ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatización de Procesos Administrativos 2

CASO DE ESTUDIO.

Nombre: JORDY ESTUARDO GONZALEZ MENDEZ Carné: 20005984

CEI: AMATITLAN Tutor: CHRISTIAN MARCEL, REYES
Fecha: 31-05-2020 Día: DOMINGO Hora: 11:00 A.M.

INSTRUCCIONES GENERALES:
En el siguiente caso se muestra la estructura de un proceso, el cual deberá
de representar por medio del diseño de formatos de salidas y entradas.

Tema: Diseño de salidas y entradas para la Gestión documental.

m


er as
 Valor: 05 puntos.

co
 Forma de entrega: individual, entregar por medio de evaluanet

eH w
en la séptima semana.

o.
Objetivos:2
rs e
ou urc
 Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los
procesos de la organización.
o

 Comprender cómo el adecuado manejo de los documentos libera al

aC s

personal de tareas operativas y le permite concentrarse en actividades

v i y re

más productivas.
ed d

Instrucciones: a continuación, se describe un sistema, léalo detenidamente y determine lo siguiente:

ar stu

Para el proceso control de inventarios de la empresa de Dulces “Dulcinea” se lleva a cabo un

sistema de inventario constante, en donde el encargado de bodega realiza un inventario continuo a
sh is

través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta al
Th

cliente.

De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede
conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido para ello el encargado de
bodega registra en el sistema los pedidos solicitados, y verifica la existencia de los mismos
conforme al inventario de producto físico se despacha y se hace la actualización de inventarios
despachando orden de pedido al cliente.

1
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 De acuerdo a lo anterior, y conforme al contenido de los capítulos 6 y 7 del texto
realice lo siguiente:

1) Explique qué entradas son necesarias en el sistema presentado y diseñe una forma de captura
de datos para la entrada del sistema. 1.5 puntos.
Por ser una dulcería tiene productos que tienen fecha de caducidad por lo cual se debería de
llevar un control de fechas de caducidad y prioridades de venta esto lo podemos adicionar al
inventario constante que el bodeguero realiza, así como también es importante para evitar que
el producto llegue a su fecha de caducidad antes del consumo establecido si es demasiado
devolver a proveedor para cambio de producto.

m
er as
co
eH w
dulcería dulcinea

o.
no
rs e
fecha de ingreso stock fecha de caducidad prioridad
ou urc
1 gomitas 02/04/2020 45 02/06/2020 ALTA
2 dulces típicos 02/04/2020 78 02/06/2020 ALTA
3 bombones 02/04/2020 5643 02/06/2020 ALTA
o

4 chicles 02/04/2020 357 02/06/2020 ALTA

aC s

5 chocolates 02/04/2020 65 02/06/2020 ALTA

v i y re

6 pastelitos 02/04/2020 678 02/06/2020 ALTA

7 mentas 02/04/2020 54 02/06/2020 ALTA
8 mym 02/04/2020 12 02/06/2020 ALTA
ed d

9 paletas 08/04/2020 1 08/06/2020 MEDIA

10 ácidos 08/04/2020 34 08/06/2020 MEDIA
ar stu

11 vainilla 08/04/2020 556 08/06/2020 MEDIA

12 barras 08/04/2020 78 08/06/2020 MEDIA
13 espumas 08/04/2020 777 08/06/2020 MEDIA
sh is

14 colocolos 08/04/2020 7 08/06/2020 MEDIA

Th

15 fresas locas 01/05/2020 879 01/08/2020 BAJA

16 cerecitas 01/05/2020 575 01/01/1900 BAJA
17 botonetas 01/05/2020 34 01/08/2020 BAJA
18 ositos 01/05/2020 344 01/08/2020 BAJA
19 bananas 01/05/2020 5 01/08/2020 BAJA
20 trixtrix 01/05/2020 54 01/08/2020 BAJA

2
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 2) Explique y diseñe un formato de salida, clasifíquelo según su destino (salidas internas, externas
o ambas vías) y el tipo de información que proporciona. 1.5 puntos

Facturación (externa)

m
er as
Facturación marca el producto que va de salida hacia el cliente, así como también es una obigacion

co
tributaria y ayuda al control financiero en el área de contabilidad

eH w
o.
rs e
FORMATO DE SALIDA FACTURACION EXTERNA
ou urc
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION UNIDAD VALOR
3 5566575 mentas 5.47 16.41
o

56 4654654 mym 12.96 725.76

aC s

2 4455356 paletas 10 20
v i y re

65 4664654 acidos 78.56 5106.4

3 4445776 trixtrix 8.74 26.22
ed d
ar stu
sh is
Th

TOTAL
5894.79

3
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 Movilización de producto a otra sucursal (interna)
Con la movilización de producto a otra sucursal marcamos la salida de bodega principal pero
siempre el producto queda dentro de las tiendas de la misma corporación por tal motivo es
interno.

m
er as
FORMATO DE SALIDA MOVILIZACION A OTRA SUCURSAL (INTERNA)

co
eH w
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION SUCURSAL FECHA DE VENCIMIENTO

o.
3 5566575 mentas 5.47 02/06/2020
56 4654654 mym
rs e 12.96 02/06/2020
ou urc
2 4455356 paletas 10 02/06/2020
65 4664654 acidos 78.56 02/06/2020
o

3 4445776 trixtrix 8.74 08/06/2020

aC s
v i y re
ed d
ar stu
sh is
Th

4
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 3) ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización? 1
punto.
Los formularios facilitan ordenar y llevar el control de los productos tienen muchas
herramientas que nos ayudan con el control de bodega gestiones administrativas y aportes de
campo o supervisión. Por los formularios digitales nos puede alertar por fechas o por horas
sobre productos perecederos o de corto tiempo de vencimiento, también para la mayor
rapidez a la hora de realizar pedidos, facturaciones u órdenes de compra ya estipulando
cantidad necesaria para tener el stock de producto homologado.

4) ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos? 1

punto.

m
er as
Es una base informativa cuyo acceso generalizado facilita el conocimiento de los procesos.

co
Permite a los usuarios de la base proponer cambios o iniciativas de mejora, motivándolos a

eH w
compartir el conocimiento. La documentación facilita la libre transmisión del conocimiento en

o.
rs e
el tiempo. El conocimiento volcado en la base documental de procesos es trazable, y conserva
ou urc
la historia de su evolución. Con la documentación de los procesos se enfatiza la necesidad de
contar con el conocimiento explícito, por sobre el conocimiento tácito que reside en las
o

personas. La documentación de procesos es condición esencial para los sistemas de gestión de

aC s

calidad.
v i y re
ed d
ar stu
sh is
Th

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