ACTA DE REUNIÓN

FECHA HORA ORGANIZADOR

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FUNDACIÓN AMIGOS ESPERANZA DE VIDA
14 05 2021 2:00 p.m 5:00 p.m.
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PRESENTACIÓN INFORME FINANCIERO CON CORTE ABRIL 30 DE 2021, INFORME DE GESTIÓN ENERO A
TEMAS A TRATAR
MAYO 2021
REAPERTURA HOSTAL CASA AMIGOS.

PARTICIPANTES
NOMBRE DOCUMENTO IDENTIDAD CARGO FIRMA
1 DRA. CAROLINA GALVIS VILLAREAL REPRESENTANTE LEGAL

2 DRA. LAURA RUBIANO DIRECTORA FINANCIERA

3 PAOLA A. CHINCHILLA NEIRA COORDINADORA AMIGOS

4 DRA. ROSA LILIANA DÍAZ JEFE DPTO. CONTABILIDAD

5 MARIA TERESA ORDUZ DE LATORRE PRESIDENTA VOLUNTARIADO

6 MARTHA MUÑOZ DE MONTOYA VICEPRESIDENTA

7 FANNY RODRIGUEZ VOLUNTARIA

8 LEONOR REY DE SALAZAR VOLUNTARIA

9 MILENA GARCIA DE PARRA VOLUNTARIA

10 CLARITA DE MESTRE VOLUNTARIA

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Antes de dar lectura al orden del día de la presente reunión, se advirtió a sus participantes que, si dentro los asuntos tratados en la presente sesión se relaciona
información referida a datos personales, la misma no podrá ser divulgada y solo puede ser accedida por quienes en desarrollo de sus competencias laborales se
encuentren facultados para ello, debiéndose asegurar su confidencialidad. De ser necesaria la reproducción del acta que recoge esta sesión, se utilizará la
anonimización del titular que en particular hubiere sido mencionado (no referir el titular), salvo que se trate de orden judicial o administrativa.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN
1- La Dra Carolina Galvis da apertura a la reunión, invitando a la Dra. Rosa L. Díaz para la presentación de los Informes Financieros corte a Abril 30
de 2021 de la Fundación Amigos Esperanza de Vida. Comparativo del balance y estados de resultados.
En el flujo no se ha visto gran variabilidad que se haya disminuido; sólo el 1%, quiere decir que hemos estado en el punto de equilibrio. Tenemos

dos cuentas corrientes que conciliadas suman $175'.000.000 como resultados de los ejercicios en estos años. Con el ejercicio ejecutado de Enero

a Abril de 2021, un resultado de pérdida de 1.305.387. Se detecta disminución en donaciones por Bonos Esperanza, recaudo del hostal y trabajado-

res. La coordinadora manifiesta que en cuanto a Bonos Esperanza Floristería Floralia es quien genera el mayor recaudo, pero por ser el mes de la

madre no lograron generar el informe para verificación y envío de cuenta de cobro. En las funerarias en general se ha disminuido la venta de Bonos

de todas las fundaciones. Se ha realizado publicidad, gestión con coordinadores. Cabe mencionar que se acordó con el voluntario difundir ésta

información para aumentar las ventas. En cuanto a los trabajadores Foscal no se vio reflejado el ingreso, debido a que Gestión Humana, no generó

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la transferencia, se hizo seguimiento y solicitud con apoyo de Isabelia Estevez. En el mes de abril se incluye una Fra de Dic/19 por publicidad

vanguardia liberal pauta Torneo de Golf, por valor de $1.190.000, razón por la cual este gasto generado repercute en el informe financiero.

En costos se aumenta energía y servicio de lavandería, disminuye el ítem de almuerzos a pacientes. La coordinadora manifiesta que ha sido por el

Apoyo de alojamiento brindado a algunos pacientes y mantenimiento del ascensor. La Dra Carolina indica que no tenía conocimiento que el hostal

se encontraba abierto, informa la coordinadora que ya se había comentado en reunión cuando se presentó el informe de gestión 2020 y adicional el

voluntariado estaba informado que desde Sept del año 2020 se inició con Pac. Judith Ramirez. Debido a las circunstancias actuales y para que los

pacientes no interrumpieran su tratamiento, se les ha brindado el apoyo, sin aglomeración, solo se ha permitido máximo la estancia de dos

pacientes con su respectivo acompañante. La Sra. Maria Teresa indica que hay tantas personas que pueden hacer uso del Hostal

permanentemente con la capacidad permitida, se realizó visita junto a la Sra Martha de Montoya para la revisión de los los productos que por uso

se han deteriorado y faltantes, éstos no se gestionarán hasta tanto no se cumplan los protocolos de bioseguridad.

La Dra Carolina indica que no está de acuerdo con recibir pacientes, hasta tanto no se implementen las medidas, ya que se está corriendo un

riesgo. Menciona la Sra. Maria Teresa que si bien es cierto la razón de ser de la fundación es ayudar, pero se les está cobrando un valor muy

mínimo, que no suple los gastos generados, la coordinadora indica que se ajustó la tarifa considerable al valor cobrado antes de la pandemia, ya

que los pacientes no cuentan con red de apoyo y en la mayoría de casos se ha buscado el donante para el recaudo y ayuda a las familias.

2- Apertura Oficial del Hostal a partir del 01 de Junio, implementando los protocolos de Bioseguridad, publicidad interna. No se permitirá que los

pacientes y/o acompañantes hagan uso de la cocina, por riesgo de contagio Covid 19. Se propone incluir refrigerio en el valor cancelado * días,

quincenas o mensualidades.

La coordinadora indica que las amas de llaves no manejen dinero, por ende se cancelará en la oficina para entrega del soporte y firma de la

planilla de registro, excepto que se hospede sábados, domingos y festivos. El voluntariado y la Dra. Carolina autorizan que las amas de llaves

recauden el dinero y se lleve un control y cierre de caja diario.

Autorizado por la Dra.Carolina brindar el servicio de hospedaje a quien desee utilizarlo, siempre y cuando se le dé prioridad a los pacientes oncolo-

gicos y de otras patologías atendidas en FOSCAL.

3- Nombramiento de la Secretaria
Teniendo en cuenta los gastos que se generan, se deben realizar más eventos en donde se recauden recursos para seguir cumpliendo con el
objeto social
4- Se presenta el informe de Gestión de Enero a Mayo de 2021.

- Organigrama, anexando a la trabajadora social.

- En conjunto con el Dpto. de Comunicaciones se realiza video publicitario para el nombramiento de la Embajadora Fundación Amigos,

- Johanis Menco, quién de manera solidaria se ha unido para brindar un motivo de esperanza y apoyo en lo que se requiera para fortalecer

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las campañas. Una mujer ejemplo de vida que ha logrado impactar a muchas personas, de ésta manera éste video ha tenido bastante alcance

e impacto en redes sociales, logrando así reconocimiento de la marca y sensibilizar para obtener nuevos donantes.

En los compromisos mencionados en la reunión anterior se cumple con la contratación de la trabajadora social - Isabel Ardila a partir de

Marzo de 2021.

Contratación de Agencia Publicitaria: Se enviaron las propuestas y revisadas con Fernando por indicación de la Dra. Carolina se concluye que

el valor es muy elevado para los servicios que incluyen. De ésta manera se comprometió en reunir su equipo de trabajo para proponerles apo-

yar la Fundación, debido a que cuentan con la experiencia en el tema para seguir conservando la buena imagen. La mejor propuesta PVS.

- Se realizó reunión con el voluntariado para determinar cuáles serían las actividades que generan rentabilidad a realizar en los meses

Marzo, Abril y Mayo/21, en relación al plan estratégico y que se cumplieran en equipo.

CUMPLIMIENTO

- Donantes Permanentes y/o Ocasionales: La coordinadora logra 3 personas permanentes por valor de $ 722.000 mensual, y ocasional de

$300.000, correspondiente a Implementos de aseo para el hostal - Fuller Pinto.

Espumas Santander: Recorte de (4) Colchonetas ajustable a la medida de la cama, 20 Forros antifluidos para todas las colchonetas hostal.

Se envía propuesta al voluntariado para apoyo de donación de almuerzos a acompañantes de pacientes hospitalizados, la cual fue aceptada

por valor de $300.000 a partir de Mayo/21. Consecución de mercados, útiles de aseo, regalos para niños.

Se gestiona donación por valor de $300.000 AMAYA SERRANO CONSULTORES LEGALES SAS. Se ha logrado vincular 24 trabajadores

Foscal por valor de $ 249.000 y 6 donantes externos de Enero a Abril $2.930.000 Mensual.

Venta de Cd’ unidos por el amor: No se generan ventas.

Venta de productos en Amigos en Stock. La coordinación logra la venta de los productos, en espera del informe general desde el año 2016.

Difusión Bonos Esperanza de vida, con el objetivo de darlos a conocer y generar mayores ventas.

Donatón Casa Amigos: El voluntario acordó buscar las donaciones de acuerdo a la revisión del inventario y necesidades de la casa.

En la parte asistencial Isabel Ardila entrega tarjeta a niños hospitalizados para homenajear su día en el mes de abril.

Se ha difundido en redes publicitarias y correos personales a donantes permanentes el beneficio del Bono Chequeo Ejecutivo por Rangos, pero no

ha generado interés.

- Donatón conservadores del planeta - Alianza ECOFOS, con la Ing. Andrea Chaparro se acordó realizar la campaña con el objetivo de

obtener más recursos y cuidado del medio ambiente a partir del mes de Junio, en donde las personas podrán ayudarnos a reciclar no solo tapitas

sino más productos. Se envía banner a la Sra. Maria Teresa para difusión con el voluntariado.

El voluntariado no ha realizado campaña para la consecución de Donantes Permanentes , informa la Sra. Leonor de Salazar.

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- Se consolida alianza estratégica con Dandelion Blush, en donde se ofrecerá Bono Esperanza Cobre por valor de $40.000.

buscando abrir el mercado y posicionarnos aún más con el apoyo de Daniela Loza - Propietaria, quien realizó el diseño del Bono de Condolencia

Amigos y realización de cruces, a cambio de permitirle insertar su logo en la última página. En cuanto se agote el inventario se implementará el

nuevo diseño en Floralia y Funerarias San Pedro, Colinas y Olivos, y se mantendrán los mismos valores de Donación Bronce, Plata y Oro.

La Sra Maria Teresa sugiere que no solo Johanis Menco realice publicidad, sino que podamos vincular a un niño de la fundación para que exprese

el agradecimiento y conmueva a las personas.

- Actividad Mes de Mayo - Bingo Online para mamá: Se realiza publicidad con influencer Laura Garcia, y embajadora, difusión en redes y

todos los medios, logrando el apoyo con gran # de premios de diferentes empresas y/o personas.

- Se brinda toda la información: Instructivo y enlace para generar ventas de cartones y lograr en equipo los 500 amigos que participen.

Se acuerda que los premios recibidos en especie, se entregarán en el Bingo a realizarse el día 29 de Mayo/21. Con las donaciones en efectivo se

cancelará a Cajasan por la realización del evento. A la fecha el equipo de oficina amigos, ha logrado la venta de 150 cartones.

COMPROMISOS Y RESPONSABLES
FECHA DE SEGUIMIENTO
COMPROMISO RESPONSABLE ENTREGA FECHA ESTADO
(DD/MM/AAAA) (DD/MM/AAAA) “Abierto” o “Cerrado”

Confirmar si los costos financieros por la donación de

Rosa L. Díaz 30 de Mayo//21
los tapabocas se le reconocieron a la Fundación.

Siendo la Fundación de la institución. Realizar

campaña con atención al usuario para dar a conocer
Paola Chinchilla 30 de Mayo//21
los Bonos Esperanza de Vida con trabajadores.
Contactar a Victoria Zafra y Nubia Andrade.

Apertura del Hostal Casa Amigos de la Vida, con Isabel Ardila/Paola

01 de Junio/21
protocolos de Bioseguridad, publicidad. Chinchilla

NOMBRE DEL ORGANIZADOR DE LA REUNIÓN FIRMA DEL ORGANIZADOR DE LA REUNIÓN

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