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FORMULACIÓN Y EVALUACION DE PROYECTOS DE INGENIERÍA

UNIDAD 2- FASE 4 - DILIGENCIAR MATRICES

Estudiantes:

Yardani Alexander Piedrahita

Jhon Alexander Londoño Ruiz
Andrés Felipe Álzate
Adriana Arango Osorio
Diego Valencia

Tutora:

Catalina Argote

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS, TECNOLOGICAS Y DE INGENIERIA
CEAD DOSQUEBRADAS
JUNIO DE 2021

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................................................. 2

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ..................................................................................................................................................... 4
FASE 4 MATRIZ ADQUISICIONES ................................................................................................................... 5
FASE 4 MATRIZ ALCANCE .............................................................................................................................. 9
FASE 4 MATRIZ GESTIÓN DE COSTO ........................................................................................................... 14
FASE 4 MATRIZ GESTIÓN DE COMUNICACIONES........................................................................................ 18
RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES...................................................................................................... 22
REFERENCIAS............................................................................................................................................... 23

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INTRODUCCIÓN

El presente trabajo busca profundizar en los contenidos temáticos de la Unidad 2 del curso de
formulación y gestión de proyectos, aplicado al caso del estudio, donde cada uno de los
estudiantes aporta en la selección de uno de los cargos a ejecutar en el desarrollo del proyecto y
aplicación de las herramientas de las áreas del conocimiento en la gestión de proyectos,
diligenciándolas en el contexto de desarrollo del proyecto con criterio de efectividad, liderazgo y
eficiencia de los recursos propios del proyecto, con el diligenciamiento de las matrices de
adquisición, alcance, gestión de costo y gestión de las comunicaciones , buscando afianzar los
conocimientos y competencias adquiridos en el desarrollo del curso, como parte de nuestro
proceso de formación en el programa de ingeniería.

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OBJETIVOS

General

Aplicar Herramientas de las áreas del conocimiento en la gestión de proyectos,

diligenciándolas en el contexto de desarrollo del proyecto con criterio de efectividad, liderazgo y
eficiencia de los recursos propios del proyecto.

Específicos

Investigar frente a cada una de las herramientas de las áreas de conocimiento aplicables al
proyecto en curso
Diligenciamiento de las matrices de gestión de proyecto con su respectiva reflexión en el
caso de estudio

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FASE 4 MATRIZ ADQUISICIONES

ADQUISICIONES
(1) Nombre del proyecto:

(2) Logo del proyecto

(3) Integrantes (4) Rol

Director del Proyecto. Yardani Alexander Piedrahita Yépez.
Gerente de Tiempo y
John Alexander Londoño Ruiz.
Riesgo.
Gerente de
Adquisiciones y Adriana Arango Osorio.
alcance.
Gerente de Costos y
Andres Felipe Alzate
Comunicaciones.

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Gerente de Gestión de
Calidad, Evaluación Diego Valencia
Financiera.
ITE 9 Hace 10 Tipo 11 Docume 12 Evaluar 13 presupu
M ro de ntos que proveed esto
comp contr se ores
rar ato solicitan
(5) De los
Equipos
1 electrobomba Comprar Fijo Ficha Soporte $ 1.000.000
de agua con cerrado técnica técnico
motor eléctrico: Cotización Instalación
1 unidad Garantía
2 planta eléctrica Comprar Fijo Ficha Servicios $ 4.000.000
cerrado técnica adicionales
Cotización Garantía
Plan de
mantenimien
1
tos
3 tanques de Comprar Fijo Ficha Soporte $ 900.000
reserva de agua: cerrado técnica técnico
2 unidades de Cotización Instalación
2000 litros
4 transporte comprar Fijo Permiso de Kubota
cerrado circulación. $35.000.000
Plan de
Tarjeta de mantenimien
registro to
RUNT

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Registro en Soporte
el RMNA técnico

(6) De las
Herrami
entas
1 Base glicerina Comprar Fijo Cotización Garantía $ 140.000
inglesa cerrado
2 2 Cuchillo y/ o Comprar Fijo Cotización Garantía $ 70.000
espátula cerrado
3 Dos ollas Comprar Fijo Cotización Garantía $ 60.000
(cómo mínimo) cerrado
4 Recipientes Comprar Fijo Cotización Garantía $ 60.000
transparentes cerrado
5 Colorantes Comprar Fijo Cotización Garantía $ 20.000
cerrado
6 Cucharas para Comprar Fijo Cotización Garantía $ 70.000
medir cerrado
7 Fragancias Comprar Fijo Cotización Garantía $ 60.000
cerrado
8 Moldes Comprar Fijo Cotización Garantía $ 60.000
cerrado
9 Botella Comprar Fijo Cotización Garantía $ 60.000
rociadora cerrado
(7) De los
Insumos
3 1 Base para Comprar Por Listado de Certificado $ 200.000
jabones demanda trámites de calidad
INVIMA

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2 Colorantes Comprar Por Ficha Certificado $ 100.000

para jabones demanda técnica de calidad
Cotización
3 Especias Comprar Por Ficha Certificado $ 100.000
cosméticas 15 ml demanda técnica de calidad
Cotización
4 Arcilla o Comprar Por Ficha Certificado $ 50.000
harina demanda técnica de calidad
Cotización
5 Extractos Comprar Por Ficha Certificado $50.000
naturales demanda técnica de calidad
Cotización
(8) De las
Capacitaciones
1
4
2
3

(14) Conclusiones
El estudio financiero tiene por objeto determinar cuál es el monto de los recursos económicos
necesarios para la ejecución del proyecto, y los costos totales de operación del proceso
productivo. Los flujos de dinero que pueden ser positivos (ingresos) y negativos (egresos) que
corresponden a dineros que salen o se aplican a la inversión, o costos de operación, en diferentes
momentos de la vida útil del proyecto.

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FASE 4 MATRIZ ALCANCE

ALCANCE
(1) Nombre del proyecto:

(2) Logo del proyecto:

(3) Integrantes (4) Rol

1. Director del Proyecto. Yardani Alexander Piedrahita Yépez.
2. Gerente de Tiempo y Riesgo. John Alexander Londoño Ruiz.
3. Gerente de Adquisiciones y
Adriana Arango Osorio.
alcance.
4. Gerente de Costos y
Andres Felipe Alzate
Comunicaciones.
5. Gerente de Gestión de Calidad,
Diego Valencia
Evaluación Financiera.

(5) DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Como consecuencia de todo proyecto se espera satisfacer de la mejor manera a sus
consumidores, este fundamento tiene como soporte inicial, la obtención responsable y
adecuada y de sus materias primas por parte de sus proveedores, siendo en este caso el
sebo vacuno, el aceite, la soda cáustica, el agua, la tierra decolorante, la miel natural, los
perfumes y colorantes.

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Importante que la planta de producción adopte medidas en pro a un desarrollo sostenible

que cuide el medio ambiente, a su vez la necesidad de tener a la clase obrera en las
mejores condiciones respetando las normas de salud y seguridad en el trabajo, ya que va
muy ligado al buen desarrollo del producto y altos niveles de productividad.
Por último, cabe resaltar que la empresa debe contar con personal calificado que se
encargue de análisis pre y post del producto, que estén capacitados en la toma de
decisiones de acuerdo a las necesidades de los clientes, también estar abiertos a
sugerencias por parte de los consumidores ya que son ellos los que muchas veces aportan
ideas valiosas en el proceso.
Como finalidad del proyecto se resalta la gran importancia que tiene el cliente en la vida
productiva de una organización, donde está ubicado en el primer eslabón de atención e
importancia, respetando y satisfaciendo siempre sus necesidades y así teniéndolo feliz y
siempre adquiriendo nuestros productos.
(6) ENTREGABLES DEL PROYECTO
Entregable Descripción
Es una herramienta que ayuda a ilustrar
como avanza el trabajo, se evidencia que
miembros del grupo llevan cargas más
Informe de estado del proyecto.
pesadas y si es necesario hacer ajustes,
también se construye un margen de mejora
a medida que el proyecto avanza o cierra.
Este informe incluye tareas de resumen,
porcentaje de finalización, también se
puede evidenciar una comparación del
progreso real versus el progreso
Informe de variación.
pronosticado y se resaltan datos como:
fechas pronosticadas de inicio y fin del
proyecto, las horas empleadas y el tiempo
tardado.

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Informe de hoja de tiempo.
(7) LO QUE SE EXCLUYE DEL PROYECTO
Se excluye
Herramientas de mantenimiento o
equipamiento mecánico.
Agencias alternas y Rutas de distribución
con sus respectivas condiciones.
Instalación y actualización de sistemas
informáticos de software.
Condiciones particulares para la
contratación del personal de trabajo.
Este informe detalla las horas trabajadas de
cada individuo en el proyecto, también
podemos ver la asignación de tareas a la
importancia de estas, las tarifas por hora
trabajada y otros factores relacionados con
recursos, tiempo y costos.
Descripción
El servicio de mantenimiento mecánico de
las distintas maquinas utilizadas en el
proceso son independientes y aislados del
proceso, resaltando que estos elementos
tienen una poca inversión, pero altos
índices de vida útil.
Los problemas que conllevan los
movimientos logísticos son ajenos a la
empresa ya que dependen muchas veces de
las condiciones viales, disponibilidad de
vehículos y personal operativo.
Esta labor la realiza una compañía experta
en el tema, la cual presta sus servicios en
beneficio del buen manejo de la
comunicación asertiva de la empresa.
El sistema de contratación de los
empleados estará condicionado con la ley
vigente, igualmente al debido manejo y
tratamiento de datos personales, sin limitar
ninguna condición física o de salud de los
presuntos aspirantes.
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CONCEPTOS CRITERIOS DE
ACEPTACIÓN
Establecer normas de comportamiento y
(8) SOCIALES: uso adecuado de elementos de protección
personal.
Destacar normativas asociadas a nuevos
productos, de igual manera desarrollar
(9) TÉCNICOS:
estrategias que vayan de la mano con la
actualidad y la vanguardia.
Desarrollar productos donde su producción
sea más limpio, implementar nuevos
hábitos eliminado el desperdicio de
(10) DE CALIDAD: materiales e incrementando la reutilización
y el reciclaje. La compañía debe estar
certificada y regida por la norma
internacional ISO 9001.
Desarrollar alianzas de mercado donde se
vea beneficiada la cadena de suministro, de
(11) COMERCIALES:
producción y las buenas relaciones con sus
acreedores y personas del medio.
Los directivos deben tener todo el
conocimiento del proceso referente a la
compañía, y este se vea reflejado en la
toma asertivamente de decisiones que
(12) ADMINISTRATIVOS:
conlleven a una mejora constante de los
procesos, también se destaca la
importancia de constituir la empresa ante
entes gubernamentales.
(13) ENTREGABLES: Los documentos son:

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Plan operativo de trabajo, acta de

consultoría de innovación, encuestas de
satisfacción, actas de comité de
supervisión, lista de asistencia a reuniones
y eventos corporativos, estos documentos
deben ser de autoría propia y tener métodos
de comprobación y evidencias plasmadas.
(14) SUPUESTOS DEL PROYECTO INTERNOS:
Cada colaborador de la empresa debe conocer a ciencia cierta de su proceso productivo o
labor que realiza en la compañía, si se presentan problemas en el proceso que afecte el
estado del producto final, se debe evaluar con minuciosidad y si es de tomar medidas
para que este no se vea afectado y fluya el correcto desarrollo del proceso con ganancias
de tiempo y materia prima.
(15) SUPUESTOS DEL PROYECTO EXTERNOS:
La compañía no cuenta con un sistema de flota propia para la distribución de los jabones,
por consiguiente, debemos depender de un tercero, para que cumpla esta labor,
limitándonos de tomar directrices propias que van directamente ligadas a las ventas y
producción del producto final.

Reflexión.

Desde la perspectiva del grupo consultor, en el desarrollo de esta matriz vemos la importancia de
tener verdaderamente los objetivos bien claros y las proyecciones del proyecto, el buen manejo
de las materias primas en los procesos, una buena relación interpersonal tanto en el medio donde
se desarrolla la manufactura, como también en la interacción con acreedores, accionistas y
consumidores, logrando definir una planificación adecuada donde se abarquen estrategias
fundamentales de alcance para lograr un desarrollo excelente del proyecto.

Realizando una planificación adecuada nos ayuda a tener un buen control del proyecto y una
buena administración de los recursos del mismo, teniendo el control de las actividades y un
correcto direccionamiento de los procesos, contribuyendo a un análisis detallado donde se logren

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soluciones audaces en el desarrollo de inconvenientes que se puedan presentar en el proyecto, y

más aún, entregando a satisfacción del cliente un producto o servicio que cumpla con las
condiciones solicitadas.

En el desarrollo de la matriz de alcance, se realza la interacción de los distintos materiales en el

proceso, Para que el proceso desarrollado en la empresa se de manera más eficiente se deben
también adoptar medidas que disminuyan los costos, pero sin desconocer la importancia de la
calidad de insumos y del producto final.

FASE 4 MATRIZ GESTIÓN DE COSTO

COSTOS
(1) Nombre del proyecto:

(2) Logo del proyecto:

(3) Integrantes (4) Rol

1. Yardani Alexander Piedrahita
Yépez.
2. John Alexander Londoño Ruiz.
3. Adriana Arango Osorio.
4. Andres Felipe Alzate
Director del Proyecto.
Gerente de Tiempo y Riesgo.
Gerente de Adquisiciones y alcance.
Gestión de comunicaciones y costos

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5. Diego Valencia Gerente de Gestión de Calidad, Evaluación

Financiera.

REQUERIMIENTO DE PERSONAL
(5) ADMINISTRACIÓN
CARGO CANTIDAD VALOR DIA CANTIDAD VALOR TOTAL
DE DIAS
Gerente General 1 $ 250.000 30 $ 7.500.000
Jefe de Planta 1 $ 130.000 30 $ 3.900.000
Jefe de Talento humano
1 $ 90.000 30 $ 2.700.000
Jefe de Ventas 1 $ 65.000 30 $ 1.950.000
Coordinador de
mantenimiento 1 $ 80.000 30 $ 2.400.000
Supervisor de Producción 1 $60.000 30 $ 1.800.000
Coordinador de SST 1 $150000 30 $4.500.000
(6) MANO DE OBRA
CARGO CANTIDAD VALOR DIA CANTIDAD VALOR TOTAL
DE DIAS
Supervisor logístico 1 $ 100.000 30 $ 3.000.000
Auxiliares de 2 $64.000 30 $1.920.000
información
Operarios de producto 3 $ 50.000 30 $ 1.500.000
terminado
Operarios de materiales 3 $ 50.000 30 $ 1.500.000
Ayudantes de almacén 12 $ 40.000 30 $ 1.200.000
Montacarguistas 3 $40.000 30 $1.200.000
Conductores 3 $84.000 30 $2.520.000
Supervisor de producción 3 $100.000 30 $3.000.000

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Operario de información 2 $50.000 30 $1.500.000

de producción
Operario de fabricación 3 $50.000 30 $1.500.000
Ayudante de fabricación 6 $40.000 30 $1.200.000
Patinador 3 $40.000 30 $1.200.000
Operario de etiquetado 3 $50.000 30 $1.500.000
Ayudantes de empaque 6 $40.000 30 $1.200.000
(7) VENTAS
CARGO CANTIDAD VALOR DIA TIEMPO DE VALOR TOTAL
USO
Jefe de Ventas 1 $ 100.000 30 $ 3.000.000
Analista ventas 1 $ 64.000 30 $ 1.920.000
Ayudante de ventas 3 $ 50.000 30 $ 1.500.000
Merchandising 5 $60.000 30 $1.800.000
(8) MAQUINARIA Y EQUIPO
ITEM CANTIDAD VALOR TIEMPO DE VALOR TOTAL
UNITARIO USO
Máquina mezclador de 3 $ 150.000 5 años $ 300.000
jabón
Máquina rodillo de jab 3 $ 150.000 6 meses $300.000
Máquina dúplex plodder
(extrusora) para jabón
Máquina dúplex plodder 2 $ 2.500.000 5 años $ 5.000.000
(extrusora) para jabón
Máquina corte de barra 3 $ 2.500.000 5 años $ 7.500.000
para jabón
Máquina para cortar el 3 $ 50.000 6 meses $ 150.000
jabón (pasteles)

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Máquina de sellado de 2 $ 150.000 4 años $ 300.000

jabón
(9) OTROS COSTOS
ITEM CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR TOTAL
UNITARIO DE DIAS
ENERGIA 1 $ 40.000 30 $ 1.200.000
AGUA 1 $ 70.000 30 $ 2.100.000
TELEFONO 1 $ 8.000 30 $ 240.000
INTERNET 1 $ 5.000 30 $ 150.000
PRUEBAS DE 20 $ 65.000 30 $ 1.950.000
LABORATORIO
ASISTENCIA TECNICA 13 $ 85.000 30 $ 2.550.000
Oficios Varios 3 $40.000 30 $1.200.000
(10) CONCLUSIONES
En el análisis de los costos de la empresa vemos que el costo de las herramientas, equipos y
otros están en un promedio aceptable con el costo presupuestado por la gerencia de la empresa
sin tener exceso de gastos para la producción del producto.

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FASE 4 MATRIZ GESTIÓN DE COMUNICACIONES

COMUNICACIONES
(1) Nombre del proyecto:

(2) Logo del proyecto

(3) Integrantes (4) Rol

6. Director del Proyecto Yardani Alexander Piedrahita Yépez
7. Gerente de Tiempo y Riesgo John Alexander Londoño Ruiz
8. Gerente de Adquisiciones y alcance Adriana Arango Osorio
9. Gerente de Costos y Comunicaciones Andres Felipe Alzate
10. Gerente de Gestión de Calidad. Diego Valencia
Evaluación Financiera

(5) (6) (7) (8) (9) (10)

QUE RESPONSABL A QUIEN COMO FRECUENCI MEDIO
E A
Manejo de Proveedor Personal Teórico y Semanal Reunión,
maquinas Operativos practico capacitacione
Coordinadore Listados s.
s de planta de
asistencia

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Personal de y
mantenimient formulari
o o de
proyectos
Uso de Seguridad y Personal Teórico Cada 3 días Reunión,
Elementos Salud en el Operativos Listados capacitación
de trabajo de
Protección asistencia
personal y
formulari
o de
proyectos
Manejo de Proveedores y Personal Teórico y Semanal Reunión,
productos Seguridad y Operativos practico capacitacione
Químicos Salud en el Coordinadore Listados s.
trabajo s de planta de
Personal de asistencia
mantenimient y
o formulari
o de
proyectos
Manejo de Gestión Gerencia Teórico y Mensual Capacitacione
aguas Ambiental Coordinadore Muestreo s
residuales s Listados
y Personal de
vertimiento Operativo asistencia
s y
formulari
o de
proyectos

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Productos Coordinador de Personal Teórico y Semanal Capacitacione

y servicios Planta Operativo práctico s
ofertados Listados
de
asistencia
y
formulari
o de
proyectos
Procesos Coordinador de Personal Teórico y Semanal Capacitacione
productivos Planta Operativo práctico s
Listados
de
asistencia
y
formulari
o de
proyectos
Riesgos, Seguridad y Personal Teórico Cada 3 días Reunión,
Accidentes Salud en el Operativos Listados capacitación
o trabajo de
incidentes asistencia
durante la y
labor formulari
o de
proyectos
Orden y Seguridad y Personal Teórico Cada 3 días Reunión,
Aseo Salud en el Operativos Listados capacitación
trabajo y Gestión de
Ambiental asistencia

20
21

y
formulari
o de
proyectos
Necesidade Gestión Humana Todo el Teórico Quincenal Reunión,
s de personal Listados capacitación
formación de
directa al asistencia
personal y
formulari
o de
proyectos
(11) OBSERVACIONES:
(12) Cualquier actividad de formación o capacitación a generar, debe quedar el registro y
evidencia de dicha formación, deben se enfocadas en la proyección de dicho proyecto y
mejorar constantemente el plan de formación de dicho proyecto,

Reflexión.

Desde la perspectiva del equipo consultor, y después de analizado consolidado las matrices de
alcance, adquisición y costo, se establecen el programa de formación y capacitación a brindar para
poner en marcha dicho proyecto, con el objetivo de controlar cualquier tipo de falencia que se
pueda presentar durante la ejecución

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RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

La gestión del proyecto es importante porque garantiza que haya un plan adecuado para
ejecutar los objetivos estratégicos. Una excelente gestión de proyectos significa mucho más que
mantener controlado el triángulo de hierro de la gestión de proyectos, cumpliendo con los plazos,
el presupuesto y el alcance; une a los clientes y los equipos, crea una visión para el éxito y pone
a todos en la misma página de lo que se necesita para mantenerse en el camino hacia el éxito.
Cuando los proyectos se gestionan correctamente, hay un impacto positivo que reverbera más
allá de la entrega de las cosas.

Dentro de todo proyecto es indispensable trabajar en torno a la tamaño y localización,

identificación de las necesidades en torno al proyectos y beneficiados con el mismo como parte
indispensable del mismo, así como medición del impacto ambiental que este puede conllevar y la
factibilidad del mismo dando cumplimiento con las normativas vigentes

Se mantienen reuniones consecutivamente involucrando a los interesados activamente y en

búsqueda de la aprobación y conocimiento situacional de los actos y eventos en los que ha
trascurrido el proyecto, se realizan actas de participación, las cuales son publicadas y dadas a
conocer por los diferentes canales de comunicación dispuestos por el proyecto.

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23

REFERENCIAS

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