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| 27-06-2019
FONDO DE EMPLEADOS DE
BANCOLOMBIA
FEBANCOLOMBIA
Febancolombia Cra. 7 No 31 – 10 piso 18 | PBX: +571 4823455 ext. 1001 / 1002 / 1003
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TABLA DE CONTENIDO
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1. INTRODUCCIÓN
EL FONDO DE EMPLEADOS DE BANCOLOMBIA, en adelante FEBANCOLOMBIA,
acorde con su naturaleza canaliza y moviliza importantes recursos económicos a través de
los productos y servicios que ofrecen, por lo tanto están expuestas a fuertes amenazas,
entre ellas el lavado de activos y la financiación de terrorismo, delitos que atentan contra la
estabilidad e integridad de los diferentes sectores de la economía. En consecuencia es
indispensable combatirlos para conservar la respetabilidad y buen nombre de la
organización, siendo también este un deber legal de apoyo al Estado en su lucha contra la
delincuencia, pues se han convertido en flagelos para la humanidad que afectan la
economía y por ende los sectores al cual pertenece nuestra Organización Solidaria.
El lavado de activos, también denominado lavado de dinero, blanqueo o legitimación de
capitales, ha sido abordado desde la perspectiva del negocio del narcotráfico,
considerándolo como el mecanismo a través del cual las ganancias ilícitas del negocio son
invertidas en negocios lícitos, para darles apariencia de legalidad.
Se entiende por financiación del terrorismo, el que legalmente provea, recolecte, entregue,
reciba, administre, aporte, custodie, o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier
otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente
a grupos armados al margen de la ley, o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales
o extranjeros, actividad delictiva por medio de la cual, con recursos de origen lícito o ilícito,
se busca financiar el terrorismo, los actos terroristas o las organizaciones terroristas. A
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diferencia del lavado de activos, en la financiación del terrorismo el origen de los recursos
puede ser lícito.
En el capítulo XVI, parte tercera, del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero se
establecen las normas para la prevención de actividades delictivas. Estas disposiciones
legales aplican a las Organizaciones vigiladas por la Superintendencia de Economía
Solidaria, acorde con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 365 de 1997, modificado por
el artículo 9 de la Ley 1121 de 2006, y el artículo 2.14.2 del Decreto 1068 de 2015.
Para administrar el Riesgo de LA/FT de acuerdo a la normatividad vigente,
FEBANCOLOMBIA ha desarrollado un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de
Activos y de la Financiación del Terrorismo - SARLAFT, ajustado a la naturaleza y
características propias de su objeto social, e instrumentado a través de pasos sistemáticos
e interrelacionados, con el propósito de prevenir que en el normal desarrollo de sus
actividades sea utilizada para intentar dar apariencia de legalidad a recursos provenientes
de actividades relacionadas con el Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo LA/FT
y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva y disponer de controles
con el propósito de detectar y reportar las operaciones inusuales que se pretendan realizar
o se hayan realizado y que razonablemente se deban calificar como sospechosas en este
sentido.
De igual forma, con el propósito de prevenir que el Fondo de Empleados sea utilizado para
el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, cumple con la obtención oportuna de
información sobre el beneficiario final y de las personas naturales que ejercen el control en
las personas jurídicas asociadas, clientes o proveedores.
El presente Manual debe permanecer a disposición de la Alta Gerencia, Empleados,
Superintendencia de la Economía Solidaría y demás entes de control o autoridades
nacionales y deberá ser actualizado y/o modificado en forma permanente, correspondiendo
su aprobación a la Junta Directiva de FEBANCOLOMBIA.
Cabe señalar que es indispensable que todos los empleados de FEBANCOLOMBIA
conozcan y comprendan el presente documento, para lo cual dejarán constancia de tal
situación mediante su firma, documento que deberá formar parte de su carpeta personal.
No debe ser distribuido a personas ajenas al Fondo, salvo con autorización escrita del
representante legal y/o por petición de los diferentes órganos de vigilancia y control, incluida
la Revisoría Fiscal.
El incumplimiento de lo normatizado en este Manual conlleva la aplicación de las sanciones
disciplinarias, administrativas y aún penales, que establezca el Reglamento Interno de
Trabajo de FEBANCOLOMBIA, las Circulares Externas que expida la Superintendencia de
Economía Solidaria, el Código Penal Colombiano y las demás normas pertinentes.
2. MEJORES PRÁCTICAS
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A continuación se presentan las mejores prácticas que sugiere la UIAF y que deben tenerse
en cuenta en la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo al
interior de FEBANCOLOMBIA:
4. NATURALEZA DE LA ENTIDAD
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Constancia: Los miembros del Fondo de Empleados deben actuar con persistencia
y perseverancia en el logro de sus metas y objetivos.
Cumplimiento: Cada miembro del Fondo de Empleados debe velar por que los
compromisos que se hayan adquirido se cumplan a cabalidad en la forma y tiempo
acordado.
Respeto: Todos los miembros del Fondo de Empleados son importantes y merecen
un trato digno; reconociendo igualmente las diferencias y posiciones particulares.
Prudencia: Evaluar los riesgos y consultar a los niveles pertinentes antes de tomar
las decisiones derivadas de la labor diaria y de situaciones excepcionales que se
presenten para evitar problemas mayores a FEBANCOLOMBIA. Actuar y comunicar
las acciones en la forma y términos adecuados sin caer en confusiones y mensajes
erróneos.
5. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar e implementar un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos
y de la Financiación del Terrorismo “SARLAFT” en FEBANCOLOMBIA, evitando que la
Entidad sea utilizada para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades
delictivas y/o para la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas
o para el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Esto en forma directa
o indirecta a través de sus Asociados, Administradores, Empleados, Proveedores, Clientes
y Usuarios, entre otros.
6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Describir las metodologías de identificación, medición, control y monitoreo del riesgo
de lavado de activos y financiación del terrorismo en la Entidad, así como las
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8. DEFINICIONES
Con el objetivo de unificar conceptos y criterios, para facilitar la lectura y comprensión de
los lineamientos establecidos en este Manual, se presentan las siguientes definiciones:
ACTIVIDADES ILÍCITAS: en términos generales, son aquellas conductas o actividades que
de conformidad con una norma vigente ostentan el carácter de ilícitas, esto es, contra el
Derecho. En relación con el lavado de activos, es evidente que el desarrollo de esta
conducta constituye la realización de una actividad ilícita, máxime cuando la legislación
penal la tipifica como delito.
ACTIVO ILÍCITO: es aquel que proviene de cualquier actividad delictiva, como: actividades
de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro
extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración
pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir,
relacionada con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas.
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EMPLEADO: persona que desempeña un cargo o trabajo y que a cambio de ello recibe un
salario. Para efectos del presente documento se entiende por empleado las personas
vinculadas mediante contrato laboral o de prestación de servicios, por parte de la
Organización o contratados por parte de terceros en comisión para alguna de las mismas.
FACTORES DE RIESGO: son los agentes generadores de riesgo de LA/FT, que aplican
de acuerdo con la naturaleza de la actividad la Empresa (Clientes/usuarios, Productos,
Canales de distribución y Jurisdicciones).
FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO: delito que comete toda persona que incurra en
alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal.
LAVADO DE ACTIVOS: delito que comete toda persona que busca dar apariencia de
legalidad a bienes o dinero provenientes de actividades ilícitas.
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PRODUCTO: son las operaciones legalmente autorizadas que puede adelantar la empresa
para satisfacer una necesidad mediante la celebración de un contrato, orden de compra o
servicio.
PROVEEDOR: todas aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y/o
se mantiene una relación contractual de inversión, la prestación de cualquier servicio y/o
suministro de cualquier producto propio de su actividad.
REPORTES EXTERNOS: son los reportes que deben hacer las empresas ante la UIAF,
acorde con lineamientos normativos trazados por el Gobierno Nacional.
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RIESGO DE LA/FT: es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la entidad por su
propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones, como instrumento
para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades
terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas
actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, éstos son:
el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la empresa, con el
consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad
financiera cuando es utilizada para tales actividades.
RIESGOS ASOCIADOS AL LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el
riesgo de LA/FT: estos son: legal, operativo, reputacional y contagio.
RIESGO LEGAL: es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada,
multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o
regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como
consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones
malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución
de contratos o transacciones.
RIESGO DE CONTAGIO: es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa
o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado. El relacionado
o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer
influencia sobre la entidad.
RIESGO RESIDUAL O NETO: es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los
controles.
como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el
lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de
reporte de operaciones a determinados sectores económicos.
9. MARCO LEGAL
ARTÍCULO 258. MODIFICADO POR LA LEY 1474 DE 2011, ART. 18. UTILIZACIÓN
INDEBIDA DE INFORMACIÓN:
El que como empleado, directivo o miembro de una junta u órgano de administración de
cualquier entidad privada, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, haga
uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión del cargo o función
y que no sea objeto de conocimiento público, incurrirá en pena de prisión de 1 a 3 años y
multa de 5 a 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Esta norma aplica en aquellos eventos en los que se viola la reserva sobre información que
suministra el cliente o el usuario a la entidad, mediante divulgación de sus datos o saldos.
También puede estar incurso en el delito cuando a un cliente o usuario se le informa que
ha sido objeto de un reporte de operación sospechosa con destino a las autoridades.
ARTÍCULO 323. MODIFICADO POR LA LEY 1762 DE 2015, ART. 11. LAVADO DE
ACTIVOS:
El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie
o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de
migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo,
rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y
administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas
tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero,
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La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen
sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada.
El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes,
o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o
parcialmente, en el extranjero.
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La misma pena se impondrá cuando la conducta descrita en el inciso anterior se realice con
dineros provenientes del secuestro extorsivo, extorsión y conexos y la multa será de cinco
mil (5.000) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin
perjuicio del decomiso de los respectivos bienes.
ARTÍCULO 345. MODIFICADO POR LA LEY 1453 DE 2011, ART. 16. FINANCIACIÓN
DEL TERRORISMO Y DE GRUPOS DE DELINCUENCIA ORGANIZADA Y
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS RELACIONADOS CON ACTIVIDADES
TERRORISTAS Y DE LA DELINCUENCIA ORGANIZADA:
El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte,
custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva,
organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia
organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas
nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas,
incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a
quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
GAFI
El Grupo de Acción Financiera Internacional sobre el Blanqueo de Capitales (GAFI) es un
organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para
combatir el blanqueo de capitales. Estas medidas intentan impedir que dichos productos se
utilicen en actividades delictivas futuras y que afecten a las actividades económicas lícitas.
GAFILAT
Grupo de Acción Financiera de América (GAFILAT) es una organización
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intergubernamental de base regional que agrupa a los países de América del Sur, Centro y
Norte América para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, a través
del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la
profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros.
Las etapas del SARLAFT son las fases mediante la cuales se administra el riesgo de lavado
de activos y financiación del terrorismo, cada una de ellas se encuentran registradas en el
presente manual y son monitoreadas mediante el diligenciamiento de la MATRIZ DEL
SARLAFT.
El desarrollo de las etapas del SARLAFT estará a cargo del área de Cumplimiento y se dan
mediante la aplicación de los siguientes procedimientos:
En esta etapa se identifican de manera organizada y sistemática, los eventos de riesgo que
pueden dar origen a situaciones relacionadas con el LA/FT.
La etapa de identificación de riesgos de LA/FT debe efectuarse cuando se realice
modificación o creación de un producto, canal de distribución, jurisdicción, la utilización de
nuevas tecnologías o la incursión en un nuevo mercado.
Así mismo, se ejecutará cada vez que se realicen cambios en la metodología de
segmentación de los factores de riesgo. Como mínimo el Oficial de Cumplimiento ejecutará
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esta etapa semestralmente, revisará y analizará los riesgos de LA/FT y los riesgos
asociados inherentes a la actividad de FEBANCOLOMBIA, a los productos o servicios que
diseñe o modifique, detectará posibles nuevos eventos para administrar y determinará
aquellos que ya se encuentran mitigados totalmente.
La ejecución de esta etapa debe quedar documentada y soportada mediante archivos
magnéticos o físicos, que reposarán en el Área de Cumplimiento.
Los empleados del Fondo deberán reportar en forma inmediata al Oficial de Cumplimiento
los posibles riesgos de LA/FT que identifiquen en la realización de sus labores, así como
los hechos o circunstancias que consideren vulnerables asociados a la temática anti-lavado.
En la etapa de identificación de riesgos de LA/FT, se debe tener en cuenta todos los riesgos,
estén o no bajo control, debido a que un riesgo potencial no identificado durante esta etapa
será excluido del análisis posterior.
El riesgo inherente es el nivel de riesgo propio de la actividad sin tener en cuenta el efecto
de los controles. El riesgo residual es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los
controles.
Se debe dejar evidencia de las condiciones bajo las cuales se realiza la etapa de
identificación de riesgos, fecha y responsable de identificación.
Para la identificación de riesgos de LA/FT y sus riesgos asociados en FEBANCOLOMBIA
se realiza con base en la siguiente información:
Juicios basados en experiencia y conocimiento de Expertos: Conocimiento de las
tipologías del LA/FT, de las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera
Internacional GAFI y las señales de alerta establecidas por la UIAF y las generadas al
interior del Fondo de Empleados, además como parte de la metodología utiliza la técnica
ANÁLISIS PRELIMINAR DE PELIGROS, propuesta en la Norma ISO 31010: Gestión
del Riegos-Técnicas de Evaluación de Riesgos. Esta técnica es un método adecuado
para identificar riesgos, peligros, situaciones o eventos adversos en los cuales se
analizan sus causas, efectos, controles y medidas de tratamiento para minimizar su
impacto en caso de materializarse, dando así la oportunidad de enfocar los esfuerzos
en los procesos con mayor vulnerabilidad en FEBANCOLOMBIA.
Registros: Consulta de reportes internos de operaciones inusuales, reportes de
operaciones sospechosas y datos estadísticos.
Además se establece la descripción del riesgo identificado, teniendo en cuenta los
siguientes componentes:
Área de Impacto o Proceso: Es el área en la cual se puede concentrar el riesgo. De
acuerdo con la metodología del Estándar Australiano Administración de Riesgos
AS/NZS 4360:1999, el área de impacto es todo recurso, bien u oportunidad al cual la
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% de Presencia de % de presencia de
RANGO DE Tipologías causas (% de
VR PROBABILIDAD Nro de Eventos vulnerabilidades)
Se presentan
Más de 5 eventos Presencia de Causas
5 CASI CERTEZA situaciones de tipología
en 3 años superior al 40%
superiores al 40%
Se presentan
Hasta 5 eventos Presencia de Causas
4 PROBABLE situaciones de tipología
en 3 años hasta el 40%
hasta el 40%
Se presentan
Hasta 3 eventos Presencia de Causas
3 MODERADO situaciones de tipología
en 3 años hasta el 20%
hasta el 30%
Se presentan
Hasta 2 eventos Presencia de Causas
2 IMPROBABLE situaciones de tipología
en 3 años hasta el 10%
hasta el 20%
Se presentan
1 evento en 3 Presencia de Causas
1 RARO situaciones de tipología
años o más hasta el 5%
hasta el 10%
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1
0 SEVERO 10 20 30 40 50
IMPACTO
7 MAYOR 7 14 21 28 35
5 MODERADO 5 10 15 20 25
3 MENOR 3 6 9 12 15
INSIGNIFICANT
1 1 2 3 4 5
E
RAR IMPROBABL MODERAD PROBABL CASI
O E O E CERTEZA
1 2 3 4 5
FEBANCOLOMBIA asume los riesgos asociados al LA/FT que se encuentren dentro del
nivel de Severidad Baja, es decir, cuando los controles que apliquen ubiquen en el riesgo
tratado al riesgo residual como un riesgo aceptable.
De acuerdo a los riesgos evaluados en la etapa de medición o evaluación, y para cada uno
de ellos, se identifican los controles actuales con los cuales cuenta la entidad a través de
las siguientes fuentes de información: manuales de procedimientos, manuales de usuario,
circulares, etc., o del conocimiento de los expertos (líderes de los procesos), los cuales
podrán mencionar controles que sean utilizados a pesar de que estos no se encuentren
documentados, por lo tanto los controles permiten mitigar el riesgo y bajar la probabilidad
de ocurrencia de un evento y su impacto al interior de la Organización. Al describir los
Controles se tiene en cuenta el tipo de control, su cobertura, si existe, si es manual o
automático, si está o no documentado, si es simple o complejo, si ha sido asignado al
interior de FEBANCOLOMBIA, que tan permanente es, y con todo ello se califica (variables
y fórmulas cuantitativas) para tener como resultado el Riesgo Residual, el cual aporta con
la reducción del riesgo de manera significativa.
Es decir que luego de haber identificado el evento de riesgo, se determinan con base en
la documentación existente y los procedimientos del Fondo, aquellos controles que
contribuyen a la minimización del riesgo, dándoles una calificación cualitativa,
dependiendo de su efectividad, en una escala de bajo, medio o alto y clasificándolo según
el tipo de control (preventivo, detectivo, correctivo o de protección), así como el
responsable de administrarlo.
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FEBANCOLOMBIA a través del área comercial o la Gerencia velarán por que los
clientes/asociados no usen la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros
o recursos provenientes de las actividades delictivas.
El tratamiento del riesgo consiste en identificar las opciones procedimentales para mitigarlo,
su valoración y la implementación del plan para llevarlas a cabo.
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Para el tratamiento del riesgo de LA/FT se debe tener en cuenta las siguientes opciones:
EVITAR EL RIESGO
Esta opción busca eliminar la probabilidad de ocurrencia o el impacto del riesgo. Se aplica
en los casos en que el beneficio que se obtiene es mayor que el costo de los controles a
implementar o cuando las demás opciones que se presentan no son adecuadas para
reducir el nivel del riesgo.
Eliminar el impacto del riesgo requiere brindar la máxima protección al proceso para que no
se genere el impacto. Ejemplo: Sanción del ente supervisor por permitir negociaciones con
personas dedicadas a actividades ilícitas.
REDUCIR EL RIESGO
Las opciones de reducción de la probabilidad están relacionadas con los factores que
inciden en la minimización de la ocurrencia de los eventos.
Las opciones de reducción del impacto están relacionadas con los factores que inciden en
la minimización de las pérdidas.
TRANSFERIR EL RIESGO
La opción de transferir todo o parte resulta de la evaluación de los riesgos controlados con
exposición probable, cuyo tratamiento no es viable directamente por FEBANCOLOMBIA
por diversas causas, por consiguiente, se recurre a la transferencia de la administración de
este a otra parte o a la transferencia física a otro lugar. (Adquisición de pólizas de seguros,
contratación de outsourcing para los procesos o parte de los procesos).
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RETENER EL RIESGO
Con la retención se decide afrontar las consecuencias de los riesgos en forma planeada,
previo el diseño de alternativas que faciliten responder ante ellos. (Planes para financiar
los riesgos residuales, registro y monitoreo de los riesgos).
Los controles que se diseñen deben cumplir las siguientes características que permitan
asegurar el cumplimiento del objetivo de la opción de tratamiento:
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Ello con el fin de garantizar la mitigación del riesgo detectado, dando prioridad a los riesgos
que presentan mayor severidad y una alta probabilidad de materialización del evento.
Por lo anterior, FEBANCOLOMBIA cuenta con el apoyo y continuo monitoreo por parte de
los entes de control con los que dispone, los cuales incluyen dentro de sus procesos de
auditoría, un programa específico para la verificación del cumplimiento del SARLAFT,
basados en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados y con el fin de
garantizar los correctivos a las deficiencias encontradas.
Teniendo en cuenta que el entorno es cambiante, que los riesgos no permanecen estáticos
y que la probabilidad e impacto de los mismos puede variar, es necesario que
FEBANCOLOMBIA implemente lo siguiente:
Comparar la evolución del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual
de LA/FT.
Desarrollar reportes que le permitan establecer las evoluciones de riesgo de
FEBANCOLOMBIA, así como la eficiencia de los controles implementados.
Detectar las operaciones inusuales y determinar las operaciones sospechosas.
Seguimiento a los elementos y etapas del SARLAFT, de tal forma que permita
detectar nuevos riesgos, verificar la eficacia de los controles, validar el cumplimiento
de los indicadores diseñados.
Revisión semestral de la identificación y medición de los riesgos de LA/FT, de esta
revisión se obtendrá el perfil de riesgo inherente para compararlo con el perfil de
riesgo residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.
Seguimiento de los clientes/asociados/usuarios, productos, canales de distribución
y jurisdicciones a través de las señales de alerta, con el fin de identificar los aspectos
que pueden influir en el riesgo de LA/FT de FEBANCOLOMBIA.
Revisión anual de la efectividad de los controles, con el fin de alertar sobre el
funcionamiento de los mismos y su capacidad de minimizar el riesgo de LA/FT.
Seguimiento transaccional, con base en la segmentación de los factores de riesgo.
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Se debe exigir formato de Conocimiento del Proveedor para compras que superen
en el año los cincuenta (50) SMLMV, y en el momento del vínculo de un nuevo
proveedor se debe diligenciar el citado Formato.
La administración de riesgos del LA/FT parte del nivel más alto decisorio en
FEBANCOLOMBIA siendo la Junta Directiva el ente con mayor responsabilidad.
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Los revisores fiscales realizarán las funciones propias de los estatutos, reglamentos y las
asignadas a los contadores públicos en las normas que regulan al ejercicio de la profesión
y demás normas concordantes y complementarias. En este orden de ideas, los revisores
fiscales deberán actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Bajo este enfoque, corresponde a los revisores fiscales velar por el cumplimiento de la Ley
y colaborar con las autoridades. En consecuencia, deberán:
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Para garantizar un óptimo registro que evidencie la operación efectiva del SARLAFT,
FEBANCOLOMBIA posee los siguientes documentos:
FORMATO DETALLE
Formulario de Afiliación y Corresponde a la proforma que diligencian los Asociados al
Vinculación momento de vincularse a FEBANCOLOMBIA.
Formato de Corresponde al formato donde se actualiza la información del
Actualización de Asociado por cambios en sus datos, mínimo una vez en el
Información año. Puede ser el mismo de Vinculación
Declaración Corresponde al formato que soporta las operaciones
Transacciones en individuales en efectivo superiores a $10.000.000 de
Efectivo naturaleza débito y crédito.
Formato Conocimiento Se registra información detallada del Asociado.
de Clientes
Reportes deCorresponde al registro de todas aquellas operaciones que
Operaciones Inusuales realice el Asociado cuyos movimientos y cuentas presentan
un cambio sustancial, repentino o injustificado.
Reportes de Operación Reporte con destino a la Unidad de Información de Análisis
Sospechosa Financiero (UIAF) adscrita al Ministerio de Hacienda, sobre
aquellas operaciones detectadas como inusuales que luego
de ser evaluadas no guardan relación con la actividad
económica. Se emplea el Sistema de Reporte en Línea SIREL
de la UIAF
Informes con destino a Corresponde a los Reportes de Transacciones en Efectivo,
entes de control externo Reporte de Transacciones Múltiples en Efectivo, Reporte de
Clientes Exonerados y Reporte de Operaciones Sospechosas
con destino a la UIAF.
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Confirmación por lo menos una vez al año, de los datos del formulario de Afiliación,
Vinculación y Actualización de datos.
Informar al asociado la obligación de actualizar sus datos por lo menos una vez al
año.
Dejar constancia en el formulario de Afiliación, Vinculación o Actualización de la
fecha, hora, observaciones sobre la información verificada.
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Es el deber jurídico que tiene tanto FEBACOLOMBIA, como sus empleados de guardar
reserva, secreto y discreción sobre la información de sus Asociados (saldos, cuentas,
transacciones, negocios, ingresos, patrimonio, bienes declarados, entre otros) o sobre
aquellos datos relacionados con la situación propia de la persona o empresa, que conozcan
en desarrollo de su profesión u oficio.
Esta obligación comprende tanto los datos que suministre directamente el Cliente Asociado,
como aquellos que configuren la relación comercial entre él y FEBANCOLOMBIA y debe
cumplirse durante la vigencia del vínculo comercial y aun cuando éste haya terminado.
Vencido este término pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes
condiciones:
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Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como
sospechosa, FEBANCOLOMBIA dispondrá la conservación centralizada, secuencial y
cronológica de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo
reporte a la Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF-, con el propósito de
hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando estas los soliciten.
Los Órganos de Control estudian, analizan y evalúan la legislación y las normas aplicables
para FEBANCOLOMBIA en materia de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo,
por lo tanto proceden con el conocimiento del Área o proceso, estudiando la normatividad
tanto interna como externa, definen la metodología que esté acorde con las políticas,
normas, reglamentos, manuales; preparan los programas de Auditoría o Memorandos de
Resultados.
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Documentan los resultados con base en los papeles de trabajo hallados con sus
conclusiones, proceden a confrontar dichos resultados con el Oficial de Cumplimiento,
generando el informe fruto del registro del trabajo desarrollado, sus juicios y hallazgos con
su fundamentación y recomendaciones, procediendo a archivar la documentación para por
último hacer monitoreo a cada uno de los puntos detallados y determinar la validez de las
medidas correctivas implementadas por la Administración de FEBANCOLOMBIA.
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Esta evaluación se centrará en los aspectos de tipificación del delito de Lavado de Activos
y de la Financiación del Terrorismo, Señales de Alerta, Código de Conducta y las Funciones
y Responsabilidades dentro del SARLAFT. La evaluación es realizada por el Oficial de
Cumplimiento de FEBANCOLOMBIA.
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CONDICIONES GENERALES
Los reportes internos del SARLAFT serán de uso exclusivo del Fondo de Empleados y
tendrán como fin la detección de inusualidades y determinación de operaciones
sospechosas.
Durante los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, los empleados que tienen contacto
con los clientes/asociados/proveedores y no identifiquen situaciones irregulares, deben
enviar Certificación o comunicado interno donde detallen que no hubo operaciones
inusuales en dicho período.
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Los reportes externos deben ser enviados a la UIAF y/o demás autoridades competentes,
atendiendo los mecanismos establecidos por dicho organismo acorde a instrucciones
plasmadas en la normatividad que genere la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Los siguientes son los reportes obligatorios que aplican hoy para FEBANCOLOMBIA:
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Este reporte no constituye denuncia penal, no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para
FEBANCOLOMBIA, ni para los directivos o empleados que hayan participado en su detección
y/o reporte, de acuerdo con lo señalado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.
Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del
giro ordinario de los negocios, involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o
moneda legal colombiana o extranjera.
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Aquellos asociados que por el giro normal de sus negocios realicen numerosas transacciones
en efectivo pueden ser excluidos del reporte de transacciones en efectivo que debe realizar la
organización solidaria a la UIAF.
Copia de los documentos que soportan el estudio realizado para la exoneración del reporte
debe conservarse y archivarse en forma centralizada en cada organización solidaria.
Se deben informar a la UIAF los nombres e identidades de todos los asociados exonerados del
reporte de transacciones en efectivo. Esta información debe remitirse trimestralmente a la UIAF,
dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral,
mediante el diligenciamiento de los formatos estipulados por la UIAF, en las condiciones
indicadas en la normatividad.
Para cada periodo de reporte, las organizaciones solidarias vigiladas deben remitir toda la
información de los asociados exonerados vigentes.
En el evento que no exista información que reportar, la organización solidaria debe enviar a la
UIAF el reporte de ausencia de operaciones a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL).
CONDICIONES GENERALES
Como instrumentos para aplicar los mecanismos de control del SARLAFT, se adoptan los
siguientes:
1. Señales de alerta.
2. Segmentación de los factores de riesgos en relación al mercado.
3. Seguimiento de operaciones.
4. Consolidación electrónica de operaciones.
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Las siguientes señales de alerta serán eje fundamental para el monitoreo de las diferentes
operaciones tanto activas como pasivas de los asociados:
i. Transferir recursos a las cuentas del Fondo de Empleados para elaborar cheques de
gerencia o girar a favor de un tercero.
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Las señales de alertas deben considerar cada uno de los factores de riesgos y las
características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de
FEBANCOLOMBIA resulte adecuado.
En los casos que se presente una señal de alerta y que fruto de los análisis se requiera
profundizar en dicha alerta o inusualidad, se deben solicitar documentos soportes y si el
Oficial de Cumplimiento lo considera realizar las visitas a los clientes.
Los factores de riesgos son los agentes generadores del riesgo del LA/FT, y el Fondo de
Empleados tendrá en cuenta los siguientes:
Productos: Son las operaciones legalmente autorizadas que pueda perfeccionar el Fondo
de Empleados mediante la celebración de un contrato.
Canales de distribución: Son los medios por los cuales se ofrecen los productos y
servicios del Fondo de Empleados.
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Sucursales o
Canal por medio del cual asociado realiza transacciones
en las instalaciones físicas del Fondo de Empleados.
Agencias
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El monitoreo por parte del Oficial de Cumplimiento a los asociados se hace con una
frecuencia mínima semanal y en lo posible diario, mediante el análisis y evaluación de las
transacciones iguales o superiores a $8 millones que realiza el asociado en cada una de
los canales de distribución.
El Fondo de Empleados consolida de manera electrónica las operaciones que realiza con
sus Asociados dentro de cada mes calendario, permitiendo conocer sus operaciones tanto
de naturaleza débito y crédito, cuando sea el caso.
Sin perjuicio de los reportes que en cualquier momento requiera el Gobierno Nacional a
través de las entidades que ejercen las funciones de vigilancia y control sobre operaciones
y con el propósito de determinar las operaciones inusuales, el Oficial de Cumplimiento se
encarga de consolidar todos los productos o servicios de captaciones y colocación y de
generar por asociado, un listado de transacciones de las operaciones débito y crédito que
acumuladas, independientemente, sean iguales o superiores al monto establecido para
control diario y mensual.
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El conocimiento del asociado debe iniciarse desde la primera visita o el primer contacto por
asesoría de servicios en la entidad, identificando los datos personales, la actividad
económica, la ocupación, características, montos y procedencia de los ingresos y egresos,
características y montos de las transacciones y operaciones de los asociados actuales, en
el registro de datos de la solicitud de vinculación, en el ingreso de datos al sistema y el
cumplimiento de los requisitos determinados por el Fondo para cada uno de los productos,
a través de los cuales se pueden vincular; por lo tanto es necesario que el Fondo de
Empleados investigue, por los medios que considere eficaces los datos personales
relevantes. Opera en este tema central lo concerniente a las cuatro (4) etapas del
SARLAFT, en cuanto a la Identificación, Medición, Control y Monitoreo en el proceso
principal de FEBANCOLOMBIA que es la Vinculación del Cliente/Asociado.
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Las medidas de debida diligencia del asociado o cliente que se implementen, permitirá
identificar al beneficiario final de las transacciones que realice el asociado o cliente y de los
productos que utilice; tratándose de asociados o clientes personas jurídicas, la organización
debe identificar el beneficiario final de manera previa a la vinculación o previa al inicio de la
relación contractual.
Nos referimos entonces a que toda persona que se vincule a FEBANCOLOMBIA a través
de cualquier producto, debe diligenciar el Formulario de Vinculación y anexar los
documentos requeridos descritos con anterioridad.
El formulario debe contener la firma y huella del Solicitante del producto o servicio y cumplir
con las instrucciones establecidas en la Circular Externa # 14 de 2018.
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Visita al asociado
El Gerente del Fondo de Empleados o quién éste designe, realizarán visitas a las sedes de
los asociados tanto personas naturales como jurídicas según el volumen y monto de sus
operaciones. Uno de los principios filosóficos de la actividad financiera es la confianza
mutua, por ello el control documental se constituye en un requisito formal pero no en el
criterio concluyente para establecer relaciones comerciales, por lo tanto, la verificación
física y directa de la actividad económica del asociado persona natural y jurídica es
imprescindible.
Con el objeto de conocer los cambios en los datos del solicitante de manera cierta y
oportuna, el Fondo de Empleados realizará gestión para mantener actualizada la
información de sus Clientes/Asociados, para lo cual se incluye como cláusula adicional en
las solicitudes, la obligación por parte de este de actualizar por lo menos anualmente su
información.
Para su control se tiene diseñado una alerta que indica cuando la información que se posee
del asociado ha superado un año sin ser actualizada, siendo responsabilidad del empleado
que lo atiende, la verificación y/o actualización de la información en el sistema y de la
documentación del mismo, por lo menos de forma anual o en el lapso de tiempo que defina
la normatividad externa.
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Las personas públicamente expuestas son aquellas personas que por razón de su cargo
manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de
reconocimiento público.
Al momento del ingreso de este tipo de clientes, personas naturales y jurídicas, debe incluir
la autorización de vinculación por parte de la Junta Directiva y la información relacionada
con su actividad económica, capacidad financiera y fuente de los recursos que depositarán
en la entidad.
En la entrevista que se realiza por parte del Asesor Comercial, se debe profundizar en los
recursos que aportan al Fondo de Empleados y su origen, así como la diferenciación entre
los recursos propios y los derivados de su actividad o cargo.
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El proceso de conocimiento del cliente en estos casos será complementado con un informe
mensual al Oficial de Cumplimiento donde se detalle las características de las personas
vinculadas como PEPS y sus operaciones notificando si guardan o no coherencia con su
actividad, los cuales serán controlados a través de mecanismos de Monitoreo y Control.
En la entrevista que se realiza por parte de los asesores comerciales, se debe profundizar
y extender el conocimiento de PEPS a los Cónyuges del Cliente/asociado y los familiares
hasta segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil según nuevas
exigencias normativas.
Para los colaboradores, FEBANCOLOMBIA realiza una continua valoración del estado
general individual y familiar, valiéndose de consultas periódicas a las centrales de riesgo,
debidamente autorizadas, visitas domiciliarias, que podrán hacerse por lo menos una vez
al año, el análisis de la capacidad de ahorro y comportamiento crediticio entre otros, tareas
realizadas por la Gerencia, quien documenta en todos los casos lo actuado al respecto.
Estas evaluaciones se realizan igualmente previas a la vinculación como empleado y en
caso de presentar situaciones no explicadas y sin el debido soporte, el Fondo se abstendrá
de contratarlo. Cuando esto suceda en las revisiones periódicas que realiza la Gerencia,
FEBANCOLOMBIA podrá dar por terminado el contrato de trabajo, en todo caso
documentará el hallazgo, el análisis realizado y la determinación tomada.
Para realizar negociaciones con clientes externos encaminados a obtener insumos para
FEBANCOLOMBIA, se tiene un procedimiento que se canaliza a través de la Gerencia o
quién este delegue, quién asume un papel importante en el conocimiento del proveedor y
que una vez escogido, debe ser trasladado al Oficial de Cumplimiento para que se tramite
el formato estipulado por parte del Fondo.
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El conocimiento del mercado es una herramienta útil para el control de Lavado de Activos
y Financiación del Terrorismo que le permite a FEBANCOLOMBIA comparar las
transacciones realizadas por los asociados con perfiles similares, basada en la frecuencia,
volumen y demás características usuales compartidas por ese segmento económico.
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En todo caso será deber del Oficial de Cumplimiento guardar la total y absoluta reserva de
la información y archivar adecuadamente los registros y soportes utilizados a disposición
de los Entes de Control y las Autoridades competentes.
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Para reportar incumplimientos al interior del Fondo, relacionados con el Sistema Integral de
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, incurriendo en alguna de las faltas se
realizará lo siguiente:
Se deberá comunicar la falta cometida por cualquiera de los empleados del Fondo de
manera inmediata (inclusive si es cometida por su inmediato superior) ante el Oficial de
Cumplimiento quién se encargará de realizar un proceso investigativo preliminar llevando
los resultados y el concepto al Gerente, quien aplicará el procedimiento disciplinario
establecido en el Reglamento Interno de Trabajo. Algunas de las faltas que deben tenerse
muy presente son:
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Las faltas anteriores, pueden generar desde llamados de atención con copia a la hoja de
vida, hasta la terminación unilateral del contrato laboral con justa causa. Lo anterior se
aplicará sin perjuicio de aquellas que adopten las autoridades administrativas y judiciales
correspondientes, previstas dentro de la normatividad legal.
Para los directivos, considerando que son administradores del Fondo de Empleados,
conocen de las implicaciones que para la organización tiene todo lo relacionado con el
Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, las malas actuaciones por acciones
u omisiones serán sancionadas de conformidad con las definiciones estatutarias.
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