PROCEDIMIENTO PARA EL

MANTENIMIENTO Y/O
CALIBRACION DE EQUIPOS

1. Objetivo

Definir las acciones y metodologías adecuadas que propendan por el efectivo

mantenimiento, calibración y verificación de equipos que intervienen directamente en la
prestación del servicio. De tal manera que prevean la aparición de acciones inseguras y
presentación de eventos adversos a los usuarios.

2. Alcance

Aplica para los equipos de CIMA ocupacional utilizados en la prestación del servicio y
administrativos que incidan en la calidad y la confiabilidad de los resultados.

3. Definiciones

EQUIPO: Máquina utilizada para realizar ó facilitar los procesos.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Labores de reparación no programadas, producidas

por la falla en un equipo.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Conjunto de labores programadas, para garantizar

la utilización de un equipo en un proceso.

FRECUENCIA: Período establecido para realizar calibraciones y mantenimiento, la

frecuencia depende de las recomendaciones del fabricante y del uso del equipo.

CALIBRACION: Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones

específicas, la relación entre los valores de las magnitudes que indique un instrumento
de medición o un sistema de medición, o valores representados por una medida
materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes
determinados por medio de los patrones.

ASEGURAMIENTO METROLOGICO: Conjunto de actividades programadas

sistemáticamente que garantizan, entre otras cosas, que los equipos e instrumentos de
inspección, medición y ensayo tengan características adecuadas para su uso, y que los
errores en dichas mediciones sean conocidos y controlados.

HOJA DE VIDA: Documento que contiene los datos técnicos de los equipos, en el cual
se registran las intervenciones realizadas en el mismo.

CODIGO: Identificación de la pieza o equipo.

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CALIBRACION DE EQUIPOS

VERIFICACIÓN: Conjunto de operaciones efectuadas con el fin de comprobar y afirmar

que el equipo de medición satisface enteramente las exigencias requeridas.

MAGNITUD: Propiedad de un fenómeno, cuerpo o sustancia, que puede expresarse

cuantitativamente mediante un número y una referencia.

UNIDAD: Cantidad estandarizada de una determinada magnitud, como: segundos,

kilovatios, miliamperios, milímetros de mercurio, kilogramos, grados celsius, etc.

ERROR MÁXIMO PERMITIDO: Diferencia máxima, positiva o negativa, permitida en la

desviación de las medidas de un instrumento con respecto a las medidas de un patrón
de referencia.

4. Condiciones Generales

4.1. Los equipos recién comprados que no posean certificados de calibración

deben calibrarse (si está definido en los criterios de la institución o requiere
calibración) antes de su utilización y conservar los registros
correspondientes de trazabilidad de los patrones utilizados y de
competencia del personal que realizó la calibración.

4.2. En el documento inventario de equipos para mantenimiento y calibración, se

identifican y relacionan los equipos a los cuales se les programa
mantenimiento, calibración y/o verificación, indicando: sección, código y
nombre del equipo, fabricante o marca, proceso y la frecuencia de
mantenimiento, calibración y verificación.

4.3. Se mantiene una hoja de vida por cada equipo que interviene en la
prestación de servicios, en la cual se registra la información general de los
equipos.

4.4. La evidencia de la realización del mantenimiento y/o calibración se encuentra

en los registros de mantenimiento y calibración suministrados por el
proveedor.

4.5. El mantenimiento y la operación de los equipos que se realizan con cierta

periodicidad se determinan en los instructivos de los equipos de cada
servicio.

4.6. Los proveedores utilizados para mantenimiento y calibración de los equipos

son previamente seleccionados según procedimientos de compras,
proveedores y evaluación de seguimiento, además de lo anterior el
proveedor de calibración debe garantizar: la competencia técnica del
personal, trazabilidad de los patrones de calibración.
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CALIBRACION DE EQUIPOS

4.7. Los equipos se identifican con un código asignado en el sistema de

inventarios e impreso en una etiqueta en cada equipo.

4.8. Los equipos calibrados o con mantenimiento se identifican con un rótulo que
indique: fecha de calibración o mantenimiento y fecha de próximo servicio de
calibración o mantenimiento.

4.9. Todo equipo emisor de radiación ionizante de tipo médico debe tener licencia
expedida por la dirección territorial de salud.

4.10. Todo equipo utilizado para la prestación de servicio debe contar con guía de
manejo básico, ubicada en un lugar visible en el equipo.

4.11. Todos los equipos están regulados por lo estipulado en el Manual de

Farmacovigilancia y Tecnovigilancia de la institución.

5. Descripción de la actividad

5.1. Selección de equipos a calibrar

QUE REGISTRO
No. QUE SE HACE COMO SE HACE QUIEN LO QUEDA
HACE
5.1.1 Aplicación de Para la selección de los equipos Prestador del Cuestionario de
cuestionario a calibrar, se diligencia el servicio. selección de equipos
cuestionario de selección de a calibrar.
equipos a calibrar en el cual a se
listan todos los equipos que Aseguramiento
influyen en la prestación del metrológico.
servicio y evaluar los principales
criterios que debe cumplir para
ser incorporados en la tabla de
aseguramiento metrológico. Las
opciones de respuesta son Si o
No. Los equipos cuya respuesta
sea Si mayor e igual a 3 veces
pasan a la selección de equipos
cualitativa.
5.1.2 Selección de Se registra el formato de selección Prestador del Selección de equipos
equipos de equipos a calibrar según la servicio. a Calibrar.
cualitativamente seguridad del paciente, con base
en los criterios de: Requisito legal,
Seguridad del paciente y Calidad
del servicio.
Se determina por cada equipo la
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QUE REGISTRO
No. QUE SE HACE COMO SE HACE QUIEN LO QUEDA
HACE
importancia o no de cada uno de
los criterios anteriores.

En los casos en los cuales la

calibración de los equipos sea un
requisito legal, éste prevalecerá
sobre los criterios anteriores.

La calificación de los criterios se

hará a partir de la asignación de 1
ó 0, en la cual:
0 equivale a No
1 equivale a Si

Los equipos que tengan una

calificación de 1 o más puntos
deberán ser calibrados.
5.1.3 Definición de Los equipos que cumplen todos Prestador de Aseguramiento
requisitos los criterios del cuestionario y la servicios. metrológico
metrológicos. selección cualitativa, se les
definen los requisitos
metrológicos estipulados en el
formato de aseguramiento
metrológico.

En este se registran la
característica a evaluar, la
magnitud, la unidad, el error
máximo permitido y la fuente de
definición.

5.1.4 Determinación de Se registra el formato de Prestador de Frecuencia de

la frecuencia de frecuencia de calibración con los servicio. calibración.
calibración de los factores a tener en cuenta para
equipos de determinar la frecuencia de
medición calibración, estos son:
Calidad requerida: Característica
del equipo.
Frecuencia de uso: Probabilidad
de que el ciclo de uso del equipo
genere en él un desgaste que
pueda afectar los resultados de la
medición.
Forma de Uso: Probabilidad de
que el mal uso del equipo por
parte del personal que lo
manipula, pueda afectar los
resultados de la medición
efectuados.

Severidad del medio: Probabilidad

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QUE REGISTRO
No. QUE SE HACE COMO SE HACE QUIEN LO QUEDA
HACE
de que los resultados arrojados
por el equipo sean afectados por
las condiciones ambientales en
que se está usando (Temperatura,
humedad e iluminación).
Resultados de verificación: El
historial de verificación del equipo
puede afectar la calidad de las
mediciones.
La calificación por cada equipo
debe asignarse de la siguiente
manera:
Registrar 5 puntos cuando la
exigencia es alta.
Registrar 3 puntos cuando la
exigencia es media.
Registrar 1 punto cuando la
exigencia es baja.
Una vez totalizado debe
recurrirse a los criterios de la
Tabla 1 para asignar la
frecuencia.

Tabla 1. Determinación de frecuencias

RESULTADO CALIFICACION FRECUENCIA
5-10 Bajo 3-5 años
11-16 Normal 1-2 años
17-21 Alto 6-12 meses
22-25 Muy Alto 2.5 meses

5.2. Mantenimiento preventivo y calibración

No. QUE SE HACE COMO SE HACE QUIEN LO QUE

HACE REGISTRO
QUEDA
5.2.1 Definir programa Una vez se definan los equipos se Proveedor de Programa de
de mantenimiento hace una programación detallada metrología. Mantenimiento
y/o calibración coordinada con los proveedores y Prestador del y Calibración
el prestador del servicio. servicio. de equipos.
5.2.2 Coordinar la
En caso de ser necesario, llamar Proveedor de Correo
realización de los al proveedor para recordar la metrología. electrónico.
mantenimientos y fecha de mantenimiento y Prestador del
calibraciones calibración, verificar que no se den servicio.
según programa citas en estas fechas.
realizado
5.2.3 Solicitar el servicio Se hace por medio de Proveedor de Correo
comunicación por correo metrología. electrónico.
electrónico o llamado telefónico. Prestador del
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No. QUE SE HACE COMO SE HACE QUIEN LO QUE

HACE REGISTRO
QUEDA
servicio.
5.2.4 Se realiza el El proveedor se desplaza a las Proveedor Registro de
Mantenimiento instalaciones y realiza el mantenimiento
Preventivo o la mantenimiento programado y/o del proveedor
Calibración. calibración o retira el equipo de la Trazabilidad
institución para su mantenimiento del patrón de
y/o calibración. calibración del
proveedor.

5.2.5 Recibir el trabajo o Se recibe el equipo y se revisa que Proveedor de Registro de

el equipo al esté funcionando a satisfacción y metrología. mantenimiento
proveedor se solicitan los informes Prestador del del proveedor
respectivos acerca del servicio.
mantenimiento realizado.
El proveedor de calibración debe
entregar el reporte de calibración
del equipo del servicio y la
trazabilidad de las mediciones del
patrón de calibración empleado.
Estos registros deben quedar
almacenados junto con la hoja de
vida del equipo.
5.2.6 Se registra en hoja Registrar en el formato la Prestador del Hoja de vida
de vida. intervención y la fecha. servicio. de los
equipos.
5.2.7 Hacer seguimiento Se verifica y se observa que se Prestador del Indicador:
a la realización de haga el trabajo previsto. servicio. Cumplimiento
las actividades del programa
estipuladas de
mantenimiento
preventivo y
de calibración.
5.2.8 Establecimiento Se registra en formato de plan de Prestador de Formato de
de acciones mejoramiento. servicios. plan de
preventivas, mejoramiento.
correctivas y plan
de mejoramiento.

5.3. Intervenciones correctivas (Mantenimiento –Calibración).

No. QUE SE HACE COMO SE HACE QUIEN LO QUE REGISTRO QUEDA

HACE
5.3.1 Se registra la Una vez se detecta la falla, se Prestador de Solicitud de
falla y se solicita determina el equipo fuera de servicio. mantenimiento correctivo
el servicio. servicio y se solicita la asistencia vía email o
al proveedor de metrología. telefónicamente.
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No. QUE SE HACE COMO SE HACE QUIEN LO QUE REGISTRO QUEDA

HACE
5.3.2 Se realiza el El proveedor se desplaza a las Proveedor de Registro de mantenimiento
Mantenimiento instalaciones y realiza el metrología. o calibración (del
Correctivo o mantenimiento correctivo y/o proveedor).
Calibración. calibración o retira el equipo de la
institución para su mantenimiento.
En caso de que la falla afecte el
mecanismo de medición del
equipo, este debe ser calibrado
antes de su puesta en servicio.
5.3.3 Se registra en la Registrar en el formato la Prestador de Hoja de vida de equipos.
hoja de vida. intervención y la fecha servicio.
5.3.5 Recibir el Se recibe el equipo y se revisa Prestador de Registro de mantenimiento
trabajo o el que esté funcionando a servicio. o calibración (del
equipo al satisfacción proveedor).
proveedor.

5.4. Verificación Metrológica

No. QUE SE HACE COMO SE HACE QUIEN LO QUE REGISTRO

HACE QUEDA
5.4.1 Verificación Se realiza la verificación del reporte Prestador de
entregado por el proveedor de servicio.
calibración y se compara el error
máximo encontrado (del certificado
del proveedor) con el error máximo
permitido registrado formato de
aseguramiento metrológico, si el
error máximo encontrado supera el
rango del error máximo permitido es
necesario contactar a los
proveedores para realizar
nuevamente la calibración y
mantenimiento del equipo para
determinar si es viable la reparación
o ajustes, si los resultados no son
los esperados el equipo debe ser
retirado del servicio.

6. Anexos
 Programa de mantenimiento y/o calibración.
 Hoja de vida de los equipos.
 Aseguramiento Metrológico.
 Cuestionario de Selección de equipos a Calibrar.
 Selección de equipos a calibrar cualitativamente.
 Frecuencia de calibración de equipos.
 Inventario de equipos para mantenimiento y calibración.
 Manuales de equipos.
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