PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA EL INGRESO DE

PROVEEDORES DE LA UNIVERSIDAD, PROVEEDORES DE

CONCESIONARIOS Y EMPRESAS DE MENSAJERIA PARA
LA PREVENCIÓN DE LA TRANSMISIÓN DEL COVID-19
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................. 2
2. ALCANCE .............................................................................................................................................. 2
3. DEFINICIONES ..................................................................................................................................... 2
4. PROCEDIMIETO PARA EL SUMINISTRO DE BIENES O SERVICIOS POR PARTE DE
PROVEEDORES DE LA UNIVERSIDAD ...................................................................................................... 5
4.1 Procedimiento para la atención de proveedores por parte del área de compras de la
Universidad. ............................................................................................................................. 5
4.2 Procedimiento para la recepción de mercancía o servicios, por parte del personal de los
proveedores en los campus Santa Isabel y Valle del Lili. ......................................................... 5
4.3 Procedimiento para el ingreso y recepción de mercancía de proveedores de los
concesionarios que funcionan al interior de los campus. ......................................................... 7
4.4 Procedimiento para la recepción de correspondencia y encomiendas de mensajería en
los campus Santa Isabel y Valle del Lili. .................................................................................. 9
5. REGISTRO DE CAMBIOS .................................................................................................................. 10
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1. OBJETIVO
Determinar y aplicar un procedimiento que
permita garantizar el registro control de los
proveedores de la Universidad cuando
ingresan a los campus, como también de los
proveedores de los concesionarios que
funcionan al interior de los campus y de las
empresas de mensajería, con el fin de
determinar las medidas de bioseguridad a
aplicar para de minimizar los factores de
contagio que pueden generar la trasmisión de
la enfermedad en el marco de la pandemia por
el nuevo coronavirus COVID-19.
2. ALCANCE
Establecer los canales de comunicación, el
tipo de información y formatos para el registro
y control de la misma, entre las áreas de
Compras, Suministros y Almacén, Servicios
Generales y concesionarios y gestión
Documental que garanticen la
implementación del presente procedimiento.

3. DEFINICIONES
Aislamiento respiratorio: Se aplica cuando se prevé la presencia de gotas de origen
respiratorio con bajo rango de difusión (hasta 2 metros).

Aislamiento por gotas: Se refiere a las medidas para controlar las infecciones por virus
respiratorios y otros agentes transmitidos por gotas (> 5 micras) impulsadas a corta distancia
a través del aire y que pueden ingresar a través de los ojos, la mucosa nasal, la boca o la piel
no intacta de la persona que está en contacto con el paciente.

Aislamiento por contacto: Se refiere a las medidas para controlar el contacto directo cuando
se produce en el traspaso de sangre o fluidos corporales desde un paciente hacia otro individuo
susceptible, el contacto puede hacerse en piel, mucosas o lesiones, así mismo por inóculos
directos a torrente sanguíneo y el indirecto: se produce cuando el huésped susceptible entra
en contacto con el microorganismo infectante a través de un intermediario inanimado (ropas,
fómites, superficies de la habitación) o animado (personal de salud, otro paciente) que estuvo
inicialmente en contacto con ese microorganismo, en este caso se utiliza bata desechable anti
fluidos o traje de polietileno, este último para alto riesgo biológico.

Aislamiento: Separación de una persona o grupo de personas que se sabe o se cree que
están infectadas con una enfermedad transmisible y potencialmente infecciosa de aquellos
que no están infectados, para prevenir la propagación de COVID-19. El aislamiento para fines
de salud pública puede ser voluntario u obligado por orden de la autoridad sanitaria.

Asepsia: Ausencia de microorganismos que pueden causar enfermedad. Este concepto

incluye la preparación del equipo, la instrumentación y el cambio de operaciones mediante los
mecanismos de esterilización y desinfección.
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Bioseguridad: Conjunto de medidas preventivas que tienen por objeto eliminar o minimizar el
factor de riesgo biológico que pueda llegar a afectar la salud, el medio ambiente o la vida de
las personas, asegurando que el desarrollo o producto final de dichos procedimientos no
atenten contra la salud y seguridad de los trabajadores.

Contacto estrecho: Es el contacto entre personas en un espacio de 2 metros o menos de

distancia, en una habitación o en el área de atención de un caso de COVID-2019 confirmado
o probable, durante un tiempo mayor a 15 minutos, o contacto directo con secreciones de un
caso probable o confirmado mientras el paciente es considerado infeccioso.

COVID-19: Es una enfermedad respiratoria aguda causada por un nuevo coronavirus humano
llamado SARS-CoV-2, que causa una mayor mortalidad en personas ≥60 años y en personas
con afecciones médicas subyacentes como enfermedades cardiovasculares, enfermedad
respiratoria crónica, diabetes y cáncer..

Desinfección: es la destrucción de microorganismos de una superficie por medio de agentes

químicos o físicos.

Desinfectante: es un germicida que inactiva prácticamente todos los microorganismos

patógenos reconocidos, pero no necesariamente todas las formas de vida microbiana, ejemplo
esporas. Este término se aplica solo a objetos inanimados.

EPA: Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos.

Elementos de Protección Personal : Es cualquier equipo o dispositivo destinado para ser

utilizado o sujetado por el trabajador, para protegerlo de uno o varios riesgos y aumentar su
seguridad o su salud en el trabajo.

Hipoclorito: Es un desinfectante que se encuentra entre los más comúnmente utilizados.

Estos desinfectantes tienen un efecto rápido sobre una gran variedad de microorganismos.
Son los más apropiados para la desinfección general. Como esté grupo de desinfectantes
corroe los metales y produce además efectos decolorantes, es necesario enjuagar lo antes
posible las superficies desinfectadas con dicho producto.

Mascarilla Quirúrgica: Elemento de protección personal para la vía respiratoria que ayuda a
bloquear las gotitas más grandes de partículas, derrames, aerosoles o salpicaduras, que
podrían contener microbios, virus y bacterias, para que no lleguen a la nariz o la boca.

Máscara de alta eficiencia (FFP2) o N95: Están diseñados específicamente para

proporcionar protección respiratoria al crear un sello hermético contra la piel y no permitir que
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pasen partículas (< 5 micras) que se encuentran en el aire, entre ellas, patógenos como virus
y bacterias. La designación N95 indica que el respirador filtra al menos el 95% de las partículas
que se encuentran en el aire. Se denominan ―N‖ si no son resistentes al aceite, ―R‖ si son
algo resistentes al aceite y ―P‖ si son fuertemente resistentes al aceite.

Material Contaminado: Es aquel que ha estado en contacto con microorganismos o es

sospechoso de estar contaminado.

NIOSH: The National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH).

Prestadores de servicios de salud: Hace referencia a las instituciones prestadoras de

servicios de salud - IPS, profesionales independientes de salud, transporte asistencial de
pacientes y entidades de objeto social diferente que prestan servicios de salud.

Proveedores de la Universidad : Son aquellas empresas o personas naturales, con las

cuales la Universidad, tiene una relación comercial directa para el suministro de bienes y
servicios al interior de sus campus.

Proveedores de Concesionarios de la Universidad : Son aquellas empresas o personas

naturales, con las cuales los concesionarios de comidas, fotocopias, entre otros, que funcionan
al interior de los campus, tiene una relación comercial para el suministro de bienes como
alimentos e insumos en general.

Orden de compra (OC): Documento que se emite al proveedor una vez es aprobada la
compra, en donde se informan los requisitos de compra establecidos por la Universidad. Aplica
para compras hasta 50SMLV.

Ordenador del Gasto: Presidente y sus delegados en cada Seccional. (Numeral 5, del artículo
51, de los estatutos de la Universidad Libre Acuerdo No. 1 de 1994).

Residuo Biosanitario. Son todos aquellos elementos o instrumentos utilizados durante la

ejecución de un procedimiento que tiene contacto con materia orgánica, sangre o fluidos
corporales del usuario.

Residuos Peligrosos. Es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se

encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o
depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten
usarlo nuevamente en la actividad que lo generó o porque la legislación o la normatividad
vigente así lo estipula.
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Reutilización: Uso del mismo respirador N95 para múltiples encuentros con pacientes, pero
retirándolo después de cada valoración. Se debe almacenar entre los encuentros para volver
a ser usado antes de la siguiente evaluación médica.

SARS: Síndrome respiratorio agudo severo, por sus siglas en inglés (Severe acute respiratory
syndrome).

SARS-CoV-2: Versión acortada del nombre del nuevo coronavirus “Coronavirus 2 del
Síndrome Respiratorio Agudo Grave” (identificado por primera vez en Wuhan, China) asignado
por El Comité Internacional de Taxonomía de Virus, encargado de asignar nombres a los
nuevos virus.

Uso extendido: Utilización del mismo tapabocas N95 para encuentros repetidos de contacto
cercano con varios pacientes, sin quitar el respirador entre las valoraciones de los pacientes.
El uso extendido puede implementarse cuando se hace cohorte de pacientes. Se ha
recomendado el uso extendido como una opción para conservar por más tiempo los
respiradores N95 durante brotes y pandemias.

4. PROCEDIMIETO PARA EL SUMINISTRO DE BIENES O SERVICIOS POR PARTE DE

PROVEEDORES DE LA UNIVERSIDAD

4.1 Procedimiento para la atención de proveedores por parte del área de compras de la
Universidad.

El área de Compras de la Universidad, atenderá los días jueves de cada semana en el horario de
2:00pm a 5:00pm, en el Bloque 10 piso 3 del campus Valle del Lili, los proveedores que deseen ofertar
los productos de sus empresas o aquellos proveedores con los que necesite reunirse, para definir o
verificar calidades de los productos a adquirir. Para tales reuniones deberá informar previamente a la
portería porteriadosvallelili.cali@unilibre.edu.co y la recepción del Campus Valle del Lili
recepcion.vallelili@unilibre.edu.co , la información de los proveedores con los cuales se reunirá,
mediante el diligenciamiento y envió del formato de control de visitante ( Anexo 1), que hace parte
integral del presente procedimiento.

4.2 Procedimiento para la recepción de mercancía o servicios, por parte del personal de los
proveedores en los campus Santa Isabel y Valle del Lili.

a. El área de Compras de la Seccional, una vez cuente con la respectiva Orden de Compra,
firmada por el delegado personal del presidente en la seccional, deberá proceder al envió de
la misma, junto con el protocolo de bioseguridad para ingreso a los campus (Anexo 2), al correo
registrado por el proveedor al que se le adjudico la compra del bien o servicio, solicitándole
que firme o selle la orden de compra y diligencie la siguiente información para la entrega de la
mercancía:
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Tabla No 1 Registro y Control de Personal de los Proveedores para el Ingreso a los Campus
Fecha y Campus Nombres de la Número de Soportes de Números de Placas
Hora de la donde persona o identificación de afiliación al sistema del vehículo o
entrega del entregara o personas que la persona o integral de seguridad vehículos que
bien o prestara el entregaran el personas que social integral ingresaran a los
servicio. bien o bien o servicio entregaran el (EPS,ARL Y AFP) de campus de la
servicio bien o servicio la persona o Universidad.
personas que
entregaran el bien o
servicio

b. Una vez el proveedor envié la orden de compra firmada con la información solicitada, tanto la
Orden de Compra como la información de la tabla No 1, deben ser enviada por correo
electrónico a las áreas de Suministros y Almacén guillermo.ramirez@unilibre.edu.co y
servicios generales martha.hoyos@unilibre.edu.co, para que estén enterados y se coordine el
ingreso y registro de estos proveedores con la empresa de seguridad contratada por la
Universidad.
c. La entrega de mercancía solo se podrá realizar en cada almacén de cada campus, no se
permitirá que los productos o mercancía a entregar por parte del personal de los proveedores
se entregue en dependencias diferentes al almacén. Por tal motivo los horarios de atención
del almacén en cada campus será de lunes viernes en los siguientes horarios:
 Campus Santa Isabel de 8:00am 12:00m y de 2:00pm a 6:00pm
 Campus Valle del Lili de 8:00am a 12:00m y de 1:00pm a 3:00pm.

d. Una vez el personal del proveedor se presente a las instalaciones de cualquiera de los campus de
la Universidad, deberá aplicar el protocolo de lavado de manos en los puntos de lavado destinados
por la Universidad al ingreso peatonal de los campus y en la zona de parqueadero del campus Valle
del Lili y posteriormente registrarse con el personal del Área de la Salud en el puesto de control
ubicado en la zona de parqueadero (campus Valle del Lili) y en la portería principal (Campus Santa
Isabel), donde se le realizara el registro y control de uso de los elementos de protección personal y
reporte de estado de salud. Para el campus Santa Isabel, en caso de que el personal del proveedor
deba salir y volver a ingresar, varias veces para descargar la mercancía, solo deberá aplicar una
sola vez el protocolo de lavado de manos y el registro con el personal del área de la salud de la
Universidad.

e. Posteriormente el personal del proveedor será autorizado para parquear en un área adyacente y
demarcada para acceder de manera fácil al área del almacén (aplica solo para el campus Valle del
Lili). En el caso del campus Santa Isabel una vez el personal del proveedor haya realizado el
registro, podrá comenzar con el descargue de la mercancía desde el vehículo, hasta el almacén.
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f. La mercancía a entregar por parte del personal del proveedor deberá venir en cajas, debidamente
selladas y una vez la mercancía este en el almacén, el personal del almacén de la Universidad,
deberá proceder a desinfectar los elementos que se encuentran al interior de las cajas, con el fin de
confirmar las cantidades, calidades y correspondencia con la respectiva Orden de Compra. Para
tal actividad el personal del almacén deberá contar con los siguientes elementos de protección
personal EPP, protector respiratorio, protector visual y guantes de nitrilo. La desinfección de los
insumos o mercancía se deberá realizar con atomizador que contenga solución desinfectante,
determinada por el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

g. Mientras se realiza la actividad de recibo y verificación de la mercancía, se deberá guardar una

distancia mínima de 2mts, entre el personal del proveedor y el personal del almacén de la
Universidad.

h. Para el caso de servicios que incluyan el suministro e instalación de elementos como pasacalles,
señalizaciones, publicidad en general, instalación de decoración o alistamiento para eventos al
interior de los campus u otros servicios, el área de Compras de la Universidad, deberá además de
enviar la Orden de Compra a Suministros y Almacén y a Servicios Generales, al Sistema de Gestión
en Seguridad y Salud en el Trabajo de la Universidad seguridadsaludtrabajo.cali@unilibre.edu.co ,
para que se coordine todo el proceso de inducción del personal del proveedor y verificación de los
certificados de trabajos en altura o de alto riesgo, dependiendo de la complejidad y riesgo del
servicio a prestar.

i. Una vez el personal del proveedor haya coordinado y realizado el proceso de inducción con el
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Universidad, este informará al Departamento de
Servicios Generales de la Universidad y el proveedor deberá coordinar con Servicios Generales al
correo martha.hoyos@unilibre.edu.co la fecha y hora de la prestación del servicio. El área de
Servicios Generales informara al área de Compras y de Suministros y Almacén, una vez el
proveedor preste el servicio, para la gestión del respectivo tramite de pago del servicio prestado por
el proveedor.

4.3 Procedimiento para el ingreso y recepción de mercancía de proveedores de los

concesionarios que funcionan al interior de los campus.

a. Todos los concesionarios que funcionan al interior de los campus de la Universidad, deberán
registrar a sus proveedores acorde a lo requerido en la Tabla No 2 Proveedores de Concesionarios

Campus Razón social Productos o

NIT o Cedula del
donde se o Nombre del mercancía que vende
Concesionario Proveedor del
encuentra el Proveedor del el proveedor al
Concesionario
Concesionario Concesionario concesionario

b. Los días y horarios de ingreso de los proveedores de los concesionarios en cada campus serán los
siguientes:
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 Campus Santa Isabel de lunes a sábado de 6:00am a 7:30am, de 9:00am a 10:30am

 Campus Valle del Lili de lunes a sábado de 8:30am a 10:30am, de 12:00m a 2:00pm

c. Los concesionarios, deberán dotar de los siguientes elementos de protección personal-EPP, al

personal encargado de la recepción de la mercancía:
 Gorro.
 Protector respiratorio
 Careta facial
 Guantes plásticos
 Uniforme o peto antifluido
 Calzado antideslizante

d. Una vez el personal del proveedor de los concesionaros haga presencia en las instalaciones de los
campus de la Universidad deberá acatar el siguiente procedimiento:

 Si va a ingresar de manera peatonal, deberá aplicar el protocolo de lavado de manos en las zonas
de las porterías peatonales dispuestas para tal fin y si lo hace de manera vehicular para el caso del
campus Valle del Lili, deberá aplicar el protocolo de lavado de manos en la zona de parqueadero del
campus Valle del Lili y posteriormente registrarse con el personal del Área de la Salud en el puesto de
control ubicado en la zona de parqueadero (campus Valle del Lili) y en la portería principal (Campus
Santa Isabel), donde se le realizara el registro y control de uso de los elementos de protección personal
y reporte de estado de salud. Para el campus Santa Isabel, en caso de que el personal del proveedor
deba salir y volver a ingresar, varias veces para descargar la mercancía, solo deberá aplicar una sola
vez el protocolo de lavado de manos y el registro con el personal del área de la salud de la Universidad.

 Posteriormente el personal del proveedor de los concesionarios será autorizado para parquear en
un área adyacente y demarcada para acceder de manera fácil al área del concesionario (aplica solo
para el campus Valle del Lili). En el caso del campus Santa Isabel una vez el personal del proveedor
haya realizado el registro, podrá comenzar con el descargue de la mercancía desde el vehículo,
hasta el concesionario.

 La mercancía a entregar por parte del personal del proveedor de los concesionarios deberá venir en
cajas, guacales o elementos que permitan manipular la mercancía de manera conjunta y una vez la
mercancía este adyacente a los concesionarios, el personal de los concesionarios, deberá proceder a
desinfectar los elementos (menos los alimentos preparados, como arroz, sopas, etc) que se encuentran
al interior de las cajas o guacales con el fin de confirmar las cantidades, calidades y correspondencia
con la respectiva necesidad del concesionario. Para tal actividad el personal de los concesionarios
que recibe la mercancía deberá contar con los elementos de protección personal EPP, descritos
anteriormente. La desinfección de los insumos o mercancía se deberá realizar con atomizador que
contenga solución desinfectante, la cual deberá ser revisada previamente por el Sistema de Seguridad
y Salud en el Trabajo de la Universidad, previo envió de la ficha técnica y hoja de seguridad del
desinfectante al correo seguridadsaludtrabajo.cali@unilibre.edu.co
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 Mientras se realiza la actividad de recibo y verificación de la mercancía, se deberá guardar una

distancia mínima de 2mts, entre el personal del proveedor del concesionario y el personal del
concesionario.

 En caso de que los administradores de los concesionarios sean los que transporten en vehículos
propios aptos técnicamente para el transporte de alimentos, deberán acogerse al procedimiento
anteriormente descrito.

4.4 Procedimiento para la recepción de correspondencia y encomiendas de mensajería en los

campus Santa Isabel y Valle del Lili.

a. Una vez el personal de las empresas de mensajería se presenten a las instalaciones de los Campus
Valle del Lili , deberá aplicar el protocolo de lavado de manos en los puntos de lavado destinados por
la Universidad al ingreso peatonal de los campus y en la zona de parqueadero del campus Valle del Lili
y posteriormente registrarse con el personal del Área de la Salud en el puesto de control ubicado en la
zona de parqueadero (campus Valle del Lili) y en la portería principal (Campus Santa Isabel), donde se
le realizara el registro y control de uso de los elementos de protección personal y reporte de estado de
salud. Para el campus Santa Isabel, en caso de que el personal del proveedor deba salir y volver a
ingresar, varias veces para descargar la mercancía, solo deberá aplicar una sola vez el protocolo de
lavado de manos y el registro con el personal del área de la salud de la Universidad.

b. Posteriormente el personal de la empresa de mensajería deberá dirigirse con la correspondencia o

encomiendas a la Ventanilla Única de Recepción de Documentos, ubicada en el Campus Valle del Lili
en primer piso del bloque 10 y en el campus Santa Isabel en el sótano. Es de anotar que en el Campus
Valle del Lili es en el único campus donde funciona la Ventanilla Única de Correspondencia, pero en el
campus Santa Isabel se recibe correspondencia como facturas de servicios públicos entre otros.

c. En caso de las encomiendas, estas deberán venir en cajas, debidamente selladas y una vez la
encomienda y los sobres, estén en la ventanilla única de recepción de documentos, el personal de
Gestión Documental de la Universidad, deberá proceder a desinfectar los elementos que se encuentran
al interior de las cajas y los sobres con el fin de confirmar las cantidades remitidas, el remitente y el
destinatario. Para tal actividad el personal del Gestión Documental que se ubique en la ventanilla única
de correspondencia, deberá contar con los siguientes elementos de protección personal EPP, protector
respiratorio y guantes de nitrilo. La desinfección de las encomiendas y sobres se deberá realizar con
atomizador que contenga solución desinfectante determinada por el Sistema de Seguridad y Salud en
el Trabajo.

d. Se debe procurar por parte del personal de gestión Documental, hacer la recepción de la
correspondencia a través de la ventanilla en vidrio instalada, para evitar el contacto y respetar el
distanciamiento y en caso de las cajas de encomiendas se deberá permitir el ingreso a la oficina de
Ventanilla Única, conservando la distancia mínima de 2mts, entre el personal de la empresa de
mensajería y el personal de gestión Documental de la Universidad.
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5. REGISTRO DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA
El área de
1 Documento inicial SST
Seccional Cali