DECANATURA TECNOLOGICA

ESPECIALIZACION EN INTERVENTORIA Y SUPERVISION DE OBRAS DE

CONSTRUCCION
Virgilio Ramón M
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

MBA. Econ. Virgilio Ramón M.

Especialista en Proyectos de Desarrollo
Especialista en Finanzas

Septiembre 2021

vramonm@udistrital.edu.co
Celular 3153393682

Virgilio Ramón M
Estimados participantes buenas noches. Bienvenidos a nuestro curso de
Gestión Administrativa y Financiera..
Cómo les ha ido?. Cómo están sus familias?
Qué expectativas tienen con éste módulo?. Leímos el contenido programático?.

Virgilio Ramón M
 Toma de decisiones Cómo?
Aspectos Financieros

Meta

Ganas
Voluntad
Holística
Efectividad Eficiencia
Ingresos Costos

Reticular Sistémica Eficacia

Virgilio Ramón M
Utilidad
 … Tres reflexiones …

Cómo el mundo es transaccional, hay necesidad de

hacer cuentas. … “ pero claras”, para contar con
datos (cifras) que suministren información para
tomar decisiones

Las cifras sin comprensión, análisis, seguimiento y

control no generan valor y la organización pierde “ el
sentido de propósito”

El seguimiento y control permite el cumplimiento de

los objetivos y metas

Virgilio Ramón M.
Virgilio Ramón M
LA GESTION EMPRESARIAL Y LA GENERACION DE VALOR

Pensamiento Direccionamiento Planeación y Programación

Estratégico Estratégico
Cualitativos
Corto (CP) y
CONTROL Misión Visión Largo Plazo (LP)
Principios
KPI Planeación y Programación
SEGUIMIENTO Cuantitativos
PRESUPUESTO
ESTRATEGICO ( Cantidad Q, Pesos $)
CONTROL
Ok√ La cuantificación y medición
Ejecución del plan estratégico.
Su Viabilidad y Factibilidad
SEGUIMIENTO Indicadores de Cierre financiero. (U=F)
Gestión
CP y LP
Capex y Opex . Proyectos
RESULTADOS Y
METAS Plan estratégico de
Abastecimiento
Alcance - Plazo - Costo – Gestionar y
Cultura de Calidad Virgilio Ramón M
Comprar - IMES
 Atención:

Lecturas:

La Gestión por Proyectos Estrategia de

Competitividad

Notas Gerencia Financiera

Virgilio Ramón M
 LA TOMA DE DECISIONES
• Cambio
• Decisiones
• Riesgo
• Recursos
• Objetivos
• Metas
• Proyectos
• Proyectos … de vida
• Materializarlo en un bien o servicio
Virgilio Ramón M
 LA TOMA DE DECISIONES

Las variables que inciden para tomar decisiones:

✓ Riesgo
✓ Compromiso de recursos
✓ Mejoramiento
✓ Cambio
✓ Excedentes

Test capacidad de gestión y Liderazgo

Virgilio Ramón M
 LAS DECISIONES FINANCIERAS Y LOS PROYECTOS

R C
E O
Corriente P F
N I INGRESOS S
Corriente OPEX A I
T N T
OPEX Costos S N
A V A MENOS O
No I A
B E C Costos
Corriente V N
I R T
COSTOS Costos O C F
L S I
I V Y C I I
I No
D O A A N
O Corriente GASTOS No
A S P C A
N CAPEX Corriente
D IGUAL I I N
Costos T O C
Costos
UTILIDAD A N I
L E
PAGO DIVIDENDOS R
O
Inversiones El Constructor SAS
Virgilio Ramón M
 LAS DECISIONES FINANCIERAS
CONSOLIDACION EMPRESARIAL

PROYECTOS
P INGRESOS P
A
P
COSTOS A
GESTION
TIEMPO
P
Preguntas Claves que realizan los Inversionistas para
tomar decisiones de inversión
1. Cuánto es la Inversión?
2. Cómo se financia?
3. Cuanto es la rentabilidad?
4. Cuándo la recupero?

$
5. Cuál es el nivel de riesgo asociado?
$ $
Virgilio Ramón M
$ $
 Atención:

Taller Inversiones El Constructor SAS.

Diagnóstico Financiero y Plan de Mejora

Virgilio Ramón M
LAS RAZONES FINANCIERAS. ESQUEMA LAER

RENTABILIDAD
IMPACTO

ENDEUDAMIENTO
APALANCAMIENTO

Virgilio Ramón M
Instituto Forum
 LA GESTION DE LA LIQUIDEZ

EL FLUJO DE CAJA:
✓ Herramienta de Planeación, Programación y control financiero.

❑ Planeación: Prever las entradas y salidas de efectivo, por qué concepto.

Conocer cuándo el flujo es positivo y cuando es negativo

❑ Programación: Introduce la variable tiempo; de tal manera, que permite

establecer en qué momento se va a requerir efectivo y en qué momento
habrá sobrante. Razón de ser del manejo de tesorería

❑ Control: Evaluación de la gestión financiera de la organización. A partir

de la evaluación financiera se puede evaluar la gestión de las otras
áreas de la organización; pues no se puede perder de vista que el flujo
de caja es la monetización del flujo real o flujo de transacciones.

Virgilio Ramón M
 Enero
PROYECTADO EJECUTADO VARIACION
PESOS %
SALDO INICIAL SI 100
ENTRADAS EFECTIVO
OPERATIVO
Sueldos 600 700 -100 117%
Viáticos 200 200 0%
TOTAL OPERATIVO 2000 700 1300 35%
NO OPERATIVO
Dividendos 90 90 0%
TOTAL ENTRADAS DE EFECTIVO TEF 2.640 2640 0%
TOTAL DISPONIBLE TD 2.740 2740 0%

SALIDAS DE EFECTIVO
OPERATIVO
Gastos de manutención 100 100 0%
Vestuario 200 200 0%
TOTAL OPERATIVO 1.671 1671 0%
NO OPERATIVO
Pago de cuotas vivienda 500 500 0%
Pago de cuotas vehículo 120 120 0%
TOTAL NO OPERATIVO 770 770 0%

TOTAL SALIDAS DE EFECTIVO TSE 2.441 2441 0%

SALDO SIGUIENTE SG = TD-TSE 299 299 0%

MANEJO DE TESORERIA
EFECTIVO A COLOCAR 199 0
EFECTIVO A CONSEGUIR 0 100
SALDO MINIMO REQUERIDO 100 100

Virgilio Ramón M
LA TOMA DE DECISIONES Y LOS PROYECTOS
¿COMO GERENCIAR (GESTIONAR) UN PROYECTO?

✓ Definirlo (Planeación).
✓ Llevarlo a cabo (Gestionarlo)
✓ (Seguimiento y control) Voluntad para llevarlo a
cabo
La decisión de llevar a cabo o realizar un proyecto
es Política más no es técnica
Virgilio Ramón M
LA TOMA DE DECISIONES Y LOS PROYECTOS
Para lograr las metas se requiere definir:

✓ Ejes de responsabilidad: asigne responsabilidades,

funciones, tareas a cada miembro del proyecto.

✓ Factores o aspectos críticos. Diferente a la ruta

crítica

✓ Indicadores de Gestión programado vs ejecutado.

✓ Sistemas de reconocimiento y recompensas

castigos o deméritos

Virgilio Ramón M
 LAS FASES DE LOS PROYECTOS
Idea

Exploración

Estudio de factibilidad

Evaluación para el «SI»

Implementación

Puesta en marcha

Evaluación Posterior
Virgilio Ramón M
 LA TOMA DE DECISIONES Y LOS
PROYECTOS
La asignación de recursos, el riesgo y las fases de
los proyectos
RECURSOS
RIESGO VS. RECURSOS
COSTO

RIESGO

Virgilio Ramón M FASES

 LA TOMA DE DECISIONES Y LOS
PROYECTOS
La curva de experiencia y aprendizaje y el impacto
en los costos
EXPERIENCIA
APRENDIZAJE
VS. COSTOS APRENDIZAJE
FORMACION

EXPERIENCIA
PRODUCTIVIDAD

Virgilio Ramón M TIEMPO

Aspectos a tener en cuenta para el SI

Holístico,
Sistémico y
Reticular

Deben mantenerse durante

toda la vida del contrato
Virgilio Ramón M
 BENEFICIOS PARA …

Calidad

Mejora Fidelizar
contìnua Reputaciòn
Productividad Felicidad
Competitividad
Desperdicios

Logística Capacidad gestión

Virgilio Ramón M
 QUÉ ES UN PROYECTO?

Surgen para dar respuesta a una necesidad.

y posteriormente evaluado
que requiere ser estructurado,
y a partir de las lecciones aprendidas
de los gestores públicos y privados
formulado, evaluado, implementado, ejecutado
fortalecer la curva de experiencia
de los gestores públicos y privados
Un agregado de información de todo tipo,
para satisfacer unas necesidades
Son finitos en el tiempo.

Trabajo en equipo: Instrucciones precisas de actuación (IPAS)

1.Con las frases presentadas elaborar la propia definición de lo que es

un proyecto.
2.Comprender e interiorizar la definición.
3.Establecer su aplicabilidad en su campo personal, profesional y
organizacional

Virgilio Ramón M
 QUÉ ES EL PROYECTO DE VIDA?

CONSTRUIRLO

Un agregado de información de todo tipo, que requiere ser

estructurado, formulado, evaluado, implementado, ejecutado
y posteriormente evaluado para satisfacer unas necesidades
y a partir de las lecciones aprendidas fortalecer la curva de
experiencia de los gestores públicos y privados

Surgen para dar respuesta a una necesidad.

Son finitos en el tiempo

Virgilio Ramón M
 LAS DECISIONES FINANCIERAS Y LOS PROYECTOS

R C
E O
Corriente P F
N I INGRESOS S
Corriente OPEX A I
T N T
OPEX Costos S N
A V A MENOS O
No I A
B E C Costos
Corriente V N
I R T
COSTOS Costos O C F
L S I
I V Y C I I
I No
D O A A N
O Corriente GASTOS No
A S P C A
N CAPEX Corriente
D IGUAL I I N
Costos T O C
Costos
UTILIDAD A N I
L E
PAGO DIVIDENDOS R
O
Inversiones El Constructor SAS
Virgilio Ramón M
 LAS DECISIONES FINANCIERAS
CONSOLIDACION EMPRESARIAL

PROYECTOS
P INGRESOS P
A
P
COSTOS A
GESTION
TIEMPO
P
Preguntas Claves que realizan los Inversionistas para
tomar decisiones de inversión
1. Cuánto es la Inversión?
2. Cómo se financia?
3. Cuanto es la rentabilidad?
4. Cuándo la recupero?

$
5. Cuál es el nivel de riesgo asociado?
$ $
Virgilio Ramón M
$ $
El estado de gestión
Ingresos
(Tarifa o precio de venta por
cantidades)

Zona de Producción
Cocina (Materia Prima, Mano
de Obra y CIF)
COSTOS
Despensa Inventarios

Financiadores
GASTOS FINANCIEROS

Estado
IMPUESTOS

Inversionistas
Virgilio Ramón M
RENDIMIENTOS
 Atención:

Taller:

La Lógica de Costos

Virgilio Ramón M
 Atención:

Lectura: Los Costos Alternativa empresarial

para ser competitivos

Virgilio Ramón M
LOS COSTOS Y LA GENERACION DE VALOR

Los costos
de no tener
y/o no hacer

Los costos
de tener y/o
hacer

TODO CUESTA – BENEFICIO

B/C
Virgilio Ramón M
 LOS PROYECTOS CONTRIBUYEN A REDUCIR COSTOS E
IMPACTAN EN LA RENTABILIDAD

GANANCIAS Y PÉRDIDAS
INCREMENTAR VENTAS
REDUCIR COSTOS UTILIDAD/VENTAS
REDUCIR GASTOS
INCREMENTAR
UTILIDADES

Costos y gastos ocultos

UTILIDAD/ACTIVOS ROI

BALANCE GENERAL
OPTIMIZAR INVENTARIOS
LIBERAR CAPITAL
TRABAJO
VENTAS/ACTIVOS
OPTIMIZAR ACTIVOS FIJOS
REDUCIR ACTIVOS
TOTALES

Virgilio Ramón M
LOS COSTOS Y LA GENERACION DE VALOR

LOS COSTOS Y SU IMPACTO EN EL PRECIO

Y LA UTILIDAD

SITUACION 0 SITUACION 1 VARIACIÓN

VENTAS 100 100 0%

COSTOS Y/O
80 70 -13%
GASTOS

UTILIDAD 20 30 50%

Philip Crosby: Se obtiene más del doble de rentabilidad cuando

se reducen costos que cuando se incrementan las ventas

Virgilio Ramón M
 Los Costos para la toma de decisiones
Costos : Todos los recursos en que se incurre para
entregar al cliente externo bienes y servicios y
mantenerlo fidelizado.

generación de valor

Todo lo que el cliente esta dispuesto a pagar

Precio = Costos + margen de utilidad

Precio= Costos + costos ocultos + utilidad

Virgilio Ramón M
 CLASIFICACION DE COSTOS
FINANCIERO ECONOMICO

VENTAS VENTAS

FIJOS
VARIABLES
COSTOS
DIRECTOS
INDIRECTOS
RELEVANTES
IRREELEVANTES
GASTOS
CONTROLABLES
NO CONTROLABLES

UTILIDAD UTILIDAD
NO CALIDAD COSTO TOTAL OPORTUNIDAD CAPITAL
OCULTOS DE PROPIEDAD

Virgilio Ramón M
 LA FIJACION DE PRECIOS Y/O TARIFA Y LA
GENERACION DE VALOR
El precio y/o tarifa a partir del costo total:

Precio = CTU * (1 + MU)

El precio y/o tarifa a partir del rendimiento sobre las

ventas (margen comercial)

Precio = CTU
1 - MU
Virgilio Ramón M
 Análisis del punto de equilibro. Inversión, Volumen y
Rendimiento

Utilidad
Inversión Volumen
Tiempo

Costos Alto
Costos Fijos
Variables Bajo

Cuál es el punto de equilibrio?. Cuándo recupero la inversión?

Punto de equilibrio = Costo Fijo Total /(Precio de venta (PV) – Costo Variable
Unitario-CVU)
Empresa A B C
Precio Venta $2 $2 $2
Costos Fijos $20.000 $40.000 $60.000
CVU $1,50 $1,20 $1,00
PE (Cantidades) 40.000 50.000 60.000
Margen Contribución (PV- $0,50 $0,80 $1,00
CVU)
Virgilio Ramón M
 Atención:

Taller estructura de costos

(Centro de Servicios)

Virgilio Ramón M
 EL MARGEN DE CONTRIBUCION

GY P TRADICIONAL GY P MARGEN DE
CONTRIBUCION
VENTAS VENTAS

COSTOS FIJOS PRODUCCION COSTOS VARIABLES PRODUCCION

COSTOS VARIABLES PRODUCCION GASTOS VARIABLES OPERACIÓN

UTILIDAD BRUTA MARGEN DE CONTRIBUCION

GASTOS FIJOS OPERACIÓN COSTOS FIJOS PRODUCCION

GASTOS FIJOS OPERACIÓN
GASTOS VARIABLES OPERACIÓN

UTILIDAD NETA Virgilio Ramón M

UTILIDAD NETA
 Taller Margen de Contribución. Lapicero de Oro
Los siguientes son las resultados del estado de ganancias y pérdidas al 31 12 X.
Cifras en Miles de Pesos.
Ventas $10.000
Costo de Ventas $6.000
Utilidad Bruta $4.000
Gastos Operacionales $3.100
Utilidad Operacional $900
Los Costos Fijos de Producción fueron de $2.4 millones y los Gastos Fijos Operacionales
de Ventas y Administración $2.5 millones.
La empresa había vendido 2 millones de lapiceros. Al finalizar el año, un cliente solicitó
compras 150.000 lapiceros en un pedido especial. Cada lapicero debería llevar el logo del
cliente; pues iba a ser un obsequio para los colaboradores del cliente.
Aunque la empresa el Lapicero de Oro, tenía capacidad instalada ociosa, el gerente
rechazó el ofrecimiento de los 150.000 lapiceros por $660.000, argumentando:
“El ofrecimiento es bastante bajo, evitaremos el pago de comisiones de venta de $0,15 por
lapicero, pero tendremos que incurrir en un costo extra de $0,20 del logo del cliente. Si
vendemos por debajo del precio reglar, empezará una reacción en cadena de los precios
de los competidores y los clientes. Siempre, solicitarán pedidos especiales. Yo creo en
fijar un precio no menor al 8% de nuestros costos totales de $9,1 millones sobre los dos
millones de unidades vendidas; es decir, $4,55 por unidad mas el costo de $0,20 por
emblema y el ahorro de las comisiones.
Está de acuerdo con la decisión del gerente? Por qué?. Justifique la respuesta. Qué
cambios tiene el estado de resultados, enVirgilio
el Ramón
evento
M
en que la gerencia acepte el pedido
especial.
 Los Costos Ocultos o de No Calidad

“Siempre es más barato hacerlo bien a la primera que volverlo a repetir”

"Ya no es posible sobrevivir con los niveles de defectos que aceptábamos antes."

(JAMES HARRINGTON).

La calidad no cuesta. Cultura de la Calidad

Prever lo Previsible. Poka Yoke

Virgilio Ramón M
… Eliminar los costos de no calidad beneficia a la
organización…

Cultura
Calidad

Mejora
contìnua Fidelizar
Productividad Reputaciòn
Eficiencia
Desperdicios

Logística Capacidad Gestión. Competitividad

Virgilio Ramón M
 LOS SIETE DESPERDICIOS (CESETEP)
PROCESOS
ESPERAS INNECESARIOS

CORRECCION

7
EXCESO DE
TRANSPORTES
DESPERDICIOS
INVENTARIOS

EXCESO DE MOVIMIENTOS SOBREPRODUCCION

AC – AP CAPACIDAD DE GESTIÓN

Virgilio Ramón M
LOS EFECTOS DE LOS COSTOS DE NO CALIDAD

Efectivo

Utilidad

Los costos de no calidad contribuyen a reducir la

utilidad y la disponibilidad de efectivo,
incrementando el riesgo para la empresa

Virgilio Ramón M
LAS MEJORAS PARA CONTRARESTAR LOS
COSTOS DE NO CALIDAD
“SE AFIRMA QUE EL 90% DE LAS MEJORAS
PROVIENEN DEL SENTIDO COMUN”

SIMPLIFICAR
AGRUPAR O COMBINAR
ELIMINAR
S.A.E
DESPERDICIO: PÉRDIDA, MALA UTILIZACION DE
RECURSOS

COMO ELIMINAR DESPERDICIO????

Virgilio Ramón M
 LA OPORTUNIDAD DE MEJORA ACTUAL ES MUCHO
MAYOR EN EL SECTOR DE SERVICIOS QUE EN SECTOR
PRODUCTIVO.
FLUJO CONTINUO:

✓ PROCESO
✓ PERSONAS
✓ MATERIALES E INSUMOS
✓ DOCUMENTOS
✓ INFORMACION

ORIENTADO :

✓ AL PROCESO
✓ AL SERVICIO
✓ AL CLIENTE

✓ 5S

“cada cosa identificada y cada lugar identificado permiten un lugar

para cada cosa y cada cosa en su lugar”
Virgilio Ramón M
HACIA UNA GERENCIA LEAN

Taller:

Matriz para identificar costos ocultos

Virgilio Ramón M
Atención:

Taller Identificar costos ocultos de un proceso de su empresa.

Virgilio Ramón M
Atención:

Taller Evaluación Financiera Centro de Servicios

Virgilio Ramón M
 Control de Costos

Por qué es necesario el control de los costos del proyecto?

El Control de costos del proyecto incluye:

– Monitorear el comportamiento de los costos

– Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la línea base de
costos revisada
– Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que afectarán
los costos
– Influir en los factores que producen cambios en los costos

Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas

con el control de costos debido a …

Virgilio Ramón M
Herramientas y técnicas para controlar costos

• Gestión del valor ganado

• Proyecciones
• Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)
• Revisiones de desempeño
• Análisis de variación
• Software de gestión de proyectos

Virgilio Ramón M
 Gestión del valor ganado (EVM*)
• EVM
Técnica o metodología de gestión de proyectos que
permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su
alcance, costo y plazo (triada)
• Teniendo una línea de base (Valor Planeado inicialmente
más los cambios aprobados), se puede determinar qué tan
bien se están cumpliendo los objetivos del proyecto
• Se debe introducir la información real periódicamente para
poder utilizar el EV (cultura de la organización)
• Más y más organizaciones de todo el mundo están usando
EVM para ayudar a controlar los costos del proyecto
* EVM (Earned value management)
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management

Virgilio Ramón M
 Términos en la gestión del valor ganado
• Valor planificado (PV Planned Value),

• Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o
componente de la EDT hasta un momento determinado.

• Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS

budgeted cost of work scheduled), o también llamado el presupuesto

• Costo real (AC Actual Cost)

• Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad
del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinado

• Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed)

• Valor ganado (EV Earn Value)

• Estimación del valor del trabajo actualmente terminado

• Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of
work performed)

• El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al
que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha
Virgilio Ramón M
Términos en la gestión del valor ganado
Término Term
AC Costo Real Actual Cost
ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed
BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion
BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Budgeted Cost of Work
Realizado Performed
BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Budgeted Cost of Work
Planificado Scheduled
CPI Índice de desempeño del costo Cost Performance Index
CV Variación del costo Cost Variance
EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion
ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete
EV Valor Ganado Earned Value
EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management
PMB Línea Base para la Medición del Performance measurement
Desempeño Baseline
PV Valor Planificado Planned Value
SPI Índice de desempeño del cronograma Schedule Performance Index
SV Variación del cronograma Schedule Variance
TCPI Índice de desempeño del trabajo
Virgilio por
Ramón M To Complete Performance
completar Index
 Reglas de oro sobre el valor ganado
• Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican
problemas en esas áreas

• Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas

• Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto

(sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso)

• El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un

estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento
hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at
completion) es el presupuesto total original del proyecto

Virgilio Ramón M
 Atención:

Taller metodología del valor ganado

Virgilio Ramón M
 CONCLUSIONES:

Garantizar el desarrollo del proyecto en las diferentes fases

(Holística)

Análisis de la situación inicial del proyecto. Cómo fue concebido,

planificado y evaluado

Consultar los diferentes actores que participaron en la

concepción y tienen a cargo la ejecución del proyecto. Juicio de
Expertos

Establecer cuales son las variables más críticas y realizar

análisis de sensibilidad. Concepto de marginalidad

Cómo impacta en los resultados económicos y financieros y

cuántos son los costos asociados a los riesgos
Establecer el impacto en el VPN y la TIR
 MUCHAS GRACIAS

VIRGILIO RAMON M.
DIRECTOR EJECUTIVO ASEM SOLUTIONS LTDA
ASEMINFO 10@GMAIL.COM
(015) 3913580 315 3393682

Virgilio Ramón M