FI-C-001

Versión 1
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
1/18/2013
Página 1 de 1
NOMBRE DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL
GESTION SEGÚN MAPA
FINANCIERA Fecha Revision: 12-Enero-2013
DE PROCESO
QUE PRETENDE LOGRAR QUIEN RESPONDE POR
Satisfacer la demanda de recursos financieros necesarios para una eficiente operación de la compañía y suministrar la información financiera requerida en forma
EL PROCESO EL PROCESO /
OBJETIVO confiable y oportuna para la toma de decisiones de la gerencia previniendo negocios ilicitos, lavado de activos entre otros que afecte el sistema de gestion en control RESPONSABLE: AUTORIDAD
seguridad
CUAL LA COBERTURA
ALCANCE Comprende el área contable
DONDE INCIAL Y de la empresa y los procesos de cartera, tesorería e, impuestos Director Financiero
RESPONSABLE
DONDE TERMINA DE Detalle informacion . Establezca actividades AL EJECUTAR LA INTERESADO DE LA TIPO DE DOCUMOS PROPIO
ENTREGAR
LOS LIMITES A NIVEL Documentos o macro del proceso ACTIVIDAD GENERA: SALIDA REPORTES, EJEMPLO:
PROVEEDOR DE CARGOS -
ENTRADA elementos como se ACTIVIDAD basado enSALIDA
el ciclo PHVA INFORMACION,
CLIENTE REGISTRO PROGRAMA CAPACITACION
PROCESOS - presenta el insumo a DOCUMENTOS, PRESUPUESTO 2013
ENTIDAD cada actividad APROBACIONES, INCAPACIDAD X EPS
Internos - Externos REGISTROS, INFORME MENSUAL GESTIO
PLANEAR PROGRAMAS, EMAIL APROBACIÓN
ACTIVIDADES DE PRODUCTOS - ARCHIVO CRONOLOGICO H
Mision, Vision, Plan estratégico, Contable: PREPARACION SERVICIOS ARCHIVO DOCUMENTOS DE
Gestión Estretégica
Políticas Presupuesto Todos los procesos Presupuesto aprobado
* Parametrización de los procesos contables
* Imputación contable
Gestión Estretégica Aprobación de recursos * Fechas de Entrega de información contable, de impuestos,
financieros y fechas de revision del balance
Politicas Financieras / Contable Todos los procesos Pendiente por Documentar
Ejecución Presupuestal:
Clientes Información financiera
* Análisis histórico del estado de resultados de acuerdo al
presupuesto anual
* Distribución equitativa de los costos de operación y de los Ejecucion presupuestal Direcciones Ejecucion presupuestal
centros de servicios y apoyo
Direccionamiento del negocio y
Gestión Mejoramiento control documental * Presupuesto anual
Nómina:
* Fechas de pago de Nómina, prestaciones sociales y
seguridad social
Información de Clientes,
Gestion Comercial propuestas de negocios * Parametrización de las provisiones Parametros del Aplicativo Gestión Financiera Listado de Parametros

Tesorería
* Fechas de recibo y pago de facturas
requerimientos, Decretos, leyes,
Entes de Control resoluciones * Aprobación de recursos
Impuestos:
* Fechas de programación de pago de IVA, Retefuente, Requerimientos de Recursos
industria y comercio, etc. Bancos Solicitudes de Crédito
Economicos
Gestion Compras Información de Proveedores Cartera:
* Programación de recaudos

HACER
ACTIVIDADES DE
Contable: PREPARACION
* Asignación y contabilización de las transacciones contables Ejecución presupuestal Todos los procesos Ejecución presupuestal
Gestión Estretégica Aprobación de recursos generadas por todos los documentos del negocio por cada
centro de costos (asientos contables)

Clientes Recursos Económicos * Generación de los comprobantes de Diario por documento Informes financieros preliminares
Informacion para la revision por Gestión Estretégica Informes mensuales
Sistemas de Gestión Direccionamiento del negocio y * Generar los movimientos bancarios y comparar contra el la dirección
control documental extracto

Compras Facturas y Documentos * Conciliacion de las cuentas del balance

soportes de operaciones Ejecución Presupuestal: Requerimientos de información Entes de control Informes requeridos

Nómina de empleados * Presentar el informe de la ejecución presupuestal mensual

Dirección Administrativa
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NOMBRE DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL
GESTION SEGÚN MAPA
FINANCIERA Fecha Revision: 12-Enero-2013
DE PROCESO
QUE PRETENDE LOGRAR QUIEN RESPONDE POR
Satisfacer la demanda de recursos financieros necesarios para una eficiente operación de la compañía y suministrar la información financiera requerida en forma
EL PROCESO EL PROCESO /
OBJETIVO confiable y oportuna para la toma de decisiones de la gerencia previniendo negocios ilicitos, lavado de activos entre otros que afecte el sistema de gestion en control RESPONSABLE: AUTORIDAD
seguridad
CUAL LA COBERTURA
ALCANCE Comprende el área contable
DONDE INCIAL Y de la empresa y los procesos de cartera, tesorería e, impuestos Director Financiero
Dirección Administrativa RESPONSABLE
DONDE TERMINA DE Detalle informacion . Establezca actividades AL EJECUTAR LA INTERESADO DE LA TIPO DE DOCUMOS PROPIO
liquidaciones
ENTREGAR y vacaciones
A NIVEL * Presentar
Documentosla distribución
o de los costos por departamento macro del
Pagos de proceso
Nómina, seguridad ACTIVIDAD GENERA: SALIDA REPORTES, EJEMPLO:
LOS LIMITES Direccion Administrativa Informes mensuales
DE CARGOS - elementos como se basado
social,en
liqely vacaciones
ciclo PHVA INFORMACION, PROGRAMA CAPACITACION
planilla de seguridad
PROCESOS - social * Elaboración
presenta eldel informe
insumo a de cumplimiento DOCUMENTOS, PRESUPUESTO 2013
ENTIDAD
descuentos por nomina cada actividad
Nómina: APROBACIONES, INCAPACIDAD X EPS
Formularios de la Dian, iva y
Internos - Externos Preparación del pago de REGISTROS, INFORME MENSUAL GESTIO
Dian, tesorerias municipales retefuente y municipales de
Dirección de Mercadeo Clientes * Pago de nómina y prestaciones sociales y parafiscales impuestos PROGRAMAS, industria y comercio EMAIL APROBACIÓN
PRODUCTOS - ARCHIVO CRONOLOGICO H
Entes de Control requerimientos * Pagos de liquidaciones y vacaciones SERVICIOS ARCHIVO DOCUMENTOS DE

Facturas Tesorería Respuesta a Requerimientos Entes de control Informes requeridos

Proveedores Salida de Recursos
Documentos equivalentes
Misión, Visión, Plan estratégico,
Gestión Estretégica
Políticas
Informes diarios, semanales,
mensuales
Comunicación permanente de
Todos los procesos
requerimientos
Politicas y Estandares por Proceso
* Informe diario de Tesoreria
* Informe semanal de programación de pagos
Recursos Economicos Bancos Pagos de préstamos
Impuestos:
* Generar informes y documentos para entes de control entre
ellos los informes de la DIAN
Clientes Factura de Venta
Cartera: Facturacion de Ventas
ACTIVIDADES DE
* Aplicar los descuentos por retenciones PREPARACION
Indicadores del Proceso Gestión Estrategica Indicadores Financieros

VERIFICAR

Contable:

Gestión Estretégica Informes financieros mensuales y

* Validación del mayor y balance por mes antes del cierre Informes Financieros definitivos acumulados
* Validación de los soportes documentales
solicitud de Planes de Accion Gestion Mejoramiento
* Verificación de los saldos de bancos, cartera e inversiones
Gestión Estretégica Mayor y balance preliminar cuando sea pertinente Planes de accion
Reporte acciones Correctivas -
* Validación de libros auxiliares por tercero Preventivas
Ejecución Presupuestal:
Ejecucion presupuestal Todos los procesos Ejecución Presupuestal
* Validación de Ingresos, costos y gastos por departamento

* Análisis del informe de Ejecución presupuestal Indicadores Gestion Gerencial Indicadores x Proceso
* Presentación del informe de cumplimiento

Nómina:

* Verificación de los pagos vs nómina procesada

Gestión Estretégica
Ejecucion presupuestal
* Verificación de pagos de seguridad social vs provisiones Correos electronico /
Informes Financieros Bancos Correspondencia
* Verificación de cruces a nivel de terceros de movimientos
de nómina de retirados
Tesorería
* Validar el estado de los pagos de facturas

* Validar las retenciones efectuadas

Conciliaciones de cuentas, bancos Impuestos:

y otros
Direccion Financiera * Cruzar los pagos de impuestos vs. Cuentas por pagar ACTIVIDADES DE
Informes Financieros Entes de Control FORMULARIOS EXTERNOS
PREPARACION
Indicadores Financieros
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
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NOMBRE DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL
GESTION SEGÚN MAPA
FINANCIERA Fecha Revision: 12-Enero-2013
DE PROCESO
QUE PRETENDE LOGRAR QUIEN RESPONDE POR
Satisfacer la demanda de recursos financieros necesarios para una eficiente operación de la compañía y suministrar la información financiera requerida en forma
EL PROCESO EL PROCESO /
OBJETIVO confiable y oportuna para la toma de decisiones de la gerencia previniendo negocios ilicitos, lavado de activos entre otros que afecte el sistema de gestion en control RESPONSABLE: AUTORIDAD
Conciliaciones de cuentas, bancos
seguridad
CUAL LA COBERTURA
y otros
ALCANCE Comprende el área contable de la empresa y los procesos de cartera, tesorería e, impuestos ACTIVIDADES DE Director Financiero
Direccion Financiera DONDE INCIAL Y Informes Financieros Entes de Control FORMULARIOS EXTERNOS
RESPONSABLE DE Detalle informacion . PREPARACION
Establezca actividades AL EJECUTAR LA INTERESADO DE LA TIPO DE DOCUMOS PROPIO
DONDE TERMINA Cartera:
ENTREGAR
Indicadores
LOS LIMITES A Financieros
NIVEL Documentos o macro del proceso ACTIVIDAD GENERA: SALIDA REPORTES, EJEMPLO:
DE CARGOS - elementos de
* Verificación como se
la correcta aplicación de los pagos basado en el ciclo PHVA INFORMACION, PROGRAMA CAPACITACION
PROCESOS - presenta
* Verificar la el insumo a de retenciones
contabilización DOCUMENTOS, PRESUPUESTO 2013
ENTIDAD cada actividad APROBACIONES, INCAPACIDAD X EPS
Internos - Externos ACTUAR REGISTROS, INFORME MENSUAL GESTIO
PROGRAMAS, EMAIL APROBACIÓN
PRODUCTOS - ARCHIVO CRONOLOGICO H
Contable:
SERVICIOS ARCHIVO DOCUMENTOS DE
* Realización de ajustes soportados con las conciliaciones de
cuentas
* Creación de cuentas en caso que se requiera
* Creación de provisiones
Gestión Estretégica Informes Financieros definitivos
* Requerir aclaración a los directores en cualquier caso
Gestión Estretégica Planes de reducción de costos Planes de accion
solicitud de Planes de Accion Ejecución Presupuestal:
Gestion Mejoramiento
* Establecer acciones para controlar los gastos o incrementar
ingresos
* Implementar correcciones a la ejecucion de gastos
* Implementar si es necesario presupuesto flexible de
acuerdo a las variables macroeconomicas

Nómina:

Todos los procesos Ejecucion presupuestal * Ajustes de provisiones

Todos los procesos Planes de austeridad Correos electronico / Informes de
* Reprogramar pagos de transacciones rechazadas gestión
Gestion Gerencial Indicadores
* Corregir los saldos de las cuentas de nomina y modificar los
parametros cuando se requiera
Tesorería
* Solicitar la aclaración de pagos

* Solicitar la aprobación de recursos cuando se requiera

Impuestos:
Requerimientos, Informes de Requerimientos, Informes de
Entes de Control visitas * Verificar pagos de obligaciones de impuestos Entes de Control visitas Correspondencia

Cartera:
* Ajustes por conciliación de cartera
RECURSOS REQUISITOS DOCUMENTOS PUNTOS DE CONTROL

Cliente: Informes Financieros Mensuales, Presupuesto anual, Informes Finandieros veraz y

Ejecución Presupuestal oportuno
Humanos: Director Financiero, Asistente Financiero, Recepcion Legales: Decretos, leyes, resoluciones y conceptos emitidos
por los entes de control Informes de Auditoria

Plan único de Cuentas, direccionamiento del negocio, presupuesto

Financieros: Entradas por ventas de contado, inyección de capital de Decretos y leyes gubernamentales, departamentales, Decreto anual, informes financieros mensuales
accionistas, recuperación de cartera, préstamos. 2649 y 2650 Informe Mensuales:
Informes financieros acumulados,
ejecución presupuestal

Fisicos: Equipos Cómputo, Archivo, Transacciones, Software Contable

y de nomina Organizacion: Directrices de la Gerencia
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NOMBRE DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL
GESTION SEGÚN MAPA
FINANCIERA Fecha Revision: 12-Enero-2013
DE PROCESO
QUE PRETENDE LOGRAR QUIEN RESPONDE POR
Satisfacer la demanda de recursos financieros necesarios para una eficiente operación de la compañía y suministrar la información financiera requerida en forma
EL PROCESO EL PROCESO /
OBJETIVO confiable y oportuna para la toma de decisiones de la gerencia previniendo negocios ilicitos, lavado de activos entre otros que afecte el sistema de gestion en control RESPONSABLE: AUTORIDAD
seguridad
CUAL LA COBERTURA
ALCANCE Comprende el área contable
DONDE INCIAL Y de la empresa y los procesos de cartera, tesorería e, impuestos Director Financiero
RESPONSABLE
DONDE TERMINA DE Detalle informacionINDICADORES
. Establezca actividades AL EJECUTAR LA INTERESADO DE LA TIPO DE DOCUMOS PROPIO
ENTREGAR
LOS LIMITES A NIVEL Documentos o macro del proceso ACTIVIDAD GENERA: SALIDA REPORTES, EJEMPLO:
NOMBRE INDICADOR
DE CARGOS - elementos como se FORMULA basado en el ciclo PHVA META INFORMACION, PROGRAMA CAPACITACION
Entrega de informacion Oportuna PROCESOS - presenta el insumo a 100% DOCUMENTOS, PRESUPUESTO 2013
Cumplimiento Presupuestal ENTIDAD cada actividad 100% APROBACIONES, INCAPACIDAD X EPS
Internos - Externos REGISTROS, INFORME MENSUAL GESTIO
Rotacion Cartera 22 Dias PROGRAMAS, EMAIL APROBACIÓN
Pago Oportunos Pagos Realizados / Pagos Programados 100% PRODUCTOS - ARCHIVO CRONOLOGICO H
SERVICIOS ARCHIVO DOCUMENTOS DE

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Sergio Soriano López - Director Financiero Ruth Yamileth Sierra Cruz - Ingeniero Gestion Integral Javier Rojas Velàsquez - Gerente General
12/01/2013 12/01/2013 12/01/2013