1. ¿Qué es un sistema electrónico de registro contable?

Los sistemas electrónicos contables son un apoyo fundamental para las empresas, ya
que entre sus ventajas está el de ser rápido, automático y contra errores; con solo tener
de desventaja el costo de éstos.
Es un mecanismo electrónico por medio del cual el contribuyente llevar un registro del
tipo, monto y fecha de sus operaciones; para poder comprobar sus ingresos o egresos,
así como también llevar un inventario de sus activos y pasivos.

2. ¿Qué es un sistema de registro contable?

Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos
propiamente contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la situación
económica de una sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas
se prevé crear unas normas o pautas para controlar todas las operaciones de la empresa,
y a su vez clasificar todas aquellas operaciones contables y financieras del día a día. Así
pues, como idea principal debéis saber qué se utiliza para llevar las cuentas de una
organización.

3. ¿Cómo subir la contabilidad electrónica?

Para subir la contabilidad electrónica tienes que seguir los siguientes pasos

1.Preparación del catálogo de cuentas:

Este es el reflejo de la totalidad de tu administración contable. A través de este se
organizan los registros de cada movimiento de la empresa. El catálogo de cuentas
aporta, números valiosos para considerar que acciones conviene realizar a la empresa,
para así tomar mejores decisiones.
Este debe mostrar por lo menos 3 datos: el rubro, las cuentas y las subcuentas,
clasificándose así acorde a las preferencias y necesidades de la empresa, ya sea de
forma numérica, alfabética, numérica decimal o alfanumérica.
¿Cuándo se envía el catálogo de cuentas?
Este se envía solamente una vez, junto con la primera balanza de comprobación mensual
de la empresa, a menos de que se registre un cambio. En caso de que se realice algún
cambio deberá enviar la nueva versión del catálogo a más tardar a la fecha límite para
presentar otro de los documentos que integran la contabilidad electrónica: la balanza de
comprobación.
2. Balanza de comprobación:
Consiste en una lista cuyo objetivo es comprobar que sean iguales, tanto los saldos
deudores como los acreedores de todas las cuentas. A través de la balanza de
comprobación puedes conocer tus saldos iniciales, tus cargos y abonos, así como el
saldo final al término del mes o periodo. En suma, es el documento donde se registran
los movimientos de todas las cuentas.
¿Cuándo se envía la balanza de comprobación?
La balanza de comprobación debe enviarse al SAT de forma mensual. Si eres persona
física, deberás enviarla dentro de los primeros cinco días del segundo mes posterior al
que corresponda. Las personas morales deben enviar la balanza a más tardar en los
primeros tres días del segundo mes posterior al correspondiente. Al final del ejercicio no
se olvide de enviar la balanza de cierre.

3. Entrega de información de pólizas y auxiliares:

En las pólizas contables se registran las operaciones que ha desarrollado tu empresa.
Debe registrarse dentro de los cinco días siguientes a la realización de una operación,
actividad o acto.
¿Cuándo enviar la información de las pólizas?
La información de las pólizas solo se envía cuando el SAT lo solicita. La autoridad
hacendaria podría pedirte estos documentos en caso de que, luego de tu declaración,
solicites una devolución o una compensación; es decir, si terminas con saldo a favor y
quieres que el SAT te lo devuelva, o si deseas utilizarlo para pagar alguna deuda de
impuestos.

4. Prepara tu documentación con el formato solicitado:

Antes de enviar al SAT tu documentación, recuerda que los archivos deben presentarse
en formato XML. Los sistemas de contabilidad electrónica generan este tipo de formato
de manera automática. Por otro lado, deberás comprimir los archivos en formato ZIP.
Un dato importante es que debes nombrar los archivos de acuerdo con un formato
preestablecido que incluye tu RFC, el año del ejercicio fiscal y el número del mes
correspondiente al envío.

5. Accede al sistema del SAT:

Una vez que cuentes con todos tus archivos en los formatos adecuados, realiza el envío
de tu información a través del Buzón Tributario. Para ingresar, tan solo necesitas tu RFC,
tu contraseña y tu E.Firma.
 4. ¿Qué ventajas existen en la contabilidad electrónica?
Ahorro económico de papel: Gracias a que los libros contables ahora se generarán de
forma electrónica, podrás ahorrar importantes costos tanto en su elaboración como en la
impresión de los mismos.
Manejo más fácil de los archivos digitales: podrás administrar tus documentos
contables de forma personal, o designar a una persona o personas que se encarguen de
ello.
Resguardo mas eficaz de la información: El resguardo de tu información se podrá
hacer de muchas formas: en tus dispositivos, sistemas de resguardo físico o en la nube.
Recuperación de la inversión inicial: existen muchos proveedores y tipos de servicios,
pero por regla general podrás ver esa inversión recuperada al término del cuarto o quinto
mes de haber implementado este sistema.
Integración a tu sistema actual de facturación electrónica: Muchos sistemas de
contabilidad electrónica tendrán la opción de integrarse de forma automática a tu actual
sistema de facturación electrónica.
Mayor seguridad en la confidencialidad de tu información fiscal: se cuenta con altos
estándares de seguridad electrónica que protejan tu información, los sistemas de
contabilidad electrónica deberán encriptar la información para poder enviarla y recibirla
del SAT.
Facilidad al realizar procesos fiscales: te permitirá realizar todo este tipo de procesos
desde la comodidad de tu computadora.
Respaldo de la información sencillo, seguro y económico: podrás respaldar tus
archivos electrónicos en cuestión de minutos y resguardarlos de forma segura en caso
de que requieras consultarlos.

5. ¿Qué es la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica es el envío de archivos en formato xml de las transacciones
registradas en medios electrónicos que realiza una empresa o una persona y envía a
través del Buzón Tributario.
Ahora, la información contable se convierte en archivos con formato electrónico xml que
se depositan en el Buzón Tributario del SAT.
Esta facilidad permite a los contribuyentes llevar puntualmente su contabilidad de manera
sencilla, a través de las nuevas tecnologías. La contabilidad electrónica consiste en:
• La preparación del Catálogo de cuentas.
• La entrega mensual de la Balanza de comprobación.
 • En caso de requerirse, la entrega de información de pólizas y auxiliares.

6. ¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad

electrónica?
La obligación se establece de manera generalizada; es decir, para todos los
contribuyentes. Por lo que en principio todos, sin importar su tamaño y giro, inclusive, su
régimen fiscal, están obligados en llevar su Contabilidad en formato electrónico.
De manera específica, el SAT apunta lo siguiente en cuanto los obligados:
• Personas Físicas: con actividad empresarial, actividades profesionales con
ingresos superiores a los 2 millones de pesos y arrendamiento. Siempre y cuando
no utilicen la aplicación de Mis Cuentas.
• Personas Morales: incluyendo las Personas Morales con fines lucrativos

7. Fundamento legal de la contabilidad electrónica.

Fue a partir del año 2014 que el Código Fiscal de la Federación (CFF) se ajustó a las
políticas decretadas en el Diario Oficial de la Federación (DOF) respecto al manejo de la
contabilidad por medios electrónicos de los contribuyentes. Dicha reforma se encuentra
establecida en el artículo 28, dentro del Título Segundo “De los Derechos y
Obligaciones de los Contribuyentes”, donde se constituyó que, tanto las personas
morales y físicas, están obligadas a:
Cumplir con los requisitos establecidos por dicho reglamento y toda disposición general
emitida por el SAT, en cuanto a los registros o asientos contables. Asimismo, llevar por
medios electrónicos los registros o asientos contables. Dicha información deberá estar
disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Del mismo modo, el contribuyente deberá ingresar de manera mensual su información
contable a través del portal de internet del SAT. Además, en este mismo apartado se
instituye que aquellos documentos que abarcan tu contabilidad son:
• La preparación y organización del Catálogo de cuentas.
• La entrega de manera mensual de la Balanza de comprobación.
• La entrega de información de pólizas y auxiliares (esto solo en caso de ser
requerida por la autoridad fiscal).
Estos tres son los requisitos que deberán enviar los contribuyentes a la herramienta
Buzón Tributario, en formato electrónico .XML.
 8. ¿Cuáles son los archivos a entregar de la contabilidad
electrónica?
Mensualmente, de inicio, los contribuyentes deben entregar dos archivos en formato XML
de acuerdo con la regla 2.8.1.4 del Anexo 24.

Catálogo de cuentas.
Deberá una sola una vez y cada vez que sea modificado, especificando el periodo
utilizado y agregando un campo con el código agrupador de cuentas del SAT. El Catálogo
debe contener la totalidad de las cuentas que utilice el contribuyente a todos los niveles.

Balanza de Comprobación.
Esta incluye saldos iniciales y finales, y movimientos del periodo de todas las cuentas de
activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden (ingresos, costos, gastos) y cuentas
adicionales, así como sus subcuentas.
En la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que
para efectos fiscales se registren: se deberán identificar todos los impuestos y, las
distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los
impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables
efectivamente pagados.
Los XML de la Contabilidad Electrónica que el contribuyente no entregará pero que sí
deberá tener a disposición del SAT son:
• Pólizas del periodo.
• Auxiliar de folios de comprobantes fiscales.
• Auxiliares de cuenta y subcuenta.
• Catálogo de monedas.
• Catálogo de bancos.
• Catálogo de métodos de pago.

9. ¿Cómo elegir un sistema de contabilidad?

1) Conocer funciones, el programa de contabilidad que elijas debería ofrecerte la
posibilidad de producir informes financieros, informes fiscales, declaraciones de
los deudores y acreedores, los estados mensuales y una contabilización final de
los informes, así como las cuentas relativas a las ganancias, las pérdidas y el
balance.
2) Debes comprender cómo funciona, así como su tecnología con el fin de obtener
las verdaderas ventajas disponibles. Por tal motivo, debes buscar un software
cuyo funcionamiento seas capaz de entender sin mayor inversión en capacitación.
3) Evalúa tus necesidades, pregúntate ¿qué es más importante para mí?,
¿controlar inventarios?, ¿facturar? o ¿controlar mis cuentas por cobrar o por
pagar?
4) Averigua qué tipo de software de contabilidad es el que se ajusta mejor a tu
empresa, también existen algunos programas de contabilidad que son
personalizados y pueden adaptarse a diferentes empresas de sectores
específicos.
5) Costo del sistema, recuerda que el verdadero costo de un software contable no
está en su valor de licenciamiento, sino en su tiempo de implantación y el tiempo
que tome en el día a día para incorporarlo a los procesos de la organización