Manual de Funciones Con Placacentro-Definitivo

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
DISTRIAS es un Grupo Empresarial creado para satisfacer las necesidades de la construcción

moderna, cuenta con el mejor portafolio de productos y servicios de la región. Fue concebida como
una empresa de carácter privado, con ánimo de lucro, la cual tiene como objetivo la
comercialización y logística de productos derivados del acero y materiales para el sector de la
construcción, siendo su zona de influencia los departamentos de Córdoba, parte de Sucre,
Antioquia y demás regiones circunvecinas.
Desde 1992 se iniciaron actividades distribuyendo y representando las mejores marcas del sector,
las cuales cumplen con los estándares internacionales de calidad, que aseguran la estabilidad de
la obra, multiplican la inversión y brindan tranquilidad y confort a constructores y usuarios a través
del tiempo.
Con su slogan “somos distribuidores de las mejores marcas de la construcción”, se han ganado un
importante espacio en el mercado distribuyendo las marcas más reconocidas en materia de tejas,
cemento, tuberías, hierro y herramientas para el sector agrícola, entre otros: CEMENTOS ARGOS,
ACEROS DIACO, CUBIERTAS DE ETERNIT, ACESCO Y AJOVER, TUBOS Y ACCESORIOS
PVC GERFOR, HERRAMIENTA AGRÍCOLA DE HERRAGRO, TANQUES Y PLÁSTICOS DE
COLEMPAQUES, CERAMICA ALFA, PINTUCO, CAL CALTEX Y PROCALCO, CANALES PAVCO,
TOXEMENT, EINHILL, HEIRAGRO, CALCAREOS, SOLTRODE, CERRADURA SCHLAGE,
FALCON, INAFER, MOTTO, ALAMBRE PUAS PUMA Y CORSUN, MANTOS EDIL, VALVULAS
APOLO, ELECTROBOMBOS PEDROLLO, COLMENA, KNAUF, FIBEGLASS, MARGRES,
SOCODO.
La capacitación del personal y adquisición de la tecnología apropiada permite ofrecer asesoría

profesional respondiendo a las expectativas de los clientes y generando valor agregado con un
servicio integral para sus proyectos de construcción. En la actualidad, DISTRIAS cuenta con
personal suficiente e idóneo para prestar los servicios que ofrece en cumplimiento de su misión
DISTRIAS es relativamente joven y desde siempre ha sido el Sr. Eduardo Acosta Suárez, su
representante legal y el responsable ante los clientes, proveedores y cualquier institución o
instancia que tenga relación con la administración y operaciones del negocio.
ORGANIZACIÓN
La organización es una actividad básica de la administración que sirve para agrupar y estructurar
todos los recursos (humanos y no humanos), con el fin de alcanzar los objetivos predeterminados.
De todos los recursos, el elemento humano es el más importante. Mediante la organización, las
personas se agrupan para realizar las tareas interrelacionadas y trabajar mejor en grupo. La
organización existe porque el trabajo que se debe realizar es demasiado para una sola persona.
De ahí la necesidad de contar con mucho talento humano, lo cual conduce a un nuevo reto: lograr
la coordinación entre las personas, por ello, la importancia de implementar el Manual de Funciones
y Procedimientos.
REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

DORA LILIANA RUIZ J. JACQUELINE CAMACHO A. No. 1 FEBRERO DE 2011 ADMINISTRATIVA
Página 1 de 112
INTRODUCCION
El manual de funciones y procedimientos es una herramienta administrativa que fortalece el control
interno. Por tanto este debe ser un documento de consulta permanente que permita el desarrollo
de actitudes positivas que incentiven el aotocontrol y el conocimiento de las actividades y tareas de
cada uno de los cargos dentro de la empresa.
En el siguiente manual se han definido las funciones y actividades concernientes a cada uno de los
cargos de acuerdo a su jerarquia y naturaleza. Tambien se han establecido los procesos para
realizar de forma correcta las funciones mas importantes de cada uno de los cargos.
Este manual esta sujeto a revision y actualización por parte del departamento de Gestion Humana
de la empresa DISTRIAS.
MISION
Entregamos soluciones integrales para nuestros clientes en el sector de la construccion y afines, a

traves de un portafolio de productos de marcas reconocidas por su calidad, contamos con personal
competente y comprometido para brindar un servicio optimo.
VISION
DISTRIAS sera modelo empresarial, reconocida como la mejor opcion de soluciones integrales en
materiales de construccion y afines con tecnologia de punta y basada en sus principios y valores.
OBJETIVO DEL MANUAL
El manual de funciones y procedimientos de DISTRIAS tiene como objetivo principal dotar a la

empresa de una herramienta de trabajo que va a contribuir al cumplimiento de las actividades y
tareas de cada uno de los empleados de la empresa.
Este manual esta dirigido a todo el personal vinculado laboralmente a la empresa bajo cualquier
modalidad y busca ser un elemento de apoyo para el cabal cumplimiento de las responsabilidades
y tareas asignadas a cada cargo.
JUSTIFICACION DEL MANUAL
Para DISTRIAS es importante contar con una herramienta que permita facilitar el mejoramiento
continuo a traves del cambio de actitud de los empleados frente al quehacer diario en la empresa,
ya que el definir las practicas, tareas y funciones de cada cargo le permite al trabajador sentirse
mas identificado y a gusto con su labor.
ORGANIGRAMA

Página 2 de 112

Página 1 de 112
DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
CARGO: GERENTE GENERAL

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: NO APLICA
ÁREA: ADMINISTRATIVA
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional en ciencias administrativas, con profundos conocimientos de la actividad

económica de la empresa, experiencia en ventas, manejo de personal, optimización de recursos,
además debe ser una persona proactiva, dinámica, responsable, excelente fluidez verbal, buenas
relaciones personales, capacidad de análisis, síntesis y toma de decisiones. Integridad moral y
ética.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Dirigir, organizar y coordinar el funcionamiento general de

la empresa. Ejercer la representación legal de esta.
FUNCIONES PRINCIPALES:
 Realizar la gestión necesaria, para lograr el desarrollo de la empresa.

 Representar a la empresa.
 Realizar negociaciones que beneficien a la empresa.
 Controlar el manejo de los recursos financieros.
 Desempeñarse como vendedor.
 Planear, desarrollar metas a corto, mediano y largo plazo para el posicionamiento de la
empresa.
 Verificar y apoyar los procesos de compras.
 Crear y mantener buenas relaciones con clientes y proveedores.
 Supervisar, evaluar y controlar la aplicación de los procedimientos y la ejecución de
actividades del personal subalterno.
 Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de los objetivos de los diferentes
departamentos y gerencias.
 Liderar y coordinar funciones estratégicas de diferentes áreas. (mercadeo, ventas, servicio
al cliente, logística).
 Coordinar y verificar el funcionamiento del departamento de logística.
FUNCIONES ADICIONALES:
 Intervenir en procesos de recuperación de cartera.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: GERENTE GENERAL.
2. PROPOSITO: Definir y establecer las actividades y procedimientos diarios necesarios para

ejercer el cargo de Gerente general de DISTRIAS, de tal forma que las actividades
correspondientes sean realizadas de forma ágil, segura eficaz.

Página 1 de 112
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el área administrativa,

específicamente en el área de trabajo de del Gerente General.
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS:
 Manual de Funciones.
 Documentación de Seguridad y Salud Ocupacional.
 Reglamento Interno de Trabajo.
 Documentación reservada para directivos.
5. PRINCIPIOS BASICOS DE SEGURIDAD:
 Todos los accidentes o lesiones pueden evitarse.

 Cada persona tiene la obligación de trabajar con responsabilidad y seguridad.
 Cada persona debe tomar las precauciones necesarias antes de iniciar su trabajo.
6. PRECAUCIONES GENERALES:
 El personal que desarrolle esta actividad debe estar capacitado y tener conocimiento del
tipo de procedimiento a realizar.
 Los equipos, elementos de trabajo y de seguridad deben permanecer en buenas
condiciones de uso.
7. ELEMENTOS DE SEGURIDAD BASICOS: No aplican elementos de Seguridad.
8. PROCEDIMIENTOS
8.1. Prepárese antes de efectuar su trabajo: Antes de ejecutar la programación, planeamiento,

coordinación, dirección y control de los recursos a su cargo, verifique el estado de todos estos,
incluyendo Recurso Humano y Equipos.
8.2 Realice el Trabajo:
 Como gerente General, la representación legal de la empresa acarrea la responsabilidad

jurídica, por tanto usted debe actuar de forma cautelosa y recibir la asesoría necesaria al
momento de la toma de decisiones.
 El proceso de compras es de vital importancia, es su responsabilidad participar y
supervisar dicho proceso, por tanto usted debe autorizar los pedidos que se van a realizar,
cuando dichos pedidos y sus facturas lleguen a la empresa debe revisar que haya sido
recibido de forma satisfactoria y que la factura este correcta en cuanto precio, cantidad,
descuentos, después de esto usted debe dar el Vo.Bo. para pasar a cartera y su posterior
cancelación.
9. RECUERDE:
 Es una de sus funciones más importantes la realización de negociaciones que beneficien a

la empresa, dentro de están negociaciones no solo están las de carácter adquisitivo si no
también los convenios, proyectos, ventas de las que usted debe apersonarse.

Página 2 de 112
CARGO: SUBGERENTE
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional en Administración de empresas o afines, experiencia en manejo de personal,

con gran sentido de responsabilidad y profundo conocimiento de la actividad económica y
funcionamiento de la empresa.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: ejecutar labores de dirección general, apoyar la

formulación de políticas internas, crear y proponer proyectos que permitan llevar a cabo el
cumplimiento de la misión y alcanzar los objetivos visionados.
Tomar las decisiones necesarias para el funcionamiento de la empresa cuando el Gerente General
no se encuentre, tomando su lugar, el mando y direccionamiento de la empresa durante la
ausencia de este.
-
 Entablar buenas relaciones con clientes y proveedores.

 Supervisar la labor del departamento de cartera.
 Participar en la formulación de políticas de la empresa.
 Asesorar al Gerente General en la toma de decisiones de la empresa.
 Proponer mecanismos y herramientas para optimizar y mejorar los procesos realizados en
la empresa.
 Autorizar gastos extras de la empresa.
 Elaborar propuestas para mejorar la actividad comercial y el posicionamiento de la
empresa.
 Vigilar el cumplimiento por parte del personal de las políticas de la empresa.
 Programar y dirigir la administración de todos los recursos de la empresa.
 Resolver los conflictos que puedan presentarse con el personal de trabajo.

 Asistir a reuniones o convocatorias en representación de la Empresa.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: SUBGERENTE

ejercer el cargo de subgerente general de DISTRIAS, de tal forma que las actividades
correspondientes sean realizadas de forma ágil, segura eficaz.

específicamente en el área de trabajo de del Subgerente General.

Página 3 de 112

condiciones de uso.
7. ELEMENTOS DE SEGURIDAD BASICOS:
 No aplican elementos de Seguridad.
8. PROCEDIMIENTOS
8.1 Prepárese antes de efectuar su trabajo: Antes de ejecutar la programación, planeamiento,

incluyendo Recurso Humano y Equipos.
8.2 REALICE EL TRABAJO:
 Durante la ausencia del Gerente General, o cuando este lo requiera usted debe realizar las
labores gerenciales, teniendo en cuenta que esta es una actividad que exige un alto grado
de responsabilidad y en el caso de tener que tomar decisiones relevantes, estas deben
estar siempre encaminadas hacia el beneficio de la empresa en general.
 Para la aprobación de gastos extras o de pago de obligaciones, usted debe avalar con su
firma los comprobantes, facturas, cuentas usted y demás documentos que requieran que
usted garantice su viabilidad.
 Usted debe velar constantemente por el buen funcionamiento del departamento de cartera,
por esto usted debe supervisar las funciones y procedimiento de esta área, de tal forma
que se garantice el buen manejo de los sistemas de cobro.

Página 4 de 112
9. RECUERDE:
 Es de vital importancia el apoyo a la Gerencia General en cuestiones de preparación,

coordinación y toma de decisiones.
 Usted debe utilizar los recursos que le son asignados para el desempeño de su cargo
exclusivamente para los fines dispuestos.
 Debe custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su cargo usted
maneja, esto con el fin de evitar el uso, sustracción o destrucción de la misma.
 Toda incidencia o contra tiempo debe ser informada a su jefe inmediato.
 Debe estar siempre atento y dispuesto a realizar su trabajo.

Página 5 de 112
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Compras,

Inventarios, Proveedores, Bancos)
ÁREA: GERENCIA GENERAL
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional o técnico con estudios complementarios en gestión de compras y/o

contabilidad. Gran capacidad de negociación, facilidad para comunicarse y relacionarse,
conocimientos de informática básica, contabilidad sistematizada, manejo de inventarios,
proveedores y plataformas bancarias.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Tramitar la adquisición de productos y materiales

comercializados por la empresa, Ingresarlos al sistema y gestionar su pago.
 Realizar los pedidos de mercancías.

 Ingresar al sistema las facturas de las compras realizadas.
 Scanner de facturas de proveedores y subirlas al software.
 Ingresar las notas contables enviadas por los proveedores.
 Realizar las transferencias bancarias correspondientes a pago de proveedores y nómina.
 Realizar los ajustes necesarios en el inventario.
 Diligenciar el reporte de facturas de compra con seguro de transporte para la aseguradora
 Mantener contacto y comunicación permanente con los proveedores y sus respectivos
jefes o auxiliares de cartera.
 Informar a la Gerencia las ofertas recibidas y los cambios en precios y/o en las políticas de
los proveedores.
 Mantenimientos de referencias, ajuste de precios y existencias
 Imprimir diariamente reportes de banco
 Solicitar los créditos de factoring con los bancos, diligenciar la documentación pertinente y
verificar los estados reales de las obligaciones, para reportar a la gerencia las obligaciones
ordinarias de todos los bancos al igual que los saldos de leasing, mensualmente
 Solicitar la conciliación de los DAT (Consignaciones por Recaudos).
 Creación de terceros en la base de datos
 Hacer cotizaciones a los clientes
 Montar pedidos y facturar mercancías a los clientes
 Elaborar las notas créditos solicitadas por devoluciones de mercancías

Página 6 de 112
PUNTOS DE AUTOCONTROL:
 Para ingresar las facturas de compra estas deben tener el visto bueno de recibido de
mercancía.
 Para realizar notas contables se debe tener el visto bueno del auditor de inventarios en la
factura detallando el porqué de la devolución del producto.
 Para poder realizar los ajustes necesarios en el inventario, esta actividad debe estar
monitoreada por el auditor de inventarios
 La actividad de ingresos y salidas de dinero de los bancos debe estar auditada por el área
de contabilidad.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (COMPRAS, INVENTARIOS,

PROVEEDORES, BANCOS)

realizar la gestión de compra de aquellas requisiciones autorizadas, de tal forma que este proceso
sea realizado de forma ágil y segura.
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el área de trabajo del ASISTENTE
ADMINISTRATIVO encargado de realizar este proceso y demás personas relacionadas con esta
actividad ya sean empleados de DISTRIAS y/o a empresas contratistas.
 Facturas de compra.

 El personal que desarrolle esta actividad debe estar capacitado y tener conocimientos del
 No se permiten distracciones mientras se efectúan las funciones asignadas.
 No se debe comer, beber, fumar mientras se realizan las funciones correspondientes.

Página 7 de 112
 No Aplica.
8. PROCEDIMIENTOS:
8.1 Prepárese antes de efectuar su trabajo:
 Verifique su lugar de trabajo y sus equipos.

 Organice la documentación con la que va a trabajar.
 Solicite al jefe de bodega el listado de los artículos que tengan stock bajo.
 Confronte las facturas con las remisiones y verifique que correspondan.
 8.2 Realice el trabajo:
 Realice los pedidos necesarios, comunicándose con los proveedores vía telefónica,
plataforma virtual o personalmente, previa autorización del Gerente.
 Una vez confrontadas las facturas, proceda a ingresarlas por el módulo de compras,
teniendo en cuenta la fecha, el proveedor, el plazo y el número de factura. Ubique el ítem
del artículo que va a ingresar, liquide precio, verifique IVA, retención en la fuente, guarde la
información en el sistema e imprima.
 Determine que facturas van a ser canceladas por medio de factoring, luego diligencie la
solicitud de desembolso relacionando las facturas a cancelar, estas solicitudes deben ser
autorizadas y firmadas por el Gerente.
 Para realizar los pagos de las obligaciones financieras, proveedores y de nómina de forma
electrónica, ingrese al portal del banco correspondiente de forma segura, cree la
transacción y ejecute el proceso.
 Mensualmente debe enviar el reporte de las facturas de compra de los proveedores que
tienen seguro de transporte, a la aseguradora correspondiente. Este proceso debe
realizarlo de acuerdo a la información que usted maneja en el sistema.
 Para realizar el reporte de horas extras usted debe descargar esta información desde el
lector de huellas dactilares y realizar la revisión respectiva para cada empleado.
9. RECUERDE:
 Debe verificar el stock de inventario constantemente a través del sistema.

exclusivamente para los fines dispuestos
maneja, esto con el fin de evitar el uso, sustracción o destrucción de la misma
 Debe verificar las fechas de vencimiento de las obligaciones contraídas por la empresa.
 Debe tener en cuenta las fechas de vencimiento de las facturas de compra con el fin de
aprovechar los descuentos financieros.

Página 8 de 112
CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional en ciencias económicas, condición absoluta de liderazgo, pro actividad, con
amplia trayectoria en negociaciones, experiencia en funciones de alta Gerencia y manejo de
personal. Manejo integral de administración y finanzas con competencias laborales enfocadas a la
planificación y control de las áreas a su cargo.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Planear, organizar, dirigir y controlar todo lo relacionado
con los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos de la empresa.
 Diseñar, proponer e implementar políticas administrativas y financieras.

 Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades administrativas y financieras
de la empresa.
 Impulsar y garantizar la eficiencia administrativa, mediante el desarrollo de prácticas
administrativas y financieras basadas en los lineamientos de la Gerencia General.
 Asegurar el cumplimiento del control interno administrativo, contable y financiero
 Dirigir y verificar el buen funcionamiento del talento humano de la empresa.
 Prestar apoyo administrativo y financiero a las diferentes áreas de la empresa, para
garantizar un eficiente desempeño.
 Adoptar medidas correctivas para el mejoramiento de los sistemas de Administración
 Atender los requerimientos de los diferentes entes de control y vigilancia, así como de las
demás entidades autorizadas para solicitar información administrativa, financiera y
contable de la empresa.
 Coordinar con las Gerencias las políticas a aplicar en la empresa, con el propósito de dar
cumplimiento a las operaciones realizadas.
 Elaborar los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la
dependencia.
 Revisar y coordinar la preparación de los estados de la Ejecución Financiera.
 Representar a la empresa en el área de su competencia y en reuniones relacionadas con
el área administrativa y financiera.
 Revisar y analizar libros y soportes de contabilidad para verificar su autenticidad.
 Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Página 9 de 112
 Verificar la labor del departamento de cartera.

 Verificar la gestión del departamento contable.
 Verificar la gestión del departamento de gestión humana.
 Preparar en forma fidedigna y oportuna los informes administrativos, financiero-contables
mínimos necesarios para que el jefe de la dependencia y la gerencia general puedan tomar
las mejores decisiones en cuanto a cada tema específico.
 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, las políticas y normas
pertinentes relacionadas con sus funciones, así como supervisar la labor y la calidad ética
de todo el Talento Humano de la empresa.
 Diseñar, programar y dirigir los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o
financieros.
 Informar al superior sobre la situación financiera y administrativa de la empresa y rinde
cuentas sobre su gestión.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

ejercer el cargo de Gerente Administrativo y Financiero de DISTRIAS, de tal forma que las
actividades correspondientes sean realizadas de forma ágil, segura y eficaz.

específicamente en el área de trabajo del Gerente Administrativo de DISTRIAS.

condiciones de uso.

Página 10 de 112
8. PROCEDIMIENTOS
8.1 Prepárese antes de efectuar su trabajo: Antes de ejecutar la programación, planeamiento,

incluyendo recurso Humano y equipos.
8.2 Realice el trabajo: Para atender los requerimientos de información de las entidades
autorizadas, usted debe recibir la solicitud de forma verbal o escrita, analizar el tipo de
información requerida y proceder a revisar en el sistema o en los archivos la documentación
que va a ser entregada, debe imprimir o fotocopiar dichos documentos. Analice la información
allí contenida y proceda a elaborar la respuesta a los requerimientos anexando soportes si así
lo amerita. Debe enviar un oficio remisorio dirigido a la entidad o persona interesada en el cual
relacione la información que está suministrando. Debe archivar copias de todos los oficios.
9. RECUERDE:
 Es de vital importancia el apoyo a la Gerencia General en cuestiones de preparación,

coordinación y toma de decisiones.

Página 11 de 112
CARGO: CONTADOR
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
ÁREA: FINANCIERA
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Contador titulado, con experiencia en sector privado, altos estándares éticos que genere
confianza en la integridad de los resultados de su labor y objetividad al momento de tomar o
sugerir decisiones.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Planificar, organizar, coordinar y dirigir los procesos
inherentes al manejo de información contable de la empresa.
 Responder por la adecuada presentación y entrega oportuna de los balances, anexos e

informes exigidos por la gerencia, los proveedores, las entidades de control y vigilancia y
demás entidades interesadas. Así mismo, debe atender los requerimientos formulados por
los mismos.
 Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las distintas áreas de la
empresa de las normas administrativas, legales y fiscales vigentes en materia de
contabilidad.
 Realizar análisis y proyecciones financieras con el fin de brindar información que ayude a
evaluar los resultados, rentabilidad y recursos de la empresa en la toma de decisiones por
parte de la Gerencia.
 Elaborar los presupuestos anuales de ingresos, costos y gastos, los flujos de caja y según
el caso realizar los informes de las ejecuciones v/s. presupuestos.
 Actualización permanente en materia contable, tributaria, comercial, etc., así como su
implementación en la empresa.
 Responder por la adecuada presentación de la información de carácter comercial, tributario
y fiscal, siguiendo las normas y políticas exigidas por las Superintendencias, Cámara de
Comercio, DIAN, UGPP y demás entidades del orden nacional y territorial, de acuerdo con las
disposiciones legales vigentes.
 Coordinar con las demás áreas que el registro de la información sea oportuna y confiable,
verificando la consistencia de los registros, así como implementando nuevos reportes que
faciliten y agilicen el cruce de información y la generación de nueva información.
 Colaborar y evaluar la implementación de controles internos que conlleven a la
salvaguardia de los bienes de la entidad, al cumplimento de los procedimientos y al
adecuado flujo de información soporte de contabilidad.
 Colaborar para que haya un adecuado flujo de información soporte de la contabilidad.
 Ejercer control sobre las claves internas de programa de contabilidad.
 Presentar Estados Financieros en las fechas establecidos de acuerdo con el cronograma
correspondiente
 Desarrollar las demás funciones relacionadas con su cargo que le sean asignadas por su
superior inmediato.

Página 12 de 112
 Sugerir modificaciones en los diversos software que utiliza la empresa, buscando lograr
que la información siempre esté en línea.
 Estar atento a los requerimientos en la empresa de acuerdo con las condiciones que
establezca el Consejo Técnico de la Contaduría (CTCP), para iniciar el proceso de
implementación de los Estándares internacionales de contabilidad y de información
financiera.
 Conocer las condiciones y aplicación de los beneficios para la empresa establecidos en la
Ley 1429 del 2010 para Generación de Empleo.
 Controlar el sistema de facturación en cuanto a resoluciones de facturación, fechas de
vencimiento e impresión litográfica.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: CONTADOR

ejercer el cargo de Contador de DISTRIAS, de tal forma que las actividades correspondientes
sean realizadas de forma ágil, segura y eficaz.
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el área financiera, específicamente

en el área de trabajo del Contador de DISTRIAS.
 Balances y Documentación reservada para directivos.

condiciones de uso.
8. PROCEDIMIENTOS

Página 13 de 112
8. 1 Prepárese antes de efectuar su trabajo: Antes de ejecutar la programación, planeamiento,

incluyendo recurso Humano y equipos.
8.2 Realice el trabajo:
 Para realizar informes contables, usted debe revisar y analizar la información registrada en
el sistema, la cual ya ha sido auditada para garantizar su confiabilidad. Con la información
ya depurada, proceda a elaborar los informes contables siguiendo los modelos
establecidos. Cuando las cuentas presenten variaciones significativas usted debe hacer
notas contables que aclaren la información. La información allí consignada debe
corresponder fielmente a los saldos registrados en el sistema contable, finalmente proceda
a firmar los estados y hágalos firmar por el Gerente General. Debe archivar copia de todos
los estados contables.
 Para realizar los informes financieros a gerencia usted debe analizar la información
consignada en los estados financieros, con esta información proceda a aplicar los
indicadores y demás elementos que le permitan elaborar un juicio de valor, luego redacte
las conclusiones a las que ha llegado firme este documento, pase copia del mismo a la
Gerencia y a la entidad que lo solita, también debe quedar copia en el archivo.
9. RECUERDE:

Página 14 de 112
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Auxiliar Contable)

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: CONTADOR
ÁREA: FINANCIERA
NUMERO DE CARGOS: 2
PERFIL: Profesional o técnico en contaduría, con experiencia en manejo contable y financiero,

amplios conocimientos en legislación laboral y comercial.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Asistir al contador de la Empresa, obtener y registrar

datos contables y financieros, verificar pagos y cobros.
 Hacer las conciliaciones de bancos mensualmente.

 Elaborar ingresos y egresos contables.
 Hacer asientos en los registros de contabilidad.
 Contabilizar la nómina de la empresa quincenalmente y realizar las provisiones mensuales.
 Verificar las novedades que se presenten en el pago de nómina quincenal.
 Realizar pago de seguridad social mensualmente, teniendo en cuenta las novedades
presentadas en la nómina
 Liquidar las prestaciones sociales de cada trabajador.
 Realizar los certificados de ingresos y retenciones de cada empleado anualmente.
 Hacer notas crédito a clientes.
 Solicitar el certificado de retención en la fuente anualmente y el de Retención de IVA
bimestralmente.
 Anular facturas de ventas y de compras cuando es necesario, al igual que ingresos y
egresos.
 Hacer en el sistema transferencias de: Cánones de arrendamiento y pago de nómina
 Ingresar todas las obligaciones financieras de crédito ordinario y virtual
 Revisar y cancelar el pago de las diferentes libranzas de los empleados.
 Causar facturas gastos en general y hacer cuentas de cobros de pagos inmediatos
 Verificar que los recibos de servicios públicos de las diferentes bodegas sean
contabilizados y pagados en las fechas de corte, evitando que suspenda el servicio
 Elaboración de egresos de las facturas cobro de los gastos que son de pago inmediato:
fletes, suscripciones y afiliaciones, descargues
 Facturar las ventas de ganado de la empresa Teresita Días Naranjo
 Contabilización de IVA de remisiones de consumo de las empresas del grupo de Distrias
 Verificación del registro de las sustancias controladas
 Archivo de las carpetas de los inmuebles y vehículos del grupo del Distrias (APRENDIZ)
 Contabilización y pago de los impuestos municipales de predial y valorización
 Legalizaciones de los anticipos de viáticos de los empleados mediante notas de
contabilidad
 Elaboración de facturas mensuales de los arriendos de la bodega 2 y arriendo de los
vehículos de las empresas Eduardo Acosta y Teresita Días y contabilización de las
respectivas empresas. Contabilizar y elaborar los comprobantes de pago de los arriendos
de la bodega 1 y bodega 6.

Página 15 de 112
 Certificados de ventas de un período de los clientes

 Corrección de Novedades basados en la indicación de la gerencia financiera
 Contabilizar las depreciaciones de todos los activos de la empresa, mensualmente.
 Emitir certificados de Retención por IVA a los proveedores , bimestralmente y Retención en
la Fuente e Ica de los proveedores , anualmente
 Ingresar al sistema las obligaciones financieras.
 Realizar consignaciones bancarias, mensuales.
 Reportar el señor gerente Igualmente las cuotas pagadas y saldo de todas las obligaciones
ordinarias y de leasing
 Llenar formato de actualización de información a los bancos y a proveedores
 Llenar formato de solicitud y actualización de documentos de proveedores
 Mantener el archivo de documentos contables ordenado y al día.

 Hacer transferencias bancarias
 Realizar otras funciones afines que le sean asignadas.
PUNTOS DE CONTROL:
 Revisión de las conciliaciones bancarias por parte de la revisoría fiscal

 Revisión por parte de auditoria de la gerencia administrativa y financiera
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Auxiliar Contable).

desempeñar el cargo de asistente administrativo en el área de contabilidad de tal forma que estas
actividades sean realizadas de forma ágil y segura.
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el Departamento

administrativo y financiero, específicamente en el área de trabajo del asistente
administrativo encargado de realizar los procesos contables en DISTRIAS.
 Facturas
 Nómina
 Cuentas de cobro.

Página 16 de 112

 El personal que desarrolle esta actividad debe estar capacitado y tener conocimiento
del tipo de procedimiento a realizar.
 No Aplican elementos de Seguridad.
8. PROCEDIMIENTOS:
8. 1 Prepárese antes de efectuar su trabajo:
 Al llegar a la empresa a iniciar su jornada laboral, repórtese ante su jefe inmediato

(Gerente Administrativo y Financiero).
 Revise sus equipos y herramientas de trabajo, verifique que estos se encuentren en
buen estado. Cualquier novedad debe reportarla.
 Para la elaboración de nómina, quincenalmente proceda a capturar en el módulo de

nómina del programa Fomplus.Net las novedades que se hayan presentado
(prestamos, extras, etc.), revise e imprima los soportes de pago para cada empleado.
 Para realizar los pagos de seguridad social, mensualmente saque la información del
programa Fomplus.Net en el módulo de nómina, estos valores ingréselos al operador
de información de tal forma que estos pagos sean realizados de forma fácil y rápida.
 Usted debe realizar la conciliación de bancos, verifique que los saldos de los libros de
la empresa estén de acuerdo con los extractos bancarios y a su vez elabore las notas
crédito o débito que sean necesarias. Especifique que pagos o consignaciones quedan
pendientes.
 Cuando se presenten cambios o devoluciones, debe elaborar la nota crédito

correspondiente, de tal forma que no se presenten errores posteriores.
9. RECUERDE:
 El proceso de afiliación a SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES de los nuevos

empleados debe ser realizado por usted.
 Usted debe tramitar y realizar los procesos necesarios para solucionar los problemas o
inconvenientes que se tengan los empleados con sus EPS.

Página 17 de 112
 Debe custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su cargo
usted maneja, esto con el fin de evitar el uso, sustracción o destrucción de la misma.

Página 18 de 112
CARGO: COORDINADOR DEL TALENTO HUMANO

NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional en Administración de Empresas, Psicología o afines con conocimientos en

pruebas psicotécnicas, contratación, seguridad social, bienestar, evaluación de desempeño, etc.
Competencias laborales en todo lo relacionado con asuntos legales y administrativos, selección de
personal, gran habilidad para comunicarse y transmitir mensajes.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Administrar los Recursos Humanos de la empresa e

implementar procesos eficientes que generen mejoramiento continuo y buen clima laboral.
 Coordinar y/o realizar el proceso de selección del personal.

 Evaluar las competencias y potencial de los candidatos, de acuerdo a los requerimientos
de la empresa.
 Elaborar los contratos de vinculación laboral o por servicios.
 Llamar a descargos y aplicar las respectivas sanciones en caso de incumplimiento del
Reglamento Interno de Trabajo.
 Revisar la nómina verificando el correcto reporte de novedades.
 Proyectar y coordinar programas de capacitación y recreación anual, certificación de los
trabajadores en cursos como: Trabajo seguro en alturas, servicio al cliente, manejo de
montacargas, liderazgo y estilo de mando, motivación, trabajo en equipo, y todos los que
se requieran, de echo es necesario convocar al personal para su asistencia a estos.
 Autorizar vacaciones, licencias y/o permisos.
 Vigilar que se dé cumplimiento a las normas de Salud Ocupacional Higiene y Seguridad
Industrial en la empresa.
 Velar por el cumplimiento de del reglamento interno de trabajo y demás normas laborales.
 Velar por el bienestar de las relaciones empleado empresa y conservar el buen estado de
la infraestructura de la empresa.
 Actualización del programa de la empresa.
 Actualización de los perfiles para cada cargo.
 Coordinar y documentar e implementar el proceso de selección de personal, evaluando las
competencias y potencial de los candidatos, acorde con los perfiles de los cargos y los
requerimientos de la empresa.
 Elaborar los contratos de vinculación laboral o por servicio, realizar las afiliaciones a
seguridad social, cartas de aperturas de cuentas bancarias.
 Definir programa de inducción y re-inducción de los empleados. (Tanto en seguridad como
en actividades propias del cargo.
 Establecer e implementar el programa de eficiencia por área de trabajo.
 Establecer procedimiento internos para autorizar: Permisos de trabajo, licencias,
vacaciones.

Página 19 de 112
 Realizar reporte de novedades para pago de la nómina y revisar el correo de pago de

estas.
 Programa para garantizar y sancionar aspectos como: Mala presentación personal, uso del
celular, pérdida indiscriminada de tiempo, hora de entrada y salida.
 Realizar reporte de horas extras laboradas por los empleados.
 Calcular los salarios a pagar de acuerdo al número de horas trabajadas.
 Legalizar y cobrar las incapacidades que se le presenten a los trabajadores.
 Elaborar cartas laborales requeridas por los trabajadores.
 Mediar en conflictos laborales.

 Asesorar las Gerencias en la toma de decisiones.
 Fomentar el liderazgo.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: COORDINADOR DEL TALENTO HUMANO

desempeñar el cargo de asistente administrativo en el área de contabilidad de tal forma que estas
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el Departamento administrativo y

financiero, específicamente en el área de trabajo del asistente administrativo encargado de realizar
los procesos contables en DISTRIAS.
 Facturas
 Nómina


Página 20 de 112

8. PROCEDIMIENTOS:
8.1 Prepárese antes de efectuar su trabajo: Revise sus equipos y herramientas de trabajo,
verifique que estos se encuentren en buen estado. Cualquier novedad debe reportarla.
 Para elaborar la estructura salarial de la empresa: debe revisar la planta de cargos,

analizar la complejidad de cada uno de estos y la jerarquía del mismo; usted debe tener y
conocer los criterios para fijar la estructura salarial y así mismo definir los rangos entre los
cuales oscilan los salarios. Una vez tomada la decisión y definido el salario debe pasarlo a
nomina para su aplicación.
 Cuando sea necesario llamar a descargos y aplicar sanciones a alguno de los empleados
de la empresa: debe analizar la falta cometida conforme a los lineamientos del reglamento
interno de trabajo, proceda a llamar a descargos al empleado para escuchar su versión de
los hechos, suscriba en acta todo lo que se ha dicho en los descargos; analice la situación
y si encuentra una falta real proceda a aplicar la sanción de acuerdo a lo dispuesto en el
reglamento interno de trabajo, comunique por escrito al trabajador involucrado; si
determina que no hubo falta alguna también debe informar y reintegrar inmediatamente al
trabajador a su puesto de trabajo. Cualquier decisión que se tome debe quedar registrada
y archivada en la empresa.
 Coordinación de los programas de capacitación: debe analizar las fortalezas y debilidades

del personal en los aspectos relacionados con su desempeño laboral, con su actuar
personal y en materia de salud ocupacional. Proyecte un plan de capacitaciones teniendo
como prioridad el desempeño laboral, contacte las instituciones o personal que puedan
prestar el servicio de capacitación, una vez establecido el cronograma de capacitación
debe informar con anterioridad a los empleados sobre la actividad esto debe hacerlo a
través de notificaciones personales, carteleras y avisos. Deben quedar registros y
evidencias de las actividades desarrolladas.
9. RECUERDE:
 Toda incidencia o contratiempo debe ser informada a su jefe inmediato.

Página 21 de 112
CARGO: AUXILIAR SERVICIOS GENERALES

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: COORDINADOR DE TALENTO HUMAN O
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Estudios de Bachiller, con capacitación suficiente que haga de esta labor una profesión,
con excelentes relaciones humanas y seguridad en sí mismo. Con competencias laborales en
servicio al cliente y con conocimientos básicos sobre aseo de oficinas y preparación de bebidas
aromáticas.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Realizar el aseo permanente a las oficinas de la empresa,
preparar bebidas aromáticas y atender a los clientes.
 Realizar el aseo a los baños y oficinas administrativas de la empresa
Procedimiento:
1) Primero se hace la apertura con respecto a lo que se va hacer.

2) Recojo mis utensilios para hacer el aseo.
3) Se inicia por la oficina de contabilidad.
4) Después se realiza en las oficinas de facturación.
5) Se continúa con la oficina de la asistente administrativo (Compras, inventarios,
proveedores, bancos).
6) Finalmente se realiza el aseo en la oficina de la gerente comercial.
 Estar atento al orden y aseo de la Sala de Juntas y demás sitios que lo requieran.
Procedimiento:
1) Se debe estar pendiente cuando se hace las reuniones con los clientes o con los
mismos trabajadores de la empresa.
2) Luego se debe estar atento a organizar la sala de juntas antes y después de las
reuniones que se realizan.
3) Cuando hay mucho oficio si le pide colaboración al señor de servicios generales.
 Preparar las bebidas (café, aromáticas) que serán ofrecidas a los clientes (internos y
externos)
Procedimiento:
1) Se debe preparar las bebidas como (café, aromática) que será ofrecidas al
personal interno y externo de la empresa.
2) Primero se le ofrecen las bebidas a los clientes si hay.

Página 22 de 112
3) Si no hay primero se le ofrece a los jefes y después a los compañeros.

4) La preparación del café consiste en echar 8 o 12 cucharaditas de café en la
cafetera.
5) Se le agrega el agua caliente del termo de afuera y el azúcar al gusto. (12 onzas)
6) Para la preparación de la aromática, se calienta primero el agua.
7) Luego se coloca una bolsita de aromática en el vaso con agua caliente.
8) Después se procede a atender a los clientes o los empleados de la empresa.
 Atender diligentemente a los clientes de la empresa (internos y externos).
Procedimiento:
1) Se debe estar atento a todo lo que piden los clientes. (agua, aromática, café)
2) Atender a los trabajadores de la empresa.
 Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene.
Procedimiento:
1) Se debe pendiente de que este bien aseada la cafetería, las oficinas y los baños.
 Tener disponibles y bien ubicados los elementos de trabajo de tal manera que cualquiera
los pueda usar en el momento que los necesite.
Procedimiento:
1) Se debe tener bien ubicados los elementos de trabajo.

2) Se debe tener bien limpios los utensilios de cocina.
3) Los elementos de trabajo como (escoba, trapeador, fabuloso, desinfectante) se
guardan en la parte de atrás de la cafetería.
 Realizar todas aquellas funciones afines que le sean asignadas.
Procedimiento:
1) Se realizan las funciones principales.

2) Se procede a realizar las funciones asignadas además de las principales.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

desempeñar las funciones requeridas para realizar el aseo general del área administrativa y la
preparación de bebidas aromáticas de tal forma que esta labor sea realizada de forma ágil, segura
y eficaz, con el propósito de lograr un ambiente de trabajo adecuado que redunde en el bienestar

Página 23 de 112
de las personas, la prestación de servicios de calidad, la satisfacción de los clientes y la

supervivencia de la empresa.

financiero, específicamente en el área de trabajo del auxiliar de servicios generales encargado del
aseo general del área administrativa y la preparación de bebidas aromáticas en la empresa.

 Debe tomar las precauciones necesarias para evitar inconvenientes con el uso de los
implementos de aseo.
 Guantes de manos para lavar utensilios de aseo.
8. PROCEDIMIENTOS:
 Al llegar a la empresa presentes ante su jefe inmediato.

 Revise sus implementos de trabajo, verifique que estos se encuentren en buen estado.
Cualquier novedad debe reportarla.
 Para realizar sus actividades de aseo, aplique los productos de aseo en las medidas
correspondientes, diríjase a las oficinas administrativas, limpie muy bien el polvo, recoja las
basuras que han quedado en los recipientes y disponga todo para que esté en perfecto
orden y aseo cuando la empresa inicie su jornada de atención al público.
 Elimine manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios y otros de pasillos, lugares de trabajo,
oficinas, escritorios, sillas, bibliotecas, estantes, ventanas y demás elementos del sitio de
trabajo.

Página 24 de 112
 En su jornada laboral debe realizar el aseo de los baños que funcionan en las oficinas
administrativas, verifique que el jabón de manos y el papel higiénico sean suficientes hasta el
siguiente día.
9. RECUERDE:
 Mantenga disciplina y constancia en las actividades que realiza.

 Adopte una actitud de compromiso permanente con el mantenimiento adecuado del
ambiente de trabajo.
 Usted debe estar atento para que siempre disponga de los elementos de aseo que requiera
 Los objetos en el piso pueden ocasionar tropezones y caídas.
 Las condiciones del piso pueden generar resbalones y caídas.
 Objetos sueltos en sitios elevados o mal arrumados pueden caer sobre las personas y
causar lesiones.
 Los objetos salientes o con puntas pueden ocasionar que las personas se lastimen o se
golpeen contra ellos.
 La acumulación de desechos y las basuras pueden ocultar elementos corto punzantes.
 El control inadecuado de basuras y desperdicios contribuyen a aumentar el número de
accidentes.
 Monitoree y haga seguimiento a los sitios donde debe ejecutar su trabajo para que siempre
estén en condiciones óptimas de aseo.

Página 25 de 112
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Sistemas).

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: COORDINADOR DE TALENTO HUMANO
ÁREA: ADMINISTRATIVO
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional o técnico en sistemas informáticos, con conocimientos en manejo de

procesos, redes de cómputo, capacidad para instalar y organizar programas, y todo lo relacionado
con el manejo de redes y equipos de computación.
Personal creativo, comprometido, responsable, con capacidad analítica e investigativa y excelente
dominio del tema de sistemas.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Optimizar el servicio a los clientes internos y externos
mediante el mantenimiento y coordinación de la tecnología disponible en la empresa, de tal forma
que estos recursos sean utilizados en forma eficaz, ágil y precisa.
.FUNCIONES PRINCIPALES:
 Realizar el traslado de equipos, programación, conexión e instalación de estos cuando sea

requerido.
 Proporcionar información técnica y capacitación al personal acerca del manejo de los
equipos.
 Preparar el plan de insumos y mantenimiento de equipos de cómputo, accesorios, etc.
 Dar solución eficaz a los eventos anormales que se presenten en la operación de los
computadores y programas.
 Efectuar el mantenimiento adecuado al software y el hardware.
 Administras la página WEB de la empresa y correos electrónicos.
 Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el manejo de los equipos
de la empresa.
 Realizar todas aquellas funciones afines que le sean asignadas
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (sistemas)

desempeñar el cargo de asistente administrativo encargado del manejo de sistemas y redes de tal
forma que esta labor sea realizada de forma ágil, segura y eficaz.

financiero, específicamente en el área de trabajo del ASISTENTE ADMINISTRATIVO de redes y
sistemas.

Página 26 de 112


8. PROCEDIMIENTOS:
8.1 Prepárese antes de efectuar su trabajo: Al llegar a la empresa preséntese ante su jefe
inmediato. (Gerente Administrativo).
 Usted debe proporcionar capacitación técnica en sistemas a los empleados de la empresa,

de tal forma que el manejo de los equipos, programas y redes sea realizado de forma
correcta.
 El proceso de instalación de equipos debe realizarlo de acuerdo a los requerimientos y
necesidades específicas que se presenten en la empresa. Este proceso debe realizarlo
basado en sus conocimientos y siguiendo las normas básicas de seguridad.
 Cuando se detecte algún problema en la red o equipos debe dar solución a este si esta
dentro de sus competencias, posteriormente debe investigar de forma detallada el origen
de la falla y tomar las medidas necesarias.
9. RECUERDE:


Página 27 de 112
CARGO: JEFE DE CARTERA

ÁREA: FINANCIERA
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional con experiencia administrativa en las áreas de contabilidad, cartera y recaudo.
Con competencias en la gestión de cobro, análisis de crédito, recuperación y rotación de cartera.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Realizar el recaudo de cartera de forma rápida y segura,
así como implementar planes comprendidos desde la concesión del crédito hasta la cobranza
jurídica; con el fin de ejercer control sobre la cartera y disminuir los índices de morosidad,
manejando un control efectivo de las cobranzas.
 Revisar los pagos a proveedores día a día y preparar las respectivas consignaciones.
 Revisión de pagos y descuentos con el fin de tener al día los estados de cuenta y vigilar la
morosidad de estas.
 Verificar los sistemas de cobro que se están implementando en la empresa y hacer
modificaciones si es necesario.
 Gestionar la recuperación de cartera a través de cobranza corriente, cobranza
administrativa o cobranza jurídica.
 Gestionar estrategias para la recuperación de cuentas de difícil cobro.
 Definir reglas para los límites de crédito.

 Acompañar y ayudar el Gerente General y Gerente Comercial con la evaluación de
solvencia moral y económica de los clientes que estén en proceso de solicitud de crédito.
 Manejar el área de servicio al cliente.
 Realizar informes de cartera vencida.
 Revisar y notificar la rotación de la cartera de cada vendedor.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: JEFE DE CARTERA

desempeñar el cargo de Jefe de Cartera de tal forma que esta labor sea realizadas de forma ágil,
segura y eficaz.

financiero, específicamente en el área de trabajo del Jefe de Cartera para realizar el proceso de
recuperación de cartera en DISTRIAS.

Página 28 de 112
 Facturas.
 Planillas.
 Reportes de cartera.

8. PROCEDIMIENTOS:
 Revise sus equipos y herramientas de trabajo, verifique que estos se encuentren en buen
estado. Cualquier novedad debe reportarla.
 Diariamente antes de iniciar su jornada laboral tire la planilla de facturación y entregas del
día anterior, verifique el retorno de las facturas originales.
8.2 Realice el Trabajo:
 Cuando los vehículos se encuentren listos para despacho, usted debe relacionar en su
libreta de forma manual el conductor, vehículo y numero de facturas que van a ser
entregadas. Este procedimiento con el fin de constatar que las facturas originales retornen
a la empresa para ser archivadas.
 Para realizar la gestión de cobro, semanalmente debe realizar un reporte de cartera para
verificar el vencimiento de los plazos y continuar con el proceso de recaudo.
 El proceso de recudo debe iniciarlo realizando una gestión telefónica para recordarle a los
clientes la obligación vencida o que esta por vencerse, el siguiente paso es enviar donde
el cliente el ASISTENTE ADMINISTRATIVO encargado del recaudo el día acordado para
el pago ya sea en efectivo o cheque.

Página 29 de 112
 Cuando los clientes presentan morosidad debe implementar otros procedimientos, tales
como llamadas más insistentes, visitas personales, llamadas de gerencia y por ultimo debe
recurrir al cobro jurídico previa autorización del Gerente Comercial.
 Diariamente debe revisar el vencimiento de las obligaciones tanto financieras como de

proveedores y autorizar los respectivos pagos.
 Diariamente al finalizar la tarde debe verificar el cuadre de caja de tal forma que ingresos y
egresos concuerden con la realidad. (consignaciones, pagos, etc.)
9. RECUERDE:
 La recuperación de cartera es de vital importancia para la Empresa.

 Debe definir la morosidad de los clientes basándose en parámetros establecidos por la
empresa.

Página 30 de 112
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO(Auxiliar de cartera)

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE CARTERA
ÁREA: FINANCIERA
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Técnico en contabilidad, experiencia en el manejo de cartera, recaudo, documentación,

facturación; competencia y habilidad en el manejo de sistemas informáticos tener conocimientos
básicos del manejo de archivos.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Apoyar la gestión del Departamento de cartera para
agilizar la rotación de esta, verificar la facturación diaria para minimizar el margen de errores.
 Recibir y revisar planillas de facturación diaria.
Procedimiento:
1. Acceda al sistema (facturación – reportes - planilla de movimientos – escoge fecha

de día a revisar (día hábil anterior))
2. Imprimir relación de las facturas hechas por día
3. Verificar planillas vs factura física
4. Si faltan consecutivos de facturas se debe averiguar en qué etapa del proceso esta y
hacer seguimiento hasta archivar.
5. Archivar
 Entregar y legalizar las facturas canceladas.
Procedimiento:
1. Recibir soportes de facturas canceladas (recibos de caja e ingresos a banco)

2. Enviar factura original cancelada al cliente (medio físico).
 Preparar diariamente el recorrido del personal de cobro.
Procedimiento:
1) En una agenda asignada.

2) Se anotan las facturas que ya están vencidas y facturas por radicar.
3) Las cuales deben tener firma y sello de la secretaria o persona asignada para
recibir.
 Archivar facturas.
Procedimiento:

Página 31 de 112
1) Luego que se despachan todas las facturas.

2) Luego de que se entrega la mercancía.
3) Las facturas deben de llegar a mí.
4) Luego se procede a archivar en sus folders correspondientes.
 Realizar llamadas a clientes atrasados con los pagos convenidos.
Procedimiento:
1) Hacer revisión de cartera.

2) Llamar a clientes vencidos con apoyo del jefe de cartera.
 Revisar las facturas de los materiales entregados diariamente.
Procedimiento:
1) Antes de archivar.
2) Se hace seguimiento de las facturas que han sido entregadas a los clientes.
3) Luego confirmar que estén firmadas.
4) Después archivar.
 Colaborar con la labor de facturación.
1) Cuando en facturación hay muchos clientes, se procede a colaborarles facturando,

cotizando y atendiendo a los clientes.
 Atender la recepción.
Procedimiento:
1) Se reciben las llamadas entrantes a Distrías.

2) Luego se direccionan a la persona que está solicitando el cliente.
3) Después se procede a recibir la información del cliente.
 Brindar atención al cliente.
Procedimiento:
1) Si la persona encargada de servicios generales no está, me corresponde atender al

cliente (Bríndales de tomar bien sea café, agua o lo que el cliente desee).
 Recibir llamadas diarias de clientes internos y externos.

 Revisar facturas con notas créditos de los clientes.

Página 32 de 112
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Cartera)

desempeñar el cargo de jefe de Cartera de tal forma que esta labor sea realizadas de forma ágil,
segura y eficaz.

financiero, específicamente en el área de trabajo del Jefe de cartera y su auxiliar para realizar el
proceso de recuperación de cartera en DISTRIAS.
 Facturas.
 Planillas.
 Reportes de cartera.


8. PROCEDIMIENTOS:

 Al llegar a la empresa presentes ante su jefe inmediato. (Jefe de cartera).

 Cuando su jefe tire la planilla de facturación a crédito del día anterior, revise y coloque el
visto bueno de recibido.
 Una vez revisadas las facturas, proceda a archivar.
 Entregue las facturas para recaudo a los auxiliares encargados de la gestión de cobro,
estas deben quedar registradas para verificar su retorno o cancelación.

Página 33 de 112
 La cartera de cada vendedor debe revisarle semanalmente para establecer los

vencimientos y fechas de cobro.
 Usted debe colaborar con la gestión de cobro vía telefónica, debe hacerlo de forma amable
y cordial siguiendo el protocolo establecido.
9. RECUERDE:
 Usted debe realizar algunas funciones que son desempeñadas por el jefe de cartera
cuando este se encuentre ausente.
 Usted debe colaborar con el proceso de facturación cuando es necesario.

Página 34 de 112
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Caja)

ÁREA: FINANCIERA
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional o técnico en sistemas, contabilidad, secretariado ejecutivo, con conocimientos

especiales en paquetes contables, habilidad para el manejo de dinero efectivo y servicio al cliente.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Manejar el dinero efectivo, cheques, consignaciones,

cuentas de cobro, etc. Todo lo referente a los ingresos y egresos de la empresa.
 Recibir el efectivo proveniente de pagos realizados por los clientes de sala y de los
asesores comerciales de DISTRIAS.
Procedimiento:
1) Se recibe el efectivo al cliente que procede a cancelar (vendedores, asesores).

2) Se le entrega un recibo a los clientes.
3) Luego a los asesores se les hace un recibo provisional (a los vendedores y asesores
se les recibe en efectivo).
4) se procede hacer el recibo por sistema.
 Realizar pagos a proveedores.
Procedimiento:
1) se obtiene una lista de los proveedores que están vencidos.

2) se procede a organizar el pago.
3) se busca la cuenta y se manda a consignar el valor correspondiente.
4) Recibe la consignación.
5) Se pasa a contabilidad.
6) Se escanea.
7) Se le pasa al proveedor.
 Realizar egresos para los diferentes gastos de la empresa. (viáticos, préstamos a

empleados y demás) y anexar los respectivos soportes.
Procedimiento:
1) Con la autorización que se envía de contabilidad se procede hacer el egreso por

sistema.
2) Luego se descarga en una cuenta específica para viáticos.

Página 35 de 112
 Manejar la planilla de cheques post fechados de los clientes y al día.
Procedimiento:
1) Se lleva una planilla donde se van ingresando los valores y las fechas de los cheques.
2) Se verifican todos los días que cheques están al día.
3) Para enviarlo a cambiar o a consignar (se consigna el mismo día).
4) Y el recibo se entrega en caja.
5) Se ingresa por sistema las consignaciones del banco.
 Elaborar recibos de caja provisional.
Procedimiento:
1) Después de recibir los cheques fechados.

2) Y no se puede hacer por sistema porque no se va a cambiar enseguida.
3) Qué hace un recibo provisional al cliente para tener soporte de que se recibió el
respectivo soporte.
 Elaborar planilla de egresos y soportes físicos.
Procedimiento:
1) Se organiza que deben estar todos con sus respectivos soportes.
 Revisar los movimientos de los clientes en el sistema.
Procedimiento:
1) Para conocer la cartera del cliente se revisa el módulo de cartera.

2) Se verifica cómo está el cliente sí está debiendo o no.
 Revisar diariamente los movimientos bancarios para verificar consignaciones y bajarlas del
sistema.
Procedimiento:
1) Con el nit de la persona.

2) En el extracto aparece el nit de la persona que consigna.
3) Se verifica el nit buscando en el sistema lo que tiene pendiente con respecto a la
consignación.
4) Se le baja en la cartera lo que tenga pendiente.
5) En caso de que se le baje la cartera que está en pendiente.
6) Se le hace un recibo un ingreso a banco debitándoles lo que debe el cliente.
7) Soporte es la consignación que aparece en el estrato.
 Realizar el cuadre general de la empresa y pasarlo a verificación en la subgerencia.

Página 36 de 112
Procedimiento:
1) Diariamente luego de que se termina la labor.

2) Luego se tira un cuadre por las 3 empresas.
3) La subgerente verifica que todos los movimientos que se hayan hecho sea lo que
aparezcan en los reportes qué están haciendo(Placacentro, Pintacasa, Distrias)
 Hacer entrega de efectivo, cheques, vales; acompañado de las planillas de ingresos y

egresos, tirillas de cuadre.
Procedimiento:
1) Con el cuadre el entrega la subgerente si hay cheques que quedan pendientes.

2) Se entrega el efectivo.
3) Se entrega el soporte de todo lo que es el cuadre en general.
 Realizar el cierre de caja.
Procedimiento:
1) Luego de que se termina de hacer el cuadre se busca el módulo y se procede a

realizar el cierre.
2) El cual queda con fecha del otro día.
3) No se puede seguir facturando.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Caja)

desempeñarse en el cargo de cajero principal de la empresa de tal forma que esta labor sea
realizada de forma ágil, segura y eficaz.

financiero, específicamente en el área de trabajo del asistente administrativo encargado de del
manejo de la caja principal en la empresa.
 Facturas.
 Recibos de caja
 Formatos de consignación
 Cheques.

Página 37 de 112

 Debe tomar las precauciones necesarias para evitar inconvenientes con el manejo de
dinero.
8. PROCEDIMIENTOS:

 Revise sus herramientas de trabajo, verifique que estos se encuentren en buen estado.
 Después del proceso de facturación el cliente debe acercarse hasta la caja a realizar el
pago respectivo, el pago puede ser en efectivo, cheque, tarjeta crédito o debito. En caso de
que el pago sea realizado en efectivo usted debe verificar muy bien el dinero, cerciórese de
que no hayan billetes falsos y que el dinero este completo, luego proceda a generar el
recibo de caja y a entregar la respectiva factura original al cliente. Si el pago es realizado
con cheque posfechado debe generar un recibo provisional.
 Una vez recibidas las facturas de los proveedores vencidos en el día, usted debe
programar los pagos según la disponibilidad de dinero en efectivo y los saldos en las
cuentas de la empresa. Para realizar los respectivos pagos de estas facturas usted debe
enviar uno de los mensajeros a realizar esta diligencia, elabore el egreso y continúe con
sus funciones.
 Para realizar el cierre diario de caja, baje del sistema el cuadre, imprima y relacione en la
planilla el efectivo y cheques con los que cuenta l final del día. Anexe la planilla de egresos
e ingresos, cierre de datafono y egresos físicos, entregue todo esto al superior inmediato
para su respectiva verificación.
9. RECUERDE:
 Usted debe estar atento a cualquier situación extraña o anormal debido a los montos de
dinero que maneja.

Página 38 de 112
 Dentro del cuadre diario no deben quedar vales sin legalizar
 No deje nada pendiente para después porque puede tener inconvenientes
 Todo el dinero (efectivo, cheques, vouchers) que ud. reciba debe tener su respectivo
ingreso al sistema.
 Todo el dinero (efectivo, cheques, vouchers) que ud. entregue (no importa si lo solicita
desde el mensajero hasta el gerente general) debe tener su respectivo egreso del sistema
 Verifique muy bien los valores de los recibos provisionales con el dinero que recibe y
cerciórese de ingresar al sistema oportunamente.

Página 39 de 112
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Mensajero -

CARGO:
Cobrador)
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE CARTERA
ÁREA: FINANCIERA
NUMERO DE CARGOS: 2
PERFIL: Personal con capacitación universitaria que haga de esta labor una profesión, con
excelentes relaciones humanas y seguridad en sí mismo. Con competencias laborales en técnicas
de cobro y experiencia en esta área, así como conocimientos básicos contables y manejo de
dinero.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Realizar el cobro y recaudo de la cartera de la empresa,

buscando agilizar la rotación de esta.
 Cumplir con las visitas que debe realizar diariamente para efectuar los cobros
correspondientes.
Procedimiento:
1) Rectificar las rutas.

2) Se efectúan los cobros correspondientes.
3) Se entregan los cobros en caja.
 Realizar consignaciones.
Procedimiento:
1) Se recogen las consignaciones.

2) Se procede a consignar en el banco.
3) Se entregan las consignaciones dependiendo de la persona que manda a consignar.
 Entregar en el departamento de cartera:
 Las facturas que no fueron canceladas.
Procedimiento:
1) Las facturas no realizadas se devuelven en cartera.
 Los recibos de caja provisional de los abonos y de cancelación de facturas con el

dinero correspondiente al recaudo.
Procedimiento:
1) Se reciben las facturas de abono o de cancelación

Página 40 de 112
2) Luego se procede a pagar lo correspondiente en el banco.
 Realizar pagos a proveedores.
Procedimiento:
1) Se entrega el cheque o efectivo al cliente.

2) El cliente firma el recibo de pago.
3) Luego se procede a entregar el dinero.
4) El cliente entrega la factura.
 Enviar correspondencia.
Procedimiento:
1) Se recibe el paquete que se va a enviar de Distrías.

2) El cliente firma la factura de recibido.
 Todas aquellas diligencias que se hagan necesarias en el hacer diario de la empresa.
Procedimiento:
1) Se realizan todas las diligencias asignadas por la empresa.
Procedimiento:
1) Además de cumplir con las funciones principales, se cumple con otras funciones que
sean asignadas.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Mensajero - Cobrador)

desempeñar las funciones requeridas para realizar la gestión de cobro y recudo de cartera de tal
forma que esta labor sea realizada de forma ágil, segura y eficaz.

financiero, específicamente en el área de trabajo del asistente administrativo encargado del recudo
de cartera de la empresa.

Página 41 de 112
 Facturas.

 Debe tomar las precauciones necesarias para evitar inconvenientes con el manejo de
dinero.
8. PROCEDIMIENTOS:
 Al llegar a la empresa presentes ante su jefe inmediato. (Jefe de cartera).

 Para realizar consignaciones, reciba de parte del auxiliar encargado de caja el dinero y los
respectivos volantes de consignación, verifique que estos se encuentren bien
diligenciados; así mismo, revise que el efectivo este completo, que no hallan billetes falsos
e inmediatamente diríjase a la entidad donde debe realizar dichas consignaciones; al llegar
continué con el proceso establecido por la entidad para realizar esta actividad.
 En el transcurso de la mañana usted deberá recibir por parte del auxiliar de cartera las
facturas originales o estados de cuenta de los clientes a los cuales usted deberá visitar
durante el transcurso del día. Previo a esto ya se ha realizado una gestión telefónica. Al
llegar donde el cliente usted debe presentarse y exponer el motivo de su visita, si recibe el
pago total o parcial de la deuda debe generar un recibo de caja provisional previa
verificación del dinero; si el pago es total debe entregar la factura original al cliente. Al
terminar la jornada laboral debe regresar a la oficina principal y entregar en la caja el total

Página 42 de 112
recaudado y las respectivas copias de los recibos provisionales. Entregue al auxiliar de

cartera las facturas que no fueron canceladas
9. RECUERDE:
 Usted debe estar atento a cualquier situación extraña o anormal debido a los montos de
dinero que maneja.
 Debe reportar en no pago de las facturas que le fueron entregadas.

Página 43 de 112
CARGO: JEFE DE LOGISTICA

ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional o técnico, con experiencia en transporte de todo tipo de mercancías,

excelente coordinación, liderazgo, manejo de personal y responsabilidad.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Coordinar todo lo relacionado con el transporte de

materiales, aprovisionamiento, aprovechamiento de infraestructura; a través del diseño y la
planeación de estrategias que permitan brindar un excelente servicio al cliente con el menor costo
posible.
 Coordinar los movimientos y transporte de los materiales.

 Coordinar los despachos de los materiales por rutas.
 Verificar los niveles y requerimientos de inventarios necesarios para atender la demanda
de los clientes.
 Definir la capacidad de almacenamiento de las bodegas y los espacios disponibles.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: JEFE DE LOGISTICA.

ejercer el cargo de Jefe de Logística, de tal forma que las actividades correspondientes sean
realizadas de forma ágil y segura.
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el Departamento de Logística,

específicamente en el área de trabajo del jefe de Logística y demás personas relacionadas con
esta actividad ya sean empleados de DISTRIAS y/o a empresas contratistas.
 Seguridad y salud ocupacional.
 Órdenes de compra.
 Facturas.

Página 44 de 112

 Los elementos de protección personal son de uso obligatorio.
condiciones de uso.
8. PROCEDIMIENTOS:
 Antes de ejecutar la programación, planeamiento, coordinación, dirección y control de los

recursos a su cargo, verifique el estado de todos estos, incluyendo recurso Humano y
equipos.
 Verificar los niveles y requerimientos de inventarios necesarios para atender la demanda
de la actividad diaria.
 Para la gestión de comercio y transporte, es decir, para el movimiento físico de los

materiales, verifique la disponibilidad de vehículos y proceda a realizar el planeamiento y
coordinación de esta actividad de acuerdo a los requerimientos de despacho, rutas y
volumen de mercancía. De acuerdo a lo anterior realice la programación de entrega.
 Para la gestión de inventarios, una vez recibida la información acerca del stock de
inventarios, es su responsabilidad autorizar los pedidos y requerimientos necesarios para
abastecer la demanda y evitar agotados.
 Debe planear de forma estratégica la distribución de la estructura de las bodegas de tal
forma que el almacenamiento y ubicación de los materiales sea realizado de forma eficaz.
 Usted debe mantener un flujo logístico abierto a través del manejo de los sistemas de
información, procurar el crecimiento y desarrollo logístico de la empresa creando enlaces
entre la empresa, los proveedores y clientes.
9. RECUERDE:
 Que el nivel de Servicio al Cliente que ofrece DISTRIAS en un elemento diferenciador y

una ventaja competitiva que debe fortalecerse diariamente en aras de generar preferencia
y confianza en nuestros clientes.

Página 45 de 112
 Que el producto adquiere valor cuando el cliente lo recibe en el tiempo y la forma

adecuada, al menor costo posible.

Página 46 de 112
CARGO: AUDITOR DE INVENTARIOS

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE BODEGA
ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS: 2
PERFIL. Profesional o técnico con orientación hacia el área administrativa, con facilidad para
adaptarse a nuevos procesos y tecnología cada vez más avanzada, manejo de inventarios,
responsabilidad.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Garantizar la efectividad de las entregas que deben
realizarse, de tal forma que se genere una total satisfacción del cliente y excelente funcionamiento
de las bodegas.
 Garantizar la efectividad de las entregas.

 Verificar que los materiales que ingresen a la bodega se encuentren en buen estado.
 Verificar que los materiales que se van a despachar se encuentren en buen estado para
evitar devoluciones.
 Revisar diariamente el stock de mercancía disponible.
 Reportar las mercancías que se encuentren con bajo stock.
 Revisar las facturas que van a ser despachadas, verificar las mercancías y autorizar los
envíos.
 Verificar los despachos de productos controlados por la Dirección Nacional de
Estupefacientes.
 Verificar la validez de las notas crédito.
 Coordinar la entrada de materiales a la empresa por turnos y disponibilidad de espacio.
 Coordinar y verificar el almacenamiento, distribución y ubicación de los materiales dentro
de la bodega, con el fin de optimizar el aprovechamiento del espacio.
 Evitar deterioros de materiales por mal almacenamiento o baja rotación.
 Abrir y cerrar las bodegas.
 Monitorear los ajustes necesarios en el inventario.
 Verificar la entrada y salida de los vehículos de la empresa.

 Servir de apoyo al Jefe de Bodega.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: AUDITOR DE INVENTARIOS.

Página 47 de 112

realizar la auditoria constante del manejo de los inventarios y la efectividad en las entregas, de tal
forma que este proceso sea realizado de forma ágil y segura.
3. ALCANCE: Estos procedimientos son aplicables en el área de trabajo del auditor de inventarios
(bodega 1 y 2) y demás personas relacionadas con esta actividad ya sean empleados de
DISTRIAS y/o a empresas contratistas.
 Facturas de compra y/o Remisiones.
 Facturas de Ventas y/o Remisiones

condiciones de uso.
 No se debe comer, beber o fumar mientras se realizan las funciones correspondientes.
 Se debe tener certeza de que los productos que se están cargando o descargando sean
los correspondientes a las respectivas facturas.
 Cascos de Seguridad.
 Lentes de Seguridad.
 Guantes de Carnaza y/o tipo ingeniero.
 Protección respiratoria (mascarilla)
 Botas de Seguridad.
 Demás elementos de protección necesarios.
8. PROCEDIMIENTOS:
 Al llegar a la empresa preséntese ante su jefe inmediato. (Jefe de Bodega).

Página 48 de 112
 Revise sus elementos de trabajo, verifique que estos se encuentren en buen estado.
 Entrada y salida de mercancía: usted debe verificar que la mercancía que se va a

despachar es realmente la que se encuentra facturada o remisionada. Esta tarea debe
realizarla inspeccionando personalmente el proceso de despacho, luego debe dar el visto
bueno a las facturas y autorizar la salida de esta. Así mismo para la entrada de mercancía
usted debe realizar el mismo proceso.
 Productos Controlados: usted debe llevar una relación diaria de la cantidad de cemento
gris, cal y thinner que entra y sale diariamente de las bodegas. Este control debe planillarlo
especificando la cantidad de producto despachado y el número de factura o remisión.
 Notas Crédito: cuando se presenta una devolución de mercancía usted debe verificar el
ingreso de esta, que se encuentre en buen estado y de acuerdo a las cantidades y
especificaciones de la factura, luego proceda a autorizar la elaboración de la nota crédito y
entregue a quien corresponda.
9. RECUERDE:
 Usted como auditor de inventarios debe tener pleno conocimiento de los productos que
comercializa la empresa.
 Debe conocer la localización de las existencias de los productos en las bodegas

Página 49 de 112
CARGO: JEFE DE BODEGA

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE DE LOGISTICA
ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS: 2
PERFIL: Bachiller o técnico, con competencias laborales enfocadas al manejo de personal y

facilidad para manejar inventarios; así como gran sentido de responsabilidad y sentido de
pertenencia hacia la empresa.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Coordinar los despachos de los vehículos que van a
entregar mercancías, recibir y verificar los materiales que entran y salen de la bodega, así como
velar por el buen funcionamiento de las bodegas en general.
 Realizar los despachos de las mercancías en los vehículos de la empresa.
Procedimiento:
1) En este procedimiento se recibe la factura que trae el cliente.

2) Se verifica la factura.
3) Se verifica el material que va a entregar.
4) Luego se procede a despachar o entregarle en el carro, camión o en lo que traiga el
cliente.
 Entregar las mercancías a los clientes que pasan a recogerla.
Procedimiento:
1) Se recibe una factura o una remisión de la misma factura que viene de ahí mismo
de Distrias.
2) Debe venir con sello y firma de Distrias.
4) Luego se procede a despachar la mercancía.
 Recibir las mercancías que llegan a la bodega y verificar su estado.
Procedimiento:
1) Se recibe la documentación que traen.

2) Se verifica que si es para Distrias.
3) Verificar las cantidades y las referencias.
4) Se hace la contabilidad.
5) Luego se procede a recibir el material
6) Luego se firma y se le pone el sello a la documentación.
7) Se le entrega al conductor al que se le recibió.

Página 50 de 112
8) Nos quedamos con la copia de los documentos traídos por el conductor que trae la
mercancía.
 Coordinar el personal, para ejecutar los cargues y descargues.
Procedimiento:
1) Se asigna las funciones a los trabajadores para que realicen las labores
correspondientes.
2) Verificar que se esté ejecutando las funciones de la mejor manera.
 Coordinar el trabajo de los auxiliares de descargues vinculados por servicios.
Procedimiento:
1) Se emplean trabajadores que son por nómina de la empresa o se contratan foráneos

temporalmente para un descargue.
2) Se les paga por aparte debido al descargue.
3) Ellos cobran en la oficina.
 Coordinar y distribuir el personal disponible para las actividades diarias de la empresa.
Procedimiento:
1) Dependiendo del descargue o del cargue se le asigna a los trabajadores la función que
debe ejecutar.
 Separar los materiales por referencias.
Procedimiento:
1) Se procede a la separación
2) luego se hace la contabilidad de uno por uno
3) luego se le hace entrega al cliente (de acuerdo a lo que diga la factura).
 Verificar el nivel físico de los inventarios y reportarlos.
Procedimiento:
1) Se debe estar al tanto a las cantidades cuando algún material se está agotando.
2) Se ve pasar un reporte de cuáles son las referencias que se necesitan reforzar.
 Reportar la capacidad de almacenamiento y espacio disponible en las bodegas.
Procedimiento:
1) Luego de los pedidos hechos

2) Se verifican los espacios para almacenar
3) Siempre hay que dejar áreas disponibles para la nueva mercancía o vehículos.

Página 51 de 112
 Operar los puentes grúa de las bodegas.
Procedimiento:
1) El jefe de bodega se encarga de operar los equipos cuando no hay disponibilidad.
 Verificar que las mercancías que salen en los carros se encuentren bien aseguradas, de
acuerdo con la normas de transporte.
Procedimiento:
1) Después de que se cargan los camiones de la empresa.

2) El conductor y los auxiliares proceden a hacer los respectivos carpados del producto y
el asegurado.
3) Amarrar bien la carga para no tener contratiempos en el camino.
4) Verificar que todo vaya en perfectas condiciones y que los trabajadores hagan bien
esa labor.
5) En caso de no estar bien verificado no podrán salir de la bodega.
 Abrir y cerrar las bodegas.
Procedimiento:
1) Se procede abrir y cerrar las bodegas luego de terminar la labor.
 Encender la planta eléctrica cuando falta la energía.
Procedimiento:
 Realizar todas aquellas funciones afines que le sean asignadas, incluyendo cargue y
descargue cuando es necesario.
Procedimiento:
1) Realizar otras funciones asignadas además de las principales que se deben ejecutar.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: JEFE DE BODEGA
2. PROPOSITO: definir y establecer las actividades y procedimientos diarios necesarios para el

manejo y correcto funcionamiento de las bodegas 1 y 2 de DISTRIAS, de tal forma que dichos
procesos sean realizados de forma ágil y segura.

Página 52 de 112
3. ALCANCE: los siguientes procedimientos son aplicables en las áreas de trabajo de los jefes de
bodega y demás personas relacionadas con estas actividades ya sean pertenecientes a DISTRIAS
y/o a empresas contratistas.
 Manual de funciones
 Reglamento interno de trabajo.
 Facturas
 Remisiones

 Cada persona debe tomar las precauciones necesarias antes de iniciar su trabajo
condiciones de uso.
 No se debe operar ningún equipo o vehículo sin previa autorización.
 No se debe comer, beber, fumar o hablar por celular mientras se realizan las funciones
correspondientes.
 Se debe tener certeza de que los productos que están saliendo o entrando a las bodegas
sean los correspondientes a las respectivas facturas.
 Demás elementos de seguridad necesarios.
8. PROCEDIMIENTOS:

 Al llegar a la empresa regístrese en el control de entrada.
 Revise sus elementos de seguridad y haga uso de estos.
 Verifique los vehículos y conductores disponibles.
 Preséntese ante el jefe de logística e informe la disponibilidad de vehículos.

Página 53 de 112
 Ordene la instalación de la señalización respectiva a carga o descarga.
 Reciba las órdenes de despacho (facturas) por parte del jefe de logística.
 Coordine las actividades para los Auxiliares de Bodega y los Auxiliares de Descargues
vinculados por Servicios
 Verifique el tipo de mercancía que va a ser cargado.
 Pida a los auxiliares de bodega separar los materiales que van a ser cargados y proceda a
contar y verificar.
 Ordene el cargue o el descargue de acuerdo a las rutas asignadas.
 Haga uso del puente grúa cuando sea necesario agilizar el cargue o descargue.
 Una vez cargados los vehículos pida al auditor que verifique la mercancía que sale de la
bodega en acuerdo con el conductor del vehículo.
 Cuando reciba mercancías revise las remisiones, ordene el descargue, ubique esta en el
lugar correspondiente, verifique el buen estado de la mercancía y reciba a conformidad.
9. RECUERDE:
 Usted debe verificar diariamente el estado de los inventarios y reportar agotados.

 Las bodegas deben permanecer limpias y ordenadas.

Página 54 de 112
CARGO: SUPERVISOR DE BODEGA

ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Bachiller o técnico, con competencias laborales enfocadas al manejo de personal y

facilidad para manejar inventarios; así como gran sentido de responsabilidad y sentido de
pertenencia hacia la empresa.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Apoyar al Jefe de Bodega coordinando los despachos de
los vehículos que van a entregar mercancías, recibir y verificar los materiales que entran y salen
de la bodega, así como velar por el buen funcionamiento de las bodegas en general.
 Realizar los despachos de las mercancías en los vehículos de la empresa.
Procedimiento:
1) se separa el material y luego el jefe de bodega verifica.

2) Se carga el carro con el material pedido.
 Entregar las mercancías a los clientes que pasan a recogerla.
Procedimiento:
2) se separa el material.
3) Se le hace entrega al cliente del material pedido.
 Coordinar el personal, para ejecutar los cargues y descargues.
Procedimiento:
1) Se le asigna a los trabajadores una función para que la ejecuten.
 Coordinar el trabajo de los auxiliares de descargues vinculados por servicios.
Procedimiento:
1) Asignarle a cada auxiliar las funciones que le corresponden.
 Coordinar y distribuir el personal disponible para las actividades diarias de la empresa.
Procedimiento:

Página 55 de 112
1) A Cada trabajador se le asignan función con respecto a las actividades diarias en

la empresa.
2) Se verifica que el personal este ejecutando perfectamente su labor.
 Separar los materiales por referencias.
Procedimiento:
1) La mercancía se verifica por medio de la factura.

2) Se separan los materiales por referencia.
3) Luego se separan por referencia.
4) Se organizan en sus puestos o se organiza donde corresponde.
 Verificar el nivel físico de los inventarios y reportarlos.
Procedimiento:
1) Se le pasa un reporte al gerente general sobre la mercancía que se está agotando.

2) Se le pasa un inventario de lo que no hay o de lo que se está terminando.
 Reportar la capacidad de almacenamiento y espacio disponible en las bodegas.
Procedimiento:
1) Verificar si se cuenta con espacio suficiente.

2) Si no se cuanta con espacio, se procede a organizar los mercancía.
3) Luego se procede a separar y organizar la mercancía.
 Verificar que las mercancías que salen en los carros se encuentren bien aseguradas, de
acuerdo con la normas de transporte.
Procedimiento:
1) Se carga el carro con materiales.

2) Luego el bodeguero verifica si se hizo un buen trabajo.
3) Luego se despacha.
 Realizar todas aquellas funciones afines que le sean asignadas, incluyendo cargue y
descargue cuando es necesario.
Procedimiento:
1) Después de cumplir con las labores principales asignadas.

2) Se cumplen otras funciones asignadas en caso de ser necesario.

Página 56 de 112
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: SUPERVISOR DE BODEGA
2. PROPOSITO: definir y establecer las actividades y procedimientos diarios necesarios para el

manejo y correcto funcionamiento de las bodegas 1 y 2 de DISTRIAS, de tal forma que dichos
procesos sean realizados de forma ágil y segura.
3. ALCANCE: los siguientes procedimientos son aplicables en las áreas de trabajo del Supervisor
de Bodega y demás personas relacionadas con estas actividades ya sean pertenecientes a
DISTRIAS y/o a empresas contratistas.
 Facturas
 Remisiones

 Cada persona debe tomar las precauciones necesarias antes de iniciar su trabajo
condiciones de uso.
correspondientes.
 Se debe tener certeza de que los productos que están saliendo o entrando a las bodegas

Página 57 de 112
8. PROCEDIMIENTOS:
 Verifique los vehículos y conductores disponibles.
 Preséntese ante el jefe de bodega e informe que está listo para empezar su jornada.
 Ordene la instalación de la señalización respectiva a carga o descarga.
 Reciba las órdenes de despacho (facturas) por parte del jefe de bodega.
 Coordine las actividades para Auxiliares de Bodega y los Auxiliares de Descargues
vinculados por Servicios
 Verifique el tipo de mercancía que va a ser cargado.
 Pida a los auxiliares de bodega separar los materiales que van a ser cargados y proceda a
contar y verificar.
 Ordene el cargue o el descargue de acuerdo a las rutas asignadas.
 Haga uso del puente grúa cuando sea necesario agilizar el cargue o descargue.
 Una vez cargados los vehículos pida al auditor que verifique la mercancía que sale de la
bodega en acuerdo con el conductor del vehículo.
 Cuando reciba mercancías revise las remisiones, ordene el descargue, ubique esta en el
lugar correspondiente, verifique el buen estado de la mercancía y reciba a conformidad.
9. RECUERDE:

 Estar disponible para suplir las actividades del jefe de bodega cuando éste se encuentre
ocupado o ausente.

Página 58 de 112
CARGO: AUXILIARES DE BODEGA

ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS: 12
PERFIL: No Aplican estudios específicos, con experiencia en el área de bodega, inventarios,

técnicas de almacenamiento; además deben ser personas dinámicas, responsables, con actitud
positiva frente a los clientes y la empresa.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Realizar los cargues y descargues de los vehículos que
entran y salen de la empresa, realizar las entregas de los materiales, mantener limpias y
organizadas las bodegas.
 Descargar los materiales que llegan diariamente a la empresa.
Procedimiento:
1) Se descargan los materiales que llegan a la empresa.

2) Se separa por referencia.
3) Se organizan en los puestos correspondientes.
4) Y se verifica que todo esté bien puesto.
 Cargar los vehículos que van a ser despachados con la mercancía correspondiente a las
facturas.
Procedimiento:
1) Se verifica la factura del pedido.

2) Luego separan los materiales pedidos.
3) El jefe de bodega verifica el pedido este completo.
4) Se procede a cargar el carro con los materiales respectivos.
5) Se verifica que todo esté asegurado y se despacha.
 Ordenar adecuadamente los materiales en las bodegas de tal forma que se mantengan
organizadas y se aproveche el espacio disponible.
Procedimiento:
1) Cuando llega la mercancía se organiza adecuadamente.

2) Se aprovechan los espacios disponibles.
3) Organizan bien los materiales para aprovechar los espacios disponibles.
 Asegurar la mercancía que va a ser transportada con el fin de que esta llegue en buen
estado a su destino final.

Página 59 de 112
Procedimiento:
1) Se descarga el camión.
2) Se verifica que todo esté bien asegurado y se procede a despachar.
 Desempeñarse como ayudante de los vehículos de carga de la empresa.
Procedimiento:
1) Se colabora a cargar o descargar los carros de la empresa.

2) Ayuda a organizar los materiales con el fin de aprovechar los espacios.
 Realizar el aseo de las bodegas.
Procedimiento:
1) Se revisa el espacio.
2) se procede a limpiar (barrer, sacudir).
Procedimiento:
1) Realizar otras funciones asignadas además de las principales.
 A quien le sean asignadas las funciones de Inspector de Seguridad deberá:

 Verificar el uso de los Elementos de Protección Personal
Procedimiento:
1) Verificar que los operadores usen sus elementos de protección personal.
 Velar por el orden y mantenimiento de las bodegas.
Procedimiento:
1) Estar al pendiente del orden de las bodegas para que no haya desorden.
 Coordinar el personal para labores específicas asignadas.
Procedimiento:
1) Al llegar el personal por la mañana.

2) Se asigna a cada operador una función.
3) Se verifica que el personal este ejecutando perfectamente su labor.
PROCEDIMIENTOS

Página 60 de 112
1. RESPONSABLE: AUXILIARES DE BODEGA
2. PROPOSITO: definir y establecer las actividades y procedimientos diarios necesarios en el

proceso de cargue, descargue, almacenamiento y entrega de materiales, de tal forma que
dichos procesos sean realizados de forma ágil y segura.
3. ALCANCE: los siguientes procedimientos son aplicables en las áreas de trabajo de los
auxiliares de bodega y demás personas relacionadas con estas actividades ya sean
pertenecientes a DISTRIAS y/o a empresas contratistas.

 El personal que desarrolle esta actividad debe estar capacitado y tener conocimiento
del tipo de procedimiento a realizar.
condiciones de uso.
correspondientes.
 Se debe tener certeza de que los productos que se están cargando o descargando
8. PROCEDIMIENTOS:

Página 61 de 112

 Pregunte al jefe de bodega el proceso a seguir.
 Verifique el tipo de mercancía a recibir o despachar.
 Consulte el uso de puente grúa si es necesario.
 Instale la señalización respectiva a carga o descarga.
 En el momento en que entren los camiones a descargar materiales en DISTRIAS

después de haber sido autorizado por el jefe de bodega proceda a descarpar y
verificar el tipo de mercancía para definir su ubicación.
 Una vez definida la ubicación de esta mercancía proceda a descargar y a estibar por
referencia y tipo de producto, verificando que esta se encuentre en buen estado, todo
esto siguiendo las normas de seguridad antes mencionadas.
 Separe la mercancía a despachar de acuerdo a las facturas correspondientes e
instrucciones del jefe de bodega.
 El auxiliar de bodega que se desempeña como encargado de las facturas debe
verificar la mercancía que recibe tanto en cantidades como en el estado de la
mercancía para su posterior entrega, quedando de acuerdo con el auditor de
inventarios quien autoriza la salida del vehículo cargado.
 En el momento de realizar la entrega de los materiales usted como auxiliar de bodega
encargado de las facturas pida a quien recibe que firme con nombre legible y numero
de cedula.
 Al llegar a DISTRIAS entregue las facturas firmadas a quien corresponde. (jefe de
cartera).
 El aseo y organización de las bodegas 1 y 2 corresponden a usted como auxiliar de
bodega y se asignaran estas actividades por turnos de forma rotativa.
9. RECUERDE:

 Debe custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su cargo
usted maneja, esto con el fin de evitar el uso, sustracción o destrucción de la misma

Página 62 de 112
CARGO: CONDUCTORES
ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS: 12
PERFIL: Bachiller. Debe ser una persona con gran sentido de responsabilidad, compromiso,
disposición, actitud positiva frente al cliente y la empresa. Además debe tener experiencia
en conducción de vehículos pesados y poseer licencia de conducción para este tipo de
vehículos.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Conducir los vehículos asignados con el objeto de dar
pronta entrega a los materiales comercializados por la empresa, esta actividad debe realizarla de
forma responsable y cumpliendo con lo normas de tránsito.
 Conducir el vehículo asignado de acuerdo con las rutas y entregas ordenadas.

 Mantener limpio, organizado y en buen estado el vehículo asignado.
 Realizar los mantenimientos y revisiones técnicas necesarias para el funcionamiento del
vehículo.
 Colaborar con el cargue y descargue cuando es necesario.

 Asegurarse de que su vehículo se encuentre perfectamente limpio.
 Todas las di
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: CONDUCTORES

desarrollar la actividad del conductor que transporta los materiales comercializados por DISTRIAS,
de tal forma que este proceso sea realizado de forma ágil y segura.
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en las áreas de trabajo de los
conductores y demás personas relacionadas con esta actividad ya sean empleados de DISTRIAS
y/o a empresas contratistas.
 Seguridad y Salud Ocupacional.

Página 63 de 112

 Manual del conductor.
 Facturas.

 El personal que desarrolle esta actividad debe estar capacitado y tener conocimientos del
condiciones de uso.
correspondientes.
 Guantes de carnaza.
 Protección respiratoria (mascarilla).
 Botiquín.
 Equipo de carreteras.
 Linterna de mano.
 Extintor.
8. PROCEDIMIENTOS:

 Preséntese ante el jefe de bodega.
 Revise el vehículo: compruebe diariamente antes de iniciar la prestación del servicio los
indicadores más importantes del vehículo (nivel de aceite, agua, líquido de dirección y de
frenos, llantas, etc.)
 Revise los documentos: compruebe que su documentación y la del vehículo se encuentra
completas (licencia de conducción, soat, tarjeta de propiedad, permiso de carga de la
Dirección Nacional de Estupefacientes, cédula de ciudadanía, carnet se afiliación a
seguridad social, carnet de riesgos profesionales).
 Revise el nivel de combustible y de parte al supervisor si es necesario abastecerse.

Página 64 de 112
 Luego de realizar la revisión del vehículo proceda a encenderlo y estacione en el lugar

donde va a ser cargado.
 Pida al jefe de bodega la orden de ruta, espere mientras su vehículo es cargado. (Colabore
con este procedimiento siguiendo las respectivas normas de seguridad).
 Una vez su vehículo haya sido cargado verifique la mercancía que lleva en compañía del
auditor para que este autorice su salida.
 Pase al departamento de cartera para que el jefe de cartera haga las respectivas
anotaciones, luego pregunte al Gerente General el orden de entrega.
 Complemente su carga si es necesario en la bodega numero 2 siguiendo el mismo
proceso.
 Proceda a entregar los materiales de acuerdo a las ordenes del Gerente General, de forma
amable preséntese ante el cliente y proceda a descargar con la ayuda del Auxiliar de
Bodega, asegúrese de que el cliente reciba a conformidad, pida que firme con nombre y
cedula legible.
 Cuando su vehículo se encuentre programado para cargue de cemento, reciba las
instrucciones y siga el proceso.
 Cuando termine su labor recoja, amarre y organice las estibas, proceda a llevar el vehículo
a la bodega principal, estacione y entregue las llaves al vigilante de turno.
9. RECUERDE:
 La comunicación interna se realiza a través de telefonía móvil o personalmente, por tanto

usted durante el horario de trabajo debe llevar el teléfono móvil encendido y responder
oportunamente.
 Toda incidencia o contra tiempo debe ser informada inmediatamente a su jefe.
 Usted es el responsable del buen estado y funcionamiento del vehículo que conduce.
 Asegúrese de que su vehículo se encuentre perfectamente limpio.
 Todas las diferencias observadas durante la revisión y comprobación del vehículo deberán
ser anotadas en la hoja de revisión.
 Deberá iniciar el servicio con la suficiente antelación para cumplir con el horario
establecido.
 Debe conducir de forma atenta y segura circulando con atención permanente y respetando
las normas de transito.
 Prepare su vehículo durante el fin de semana para el trabajo normal de la semana
siguiente.

Página 65 de 112
CARGO: SUPERVISOR – TRANSPORTE -

MANTENIMIENTO
ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Bachiller o Técnico, con gran sentido de responsabilidad, organización, conocimientos de

seguridad industrial, embalajes, cargue y descargue, técnicas de almacenamiento, denominación
de mercancías, además debe tener conocimientos de cuidado y mantenimiento automotriz.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Vigilar y mantener el buen y correcto funcionamiento de

las bodegas, parque automotor, maquinaria y demás equipos de la empresa; así como supervisar
la labor y el correcto cumplimiento de las funciones de los empleados.
 Velar por el buen estado y funcionamiento de los vehículos de la empresa.

 Realizar reemplazos cuando es necesario.
 Colaborar con el recibimiento de mercancías, verificando el buen estado de esta.
 Inspeccionar que los trabajadores usen los implementos de seguridad.
 Verificar y colaborar con la organización y orden en las bodegas.
 Brindar apoyo en las bodegas cuando es necesario.

 Realizar funciones de conductor esporádicamente.
 Realizar las funciones afines que le sean asignadas.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: SUPERVISOR DE TRANSPORTE.

ejercer las funciones de supervisor, en aras de velar por el orden y la seguridad dentro y fuera de
las bodegas, así como realizar el control preventivo de los vehículos de la empresa de tal forma
que este proceso sea realizado de forma ágil y segura.
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el área de trabajo del supervisor o
inspector de seguridad de las bodegas 1 y 2 y demás personas relacionadas con esta actividad ya
sean empleados de DISTRIAS y/o a empresas contratistas.

Página 66 de 112
 Seguridad y salud ocupacional.

condiciones de uso.
correspondientes.
8. PROCEDIMIENTOS:
8.1 PREPARESE ANTES DE EFECTUAR SU TRABAJO:

 Preséntese a su jefe inmediato.
 Verifique el estado de los vehículos de la empresa, pregunte a los conductores los

requerimientos de los vehículos y realice los procesos necesarios.
 Cuando alguno de sus compañeros de trabajo se encuentre ausente, usted deberá realizar
este reemplazo y seguir los procedimientos que amerite el cargo.
 Cuando reciba mercancía, verifique con factura en mano la calidad, cantidad, ubicación y
estado de la mercancía. Luego entregue dichas facturas al auditor de inventarios o jefe de
bodega, recibida a satisfacción.

Página 67 de 112
 Verifique que todos los empleados usen sus implementos de seguridad de forma correcta,
de no ser así, pase el informe correspondiente.
9. RECUERDE:
 Usted debe velar por el mantenimiento oportuno de todos los vehículos de la empresa

Página 68 de 112
CARGO: OPERARIO DE MAQUINARIA (Soldador,

Cortador Hierro)
ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS: 2
PERFIL: Operarios calificados Técnicos en soldadura, metalurgia, corte y soldadura de acero.

Experiencia en corte y soldadura de acero.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Atender los requerimiento de materiales a la medida que
solicitan los clientes.
 Todos los procesos relacionados con metalurgia.

 Operación de hipa para enderezar hierro.
 Operador de monta carga.

 Mantenimiento de maquinarias.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: OPERARIO DE MAQUINARIA

ejercer la labor de operario de maquinaria y todo lo relacionado con metalurgia, de tal forma que
estas actividades sean realizadas de forma ágil y segura.
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el área de trabajo de los operarios
de maquinaria, soldadores y demás personas relacionadas con esta actividad ya sean empleados
de DISTRIAS y/o a empresas contratistas.


Página 69 de 112
condiciones de uso.
correspondientes.
8. PROCEDIMIENTOS:

 Preséntese a su jefe inmediato.
 De acuerdo a los conocimientos que usted posee en metalurgia, proceda a realizar su

trabajo siguiendo los requerimientos específicos en forma y medida para los cortes de
acero.
 Cuando sea necesario realizar mantenimiento a la maquinaria, siga las instrucciones
precisas para este proceso.
9. RECUERDE:
 Usted debe velar por el mantenimiento y buen uso de la maquinaria.


Página 70 de 112
CARGO: GERENTE COMERCIAL

NIVEL: DIRECTIVO
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional en el campo administrativo o afines, con experiencia en marketing y manejo

de personal. Con competencias para dirigir y coordinar el talento humano necesario para poner en
marcha las actividades de mercadeo de la empresa, así como habilidad para programar los
recursos requeridos para esta.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo en

busca de mejorar y alcanzar los presupuestos de venta, la cobertura de clientes y el mejor
posicionamiento de la empresa con respecto a la competencia, abrir nuevos mercados y ampliar
los existentes.
 Desarrollar estrategias de mercadeo con el fin de conseguir el cumplimiento del

presupuesto de ventas.
 Acompañar y verificar las actividades diarias de los asesores comerciales, asesores de
construcción y asesores sub distribución.
 Apoyar la gestión de cobro y recaudo por parte de los asesores.
 Hacer prospecciones e investigaciones de mercado.
 Desarrollar programas que busquen el posicionamiento continuo de las marcas
comercializadas por la empresa, (siempre las mejores marcas).
 Verificar diariamente el Rapport o informe de gestión de los vendedores.
 Analizar nuevos productos que puedan complementar el portafolio de la empresa.
 Desarrollar estrategias comerciales para productos de baja rotación.
 Atender las necesidades de ventas, velando por mantener un inventario adecuado de cada
línea.
 Hacer seguimiento al comportamiento y posicionamiento de la competencia.
 Analizar y evaluar la situación financiera de los solicitantes de crédito.
 Programar los recursos físicos, económicos, y tecnológicos requeridos en la ejecución de
las actividades de mercadeo.
 Seleccionar la fuerza de ventas de la empresa con base en las competencias requeridas.
 Participar en la definición e implementación de las estrategias comerciales de la empresa.
 Participar en la definición e implementación de las políticas de selección y reclutamiento
para la empresa.
 Atender y entregar las instrucciones para satisfacer solicitudes especiales o puntuales de
clientes.
 Atender y entregar las instrucciones para mantener la motivación, satisfacción y
productividad del personal de la empresa.
 Participar en la definición e implementación de estrategias aseguren la calidad y mejora
continua de los productos y servicios entregados.

Página 71 de 112
 Programar y realizar reuniones con los asesores con el fin de:
1. Evaluar el nivel de cumplimiento del presupuesto de ventas.

2. El monto y nivel de rotación de la cartera.
3. Informar sobre novedades (cambios de precios, ofertas, agotados, etc.)
4. Programar capacitaciones.
 Gestionar convenios comerciales, y analizar las ventajas y desventajas que estos puedan
traer a la empresa.
 Acompañar los asesores en algunas visitas a clientes, obras, constructores, en busca de
negociaciones especiales.
 Manejar todo lo relacionado con estrategias de publicidad.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: GERENTE COMERCIAL.

ejercer el cargo de Gerente Comercial, de tal forma que las actividades correspondientes sean
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el Departamento comercial,

específicamente en el área de trabajo del Gerente Comercial y demás personas relacionadas con
esta actividad ya sean empleados de DISTRIAS y/o a empresas contratistas.
 Facturas
 Lista de precios.


Página 72 de 112
8. PROCEDIMIENTOS:
 Verifique su lugar de trabajo y sus equipos.

 Organice la documentación con la que va a trabajar.
 Retome la información suministrada por los asesores comerciales, los resultados de las
estadísticas y analícelos.
 Es una función principal de su cargo, la selección y reclutamiento del personal de la fuerza

de ventas, ya que es usted quien conoce el mercado, por tanto usted deberá determinar el
tamaño de esta y estructurar la misma.
 Para el personal a su cargo debe establecer y delimitar el territorio, la cuota de venta y los
estándares de desempeño. Para verificar el cumplimiento de estas cuotas usted deberá
llevar un reporte estadístico de cada uno de estos y de acuerdo a los datos que este arroje
evalúe los resultados y desempeño de la fuerza de ventas.
 Usted debe realizar el análisis de costo de ventas. Definir el costo para alcanzar las ventas
deseadas y analizar los gastos en que incurrirá en el desarrollo de los planes estratégicos.
 Usted debe coordinar las actividades e inversiones publicitarias de la empresa, proveer los
diferentes departamentos con material POP y otros materiales promocionales. Para esta
actividad debe realizar análisis de costo-beneficio.
 Para diseñar estrategias de venta tenga en cuenta las características del mercado, el costo
de ventas, las situaciones macro y micro económicas que puedan afectar el entorno
empresarial, entre otras.
9. RECUERDE:
 La actividad comercial es de vital importancia para el funcionamiento de la empresa.


Página 73 de 112
ASESOR COMERCIAL, CONTRUCTOR Y

CARGO:
SUBDISTRIBUIDOR.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: GERENTE COMERCIAL
NIVEL: COMERCIAL
NUMERO DE CARGOS: 4
PERFIL: Profesional o técnico en marketing, experiencia mínima de (2) años en ventas,

comercialización, y mercadeo. Fluidez verbal y no verbal que facilite la comunicación y el
acercamiento con el cliente. Con competencias laborales enfocadas al servicio al cliente,
habilidades en el manejo de procesos comerciales y utilización de herramientas tecnológicas.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Brindar atención personalizada a los clientes actuales,
visitar clientes potenciales, buscando alcanzar y superar siempre los objetivos de venta y brindar a
nuestros clientes un excelente servicio.
 Visitar diariamente los clientes de su zona: Con el fin de presentarles ofertas y hacer la
toma de pedidos.
 Brindar información clara y concisa acerca de los productos y servicios de la empresa.
 Realizar cotizaciones
 Realizar prospecciones en aras de descubrir clientes potenciales.
 Realizar acercamientos a los prospectos para identificar las necesidades de este.
 Manejar fichas con la información de sus clientes para la retroalimentación de los procesos
de ventas (BBDD)
 Llevar Rapport o informes de gestión para conocer los resultados de su actividad diaria.
 Desarrollar actividades de mercadeo.
 Analizar constantemente las necesidades del mercado, para convertirlas en oportunidades
de negocio.
 Descubrir debilidades, comentarlas con sus jefes para fortalecerlas.
 Realizar un seguimiento postventa, para conocer el comportamiento de los productos y
captar nuevos pedidos.
 Cumplir con los objetivos de cuota.
 Recaudo de la cartera correspondiente a sus cliente.
 Analizar el comportamiento de la competencia y su posicionamiento frente a la empresa.
 Generar confianza y crear fidelidad de los clientes hacia la empresa.
FUNCIONES ADICIONALES
 Atender y dar solución a reclamaciones o incidencias que puedan presentarse con los
clientes.
 Visitar obras, ferreterías, personal independiente (ingenieros), etc. y brindar algunas
capacitaciones a estos.
 Fomentar el uso de los nuevos productos del portafolio.

Página 74 de 112
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: ASESORES COMERCIALES.

ejercer las funciones de asesor comercial, de tal forma que estas actividades sean realizadas de
forma ágil, segura y eficaz.

específicamente en el área de trabajo de los asesores comerciales y demás personas relacionadas
con esta actividad ya sean empleados de DISTRIAS y/o a empresas contratistas.
 Facturas
 Información y análisis del mercado.

8. PROCEDIMIENTOS:
 Al llegar a la Empresa preséntese ante su jefe inmediato, (Gerente Comercial).

 Revise sus equipos y herramientas de trabajo.
 Organice la documentación requerida para su labor diaria. (facturas, catálogos, portafolio).
 Defina la ruta a seguir y los clientes a visitar durante el día.

Página 75 de 112
 Cuando visite los clientes nuevos o antiguos. Al llegar salude de forma cordial, preséntese
y exponga las razones por las que lo está visitando.
 Si es un cliente antiguo, infórmele los cambios que se han presentado en precios,
portafolio, etc.
 Si el cliente lo requiere, proceda a cotizar los productos solicitados en el formato de
cotización, y a través de su computador portátil con internet inalámbrico y haciendo uso del
suministrado por la empresa, ingrese el pedido solicitado por su cliente, dicho pedido debe
llevar los siguientes datos: identificación del cliente, fecha, plazo, condición de pago,
descuento y descuento por pronto pago, relación de productos solicitados y observaciones.
 Debe realizar el seguimiento a las facturas que usted ha generado, por tanto debe realizar
el proceso necesario para la recuperación de su cartera, recuerde que usted comisiona por
recaudo.
9. RECUERDE:
 La actividad comercial es de vital importancia para el funcionamiento de la empresa.


Página 76 de 112
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (convenios)

ÁREA: COMERCIAL
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: Profesional o técnico en Administración de empresas, Ingeniería de sistemas,

secretariado o afines con experiencia como supervisor, manejo de personal y ventas.
Competencias laborales en servicio al cliente y manejo de sistemas informáticos.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Llevar la relación en el sistema de las ventas que se
realizan a través de los convenios que maneja la empresa y todos los procedimientos necesarios
para la ejecución de estos.
 Brindar las asesorías en las ventas de piso.
Procedimiento:
1) Se recibe al cliente cuando llega a la empresa.
2) Se la asesora dependiendo si vienen por algún convenio o van hacer una compra
de contado.
 Asignación de ruteros para los recorridos de los asesores.
Procedimiento:
1) Los asesores de brilla y surtigas nos suministran unos roteros con unos listados.
2) Luego realizan su labor en el día.
 Coordinar las actividades diarias de los asesores.
Procedimiento:
1) Se revisan diariamente las ventas.

2) Se corrobora que estén haciendo bien su trabajo.
 Recibir las ventas diarias, dar el visto bueno, ingresarlas al sistema de DISTRIAS y al
sistema del respectivo convenio.
Procedimiento:
1) Se reciben todas las ventas diarias.

2) Luego se ingresan al sistema de surtigas.
3) Después se entrega el material al cliente.

Página 77 de 112
 Recibir las facturas y legalizar las entregas de la mercancía en el sistema.
Procedimiento:
1) Después que se ingresa la venta al sistema de surtigas.

2) Después que se le hace entrega de la factura a los clientes de los materiales.
3) La asistente de cartera recibe las facturas.
4) Luego la asistente de cartera devuelve todas las facturas que han sido entregadas.
5) Se archivan y si se forma el paquete.
6) Después se envía a surtigas
 Enviar constantemente a las oficinas de convenios todas las solicitudes de los créditos que
han sido aprobados y entregados.
Procedimiento:
1) Se arregla el paquete (solicitudes, facturas).

2) Luego surtigas procede a realizar el pago de esos créditos.
 Realizar las cuentas de cobro para enviar a las oficinas de convenios.
Procedimiento:
1) Surtigas genera de 15 a 20 días cuentas de cobro.

2) Se debe mandar un formato firmado por la gerente comercial.
3) En caso de que no se encuentre la gerente comercial, la asistente administrativa
procede a firmar directamente.
4) Luego surtigas cancela todos los créditos que ya han sido enviados o que ya están
en okay.
 Asistir a reuniones programas por parte de los convenios.
Procedimiento:
1) Se realizan capacitaciones por parte de surtigas.

2) Se realizan capacitaciones por parte de Distrias.
 Archivar contratos y documentación de convenios.
Procedimiento:
1) Se manejan varias carpetas de convenios en físico.

2) En caso de reclamo por parte del cliente se procede a mostrarle la prueba en
físico.
 Legalización de quejas y reclamos.

Página 78 de 112
Procedimiento:
1) los clientes llaman a la línea gratuita 164 a quejarse en caso de que no se le haya
hecho entrega completamente.
2) La asistente de administrativo debe arreglar esta situación en su momento.
 Pasar reporte de ventas a la Gerencia Comercial de cada asesor.
Procedimiento:
1) Se pasa el reporte a la gerente administrativa y financiero.

2) Se procede a hacer la revisión de cuanto se vende y si el presupuesto se cumplió o
no se cumplió.
Procedimiento:
1) Se procede a realizar otras funciones que sean asignadas.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO. (Convenios)

desempeñar el cargo de asistente administrativo de tal forma que estas actividades sean

específicamente en el área de trabajo del asistente administrativo encargado de los convenios
comerciales que maneja DISTRIAS y demás personas relacionadas con esta actividad ya sean
empleados de DISTRIAS y/o a empresas contratistas.

Página 79 de 112
 Documentación Seguridad y salud ocupacional.
 Facturas
 Ruteros
 Contratos.

8. PROCEDIMIENTOS:

(Gerente Comercial).
 Revise la documentación y pedidos del día anterior y hágalos llegar a la Gerencia General
para su verificación.
 Revise muy bien los contratos y documentación entregada por los asesores comerciales,
antes de ingresarlos al sistema.
 Proceda a ingresar la información al sistema, verifique que no haya ningún inconveniente,
que los cupos se encuentren habilitados y la veracidad de la información.
 Una vez incorporada la información en el sistema, proceda a montar los pedidos
correspondientes en el software administrativo de DISTRIAS, envíe dichos pedidos a
Logística para su verificación y despacho.

Página 80 de 112
 Cuando reciba las facturas de los pedidos que han sido entregados, inmediatamente
legalice la entrega en el sistema del convenio, para evitar multas por atraso.
 Proceda a archivar de forma organizada las facturas con el contrato correspondiente.
 Cuando la empresa del convenio correspondiente envíe pre acta, proceda a relacionar los
contratos con su respectiva documentación, realice la cuenta de cobro a nombre de
DISTRIAS de acuerdo a los pagos correspondientes.
9. RECUERDE:
 Debe informar a los asesores acerca de los productos agotados y dar las informaciones
que sean necesarias sobre los mismos.

Página 81 de 112
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Auxiliar de

Facturación)
ÁREA: FINANCIERA
NUMERO DE CARGOS: 6
PERFIL: Profesional o técnico en contabilidad o secretariado, con experiencia en facturación

sistematizada, competencias en el manejo de sistemas informáticos y servicio al cliente.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Atender y facturar las ventas directas en sala de ventas,
facturar los pedidos elaborados por los asesores de forma rápida, con el fin de agilizar la entrega
de dichos pedidos.
 Facturar los pedidos de los diferentes asesores y Atender los clientes que se acercan a la
empresa para realizar sus pedidos y compras directamente. Atender los clientes que vía
telefónica o vía e-mail se comunican para realizar cotizaciones o pedidos.
 Revisar los pedidos pendientes.
 Montar pedidos en el sistema.
 Sacar diariamente el reporte de la venta de cemento y cal.
 Hacer las remisiones a los vehículos para cargar el cemento.
 Codificar nuevos clientes.
 Actualizar la base de datos de clientes antiguos.
 Realizar cotizaciones.
 Dar los descuentos autorizados para cada cliente.
 Realizar el cierre de facturación diariamente.
 Consultar la cartera de los clientes.
FUNCIONES ADICIONALES
 Desempeñarse como recepcionista cuando sea necesario.

PUNTOS DE CONTROL
 Para facturar ventas de crédito se debe verificar con el área de cartera.

 Validar con el auditor de inventario la existencia física de la mercancia
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Facturación)

desempeñar el cargo de asistente administrativo en el área de facturación de tal forma que estas

Página 82 de 112

específicamente en el área de trabajo del asistente administrativo encargado de toda la facturación
en DISTRIAS.
 Facturas

8. PROCEDIMIENTOS:

 Verifique que su presentación personal sea impecable
 El proceso de facturación en DISTRIAS se hace de forma sistematizada a través del

programa Fomplus.Net, por tanto antes de realizar el proceso de facturación debe verificar
el estado del cliente, el inventario de productos y luego proceda a facturar.
 Para realizar la facturación de las ventas directas hechas a los clientes que se acercan
hasta las bodegas, vía telefónica, Fax y Email, tome el pedido de forma manual en su
libreta de apuntes, solicite Vo.Bo. al Gerente General o al jefe de cartera, proceda a

Página 83 de 112
ingresar el pedido al programa teniendo en cuenta los plazos, condiciones de pago,

actualice datos y relacione los productos solicitados, en observaciones estipule el valor de
los descuentos y la fecha límite para acceder a éste, así mismo detalle el sitio de envío de
la mercancía.
 Para facturar los pedidos de convenios, realice la remisión de pedidos colocando como
observación el sitio de envío del pedido, proceda a facturar teniendo en cuenta que debe
aclarar en observaciones el tipo de convenio y facturar con la lista de precio
correspondiente.
 Para realizar la facturación de los pedidos generados por los asesores comerciales usted
debe esperar que estos le notifiquen el número de pedido a través de correo electrónico,
proceda a emitir el listado de pedidos a través del sistema, revise y proceda a facturar
normalmente.
9. RECUERDE:
 Debe informar a los asesores acerca de los agotados y dar las informaciones que sean
necesarias a los mismos.
exclusivamente para los fines dispuestos.

Página 84 de 112
CARGO: ADMINISTRADOR (Placacentro MASISA)

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: GERENTE PLACACENTRO
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL: formación técnica o universitaria determinada en administración de empresas,

conocimientos administrativos, capacidad de coordinación, orientación hacia el cliente y orientación
a resultados.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Administrar el placacentro como una unidad de negocio
definiendo e implementando políticas que resguarden las tres variables del negocio: clientes,
rentabilidad y personal.
 Asegura el cumplimiento de los procedimientos establecidos al interior de Placacentro.
 Participa activamente en el establecimiento de criterios para el crédito y pagos diferidos del
cliente.
 Administrar con diligencia y resguardo los fondos recibidos por las ventas del día.
 Atender los pagos que realizan los clientes que compran en Placacentro, considerando las
distintas formas de pago y crédito autorizadas en el Placacentro.
 Recaudar y resguardar los valores percibidos en forma diaria producto de las ventas del
Placacentro y entregarlas al final del día al área de administración y finanzas para disponer
los depósitos correspondientes. En su defecto y dependiendo de los montos recaudados,
debe enviar la remesa al área de administración y finanzas para su resguardo en la caja de
fondos.
 Cumplir las instrucciones verbales y/o escritas relativas a la recepción de documentos-
cheques y otorgamientos de créditos abiertos.
 Crear nuevos negocios y oportunidades de venta a través de un asesoramiento integral al
cliente, realizando proyectos innovadores que agregan valor a la venta y servicios
ofrecidos por el Placacentro MASISA.
 Propone alternativas que enriquezcan el portafolio de productos y servicios del Placacentro
 Realiza el merchandising de los productos para mantenerlos exhibidos de la mejor manera
y al alcance de los clientes.
 Mantiene actualizado el inventario del material POP y de su correcta y continua utilización,
de acuerdo a los criterios establecidos por MASISA
 Atender las llamadas de los clientes, consumidores y público en general que requiera
comunicarse con algún funcionario del Placacentro. O en su defecto, tomar en forma
diligente los recados y comunicarlos en forma oportuna a sus destinatarios.

Página 85 de 112
 Optimizar los cortes de tableros comprados por los clientes en el placacentro asegurando
la satisfacción del cliente a partir de construir en la mente del cliente una adecuada
relación costo-beneficio.
 Generar propuestas de muebles y ambientes impresos agreguen valor a las cotizaciones y
propuestas que el cliente mueblista provee a sus clientes.
 Comunicar novedades tecnológicas, tendencias y soluciones integrales en mobiliario.
 Recibir la correspondencia que llegue a través de correo, mensajeros o servicios de carga
 Efectuar la gestión de cobranza relativa a la cartera de clientes
 Mantener una buena presencia y buen trato, pues se encuentra representando a la
empresa frente al cliente.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: ADMINISTRADOR (Placacentro MASISA)

ejercer el cargo de administración (Placacentro MASISA), de tal forma que las actividades
correspondientes sean realizadas de forma ágil, segura y eficaz.
3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el área financiera, específicamente

en el área de trabajo de administrador.
 Cotizaciones
 Diseños
 Facturas por cobrar

condiciones de uso.
8. PROCEDIMIENTOS

Página 86 de 112
8. 1 Prepárese antes de efectuar su trabajo:
 Al llegar a la empresa a iniciar su jornada laboral, repórtese ante su jefe inmediato.

 Limpiar y organizar el área de trabajo.
 Antes de ejecutar la programación, planeamiento, coordinación, dirección y control de los
recursos a su cargo, verifique el estado de todos estos, incluyendo recurso Humano y
equipos.
 Organizar los recursos financieros y humanos de la empresa para orientarlos a cumplir con
la satisfacción del cliente a través de la entrega de una atención y servicios de excelencia
 Verificar las cuentas por cobrar.
 Efectuar los trabajos de diseños solicitados por los clientes que compran en Placacentro.
 Recibir los pagos que realizan los clientes.
 Administrar con rapidez y seguridad el capital recogido por las ventas del día.
 Entregar al final del día al área de administración y finanzas el capital recogido de las
ventas.
9. RECUERDE:

Página 87 de 112
CARGO: DISEÑADOR GRAFICO (Placacentro

MASISA)
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: GERENTE PLACACENTRO
ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS: 1
PERFIL. Formación técnica o profesional terminada, conocimientos administrativos, operaciones,

maquinarias atención al cliente. Debe tener la habilidad de administrar el tiempo, capacidad de
coordinación y manejo de prioridades.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Asegurar la correcta atención en tiempo y forma de los
diseños, maquinados y servicios especiales solicitados por el cliente.
 Diseño y elaboración de planos
Procedimiento:
1) Se toman medidas.
2) Se elaboran diseños
 Controlar la correcta atención y realización de los cortes, dimensionados y maquinados

especiales solicitados por el cliente.
Procedimiento:
1) Se realizar un leptón (despiece) según las medidas suministradas por el cliente.

2) Se verificar que las medidas correspondan a las tomadas.
3) Se asesorar sobre la mejor optimización del material.
 Controla la calidad y productividad de las áreas de corte, dimensionado y maquinados

especiales.
Procedimiento:
1) Se verifica que el material cortado sea el que corresponda al color, las medidas, y
enchapes que se solicitan.
 Optimizar los cortes de tableros comprados por los clientes en el Placacentro asegurando

Página 88 de 112
Procedimiento:
1) Se ingresar al sistema el pedido solicitado.

2) Se verifica la correcta optimización.
 Generar propuestas de muebles y ambientes impresos agreguen valor a las cotizaciones y

propuestas que el cliente mueblista provee a sus clientes.
Procedimiento:
1) Se toman medidas.
2) Se genera un diseño similar al deseado por el cliente.
3) Se asesora para que el diseño sea lo más realista he impactar al cliente.
 Comunicar novedades tecnológicas, tendencias y soluciones integrales en mobiliario.
Procedimiento:
1) Se llama al cliente.
2) Se le informa sobre las novedades tecnológicas o herramientas con el fin de
optimizar el tiempo de trabajo.
comunicarse con algún funcionario del Placacentro. O en su defecto, tomar en forma
diligente los recados y comunicarlos en forma oportuna a sus destinatarios.
Procedimiento:
1) Se recibe las llamadas.

2) Se saluda al cliente y se hace una breve presentación.
3) Se toma el recado del cliente.
4) O se pasa la llamada a quien se requiera.
5) Luego se procede a resolver la solicitud del cliente.
 Recibir la correspondencia que llegue a través de correo, mensajeros o servicios de carga.
Procedimiento:
1) Se recibe.
2) Se verifica la dirección.
3) Luego se procede a entregar la guía a la persona encargada.
4) Se firma y se le pone el sello. ( asistente administrativo)
5) En caso de pagar el flete se envía a caja (Distrias)
6) La factura se ingresa al sistema fomplus después de ser autorizado por el jefe
inmediato (gerente general).
7) Luego se le envía a la auxiliar contable.
 Mantener una buena presencia y buen trato, pues se encuentra representando a la


Página 89 de 112
Procedimiento:
1) Portar el uniforme de trabajo limpio, planchado.

2) Se atiende al cliente con una sonrisa.
3) Se saluda de manera cordial.
4) Se le pregunta por lo que solicita.
5) Asesorar en lo que se requiera para que el cliente se sienta satisfecho.
 Crear nuevos negocios y oportunidades de venta a través de un asesoramiento integral al

cliente, realizando proyectos innovadores que agregan valor a la venta y servicios
ofrecidos por el Placacentro MASISA.
 Optimizar los cortes de tableros comprados por los clientes en el placacentro asegurando
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES (Placacentro MASISA)

3. ALCANCE: Definir y establecer las actividades y procedimientos diarios necesarios para

desempeñar en el área de trabajo de jefe de operaciones de tal forma que estas actividades sean
 Diseños


Página 90 de 112

condiciones de uso.
8. PROCEDIMIENTOS:

 Atender al cliente e identificar sus necesidades.

 Asignar los cortes, dimensionados y maquinados especiales solicitados por el cliente.
9. RECUERDE:


Página 91 de 112
CARGO: VENDEDOR DE MESON (Placacentro

MASISA)
ÁREA: COMERCIAL
NUMERO DE CARGOS: 4
PERFIL: formación secundaria terminada, técnico relacionado con ventas, conocimientos de

ventas, atención al cliente y productos; actitud de servicio, alta disposición al trabajo a trabajo y
estilo persuasivo.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: atender de forma eficaz los requerimientos integrales de
los clientes de su cartera.
 Desarrolla venta colaborativa en función de las necesidades del cliente.
Procedimiento:
1) Inicialmente se recibe al cliente.

2) Se le pregunta por lo que necesita.
3) Se le da información requerida de acuerdo a las necesidades de que tenga.
 Informa a los clientes de las características- beneficios de todos los productos y servicios
que se ofrece en placacentro.
Procedimiento:
1) Se les llama a todos los clientes.

2) Se le ofrecen los productos.
3) Se le informa a los clientes sobre los beneficios que puede obtener con la
empresa.
 Cumple con todas las etapas del proceso de atención y venta al cliente.
Procedimiento:
1) Se recibe al cliente.
2) Se le pregunta la necesidad.
3) Se le hace una respectiva asesoría sobre el material o diseño de muebles o
despiece.
4) Se toman los datos si se requiere programar el diseño.
5) Si es despiece, se toma el pedido del material.
6) Luego se pasa a facturación.

Página 92 de 112
 Informe al cliente precios, existencias, formas de pago y plazos de entrega del Placacentro
en función de lo establecido.
Procedimiento:
1) Se verifica en el sistema y físicamente la existencia del producto.

2) Luego se le informa al cliente el costo.
3) Si es material procesado se determina un plazo de entrega.
 Realiza el merchandising de los productos para mantenerlos exhibidos de la mejor manera

y al alcance de los clientes, de acuerdo a los clientes establecidos por MASISA.
Procedimiento:
1) Se procede a exhibir el producto.

2) Se ubica en la sala se ventas en puntos estratégicos.
3) Luego se señalan los promocionales.
 Mantiene actualizado el inventario de material POP y de su correcta y continua utilización,

de acuerdo a los criterios establecidos por MASISA.
Procedimiento:
1) Se recibe el material POP enviado por el proveedor.

2) Según la campaña se utiliza durante un periodo establecido.
3) Se renueva cada vez que se requiera.
FUNCIONES ADCIONALES:
comunicarse con algún funcionario de Placacentro. O en su defecto, tomar en forma
diligentes los recados y comunicarlos en forma oportuna a sus destinatarios.
Procedimiento:
1) Se recibe las llamadas.

2) Se saluda al cliente y se hace una breve presentación.
3) Se toma el recado del cliente.
4) O se pasa la llamada a quien se requiera.
5) Luego se procede a resolver la solicitud del cliente.
 Recibir la correspondencia que llegue a través de correo, mensajeros o servicios de carga.
Procedimiento:
1) Se recibe.
2) Se verifica la dirección.
3) Luego se procede a entregar la guía a la persona encargada.

Página 93 de 112
4) Se firma y se le pone el sello. ( asistente administrativo)

5) En caso de pagar el flete se envía a caja (Distrias)
6) La factura se ingresa al sistema fomplus después de ser autorizado por el jefe
inmediato (gerente general).
7) Luego se le envía a la auxiliar contable.
 Efectuar la gestión de cobranza relativa a su cartera de clientes.
 Mantener una buena presencia y buen trato pues se encuentra representando a la

Procedimiento:
1) Portar el uniforme de trabajo limpio, planchado.

2) Se atiende al cliente con una sonrisa.
3) Se saluda de manera cordial.
4) Se le pregunta por lo que solicita.
5) Asesorar en lo que se requiera para que el cliente se sienta satisfecho.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: VENDEDOR DE MESON (Placacentro MASISA)

desempeñar el cargo de vendedor de mesón de tal forma que estas actividades sean realizadas de
forma ágil y segura.

específicamente en el área de trabajo de ventas de mesón encargado de atender adecuadamente
e integralmente las necesidades de los clientes y consumidores que concurran al Placacentro.
 Documentación Seguridad y salud ocupacional.
 Facturas


Página 94 de 112
8. PROCEDIMIENTOS:

 Presentación y venta de los productos y servicios por medio de técnicas de negociación.
 Revisar si faltan pedidos por entregar.

 Ingresar facturas de pedidos.
 Verificar las cuentas de cobro.
 Proceda a archivar de forma organizada las facturas de la venta correspondiente.
 Atención a reclamos.
9. RECUERDE:
 Debe estar informada de los productos agotados y dar las informaciones que sean
necesarias sobre los mismos.

Página 95 de 112
CARGO: JEFE DE OPERACIONES (Placacentro

MASISA)
ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS:
PERFIL. Formación técnica o profesional terminada, conocimientos administrativos, operaciones,

maquinarias atención al cliente. Debe tener la habilidad de administrar el tiempo, capacidad de
coordinación y manejo de prioridades.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Asegurar la correcta atención en tiempo y forma de los
maquinados y servicios especiales solicitados por el cliente.
 Asigna prioridades de corte, dimensionados y maquinados especiales.

 Administra los procedimientos y planificación de mantención de maquinaria.
 Controla la calidad y productividad de las áreas de corte, dimensionado y maquinados
especiales.
 Administra programas de higiene y salud industrial.
 Administra programas de control de ruidos e inhalación de partículas en suspensión.
 Detecta necesidades de capacitación para el personal bajo su cargo.
 Controlar la correcta atención y realización de los cortes, dimensionados y maquinados

especiales solicitados por el cliente.
 Controlar y realizar seguimiento para el cumplimiento del proceso de mantención de
maquinas.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES (Placacentro MASISA)


desempeñar en el área de trabajo de jefe de operaciones de tal forma que estas actividades sean

Página 96 de 112
 Diseños

condiciones de uso.
8. PROCEDIMIENTOS:

 Atender al cliente e identificar sus necesidades.

 Asignar los cortes, dimensionados y maquinados especiales solicitados por el cliente.

Página 97 de 112
9. RECUERDE:

Página 98 de 112
CARGO: MAQUINISTA DE CORTE Y

DIMENSIONADO (Placacentro MASISA)
ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS:
PERFIL. Enseñanza primaria y secundaria terminada y deseablemente técnico, debe tener

habilidades sicomotoras, orden y orientación al cliente.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Efectuar los trabajos de corte y dimensionado asignado
por el jefe de operaciones con la mayor diligencia y cortesía para el cliente interno y externo.
 Procesar a través de cortes, dimensionado, enchapado de cantos, etc. Los tableros

comprados por el cliente en el placacentro.
 Asesorar al cliente en la optimización de cortes de acuerdo a las indicaciones entregadas
por el área de diseño.
 Entregar al cliente una atención y servicio de excelencia desde que es asignado a su
máquina, hasta que se retira con los productos procesados.
 Controlar que toda salida de productos de la empresa salga documentada y conforme al
detalle del documento que tiene a la vista. Para actualizar los registros debe dar de baja
los documentos que está físicamente dando cumplimiento.
 Controlar el acceso de personas ajenas al sector de despacho, informando cualquier
anormalidad que observe en el entorno al jefe del local.
 Efectuar labores de almacenamiento y despacho de productos, traslado de productos hacia
sus sectores asignados.
 Efectuar labores de aseo al sector asignado y mantener debido orden en este.
 Asesorar al cliente en la instalación de bisagras de acuerdo a las indicaciones entregadas

por el centro de diseño.
 Brindar al cliente un adecuado servicio de despacho de productos comprados en el
Placacentro según el justo equilibrio entre los requerimientos entregados por el y las
necesidades de la empresa.
 Efectuar labores de carga, almacenamiento y despacho de productos, traslado de
productos intro e inter Placacentro, hacia sectores asignados o hasta los vehículos de
traslado de los clientes.
PROCEDIMIENTOS

Página 99 de 112
1. RESPONSABLE: MAQUINISTA DE CORTE Y DIMENSIONADO (Placacentro MASISA)
2. PROPOSITO: Definir y establecer las actividades y procedimientos diarios necesarios para el

corte y dimensionado de los trabajos, de tal forma que este proceso sea realizado de forma ágil y
segura.

desempeñar en el área de trabajo de maquinista enchapado de cantos de tal forma que estas
 Diseño

condiciones de uso.
 Tapa oídos
8. PROCEDIMIENTOS:

Página 100 de 112


 Revise sus herramientas de trabajo (maquinas), verifique que estos se encuentren en buen
 Recibir el diseño.
 Efectuar los trabajos de corte y dimensionado asignados por el área de diseño.
 Orientar al cliente en la optimización de cortes y las indicaciones entregadas por el
diseñador.
 Entregar el diseño al cliente.
10. RECUERDE:


Página 101 de 112

CARGO: MAQUINISTA ENCHAPADO DE CANTOS

(Placacentro MASISA)
ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS:
PERFIL. Enseñanza primaria y secundaria terminada; deseablemente técnico, debe tener

habilidades sicomotoras, orden y orientación al cliente.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: efectuar los trabajos de enchapado de cantos asignados
por el jefe de operaciones con la mayor diligencia y cortesía para el cliente interno y externo.
 procesar a través del enchapado de cantos las partes o trozos de tableros comprados por
el cliente en el Placacentro.
 Asesorar al cliente en el enchapado de cantos de acuerdo a las indicaciones entregadas
 Entregar al cliente una atención y servicio de excelencia en tiempo y forma desde que es
asignado a su servicio, hasta que se retira con los productos procesados.
 Entregar un adecuado servicio de enchapado de cantos en trozos o partes de tableros de
acuerdo a los requerimientos y diseños provistos al cliente por el centro de diseño o
realizados directamente por el cliente.
 Efectuar labores de almacenamiento y despacho de productos procesados, traslado de
productos hacia sus sectores asignados.
 Asesor al cliente en la instalación de bisagras de acuerdo a las indicaciones entregadas

por el centro de diseños.
PROCEDIMIENTOS
1. RESPONSABLE: MAQUINISTA ENCHAPADO DE CANTOS (Placacentro MASISA)

Página 102 de 112

2. PROPOSITO: Definir y establecer las actividades y procedimientos diarios necesarios para el

corte y dimensionado de los trabajos, de tal forma que este proceso sea realizado de forma ágil y
segura.

desempeñar en el área de trabajo de maquinista de corte y dimensionado de tal forma que estas
 Diseño

condiciones de uso.
 Tapa oídos.
8. PROCEDIMIENTOS:


Página 103 de 112

 Revise sus herramientas de trabajo (maquina), verifique que estos se encuentren en buen
 Recibir el diseño.
 Efectuar los trabajos de enchapado de cantos asignados por el área de diseño.
 Orientar al cliente en el enchapado de cantos y las indicaciones entregadas por el
diseñador.
 Entregar el diseño al cliente.
9. RECUERDE:
 Usted debe velar por el mantenimiento y buen uso de la maquinaria.


Página 104 de 112

CARGO: BODEGUERO / OPERADOR GRUA

HORQUILLA (Placacentro MASISA)
ÁREA: LOGISTICA
NUMERO DE CARGOS:
PERFIL. Formación primaria y secundaria terminada; debe tener conocimientos de manejo de

vehículos de carga y descarga, manejo de bodega y habilidades sicomotoras, orden y orientación
al cliente.
PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: mantener la bodega con el orden y limpieza adecuados
que asegure la comodidad y eficiencia en la exhibición y búsqueda de los productos.
 Almacenar, siguiendo los criterios previamente establecidos, los productos ingresados a

bodega.
 Mantener el orden y limpieza de los productos y sala de bodega del Placacentro.
 Separar, preparar y embalar los productos que se despachan desde el Placacentro.
 Apoyar en el control de la carga y salida de productos desde el Placacentro.
 Asistir al maquinista de corte y dimensionado en brindar al cliente un adecuado servicio de
corte y dimensionado de planchas según los dibujos anexos que acompañan al documento
de venta optimizando las disponibilidades de la empresa al respecto.
 Efectuar labores de almacenamiento y despacho de productos, traslado de productos hacia
sus sectores asignados o hasta los vehículos de traslado de los clientes.
 Asesorar al cliente en la instalación de bisagras de acuerdo a las indicaciones entregadas

 Perforación de material para la bisagra.
PROCEDIMIENTOS

Página 105 de 112

1. RESPONSABLE: BODEGUERO/ OPERADOR GRUA HORQUILLA (Placacentro MASISA)

mantener la bodega en orden y limpia, de tal forma que este proceso sea realizado de forma ágil y
segura.

desempeñar en el área de trabajo de bodeguero/operador grúa horquilla de tal forma que estas
 Lista del pedido

condiciones de uso.
 Tapa oídos.
8. PROCEDIMIENTOS:

Página 106 de 112



 Limpia y ordena la bodega
 Almacena los productos ingresados al Placacentro
 Separa, prepara y embala los productos que se despachan.
 Carga y controla la salida de productos del Placacentro.
9. RECUERDE:


Página 107 de 112

CONCLUSIONES
Un manual de funciones y procedimientos es un documento que se prepara en una empresa con el

fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía, así como
la forma como se deben realizar las actividades. El objetivo primordial del manual es describir con
claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los
cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas
que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre
los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.
Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una
aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales
que hacen de su implementación un proceso exitoso.
Los elementos que complementan un manual de funciones y procedimientos para proceder a su

implementación son los siguientes:
 Manual de funciones y procedimientos

 Diligenciamiento de formatos.
 Estructura orgánica de la Empresa.
 Manual de normas administrativas.
 Delineamientos o directrices de contratación de Personal.

Página 108 de 112

BIBLIOGRAFÍA
Gómez Castañeda, O R: Aportes a la Gestión de la Organización

Humana.www.eumed.net.
Borrego, D: La importancia de los Organigramas.

www.herramientasparapymes.com
Amaya Correa, J: Manuales de Normas y Procedimientos.

www.elprisma.com

Página 109 de 112

Manual de Funciones Con Placacentro-Definitivo

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Funciones Con Placacentro-Definitivo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

DISTRIAS es un Grupo Empresarial creado para satisfacer las necesidades de la construcción

La capacitación del personal y adquisición de la tecnología apropiada permite ofrecer asesoría

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

Entregamos soluciones integrales para nuestros clientes en el sector de la construccion y afines, a

OBJETIVO DEL MANUAL

El manual de funciones y procedimientos de DISTRIAS tiene como objetivo principal dotar a la

JUSTIFICACION DEL MANUAL

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

CARGO: GERENTE GENERAL

PERFIL: Profesional en ciencias administrativas, con profundos conocimientos de la actividad

PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Dirigir, organizar y coordinar el funcionamiento general de

 Realizar la gestión necesaria, para lograr el desarrollo de la empresa.

 Intervenir en procesos de recuperación de cartera.

1. RESPONSABLE: GERENTE GENERAL.

2. PROPOSITO: Definir y establecer las actividades y procedimientos diarios necesarios para

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el área administrativa,

5. PRINCIPIOS BASICOS DE SEGURIDAD:

 Todos los accidentes o lesiones pueden evitarse.

7. ELEMENTOS DE SEGURIDAD BASICOS: No aplican elementos de Seguridad.

8.1. Prepárese antes de efectuar su trabajo: Antes de ejecutar la programación, planeamiento,

8.2 Realice el Trabajo:

 Como gerente General, la representación legal de la empresa acarrea la responsabilidad

 Es una de sus funciones más importantes la realización de negociaciones que beneficien a

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

PERFIL: Profesional en Administración de empresas o afines, experiencia en manejo de personal,

PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: ejecutar labores de dirección general, apoyar la

 Entablar buenas relaciones con clientes y proveedores.

 Resolver los conflictos que puedan presentarse con el personal de trabajo.

2. PROPOSITO: Definir y establecer las actividades y procedimientos diarios necesarios para

3. ALCANCE: Los siguientes procedimientos son aplicables en el área administrativa,

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

5. PRINCIPIOS BASICOS DE SEGURIDAD:

 Todos los accidentes o lesiones pueden evitarse.

7. ELEMENTOS DE SEGURIDAD BASICOS:

 No aplican elementos de Seguridad.

8.1 Prepárese antes de efectuar su trabajo: Antes de ejecutar la programación, planeamiento,

8.2 REALICE EL TRABAJO:

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

 Es de vital importancia el apoyo a la Gerencia General en cuestiones de preparación,

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Compras,

PERFIL: Profesional o técnico con estudios complementarios en gestión de compras y/o

PROPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO: Tramitar la adquisición de productos y materiales

 Realizar los pedidos de mercancías.

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

1. RESPONSABLE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (COMPRAS, INVENTARIOS,

2. PROPOSITO: Definir y establecer las actividades y procedimientos diarios necesarios para

5. PRINCIPIOS BASICOS DE SEGURIDAD:

 Todos los accidentes o lesiones pueden evitarse.

7. ELEMENTOS DE SEGURIDAD BASICOS:

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

8.1 Prepárese antes de efectuar su trabajo:

 Verifique su lugar de trabajo y sus equipos.

 8.2 Realice el trabajo:

 Debe verificar el stock de inventario constantemente a través del sistema.

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA

CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

 Diseñar, proponer e implementar políticas administrativas y financieras.

REALIZADO REVISADO EDICION FECHA ÁREA