Guía para el manejo y operatividad de la herramienta de Bancarización en

Oficinas de Registro / Expedición de Certificados de Tradición – Consulta de

Índice de Propietarios – Certificado de no propiedad
MACROPROCESO TECNICA REGISTRAL

SUPERINTENDENCIA
DE NOTARIADO Y REGISTRO

Código: Versión: 01 Fecha: 15--11-2018

Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 06-06-2018

 República de Colombia

Ministerio de Justicia y del Derecho

Superintendencia de Notariado y Registro

Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 06-06-2018

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4

2. GUIA SERVICIO BANCARIZACION EN ORIPS ................................................................. 4

2.1. Solicitud creación, modificación o eliminación del usuario de la plataforma de

bancarización. ............................................................................................................................ 4

2.10. Reporte Diario de transacciones realizadas ................................................................. 19

2.11. Confrontación prestación de servicio y recaudo .......................................................... 20

2.2. Recaudo del servicio ............................................................................................................. 5

2.3. Descripción pantalla inicio. .................................................................................................. 5

2.3.1. Ingreso al aplicativo ........................................................................................................... 5

2.3.2. Información Oficinas no habilitadas................................................................................. 6

2.3.3. Validar del Certificado y/o Consulta ................................................................................ 6

2.3.4. Chat – Soporte .................................................................................................................... 7

2.4. Principales Opciones de la Plataforma ............................................................................. 8

2.5. Expedición de Certificados de Tradición y Libertad ......................................................... 9

2.6. Expedición de Consulta de índice de propietarios y Certificado de No propiedad ... 11

2.6.1. Consulta de Indice de Propietarios................................................................................ 12

2.6.2. Certificado de No Propiedad........................................................................................... 13

2.7. Diligenciamiento del pago .................................................................................................. 15

2.8. Historial de servicios prestados ......................................................................................... 16

2.9. Mesa de Control................................................................................................................. 17

2.9.1. Anulacion del PIN ............................................................................................................. 19

3. REPORTE DE INCIDENCIAS .............................................................................................. 20

4. MARCO LEGAL Y POLITICO .............................................................................................. 21

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5. TERMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL APLICATIVO ........................................... 21

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................. 21

1. INTRODUCCIÓN

El objetivo del presente proyecto es el acceso al aplicativo de Bancarización a las

Oficinas de Registro del País, el cual será implementado de manera progresiva.

Este aplicativo permite la expedición de los servicios registrales (Certificado de

Tradición y Libertad, Consulta de índice de propietarios a Nivel nacional y
Certificado de no propiedad), permitiendo un seguimiento y control efectivo de las
transacciones realizadas.

El sistema consolida la información del recaudo y prestación de los servicios

mencionados a través de los siguientes canales:

Canal del Cuenta Usuarios

Modalidad de recaudo Sistema
servicio Recaudadora
Agilizadores Efectivo Centralizada Agilizadores
Baloto, Efecty, Punto de
Pin Colpatria Centralizada Banco Colpatria
Pago, Giros y finanzas
Usuarios
Servicios en línea PSE, Cupos Centralizada
Externos
Consignación,
Cuenta Producto Funcionarios
Extensión de Caja y autorizados en
ORIPS ORIP
Corresponsal Bancario. las Oficinas de
Pin SuperGiros. Centralizada Registro

2. GUIA SERVICIO BANCARIZACION EN ORIPS

Con el fin de definir las actividades de prestación del servicio registral de Certificado
de Tradición y Libertad, Consulta de índice de propietarios a Nivel nacional y
Certificado de no propiedad en las Ventanillas de las Oficinas de Registro, se
construye esta guía, que da los lineamientos de cada servicio y el seguimiento y control
de las transacciones por este medio.

A continuación, se detallará cada uno de los pasos, del proceso de Gestión Jurídica
Registral, de la Dirección Técnica de Registro.

2.1. Solicitud creación, modificación o eliminación del usuario de la plataforma de

bancarización.

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 Las Oficinas de registro que tengan implementado el proyecto de
bancarización para la expedición de servicios por ventanilla, deberán solicitar
la creación, modificación o eliminación de los usuarios que considere el
registrador mediante el formato de creación de usuarios establecido por la
DTR-OTI, en el cual debe firmar el funcionario aceptando los términos y
condiciones de uso.

2.2. Recaudo del servicio

El recaudo de los servicios de bancarización en ORIPS será a través de la

modalidad con la que cuente la Oficina de Registro (Consignación, Extensión
de Caja y Corresponsal Bancario, o Pin SuperGiros).

El solicitante debe realizar el pago por documento requerido en el medio

autorizado con el valor establecido en la Resolución de tarifas Registrales
Vigente, y acercarse a una ventanilla de la ORIP para solicitar la prestación
del servicio.

La oficina de registro una prestado el servicio debe remitir el original del

comprobante del pago al área administrativa de la ORIP y generar el reporte
de la aplicación para realizar la conciliación de los ingresos.

2.3. Descripción pantalla inicio.

Se debe ingresar a la dirección https://snrbotondepago.gov.co/certificado

*Los requisitos del sistema son Google Chrome 21+, Internet Explorer 9+,
Firefox 20+, Safari, Lector de PDF y Acrobat Reader 9+

2.3.1. Ingreso al aplicativo

En el Botón “Ingresar” debe autenticarse con el usuario y claves ya

asignados que son de uso personal e intransferible.

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 En caso de no recordar su contraseña, deberá presionar el botón Olvide la
Clave, ingresar el correo electrónico registrado y el sistema le enviará a su
correo la nueva clave de acceso la cual debe ser cambiada una vez al
ingresar al sistema.

2.3.2. Información Oficinas no habilitadas

Siempre se podra evidenciar las oficinas que no se encuentran habilitadas

para la generacion de estos servicios, en tiempo real.

Si el ciudadano requiere un certificado de una ORIP que no se encuentre

habilitada el cajero de la Oficina debe informarle que puede solicitarlo en la
Oficina de registro a la cual pertenece el predio.

2.3.3. Validar del Certificado y/o Consulta

Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 06-06-2018

 Este Boton permite validar el PIN del Certificado o la consulta según
corresponda, ingresando el número de PIN que aparece en estos
documentos generados.

El sistema mostrará un mensaje con la información del documento, y se

podrá descargar una copia idéntica del documento expedido por la SNR, al
hacer clic en el icono de PDF

En el menú se cuenta con las siguientes opciones de Validar Certificado o

Validación de otros documentos, donde se ingresa el PIN del servicio y el
sistema arroja la información del mismo, recuerde que solo puede ver
servicios prestados de su ORIP.

2.3.4. Chat – Soporte

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 Con el objetivo de canalizar las incidencias técnicas del sistema, se crea el
servicio de Chat, el cual se podrá acceder desde la pantalla de inicio por medio
del siguiente icono.

Nota: si se presentan incidencias con el contenido de los certificados emitidos, se deberá reportar según las
indicaciones del numeral XXX

Al dar clic en este icono, se entrará en la pantalla de chat de soporte donde se

podrá escoger el tipo de Solicitud: Soporte, Petición o Reclamación.

Se debe dar clic en “Iniciar”, diligenciar la información personal “Iniciar”, y

posteriormente será atendido por uno de los asesores del servicio. Realizar la
consulta y cuando finalice dar clic en “Finalizar Chat”, igualmente tiene la opción
de Calificar el servicio

Al haber ingresado con el usuario y contraseña encontrara el chat de la siguiente

manera (no sera necesario ingresar informacion personal).

El chat, también permite adjuntar documentos, opción que ayuda que el usuario
adjunte cualquier archivo que ilustre el problema o incidencia que presenta el
sistema.

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 2.4. Principales Opciones de la Plataforma

Tanto en el menú como en los botones encontrara las opciones que tiene el Rol
que le ha sido asignado

Al lado derecho de la pantalla encontrara los datos del funcionario logueado.

Adicionalmente, el sistema mostrara en cada pantalla un icono de casa, que sirve

de ayuda para volver a la página inicial.

2.5. Expedición de Certificados de Tradición y Libertad

Para la generación de un certificado de tradición y libertad, el usuario deberá

presionar desde la pantalla principal el icono Certificado Tradición o a través
del Menú, en la opción “Generar Certificado”

Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 06-06-2018

 Debe seleccionar la Oficina de Registro a la cual pertenece la matricula
inmobiliaria o digital el código de la ORIP e ingresar el número de matrícula
seguido de botón Buscar

El sistema valida la matricula solicitada (Dirección, Circulo y Estado)

mostrando la dirección a la cual pertenece, con el fin de validar los datos con
el usuario final.

En caso de estar correcta la información se debe dar clic en “Agregar al

carrito” y este producto aparecerá en la parte derecha de la pantalla, donde
se puede eliminar la solicitud “Limpiar” o “Pagar”.

En caso de no poder realizarse la expedición el sistema mostrara un mensaje

indicando el por qué no puede ser expedido el certificado.

Al presionar el botón Pagar será direccionado a la ventana de Pagos, ver

numeral 2.7. Diligenciamiento de Pagos.

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 Una vez presionado el botón Realizar Pago el sistema finaliza la transacción e
inicia la generación del certificado, donde se muestra en el panel izquierdo la
información de la transacción y en el panel derecho la información de los
certificados adquiridos, en este último se puede realizar la descarga de los
certificados.

Adicionalmente, se podrá realizar la generación del recibo de pago y la

descarga de todos los documentos en formato comprimido ZIP.

2.6. Expedición de Consulta de índice de propietarios y Certificado de No propiedad

Para ingresar al módulo de consultas de índices de propietarios y certificado de

no propiedad deberá, desde la pantalla principal presionar el botón “Consultas
Generales” o a través de la misma opción en el Menú.

Allí deberá seleccionar el tipo de consulta que desea realizar y presionar el botón
“Solicitar”.

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 El recibo tiene dos partes, una para el solicitante y otra para el archivo de la
ORIP que debe ir pegado al recibo original de pago.

2.6.1. Consulta de Indice de Propietarios

Para la generación de una consulta de índice de propietarios, el funcionario

deberá presionar desde la pantalla principal el icono Consultas Generales o a
través del Menú.

Para expedición de consulta de índices de propietarios, deberá ingresar

obligatoriamente el tipo de documento y el número de documento a consultar,
adicionalmente el sistema permite ingresar los nombres y apellidos y el número
de chip o matricula catastral, estos dos parámetros adicionales ayudan al
refinamiento de la consulta en las bases de datos de la SNR, para realizar la
consulta deberá presionar el botón Consultar.

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 El aplicativo solicitara ingresar la información de pago del servicio como se
menciona en el numeral 2.7. Diligenciamiento de Pagos, posteriormente se
mostrará el “Resultado Transacción”, donde se puede observar en la
columna “Vinculado a”, si el resultado fue por Numero de documento o
Nombres.

Por lo anterior, en caso de ser un resultado por Nombre el funcionario de

ventanilla le informara al ciudadano que debe tener en cuenta que la consulta
puede arrojar informacion de Homonimos.

Se debe descargar e imprimir tanto la consulta como el recibo en “Descargar

Consulta Indices” y “Decargar Recibo”.

El recibo tiene dos partes, una para el solicitante y otra para el archivo de la
ORIP que debe ir pegado al recibo original de pago.

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 2.6.2. Certificado de No Propiedad

Para la generación de un certificado de no propiedad, el funcionario deberá

presionar desde la pantalla principal el icono Consultas Generales o a través
del Menú

Para expedición de Certificados de no propiedad, deberá ingresar

obligatoriamente el tipo de documento, el número de documento a consultar y
nombres completos, para realizar la consulta deberá presionar el botón
Consultar.

En caso de tener matriculas asociadas con la información ingresada el

aplicativo arrojara el siguiente mensaje.

En caso contrario solicitara ingresar la información de pago del servicio como

se menciona en el numeral 2.7. Diligenciamiento de Pagos, posteriormente se
mostrará el “Resultado Transacción”.

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 Se debe descargar e imprimir tanto el certificado como el recibo en “Descargar
Certificado” y “Decargar Recibo”.

El recibo tiene dos partes, una para el solicitante y otra para el archivo de la
ORIP que debe ir pegado al recibo original de pago.

2.7. Diligenciamiento del pago

El ciudadano debio realizar con aterioridad a la solicitud del servicio, el

correpondiente pago en la modalidad establecida en la ORIP; cada proceso
solicitara el diligenciamiento de la informacion del pago.

Si el recaudo se realiza en la cuenta producto de la ORIP, se debe dar clic en

el boton “Caja ORIP”, en caso de ser reccaudo por SuperGiros o sus aliados
debe dar clic en “SuperGiros”

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 El funcioario de la ORIP verifica que el valor recaudado sea el correspondiente
a la resolucion de tarias y diligenciara la informacion requerida, exactamente
como aparece en la tirilla de pago o consignacion. El aplicativo valida si ya fue
ingresado el numero de consignacion en otro proceso, por lo que se solicita
digitar el numero correctamente y la fecha de recaudo, en cuanto a los
siguientes datos son los del solicitante.

Si el solicitante desea que el documento requerido le sea enviado al correo,

debe suministrarlo y se selecciona ”Si” en Enviar copia de certicados al correo
ingresado.

2.8. Historial de servicios prestados

El funcionario podrá visualizar su historial de expedición de servicios.

Para realizar esta consulta, se deberá ingresar desde la pantalla principal los
iconos de Historial Certificado / Historial Consultas o a través del Menú

Certificados de tradición y libertad

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 Consultas de índices

2.9. Mesa de Control

Los usuarios administrativos pueden realizar seguimiento al estado de algún

certificado especifico. A esta opción se podrá acceder por medio del menú

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 Inicialmente se deberá realizar el filtro por medio del PIN, Numero de Recibo,
Usuario que Genero, Cedula del Solicitante, Correo del Solicitante o Circulo.

Cuando se muestra el resultado de la búsqueda, se selecciona el documento

Una vez seleccionado el Pin, se despliega la siguiente ventana.

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 2.9.1. Anulación del PIN

En la ventana mencionada anteriormente se puede anular el PIN el mismo

día de generado dejando un código de seguimiento y trazabilidad en el
sistema del responsable de la anulación. Anulado el PIN se podrá usar el
recibo de consignación una sola vez el mismo día y solo por el usuario del
administrativo.

2.10. Reporte Diario de transacciones realizadas

El sistema también da la opción de genera reportes de transacciones o tiracaja. Esta

opción está ubicada en el menú, y se presenta para los perfiles autorizados, así:

Tira Caja usuario Actual: El usuario de ventanilla puede generar un tiracaja

de los servicios prestados en un rango de fechas.

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 Tira Caja ORIP: el funcionario con ROL MC puede generar el reporte de las
transacciones realizadas en un rango de fecha, el cual será soporte de la
información ingresada en el Boletín Diario.

Tira Caja Anulados: El funcionario de administrativa podrá generar un

reporte de anulados del día, donde puede evidenciar el nuevo servicio
generado del recibo anulado, para llevar el control interno

2.11. Confrontación prestación de servicio y recaudo

Al finalizar el día, las Oficinas deberán generar el Tira Caja ORIP y confrontarlo
al movimiento diario de la oficina y los soportes de recibo de caja como los de
pago y diligenciar la información en el boletín Diario de ingresos.

3. Reporte de Incidencias

En caso de presentarse alguna incidencia respecto al contenido del documento

generado, ya sea de consultas de índice de propietarios, Certificado de No
propiedad o Certificado de Tradición y Libertad Inmediato, se deberá remitir al
correo sincronizacionbancarizacion@supernotariado.gov.co.

En el correo se debe incluir:

• Tipo de Certificado
• Descripción de la incidencia
• Pantallazo o archivo PDF
• Fecha de generación

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 • Datos de contacto de quien reporta: ORIP, Nombre de funcionario, y
Teléfono

Una vez reciba la respuesta a su solicitud, debe realizar la reconstrucción y

reimpresión del servicio en la Plataforma de Bancarización-ORIPS con el fin de
entregar al usuario final el documento corregido.

En caso de presentarse inconvenientes técnicos referente a la herramienta, se

deberá realizar la consulta por medio del Chat (ver numeral XX) o en la URL
https://snrbotondepago.gov.co/certificado/chat-client.snr donde se podrá resolver
sus dudas e inquietudes.

4. MARCO LEGAL Y POLITICO

Ley 1579 de 2012 Estatuto Registral

Resolución de tarifas vigente.

5. TERMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL APLICATIVO

El funcionario – usuario autorizado acepta las siguientes políticas y condiciones

de uso con la firma del formato de creación de usuarios, que se encuentra
autorizado por el Registrador o Jefe Inmediato y deben ser de estricto
cumplimiento:

a) La SNR permitirá la Generación de los servicios expuestos en el aplicativo

Bancarización de conformidad con los niveles de servicio y confidencialidad
establecidos,
b) El usuario autorizado se compromete a, no divulgar la información que le sea
suministrada por la SNR, ni podrá comunicar, ni aportar, ni comercializar, ni
suministrar, ni utilizar indebidamente la información que haya conocido a
ningún título frente a terceros ni en provecho propio.
c) Debe adoptar, las medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad
de la información entregada por parte de la SNR, evitando su pérdida, robo,
sustracción o utilización no autorizada, su uso debe estar orientado en
cumplir con las funciones legalmente asignadas.
d) Sera responsable de las transacciones realizadas por medio del usuario
asignado.
e) El usuario es personal e intransferible.
f) Se acogerá a las Directrices dadas por las directivas de la SNR.

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Código de Formato: DE-SOGI-PR-03-FR-06 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 06-06-2018

 Consulta de Índice de Propietarios: con este servicio los ciudadanos podrán
conocer los bienes inmuebles que posee una persona en el país.

Certificado de Tradición y Libertad

Canales de servicio: son los medios expuestos al ciudadano para adquirir los
servicios registrales que ofrece la Entidad
Modalidad de recaudo: medios con los que cuenta la Entidad para realizar el
pago de los servicios registrales requeridos.

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