Auditoría Externa (Paso 4 Dx) 1

Análisis y diagnóstico organizacional

Luz Mery Rueda Pinzón-ID 361959

Keyla Juliana Rivera Pérez –ID 552478

Edgar Mauricio Duarte Gómez-ID 552000

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Marzo de 2020

Luz Rueda, Juliana Rivera, Edgar Gómez, Asod IX Semestre, Uniminuto

Actividad 2: Caracterización de la Empresa (Paso 1 DX)

Profesora: Claudia Molina

Girón- Santander
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Tabla de contenido

1. Caracterización de la empresa……..………………………………………………..5
1.1 Reseña histórica……………………………………………………………………5
1.2 Misión, Visión y valores………………………………...…………………………6
1.3 Organigrama…………………………………………………………………….…7
2. Diagnóstico Cultural………………………………………………………………….8
2.1 Análisis…………………………………………………………………………….8
2.2 Evidencia fotográfica……………………………………..………………………..8
2.3 Anexos……………………………………………………………………………...9
3. Diagnóstico cultural………………………………………………………..………..10
3.1 Análisis……………………………………………………………………………10
3.2 Evidencia fotográfica……………………………………………………………..10
3.3 Anexos…………………………………………………………………………….11
3.4 Análisis de Oportunidad…………………………………………………………..12
3.5 Problema y Macroproblema………………………………………………………12
3.6 Estrategias de solución……………………………………………………...…….13
4. Auditoría externa…………………………………...………………………………..14
4.1 Las 5 Fuerzas de Porter………………………………………………………..….15
4.2 Matriz EFE (Evaluación de factores externos)…..………………………….……16
4.2.1 Análisis………………………………………………………………………….17
4.3 Matriz MPC (Perfil Competitivo)………………………...………………………18
4.3.1 Análisis………………………………………………………………………….19
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Introducción

En el presente documento, estaremos analizando el contexto empresarial de la Organización

Jardines del Remanso, empresa dedicada a la venta de seguros de previsión exequial y

servicios fúnebres en el municipio de Zapatoca- Santander, siendo éste , su domicilio

principal; el trabajo será realizado con el fin de evaluar las oportunidades y amenazas

encontradas en la organización y así lograr establecer acciones de mejora tanto en el

contexto interno como en el externo de la misma; tendremos en cuenta la realización del

diagnóstico funcional para lograr entender las estructuras formales e informales de sus

sistemas de comunicación, satisfacción del personal, mantenimiento de la organización y

la innovación; al igual que el diagnóstico cultural, que nos permitirá descubrir los valores

y principios de la organización, sus políticas y procedimientos, e.t.c

A continuación, desarrollaremos paso a paso el contexto organizacional, logrando ahondar en el

conocimiento de la organización para un posterior diagnóstico y análisis. Daremos un

resumen sobre el diagnóstico funcional y cultural aplicado a la organización, trabajo

realizado con el fin de conocer los canales de comunicación y saber si éstos son efectivos,

la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización y la innovación, además

de conocer a fondo los valores y la cultura para determinar si tanto personal

administrativo como operativo están alineados con la política misional y cultural de la

organización; se pretende realizar un análisis exhaustivo donde podamos identificar y

evaluar problemas o situaciones adversas en la organización y encontrar áreas de

oportunidad donde logremos ejecutar un plan de acción para mejoramiento de la misma.

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La metodología a seguir para realizar el diagnóstico funcional y cultural a profundidad, se basa

en técnicas científicas (entrevista y encuestas) en el estudio realizado a la Organización,

aplicado a parte administrativa y operativa.

Además realizaremos una auditoría externa dónde podremos visualizar la perspectiva de los

clientes y si la empresa es competente en comparación con otras organizaciones del

mismo sector, identificando las oportunidades y amenazas para poder crear estrategias que

nos permita cumplir a cabalidad los factores de éxitos evaluados en la misma.

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Desarrollo

Nombre de la empresa: Organización Jardines del Remanso S.A.S

Actividad principal: Pompas fúnebres y actividades relacionadas.

Servicios: Seguros de previsión exequial, salas de velación, coche fúnebre, ceremonia religiosa,

destino final.

Reseña histórica:

En la década de los 90, se creó una funeraria en el municipio de Zapatoca, la cual con el paso del

tiempo y gracias a la gestión y trabajo con denuedo de Jorge Andrés Toloza Blanco quien

funge como Administrador y Director comercial los últimos 11 años, y el equipo de

trabajo; y con el nombre de Jardines del Remanso, ha marcado la huella en el corazón de

los habitantes de esta hermosa región de Colombia, quienes nos brindan su respaldo y

reconocimiento, que dignifican nuestra organización.

Hoy ofrecemos exequias con la altura y exigencias del actual mercado funerario. Son nuestros

clientes y afiliados a los planes de previsión exequial, los que constituyen el pilar más

importante y para quienes dirigimos nuestros mejores esfuerzos, sumados a la capacidad y

trayectoria que nos otorgan durante este periodo de tiempo, el personal humano y

calificado de la Organización Jardines del Remanso S.A.S.

Somos una organización con pericia y responsabilidad en el acompañamiento de la familia,

parentela y amistades, con ocasión de la despedida de un ser querido. Orientamos y

asesoramos con respeto y compromiso permanentes, pues contamos con un portafolio de

servicios muy completo.

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Misión:

Somos una organización comprometida con perdurar el recuerdo de nuestros seres queridos,

proveer de tranquilidad y sosiego a sus familiares y amigos, y acompañarlos en sus

momentos de duelo. La previsión exequial es nuestra vocación y razón de ser.

Satisfacemos sus necesidades exequiales, ofreciendo un servicio digno y respetuoso,

compartiendo ese homenaje que nos brinda la vida.

Visión:

En el 2025, la Organización Jardines del Remanso S.A.S será líder regional en el sector funerario,

manteniendo nuestro compromiso con el entorno social, el trato respetuoso y el

acompañamiento permanente para nuestros afiliados, junto a un equipo humano y técnico

orientado hacia soluciones y servicios, que superen las expectativas futuras que demandan

los nuevos retos del mercado siempre con responsabilidad, seriedad y cumplimiento.

Valores:

Creemos firmemente en nuestra capacidad de preservar los valores de: respeto, honestidad y

lealtad, que nos distinguen y reforzamos diariamente.

Clientes-Tipo de clientes:

Población Zapatoca y municipios aledaños de todas las edades y estratos sociales.

Tiempo en el mercado: 30 años

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ORGANIGRAMA

GERENTE

DIRECTOR COMERCIAL Y
DIRECTOR LOGISTICA
ADMINISTRADOR

LOGISTICA TANATOPRAXIA ASESORES

EXEQUIAL SECRETARIA
COMERCIALES
EXEQUIALL GENERAL

AUXILIAR
ARREGLO DE FLORES TANATOPRAXIA
(FLORISTA)
SERVICIOS
GENERALES
ARREGLO DE SALÒN

CONDUCTORES
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2. Diagnóstico Cultural

2.1 Análisis:

En los cuestionarios aplicados a personal activo de la Organización Jardines del Remanso S.A.S,

evidenciamos canales de comunicación no formales ya que tanto asesores comerciales

como personal administrativo usan números telefónicos personales para comunicación

interna y no se usan los que la Organización tiene a disposición para tal fin.

Los trabajadores conocen la misión y la visión; tienen claro los objetivos que persigue la

organización y se sienten identificados con los valores corporativos.

Comunicación clara y oportuna, aceptando fallas y corrigiéndolas con prontitud, evidenciando así

el compromiso y sentido de pertenencia con la empresa.

Se respeta las diferentes formas de pensar y las creencias religiosas de todo el personal

2.2 Evidencias Fotográficas

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2.3 Anexos (cuestionarios aplicados a asesores comerciales)

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Diagnóstico Funcional

3.1 Análisis

Se le realizó una entrevista al administrador y observamos que se encuentra alineado con los

objetivos de la organización, conoce la misión y visión, tiene un sentido de pertenencia

por dicha organización y conoce las fortalezas y debilidades de la misma, hay disposición

para la innovación.

No cuentan con sistema nominal para los asesores comerciales y los pagos se realizan por

porcentaje de ventas, lo cual conlleva a una insatisfacción del personal.

Pero se necesita mejorar los factores de comunicación entre los trabajadores para que la

información sea unánime en la organización.

3.2 Evidencia Fotográfica

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3.3 Anexos (Entrevista a Administrador)

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Áreas de Oportunidad

Hay disposición por parte de todo el personal a contribuir al mejoramiento continuo, lo que

permite llevar a cabo la innovación en cada ámbito.

La Organización ha extendido la oferta de servicios mediante convenios con otras entidades y

oficinas de atención al cliente en las principales ciudades del país, implementando nuevas

estrategias en el mercado, que conlleva a obtener una mejor rentabilidad y fidelización de

clientes.

Los empleados están alineados con los objetivos de la Organización y se sienten identificados

con los valores corporativos.

Problemas y Macroproblemas

No se usan los canales de comunicación adecuados y en ocasiones se pierde la comunicación o

no es muy objetiva tendiendo a crear confusiones entre lo que se dice y lo que se pretende

hacer.

No hay contratación formal, los pagos se realizan por comisión de ventas de seguros de previsión

exequial para los asesores comerciales; el personal administrativo cuenta con un salario

básico.
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Estrategias de Solución

Formalizar los sistemas de comunicación interna y externa, innovando en ella, usando métodos

como: charlas, reuniones individuales y grupales, uso de medios audiovisuales, creación

de redes sociales internas con protocolos claros de uso.

Para promover el desarrollo del personal es necesario crear un sistema nominal donde se les

pague a los trabajadores un salario digno, que le permita a la organización contar con

personal estable y a los trabajadores sentirse satisfechos y motivados en su sitio de

trabajo.
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4. Análisis Externo

4.1 Las 5 Fuerzas de Porter

Fuerzas de porter Descripción Factor que influye Posible

estrategia

Poder de En este punto se tienen Nuestro poder negociación en este zona

negociación del problemas cuando los demográfica radica en que los clientes solo
cliente. clientes cuentan con un cuentan con dos alternativas de compras de
producto que tiene varios paquetes exequiales por lo cual el cliente tiene
sustitutos en el mercado o que un poder parcial en el mercado en esta zona.
puede llegar a tener un costo
más alto que otros productos
si tu producto llega a tener un
costo más alto que otros
similares en el mercado.
Poder de Proporciona a los Nuestro potencial consiste en el Implemento de
negociación de proveedores de la empresa, las almacenamiento de insumos como cofres, alianzas
proveedor. herramientas necesarias para velas y papelería, entre otros insumos ya que estratégicas con
poder alcanzar un objetivo. no es viable para nosotros comprar por unidad, proveedores de
realizando proceso de compra cada tres meses la zona para
con proveedores certificados en la materia. poder minimizar
Tenemos buena relación con los distintos el costo en el
proveedores lo que nos permite compras a proceso de
crédito cuando se considera necesario. traslado, debido
a que los
proveedores
actuales se
encuentran en
otra ciudad.

Amenaza de Es una de las fuerzas más Este factor que representa esta fuerza es muy
nuevos famosas y que se usa en la baja en el mercado competitivo debido a que
competidores. industria para detectar la organización realiza alianzas con otras
empresas con las mismas entidades exequiales.
características económicas o
con productos similares en el
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mercado.
En este punto, una empresa En este sector, ha venido en incremento la Adecuación de
Amenaza de comienza a tener serios solicitud de salas de cremación, cambiando así un área de
productos problemas cuando los los procesos exequiales; aunque actualmente cremación para
sustitutivos sustitutos de los productos contamos con el servicio de cremación no poder minimizar
comienzan a ser reales, tenemos un salón exclusivo para realizar estos el riesgo de
eficaces y más baratos que el procesos. competencia.
que vende la empresa
inicial. Esto hace que dicha
empresa tenga que bajar su
precio, lo que lleva una
reducción de ingresos en la
empresa.
Rivalidad entre Es una de las fuerzas más Las posibilidades de nuevos competidores en
competidores. famosas y que se usa en la esta área demográfica sería un factor muy
industria para detectar poco probable que se presente debido a que
empresas con las mismas para poder representar competencia se deben
características económicas o contar con instalaciones adecuadas para
con productos similares en el prestar ese servicio; un proceso que resulta
mercado. costoso.
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4.2 Matriz EFE (Evaluación de factores Externos)

ORGANIZACIÓN JARDINES DEL REMANSO S.A.S

MATRIZ EFE
FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO PESO CLASIFICACIÓN PUNTUACIÓN
OPORTUNIDADES

ALIANZAS ESTRATÉGICAS CON ENTIDADES

PRESTIGIOSAS DEL SECTOR
0,11 3 0,33
OFRECE AFILIACIONES AL SEGURO EXEQUIAL A
BAJO COSTO A NIVEL NACIONAL Y SIN LÍMITE DE
EDAD
0,12 3 0,36

COBERTURA DE TRASLADOS A NIVEL NACIONAL SIN

COSTO ADICIONAL 0,11 3 0,33

SEGURIDAD Y CONFIANZA DE LAS PERSONAS EN

ESTA ORGANIZACIÓN. 0,09 4 0,36

VALORES INSTITUCIONALES ESTABLECIDOS,

COMUNICADOS Y EN PRÁCTICA DIARIA. 0,09 4 0,36
SUBTOTAL DE OPORTUNIDADES 1,74
AMENAZAS
CRISIS ECONÓMICA 0,09 2 0,18
INFRAESTRUCTURA EXCLUSIVA PARA LOS
DIFERENTES PROCESOS 0,10 3 0,3

SISTEMAS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA 0,09 3 0,27

SISTEMA NOMINAL: SALARIO DIGNO 0,11 2 0,22

INNOVACIÓN TECNOLÓGICA 0,09 2 0,18
SUBTOTAL DE AMENAZAS 1,15
TOTAL 1,00 2,89
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4.2.1Análisis

En la matriz EFE podemos evidenciar que las oportunidades tienen un puntaje mayor que las

amenazas, en sus respectivos puntajes 1,74 vs 1,15.

Teniendo en cuenta los puntajes allí relacionados concluimos que tenemos ciertas ventajas en el

ámbito externo organizacional, dónde las amenazas se pueden minimizar creando

estrategias con los oportunidades que tenemos para ser plenamente competitivos en el

mercado.

Concluimos esta matriz con un puntaje total de 2,89, unas décimas más alto que el promedio lo

que indica que la Organización Jardines del Remanso se encuentra trabajando en la

mejoría de los factores externos y aprovechando las ventajas que esto ofrece para

prevalecer en el mercado, teniendo como política el mejoramiento continuo.

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4.3 Matriz MPC

MATRIZ MPC

ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
JARDINES DEL LOS OLIVOS
SAN PEDRO
REMANSO S.A.S

FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO PESO CLAS PUNT CLAS PUNT CLAS PUNT

Capacidad Tecnológica
0,10 3 3,10 3 3,10 4 4,10

Reputación de la marca
0,10 3 3,10 3 3,10 3 3,10
Experiencia y habilidades
comerciales 0,09 3 3,09 3 3,09 4 4,09

Localización de las instalaciones 0,10 3 3,10 3 3,10 3 3,10

Servicio al cliente 0,11 4 4,11 3 3,11 3 3,11

3 3,09 4 4,09 3 3,09

Cultura Organizacional Innovadora 0,09

2 2,11 3 3,11 3 3,11

Retención de colaboradores 0,11

4 4,10 2 2,10 2 2,10

Ofertas en seguridad exequial 0,10

3 3,10 3 3,10 3 3,10

Brochoure de servicios-diferentes
alternativas 0,10

4 4,10 4 4,10 4 4,10

Alianzas estratégicas 0,10

TOTAL 1,00 3,30 3,20 3,30

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4.3.1 Análisis

En esta matriz logramos realizar una aproximación en el perfil competitivo de la Organización

frente a dos empresas reconocidas en el sector de servicios exequiales, verificando que

tanto nuestra Organización como las otras empresas comparadas nos encontramos encima

del promedio (2.5) y que la empresa seleccionada por nosotros no se encuentra en

desventaja entre la competencia, esto puede deberse a que en Zapatoca Santander que es

su domicilio, actualmente no existen otras empresas competitivas que ofrezcan los

servicios y que además, para tener la logística que la labor requiere se necesita un costo de

inversión bastante alto más exigencias legales que incrementan el mismo costo y por

ende la dificultad en tener cada una su sede , llevando a estas tres empresas a crear

alianzas estratégicas entre ellas que permiten una rentabilidad para las tres organizaciones.