COMPLEJO TECNÓLOGICO PARA LA GESTIÓN AGROEMPRESARIAL

CTPGA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

TALLER EMBALAJE Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA

Presentado por:

Emma Fernanda Muñoz

Liliana Patricia Roldan
Lisaira Bellido

Código:
521213

Caucasia-Antioquia

2021
1.¿Qué es embalaje?

El embalaje es todo aquello necesario en el proceso de acondicionar los

productos para protegerlos, y/o agruparlos de manera temporal pensando en su
manipulación, transporte y almacenamiento. Con este formato preservamos la
calidad de la carga a la vez que se mantiene a salvo, en todas aquellas
operaciones en la que se ve envuelta, durante el trayecto entre el exportador y
el importador.

El embalaje es todo aquello necesario en el proceso de acondicionar los

productos para protegerlos, y/o agruparlos de manera temporal pensando en su
manipulación, transporte y almacenamiento. Con este formato preservamos la
calidad de la carga a la vez que se mantiene a salvo, en todas aquellas
operaciones en la que se ve envuelta, durante el trayecto entre el exportador y
el importador.

2. ¿Cuáles son las clases de embalaje?

 Embalajes para contener:

Son embalajes que contienen una o varias unidades de producto. Un
ejemplo podrían ser las cajas de cartón, los sacos o las bolsas.
 Embalajes para proteger:
Los embalajes de protección tienen la finalidad de mantener la
mercancía a salvo durante toda la cadena logística, evitando golpes,
deformaciones o deterioros causados por factores climáticos.
 Embalajes para unir:
Los embalajes para la unión permiten agrupar varias unidades de
productos o varios bultos para conformar una única unidad de carga
para facilitar, por un lado, su distribución a los siguientes agentes de la
cadena de suministro y por otro, su manipulación y transporte.
 para motivar la compra:
Como ya adelantábamos al principio, otra de las funciones del embalaje
es la promoción del producto para motivar la compra. Para lograr este
objetivo, existen infinitas posibilidades, desde crear un packaging
específico que resulte atractivo, hasta personalizar incluso los diferentes
materiales de embalaje como precintos, plástico, planchas de cartón, …
con logotipos, imágenes o cualquier otro requisito
3. ¿Cuáles son los tipos de embalaje más comunes?

 Embalaje primario, de venta o unidad de consumo:

El embalaje primario contiene, guarda y protege el producto. Está en contacto

directo con el artículo y sirve para mantenerlo en condiciones óptimas. Este
embalaje define la unidad de consumo más pequeña, facilitando la venta
unitaria del producto. Toma formas muy diversas: latas, botes, sacos, botellas,
bolsas…

 Embalaje secundario o colectivo:

El embalaje secundario es una agrupación de embalajes primarios. Añaden

una mayor protección y facilitan la comercialización del producto a una mayor
escala. Son, sobre todo, las cajas de cartón (también podrían ser de plástico).
Por ejemplo, en el caso de la leche, un brik individual sería un embalaje
primario y la caja de cartón que contiene el pack de seis representaría un
embalaje secundario.

 Embalaje terciario:

El embalaje terciario reúne embalajes primarios y secundarios para así crear una
unidad de carga mayor cuya forma más extendida son las estibas o
contenedores y las cajas de cartón modulares que los conforman.
4. ¿Cuáles son las funciones del embalaje?

Las funciones que cumple el embalaje primario son:

Identificar el producto según las normativas vigentes y mostrar la información

de uso, así como otros datos fundamentales como la fecha de caducidad.
Dependiendo del producto, también debe cumplir el importante papel de
identificar la marca y generar una mayor atracción del consumidor.
Asegurar que mantenga una posición estable en la ubicación de venta en la
tienda (que no se caiga).
Garantizar el aislamiento del contenido.
Proteger el producto con el mínimo material posible.

Las funciones del embalaje secundario son:

Ser resistente al apilado (en el almacén y en el punto de venta) y a la

manipulación durante el transporte, asegurando que el producto no sufra
daños.
Contener una cantidad concreta de productos.
Atraer la atención del cliente, especialmente en aquellos embalajes
secundarios destinados directamente a la venta al público.

Las funciones y características del embalaje terciario son:

Ser estable y permitir la compactación de las cargas.

Aprovechar al máximo la capacidad de almacenaje de las instalaciones y los
vehículos industriales.
Estar homologados y fabricados con materiales resistentes.
En ocasiones, el embalaje terciario también puede desempeñar un papel
relevante en relación con la imagen de marca. Destaca sobre todo el caso de la
logística de e- commerce, donde la caja o embalaje que se utiliza en el
transporte es de tipo terciario y puede incluir elementos visuales de la marca
(un ejemplo puede ser el muy reconocible empaquetado de Amazon).
5.¿Qué importancia tiene el uso del embalaje dentro dela logística?

Sin lugar a duda, uno de los principales aspectos de importancia que hay
que tener para considerar el embalaje en los procesos logísticos, es que
permite poder adaptar el producto o mercancía a trasladar a las
condiciones y características de su embalado.

Es decir, se podrá saber cuándo se trata de un producto que requiere un

cuidado especial, o que es frágil, incluso si es algo que necesita ser
transportado el mismo día o no.

También, se podrá saber si se puede poner cerca de espacios húmedos o si

puede compartir ambiente con otros productos a transportar.

6. ¿Cuáles son los principales materiales utilizados y porqué?

7. ¿Qué es una etiqueta?

Se trata de una señal, marca, rótulo o marbete que se adhiere a un objeto

para su identificación, clasificación o valoración

8. ¿Como debe ir sellada y etiquetada una caja?

Cierra adecuadamente tu paquete con cinta adhesiva de calidad (reforzada,

de 50mm de ancho y resistente a la presión). Hazlo de manera que el
paquete quede bien cerrado. Esto significa que no se podrá ver o acceder a
su contenido sin romper la caja. Al realizar este paso es recomendable ser
detallista. Una buena idea es dibujar una “H” con cinta en todas las
aberturas de la caja.

Después de que el paquete está sellado de forma segura debe ser

etiquetado. En la etiqueta debes colocar las instrucciones de envío que
contribuyan a su entrega.

9. ¿Como deben ir empacados los artículos frágiles?

Usen todos los suministros necesarios para embalaje. Desde plástico burbuja,
estirable, mantas, papel, unicel, entre otros diseñados para proteger los artículos y
que pueden combinar para dar una mayor protección.
No excedan el límite de 15 kilogramos por caja. Las cajas de cartón tienen una
resistencia de 20 a 25 kilogramos, pero en caso de los objetos frágiles no se
recomienda que se superen los 15 kg, para evitar que el sobrepeso pueda dañar los
artículos.
Rellenen los espacios vacíos en las cajas con periódico, papeles de embalaje,
unicel o aserrín para embalaje, esto evitará que los artículos se muevan durante el
traslado.
Siempre etiquete las cajas. Todas las cajas involucradas en la mudanza deben estar
identificadas, pero en el caso de las que contienen objetos frágiles se debe agregar
una marca donde lo indique, para que los encargados de la mudanza tengan un
mayor cuidado al manejarlas.
Cuanto más pesado es el artículo, más pequeña debe ser la caja para evitar que se
rompa durante el manejo
10. ¿Qué ventajas tiene contratar una empresa autorizadao calificada?

beneficios de elegir una empresa de selección:

 Asesoramiento de personal experto

 Reducción del tiempo de contratación
 Especialización y aparición de nuevos perfiles profesionales
 Profesionalidad en el proceso de selección
 Costes del servicio

11.¿Como deben ser enviada la mensajería de documentos?

Si la entrega de la comunicación es efectiva, deberá constar en la copia la

firma por parte del destinatario o quien lo reciba, como también su nombre
claro, fecha y hora de recibido o en su defecto si es con sello que indique las
especificaciones anteriormente mencionadas. Si por el contrario no se logra la
entrega y se requiere constancia de la entrega fallida, esta será suscrita por el
mensajero con la causal de devolución.

- Las pruebas de entrega en caso de envío por entrega

personal, fax, o ventanilla no se radican, sino que se digitalizan y
agrega por el sistema de gestión documental Postal la imagen
firmada a la imagen original.
- En el caso de los procesos judiciales se debe
imprimir y radicar el acuse de recibido de la
correspondencia enviada por Certím@il. Art.122 C.G.P.
- A los documentos enviados por fax se les
debe anexar la constancia de la transmisión al
documento como evidencia de recepción para su
posterior archivo.
- En el caso de mensajería especializada, se
diligenciará la guía respectiva la cual debe contener mínimo:
Numero del oficio, radicado, destinatario y dirección de
entrega. En caso de contener anexo un elemento diferente a
documentos se diligenciará el campo “Dice contener”.

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 - Para el envío de correspondencia se debe diligenciar
la orden de servicio junto con la planilla de relación de envíos.
- En caso de requerir pruebas de entrega el
usuario debe acceder al Sistema de Información utilizado
link http://intranet/SG/GD/default.aspx
- En el caso de masivos el tramitador documental debe dejar soporte
del mismo.
- En el caso de necesitar el servicio para entrega el
mismo día, se deberá remitir el documento antes de las 10:00AM o
en lo posible un día antes en el Grupo de Gestión Documental con
el formato GDOC-F-026 “AUTORIZACION SERVICIO
ESPECIAL ENTREGA MISMO DIA” diligenciado.
- El formato “AUTORIZACION SERVICIO ESPECIAL
ENTREGA MISMO DIA” GDOC-F-026
deberá ser autorizado por la Coordinadora del Grupo
de Apoyo Judicial en el área Jurisdiccional y la
Subdirectora Administrativa para los temas
administrativos.
- Tener en cuenta que el servicio de entrega
“AUTORIZACION SERVICIO ESPECIAL ENTREGA
MISMO DIA” NO cuenta con el servicio de envío para ciudades
fuera de Bogotá D.C

12. Cuáles son los tipos de sobres que se utilizan paraenviar documentos?

Un sobre es una funda de papel u otro material maleable, que se utiliza para
resguardar hojas, como una carta o un documento, para poder enviarlo por
correo postal.

Los tipos de sobres pueden ser:

Sobres engomados. Son los que tienen pegamento en la solapa que, al ser

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humedecido se activa y se adhiere al entrar en contacto con otra superficie de
papel, lo que permite cerrar el sobre. La solapa presenta una apariencia
triangular.

Sobres autoadhesivos. Son los que tienen pegamento en la solapa, pero está
protegido por un precinto plástico que, al quitarlo, la solapa se adhiere al estar en
contacto con otro papel, lo que permite cerrar el sobre.

Sobres con ventana. Son los que tienen una abertura protegida con una delgada
lámina transparente, de modo que permitan ver parte del contenido interior del
sobre, como el rótulo de la carta donde figura el nombre del destinatario. De ese
modo, se ahorra en aplicarle una etiqueta en el exterior del sobre, o de escribir los
datos a mano.

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