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INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS
1. Producción documental.
1.1. Carta.
1.1.1. Diseño de Carta Estilo Bloque.
1.1.2. Diseño de Carta Estilo bloque Extremo.
1.2 Carta comercial.
1.2.1. Partes de la carta comercial.
1.2.2. Ejemplo de carta comercial.
1.3. Memorando.
1.3.1. Partes del memorando.
1.3.2. Ejemplo de memorando.
1.4. Circular Externa y Interna.
1.4.1. Partes de la circular.
1.4.2. Ejemplo de circular interna.
1.4.3. Ejemplo de circular externa.
1.5. Nota interna.
1.5.1. Partes de la nota interna.
1.5.2. Ejemplo de la nota interna.
1.6. Certificado.
1.6.1. Tipos de certificados.
1.6.2. Ejemplos de certificados.
1.7. Constancia.
1.7.1. Tipos de constancias.
1.7.2. Ejemplos de constancias.
1.8. Acta.
1.8.1. Partes del acta.
1.9.Hoja de Vida.
1.9.1. Modelo de hoja de vida.
1.10. Acuerdo
1.10.1. Modelo de acuerdo.
1.11. Ordenanza.
1.12. Decreto.
1.13. Resolución.
1.14 Compraventa.
1.15. Sobre.
1.16. Documentos electrónicos.
1.16.1. Fax.
1.16.2. Correo electrónico.
1.16.3. Telegrama.
CONCLUSION.
BIBLIOGRAFIA.
INTRODUCCIÓN
Hay varios tipos de documentos, los cuales cada uno de ellos cumple una función
diferente, a continuación veremos algunos de estos documentos:
1.1 Carta
La carta es la comunicación escrita, que tiene como fin dar un mensaje de contacto
con los clientes, proveedores, entidades u otras, entre una empresa. La carta es de
suma importancia, ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a
coordinar sus actividades comerciales.
Una carta mal redactada, que contenga errores e incluso con mala ortografía es una
falta grave, puesto que puede deteriorar la imagen de la empresa .
Las cartas se pueden utilizar para ofrecer productos, notificar promociones, realizar
pedidos, solicitudes, demandas de pagos y muchas otras actividades. La carta se
compone de los siguientes partes:
Membrete
Referencia
Localidad y fecha
Destinatario
Cargo
Empresa
Asunto
Saludo
Texto
Despedida
Firma
Anexos
Copia
Datos de la empresa
Para la elaboración de los diferentes tipos de documentos, hay que tener en cuenta,
que su formato debe ser de acuerdo a las normas técnicas colombianas. También
están las zonas del documento donde se evidencia las características de los
documentos.
ZONA 2:
ZONA 3:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el
sello de registro o la fecha de recibido del documento.
1.1.1.Diseño de Carta Estilo Bloque
Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha
………………………………………...
….……………………… 3 interlineas
………………………………………….
Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………
Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
I…………………………………………
………………………. 4 Interlineas
…………………………………………..
Firma
………………………………………
.……………………… 1 Interlinea
Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
pie de pagina
1.1.2.Diseño de Carta Estilo Bloque Extremo
Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………
Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
…………………………………………
………………………………………… 4 Interlineas
…………………………………………
Firma
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlinea Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
pie de pagina
1.2. CARTA COMERCIAL
Para la redacción de las cartas, debemos tener en cuenta en escribirlas con cuidado
y poniendo mucha atención en lo que estamos redactando, ya que con una mala
redacción podríamos poner en riesgo la intención de la carta.
Las cartas comerciales no deben de ser aburridas, por el contrario debemos tomar
una actitud de cambiar la rutina, del escribir por escribir; por el contrario podemos dar
un toque de creatividad a la hora de escribir, solo con la experiencia del paso del
tiempo podremos lograr este objetivo.
Largas: Cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son
cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos
1.2.1.PARTES DE LA CARTA COMERCIAL
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las
cartas así como el día mes y año.
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una
línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de
escribir el texto de la carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue
escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje
claro, preciso, natural y espontáneo.
10. Iníciales: es aquella que se refiere a las iníciales de las personas que han
intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios
documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
1.2.2 Ejemplo de una carta comercial.
(MEMBRETE AQUÍ)
Incluir la dirección
Teléfono
e-mail
(Fecha)
Por último un párrafo de cierre que vuelva a comentar el objetivo principal de la carta,
indicando, en cada caso, los pasos a seguir, o nuestras directrices que queremos
cumplir o hacer cumplir.
Es importante dar las gracias al receptor de la carta por el tiempo empleado en
leerla, ser educado pero sin excesos y por último revisar la ortografía a fin de no
cometer errores que pudieran dañar nuestra imagen.
Saludos cordiales,
Los memorandos deben elaborarse, en papel bond tamaño carta a espacio sencillo,
el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer
solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad.
ENCABEZADO
MEMORANDO
CÓDIGO
CIUDAD Y FECHA
DATOS DEL DESTINATARIO
PARA
DE
ASUNTO
TEXTO
DESPEDIDA
DATOS DEL REMITENTE
ANEXOS
DATOS DEL TRANSCRIPTOR
1.3.2. Ejemplo de un memorando.
1.4. CIRCULAR EXTERNA E INTERNA
Ejemplo:
1.4.3. Ejemplo de circular externa
Ejemplo:
ATENTAMENTE
Rogelio Balladares Rocha
Presidente
1.5.Nota Interna.
FECHA
PARA
DE
CUADRO DE OPCIONES
OBSERVACIONES
FIRMA
DATOS DE RECIBO
FIRMA
DATOS DE RECIBO
1.5.2 Ejemplos de la nota interna.
NOTA INTERNA
No. 001
ASUNTO:
Urgente -----
Para su información -----
Informe escrito _ X_
Mantener informado -----
Encargarse del asunto ------
Archivar -----
Dar respuesta y enviar copia -----
Favor de tramitar ------
OBSERVACIONES:
Le pido de la manera más atenta que asista a la junta que se celebrará el día de
mañana 3 de Mayo del 2008 en la sala de juntas del departamento de ventas, a la
cual no podré asistir por causas de fuerza mayor.
ATENTAMENTE
Lic. Regina Rubalcaba Monasterios
(Firma)
RECIBIDO
POR: Lic. Angélica Armendáriz Ortiz
(Firma)
FECHA: 2 de Mayo del 2008.
HORA: 2:45 p.m.
1.6. Certificado.
1.6.1.Tipos de Certificados:
CERTIFICADO DE TRABAJO
CERTIFICA:
Que, el Sr. Ricardo Huerto Pacheco, identificado con
DNI N° 46854727, ha laborado en nuestra empresa como
REDACTOR, durante el periodo comprendido desde el
30/05/2009 hasta el 30/05/2010, demostrando durante su
Permanencia responsabilidad, honestidad y dedicación en
Las labores que le fueron encomendadas.
LUGAR Y FECHA
EJEMPLO:
Por medio de la presente certifico que el señor/ra. GLORIA TOVAR, CUIL N° 2200--
2255664488995522--88, es empleado de mi empresa P PR
RIID
DEE IIN
NTTE ERRNNAATTIIO
ONNA
ALL , que se dedica
a LLAAE EXXPPLLO OTTAAC
CIIO
ONND
DEELL P
PEETTR
ROOLLE
EOO, con fecha de ingreso el día 06/05/2001. Por
dicha actividad le corresponde la Obra SocialO O..SS..P
Pee..G
Gaa..P
P. , Código (11--1155440099).
Los conceptos subrayados son los que se deben completar. Debe estar dirigido a la
superintendencia. Debe especificar cual es la Obra Social de la actividad.
1.7. Constancia
Las constancias varían según la necesidad del interesado o entidad. Pueden dar
credibilidad de algo que necesitemos para algún trámite o asunto en el cual
tengamos la necesidad de hacer constar un hecho.
1.7.1Tipo de Constancias:
Tiempo de servicio
Experiencia
Salario u honorarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajador
1.7.2. Ejemplos de constancias.
AGESAD
G-0314
EL GERENTE ADMINISTRATIVO
HACE CONSTAR:
ENCABEZADO
TÍTULO
ACTA No
FECHA
HORA
LUGAR
ASISTENTES
INVITADOS
AUSENTES
ORDEN DEL DÍA
DESARROLLO
CONVOCATORIA
FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS
DATOS DEL TRANSCRIPTOR
ACTA
Xxxxxxxxxxxx
------------------ (1 interlínea)
TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
------------------ (1 interlínea)
ACTA No. XX
------------------
------------------ (3 interlíneas)
------------------
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------------ (1 interlínea)
HORA:
------------------ (1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
------------------
------------------ 2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del
Comité.
______________________, _____________ - ____________
______________________ , ____________ - ____________
------------------
------------------ (2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
_______________________ , ____________
_______________________ , ____________
------------------
------------------ (2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del
comité.
_______________________, ____________ - ____________
_______________________, ____________ - ____________
------------------
------------------ (2 interlíneas)
ORDEN DEL DÍA:
------------------ (1 interlínea)
1o. Verificación de Quórum
2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior.
3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de __________ _________
____________ ___________ ___________ _________ _______.
------------------
------------------ (2 interlíneas)
DESARROLLO:
------------------ (1 interlínea)
1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
------------------ (1 interlínea)
2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
------------------ (1 interlínea)
3o. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto ..................
...................................................
……………………………………
……………
------------------
------------------ (2 interlíneas)
CONVOCATORIA:
------------------
------------------
------------------
------------------ (4 interlíneas)
FIRMAS Autógrafo
NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS
Presidente Secretario
------------------
------------------ (2 interlíneas)
DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido.)
1.9. Hoja de Vida
La elección del modelo de hoja de vida depende de cada persona. Sin embargo, es
importante considerar que la hoja de vida debe reflejar el desarrollo profesional.
Elaborar la hoja de vida requiere el conocimiento de sí mismo y la capacidad para
precisar las acciones que desde su formación personal y profesional ha podido
realizar.
1. Datos personales:
a. Nombre completo.
b. Documento de identidad.
c. Dirección de residencia.
d. Ciudad – País.
e. Teléfonos: residencia y celular.
f. E-mail.
2. Perfil
a. Incluye carrera, campo de interés o énfasis, enfoque en el caso de la Psicología,
habilidades y dominio conceptual en áreas académicas y habilidades en general. Se
puede incluir dominio de idiomas, sistemas, etc.
3. Estudios
a. Estudios formales realizados y certificados (posgrado, pregrado, colegio, inglés,
sistemas) con fechas de inicio y finalización. Se presentan del último hacia atrás.
Incluir otras carreras aunque no hayan sido finalizadas, último semestre cursado,
fechas.
5. Actualización Profesional
a. Cursos, seminarios, congresos relacionados con la formación profesional
exclusivamente.
_________________________________
JOHANNA AGUIRRE FIERRO
CC. 1117.497.990 de Florencia- Caquetá.
1.10. Acuerdo.
Un acuerdo es, en Derecho, una decisión tomada en común por dos o más personas,
por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o
resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.
El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo
otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos.
Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficio con
recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de la institución o
empresa. (Se puede diseñar en computador si no se cuenta con papelería impresa).
ACUERDO NUM. 51
DIRECTOR DE LA ESCUELA
SECUNDARIA 14 8 EN EL D.F.
PRESENTE
Con motivo de los altos índices de contaminación que se han venido registrando en
el Valle de México, comunico a usted el horario escolar a partir del día 16 del
presente mes. Los alumnos que asisten a esa escuela al digno cargo de usted, lo
harán con horario de 9:00 a 13:00 horas y se mantendrán en las aulas escolares
durante el tiempo de recreo, además se abstendrán de efectuar cualquier tipo de
ejercicios físicos, hasta nuevo aviso.
Atentamente
EL SUBSECRETARIO
PROFR. CONRADO GONZALEZ LUGO
1.11. Ordenanza.
Por ejemplo:
ACTIVIDADCUANTÍA
Cuota de alta de usuario [Gratuito/___ €]
Cuota mensual de usuario _______ €
Kit de red inalámbrica ________€
NOTA: A lo mejor se podría indicar que, salvo aquellos usuarios que deseen
instalarlo por su cuenta, el Ayuntamiento facilitará dicha instalación a través de una
empresa (habrá que elegirla) cuyo precio de instalación es ____ €).
Las cantidades en concepto de los kit para acceder a la red inalámbrica se
depositarán a modo de fianza, que será devuelta en su totalidad siempre que el
abonado que desee darse de baja en el servicio proceda a la devolución del kit
completo en perfectas condiciones de uso; en caso contrario, será incautada la
fianza.
BONIFICACIONES
1.1.Por ser titular de familia numerosa: Los usuarios que dispongan del título de
familia numerosa podrán disfrutar de un descuento del ______% en el precio público
mensual. Será condición necesaria e imprescindible para poder disfrutar de dicho
descuento la presentación del libro de familia.
1.2.-Por ser desempleado de larga duración.-Los usuarios que se encuentren en
situación de desempleo con una duración de ___ meses podrán disfrutar de un
descuento del ______% en la cuota mensual. Será condición necesaria e
imprescindible para poder disfrutar de dicho descuento la presentación del
documento acreditativo de tal situación. Esta bonificación desaparecerá a partir del
mes siguiente en el que el usuario no se encuentre en situación de desempleo por
estar en situación de alta en la seguridad social. Para la comprobación de esta
Circunstancia el Ayuntamiento podrá requerir en cualquier momento la acreditación
de encontrase en situación de desempleo.
1.3.-Por ser estudiante.-Los usuarios que en el seno familiar tengan un hijo o hijos a
su cargo que tengan la condición de estudiantes de _____ (primaria, secundaria,
ciclo formativo, universitario,...) y que residan durante el curso académico en el
municipio de ______podrán disfrutar de un descuento del ______% en la cuota
mensual por cada hijo en esta situación. Será condición necesaria e imprescindible
para poder disfrutar de dicho descuento la presentación de la matrícula u otro
documento justificativo de la condición de estudiante.
2. EXENCIONES
Estarán exentos del pago del precio público:
2.1. Las asociaciones sin ánimo de lucro que tengan sede en este municipio. Será
condición necesaria e imprescindible para poder disfrutar de esta exención la
presentación de la documentación acreditativa de tal condición, entre ellos el
certificado de inscripción en el registro de asociaciones sin ánimo de lucro y el
documento acreditativo de la sede social.
2.2......
En los dos supuestos, bonificaciones o exacciones, si el Ayuntamiento detectara y
acreditara que no se cumplen las condiciones para su aplicación una vez se esté
disfrutando de ellas, podrá, previa audiencia de los interesados, retirar la conexión a
internet a este usuario de manera indefinida.
Los sucesivos pagos de la cuota mensual deberá hacerse en los días 1 y 5 de cada
mes mediante domiciliación bancaria o mediante ingreso en Banco o Caja a la
cuenta del Ayuntamiento indicando el objeto de pago: cuota mensual wiki municipal
mes ___ .
ARTÍCULO 7.
Deudas.-Las deudas por los precios públicos de este servicio podrán exigirse
Por el procedimiento administrativo de apremio conforme a lo establecido tanto en el
Real
Decreto 939/2005, de 29 de julio, por el que se aprueba el Reglamento General de
Recaudación como en el artículo 46.3 del Real Decreto Legislativo 2/2004, de 5 de
marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley Reguladora de las
Haciendas Locales.
ARTÍCULO 8. Derechos y deberes de los usuarios.-Los usuarios tendrán derecho a
recibir las claves para poder acceder a la red inalámbrica municipal, y deberán
disponer de la tarjetakit de conexión y abonar el precio del servicio mensualmente.
ARTICULO 10. Uso responsable.-El ayuntamiento no es responsable del uso que los
Abonados puedan hacer en sus conexiones a internet, debiendo aquellos realizar un
uso responsable del mismo.
Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones,
normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras
específicamente tasadas.Es una norma con rango de ley, emanada del poder
ejecutivo, sin que necesariamente medie intervención o autorización previa de un
Congreso o Parlamento.
1.13. Resolución.
Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de Servicio Público que tiene
carácter general obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia.
__________________
Nombre
Cédula
Es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros
documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el
franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte
frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las
papelerías y tiendas de material de oficina y se pueden personalizar encargándolos a
una imprenta.
1.2.16 Fax
1.16. Documentos electrónicos.
Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más
de una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de
tiempo. Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los
archivos permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean
alterados.Ahora, en cambio vemos las ventajas de pasar los archivos a documentos
electrónicos. Existen muchas empresas que prestan el servicio de digitalización de la
información y una de ellas, Digitaliza.com, señala estos puntos como los centrales a
la hora de tomar la decisión.
El nombre fax viene del latín fac simile, que quiere decir hacer igual; con ello, se
identifica de excelente manera, lo que es este aparato. Una máquina que envía a
distancia, la copia de un texto o imagen.
Teléfono: 24647889
Fax: 36
Nike Asóciate
Fax
Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este
servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensión también
puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de
mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo
de documentos digitales. Su eficiencia, conveniencia y bajo coste están logrando que
el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.
1.16.3. El telegrama.
Ejemplo de un telegrama.
2. Gramática, Redacción Y Ortografía.
Este trabajo fue hecho con el fin de hacer un repaso sobre todos los diferentes tipos
de documentos, que se deben realizar en una empresa, para su buena
administración. Debemos tener en cuenta que los documentos son vital en el
desarrollo de cada proyecto empresarial.
Por otro lado, la posición ergonómica que debemos tener en frente de un computador
y en cualquier sitio, donde estemos trabajando, debe ser correcta, para no ir a tener
problemas de salud, más adelante.
http://www.google.com.co
www.tecnopc.org/diccionario-informático-completo-desde-la-a-…
www.rincondego.com/Glosario.php
www.ohsu.edu/xd/health/health-information/topic-by-id.cfm
es.wikipedia.org/wiki/Gramática