta misma. En el punto de facturación, el cliente que
lleva crédito con una empresa debe ser informado de sus posibilidades, por sus
hábitos de consumo y sus hábitos de pago. Está información debe ser
aprovechada en forma amplia y extensiva.
De acuerdo a lo planteado, el proceso de facturación debe cumplir con
ciertos parámetros contables y administrativos para su buen procedimiento,
además de que proporciona a la organización para llevar un control de la
entrada y salida de la mercancía.
2.2.6 Cuentas por Cobrar

Son activos líquidos que se convierten en efectivo en un período de treinta a
sesenta días. Para Meza, (2007) las cuentas por cobrar son:
Los importes que adeudan terceras personas a la empresa.
Existen cuentas por cobrar derivadas de las operaciones de
la empresa y existen cuentas por cobrar que no
corresponden a las operaciones de la empresa. Las cuentas
por cobrar que no provienen de las operaciones del negocio
se derivan de diversas transacciones como son los
préstamos a empleados y anticipos a empleados que da la
empresa, entre otros. Las cuentas por cobrar derivadas de
las operaciones propias de la empresa son sumas que
adeudan los clientes por ventas de bienes o servicios a
crédito. Estas últimas son llamadas cuentas por cobrar
comerciales (p. 63).
El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas

por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe
prestarse atención a las alternativas costo beneficio que se presentan en los
diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos comprenden la
determinación de las políticas de crédito antes mencionada, el análisis de
crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro.
La gestión correcta de las cuentas por cobrar empieza en la decisión de sí se
debe o no conceder crédito. Un sistema de control es importante porque sin él,
las cuentas por cobrar se acumularán hasta alcanzar niveles excesivos, los flujos
de efectivo disminuirán y las cuentas incobrables cancelarán las utilidades sobre
las ventas, por lo que se debe tener un sistema de control de las cuentas por
cobrar
De acuerdo a lo expuesto, la administración adecuada de las cuentas por
cobrar le permite a la empresa la disponibilidad de liquidez para el capital de
trabajo, dando como resultado un manejo adecuado de los ingresos
2.2.7 Objetivo de las Cuentas por Cobrar
Gitman, (2007) señala que
El objetivo primordial de las cuentas por cobrar es el de registrar

todas las operaciones originadas por adeudos de clientes, de
terceros o de funcionarios y empleados de la compañía. Las
cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de
mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas
debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el
rendimiento de la inversión y que no se abuse del procedimiento
hasta el grado en que el otorgamiento de créditos deje de ser
rentable y atractivo en términos de rendimiento sobre inversión.
(P 89)
El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas
por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe
prestarse atención a las alternativas costo - beneficio que se presentan en los
diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos comprenden la
determinación de las políticas de crédito antes mencionada, el análisis de
crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro.
2.2.8 Procedimientos de Cobranza

De acuerdo a lo señalado por Celis, (2006,): “la recuperación de las cuentas
por cobrar viene a constituir la fase culminante del proceso de ventas a crédito,
el cual ocasiona entre otras cosas un problema de liquidez” (p 47), es decir, de
aspecto financiero, puesto que por una parte, aunque las ventas hayan sido
planificadas, existen situaciones complejas que no pueden ser valoradas ni
previstas con resultados precisos; pero por otra parte resulta más complejo aun
pronosticar las probabilidades de los cobros originados de las ventas a crédito
efectuadas más que todo en el caso de los negocios que se inician, los cuales
necesitan fondos para la adquisición de nuevas existencias, para así poder
responder al incremento de sus ventas este hecho hace necesario que se tenga
conocimiento en forma teórica del valor del capital de trabajo capaz de cubrir
esa situación financiera.
Villaseñor, (2007) señala que: “el verdadero trabajo de cobranza empieza al
vencer una cuenta, pues diversos sistemas pueden utilizarse para determinar
esta situación aunado a un personal administrativo capaz que pueda hacer un
seguimiento de las cuentas por cobrar de manera efectiva, eficaz y eficiente”.
(p 222).
En tal sentido, este autor indica en su teoría que existen etapas, en donde se
aplica una técnica que debe corresponder a las actividades que se realizan en
cada una de ellas; sin embargo, antes de que una empresa inicie el
procedimiento de cobranzas, debe tener dentro de sus prácticas de control
actividades como envío de estados de cuentas mensuales a los deudores y un
sistema de recordatorio del departamento de cobranzas.
Los procedimientos de cobranza para la empresa objeto de estudio, deben ser
diseñados de tal manera que propendan a la recuperación de las cuentas
tomando en consideración el tiempo futuro, que incluye el elemento riesgo, así
como también las necesidades de fondos de la empresa. Por consiguiente,
llevados de manera adecuada, coadyuvan al proceso de facturación.
2.2.9 Procedimientos Administrativos

Munich y García, (2008) consideran que los procedimientos administrativos:
"Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y
específicas". (p. 99). Desde otra perspectiva Terry (2006) definen que los
procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que
forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempeñar"
(p.32)
Ante lo relacionado en las citas del párrafo anterior se puede conceptuar el
procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la
realización del quehacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metódica
las operaciones de las funciones.
• La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los
mismos:
• Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades.
• Promueven la eficiencia y la optimización.
• Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe
ejecutarlas y cuándo.
Por otro lado, Volpentesta(2000), señal que los procedimientos
administrativos “se refieren al grado de eficiencia y de eficacia con el cual se
están cumpliendo la planificación, la organización, la dirección, la
coordinación, la ejecución del control de los objetivos trazados por la
institución”. (p 145), al respecto se tiene lo siguiente:
Planificar: determinar qué se va a hacer. Decisiones que incluyen el
esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de
programas y campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos
y fijación de previsiones día a día.
Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en
unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados
en tales unidades operativas.
Coordinar los recursos: obtener, para su empleo en la organización, el
personal ejecutivo, el capital, el crédito y los demás elementos necesarios para
realizar los programas.
Dirigir: emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a
los responsables de llevarlos a cabo y también las relaciones diarias entre el
superior y sus subordinados.
Controlar: vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente
posible a los programas. Implica estándares, conocer la motivación del personal
a alcanzar estos estándares, comparar los resultados actuales con los estándares
y poner en práctica la acción correctiva cuando la realidad se desvía de la
previsión
A través de los procedimientos administrativos se garantiza la disposición
de determinadas capacidades y habilidades de los gerentes, por ejemplo, la
capacidad de liderazgo, la de dirección y en especial, la capacidad de
motivación que le puede proporcionar a su equipo de trabajo, lo cual incide
favorablemente en la gestión contable de la organización
En este contexto, los procedimientos administrativos referidos a la
facturación describen el orden lógico que deben seguir las actividades de la
gestión de las cobranzas en forma detallada y cronológica. Contribuye con el
control interno de la administración, puesto que están dirigidos a regular y
controlar el adecuado desenvolvimiento del proceso de ventas. Al mismo
tiempo, garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la información
registrada, generando información financiera actualizada y confiable para la
toma de decisiones dentro y fuera de la organización como insumo para los
usuarios internos y externos vinculados a la misma.
2.3 Definición de Términos Básicos
Control contable: Planes de organización y procedimientos y normas de

registros que se ocupan de proteger las cuentas y asegurar la veracidad de los
registros financieros.
Control interno: Es la función que tiene la gerencia de salvaguardar, y
preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos y ofrecer la
seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.
Crédito: Cambio de una prestación presente por una contraprestación futura, es
decir, se trata de un cambio en el que una de las partes entrega de inmediato un
bien o servicio y el pago correspondiente más los interéses devengados los
recibe los más tarde
Efectividad: Es la relación entre los resultados logrados y los resultados que se
habían propuesto, y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que
se han planificado: cantidades a producir, clientes a tener, órdenes de compras a
colocar, etc.
Eficacia: Capacidad para determinar los objetivos apropiados, hacer lo que se
debe hacer y eligiendo las metas acertadas.
Eficiencia: Capacidad de reducir los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organización “hacer las cosas bien”.
Gestión Estratégica: Es un proceso que permite a las organizaciones ser
reactivas en la proyección de su futuro en tres etapas: formulación, ejecución y
evolución, logrando a través de ellas los objetivos de la organización
Gestión: acción y efecto de gestionar o decir, es hacer diligencias conducentes
al logro de un negocio
Liquidez: Convertibilidad del efectivo, la primera categoría de activos
circulantes cubre renglones que pueden convertirse en efectivo dentro de un año
o dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipo y Diseño de la Investigación
De acuerdo a las características de la presente investigación y a los

objetivos planteados, se considera bajo la modalidad de proyecto factible,
apoyado en un diseño de campo según el Manual de Trabajos de grado y Tesis
Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL),
(2013), define el proyecto factible como:
La elaboración de una propuesta, de un modelo operativo viable

para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de
organizaciones o grupos sociales. El proyecto factible debe tener
apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un
diseño que incluya ambas modalidades (p 21).
La investigación se orienta a dar una solución a la problemática planteada,
a través del diseño de estrategias que permitan mejorar los procesos de
facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.
Por otra parte, la investigación de campo, según Tamayo y Tamayo

(2008), este define la investigación de campo como “aquella que consiste en la
recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin
manipular o controlar variable alguna.” (p 71). Se considera de campo porque
los datos se recogerán en el mismo lugar donde ocurren los hechos; es decir, en
la empresa, ya que se permitirá obtener información de primera mano sobre la
situación que presenta la empresa en cuanto al proceso de facturación.
Igualmente, el presente estudio se apoya en una investigación de tipo

documental, debido a que es necesaria la revisión de documentos y fuentes
bibliográficas en la búsqueda de aportes teóricos, conceptuales y explicativos
para sustentar la investigación. Según Pardinas (2002), “una investigación
documental es el resultado del análisis de una serie de datos obtenidos en
diferentes fuentes de información” (p. 83), tales como libros, revistas, folletos,
informes, monografías, tesis, entre otras que permiten elaborar el marco técnico
conceptual del presente estudio.
3.2 Fases Metodológicas
Fase I: Diagnostico de la situación en cuanto a los procesos de facturación

que realiza actualmente la empresa Comercializadora Trapecio, CA.
Para la elaboración de la presente fase, se hará necesario recabar

información a través de técnicas e instrumentos de recolección de información.
En este sentido, Hernández (2006), expresa que “las técnicas y los instrumentos
utilizados para obtener la información necesaria en una investigación,
comprenden los recursos de que puede valerse el investigador para acercarse a
los fenómenos y extraer de ello la información”. (p. 148). Al respecto, se
empleará como técnica la encuesta. Según Méndez (2008). “Este método
consiste en obtener información de los sujetos de estudio, proporcionada por
ellos mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias” (p. 124). Esta
herramienta utiliza los cuestionarios como medio principal para reunir
información. Según Tamayo y Tamayo (2008), “es la composición de una serie
de ítem, preguntas estructuradas, formuladas y rellenadas por un empadronador
frente a quien se responde” (p.101). Este instrumento estará conformado por 10
preguntas de tipo cerradas y será aplicado a la población objeto de estudio con
el propósito de conocer los procesos de facturación que se realizan actualmente
en la empresa.
Por otro lado, Palella y Martins (2006), definen a la población como “el
conjunto de unidades de las que se desea obtener información y sobre las que se
van a generar conclusiones”. (p.93). Para el presente estudio estará constituida
por 9 trabajadores que laboran en la empresa, ya que son las personas que están
inmersas en la problemática planteada. A continuación se presenta
Tabla 1. Población
Trabajadores de la empresa Comercializadora Trapecio, CA. Total
Gerente de la Empresa 1
Administrador 1
Coordinadora de Productos 2
Asistente 1
Técnicos de la máquina Azul 3
Recepcionista 1
Total 9
Fuente: Flores, Z (2014)
Asimismo, Sabino (2008), define “La muestra como aquel conjunto de

elementos que han sido tomados de una población con la finalidad de ser
estudiados y mediante esta tomar las características totales de la población”. (p
98),La muestra seleccionada tiene los mismos atributos y características de la
población ya descrita, y para cumplir con la fase de creación y estudio de la
propuesta se tomará el 100% de la misma, es decir, el muestreo será censal
porque se tomará la totalidad de la población. Al respecto, López (1999) opina
que “la muestra censal es aquella que representa el total de la población (p 123).
Una vez conocidas las técnicas de recolección de datos, se describen las

distintas operaciones a las que están sometidos los datos que se obtengan, es
decir las técnicas de análisis de datos. En este punto, es importante señalar el
concepto de estadística descriptiva, para Bisquerra (2004) es la que “presenta
información en forma conveniente, útil y comprensible y se utiliza en conjuntos
finitos para presentar, organizar analizar los datos, comparar y luego
comunicar” (p 82). En vista de lo expuesto, la información se organizará y
clasificará con el objeto de reducir y comparar la información obtenida para
tener una visión más completa de la realidad del estudio, así como para
desglosar dicha información de forma numérica y gráfica.
Fase II: Análisis de las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades,

en el proceso de facturación de la empresa Comercializadora Trapecio,
C.A.
Los resultados que se obtengan de la fase anterior, servirán de marco para

analizar los factores internos y externos que inciden en el proceso de
facturación de la empresa. Por consiguiente se aplicará una matriz Dofa, la cual
es definida por Chapman (2005), “como una herramienta utilizada para la
formulación y evaluación de estrategia” (p. 98). Es decir, consiste en evaluar las
fortalezas y debilidades que están relacionadas con el ambiente interno
(recursos humanos, técnicos, financieros, tecnológicos, etcétera) y
oportunidades y amenazas que se refieren al entorno externo (micro ambiente:
proveedores, competidores, los canales de distribución, los consumidores)
(macro ambiente: economía, ecología, demografía, etcétera) de la empresa. Este
análisis permitirá conocer de manera objetiva los elementos que intervienen en
el proceso de facturación de la empresa.
Fase III: Diseño de las estrategias que permitan mejorar los procesos de
En esta fase, se presentará la propuesta, a través del diseño de las de las

estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación en la empresa
Comercializadora Trapecio, C.A. La propuesta contribuirá a mejorar los
procedimientos administrativos, ya que el área de facturación de la empresa es
una de las más importantes, por un lado porque mediante la expedición de las
facturas se materializan y documentan los ingresos de la empresa y por otro,
porque tiene la importante labor de recibir, examinar y aceptar o rechazar las
facturas recibidas en función de que estas cumplan o no los requisitos exigidos
por la normativa en materia de facturación
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
4.1 Análisis y presentación de los Resultados

Después de haber recopilado y analizado toda la información de la
investigación obtenida por las aplicaciones de los instrumentos para la
recolección de datos, se presentan los resultados del estudio. Al respecto,
Balestrini (2008), señala que “El propósit
propósitoo del análisis es resumir las
observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcione respuestas a las
interrogantes de investigación”. (p. 169).
Fase I: Diagnosticar la situación en cuanto a los procesos de facturación
que realiza actualmente la empresa
empresa Comercializadora Trapecio, C.A.
Ítem 1 ¿Se planifican las actividades financieras en la empresa para el control

del proceso de facturación?
Tabla Nº 1. Planificación Financiera
Aspectos Frecuencia Porcentajes
Si 3 33%
No 6 67%
Total 9 100%
Fuente: Flores (2014)
Gráfico Nº 1 Planificación Financiera
33%
67% SI
Análisis: Una vez procesado los datos obtenidos con la aplicación de este ítem,
se pudo determinar que el 67% de los encuestados considera que no se
planifican las actividades financieras en la empresa para el control del proceso
de facturación, debido a que no se cuenta con procedimientos administrativos y
contables para llevar a cabo las actividades de facturación, lo que no permite la
eficiencia operativa en las cobranzas. Por otro lado, un 33% opina que sí se
lleva a cabo una planificación establecida.
Ítem2 ¿El proceso de recepción y emisión de las facturas de los clientes se
llevan de manera adecuada para el cumplimiento de los objetivos establecidos
en el departamento
rtamento de facturación?
Tabla Nº 2. Recepción y Emisión de las Facturas
Si 3 33%
No 6 67%
Total 9 100%
Gráfico 2. Recepción y Emisión de las Facturas
33%
SI
67%
NO
Análisis:
En lo que respecta a los resultados obtenidos en este gráfico (2), se tiene

que el 67% de los encuestados, considera que el proceso de recepción y emisión
de las facturas de los clientes no se llevan de manera adecuada para el
cumplimiento de los objetivos establecidos
establecidos en el departamento de facturación,
observándose que las facturas de los clientes reciben con 15 días de retrasos.
Por otro lado, un 33% señala que el proceso se realiza de manera apropiada.
Cabe señalar, que una adecuada planificación en el proceso
proceso de facturación,
permite determinar los cursos de acción necesarios para el logro de los
objetivos financieros de una forma eficaz y eficiente
Ítem3 ¿Los empleados involucrados en el proceso de facturación
conocen los pasos y acciones de los cuales son responsables?
Tabla Nª 3. Conocimiento del Proceso
Si 9 100%
No - -
Total 9 100%
Gráfico 3. Conocimiento del proceso
SI
NO
100%
Análisis:
Como se observa, el 100% de las personas encuestadas, considera que los
empleados involucrados en el proceso de facturación conocen los pasos y
acciones de los cuales son responsables, puesto que tienen funciones y
responsabilidades definidas para llevar a cabo las actividades inherentes al
cargo que desempeñan. Sin embargo, los procesos de facturación no se manejan
de forma correcta, afectando los objetivos propuestos en el departamento. Es
importante señalar, que la clave para el progreso, el éxito y la supervivencia
s
tanto en el ámbito empresarial es la productividad de su personal
Ítem4 ¿En la empresa se realiza una eficiente gestión de cobro, que
permita mantener liquidez para cumplir con los compromisos y desempeño de
las actividades diaria?
Tabla 4.. Gestión de Cobros
Si 4 44%
No 5 56%
Total 9 100%
Gráfico 4. Gestión de Cobros
44%
56%
SI
NO
Análisis:
El resultado obtenido en el ítem 4, señalan que el 56% de los
encuestados considera que en la empresa no se realiza una eficiente gestión de
cobro, que pueda mantener liquidez para cumplir con los compromisos y
desempeño de las actividades diarias. Esta situación
situación afecta la imagen de la
empresa ante sus proveedores y distribuidores por otra parte, un 44% opina que
el cobro es eficiente. Cabe destacar que la gestión de cobro es un importante
servicio que permite el mantenimiento de los clientes al igual que abre
a la
posibilidad de volver a facturar, por lo cual, es necesario que la empresa
establezca estrategias para mejorar el proceso de facturación.
Ítem5 ¿El proceso de facturación que se realiza en la empresa permite
llevar control de las facturas emitidas?
Tabla 5. Control de Facturas
Si 3 33%
No 6 67%
Total 9 100%
Gráfico 5. Control de Facturas
33%
67%
SI
NO
Análisis:
Los resultados que se muestran, indican que el 67% de las personas

encuestadas considera que el proceso de facturación que se realiza en la
empresa no permite llevar control de las facturas emitidas, debido a que no se
lleva una planificación adecuada de las mismas. Por otra parte, un 33% señala
que si se controlan las facturas. Es importante destacar, que la facturación se
aplica principalmente para gestionar un control sobre todos los movimientos
financieros que posee una empresa o negocio. Por lo tanto, en todo proceso de
facturación se debe llevar un control oportuno de las facturas emitidas, tomando
en cuenta que este aspecto es exigido por la administración tributaria a la hora
de una fiscalización.
Ítem6 ¿Existen procedimientos administrativos formalmente
forma
establecidos para llevar a cabo las funciones y actividades del área de
facturación?
Tabla 6. Procedimientos
Si 3 33%
No 6 67%
Total 9 100%
Gráfico 6. Procedimientos
33%
SI
67% NO
Análisis:
Como se puede observar, el 67% de los encuestados opinan que no existen

procedimientos formalmente establecidos para llevar a cabo las funciones y
actividades del área de facturación. Lo que genera que los trabajadores no
cumplan a cabalidad las actividades y tareas en el área de facturación. Por otra
parte, un 33% señala que sí se llevan a cabo procedimientos en el proceso de
facturación. Es importante resaltar, que los procedimientos bien definidos
ayudan a contribuir al logro de los objetivos organizacionales propuestos; al
asegurar la dirección ordenada y eficiente de la empresa. Por lo cual, aplicados
en el área de facturación se materializan y documentan los ingresos de la
organización
Ítem7 ¿En la empresa se realizan revisiones periódicas de
de los procedimientos
de facturación como también de las cobranzas para identificar aquellos que
presentan dificultades?
Tabla 7. Revisiones
Si 3 33%
No 6 67%
Total 9 100%
Gráfico 7. Revisiones
33%
SI
67% NO
Análisis:
Los resultados que se muestran indican, que el 67% de las personas encuestadas
considera que en la empresa no se realizan revisiones periódicas de los
procedimientos de facturación como también de las cobranzas para identificar
identif
aquellos que presentan dificultades, dado que no se programan acciones
encaminadas a evitar el incumplimiento el pago de un cliente y disminuir el
riesgo de mora de los mismos. Además no se lleva un control de las facturas.
Por otra parte, un 33% señala
señala que si se revisa el proceso de facturación, sin
embargo, se deben tomar medidas en la gestión de cobro para la optimización
de la gestión de cobranzas y facturación
Ítem8 ¿Se lleva a cabo un control de actividades contables, con el objeto de
obtener mejores
ejores resultados en el proceso de facturación y en la información
suministrada?
Tabla 8. Actividades Contables
Si 3 33%
No 6 67%
Total 9 100%
Gráfico 8. Actividades Contables
33%
SI
67% NO
Análisis:
Como se observa en los resultados que se muestran en la gráfica ocho, el
67% de las personas encuestadas, considera que en la empresa no se lleva a
cabo un control de actividades contables, con el objeto de obtener mejores
resultados en ell proceso de facturación, lo que genera que no se tenga
información contable en el tiempo oportuno que facilite el análisis de las
cuentas por cobrar. Cabe señalar, que los procesos contables no se encuentran
claramente definidos, lo que origina improvisac
improvisaciónión en la ejecución de las
labores. Por otra parte, un 33% señala que sí existe un control de las actividades
que le aseguren que los procedimientos se estén realizando de manera efectiva
Ítem9 ¿Las decisiones en cuanto al manejo del proceso de facturación
facturació
de la empresa son tomadas en forma oportuna y de manera adecuada?
Tabla 9. Toma de Decisiones
Si 3 33%
No 6 67%
Total 9 100%
Gráfico 9. Toma de Decisiones
33%
SI
67% NO
Análisis:
Como se observa, el 67% de las personas encuestadas considera que las
decisiones en cuanto al manejo del proceso de facturación de la empresa no son
tomadas en forma oportuna y de manera adecuada, puesto que existen
deficiencias en la planeación, organiza
organización,
ción, ejecución y comunicación entre los
distintos departamentos de la entidad que obstaculizan la toma de decisiones
efectivas. Por otra parte, un 33% señala que el proceso de facturación que se
lleva a cabo en la empresa canaliza el pensamiento o la acción
acción en la toma de
decisiones administrativa y contables, más sin embargo, se requieren establecer
lineamientos estratégicos para mejorar los procesos
Ítem10 ¿Considera necesario diseñar estrategias para mejorar los procesos de
facturación en la empresa Co
Comercializadora Trapecio, C.A.?
Tabla 10. Estrategias
Si 9 100%
No - -
Total 9 100%
Gráfico 10. Estrategias
SI
NO
100%
Análisis:
Como se observa en los resultados obtenidos, el 100% de los encuestados,

considera necesario diseñar estrategias para mejorar los procesos de
facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., puesto que se
tendrá una eficiente gestión en el proc
proceso
eso de facturación, mejorando los
procesos administrativos internos para prevenir retrasos en las operaciones.
Asimismo, se optimizará el registro, control y emisión de las facturas, de tal
manera que se originen alternativas que ayuden a lograr altos niveles
nive de
eficiencia en el desempeño de las tareas en función de un mejor control
administrativo y contable
4.3 Fase II: Análisis de las debilidades, fortalezas; amenazas y
oportunidades, en el proceso de facturación de la empresa
Comercializadora Trapecio, C.A.
Los resultados obtenidos en la fase anterior, sirven de marco de referencia

para analizar las debilidades, fortalezas; amenazas y oportunidades, en el
proceso de facturación de la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.,
Cuadro 11. Matriz Dofa
Factores Internos que inciden en el Proceso de Facturación

Debilidades (D) Fortalezas(F)
No llevar control de las facturas El personal conoce sus funciones y

emitidas (D1) responsabilidades (F2)
No se planifican las actividades de Sentido de pertenecía por parte del
facturación (D2) personal (F2)
No poseen procedimientos Procesos tecnológicos (F3)
administrativos en proceso de Cartera de cliente (F4)
facturación (D3) Calidad de Servicio (F5)
El proceso de recepción y emisión Disposición de la gerencia y de los
de las facturas de los clientes no se trabajadores a aceptar los cambios que
llevan de manera adecuada (D4) generará la propuesta (F6)
No se realiza una eficiente gestión
de cobro (D5)
Factores Externos que inciden en el Proceso de Facturación
Oportunidades (O) Amenazas (A)
Permanente desarrollo tecnológico Entorno competitivo (empresas en el

e innovación que ofrece el mercado mercado del mismo ramo) (A1).
(O1) Temor hacia organismos
Innovación que ofrece el mercado gubernamentales por incumplimiento de
(O2) obligaciones fiscales (A2)
Ubicación estratégica de la empresa Los clientes pueden emigrar hacia la
(O3) competencia (A3)
La empresa cuenta con apoyo de los La competencia puede absorber personal
clientes y proveedores (O4) de la entidad (A4)
Análisis: Para la construcción de la Matriz Dofa se presentan los factores

internos de la empresa y los factores externos. Seguidamente, se formulan las
estrategias, la cual consiste en enfrentar el conjunto de amenazas y
oportunidades del medio ambiente con el conjunto de fortalezas y debilidades
de la organización, y establecer entre ambos las conexiones lógicas a partir de
las cuales se formularán las metas estratégicas potenciales. En tal sentido, se
combinan las debilidades con las oportunidades (DO), las debilidades con las
amenazas (DA). De la misma manera, se combinan las fortalezas con las
oportunidades (FO) y las fortalezas con las amenazas (FA). Estas
combinaciones dan como resultado las estrategias que permitan mejorar los
procesos de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.
De acuerdo a lo planteado, se observa que no se se planifican las

actividades de facturación (D2). Por lo cual, para enfrentar esta debilidad se
debe tomar en cuenta el permanente desarrollo tecnológico e innovación que
ofrece el mercado (O1). Al respecto, se sugiere planificar las actividades del
proceso de facturación para ser más competitiva en el mercado (D2O1).
Igualmente, se tiene que no se poseen procedimientos administrativos en el

proceso de facturación (D3). Por otro lado, la empresa se encuentra en un
entorno altamente competitivo (A1). Por esta razón, para ser más competitiva
debe mejorar sus procesos aplicando normas y procedimientos administrativos
para mejorar el proceso de facturación (D3A1).
Con respecto a las fortalezas que posee la empresa, se tiene que el personal
conoce sus funciones y responsabilidades (F2). Se debe aprovechar esta
fortaleza para unirla a la innovación que presenta el mercado (O2) y capacitar
al personal para el manejo efectivo del proceso de facturación (F2 O2).
Asimismo, tanto la gerencia como los trabajadores están dispuestos a aceptar
los cambios que generará la propuesta (F6), por lo cual para hacer frente a la
competencia (A1). Se requiere establecer planes de formación permanente al
personal encargado de la facturación (F6 A1)
Cuadro 12. Matriz Dofa. Formulación de las Estrategias
Estrategia (DO) Estrategia (FO)

(D2O1): Establecer la planificación de (F2 O2): Capacitar al personal para el
las actividades para el manejo y manejo efectivo del proceso de
control del proceso de facturación facturación
(D1O4): La empresa cuenta con F2O1): Capacitar al personal para
apoyo de los proveedores, por lo cual aprovechar el desarrollo tecnológico e
se le sugiere llevar un control de las innovación que ofrece el mercado
facturas (F5O4): Establecer estrategias para
(D4O2): Aprovechar la innovación seguir mejorando la Calidad de
que ofrece el mercado para mejorar el Servicio y mantener los clientes en la
proceso de recepción y emisión de las empresa
facturas de los clientes
Estrategia (DA) Estrategia (FA)
(D5A3): Satisfacer las necesidades e (F6A1): Aprovechar la disponibilidad
los clientes, para tener una eficiente de la gerencia y de los trabajadores
gestión de cobros para hacer frente a la competencia
(D2A3): Planificar las actividades (F2A2): Aprovechar el conocimiento
de facturación para mantener los de las sus funciones y
clientes en la empresa responsabilidades de los trabajadores
D3A1): Elaborar normas y para cumplir con las obligaciones
procedimientos administrativos para fiscales
mejorar el proceso de facturación (F3A1): Aprovechar los procesos
tecnológicos para contrarrestar la
competencia y ser competitiva
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
5.1 Presentación del a Propuesta
Actualmente las organizaciones están en la búsqueda constante de mejorar

los procedimientos administrativos y contables, los cuales vienen a
transformarse en rutinas, que con el paso del tiempo deben ser modificadas
debido a las exigencias del mercado, donde predominan productos y servicios
de alta calidad, haciendo que las empresas, puedan operar eficaz y
eficientemente, para integrar sus recursos sin descuidar los procedimientos
realizados de manera tal que garanticen la satisfacción del cliente.
En este contexto, es importante contar con una herramienta que permita

establecer lineamientos necesarios para facturar en el tiempo establecido,
controlar las facturas en el tiempo establecido, es decir, se deben analizar los
procesos de facturación buscando soluciones o innovaciones para el mismo con
el único fin de mantenerlo bajo control, o sea bajo las condiciones
programadas. El proceso de facturación debe estar en capacidad de entregar las
facturas dentro de las fechas estipuladas por cada cliente y más importante aún,
de asegurar su conformidad en términos de soportes y contenido.
En este sentido, el diseño de estrategias para el proceso de facturación en la

empresa Comercializadora Trapecio, C.A., tiene como finalidad permitan
incrementar la eficacia y eficiencia en sus actividades dando así mejores
indicadores y resultados de la gestión táctica y operativa. Las estrategias
permiten el establecimiento de cursos alternos de acción, que resuelven el
problema de cómo lograr la más eficiente adaptación de los medios a los fines o
propósitos de la empresa. En tal sentido, se presenta este estudio a través de la
planificación de las actividades, las normas, procedimientos administrativos y
la capacitación del personal para el manejo y control del proceso de facturación
5.2 Justificación de la Propuesta
La propuesta presentada pretende servir como guía de instrucciones que

reflejan estrategias de fácil seguimiento, que facilite a la empresa aumentar sus
fortalezas a su vez reducir al máximo sus debilidades, lo cual satisface las
necesidades de los clientes a través del ofrecimiento de un servicio excelente
con condiciones crediticias, de calidad y servicio de pago, adicionalmente a
ello, la misma puede optimizar considerablemente el nivel de saldos en
cartera, conjugando las variables de servicio, precio, crédito, días pago, u otros
elementos. Por tal motivo su objetivó principales optimizar el proceso de
facturación a través de métodos de trabajo que permita mejorar la información
para realizar factura sin cometer errores y disponer del cobro a tiempo, para
cumplir con los compromisos adquiridos
Por otro lado, constituye un valor agregado, no solo en las regularizaciones

de la liquidez de la empresa, sino en la estabilización de la gestión
administrativa, facilitando la descarga de las funciones del personal, puesto que
al manejar los procedimientos formales se podrá tener más coordinación y
control de los procesos, permitiendo el buen desempeño de los trabajadores y la
rentabilidad de todos los recursos utilizados en las operaciones del negocio.
También se logrará un tratamiento uniforme de las tareas, fortalecer el proceso,
logrando reducir costos, duplicidad de trabajo y la inconsistencia de
procedimientos, entre otros.
5.3 Objetivos de la Propuesta
5.3.1 Objetivo General de la Propuesta

• Diseñar las estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación
en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.
5.3.2 Objetivos Específicos de la Propuesta
• Elaborar la planificación de las actividades para el manejo y control del

proceso de facturación la empresa Comercializadora Trapecio, C.A
• Describir las normas y procedimientos administrativos para mejorar el

proceso de facturación en la Empresa Comercializadora trapecio C.A.
• Establecer la capacitación del personal para el manejo efectivo del

proceso de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A
5.4 Factibilidad de la Propuesta
Factibilidad Institucional: Desde el punto de vista, institucional la propuesta

es factible, puesto que se visualiza la voluntad de los miembros de la empresa
para tomar en consideración cada uno de los aspectos planteados en la
propuesta. Asimismo, existe la disposición de la gerencia en poner en práctica
las estrategias planteada y de la receptividad del personal en la aplicación de la
misma
Factibilidad Operativa: En base al análisis realizado por la investigadora, se

establece que es factible operativamente el diseño de un modelo de Gestión
Estratégica de crédito y cobranzas de las empresas productoras de pinturas de
Valencia., ya que hay disponibilidad estructural, de recurso humano y física
para ejecutarla
Factibilidad Técnica: La empresa cuenta con los equipos necesarios para la

aplicación las estrategias para mejorar el proceso de facturación, ya que posee
computadoras, papelería, tecnología, soporte técnico, entre otros, por tanto es
factible la aplicación de este diseño, por lo no presenta ningún inconveniente en
relación a estos recursos.
Factibilidad Económica: De igual forma se procede una relación de costo

beneficio de gran utilidad, debido a que el valor económico que implica
desarrollar la siguiente propuesta, no comprende erogaciones de dinero
elevadas, por el contrario se caracteriza por ser una mejora con una inversión
financiera irrelevante; que trae consigo una disminución de costos originada de
la corrección de las debilidades detectadas en el proceso.
5.5 Desarrollo de la Propuesta
Objetivo 1: Elaborar la planificación de las actividades para el manejo y

control del Proceso de Facturación
Finalidad: Elaborar los lineamientos necesarios para la emisión y control de las

facturas en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., lo cual permitirá
normalizar y estandarizar las distintas actividades que se presentan en la
empresa con respecto a la facturación. En tal sentido, se establecen los
siguientes lineamientos que se deben seguir en la empresa para optimizar los
procesos
Lineamientos para el proceso de Facturación
Responsable Actividad
• El gerente administrativo debe mantener el
control de toda la documentación asociada a la
facturación recibida de los diferentes clientes.
• El gerente administrativo debe informar a la
gerencia general de la empresa, s y demás
unidades mediante cuadro estadístico, un
promedio de la facturación semanal y mensual
Gerente • El gerente de administración debe analizar
Administrativo mensualmente el saldo de las cuentas por cobrar a
los clientes con la finalidad de determinar
aquellos saldos vencidos y por vencerse,
permitiendo así, agilizar el proceso de cobranzas y
facturación
• Para todas aquellas facturas pendientes de cobro
con más de 45 días vencido, la empresa debe
determinar las causas de cada uno de los atrasos,
señalando si se puede recuperar el importe de los
mismos y el tiempo aproximado; en caso de ser
incobrable deberá crearse la provisión para cobro
dudoso.
• El gerente administrativo debe realizar
mensualmente la auditoría interna en la que se
evalúe la gestión de crédito y cobranza, a través
de la cual se verifica la adecuada planificación,
registro, ingreso, cobro, y otros elementos
importantes a evaluar en términos de auditoría de
la gestión de cobro, lo cual conducirá a un óptimo
control interno de los procesos.
• El asistente administrativo será responsable de

emitir mensualmente los estados de cuentas
detallados de cuentas por cobrar y el resumen
conciliado y enviarlos al departamento de
administración
• El asisten administrativo dará seguimiento a los
compromisos establecidos en las ventas (pedidos)
para la recuperación de la cartera vencida
Asistente • El asistente administrativo debe formular
Administrativo internamente fichas de datos del cliente, para
manejar con certeza información de fechas,
monto de la venta, entrega del producto. En caso
de que el cliente vuelva a futuro a hacer
negociaciones con la organización, se tienen
registrados los datos de su tradición de compra, si
es moroso, su ubicación y otros datos que
permitirán a los gerentes de la compañía saber
con quién se está tratando.
• El asistente administrativo debe clasificar y
reclasificar mensualmente las cuentas por cobrar
desde la más antigua hasta la más reciente, para
conocer el nivel de deuda de cada cliente, el
progreso del proceso de cobro, el ingreso por cada
cuenta- cliente

Objetivo II: Describir las normas y procedimientos administrativos para
mejorar el proceso de facturación
Finalidad: Para la empresa Comercializadora Trapecio, C.A. la factura es un

documento de suma importancia y debe ser emitida con la mayor precisión,
claridad y exactitud. Cualquier error en la confección de la factura supone un
problema de cobro. La factura debe incluir todos los datos que obligan la
legislación y así mismo los que solicita el cliente. Por tal motivo, la empresa
debe contar con normas y procedimientos acordes que indiquen las
instrucciones que deben seguirse para facturar el servicio prestado, de tal
manera que se cumplan con las políticas administrativas y financieras de la
empresa.
I. Normas para el Proceso de Facturación
• Es responsabilidad del administrador de la empresa llevar un control del

proceso de facturación, el cual se inicia desde los pedidos de los clientes
hasta la recepción de la factura
• Toda orden de pedido debe estar firmada y autorizada por el cliente para
que proceda dicha operación, a su vez el administrador deberá autorizarla
para que se facture y emita su correspondiente orden de despacho.
• La nota de entrega debe quedar firmada y sellada por el funcionario que

entrega el producto y quien lo recibe
• Para la aprobación de las órdenes de pedido deben considerarse los

siguientes aspectos:
El monto en bolívares del pedido no supere el límite de crédito
El cliente no deberá tener más de dos facturas vencidas
Condiciones de pago
Fecha de entrega
• Serán suspendidas las órdenes de pedido de aquellos clientes que tengan

pendiente facturas de pago con un vencimiento mayor a 30 días
• Los montos y plazos de crédito serán autorizados por el gerente de
administración y el gerente general
• La ampliación de los montos de crédito se considerarán únicamente para
los clientes antiguos, siempre y cuando hayan demostrado seriedad en sus
pagos y además tenga garantías reales
• El gerente administrativo se encarga de facilitar a la gerencia general un

reporte diario, semanal y mensual, donde se refleje lo facturado
• Registrar cada una de las facturas con un orden correlativo, en el Libro de
Ventas
(Incluyendo las facturas anuladas)
II. Procedimiento Administrativo para el Proceso de Facturación
Finalidad: Realizar el proceso de facturación dentro de los requisitos

establecidos por las Leyes establecidas
Procedimiento Administrativo para el Proceso de Facturación

Responsable Actividad
• Recibe las órdenes de pedidos de los clientes y
notifica al asistente administrativo para que
entregue el producto a los clientes
Gerente
• Recibe los soportes, en caso de haber
Administrativo inconsistencia o disparidad en cantidades, montos,
firmas o sellos en la documentación recibidos
procede a su devolución al asistente administrativo
para su corrección
• En caso de estar correcto, aprueba y devuelve al
analista
• Realiza la transcripción de la nota de entrega , así

Asistente como los diferentes documentos legales para el
Despacho del producto al cliente
Administrativo
• Emite un registro de venta anexando la nota de
entrega con sus respectivos soportes, los cuales
deben estar sellado y firmados
• Recibe y realiza la corrección en caso de estar
incorrectos los datos
• En caso de estar conforme procede a ingresar los
datos de las Notas de Entrega para elaborar la
Factura
• Revisar el documento, de estar conforme guarda
los datos, habilita o imprime la factura, firma y
Asistente sella
Administrativo • Anexa a la factura los documentos necesarios para
enviar al gerente administrativo, para su respectiva
revisión
• Desglosa y distribuye las facturas (originales y
copia) con sus respectivos soportes: original al
Cliente con copia de Nota de Entrega y copia para
el departamento de facturación y contabilidad
• Registra en los libros de ventas, cada una de las
facturas emitida por la coordinación de
Facturación.
• Emite relación de las facturas y se remite al final
del día al gerente administrativo
• Semanalmente entrega al gerente administrativo
una relación de las notas de entregas facturadas y
por facturar y de las ventas facturadas

Flujograma del Proceso de Facturación
Gerente Administrativo Analista Administrativo
Inicio Recibe
notificación
de pedidos
Recibe órdenes
de pedidos
Realiza
transcripción de
Nota de
Notifica al nota de entrega
analista Entrega
administrativo
Elabora
memorando de
Recibe Soportes nota de entrega y
soportes
NO SI
Ingresa los datos
¿Datos de notas de
entrega
Correctos?
Emite Factura
Aprueba y
Devuelve para devuelve al
corrección analista
Revisa
A documento
Recibe Factura
A
Revisa y
devuelve al B
analista

Flujograma del Proceso de Facturación
Analista Administrativo Gerente Administrativo
B C
Desglosa y Recibe relación

distribuye las de las notas de
facturas entregas
facturadas y por
facturar
Registra en libro
de ventas
Recibe relación
de Ventas
facturadas
Emite relación
de facturas
Fin
Semanalmente
Envía al gerente
administrativo
facturas por
facturar y ventas
facturadas

Objetivo 3: Establecer la capacitación del personal para el manejo efectivo
del proceso de facturación en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A
Objetivo General: Proveer al participante conocimientos y destreza para emitir

y aceptar facturas conforme al marco legal vigente y contar con herramientas
teórico prácticas que sirvan de apoyo al momento de realizar una gestión de
cobranza.
Objetivos Específicos:
Al término de la actividad, los asistentes a la misma estarán en condiciones de:
• Comprender la actividad empresarial bajo el concepto sistémico y la

importancia que para el buen resultado final, reviste el trabajo en equipo
o bajo el concepto de subsistemas integrantes e interactuantes, (ventas -
crédito – cobranzas- facturación )
• Comprender y manejar las bases conceptuales que dan origen a una
posterior gestión eficiente de la facturación
• Manejar las principales herramientas existentes, para llevar a cabo una
gestión de facturación y cobranzas en términos óptimos, con los
beneficios que ello implica para la gestión total de la Empresa y
procurando simultáneamente no dañar la relación con el cliente.
Dirigido A:
Gerentes de Administración, Finanzas, Tesorería, Contabilidad, Impuestos,

Crédito y cobranza, personal adscrito a estas gerencias quedeseen adquirir
herramientas teórico – prácticas que le sirvan de apoyo al momento de aceptar
facturas y gestionar la cobranza.
Contenido Programático
La Factura:
1. La Factura: ¿Qué es y para qué sirve?
2. En el ámbito de Impuesto Sobre La Renta

3. En el ámbito del IVA
4. Sanciones e impacto tributario en las empresas
5. Documentos sujetos a normas tributarias
6. Análisis de los medios utilizados para emisión de facturas:
- Formatos elaborados por Imprentas Autorizadas
- Formas Libres elaboradas por imprentas autorizadas
- Máquinas registradoras fiscal, punto de venta fiscal o impresora fiscal
7. Normas aplicables a contribuyentes ordinarios de IVA
8. Normas aplicables a no contribuyentes
9. Normas para Notas de Débitos y Créditos.
10. Situación con las guías de despacho u órdenes de entrega
11. Actividad Práctica (Auditoría de facturas)
12. Criterios a observar al momento de recibir facturas del proveedor
Gestión de Cobranzas:
13. Conocer el perfil del cliente.
14. ¿Son nuestros procesos de facturación eficientes y eficaces?
15. ¿conozco bien los procesos de pagos del cliente?
16. Procesos de pagos vs procesos nuestros para facturar
17. Acuerdos de cobros bien definidos al momento de la negociación
18. Trazabilidad de la factura del Cliente
19. Garantizar el éxito en la cobranza
Metodología:
La actividad propuesta, se desarrollará mediante la combinación de clases

teóricas de parte del Relator, y el desarrollo de ejercicios prácticos con los
asistentes, relacionados con la actividad diaria realizada por los mismos. (Se
complementará la actividad con videos alusivos al tema).
Duración: 12 Horas
Lugar: Empresa
Hora: A conveniencia de la empresa (turnos rotativos, dependiendo de la

disponibilidad de los participantes)
CONCLUSIONES
A continuación se presentan las conclusiones establecidas de acuerdo al

alcance de los objetivos específicos. En cuanto a los procesos de facturación
que realiza actualmente la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., se
concluye que existen debilidades en dicho proceso, observándose que la
recepción y emisión de las facturas de los clientes no se llevan de manera
adecuada para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el departamento
de facturación.
Entre otras razones, esto se debe a que no se planifican las actividades

financieras en la empresa para el control del proceso de facturación., debido a
que no se cuenta con procedimientos administrativos y contables para llevar a
cabo las actividades de facturación, además no se realizan revisiones periódicas
de las cobranzas para identificar aquellas que presentan dificultades. Se puede
señalar, que no se programan acciones encaminadas a evitar el incumplimiento
el pago de un cliente y disminuir el riesgo de mora de los mismos.
Sin embargo, el personal conoce las funciones y responsabilidades

inherente a sus cargos; más sin embargo, los procesos de facturación no se
manejan de forma correcta, afectando los objetivos propuestos en el
departamento.
Por otro lado, entre las fortalezas que tiene la empresa se tiene que cuenta
con una alta cartera de clientes y un personal altamente comprometido con la
organización, situación que debe aprovechar para competir en un entorno
altamente competitivo donde se desarrolla. Es por ello, que se concluye que es
necesario diseñar estrategias que permitan mejorar los procesos de facturación
en la empresa Comercializadora Trapecio, C.A., para lo cual, se estableció la
planificación para el manejo del proceso de facturación. Igualmente, se
elaboraron normas y procedimientos y se propuso un taller para capacitar el
personal en materia de facturación y cobranzas
RECOMENDACIONES
Una vez presentada las conclusiones se presentan las siguientes

recomendaciones:
• Tomar en consideración la propuesta planteada, dado que le permitirá a la

empresa mejorar la gestión facturación y cobranzas y así cumplir con las
metas establecidas en el departamento. De igual manera, que la
organización busque adaptarse constantemente a los cambios del entorno,
ya que de eso depende su éxito en el mercado tan competido que participa.
• Dar a conocer al personal el contenido de la propuesta, informando la
importancia que significa respetar y acatar las normas y procedimientos
establecidos para el logro de una mayor funcionalidad y eficacia, del
proceso de facturación
• Igualmente se recomienda, revisar constantemente el cumplimiento de las
normas, políticas y procedimientos relativos a las cobranzas y establecer la
supervisión, revisión de los procesos de gestión de las cobranzas, para
saber dónde están las desviaciones y tomar medidas al respecto.
• También se recomienda segregar las funciones y responsabilidades del
departamento, así como de otras áreas, ya que el factor humano garantiza la
eficacia y la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los
objetivos, de esta manera se logra un alto desempeño y mayor rendimiento,
lo que se traduce en beneficios para la empresa.
• Elaborar manuales de políticas y procedimientos administrativos de
facturación y cuentas por cobrar que le permita a la empresa definir los
pasos, acciones y responsables de las actividades
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línea). Disponible en www.mailxmail.com/autor-redactores-
mailxmail.consultado en junio de 2014
ANEXOS
Cuadro de Operacionalización de las Variables
Objetivo General: Proponer estrategias que permitan mejorar los procesos de

facturación en la Empresa Comercializadora Trapecio, C.A.
Objetivos Específicos Variable Dimensiones Indicadores ítem Técn

Instru
s
Diagnosticar la situación Control de las Planificación financiera 1
en cuanto a los procesos Facturas Recepción y emisión de 2 Técn
de facturación que Situación las facturas Encu
realiza actualmente la actual de los conocimiento del 3 Instrum
empresa Procesos de proceso 4 Cuesti
Comercializadora Facturación Gestión de cobro 5
Trapecio, C.A. Control de facturas
Procedimiento Procedimientos 6
s Revisiones 7
administrativos Actividades contables 8
Toma de decisiones 9
Estrategias 10
Identificar cuáles serían Debilidades,
las debilidades, Fortalezas;
fortalezas; amenazas y Amenazas y Factores Internos y
oportunidades, en el Elementos Oportunidades, Externos del Proceso de Matriz
proceso de facturación que en el proceso Facturación
de la empresa intervienen de facturación
ComercializadoraTrapeci en el de la empresa
o, C.A. Procesos de
Facturación
Diseñar las estrategias Este objetivo será desarrollado por la
que permitan mejorar los investigadora a través de la elaboración
procesos de facturación propuesta
en la empresa
Comercializadora
Trapecio, C.A.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Agradecemos su colaboración y disposición para con este estudio y el

haber aceptado apórtanos estos datos, al igual que la honestidad y claridad en
las repuestas. Garantizamos la confiabilidad de la información.
Este cuestionario está diseñado para tener una idea clara sobre los aspectos que
Ud., como trabajador de la empresa en estudio pueda aportar para afianzar la
propuesta de ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA DEL PROCESO DE
FACTURACIÓN DE A EMPRESA COMERCIALIZADORA TRAPECIO,
C.A
Gracias por su atención.

INSTRUCCIONES:
- Lea detenidamente cada una de las preguntas

Marque con una (X) la alternativa que considere correcta
Diagnosticar la la situación en cuanto a los procesos de facturación que

realiza actualmente la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.
Cuestionario
Ítem Si No
1 ¿Se planifican las actividades financieras en la empresa
para el control del proceso de facturación?
2 ¿El proceso de recepción y emisión de las facturas de los
clientes se llevan de manera adecuada para el
cumplimiento de los objetivos establecidos en el
departamento de facturación?
3 ¿Los empleados involucrados en el proceso de facturación
conocen los pasos y acciones de los cuales son
responsables?
4 ¿En la empresa se realiza una eficiente gestión de cobro,
que permita mantener liquidez para cumplir con los
compromisos y desempeño de las actividades diaria?
5 ¿El proceso de facturación que se realiza en la empresa
permite llevar control de las facturas emitidas?
6 ¿Existen procedimientos administrativos formalmente
establecidos para llevar a cabo las funciones y actividades
del área de facturación?
7 ¿En la empresa se realizan revisionesperiódicas de los
procedimientos de facturación y cobranzas para identificar
aquellos que presentan dificultades?
8 ¿Se lleva a cabo un control de actividades contables, con el
objeto de obtener mejores resultados en el proceso de
facturación y en la información suministrada?
9 ¿Las decisiones en cuanto al manejo del proceso de
facturación de la empresa son tomadas en forma oportuna
y de manera adecuada?
10 ¿Considera necesario diseñar estrategias para mejorar los
procesos de facturación en la empresa Comercializadora
Trapecio, C.A.?
Identificar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, en el

proceso de facturación de la empresa Comercializadora Trapecio, C.A.
Nota: una vez aplicado el cuestionario y de acuerdo a los resultados se

procederá a elaborar la matriz Dofa
MATRIZ DOFA
Factores Internosque Debilidades (D) Fortalezas(F)

intervienen en el
Proceso de
Facturación
Factores Externos que Oportunidades (O) Amenazas (A)

intervienen el Procesos
de Facturación

Una vez analizado los factores internos (debilidades y fortalezas) y los
factores externos (oportunidades y amenazas), se elaborarán las estrategias, las
cuales servirán de marco para la propuesta de mejoras los procesos de

Estrategias para Mejora de Proceso de Facturación de Empresa

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UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ

ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA DEL

Autora: Zuleima Elisa Flores Romero

Urb. Yuma II, calle Nº 3. Municipio San Diego

ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA DEL

Proyecto del Trabajo de Grado para optar al título de

Autora: Zuleima Flores

Tutor: MSC Francisco Sarmiento

San Diego, Julio de 2014

Quien suscribe, Francisco Sarmiento, portador de la cédula de identidad Nº ,en

Quiero dedicarles este trabajo de grado a mis padres, quien es la guía en

A mi hijo, que esto sirva de ejemplo para su futuro y entienda lo

A mi esposo, que con su paciencia me enseño a vencer los obstáculos

Mi suegra por todo su apoyo incondicional.

Primeramente a Dios por haberme dado la oportunidad y la fortaleza de

A mi hijo, por su paciencia y comprensión.

A todos aquellos que durante todos estos años de alguna forma

Adicionalmente quiero agradecerle a mi tutor Francisco Sarmiento por

14 Procedimiento administrativo para el proceso de facturación…. 46

ESTRATEGIAS PARA LA MEJORA DEL

Autora: Zuleima Flores

La presente investigación se llevó a cabo en la empresa Comercializadora

En la organización el proceso de administrar representa un elemento

En este sentido, requieren de efectivos sistemas de procedimientos

Por lo tanto, la facturación se aplica principalmente para gestionar un

Capítulo I. este capítulo está conformado por el problema, los objetivos

Capítulo II. Este capítulo está conformado por el Marco Teórico, en el se

Capítulo III: Comprende el marco metodológico de la investigación,

Capítulo IV: En este capítulo se muestran los resultados de la

Capítulo V: contiene la presentación de la propuesta, los objetivos, la

Finalmente se presentan las referencias bibliográficas

1.1 Planteamiento del Problema

Actualmente, el mundo de los negocios debido al proceso de globalización

1.2 Formulación del Problema

1.3 Objetivos de la Investigación

1.3.2 Objetivo Específicos

• Diagnosticar la situación en cuanto a los procesos de facturación que

• 1.4 Justificación de la investigación

A medida que se desarrollan las empresas, la complejidad de las

2.1 Antecedentes de la Investigación

De acuerdo Sabino (2008): “Los antecedentes de la investigación se refiere

2.2 Bases Teóricas

En este sentido, se citan las siguientes teorías que fundamentarán el

Todas las organizaciones tienen que superar los retos de desarrollo

La estrategia se puede considerar como la creación de

Por otro lado, Koontz y Weihrich (2008), definen la estrategia como la

Las estrategias son cursos alternos de acción, que resuelven el problema de

Una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de

2.2.4 Importancia de la Factura

2.2.5 Proceso de Facturación

2.2.6 Cuentas por Cobrar

El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas

2.2.7 Objetivo de las Cuentas por Cobrar

Gitman, (2007) señala que

El objetivo primordial de las cuentas por cobrar es el de registrar

2.2.8 Procedimientos de Cobranza

2.2.9 Procedimientos Administrativos

2.3 Definición de Términos Básicos

Control contable: Planes de organización y procedimientos y normas de

3.1 Tipo y Diseño de la Investigación

De acuerdo a las características de la presente investigación y a los

La elaboración de una propuesta, de un modelo operativo viable

Por otra parte, la investigación de campo, según Tamayo y Tamayo