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UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES


ADMINISTRACION DE EMPRESAS

PROCESO DE TOMA DE PEDIDO EN LA MERCADERIA JUSTO Y BUENO


“FLORESTA” BARRANCABERMEJA.

INFORME DE FIN DE ESTUDIOS PARA OPTAR AL GRADO DE


ADMINISTRADORA DE EMPRESAS

MARIA MARGARITA FLOREZ ACEVEDO


ALBA YASMY HERNANDEZ ORTIZ
ZULLY JACQUELINE ROMERO MERCADO

TUTOR:
JOSE RUFINO CRUCES OSORIO

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

2018

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PROCESO DE TOMA DE PEDIDO EN LA MERCADERIA JUSTO Y BUENO
“FLORESTA” BARRANCABERMEJA.

INFORME DE FIN DE ESTUDIOS PARA OPTAR AL GRADO DE


ADMINISTRADORA DE EMPRESAS

MARIA MARGARITA FLOREZ ACEVEDO


ALBA YASMY HERNANDEZ ORTIZ
ZULLY JACQUELINE ROMERO MERCADO

TUTOR:
JOSE RUFINO CRUCES OSORIO

AÑO
2018

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Dedicatoria

Principalmente a Dios por ser el motor y la fuerza de mi vida, a mi familia


por su valiosa colaboración a lo largo de mi aprendizaje, a todos los docentes
por sus enseñanzas y conocimientos que me brindaron para mi formación
profesional y finalmente a mis compañeras por el apoyo para el desarrollo y
culminación de este proyecto.

A Dios, por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado
salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor. A
mi hijo Juan Sebastián Martínez, Que es el donante de mi felicidad, de mis
esfuerzo, mis ganas de buscar lo mejor para ti, Aun a tu corta edad, me has
enseñado y me sigues enseñando muchas cosas de esta vida. Fuiste mi
motivación más grande para concluir con éxito este proyecto de grado.

Dedico este proyecto a mi madre Mónica Mercado sierra, por su apoyo


incondicional y esfuerzo en nuestro Hogar, gracias por impulsarme a terminar
este proyecto que será de gran ayuda para nuestro futuro.

Agradecimientos

Agradezco a Dios por su infinito amor, por haberme permitido cumplir lo


que algún día te prometí mamá.
Gracias a ti Lilia Acevedo porque sin tun apoyo no hubiese llegado a esta
etapa, por cuidarme y apoyarme siempre.
A mi papá Hernando Flórez gracias por ser pilar en mi formación humana
y profesional.

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A mis hermanos por sus consejos a quienes deseo siempre éxito en la vida y
a mis sobrinas por ser la razón que me motiva.

A mis padres y hermanos, por infundir en mi la lucha y el deseo de


superación y darme todo su apoyo durante la carrera

A mi comadre Yesmin Hernández, por apoyarme en los momentos difíciles


de mi vida y ser ese ejemplo para seguir adelante en este proceso de vida y
culminar mi carrera gracias a sus consejos.

Agradezco en primer lugar a Dios todo que en su infinito amor me regalo la


vida me ha concedido gozar de buena salud, me ha dotado de su sabiduría y
su conocimiento para culminar este proceso.
Quiero agradecer a mi madre Mónica Mercado Sierra por ser mi apoyo
incondicional día a día, por estar siempre ahí dispuesta a dar lo mejor para mi
beneficio sin importar las circunstancias y a mi padre Oscar Enrique Romero
Mejía porque de una u otra forma estuvo en algunos momento claves para el
cumplimiento de esta meta.
A mi abuela Selfia Sierra Aguilar por llevarme siempre en sus oraciones e
impulsarme a ser una mejor mujer cada día.
A mi hermano Oscar Leonardo Romero Mercado por su apoyo
incondicional en todo momento, por sus consejos y por su apoyo económico al
inicio de mi carrera.
A mi tío Henry Mercado sierra, por su apoyo económico para iniciar el
proceso de homologación y continuar con mi pregrado en Administración de
Empresas.
A mi tío Aldemar Mercado Sierra, por su apoyo en todo momento, por
transportarme a diario del trabajo a la Universidad y de nuevo para mi casa.
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A mí cuñada Gelka Smith Chacón Murgas, por sus consejos a lo largo de
este trayecto y su apoyo con el cuidado de Daniela Sofía.
A mis profesores y tutor José Rufino, por brindarme con buena disposición
sus conocimientos.
A mis compañeros de clase de todos los niveles de la universidad, a mis
compañeros de diplomado, a mis compañeras de proyecto y especialmente a
mi amiga Diana Sofía Herrera por ser mi compañera de estudio, por su apoyo
en cada una de las asignaturas que cursamos juntas, por su entusiasmo y por
siempre darme ánimo.
Finalmente agradecer a todos y cada uno de las personas partícipes mi
desarrollo como profesional en formación, que de manera directa o indirecta
me ayudaron a cumplir los objetivos propuestos, entre ellos la Universidad
Cooperativa de Colombia, que me permitió formarme en ella y me facilitó el
espacio y la infraestructura para el cumplimiento de mi objetivo.

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TABLA DE CONTENIDO

ÍNDICE DE TABLAS.................................................................................................. 8
GLOSARIO .................................................................................................................. 9
RESUMEN.................................................................................................................. 10
ABSTRACT ................................................................................................................. 11
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 12
1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA A INTERVENIR ..................................... 14
1.1 COMO NACIÓ, CÓMO ESTÁ CONFORMADA LA EMPRESA. ..............................14
1.2 CARGOS RELACIONADOS CON EL PUESTO DE TRABAJO. ...............................15
1.3 DESCRIPCIÓN DE LA TOMA DE PEDIDO......................................................................16
2. EL PROBLEMA Y SU IMPORTANCIA............................................................ 18
2.1. PROBLEMA ..................................................................................................................................18
2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................................19
3. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................. 20
4. OBJETIVOS........................................................................................................... 22
4.1. OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................22
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................22
4.3. HIPÓTESIS ....................................................................................................................................22
5. MARCO REFERENCIAL .................................................................................... 23
5.1 ANTECEDENTES ........................................................................................................................23
5.1.1. “Metodología para el control y la gestión de inventarios en una empresa minorista de
electrodomésticos”. ................................................................................................. 23
5.1.2. "Implementación de un sistema de control interno operativo en los almacenes, para
mejorar la gestión de inventarios de la constructora A&A S.A.C. de la ciudad de Trujillo”25
5.2. MARCO TEORICO. ...................................................................................................................26
5.2.1. Teoría de toma de pedido. ........................................................................... 26
5.2.2. Teoría Justo a tiempo. ................................................................................ 27
5.2.3. “Motivación laboral y gestión de recursos humanos en la teoría de Frederick Herzberg”.
.............................................................................................................................. 27
5.2.4. La teoría de “Kaizen se enfoca a la gente y a la mejora de los procesos siempre
perfeccionado los estándares de trabajo establecidos”: ............................................... 28
5.2.5. Teoría inventario manejo y control. ............................................................. 28
5.3. MARCO CONCEPTUAL ..........................................................................................................29
5.3.1. Procedimiento. .......................................................................................... 29
5.3.2. Manual de procedimiento. .......................................................................... 29
5.3.3. Productividad. ........................................................................................... 30
5.3.4. Motivación. ............................................................................................... 30
5.3.5. Control Interno. ........................................................................................ 30
5.3.6. Estándar. .................................................................................................. 31
5.3.7. Responsabilidad......................................................................................... 31
6. METODOLOGÍA .................................................................................................. 32
6.1. MARCO METODOLÓGICO...................................................................................................32
6.1.1 Tipo de investigación. ................................................................................. 32
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6.1.2 El diseño de la investigación. ....................................................................... 32
6.1.3. Población o universo de estudio. ................................................................. 33
6.2. LOS INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN. ................33
6.2.1. Tipos de información. ................................................................................ 34
6.2.2. Técnicas para la recolección de información. ............................................... 35
6.2.3. Descripción de los instrumentos. ................................................................. 36
7. PRESUPUESTO .................................................................................................... 41
RECOMENDACIONES ........................................................................................... 44
BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................ 45
ANEXOS ..................................................................................................................... 47

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ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................................................................... 17


TABLA 2. TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN. .................................................................................... 36
TABLA 3. MANO DE OBRA........................................................................................................................................................... 41
TABLA 4. MATERIALES ............................................................................................................................................................... 41
TABLA 5. COSTOS INDIRECTOS ................................................................................................................................................. 42
TABLA 6. TOTAL PRESUPUESTO ................................................................................................................................................ 42

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GLOSARIO

Diagnóstico

Es una herramienta que nos permite conocer el estado de cada una de las áreas de la empresa,

donde se ejercen las actividades diarias.

Encuesta

Es una seria de preguntas que se hacen a un grupo determinado de personas, con el fin de

averiguar opiniones y conocer la opinión de cada uno de ellos.

Informe

Hace referencia a una descripción detallada del estado actual de una empresa, en este se

definen los hechos, los métodos y el plan de acción que se desea llevar a cabo.

Población

Grupo formado por personas que hacen parte de una comunidad especifica.

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RESUMEN

El presente informe tiene como finalidad presentar, los alcances obtenidos durante esta etapa de
investigación en el “Proceso de toma de pedido en la Mercadería Justo y Bueno Floresta
Barrancabermeja”.

El problema central fue identificado por medio de la observación detallada que se le hizo a cada
uno de los empleados de la empresa durante sus actividades cotidianas según cada área
encargada, enfocándonos principalmente en el proceso de toma de pedido, mediante objetivos
específicos que nos permiten elaborar una propuesta, para orientar adecuadamente a los
empleados en cada área.

El proceso de investigación se llevó a cabo en la Mercadería Justo y Bueno Floresta


Barrancabermeja donde se ejecutaron diferentes actividades, para dar cumplimento a los
objetivos establecidos en el plan de trabajo.

A su vez, permitió implementar diferentes instrumentos para obtener un resultado, el cual


aplicaría para desarrollar el procedimiento para mejorar el proceso de toma de pedido que los
empleados desconocen por que no están enfocados en temas de manuales sino a las funciones
establecidas por la empresa, que de una forma fue identificado para darle mejora, optimizando
los tiempos y controlando el proceso desde que sale de la fabricación hasta el punto final de la
tienda.

Por último, los estudiantes entregan unas conclusiones que argumentan el objetivo general y
especifico formulados en el estudio y expone las recomendaciones para el beneficio de las
Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja.

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ABSTRACT

The aim of this report is to present the achievements that were obtained during this phase
of the research in the “order taking process in the Justo Y Bueno Floresta merchandise in
Barrancabermeja.

The problem was identified by means of a detailed observation made to the employees of the
company during their daily activities and it was related to the area that they were in charge, we
focused principally in the order taking process by means of the specific objectives which allowed
us to make a new proposal in order to guide the employees of every single area.

This research was carried out in the Justo Y Bueno Floresta merchandise in Barrancabermeja
where different activities were executed in order to achieve the established objectives in the work
plan.

That in turn, allowed implementing different instruments for getting a result, which would be
useful for developing the procedure in order to improve “the order taking process” that the
employees do not know because they are not focused on topics related to instruction manuals,
but they are focused on the established functions of the company, that was identified for being
improved, optimizing the time and controlling this process from the factory to the final point of
the store.

Finally, the students give their conclusions that argue the general and specific objectives
formulated in this study and present the recommendations for the benefit of the Justo y Bueno
Floresta Merchandise in Barrancabermeja.

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INTRODUCCIÓN

Para comprender este documento es necesario tener en cuenta que inicialmente se

identificó el problema que se está presentando en el proceso de toma de pedidos en la Mercadería

Justo y Bueno floresta Barrancabermeja.

Se hizo una descripción de los errores que se están cometiendo por parte de los empleados

a la hora de realizar el proceso de toma de pedidos, al mismo tiempo se realizó el planteamiento

del problema basado en un seguimiento que se le hizo a cada uno de los empleados en sus

diferentes áreas de trabajo y así identificar el problema central que está obstaculizando la forma

correcta de realizar el proceso de toma de pedido.

La investigación se compone de tres fases; la primera es el análisis, donde los estudiantes

comprenden el contexto donde se desarrollará la actividad; La segunda fase es la elaboración de

las técnicas para la recolección de información: observación, entrevista, diagnóstico y encuesta.

La tercera fase, tiene como objeto examinar la información recolectada de la herramienta

de estudio y formular acciones que permitan la mejora del proceso de toma de pedido en la

Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja.

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Por último, procedimos a buscar cuales son los objetivos que están relacionados con la

formulación del problema y el paso a paso que se implementó para realizar el proceso de toma de

pedido de una manera eficiente.

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1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA A INTERVENIR

1.1 COMO NACIÓ, CÓMO ESTÁ CONFORMADA LA EMPRESA.

Mercadería S.A.S Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja, es un formato nuevo que busca

crear vínculos de cercanía con los consumidores, aprovechar el interés de los colombianos por

encontrar productos de buena calidad y a precios competitivos y, sobre todo, cerca de sus

hogares.

La mercadería es un nuevo concepto con una historia que apunta a generar un vínculo

afectivo con el consumidor a partir de una decoración que evoca el arte popular y las tiendas de

antaño.

La Mercadería S.A.S Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja, está conformada por un

grupo de personas contratadas sin tener en cuenta su nivel de estudio, que hacen parte de las

áreas de la empresa donde se ejercen las diferentes actividades, a este grupo de trabajadores se le

asignas cargos específicos para que desempeñen sus tareas cotidianas.

Por otro lado la mercadería cuenta con un grupo externo de trabajadores que aunque no

están siempre activos en la tienda, hacen parte del grupo de colaboradores con diferentes

funciones, por ejemplo, el conductor que transporta la mercancía, los separadores encargados de

escoger la mercancía que es solicitada por la tienda, mini expansión son los encargados de los

arreglos internos de la infraestructura de la tienda y el orientador que es el cargado de gestionar

permisos, incapacidades y demás solicitudes administrativas.

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1.2 CARGOS RELACIONADOS CON EL PUESTO DE TRABAJO.

La empresa a intervenir cuenta con los siguientes cargos:

 Administrador: Es el encargado de realizar el proceso de toma de pedidos, solicitar

papelería, digitar y archivar documentación de la empresa.

 Pos: Son las personas encargadas de darle salida los productos que los clientes adquieren

en la Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja. (Cajero)

 Surtidor: Es el personal que se encarga de mantener las góndolas limpias y ordenadas

donde se exhiben los productos para el consumo de los clientes.

 Bodeguero: Son los encargados de mantener en un nivel bajo la rotación de los productos

para que no se estanquen en la bodega, tengan salida en la tienda y puedan ser vendidos,

de forma ordenada y marcados por bloques que señale a donde corresponden a cada uno

de ellos, para ser identificados de una manera fácil. También en el momento de hacer

inventario este al día y sea eficiente el conteo de estos.

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 Degustador: Es el encargado de ofrecer una prueba de uno o varios productos que se

ofrecen a los clientes que visitan la tienda, el objetivo de las degustaciones es potenciar la

venta de un producto nuevo o existente permitiendo a los clientes que lo prueben antes de

comprarlo. De igual manera ofreciendo el mejor servicio y con una excelente calidad en

los productos.

La función específica que se analizará en este documento es el proceso de toma de pedido

por ser el problema central que se está presentando en la mercadería por parte de los empleados.

A continuación, se describe en detalle.

1.3 DESCRIPCIÓN DE LA TOMA DE PEDIDO.

Los cargos anteriores que se relacionan no están definidos en un área específica, debido a

que el rol de cada empleado es tener la habilidad para cubrir cada área, donde el proceso de toma

de pedido se hace por medio de una ruta, en la cual se hace un análisis y se toman decisiones

frente al comportamiento de los productos de alta y baja rotación que se encuentran en

almacenamiento y exhibidos, sin embargo se hace la claridad de que si se cuenta con áreas

externas que se involucran el proceso del pedido.

La persona a quien corresponde realizar el proceso de toma de pedido es el administrador

de la semana, que tiene como objetivo realizar el pedido para abastecer los productos de la

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tienda. Se debe tener en cuenta que las funciones del administrador es analizar la entrega de la

mercancía que llega a la tienda para evitar ser solicitada nuevamente, para no generar

acumulación de los productos.

En el diagrama que se muestra a continuación, se resume el procedimiento que se debe

llevar a cabo para elaborar el proceso de toma de pedido, es decir el paso a paso y las actividades

anteriormente descritas.

Tabla 1. Diagrama de actividades

ORDEN ACTIVIDADES
1 Revisar góndola x
2 Elaborar pedido x
3 Llevar a dirección comercial x
4 Esperar respuesta x
5 Selección de los bloques del día
6 Impresión de pedido anterior x
7 Impresión de los formatos de los bloques x
del día
8 Análisis de los productos de bodega x
9 Observación de productos de tienda x
10 Selección de productos a pedir basado en la x
necesidad de la tienda.

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2. EL PROBLEMA Y SU IMPORTANCIA

2.1. PROBLEMA

Mercadería S.A.S Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja, es un formato nuevo que busca

crear vínculos de cercanía con los consumidores, aprovechar el interés de los colombianos por

encontrar productos de buena calidad y a precios competitivos y, sobre todo, cerca de sus

hogares.

La mercadería es un nuevo concepto con una historia que apunta a generar un vínculo

afectivo con el consumidor a partir de una decoración que evoca el arte popular y las tiendas de

antaño.

Ahora enfocándonos en la tienda ubicada en la Floresta Barrancabermeja, por medio de

una observación se evidenciaron diferentes factores en el proceso de toma de pedido, los cuales

están generando inconsistencias y se ve reflejado en la escasez de los productos de alta y baja

rotación de la tienda.

Inicialmente se observa que los empleados cada semana tienen un rol diferente en la

tienda, (Administrador, Pos, Surtidor, Bodeguero y Degustador) el administrador es el encargado

de realizar el proceso de toma de pedidos, pero al terminar la semana y cambiar su rol en la

tienda, se desentiende del proceso ejecutado lo cual genera retroceso en el inventario y

movimiento de productos de alta y baja rotación.

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Es necesario resaltar que el empleado en rol de administrador es el encargado de realizar el

proceso de toma de pedido. En efecto se encontró que no hay un instructivo de guía para hacer

el proceso de toma de pedido por parte de la mercadería.

Los pedidos se hacen por medio de un rutero el cual muestra el bloque que se debe

manejar en ese día, el objetivo de los bloques es que la mercancía se maneje en un solo sitio, sin

embardo por descuido se olvidan de los productos que hacen parte de ese bloque y necesitan

refrigeración, para ser más preciso los productos no están a la vista, se omiten, lo cual genera

productos agotados.

Además, el empleado en su función presenta desconcentración en el proceso de toma de

pedido por dar atención al cliente o por objetos de distracción tales como los dispositivos

móviles. Al mismo tiempo, no se está utilizando de manera adecuada el formato donde se

encuentran relacionados todos los productos de la tienda.

A su vez se está descuidando la mercancía que se encuentra en bodega, porque solo se

fijan en lo que hay en la góndola.

Por otro lado, no están pendiente de la fecha de vencimiento de los productos que tienen

baja rotación, lo cual genera avería en los productos y pérdidas para la empresa.

2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo orientar adecuadamente en sus actividades al personal de la tienda Mercadería Justo y

Bueno Floresta Barrancabermeja?


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3. JUSTIFICACIÓN

Este proyecto busca generar una transformación en el proceso de toma de pedidos para los

productos de alta y baja rotación que se está implementando actualmente en la mercadería Justo

y Bueno Floresta Barrancabermeja.

Para la empresa el proceso de toma de pedido es fundamental porque es una función

importante dentro de las actividades que realizan los empleados de la tienda, tener al día el

surtido de los productos y así poder prestar un excelente servicio al cliente externo.

Debido a que se han encontrado errores por parte de los empleados que realizan el proceso de

toma de pedido del día para abastecer los productos de la tienda, con el único objetivo de tener

surtido los estantes. Se encontraron productos agotados, incremento de mercancía en bodega,

destrucción de productos por vencimiento. Todo esto nos ha hecho tener un objeto de alerta para

mejorar y así no seguir cometiendo errores que afectan el beneficio y la razón social de la

empresa.

Es necesario implementarlo para estructurar de manera eficiente el proceso que se debe llevar

a cabo para la toma de pedidos, lo cual resulta de gran beneficio para la Mercadería Justo y

Bueno Floresta Barrancabermeja en cuanto al mejoramiento continuo que se busca implementar

día a día para la satisfacción de los empleados principalmente y así poder brindar un mejor

servicio basado en alta calidad y atención al cliente.

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El resultado satisfactorio en el proceso de toma de pedido, se logra implementando una guía

estructurada, de forma ordenada llevando un consecutivo de las instrucciones que se deben tener

en cuenta para realizar un proceso adecuado, disminuyendo errores en el inventario y evitando

productos agotados de alta y baja rotación en la tienda.

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4. OBJETIVOS

4.1. OBJETIVO GENERAL

Elaborar una propuesta, para orientar adecuadamente en sus actividades al personal de la

tienda Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Determinar las actividades que se deben desarrollar para la toma de pedido.

 Propuesta para motivar al personal para elaborar mejor sus labores de toma de pedido.

 Elaborar un procedimiento adecuado para la eficiente de toma de pedido y manejo de

inventarios.

4.3. HIPÓTESIS

Al estructurar el proceso de manera adecuada para la toma de pedidos, resulta de gran

beneficio para la mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja, en la satisfacción de los

empleados para el cumplimiento de sus objetivos y en el mejoramiento del servicio a los clientes

basado en alta calidad.

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5. MARCO REFERENCIAL

5.1 ANTECEDENTES

5.1.1. “Metodología para el control y la gestión de inventarios en una empresa minorista

de electrodomésticos”.

La presente metodología que se aplicó en la empresa ELECTRODOMESTICO utilizando

diferentes herramientas permitió orientar a la empresa Mercadería Justo y Bueno Floresta

Barrancabermeja, que pasa por un momento de crisis a la hora de sus empleados realizar el

proceso de toma de pedido.

La gestión de inventarios, es un tema importante en la organización dado que miden el

comportamiento de las entradas y salidas de la mercancía que se trasladan de un sitio a otro y el

control que permite diferenciar si es rentable para la empresa, lo cual el equipo contratado por la

compañía hace su estudio y obtiene su resultado para mirar si es rentable seguir con la vigencia

de la tienda de modo que el personal de tienda debe estar enfocado en las instrucciones

enviadas por los analistas desempeñando bien sus tareas y resaltando los índices de venta.

 Análisis de la Demanda. Esta fase tiene como objetivo comprender la demanda de los

artículos que se presentan en la mercadería Justo Y Bueno Floresta Barrancabermeja con los

productos de alta rotación y baja rotación en este caso se puede diferencia que hay productos que

tiene salida constante en la mercadería y permite que sean seleccionado, pedidos en alto

volumen y puesto en venta para el consumo del cliente.

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 Clasificación de los Artículos. Este paso se relaciona con los artículos que hacen parte de

cada bloque que diariamente se piden en la tienda para no tener agotados. Lo cual ayuda al

proceso eficiente del sistema control de inventario con el fin de medir que los bloques no se

tratan por igual, los productos tienen una finalidad y una existencia en la tienda, a su vez aplicar

métodos de control y análisis en correspondencia con la importancia económica relativa en cada

producto. Consideran que, la toma de decisiones de los empleados sea considerada y evaluada

de varios criterios teniendo en cuenta el comportamiento del producto

Como resultado es significativo aplicar estos pasos en el caso de la empresa Mercadería

Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja, con el tema de toma de pedido para evaluar el

procedimiento de inventario lo cual ayuda a reforzar los índices de resultados a la hora de

aplicarlo, de igual manera, la metodología propuesta representa una oportunidad de mejora

significativa para el proceso de gestión de inventarios, ya que esta reducción representara un

incremento en la utilidad percibida Adicionalmente se garantiza la satisfacción de la demanda

pronosticada y por lo tanto un óptimo nivel de servicio al cliente. Favoreciendo así la imagen y

credibilidad de la tienda (Toro Benitez & Bastidas Guzman, 2011).

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5.1.2. "Implementación de un sistema de control interno operativo en los almacenes,

para mejorar la gestión de inventarios de la constructora A&A S.A.C. de la ciudad de

Trujillo”

La población escogida para la presente investigación fueron los trabajadores de la empresa

Mercadería Justo Y Bueno Floresta Barrancabermeja. La presente investigación estuvo

compuesta por 8 empleados, que se les aplicaron Técnicas e Instrumentos de recolección de

datos.

La observación fue un elemento que, nos facilitó percibir la realidad del objeto de

investigación porque nos permitió obtener información clara y concisa acerca de rol de cada una

de las actividades que se realizan dentro de la tienda, y nos sirvió como base para la elaboración

de un manual de proceso de toma de pedido.

Se realizaron varias preguntas al personal que hacen parte de la mercadería con el objetivo

de diagnosticar la situación presentada aplicando una serie instrumentos relacionada con la

gestión del inventario de tipo cerradas y sencillas para que sean comprendidas y de modo que se

pueda comprender el nivel de intelecto frentes al proceso de inventario y toma de pedido.

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Al contrario, ante la falta de una estructura definida por la empresa y por la carencia de un

Manual instructivo de pasos para la elaboración de toma de pedido, se diseñó una de guía

instructiva, que el lenguaje sea comprendido e interpretado por el personal de la tienda para

mejorar el proceso de toma de pedido. Otorgando un aprendizaje de capacitación a los

empleados para nivelar el compromiso con las funciones que realizan

Así mismo, con la llegada de los equipos tecnológicos, se logrará reducir los tiempos en los

procesos realizados en la tienda; además, que permitirá estar al día con el informe diario que se

envía al área de contabilidad para ser evaluados y aprobados, dando la oportunidad a tomar

buenas decisiones o medidas preventivas para mejorar la gestión de los inventarios y hacer un

seguimiento al trabajo que realizan trabajadores que llevan tiempo en la organización y de ante

mano permitiendo nuevos empleados se adaptarse rápido y fácil al proceso que se esto nos

conllevo a proponer. Practicando la Filosofía de las “5S”que permitió tener más orden y cuidado

en la manipulación de los materiales sin que eso lleve averías por vencimiento o deterioro.

(Hemeryth Charpentier & Sánchez Gutiérrez, 2013).

5.2. MARCO TEORICO.

5.2.1. Teoría de toma de pedido.

El proceso de toma de pedio es primordial en la organización porque es el eje central que

le da existencia a tienda porque se considera que los empleados debe tener un nivel de

concentración para hacer la selección de cada producto, observando las situaciones que cada

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uno de ellos dado el caso que muchos de ellos salen diariamente otro salen por temporadas y así

sucesivamente, por eso se considera que los trabajadores deben tener un sentido de pertenencia

por la empresa para hacer bien sus tareas. (Parada Guitierrez, 2009)

5.2.2. Teoría Justo a tiempo.

Teniendo en cuenta la teoría de (JIT) se toma como ejemplo desde la Mercadería Justo y

Bueno Floresta Barrancabermeja el proceso que lleva el traslado de la mercancía a su destino

en el momento que entra como componente al proceso de fabricación, hasta que sale el producto

final, se están incluyendo una serie de fases como la llegada al cedi en buen estado, la entrega

de mercancía a los transporte, para ser enviado a los diferentes destino de tienda, para ser reciba

por el personal de tienda y poder exhibir los productos de alta y baja rotación que son para la

venta y consumo del cliente con la finalidad de reducir el tiempo llevando un control adecuado

para entregar y recibir la mercancía justo a tiempo.

5.2.3. “Motivación laboral y gestión de recursos humanos en la teoría de Frederick

Herzberg”.

En la compañía el área administrativo deben delegar funciones al área de recursos humanos

para poner en marcha estrategia relacionadas con la motivación frente a los empleados puesto
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que se han presentado inconvenientes con los trabajadores en vista que no se encuentran

conforme con el atención y la estimulación frente a las funciones que desarrollan cada empleado

en la empresa, lo cual buscan ser valorados individualmente y ver desde una perspectiva el

sentido de pertenencia por la organización para lograr que el trabajador realice sus funciones

con un óptimo desempeño, en este sentido se trabaja la parte personal, ambiental y su entorno,

teniendo como resultado el alcance de los objetivos establecidos en cada rol. (Lopez, 2014)

5.2.4. La teoría de “Kaizen se enfoca a la gente y a la mejora de los procesos siempre

perfeccionado los estándares de trabajo establecidos”:

El objetivo de esta definición es crear conciencia en la empresa frente a los procesos que

ejecutan los empleados en sus diferentes roles para que la productividad sea eficiente y efectiva

donde la mejora continua sea de calidad y un resultados satisfactorio. (Garza Elizondo, pág. 1)

5.2.5. Teoría inventario manejo y control.

Este libro ha sido escrito por el Ing. Humberto Guerrero Salas en forma novedosa y pertinente

para las actuales necesidades de las organizaciones empresariales, gracias a la manera como

reorganiza y da nuevo sentido a conceptos y políticas fundamentales del control de inventarios

en las organizaciones del siglo XXI.” (Guerrero salas, 2009)

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Basada en la teoría que aplica el autor de este libro con relación a los inventarios de las

empresas es importante resaltar la importancia que tiene esta definición para la empresa

Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja porque es de ayuda para tener un manejo y

control de los inventarios que presenta la empresa para obtener buenos resultados.

5.3. MARCO CONCEPTUAL

5.3.1. Procedimiento.

Es el conjunto de acciones u operaciones que deben realizarse en cada una de las actividades

asignadas en la Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja según sea el rol, teniendo

como eje un punto de inicio y fin definido, bajo una secuencia o paso a paso para obtener

siempre el mismo resultado satisfactorio. Esta seria de pasos repetitivos se denomina “rutinas”.

(Riquelme, 2012)

5.3.2. Manual de procedimiento.

Hace referencia al instructivo administrativo que se desea implementar para dar apoyo al

proceso de toma de pedido por medio de un paso a paso donde se especifique la secuencia que se

debe llevar a cabo cotidianamente para evitar errores y optimizar el proceso (Requimel, 2012)

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5.3.3. Productividad.

La productividad de los empleados en cada área de trabajo se mide por el número de

actividades que debe ejecutar según su rol cada semana. Lo que se desea es que gracias al buen

desempeño de los empleados se siga brindando una excelente atención al cliente basado en alta

calidad. (Donato)

5.3.4. Motivación.

Es de gran importancia para la empresa que sus empleados se sientan motivados para realizar

sus actividades con un óptimo desempeño y puedan alcanzar sus objetivos.

El clima organizacional es un tema con gran relevancia, pues busca un continuo mejoramiento

en el ambiente de la empresa y así cumplir con los objetivos establecidos, sin dejar a un lado el

recurso humano de la empresa. (Donato)

5.3.5. Control Interno.

Es el conjunto de áreas funcionales de la empresa que se encargan de verificar y evaluar todas

las actividades desarrolladas, así también identificar como se administra la información, los

recursos y el cumplimiento de las metas, por medio de normas constitucionales de la empresa.

(L.Chapman, 1965)
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5.3.6. Estándar.

Esta dimensión está relacionada con los estándares que se le han fijado a los empleados de la

mercadería para el cumplimiento de sus objetivos. (Guitierrez & Vidal, 2008).

5.3.7. Responsabilidad.

Es el sentido de pertenencia por parte de los empleados relacionada con la autonomía de sus

actividades y la toma de decisiones según su área de trabajo. Es la apreciación de parte de los

empleados de la empresa acerca de la supervisión autónoma de saber que según sea su rol

semanal tienen el sentido de pertenencia de saber que el buen desempeño en su área está bajo su

compromiso. (Riquelme, 2012)

5.3.8. Estructura.

Es el conjunto de relaciones que representa la captación que tienen los empleados de la

empresa acerca de las reglas, tramites, normas, obstáculos y limitaciones que pueden encontrar

en el trayecto del cumplimiento de sus actividades. (Riquelme, 2012).

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6. METODOLOGÍA

6.1. MARCO METODOLÓGICO.

6.1.1 Tipo de investigación.

De acuerdo al problema formulado, la investigación desarrollada es de tipo cuantitativo, sin

embargo, se hace la claridad que se va a utilizar también la investigación cualitativa, pero de las

dos investigaciones la que tiene mayor relevancia es la investigación cuantitativa. Donde el

empleado aplicara cada uno de estos procesos, de tal forma que se logre dar cumplimiento a sus

funciones establecidas.

6.1.2 El diseño de la investigación.

En esta etapa se realizó un diagnóstico inicial en la tienda Justo y Bueno “Floresta”

Barrancabermeja, observando cómo se realiza el proceso de toma de pedido en su horario

laboral, (trazabilidad de cada una de las actividades), cuáles son las actividades rutinarias, cuáles

son las condiciones de las áreas de trabajo e identificar el personal involucrado en el proceso de

toma de pedido.

Mediante encuestas estructuradas, se realizó un análisis detallado de la situación actual de la

empresa donde se identificaron las causas y consecuencias de las fallas presentadas por el

empleado, en el momento de realizar su función.

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6.1.3. Población o universo de estudio.

 Población y muestra: Es el conjunto de trabajadores de las diferentes áreas de la

Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja conformada por ocho (8) personas

(Administrador, Pos, Surtidor, Bodeguero y Degustador), debido a que la población es pequeña

lo haremos por Censo y no por muestreo, significa que le aplicaremos los instrumentos de

recolección de la información a todos los trabajadores de cada área.

6.2. LOS INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.

 Sistematización de la información: Al obtener los datos de los diferentes instrumentos

aplicados en la práctica, los estudiantes organizan la información; esto nos permite hallar los

datos más útiles y relevantes para así lograr el objetivo.

Se va a tabular la información en una hoja de Excel donde se va identificar las frecuencias

relativas, frecuencias absolutas y se elaboraran los gráficos correspondientes para identificar y/o

categorizar los problemas encontrados y con base en ellos dar las soluciones adecuadas.

En esta fase de la investigación se da un valor de uso importante a partir de la información

sistematizada, el resultado debe ser transmitido en un lenguaje sencillo y con orden lógico, que

resista cualquier tipo de evaluación.

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Se realizó por medio de la Escala Likert, que hace referencia a una serie de enunciados que

nos permite evaluar en qué grado de satisfacción e insatisfacción se encuentra una persona

desempeñando sus actividades según sea el área de trabajo en la mercadería Justo y Bueno

Floresta Barrancabermeja, es una manera de evaluar actitudes, opiniones y más.

6.2.1. Tipos de información.

 Información primaria. Corresponderá a la información que se recolectara a través de los

instrumentos de investigación como las encuestas mencionadas anteriormente.

 Información secundaria. Se utilizara información secundaria con base en la consulta

de libros, revistas textos, artículos en los cuales encontramos los siguientes índices:

 Registros de inventarios

 Antecedentes

 Libros que se consultaron

 Estudios, documentos e investigaciones previas.

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6.2.2. Técnicas para la recolección de información.

En la presente etapa se realizará el monitoreo y control de cumplimiento de las normas

establecidas mediante visitas programadas a la tienda Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja,

adicionalmente el desarrollo, implementación y análisis de los procesos ejecutados.

Se utilizaron procedimientos especiales que permitieron obtener la información para así

evaluarlas y extraer las evidencias necesarias suficientes y competentes, estas técnicas se

implementaron en cada una de las actividades realizadas formando un juicio profesional y

objetivo.

Estas son: la observación, entrevista, diagnóstico y encuesta, tal como se muestran a

continuación, cada uno explicado en la siguiente tabla:

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Tabla 2. Técnicas para la recolección de la información.

OBSERVACION ENTREVISTA DIAGNOSTICO ENCUESTA

Es la primera tecnica Esta tecnica nos Esta es una Esta herramienta


que se emplea en la permitio la misma herramienta cuantitativa se
investigacion. unidad de analisis, que nos va a diseñó con
Permite a los se realizan de permitio conocer la
estudiantes conocer el preguntas sencillas a
manera individual situación real en la que la cual se le asignaron
entorno donde se se encuentra la
realizara la actividad. con el fin de respuestas que nos
empresa, el desempeño dieron un valor.
obtener toda la de los empleados
segun su rol y los A través de la
información de la
obstáculos que encuesta podemos
empresa y poder
obtener
determinar su impiden realizar de
forma adecuada el información valiosa
identidad y la proceso de toma de la cual podemos
imagen en el pedido.
sistematizar.
interior de la
En el proceso se
organización.
realizaron dos
Además nos
encuestas
permite analizar la
aplicadas a los
actitud de cada
empleados de la
empleado segun su rol
mensual. empresa.

Fuente: Elaboración propia.

6.2.3. Descripción de los instrumentos.

Los siguientes instrumentos fueron diseñados para la recolección adecuada de la información

requerida para el logro de los objetivos específicos. Debajo de cada pregunta se dará una breve

explicación de lo que se pretende conseguir con cada una de ellas, según la respuesta de los

empleados de la Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja.

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Encuesta de Satisfacción del empleado

Mercadería S.A.S Justo y Bueno “Floresta” Barrancabermeja.

Esta encuesta es confidencial y anónima

Tu opinión importa.

1. ¿Está usted satisfecho con la empresa?

o Si

o No

Se busca medir el nivel de satisfacción e insatisfacción del empleado según sus

actividades en cada área de la empresa.

2. ¿Hay una comunicación efectiva y amigable con sus compañeros de la tienda?

o Si

o No

Hace referencia al clima laboral donde cotidianamente ejercen sus actividades con sus

compañeros de trabajo.

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3. ¿Ha recibido algún reconocimiento por parte de la tienda por su desempeño durante su cargo

como líder de tienda?

o Si

o No

Con esta pregunta se busca identificar los reconocimientos a los empleados como objeto

de motivación.

4. Tiene usted compromiso y sentido de pertenencia con la Mercadería S.A.S Justo y Bueno

“Floresta”

o Si

o No

Hace referencia al compromiso que tiene el empleado con la mercadería frente al

cumplimiento de sus actividades.

5. ¿En general, su experiencia en esta compañía es satisfactoria y gratificante?

Pregunta abierta para conocer el nivel de satisfacción del empleado en la mercadería

Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja.

¡Gracias por su participación!

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Encuesta de Clima Laboral

Mercadería S.A.S Justo y Bueno “Floresta” Barrancabermeja.

Esta encuesta es confidencial y anónima

Tu opinión importa.

Responda las siguientes preguntas de acuerdo a su criterio siendo:

1= Muy Bajo

5= Muy Alto

1. ¿Está usted satisfecho con su trayectoria en la empresa Justo y Bueno?

1 2 3 4 5

2. ¿Se siente orgulloso de pertenecer a la empresa Justo y Bueno?

1 2 3 4 5

3. ¿Se siente a gusto con el clima laboral de la empresa Justo y Bueno?

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4. ¿Se siente integrado con sus compañeros de trabajo en la empresa?

1 2 3 4 5

5. ¿Le gustaría cambiar alguna condición en el clima laboral de la empresa Justo y Bueno?

¡Gracias por su participación!

En general las preguntas anteriormente mencionadas, se hacen con el objetivo de conocer el

nivel de satisfacción que sienten los empleados frente a la mercadería Justo y Bueno Floresta

Barrancabermeja en el desempeño de sus actividades en sus diferentes áreas de trabajo; conocer

el ambiente laboral que manejan cotidianamente con sus compañeros de tienda, el compromiso y

el sentido de pertenencia que tienen con la empresa, si les gustaría cambiar o mejorar alguna

condición, básicamente es un espacio donde el empleado pueda depositar su confianza con el fin

de hallar el problema matriz y ofrecer una propuesta de mejora a los empleados para el

mejoramiento y el buen desempeño en sus actividades según cada área en la Mercadería Justo y

Bueno Floresta Barrancabermeja.

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7. PRESUPUESTO

Tabla 3. Mano de obra

ESTUDIANTES HORAS VALOR HORA TOTAL


DEDICADAS ($)
María Flórez 52 $15.000 $780.000
Alba Hernández 54 $15.000 $810.000
Zully Romero 56 $15.000 $840.000
$2.430.000

Tabla 4. Materiales

ITEM CANTIDAD VALOR TOTAL

Papelería 100 $100 $10.000


Tinta (impresión) 60 $500 $30.000
Lapiceros 11 $1.500 $16.500
Tablas 3 $5.500 $16.500
Carpetas 4 $2.00 $8.000
$81.000

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Tabla 5. Costos Indirectos

ITEM VALOR

Transporte $24.000
Gasolina $50.000
Alimentación $30.000
Energía $25.000
Internet $45.000
Total $174.000

Tabla 6. Total Presupuesto

ITEM VALOR

Mano de Obra $2.430.000


Materiales $81.000
Costos Indirectos $174.000
Total Presupuesto del Proyecto $2.685.000

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CONCLUSIONES

 Manteniendo adecuadamente el sistema de toma de pedidos para los productos de alta y


baja rotación de la tienda, le da un significado de mejoramiento de calidad a los entes
internos, lo cual genera un desempeño satisfactorio para tener un control adecuado de los
productos y así abastecer a la mercadería según sea necesario en cada caso.

 Formular estrategias en este proceso, donde se incluya un paso a paso correcto por medio
de herramientas administrativas, lo cual genera grandes beneficios a éstas, si dichas
estrategias son gestionadas. La empresa debe analizar el entorno de sus procesos para
gestionar estrategias que generen nuevas actividades en el proceso de toma de pedido que
beneficien su desarrollo.

 El diagnóstico, es una actividad valiosa para el proceso de toma de pedido, dado que
permite ver el estado de los empleados en cada uno de las áreas de la empresa; con el fin
de identificar las fortalezas, encontrar las debilidades, apreciar las oportunidades y
amenazas de la misma; lo que resultara en la toma de acciones que ayuden a la solución
de los problemas y el cumplimiento de los objetivos propuestos.

 Es importante que las personas que realizan el proceso de toma de pedido en la


Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja estén capacitadas en diferentes
temas que corresponden al área de trabajo para dar cumplimiento a los diferentes
objetivos que hacen parte del área administrativa, lo cual dará fortaleza al proceso de
toma de pedido.

 Implementar todo el conocimiento adquirido durante esta etapa; gracias a esto podemos
explorar nuevos entes que nos permitan llevar a cabo un plan de acción, poder identificar
y analizar las diferentes falencias encontradas en la empresa, para contribuir con el buen
funcionamiento de esta, como lo es en este caso implementar un nuevo sistema de
proceso de toma de pedido para los productos de alta y baja rotación en la Mercadería
Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja, que resulta de gran beneficio para esta, pues
genera un buen fluido de los productos, evita estancamiento de estos mismos y fideliza
poco a poco la compra de los productos por parte de los clientes.

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RECOMENDACIONES

 La Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja debe diseñar su plan estratégico,


que comprenda toda la estructura organizacional, el planteamiento de objetivos,
indicadores y metas en un horizonte de tiempo de corto, mediana y largo plazo.

 La Mercadería Justo y Bueno Floresta Barrancabermeja debe implementar un instructivo


de guía, que permita a los empleados realizar el proceso de toma de pedido de manera
adecuada y transitoria siguiendo los pasos para terminar exitoso el proceso.

 La empresa debe contratar un analista capacitado en el proceso de toma de pedido para


que oriente y enseñe a los empleados antiguos y nuevas de la mercadería.

 El área de recursos humanos debe implementar incentivos a los empleados que permitan
generar motivación y sentido de pertenencia por la empresa, como por ejemplo hacer
reconocimiento al mejor empleado del mes por su buen desempeño en las diferentes
actividades de su área.

 Utilizar métodos tecnológicos avanzados para mejorar el proceso de toma de pedido, que
permita al empleado minimizar tiempo y facilitar la selección de los productos que tienen
alta concentración según sea su zona, es decir productos de alta y baja rotación en la
mercadería.

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BIBLIOGRAFÍA

Donato, O. (s.f.). Clima organizacional y su relacion con la productividad laboral.


Garza Elizondo, A. (2005). kaizen, una mejora continua. En A. g. Elizondo, Ciencia UANL (pág.
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inventarios en una empresa minorista de electrodomésticos. Red de Revistas Científicas
de América Latina y el Caribe, España y Portuga, pág 85 - 91.
Vasquez, A., Lissette, G., & Arebalo Flores, R. (2007). Manual de procedimientos de control
interno para el área de inventarios en pequeñas y medianas empresas dedicadas a la
fabricación de productos de panadería y pastelería. Salvador : El prints.

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Abastecimiento. Revista de Facultad de ingenieria , 43.
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Riquelme, M. (2012). Que es el procedimiento de una Empresa. Webyempresa, pág.1.

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Toro Benitez, L., & Bastidas Guzman, V. (2011). Metodología para el control y la gestión de
inventarios en una empresa minorista de electrodomésticos. Red de Revistas Científicas
de América Latina y el Caribe, España y Portuga, pág 85 - 91.
Vasquez, A., Lissette, G., & Arebalo Flores, R. (2007). Manual de procedimientos de control
interno para el área de inventarios en pequeñas y medianas empresas dedicadas a la
fabricación de productos de panadería y pastelería. Salvador : El prints.

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ANEXOS

Encuesta de Satisfacción del empleado


Mercadería S.A.S Justo y Bueno “Floresta” Barrancabermeja.

Esta encuesta es confidencial y anónima


Tu opinión importa.
1. ¿Está usted satisfecho con la empresa?
o Si
o No

2. ¿Hay una comunicación efectiva y amigable con sus compañeros de la tienda?


o Si
o No

3. ¿Ha recibido algún reconocimiento por parte de la tienda por su desempeño durante su
cargo como líder de tienda?
o Si
o No

4. Tiene usted compromiso y sentido de pertenencia con la Mercadería S.A.S Justo y Bueno
“Floresta”
o Si
o No
5. ¿En general, su experiencia en esta compañía es satisfactoria y gratificante?
o Si
o No

¡Gracias por su participación!


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Encuesta de Clima Laboral
Mercadería S.A.S Justo y Bueno “Floresta” Barrancabermeja.

Esta encuesta es confidencial y anónima


Tu opinión importa.

Responda las siguientes preguntas de acuerdo a su criterio siendo:

1= Muy Bajo
5= Muy Alto

1. ¿Está usted satisfecho con su trayectoria en la empresa Justo y Bueno?

1 2 3 4 5

2. ¿Se siente orgulloso de pertenecer a la empresa Justo y Bueno?

1 2 3 4 5

3. ¿Se siente a gusto con el clima laboral de la empresa Justo y Bueno?

4. ¿Se siente integrado con sus compañeros de trabajo en la empresa?

1 2 3 4 5

5. ¿Le gustaría cambiar alguna condición en el clima laboral de la empresa Justo y Bueno?
¡Gracias por su participación!

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