ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL EVIDENCIA 3 -

INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

APRENDIZ MABEL CAROLINA MANRÍQUE MUÑOZ

INSTRUCTOR JENNY YOVANNA GOMEZ CORTÉS

SENA
Agosto 05 de 2021
 CONTENIDO

INTRODUCCION
OBJETIVOS
1. EMPRESA CENTRO DE ORIENTACIÓN JUVENIL LUIS AMIGÓ RELIGIOSOS-
TERCIARIOS CAPUCHINOS-PROVINCIA DE SAN JOSÉ
2. ORGANIZACION DOCUMENTAL CENTRO DE ORIENTACIÓN JUVENIL LUIS
AMIGÓ
3. DIAGNÓSTICO.
4. CONCLUSION DE DIAGNOSTICO
5. BIBLIOGRAFIA
 INTRODUCCION

Todas las empresas sin importar su tamaño, tienen que administrar diariamente
gran cantidad de información de todo tipo, incluyendo los de procesos legales, su
funcionamiento interno su distribución administrativa y todos los procesos y
procedimientos que se generan a raíz de su actividad. viendo esto se hace
necesario un sistema de gestión documental con el fin de organizar su
documentación para poder conservar su información, el no control y mala
administración de la documentación producida nos lleva a problemas para su
acceso y a una pérdida de la información.
Previendo esto se crearon las normas de calidad ISO 9001 y 14001 que
comprende la gestión documental como parte del proceso de calidad sin
especificar qué clase de software se debe utilizar.
Este informe describe el proceso de gestión documental establecido en la
Institución Centro De Orientación Juvenil Luis Amigó correspondiente a los
Religiosos Terciarios Capuchinos De La Provincia De San Jose, establecimiento
prestador de servicios del Instituto colombiano de Bienestar Familiar, por lo tanto,
todo el sistema de gestión documental y toda su parte administrativa y se debería
regir por las directrices de esta entidad.
 OBJETIVOS

Garantizar intervenciones pertinentes y de calidad dirigida a los niños niñas y

adolescentes fortaleciendo el componente de familia bajo un enfoque diferencial y
territorial.
Liderar la gestión del conocimiento en políticas de niñez y familias consolidando al
ICBF como referente en América Latina
Brindar condiciones de seguridad y salud
Fortalece r una cultura organizacional basada en el servicio la comunicación
efectiva la innovación el control la mejora continua y el desarrollo del talento
humano.
Fortalece r la gestión seguridad y privacidad de la información y los entornos
donde es tratada gestionada administrada y custodiada
1. EL CENTRO DE ORIENTACIÓN JUVENIL LUIS AMIGÓ prestador de servicios
del Instituto colombiano de bienestar familiar ICBF es la entidad del Estado
colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera
infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia,
brindando atención especialmente a aquellos en condiciones de amenaza,
inobservancia o vulneración de sus derechos

MISIÓN promover el desarrollo y la protección integral de los niños niñas y

adolescentes fortaleciendo las capacidades de las familias como entornos
protectores y principales agentes de la Transformación Social

VISION lideraremos la construcción de un país en el que los niños niñas y

adolescentes se desarrollen en condiciones de equidad y libres de violencia

PRINCIPIOS Y VALORES ÉTICOS

Honestidad, integridad, respeto, justicia, servicio empatía y diligencia.

ENFOQUE
 Restablecimiento en Administración de Justicia- resolución 0328 del 26 de
enero del 2017

Garantizar la protección integral la justicia restaurativa el carácter

pedagógico y el debido proceso de las personas que tengan entre 14 y 18
años al momento de cometer un hecho punible en virtud de la ley 1098 del
2006 código de infancia y adolescencia

 Internado Restablecimiento De Derechos Resolución 14611 del 18 de

diciembre del 2018

Conjunto de acciones sistemáticas orientadas para la atención integral con

el fin de supervisar situaciones de amenaza o vulneración de sus derechos
y generar condiciones para él para el restablecimiento y goce efectivo de
los mismos.
2. ORGANIZACION DOCUMENTAL DEL CENTRO DE ORIENTACIÓN JUVENIL
LUIS AMIGÓ.

Si bien el centro de orientación juvenil se encuentra bajo las directrices del

Instituto colombiano de bienestar familiar cuenta con su propio sistema de
organización documental.
El manejo de la documentación se da según la modalidad que llegan (enfoque) y
su información es totalmente reservada por tratarse de menores en condiciones de
vulnerabilidad
Es decir, los niños niñas o adolescentes que reposan en el ICBF regional Bogotá
y/o Cundinamarca en sus centros de protección, son distribuidos entre todas las
instituciones que son prestadores de servicio del ICBF, ,para el caso los menores
enviados al Centro De Orientación Juvenil Luis Amigó son recibidos en primera
instancia por el equipo psicosocial y su documentación entregada en
correspondencia se radican con el sistema numérico dando inicio a su respectivos
expedientes.
Los documentos enviados se almacenan en estantes metálicos, previa perforación
y foliación de los mismos y se almacenan en estantes en el archivo de gestión.
 3. DIAGNOSTICO

Una vez que el menor ha surtido su proceso de restablecimiento de derechos o de

Administración de Justicia su documentación es pasada a una carpeta y se
archiva en una bodega dispuesta para ese fin dentro de la institución, cabe
resaltar que este espacio físico no cuenta con las condiciones establecidas para la
conservación de los documentos.
Así mismo el manejo de la documentación una vez surtido el proceso y no tiene la
debida manipulación y se encuentran con ganchos de cosedora, sin clasificación,
ni depuración encontrándose en el mismo sitio archivadores con una organización
básica desde el año 2001 a la fecha.
 4. CONCLUSION DEL DIAGNOSTICO

Es necesario que el Centro De Orientación Juvenil Luis Amigó adopte el Programa

de Gestión Documental, que establezca las políticas y lineamientos para la
racionalización y normalización en la gestión de documentos, priorizar el espacio
físico adecuado que cumpla con todas las especificaciones y normas para la
debida conservación de los documentos, así como implementar el soporte
tecnológico requerido.
Funciones del Área de Archivo General Es Dependencia de la Sistema de Gestión
de Calidad encargada de generar los lineamientos en materia de Gestión
Documental, administrar y conservar la documentación de carácter histórico.
A pesar se rige bajo las directrices del ICBF en cuestión de procesos y
procedimientos sí hace indispensable que también sigue las directrices en el tema
de gestión documental y Así mismo y se ha establecido como uno de los
elementos a evaluar dentro del desarrollo y cumplimiento de sus actividades
establecidas.
 5. BIBLIOGRAFIA

 Circula r 012 DISEÑO AMIGONIANO-PGAFI-01. Centro de orientación

juvenil Luis amigó lo voy a probar. 2019
 Procesos de la gestión directiva proyecto de atención institucional P.A.I
-centro de orientación juvenil Luis amigó 2018.
 Lineamientos ICBF 2016 procesos de gestión de atención y formación
integral 2016.